Procedure benoeming burgemeesters
1
Procedure benoeming burgemeesters
Inhoud
1
2
Algemeen 1 Inleiding 2 Wat is er veranderd?
De procedure 1 Afspraken over procedure en tijdschema 2 Openbare profielschetsvergadering gemeenteraad 3 Bestuurscompetenties 4 Instelling, samenstelling en werkwijze vertrouwenscommissie 5 Verzoek tot openstelling van de vacature door de cdK en inhoud van de vacaturetekst 6 Sollicitatiebrieven 7 Bevestiging ontvangst sollicitaties 8 Overzicht sollicitanten 9 Inwinnen inlichtingen over sollicitanten door de cdK 10 Justitiële informatie 11 Keuze en gesprek sollicitanten bij cdK 12 Selectie cdK 13 Doorgeleiden selectie naar de vertrouwenscommissie 14 De werkzaamheden van de vertrouwenscommissie 15 De bevindingen van de vertrouwenscommissie 16 De bespreking in de raad van het advies van de vertrouwenscommissie en de besluitvorming over de aanbeveling 17 Het raadplegend referendum 18 De aanbeveling van de gemeenteraad 19 Toezending aanbeveling aan de Minister 20 Rapportage cdK aan de Minister 21 Beoordeling aanbeveling door de Minister 22 Voordracht Minister BZK 23 Mededeling benoeming 24 Eed/ belofte en installatie
5 6
9 9 10 11 13 14 16 16 16 16 17 18 18 19 19 22 22 23 24 25 26 26 26 27 27
4
2
Algemeen
1. 1
Inleiding Bij brief van 12 juni 2002 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de brochure “Benoemingsprocedure burgemeesters” uitgebracht (BK2002/76225). Gelet op de ontwikkelingen die zich sindsdien rondom de benoemingsprocedure hebben voorgedaan is een geactualiseerde brochure gewenst. Van deze gelegenheid wordt tevens gebruik gemaakt om een redactionele slag door te voeren. Deze brochure heeft alleen betrekking op de door de Kroon benoemde burgemeesters. Uiteraard zal de huidige procedure vervallen bij de invoering van de gekozen burgemeester. Tot dat moment is de benoemingsprocedure van kracht. Om u een beeld te geven van de concrete veranderingen in de procedure als gevolg van de meest recente wijzigingen van de Gemeentewet e.a., wordt in de volgende paragraaf hiervan een beknopt overzicht gegeven. In hoofdstuk 2 wordt vervolgens de procedure voor de benoeming van een burgemeester stap voor stap beschreven. Hierbij wordt onder meer uitgebreid aandacht besteed aan de informatie-uitwisseling tussen betrokkenen en de rol van de bestuurscompetenties. Deze brochure is een handreiking voor de praktijk. Het formele kader is in alle gevallen de Gemeentewet en de circulaire van 4 november 2005, BK 2005-278431. De circulaire van 4 november 2005 behelst een uitwerking van de bepalingen rondom de benoemingsprocedure die zijn vastgelegd in de Gemeentewet. Deze brochure is bedoeld als aanvulling op de circulaire en zal op enkele aspecten van de procedure dieper ingaan en is tevens te gebruiken als naslagwerk.
5
De brochure, de circulaire van 4 november 2005, de brochure Bestuurscompetenties alsmede de Handreiking burgemeestersreferendum zijn tevens te vinden op onze internetsite www.minbzk.nl onder “Openbaar Bestuur/politieke ambtsdragers/ burgemeesters/ benoemingsprocedure”.
2
Wat is er veranderd? De Gemeentewet is gewijzigd in die zin dat bij de verplichte aanbeveling van twee kandidaten, alleen de naam van de eerste kandidaat openbaar gemaakt wordt. Dit laatste geldt alleen indien de raad heeft besloten geen raadplegend referendum te houden. Daarnaast heeft de regering bij de behandeling van wetsvoorstel 25.444 de Eerste Kamer toegezegd de hoofdregel van een tweevoudige aanbeveling in de wet te expliciteren. Dit heeft ertoe geleid dat in de Gemeentewet is opgenomen dat het uitsluitend de minister van BZK is die een oordeel toekomt of er sprake is van een bijzonder geval dat een enkelvoudige aanbeveling rechtvaardigt. Dit is geregeld in de wet van 17 juni 20041. - “Tot wijziging van de Provinciewet en de Gemeentewet in verband met de aanpassing van de procedure tot benoeming van de commissaris van de Koning en de burgemeester en in verband met het tijdelijk verruimen van de periode gedurende welke ontheffing van het woonplaatsvereiste van de burgemeester.” - Deze is per 16 augustus 2004 formeel van kracht geworden 2.
