Nieuwe burgemeesters op weg

Tips voor de sollicitatie en de eerste 100 dagen

Nieuwe burgemeesters op weg

Titia Lont Liane Pielanen

Inhoudsopgave Voorwoord......................................................................................................................................................................................5 Leeswijzer en introductie..................................................................................................................................................9 Het burgemeestersambt anno 2008.................................................................................................................... 13 Sollicitatieperiode – Op zoek naar de ideale match............................................................................. 23 Tussen benoeming en installatie - De vergeten voorbereidingsfase..................................... 35 Kernportefeuilles van de burgemeester – openbare orde en veiligheid.........................................37 Overige voorbereidingstips – goed beslagen ten ijs komen...................................................................40

Tips voor de eerste 100 dagen................................................................................................................................. 47

Specifieke burgemeesterstaken en de eigen werkorganisatie................................................................49 Installatierede - het eerste visitekaartje op dag één....................................................................................54 Kennismaking en inwerkprogramma – observeren en investeren vanaf dag twee..............54 Gemeenteraad, griffier en presidium – werkgever en waakhond.....................................................59 College en gemeentesecretaris – het dagelijks handelen.........................................................................69 Driehoeksoverleg – het kloppend hart van de gemeente........................................................................76 Externe contacten – burgers, omgeving en pers............................................................................................79 Persoonlijk welbevinden, professionalisering en rechtspositie............................................................86

Slotwoord en aanbevelingen................................................................................................................................... 101 Bijlagen........................................................................................................................................................................................ 107 2

A - Etiquette, aanspreektitels en protocol........................................................................................................108 B - De ambtseed/belofte...............................................................................................................................................114 C - Lijst van respondenten en referenten..........................................................................................................116 D - Wetenswaardigheden...........................................................................................................................................118 3

Voorwoord

4

door Ralph Pans, directievoorzitter Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Voorwoord

Voorwoord

5

H

Het burgemeesterschap is een mooi vak. Tegelijk is het een lastig ambt, waarvoor geen basisopleiding bestaat waarmee u zich kwalificeert om aan de slag te gaan. Waarschijnlijk heeft dat te maken met de aard van de burgemeestersfunctie. Het burgemeesterschap is niet gekoppeld aan formele macht, maar juist aan informeel gezag dat u moet verdienen door uw eigen optreden. In uw dagelijks handelen als burgemeester moet u voortdurend zicht houden op de context waarin u optreedt en de formele en informele rollen die u daarin vervult. Het gaat respectievelijk om zicht op de raad, op de relaties met wethouders en met de ambtelijke organisatie, op de verhoudingen in de lokale samenleving en de andere overheden. Het driehoeksoverleg tussen burgemeester, griffier en secretaris gaat daarbij een steeds grotere rol van betekenis spelen.

Voorwoord

6

De handreiking Nieuwe burgemeesters op weg geeft tal van inzichten en praktische tips die u kunnen helpen in de voorbereiding op het burgemeesterschap. Soms grote wijsheden, soms kleine aandachtspunten. De waarde ervan zal per persoon en per gemeente verschillen, maar voor allen is het zinvol om ze te doorlopen en wellicht ook toe te passen in de eigen unieke situatie. Op deze manier vormt deze handreiking een waardevolle en praktische aanvulling op bestaande literatuur en opleidingsmateriaal. Veel leesplezier toegewenst!

Voorwoord

Wie zich voorbereidt op een mogelijke toekomst als burgemeester vraagt zich af: Wat kan ik van de gemeente verwachten en wat verwacht de gemeente van mij als toekomstige burgemeester? Deze vragen komen uiteraard bij een sollicitatie naar voren, maar wellicht nog indringender bij de voorbereiding op de zo belangrijke eerste honderd dagen. Speciale aandacht gaat hierbij terecht uit naar de wettelijke taken op het gebied van openbare orde en veiligheid. Het zal u maar gebeuren dat op de dag van uw installatie een grote brand uitbreekt.

7

Leeswijzer en introductie

8

door Titia Lont en Liane Pielanen



9

V

Voor u ligt een handreiking voor kersverse burgemeesters, voor sollicitanten naar een burgemeesterspost en voor diegenen die meer willen weten over het burgemeestersambt. De handreiking heeft niet de pretentie een gedetailleerd “Handboek Eerste klas soldaat” te zijn. Het biedt een praktische aanvulling op bestaande documentatie en vakliteratuur.