Het gaat om de volgende aanpassingen van de Gemeentewet. – In artikel 61, vijfde lid vervalt de laatste volzin; – Onder vernummering van het zesde lid van artikel 61 tot het zevende lid is een nieuw zesde lid ingevoegd dat luidt: 6. In een bijzonder door de gemeenteraad te motiveren geval, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop een persoon vermeld staat. Onze Minister slaat geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval;
1 Wet van 17 juni 2004, stb 2004, 371. Van kracht vanaf 16 augustus 2004 2 KB van 19 juli 2004, stb 372.
6
– Artikel 61c, derde lid: 3. De aanbevelingen van de raad, bedoeld in artikel 61, vijfde en zesde lid, 61a, tweede lid en 61b, tweede lid, zijn openbaar met dien verstande dat ten aanzien van de aanbeveling inzake benoeming, bedoeld in artikel 61, vijfde lid, de openbaarheid uitsluitend de als eerste aanbevolen persoon geldt, tenzij een raadplegend referendum is gehouden. Naast de bovenstaande wijzigingen is bij wet van 17 juni 2004 bepaald dat de gemeenteraad die burgemeesters die in de periode 1 juni 2003 tot 1 mei 2006 zijn benoemd dan wel worden benoemd, tot 1 mei 2007 een ontheffing dan wel een aanvullende ontheffing - van de verplichting de woonplaats in de gemeente te hebben- kan verlenen. Deze wijziging was ingegeven door de invoering van de gekozen burgemeester in 2006. Ook nu de invoering is uitgesteld geldt echter deze bepaling onverkort. In de meest recente wijziging van de Gemeentewet in verband met de dualisering van het gemeentebestuur 3 is opgenomen dat de raad indien gewenst aan de vertrouwenscommissie één of meer wethouders als adviseur kan toevoegen.
3 Stb. 2005, 534.
7
8
De procedure
2. 1
Afspraken over procedure en tijdschema
De eerste stap in het vervullen van een burgemeestersvacature is het geven van voorlichting en advies door de commissaris van de Koningin/kabinetschef aan de betrokken gemeente. Centraal staan de te volgen procedure, het tijdschema en de vraag of de gemeente een raadplegend burgemeestersreferendum wenst te houden. De gesprekspartners van de commissaris/kabinetschef zijn in de praktijk de loco-burgemeester en/of de griffier. In dit eerste contact worden afspraken gemaakt over de volgende onderwerpen: – Het globale tijdschema (vaststellen profielschets, openstelling vacature, bekend maken van de selectie van de commissaris, uitnodigen kandidaten door de vertrouwenscommissie, vaststellen aanbeveling gemeenteraad, verzending aanbeveling naar Minister). – De datum van de profielschetsvergadering, mede in verband met het bepalen van de datum waarop de vacature wordt opengesteld. – De keuze om gebruik te maken van bestuurscompetenties bij het opstellen van de profielschets en bij het beoordelen van kandidaten. – Het opstellen van de profielschets. De concept profielschets wordt voorafgaand aan de profielschetsvergadering aan de commissaris/kabinetschef gestuurd. – Het opstellen van een verordening op de vertrouwenscommissie. Hierin wordt vooral de vertrouwelijkheid van de procedure geregeld. – De keuze om kandidaten, onder voorwaarden, op initiatief van de vertrouwenscommissie en door tussenkomst van de commissaris van de Koningin, een assessment te laten ondergaan – De mogelijkheid om een raadplegend referendum te houden ten behoeve van de aanbeveling van de raad. 9
– Het aanleveren van informatiemappen door de gemeente ten behoeve van de sollicitanten. Deze informatiemappen kunnen de volgende informatie bevatten: een profiel van de gemeente, inzicht in de financiële positie van de gemeente (beleidsbeschouwing bij de begroting en het verslag van de laatste algemene beschouwingen) en algemene informatie over relevante/actuele beleidsstukken. Het is aan te raden om de samenstelling van deze map af te stemmen met de kabinetschef. – Hoe om te gaan met (spontane) zelfmelders. – De huisvesting van de nieuwe burgemeester. – Het belang van het respecteren van geheimhoudingsplicht en procedureregels.
2
Openbare profielschetsvergadering gemeenteraad In overleg met de commissaris van de Koningin wordt de datum van de profielschetsvergadering vastgesteld. In deze vergadering overlegt de commissaris met de raad over het profiel van de nieuwe burgemeester en de procedure. De commissaris kan aangeven welke bovenlokale factoren hij bij zijn selectie een rol zal laten spelen. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende factoren: - de benoeming van vrouwelijke burgemeesters; - de benoeming van (ex-) burgemeesters die met een herindeling zijn of worden geconfronteerd. De profielschetsvergadering moet plaatsvinden voordat de vacature wordt opengesteld. Op deze wijze worden de eisen die de gemeenteraad stelt aan de nieuwe burgemeester al meteen bekend bij de belangstellenden. Dit leidt tot een efficiënte procedure. In de profielschetsvergadering van de gemeenteraad komen de volgende onderwerpen aan de orde:
– Het vaststellen van een al voorbereide verordening op de vertrouwenscommissie en de samenstelling van de vertrouwenscommissie. – De inhoud van het profiel van de nieuwe burgemeester.
10
– De procedure en het tijdschema. Hiertoe horen ook de ontvangst van de sollicitanten door de vertrouwenscommissie en het uitbrengen van het verslag van haar bevindingen aan de raad en aan de commissaris. – De wenselijkheid om in de openstellingsadvertentie bij gelijke geschiktheid de voorkeur voor een vrouwelijke kandidaat uit te spreken. – De wenselijkheid om in de openstellingsadvertentie de voorkeur uit te spreken om één of meerdere kandidaten op bepaalde punten uit de profielschets een assessment te laten ondergaan. – De communicatie van de vertrouwenscommissie met de commissaris. Hierbij wordt de wenselijkheid besproken van een eventueel tweede gesprek tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, doch voordat zij schriftelijk verslag uitbrengt aan de raad en aan de commissaris. – Sancties indien de bepalingen rondom de geheimhouding worden geschonden. – De vraag of de raad een raadplegend referendum wil houden. De wet (artikel 61, tweede lid van de Gemeentewet) bepaalt dat deze beslissing aan het begin van de procedure moet worden genomen. Belangstellenden kunnen de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering opvragen bij het kabinet van de commissaris evenals een beschrijving van de procedure, een globaal tijdsschema en een informatiemap over de gemeente.
3
Bestuurscompetenties Het benoemingsproces van een burgemeester richt zich op het selecteren van de meest geschikte kandidaat voor een bepaalde gemeente in een bepaalde tijd. Dit proces verloopt beter als betrokkenen zo helder mogelijk communiceren over de eisen die aan de burgemeesters worden gesteld. Daarnaast helpt dit bij de beoordeling van kandidaten.
11
Hiertoe is structuur nodig. Een hulpmiddel daarbij zijn vooraf beschreven bestuurscompetenties. Dit is een set van kwaliteiten en vaardigheden die voor een bepaalde beroepsgroep belangrijk zijn. De bestuurscompetenties zorgen ervoor dat de selectieprocedure zo objectief en efficiënt mogelijk verloopt en bevorderen tevens het objectieve en vergelijkbare karakter van de informatie. Met behulp van de bestuurscompetenties ontstaat van begin af aan een scherper beeld van de specifieke eisen die aan de burgemeester van de gemeente in kwestie worden gesteld. Daartoe kiest een vertrouwenscommissie uit de hele set juist die competenties die zij het meest relevant acht. Dat vergt uiteraard de nodige investering vooraf, maar dit loont in de volgende fasen van het proces. Naast de formele stappen in de benoemingsprocedure kunnen de bestuurscompetenties ook het inhoudelijke selectieproces in belangrijke mate structureren. Door bestuurscompetenties te gebruiken heeft de commissaris van de Koningin een handvat om van een longlist van sollicitanten te komen tot een shortlist van niet alleen in het algemeen, maar ook van in deze specifieke context benoembare kandidaten. Het bevordert tevens de communicatie tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris van de Koningin. Als de commissaris van de Koningin – met een ambtsbericht – inlichtingen aan derden (collega-commissaris van de Koningin en burgemeesters) vraagt, kan hij – met gebruikmaking van de bestuurscompetenties – het verzoek om inlichtingen scherper omschrijven. Dat helpt de informanten op twee manieren. Ten eerste is duidelijker welke informatie relevant is. Ten tweede is het minder belastend voor de onderlinge verhoudingen om een relatief oordeel over een kandidaat te geven, als dit oordeel is gerelateerd aan bepaalde bestuurscompetenties. Ten slotte bieden de gekozen bestuurscompetenties houvast in de feedback aan kandidaten die niet aan de vertrouwenscommissie worden doorgeleid.
12
4
Instelling, samenstelling en werkwijze vertrouwenscommissie De raad regelt bij verordening de taak, de samenstelling, de werkwijze en de geheimhouding van de vertrouwenscommissie. De commissaris van de Koningin wordt in de profielschetsvergadering geïnformeerd over deze onderwerpen.
Om een vertrouwenscommissie goed in te bedden in de procedure zijn de volgende aspecten van belang: – De raad stelt een verordening tot instelling van de vertrouwenscommissie op. Deze verordening schrijft voor dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten zullen plaatsvinden in aanwezigheid van en door de leden van de vertrouwenscommissie. – Indien de raad dat wenst kan de raad besluiten één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen. In tegenstelling tot de andere leden van de vertrouwenscommissie heeft de wethouder als adviseur geen stemrecht. Wel kan de wethouder als adviseur onder meer kennis nemen van de namen van de kandidaten en de sollicitatiebrieven. Evenals de leden van de vertrouwenscommissie is de wethouder gebonden aan de geheimhoudingsplicht. – De griffier verleent ambtelijke bijstand aan de vertrouwenscommissie. – De raad moet de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo inrichten dat gedurende de hele procedure volstrekte geheimhouding is gegarandeerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat inlichtingen over sollicitanten slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin kunnen worden ingewonnen (artikel 61, vierde lid, Gemeentewet). Overleg met derden is uitgesloten. De geheimhoudingsplicht geldt voor zowel de leden van de vertrouwenscommissie als voor de ambtelijke bijstand, ook nadat de vertrouwenscommissie is ontbonden. – De geheimhoudingsplicht zoals die voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet geldt voor al diegenen die uit hoofde van hun functie van de stukken en de beraadslagingen kennis hebben kunnen nemen. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Indien er sprake is van schending van de geheimhoudingplicht of indien er sprake is van schending van de procedureregels, dan zal de commissaris van de Koningin de Minister informeren over zijn bevindingen. De Minister bepaalt dan, na overleg met de commissaris, hoe verder gehandeld dient te worden. Omdat de zorg voor
13
de geheimhouding primair bij de raad berust, kan het zijn dat de gemeente in voorkomende gevallen zelf het initiatief neemt tot aangifte van schending van de geheimhouding. – Een zelfde zorg als voor de geheimhouding, is nodig voor de privacy van de sollicitanten. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij het bepalen van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij de manier waarop de correspondentie met kandidaten wordt gevoerd. – De vertrouwenscommissie bepaalt een locatie waar de selectiegesprekken worden gevoerd. – De vertrouwenscommissie bereidt de selectieprocedure voor. Indien nodig worden de leden van de vertrouwenscommissie getraind in het gebruik van de bestuurscompetenties, evenals in het voeren van gesprekken met de sollicitanten. – Het is wenselijk dat na afloop van de gesprekken met sollicitanten een gesprek tussen de commissaris van de Koningin en de vertrouwenscommissie plaatsvindt over de wederzijdse bevindingen. Daarover kunnen vertrouwenscommissie en commissaris een afspraak maken aan het begin van de procedure bij het eerste contact. – De vertrouwenscommissie stelt een vorm vast van haar advies aan de raad (de wet spreekt van “verslag van bevindingen”). In elk geval wordt elke sollicitant die door de vertrouwenscommissie is ontvangen, besproken.