We lichten drie periodes toe, namelijk de sollicitatieperiode, de voorbereidingsfase en de eerste honderd dagen van het burgemeestersambt. In managementboeken worden de eerste honderd dagen als een cruciale periode van wederzijdse kennismaking, aftasten en profilering gezien. Voor burgemeesters is de centrale vraag in deze beginfase: wat is de cultuur van mijn gemeente - de ambtelijke en de bestuurscultuur - en hoe kom ik daarin met mijn competenties optimaal tot mijn recht? De laatste jaren is het ambt flink in beweging. De professionalisering van burgemeesters zet door. Zo ontwikkelde het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB) - maar ook het Ministerie van Binnenlandse Zaken - de afgelopen jaren kerncompetenties voor burgemeesters en is het opleidings- en coachingsaanbod verder uitgebreid.

De publicatie die nu voor u ligt, kwam tot stand op basis van een taak– analyse, een literatuurstudie en diverse gesprekken met betrokkenen. Voor een specificatie van de respondenten en referenten verwijzen wij u naar de bijlage. Onze handreiking is met name toegespitst op de praktijksituatie in kleine tot middelgrote gemeenten. De meeste tips zijn breed toepasbaar, maar er blijven natuurlijk altijd gemeente- en persoonsspecifieke situaties. Waar het woord ‘hij’ genoemd wordt kan uiteraard ook het woord ‘zij’ worden gelezen. Verder wordt basiskennis van lokale politiek en de ambtelijke organisatie verondersteld. Wij hopen dat wij met deze gezamenlijke publicatie van P&O Services Groep en Uitgeverij Kluwer een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het ambt en het persoonlijk welzijn van de nieuwe burgemeesters in Nederland.


10

Wij zijn van mening dat juist de periode tussen voordracht en installatie aan de nieuwe burgemeester de meeste ruimte biedt om zich voor te bereiden op die zo belangrijke eerste honderd dagen. Immers, in de voorbereidingsperiode is de burgemeester nog niet echt zichtbaar en wordt hij/zij nog niet overspoeld door allerlei uitnodigingen, vergaderingen, dossiers en kennismakingsgesprekken.


Tot voor kort was weinig opleidingsmateriaal voorhanden voor respectievelijk de sollicitatieperiode, de voorbereidingsfase en de eerste honderd dagen. Het schema brengt deze fasen als volgt in beeld, zie de illustratie op de volgende pagina.

11

Het burgemeestersambt anno 2008

12

door Titia Lont



13

D

De afgelopen jaren is het burgemeestersambt fl ink in beweging. De invoering van het dualisme heeft ingrijpende consequenties voor zowel gemeenteraden als colleges. De griffi er krijgt een steeds prominentere plaats in het politiekbestuurlijke speelveld. Ook de professionalisering van gemeenteraden en griffi ers krijgt steeds meer vorm, waardoor de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad wordt versterkt. Sinds het dualisme is in veel gemeenten het spanningsveld tussen de kroonbenoemde burgemeester en de gemeenteraad als werkgever steeds meer voelbaar. Hierdoor is de kwetsbaarheid van burgemeesters groter geworden en lijkt het er steeds meer op dat de burgemeester een generaal zonder leger is. Met de op handen zijnde invoering van de gekozen burgemeester leek deze spagaat verleden tijd, maar inmiddels is dit aspect van bestuurlijke vernieuwing samen met het burgemeestersreferendum een stille dood gestorven.

1.Inleiding Het burgemeestersambt anno 2008

14

Ook al is het ambt in beweging, toch is het speelveld waar u als nieuwe burgemeesters mee te maken krijgt niet substantieel veranderd. In het volgende schema wordt duidelijk dat u weliswaar een centrale plaats in het speelveld vervult, maar dat er ook allerlei dwarsverbanden tussen de andere factoren bestaan: R = gemeenteraad, B = burgemeester, G= griffi er, S = gemeentesecretaris, W = wethouders, A = ambtenaren

Soepel schakelen in het speelveld Wanneer u als kandidaat-burgemeester eenmaal bent voorgedragen en benoemd, is het de kunst om snel een beeld te vormen van het speelveld. Wat zijn de belangrijkste actoren en hoe lopen de hazen? Juist in de voorbereidingsfase is het van belang dat u diverse bronnen – zoals raads- en collegestukken, internet, lokale en regionale media en vertrouwenspersonen - raadpleegt om