5
Verzoek tot openstelling van de vacature door de commissaris van de Koningin en de inhoud van de vacaturetekst Het overleg tussen kabinetschef en BZK/Kabinetszaken over de datum van plaatsing van de vacature in de Staatscourant en de inhoud van de advertentietekst vindt in principe schriftelijk plaats. Mondeling overleg kan volgen als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals een herindeling.
14
Aandachtspunten hierbij zijn: – Plaatsingsdatum van de advertentie en sluitingsdatum voor inzending van sollicitaties. De sluitingsdatum is drie weken na plaatsing van de vacature. In sommige gevallen kan worden afgeweken van de drie weken termijn en behoort verlenging van de drie weken termijn met één of twee weken tot de mogelijkheden (bv. In een vakantieperiode). – De advertentie wordt standaard door BZK in de Staatscourant geplaatst en toegezonden aan VNG Magazine en aan Binnenlands Bestuur. De plaatsing van de advertentie in de Staatscourant door BZK is de officiële openstelling. Een gemeente heeft de ruimte om - onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant - in een of enkele dagbladen potentiële sollicitanten attent te maken op de vacature en op de mogelijkheid om op deze advertentie te reageren. De kosten komen voor rekening van de gemeente zelf. – De vacature wordt door BZK op de BZK-internetsite (www.minbzk.nl) geplaatst na publicatie van de advertentie in de Staatscourant. – Standaard wordt in de advertentie opgenomen: ‘Sollicitanten kunnen bij het Kabinet van de commissaris van de Koningin in ... (de desbetreffende provincie) de profielschets opvragen, het verslag van de profielschetsvergadering en het tijdschema van de procedure.’ – Indien de raad daartoe besluit wordt in de advertentie de volgende tekst opgenomen: ‘Vanwege de ondervertegenwoordiging van de vrouwen in het ambt van burgemeester gaat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uit naar een vrouw’. – Indien de raad daartoe besluit wordt de volgende tekst over een assessment opgenomen: ‘Een assessment op één of enkele criteria kan deel uitmaken van de procedure; oogmerk daarvan zal dan zijn de vertrouwenscommissie over aanvullende informatie te laten beschikken bij de afronding van het advies’. – Indien de raad daartoe besluit wordt de volgende tekst over een te houden referendum in de advertentie opgenomen:‘de raad heeft besloten dat een raadplegend referendum zal worden gehouden ten behoeve van zijn aanbeveling inzake de benoeming’.
15
6
Sollicitatiebrieven De sollicitatiebrieven worden gericht aan Hare Majesteit de Koningin. De sollicitanten sturen hun brief binnen de daarvoor gestelde termijn aan de commissaris van de Koningin.
7
Bevestiging ontvangst sollicitaties De commissaris van de Koningin/kabinetschef bevestigt de ontvangst van de sollicitatie. Tegelijk met deze bevestiging ontvangt de sollicitant een beschrijving van de procedure, de profielschets, de notulen van de profielschetsvergadering en het tijdschema van de procedure. Ook krijgt de sollicitant een informatiemap over de gemeente.
8
Overzicht sollicitanten Na sluiting van de sollicitatietermijn verstrekt de kabinetschef aan de gemeente en aan de Tweede Kamerleden die burgemeestersbenoemingen in hun portefeuille hebben, een overzicht van het aantal sollicitanten, hun politieke kleur en globale achtergrond. In overleg met de gemeente wordt ook de pers hiervan in kennis gesteld.
9
Inwinnen inlichtingen over sollicitanten door de commissaris van de Koningin De commissaris van de Koningin zal in het kader van zijn verantwoordelijkheid om een selectie te maken van zijns inziens benoembare kandidaten, veelal informatie in de vorm van ambtsberichten opvragen. Dit gebeurd niet alleen over kandidaten die in het profiel passen, maar ook over eventuele “twijfelgevallen”. Ambtsberichten worden gevraagd aan collega-commissarissen of aan een burgemeester die een bepaalde sollicitant in de huidige werksituatie ziet/ heeft zien functioneren. Het verdient de voorkeur om de profielschets mee te zenden met het ambtsbericht. De commissaris geeft bij zijn informatieverzoek aan welke informatie hij wenst te verkrijgen en wanneer hij uiterlijk over de informatie wenst te beschikken.
16
Om er zeker van te zijn dat een sollicitant zich bewust is van deze vorm van informatieverzameling en zich daar niet tegen verzet, zal dit worden gemeld in de ontvangstbevestiging die iedere sollicitant ontvangt. De commissaris zal de verkregen informatie betrekken bij zijn selectie en deze dus ook gebruiken om zijn selectie toe te lichten aan de vertrouwenscommissie. Het is aan de commissaris zelf te bepalen hoe hij dit doet.