Het speelveld

15

Kerncompetenties en authentiek leiderschap De laatste jaren bracht het Ministerie van Binnenlandse Zaken in overleg met de beroepsgroep de kerncompetenties voor burgemeesters in kaart. Uit de kerncompetenties blijkt dat sociale vaardigheden, integriteit en bestuurlijke souplesse steeds belangrijker worden. Harrie Aardema constateerde onlangs dat de sterke gerichtheid op het beheersen van kerncompetenties ertoe kan leiden dat nieuwe burgemeesters zich krampachtig gaan bezighouden met hun valkuilen en onderontwikkelde competenties. Volgens Aardema is het beter dat burgemeesters leiderschap ontwikkelen op basis van hun eigen persoonlijkheid, authenticiteit en uitstraling.

Profielschets en het onderwaterprofiel


16

Gemeenteraden zoeken vaak naar het schaap met de vijf poten. Dat laten ze in de profielschets duidelijk blijken met zinnen als “de gemeente moet op de kaart worden gezet”, “zoekt een vernieuwer die ook verbinder kan zijn” en “zoekt een ervaren bestuurder die tevens een goede netwerker is”. Vertrouwenscommissies worden nadrukkelijk getraind om in sollicitatiegesprekken met behulp van diverse methodieken helder te krijgen of de kandidaat in de profielschets past. Het is voor u van groot belang om te achterhalen wat het onderwaterprofiel is. Het papier is gewillig en de profielschets helder, maar wat wil de gemeenteraad nu echt? Op wat voor burgemeester zit het college en het ambtelijk apparaat eigenlijk te wachten? Wil men niet liever iemand die op de winkel past, terwijl in de profielschets een vernieuwer wordt gevraagd?

Al dit soort aspecten zouden in de gesprekken met de vertrouwenscommissie naar boven moeten komen. Helaas komen deze diepere vragen door tijdgebrek of eenzijdige vraagstelling van de commissie vaak onvoldoende uit de verf. Een concrete aanbeveling is dan ook om in ieder geval een tweede of derde gesprek aan te vragen en de gemeenteraad, maar ook de adviseurs, hierop te bevragen.

De ijsberg Normering (20%): Profielschets, verslagen, documenten, visie en missie, regels, plannen, instrumenten, lijstjes, structuren,programma’s, veranderagenda’s, competentieprofielen Stille waarden (80%): macht, motieven, drijfveren, behoeftes, leerervaringen, principes, overtuigingen,(voor)oordelen, gevoelens, ambities, intuïties, ideeën, verlangens, overlevingsmechanismen, mentale programmering, defensieve routines, comfortabele zone, fixaties, ingesleten patronen, informele deals, ongeschreven regels van het spel, mores, weerstand, verborgen agenda’s, strategisch gedrag, non-interventiecultuur, groupthinking, zelfordenende krachten. Bron: Prof. dr. Harrie Aardema / BMC Groep (2007)


hier meer zicht op te krijgen. Daarnaast is het belangrijk dat u zich verdiept in de wettelijke taken en bevoegdheden en de portefeuille openbare orde en veiligheid. De grote brand in de kaasfabriek in Winkel en het helikopterongeluk in de gemeente Maasdriel liggen ons nog vers in het geheugen.

17

In onze gesprekken met diverse nieuwe burgemeesters en zittende gemeentesecretarissen en griffiers werd herhaaldelijk benadrukt dat sinds de invoering van het dualisme het van belang is om te investeren in een soepele werkrelatie tussen burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Veel gemeenten hebben het zogenaamde driehoeksoverleg ingevoerd. In algemene zin valt de griffier de taak toe om de behoeften van de raad te verhelderen en te communiceren naar het college en de ambtelijke organisatie. Daarbij kan het gaan om: het doen van voorstellen voor kaderstellende processen, werkvormen, procedures en het faciliteren van de rol van de raad in dit proces. Het driehoeksoverleg is een uitstekende plaats om deze voorstellen openlijk met elkaar te bespreken, waarbij ieder dit vanuit de eigen verantwoordelijkheid moet invullen. Belangrijk is dat dit geschiedt op basis van gelijkwaardigheid.