10
Justitiële informatie De commissaris wint zo spoedig mogelijk justitiële gegevens in van degenen die tot zijn selectie behoren. De bevoegdheid tot het opvragen van justitiële gegevens heeft de commissaris van de Koningin op basis van artikel 30 van het Besluit Justitiële Gegevens 4. Voordat de commissaris over kan gaan tot het opvragen van bedoelde gegevens is het vereist dat hij een ondertekende verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de betrokkene toestemming geeft voor de verstrekking en op de hoogte is van de wijze waarop met de justitiële gegevens wordt omgegaan. Dit volgt uit artikel 28 van het Besluit Justitiële Gegevens. De bedoelde verklaring zal aan de kandidaat aan het begin van de procedure worden toegezonden. Het bovenstaande geldt ook voor sollicitanten die door de vertrouwenscommissie zelf in de beoordeling worden betrokken. Het is de vertrouwenscommissie zelf niet toegestaan justitiële gegevens over personen op te vragen. Wanneer de justitiële gegevens daartoe aanleiding geven zal de commissaris van de Koningin, indien de selectie inmiddels aan de vertrouwenscommissie bekend is, de vertrouwenscommissie direct in kennis stellen van het feit dat een kandidaat zijns inziens niet langer benoembaar moet worden geacht. Indien de commissaris twijfelt hoe de resultaten van de screening van sollicitanten moet worden gewogen, pleegt hij overleg met een of enkele collega commissarissen en – eveneens in de eerste fase van kennisneming van de resultaten – met de minister van BZK. De commissaris van de Koningin mag de justitiële gegevens niet aan de vertrouwenscommissie beschikbaar stellen.
4 Besluit van 25 maart 2004 tot vaststelling van de justitiële gegevens en tot regeling van de verstrekking van gegevens alsmede tot uitvoering van enkele bepalingen van de Wet justitiële gegevens. Stb 2004, 130.
17
11
Keuze en gesprek sollicitanten bij commissaris van de Koningin De commissaris van de Koningin bepaalt welke sollicitanten worden uitgenodigd voor een gesprek met de commissaris. Bij deze selectie gaat het om personen van wie de commissaris vindt dat ze in aanmerking kunnen komen voor een benoeming. Indien de commissaris een kandidaat recent nog heeft gesproken in het kader van bijvoorbeeld een andere vacature, dan kan de commissaris ervan af zien om de kandidaat nogmaals voor een gesprek uit te nodigen. De commissaris slaat bij de beoordeling van de sollicitanten nadrukkelijk aandacht op het gewenste profiel van de gemeente en de vastgestelde bestuurscompetenties, indien de raad hiervan gebruik heeft gemaakt. Indien de commissaris – na overleg met de raad – heeft aangegeven dat ook bovenlokale factoren een rol spelen bij de vaststelling van zijn selectie dan zal dit ook een aspect zijn bij de keuze welke sollicitanten hij uit zal nodigen. Bijzondere aandacht wordt gegeven aan vrouwen en herindelingsburgemeesters die op de vacature hebben gereageerd, mits ze voldoen aan de eisen en het profiel en de bestuurscompetenties, indien de raad daarvan gebruik heeft gemaakt. Het gesprek tussen de commissaris en de sollicitant duurt in de praktijk gemiddeld een half uur. Na afloop van het gesprek ontvangt de sollicitant een declaratieformulier om zijn reiskosten bij BZK te kunnen declareren. Het declaratieformulier dient door de kabinetschef geparafeerd te worden.
12
Selectie commissaris van de Koningin De selectie van sollicitanten van de commissaris van de Koningin ten behoeve van de vertrouwenscommissie bestaat in de praktijk uit gemiddeld zes tot acht kandidaten. Het uitgangspunt is dat elke kandidaat die in de selectie wordt opgenomen, naar het oordeel van de commissaris zonder meer benoembaar is. De commissaris bericht sollicitanten dat ze tot zijn selectie behoren en dat hij de naam en de gegevens van de kandidaat vertrouwelijk aan de vertrouwenscommissie zal verstrekken (artikel 61, derde lid, Gemeentewet). De nietgeselecteerden krijgen eveneens bericht van het feit dat ze niet tot zijn selectie behoren. Betrokkenen kunnen mondeling over hun afwijzing informatie in winnen bij de kabinetschef.
18
13
Doorgeleiden selectie naar de vertrouwenscommissie De commissaris van de Koningin verschaft de vertrouwenscommissie een opgave van degenen die naar het ambt hebben gesolliciteerd. Daarbij verschaft hij de vertrouwenscommissie inzicht in de wijze waarop hij tot zijn selectie is gekomen. De bespreking tussen de commissaris van de Koningin en de vertrouwenscommissie kan ertoe leiden dat de selectie wordt aangevuld en/of aangepast. Daarbij blijft voorop staan dat de commissaris een eigen oordeel over de al dan niet benoembaarheid van kandidaten zal hebben. Indien de vertrouwenscommissie besluit een door de commissaris geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van de redenen van de beslissing, op de hoogte gesteld. Het ligt echter in de rede dat de vertrouwenscommissie dit direct kenbaar maakt bij het overleg met de commissaris over diens selectie. Een niet-geselecteerde sollicitant kan zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wenden met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd. De vertrouwenscommissie beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en stelt de verzoeker schriftelijk op de hoogte van haar beslissing. Indien de vertrouwenscommissie besluit deze sollicitant alsnog uit te nodigen voor een gesprek, doet zij daarvan mededeling aan de commissaris. De commissaris zal zijn oordeel over deze sollicitant ter kennis brengen van de vertrouwenscommissie.
14
De werkzaamheden van de vertrouwenscommissie Verwerven van informatie De vertrouwenscommissie verschaft zich door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Relevant is die informatie die iets zegt over de mate waarin een sollicitant geschikt is voor de specifieke vacature. Het gaat om informatie die betrekking heeft op het functioneren van kandidaten in hun huidige of vorige beroep of functie.
19
Omdat het informatie over personen betreft, zal met de belangen van de sollicitant zeer zorgvuldig moeten worden omgesprongen. De informatieverzameling dient steeds het resultaat te zijn van een redelijke afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. Uit deze aandacht voor de zorgvuldigheid van de informatievoorziening vloeit ook de rol voort die de commissaris van de Koningin daarbij vervult: toezien op het goede verloop van de procedure. Niet alleen de commissaris en de vertrouwenscommissie maar ook degenen die de informatie verstrekken zullen deze afweging met zorg moeten maken. Voor bestuursorganen, die veelal aangesproken zullen worden op het verschaffen informatie, geldt daarbij het uitgangspunt dat zij desgevraagd verplicht zijn om informatie te verstrekken. Behalve de informatie die aan de vertrouwenscommissie door de commissaris van de Koningin ter beschikking wordt gesteld, zijn er nog andere bronnen voor de vertrouwenscommissie die samen tot een beeld over de geschiktheid van een kandidaat kunnen leiden: – De sollicitatiebrief. Dit is de eerste mogelijkheid voor de sollicitant om zich te presenteren in het licht van de profielschets en de daarin verwoorde competenties. – De informatie die de vertrouwenscommissie zich verschaft in het directe contact met de sollicitant. Per saldo is dit de belangrijkste bron. Juist daarom is een gestructureerde voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de gesprekken zo vitaal. Het gebruik van bestuurscompetenties kan daarbij leiden tot een effectieve gespreksvoering. Daarnaast kan eventueel aanvullende informatie worden ingewonnen door gebruik te maken van referenties. De sollicitant draagt hiervoor de gegevens over de te raadplegen personen aan. Voor het vragen van deze referenties zal steeds vooraf uitdrukkelijk toestemming van de sollicitant moeten worden verkregen. Het inwinnen van referenties gaat door tussenkomst van de commissaris van de Koningin. Gesprek kandidaten Om kandidaten goed te kunnen beoordelen op geschiktheid voor het ambt, zal de vertrouwenscommissie met de diverse kandidaten één of meerdere gesprekken voeren. De vertrouwenscommissie bepaalt zelf of en wanneer de gesprekken met de kandidaten worden gevoerd en nodigt hen zelf daartoe uit.
20
Assessment Op initiatief van de vertrouwenscommissie kan worden bepaald dat enkele kandidaten een assessment zullen ondergaan. Doel van het assessment is de daarvoor geselecteerde kandidaten op één of enkele elementen van het gewenste profiel nader te testen. Met het instrument assessment zal zeer terughoudend moeten worden omgegaan. Het gebruik moet zorgvuldig worden afgewogen. De selectie van de kandidaten is bij uitstek een bestuurlijk proces op een wettelijke basis geschoeid en kan op geen enkele wijze worden uitbesteed aan derden. De mogelijkheid van een assessment zal tevoren aan kandidaten bekend gemaakt moeten zijn door vermelding in de advertentietekst. Het uitvoeren van een assessment kan alleen met instemming van de betreffende sollicitant. Het assessment wordt bekostigd door de gemeente. De commissaris van de Koningin die in de procedure verantwoordelijk is voor de verwerving van de informatie ziet dan toe op: – de kwaliteit van de inzet van het instrument; en op – de zorg voor de geheimhouding. De commissaris kan daarnaast adviseren over een aan te zoeken bureau. Hij leidt het verzoek van de vertrouwenscommissie voor een assessment naar het bureau en leidt de uitkomst van het assessment terug naar de vertrouwenscommissie. Zodoende kan hij zich een beeld vormen over de zorgvuldige toepassing van dit instrument. Met de uitvoerder van het assessment moeten zeer secure afspraken worden gemaakt om de geheimhouding in de procedure te kunnen garanderen. Kandidaten zullen als eerste geïnformeerd worden over de uitkomst van het assessment dat op hen betrekking heeft. Zij hebben de mogelijkheid om te kiezen of de rapportage over de uitkomst aan de vertrouwenscommissie wordt gezonden of niet. Raadplegend referendum Indien de gemeenteraad heeft besloten tot het houden van een raadplegend referendum ten behoeve van zijn aanbeveling betreffende de benoeming, overtuigt de vertrouwenscommissie zich uitdrukkelijk en expliciet van de bereidheid van kandidaten om zich aan een referendum te onderwerpen.
21
15
De bevindingen van de vertrouwenscommissie Nadat de vertrouwenscommissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan de raad en aan de commissaris van de Koningin. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een concept- aanbeveling van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van alle door haar ontvangen kandidaten de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Indien geen raadplegend referendum zal worden gehouden geeft de vertrouwenscommissie in haar verslag tevens een beredeneerde volgorde van de kandidaten aan. In het verslag aan de raad kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.