Professionaliteit en persoonlijk welbevinden


18

Het burgemeesterschap is anno 2008 - ondanks voortgezette regelgeving, versterking van de rechtspositie en verdergaande professionalisering - nog steeds een kwetsbaar ambt. De stijgende aantallen vertrokken burgemeesters en wethouders lijken aan te geven dat de afrekencultuur is toegenomen. Ook al hebt u als nieuwe burgemeester alle basiscompetenties, een uitstekende dossierkennis en het vermogen om snel te kunnen schakelen in het speelveld, toch blijft het mensenwerk. In het huidige bestel houdt de gemeenteraad het primaat waar het gaat om het functioneren van de burgemeester. De kroon– benoeming en het feit dat de Commissaris van de Koningin een rol kan spelen waar het goed werkgeverschap betreft, biedt u geen garantie voor een stabiele toekomst en een duurzame stap in uw loopbaan.

Daarnaast legt het ambt een groot beslag op uw persoonlijk leven en uw gezin. Of u het wilt of niet, u functioneert in een glazen huis en krijgt te maken met werkweken van 50 tot 70 uur in combinatie met 24-uurs beschikbaarheid tijdens piketdiensten. Naast de kwetsbaarheid van het ambt en de praktische consequenties is een wellicht nog belangrijkere toetssteen voor een succesvol burgemeesterschap uw persoonlijk welbevinden en de mogelijkheden om een authentieke leider te kunnen zijn.

Had ik maar eens van mijn leven Voorzitter mogen zijn. Hoe had ik geklopt met de hamer Tot iedereen stil zou zijn. Dan deed ik een heel wijs voorstel En ieder riep luidkeels: “Ja!” En als ik daarna weer voorzat, Zat iedereen mij na. Gedicht van Daan Zonderland, getiteld ‘Mijnheer de voorzitter’


Toenemend belang van het driehoeksoverleg

19

Meer informatie:

Een burgemeester is als een fiets, zonder ketting is het niets. Het burgemeestersambt anno 2008

20

Wijlen Henk van het Kaar, oud-burgemeester van de gemeente Schermer

1.Inleiding Het burgemeestersambt anno 2008

• Koen Becking en Gregor Rensen, Meesterlijk besturen, de burgemeester als leider, SDU 2006. • Stephen Covey, De zeven eigenschappen van effectief leiderschap, Amstel Uitgevers 2007. • A. Cachet, H.H.F.M. Daemen, A.B. Ringeling en L. Schaap, ‘t Blijft een prachtbaan. De toekomst van het burgemeestersambt in Nederland, Den Haag: Nederlands Genootschap van Burgemeesters 2004.

21

Sollicitatieperiode

Sollicitatieperiode - Op zoek naar de ideale match

22

door Titia Lont


Op zoek naar de ideale match

23

V

Voor veel mensen is het burgemeesterschap een ambt met grote aantrekkingskracht. Juist omdat er weinig bekend is over de concrete taken en bevoegdheden, is het beroep met een zekere romantiek omgeven. Wie herinnert zich niet de Swiebertje-burgemeester, de wethouder en burgemeester van Juinen of de koffiedrinkende burgemeester uit de serie Samson en Gert? De sollicitatieperiode is in de praktijk minder romantisch. Dit hoofdstuk gaat in op de belangrijkste tips en valkuilen.

Vacaturemelding en profielschets

Sollicitatieperiode Op zoek naar de ideale match

24

Naast de melding van de vacature moet u de bijbehorende profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering downloaden of opvragen. De profielschets is het belangrijkste ankerpunt en richtsnoer in de sollicitatieperiode. Hierin staat beschreven wat de beleidsopgaven voor de betreffende gemeente zijn, wat voor type burgemeester ze zoeken, en welke kerncompetenties ze daarbij belangrijk achten. In het verslag van de profielschetsvergadering kunt u per fractie zien hoe ze tegen een nieuwe burgemeester aankijkt.

Bedenk voordat u gaat solliciteren wat voor type burgemeester u zou willen zijn. Een Gerd Leers, een Annemarie Jorritsma, een “Franse” burgemeester die ook actief is in het verenigingsleven en/of de kerk?