16
De bespreking in de raad van het advies van de vertrouwenscommissie en de besluitvorming over de aanbeveling De beraadslagingen in de raad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren (artikel 61, vierde lid van de Gemeentewet). Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken die aan de raad en de commissaris van de Koningin worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht (artikel 61c, eerste lid, Gemeentewet). Het geniet de voorkeur om direct aansluitend aan deze vertrouwelijke beraadslagingen de aanbeveling van twee kandidaten vast te stellen. Omdat gewaarborgd dient te zijn dat de naam van de tweede kandidaat geheim blijft, dient de raad zijn meervoudige aanbeveling in beslotenheid vast te stellen. Tijdens de hierop volgende openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de naam van de eerste kandidaat openbaar gemaakt. Kandidaten die op de aanbeveling voorkomen worden niet eerder geïnformeerd dan nadat de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling openbaar is geworden (zie ook 18). Ook de andere kandidaten worden op dat moment pas op de hoogte gesteld van het feit dat zij niet op de aanbeveling staan.
22
Is er sprake van een raadplegend referendum, dan stelt de gemeenteraad – op advies van de vertrouwenscommissie – vast welke twee kandidaten aan het referendum zullen deelnemen. De kandidaten worden op de hoogte gesteld van het feit dat zij mee doen aan het referendum. Na het referendum stelt de gemeenteraad de aanbeveling vast en zendt deze aan de minister van BZK.
17
Het raadplegend referendum Algemeen De Gemeentewet biedt gemeenten de mogelijkheid om ten behoeve van de keuze van de nieuwe burgemeester een raadplegend referendum te organiseren. In het Paasakkoord is bepaald dat het passend en gewenst is te bevorderen dat gemeenten de mogelijkheid tot het houden van een referendum daadwerkelijk benutten. Dit heeft geleid tot het Tijdelijk besluit bijdrage burgemeestersreferendum5. Deze regeling houdt in dat gemeenten die een raadplegend referendum houden een bijdrage in de kosten van het referendum ontvangen. Daarnaast is door het ministerie van BZK een Handreiking burgemeestersreferendum opgesteld. De Handreiking dient als praktisch handvat voor gemeenten bij de organisatie en uitvoering van het referendum. In deze Handreiking komen verschillende aspecten van het burgemeestersreferendum aan de orde. Het is geen blauwdruk. Aangegeven wordt wat wettelijk geregeld is, wat wenselijk is en welke opties de gemeente heeft. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met enkele praktijkvoorbeelden. U kunt deze Handreiking downloaden van www.minbzk.nl onder openbaar bestuur/ politieke ambtsdragers/ burgemeesters/ benoemingen.
4 Besluit van 25 maart 2004 tot vaststelling van de justitiële gegevens en tot regeling van de verstrekking van gegevens alsmede tot uitvoering van enkele bepalingen van de Wet justitiële gegevens. Stb 2004, 130.
23
Vereisten raadplegend referendum De gemeenteraad betrekt de uitslag van het raadplegend referendum bij de vaststelling van zijn aanbeveling inzake de benoeming. Artikel 61e van de Gemeentewet bepaald dat het referendum aan enkele voorwaarden dient te voldoen. Dit zijn: a. Gerechtigd tot deelname aan het referendum zijn zij die kiesgerechtigd zijn voor de verkiezing van de leden van de raad en op de dag waarop het referendum gehouden wordt de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt. b. Het object van het referendum bestaat uit de namen van twee sollicitanten die door de vertrouwenscommissie zijn ontvangen en door de raad benoembaar worden geacht. De referendumgerechtigden wordt de vraag voorgelegd welke sollicitant zij als eerste op de aanbeveling wensen. c. De opkomst is ten minste dertig procent van het aantal referendumgerechtigden.
18
De aanbeveling van de gemeenteraad De raad zendt een aanbeveling betreffende de benoeming van de nieuwe burgemeester aan de Minister binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven, of, indien een raadplegend referendum ten behoeve van de aanbeveling is gehouden, binnen een maand nadat het raadplegende referendum is gehouden. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de raad de bevindingen van de vertrouwenscommissie en, indien in overeenstemming met de in paragraaf 17 gestelde eisen een raadplegend referendum is gehouden, de uitkomst van deze raadpleging. Het op schrift gestelde oordeel van de vertrouwenscommissie voegt hij bij zijn aanbeveling. Artikel 61c, derde lid, Gemeentewet bepaalt voorts dat de openbaarheid van de aanbeveling alleen betrekking heeft op de eerst aanbevolen persoon. Overeenkomstig artikel 61, vijfde lid, Gemeentewet omvat de aanbeveling van de gemeenteraad de namen van twee personen. Conform het nieuwe zesde lid van artikel 61 van de Gemeentewet kan in een bijzonder, door de raad te motiveren, geval worden volstaan met een aanbeveling waarop de naam van een persoon staat vermeld. De Minister zal echter geen acht slaan op de enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. 24
De Gemeentewet gaat van het volgende uit: a. Het uitgangspunt is de aanbeveling van twee personen, de meervoudige aanbeveling (artikel 61, zesde lid, Gemeentewet). b. Alleen in bijzondere gevallen mag de gemeenteraad een enkelvoudige aanbeveling vaststellen. De gemeenteraad dient dit te motiveren. Van een bijzonder geval kan alleen sprake zijn bij: - herindeling; - indien er maar één benoembare kandidaat naar voren komt omdat er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd. De gemeenteraad verkeert dan in de feitelijke onmogelijkheid om een meervoudige aanbeveling vast te stellen; - bij aan overmacht grenzende situaties, bijvoorbeeld de omstandigheid dat een kandidaat overlijdt of ernstig ziek is of wanneer een kandidaat zich terugtrekt nadat de aanbeveling van de raad is vastgesteld zodat de facto maar één kandidaat overblijft. c. In geen geval mogen politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen een leidraad voor de raad vormen om af te wijken van het wettelijke vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat. d. Onverlet de algemene bevoegdheid van de Minister om van de aan hem gedane aanbeveling gemotiveerd af te wijken slaat de Minister geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. De raad zendt de commissaris van de Koningin het verslag van de beraadslagingen van de raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige relevante informatie.