Burgemeestersvacatures treft u op de website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, in de Staatscourant en op de website van het Nederlands Genootschap Burgemeesters. Daarnaast verwijzen de meeste provinciale websites naar de huidige en toekomstige burgemeestersvacatures in de betreffende provincie.

25

Wettelijk is de benoemingsprocedure van burgemeesters als volgt vastgelegd:

Artikel 61 1. De burgemeester wordt bij koninklijk besluit op voordracht van Onze Minister benoemd voor de tijd van zes jaar. 2. De commissaris van de Koning overlegt met de raad over de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt. De raad geeft daarbij aan of hij een raadplegend referendum over kandidaten zal houden ten behoeve van de aanbeveling inzake de benoeming. Sollicitatieperiode - Op zoek naar de ideale match

26

3. Na het overleg met de commissaris stelt de raad uit zijn midden een vertrouwenscommissie in, belast met de beoordeling van de kandidaten. De raad kan bepalen dat één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. De commissaris verschaft de vertrouwenscommissie een opgave van degenen die naar het ambt van burgemeester hebben gesolliciteerd, vergezeld van zijn oordeel over kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. Als de vertrouwenscommissie besluit naast deze kandidaten ook andere kandidaten die gesolliciteerd hebben, bij haar beoordeling te betrekken, doet zij daarvan onverwijld mededeling aan de commissaris. Deze brengt zijn oordeel over laatstgenoemde kandidaten ter kennis van de vertrouwenscommissie.

4. De vertrouwenscommissie verschaft zich door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde informatie te verstrekken. De vertrouwenscommissie brengt verslag uit van haar bevindingen aan de raad en aan de commissaris. 5. De raad zendt Onze Minister binnen vier maanden nadat de gelegenheid tot sollicitatie voor de functie is gegeven, of, indien in overeenstemming met de in artikel 61e genoemde eisen een raadplegend referendum ten behoeve van de aanbeveling inzake de benoeming is gehouden, binnen een maand nadat het raadplegend referendum is gehouden, een aanbeveling inzake de benoeming. Deze aanbeveling omvat twee personen. 6. In een bijzonder, door de raad te motiveren geval, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop één persoon vermeld staat. Onze Minister slaat geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. 7. Onze Minister volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking geven. Een afwijking wordt gemotiveerd. Bron: Gemeentewet

Nadere oriëntatie Voordat u een sollicitatiebrief schrijft, is het van belang om na te gaan of u in potentie een goede burgemeester zou kunnen zijn. Bent u bereid uw huidige baan op te geven voor een meer onzeker bestaan, inclusief de verplichte verhuizing naar een andere gemeente in Nederland? Past u voor 100% bij de gemeente van uw voorkeur? Stel u wordt daadwerkelijk burgemeester, dan heeft dat ingrijpende


Naast uw algemene roeping voor het burgemeesterschap is het essentieel om te beseffen dat u niet solliciteert naar een willekeurige gemeente met bepaalde kenmerken, maar naar gemeente X, Y of Z. Dat betekent dat u uitstekende zelfkennis moet hebben en dat u op alle mogelijke manieren een zeer specifiek beeld van de gemeente van uw voorkeur moet verkrijgen.

27

Het is van belang om te bepalen of u qua volksaard en (bestuurs)cultuur bij de gemeente past. Vooral bij kleinere gemeenten solliciteren kandidaten vaak niet in hun geboortestreek of de plaats waar ze reeds politiek actief zijn. Om over de gemeente van uw voorkeur meer informatie te krijgen, kunt u van tevoren enkele informanten uit de eigen kring bellen, bijvoorbeeld via uw politieke partij. Als u qua persoonlijkheid en bestuurservaring echt niet bij de gemeente past, kunt u wellicht beter niet solliciteren.

Sollicitatiebrief en contacten met lobbyist Sollicitatieperiode - Op zoek naar de ideale match

28

Besluit u daadwerkelijk een sollicitatiebrief te schrijven, dan is het verstandig om eerst contact te zoeken met de lobbyist van uw politieke partij (indien u daar lid van bent) en de burgemeester uit uw woonplaats. De laatstgenoemde heeft een officiële rol waar het gaat om antecedentenonderzoek en een Verklaring van goed gedrag. De lobbyist heeft regelmatig contact met de kabinetschefs in Nederland. Hij heeft zicht op de burgemeestersvacatures en kan inschatten of u met uw persoonlijke kwaliteiten en werken bestuurlijke ervaring een goede match zou kunnen maken met de gemeente van uw voorkeur. Sollicitatiebrieven voor burgemeestersvacatures worden gericht aan HM Koningin Beatrix en verstuurd naar de Commissaris van de Koningin in de betreffende provincie. Bij het schrijven van de brief is het van belang dat u laat zien dat u zich uitgebreid heeft verdiept in de profielschets en de kenmerken van de gemeente.

Uw brief moet dusdanig boeiend en overtuigend zijn dat de Commissaris van de Koningin u uitnodigt voor een gesprek.

Gesprekken met de Commissaris van de Koningin en de kabinetschef Op een burgemeestersvacature reageren twintig tot dertig kandidaten. Omdat vrouwelijke kandidaten fors in de minderheid zijn, maken ze meer kans op een uitnodiging. De Commissaris van de Koningin maakt - mede op basis van contacten met collega-commissarissen - een voorselectie en nodigt een aantal kandidaten uit. Dit eerste gesprek duurt vaak maximaal een half uur. Bereid u zich bij deze ontmoeting voor op onverwachte vragen zoals: “Kunt u zeilen?” en “Wat is uw visie op gemeentelijke herindeling?”. Het is van groot belang om zoveel mogelijk informatie over de betreffende gemeente te verzamelen en u via de provinciale website te oriënteren op intergemeentelijke en provinciale beleidsthema’s. Daarnaast is het essentieel dat u qua kleding en taalgebruik in deze nogal formele setting een goede – eerste - indruk maakt. “Soms letten Commissarissen extra op kleding en taalgebruik. Als u met een plattelands-accent spreekt of met een foute stropdas binnenkomt maakt u al minder kans om te worden doorgeleid naar de vertrouwenscommissie.” Een provinciale kabinetschef Meestal wordt u voorafgaand en na afloop van het gesprek met de Commissaris van de Koningin ontvangen door de kabinetschef van de provincie. Deze neemt wat meer uitgebreid de tijd om met u van gedachten te wisselen over de betreffende gemeente. Wees op uw hoede: ook kabinetschefs hebben een zeer belangrijke rol in het selectieproces!


consequenties voor uw gezin. U komt in een glazen huis terecht, moet werkweken van 50 tot 70 uur maken en tijdens piketdiensten bent u dag en nacht beschikbaar. Voordat u solliciteert, is het goed om hier samen met uw eventuele partner over na te denken. Maak ook een afspraak met een partijgenoot die onlangs tot burgemeester is benoemd, en spreek uitvoerig over de voor- en nadelen van de functie, de sollicitatieperiode en de tips en valkuilen.

29

Gesprek met de griffier Als u door de vertrouwenscommissie wordt opgeroepen voor een sollicitatiegesprek, heeft u meestal eerst contact met de griffier. Hij kan een goede bron van informatie zijn. Schroom niet om extra informatie op te vragen. Ook is het handig om, nog voordat u naar het sollicitatiegesprek gaat, een abonnement op de plaatselijke krant te nemen.

Gesprek met de vertrouwenscommissie


30

U moet een duidelijke wederzijdse klik met de gemeente krijgen en dit tijdens het sollicitatiegesprek uitstralen. Vertrouw op uw intuïtie. Soms komt een vertrouwenscommissie al na één of twee korte gesprekken tot een unanieme aanbeveling. In zo’n geval zou u zelf om een tweede of derde gesprek kunnen vragen, zodat u de gelegenheid krijgt om vast te stellen of u wel echt bij de gemeente en de bestuurscultuur past. U kunt op zo’n moment de nieren van de vertrouwenscommissie enigszins proeven, bijvoorbeeld door het stellen van een vraag als: “Ik merk uit de raadsnotulen dat uw gemeenteraad nog weinig het accent legt op de controlerende taak en de rekenkamerfunctie. Klopt dit beeld?” “Wij gingen tijdens de sollicitatieperiode met ons gezin kamperen op de plaatselijke camping. Toen ik de campingbaas nadrukkelijk vroeg naar een exemplaar van de plaatselijke krant, kreeg de man een . donkerbruin vermoeden dat ik wel eens een burgemeesterskandidaat zou kunnen zijn.” Kandidaat-burgemeester in een plattelandsgemeente