19
Toezending aanbeveling aan de Minister De raad verstrekt bij zijn aanbeveling aan de minister de sollicitatiebrieven van de aanbevolen kandidaten, de lijst van sollicitanten, de namen van de door de commissaris van de Koningin geselecteerde kandidaten, de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, het verslag van bevindingen en het advies van de vertrouwenscommissie, de uitslag en de opkomst van het referendum indien gehouden, het verslag van de beraadslagingen van de raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. Ten aanzien van de stukken die bij de aanbeveling door de raad aan de Minister worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht (zie ook 2.1). 25
20
Rapportage commissaris van de Koningin aan de Minister Zodra de raad zijn aanbeveling heeft vastgesteld, rapporteert de commissaris van de Koningin aan de Minister over de inhoud en het verloop van de procedure. Daarbij gaat hij onder andere in op zijn overleg met de raad (artikel 6 Ambtsinstructie commissaris van de Koning).
21
Beoordeling aanbeveling door minister BZK De Minister toetst na binnenkomst of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. Hij volgt in beginsel de aanbeveling van de raad, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Als de Minister besluit af te wijken van de aanbeveling dan informeert hij de raad schriftelijk over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking (artikel 61, zevende lid, Gemeentewet). Indien er sprake is van een enkelvoudige aanbeveling dan zal de Minister aan de hand van de motivering van de gemeenteraad en het advies hierover van de commissaris van de Koningin beoordelen of er inderdaad sprake is van een bijzonder geval dat een enkelvoudige aanbeveling rechtvaardigt. Is de Minister van oordeel dat er geen sprake is van een bijzonder geval dan zal hij geen acht slaan op de aanbeveling van de gemeenteraad. Dit zal leiden tot het opnieuw openstellen van de vacature en het opnieuw voeren van de procedure. De Minister kan echter ook zelf op basis van het dossier een voordracht doen.
22
Voordracht minister BZK De Minister van BZK beslist, na ambtelijk advies, of hij de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat, uitnodigt voor een gesprek. Dit gesprek wordt zo spoedig mogelijk na beslissing van de Minister gearrangeerd. De kandidaat zal van de datum en tijd waarop het gesprek met de Minister zal plaatsvinden telefonisch en schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Na zijn gesprek beslist de Minister over zijn voordracht aan de Koningin. Indien het gaat om een vacature in een gemeente met meer dan 50.000 inwoners,
26
zal de voordracht, na het gesprek met de kandidaat - eerst in de Ministerraad behandeld dienen te worden. Na instemming van de Ministerraad draagt de Minister de kandidaat voor bij de Koningin. De Minister stelt de niet ter benoeming voorgedragen kandidaat telefonisch op de hoogte van het feit dat hij niet voor benoeming is voorgedragen. De Koningin tekent vervolgens het benoemingsbesluit dat daarna door de Minister wordt gecontrasigneerd. De benoeming is dan definitief.
23
Mededeling benoeming Nadat het benoemingsbesluit door de Koningin is getekend, informeert BZK de commissaris van de Koningin. De commissaris deelt de benoeming mee aan de voorzitter van de vertrouwenscommissie en aan de loco-burgemeester/ gemeentesecretaris. De kabinetschef meldt dit vervolgens terug aan BZK. BZK maakt hierop een persbericht en zorgt voor de verspreiding hiervan. Daarna wordt de (lokale) pers ingelicht. Bovenstaande procedure is anders indien de voordracht van de Minister is behandeld in de Ministerraad (bij gemeenten vanaf 50.000 inwoners). Na behandeling in de Ministerraad informeert BZK de commissaris van de Koningin, de commissaris informeert op zijn beurt de betrokken kandidaat. Na het einde van de Ministerraad brengt de RVD een persbericht uit. Tot slot worden afschriften van het benoemingsbesluit, het Koninklijk Besluit, zowel naar de provincie, de betreffende gemeente als naar de nieuwe burgemeester gezonden.
24
Eed/belofte en installatie Het afsluitende moment van de benoemingsprocedure is de installatie van de burgemeester in de gemeente. De commissaris van de Koningin neemt de eed/ belofte af bij de nieuwe burgemeester. Meestal vertegenwoordigt de kabinetschef de commissaris van de Koningin hierbij.
27
Aantekeningen
28
29
Colofon Uitgave Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Directoraat Generaal Koninkrijksrelaties en Bestuur Afdeling Kabinetszaken Postbus 20011 2500 EA Den Haag
[email protected] www.minbzk.nl Productie en print Directie Communicatie en Informatie Ontwerp Grafisch Buro van Erkelens, Den Haag
26529-3571/GMD31 Mei 2006 © Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Vermenigvuldigen van informatie uit deze publicatie is toegestaan, mits deze uitgave als bron wordt vermeld.
30