Het is van belang dat u zich tijdens het gesprek met de vertrouwenscommissie niet exclusief op de raadsleden richt, maar ook vragen stelt aan de adviseurs (griffier, wethouder, secretaris). Essentieel is dat u in de gesprekken met de vertrouwenscommissie zicht krijgt op het onderwaterprofiel. Wat willen ze nu echt? Wellicht is slechts 20% van de formele wensen en verwachtingen aan het papier toevertrouwd, en heeft u nog weinig zicht op de overigens 80% onuitgesproken verwachtingen, vooroordelen en cultuuraspecten. In de tweede gespreksronde kunt u dieper ingaan op bovengenoemde aspecten. Waar liggen de krachten en machten? Voor welke beleidsopgaven staat de gemeente, zowel politiek als ambtelijk gezien? Wat is de aard en de cultuur van de bevolking en hoe kijkt men tegen de burgemeester aan?

Voordracht en beëdiging Mocht het duidelijk zijn dat u wordt voorgedragen, dan kunt u met de vertrouwenscommissie en de griffier nadere afspraken maken over de invulling van het eerste half jaar. Het aspect coaching mag daarbij nadrukkelijk aan de orde komen. Iedere topsporter heeft een coach, dus waarom een burgemeester niet? Welke accenten moet u leggen? Wat zijn de wederzijdse verwachtingen? Ook kunt u persoonlijke ontwikkelpunten benoemen. In sommige provincies vindt de beëdiging van de burgemeester door de Commissaris van de Koningin plaats voorafgaand aan de installatie, op een nader te bepalen moment in het provinciehuis. Het is echter steeds gebruikelijker dat de beëdiging in combinatie met de installatievergadering plaatsvindt. Dat betekent dat de Commissaris de gehele installatiebijeenkomst aanwezig is en ook het woord tot de aanwezigen richt.


Op basis van de bovenstaande gesprekken besluit de Commissaris van de Koningin welke kandidaten hij doorgeleidt naar de vertrouwenscommissie. Overigens mogen vertrouwenscommissies ook zelf kandidaten uitnodigen.

31

• Ministerie van Binnenlandse Zaken, Handreiking Benoemingsproces Burgemeester, 2007. • Publicaties in de Staatscourant • Lobbyisten van de politieke partijen • Ros Jay, Sollicitatiegesprek, tips en trucs, TFC Trainingsmedia 2004. • Huub van Zwieten en Mark van de Grift, Het merk IK, TalentBranding voor een succesvolle carrière, Uitgeverij het Spectrum i.s.m. VolkskrantBanen 2005. • Documentatie van bestuurdersverenigingen politieke partijen • Internetsites van Ministerie van Binnnenlandse Zaken (www.minbzk.nl), Nederlands Genootschap van Burgemeesters (www.burgemeesters.nl) en de diverse provinciale websites


32

Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk

Sollicitatieperiode Op zoek naar de ideale match

Meer informatie:

33

Tussen benoeming en installatie Tussen benoeming en installatie - De vergeten voorbereidingsfase

34

door Titia Lont

Tussen benoeming en installatie - De vergeten voorbereidingsfase

De vergeten voorbereidingsfase

35

V De vergeten voorbereidingsfase - Tussen benoeming en installatie

36

Kernportefeuilles openbare orde en veiligheid Openbare orde, veiligheid en handhaving vormen het hart van uw portefeuille. Zorg er daarom voor dat u zich zo snel mogelijk verdiept in de verkorte versie van het rampenplan en/of het vademecum crisisbeheersing. Verder moet u kennismaken met de sleutelfiguren uit uw veiligheidsregio (politie, brandweer, justitie, GHOR). Het is aanbevelenswaardig om een dag mee te lopen met de politie, de brandweer en indien van toepassing de plaatselijke afdeling van de Koninklijke Nederlandse Reddings Maatschappij. Bij de handhaving van openbare orde en veiligheid kunt u indien nodig op grond van een noodverordening vergaande maatregelen nemen, zoals de evacuatie van een gebied bij dreigende overstromingen of het afsluiten van een gedeelte van een straat bij een grote politieactie. Na de installatie heeft u geregeld overleg met de politiechef en de brandweercommandant. Ook krijgt u de zogenaamde dagrapporten van de politie ter inzage. Verder bent u aanwezig bij het overleg van de veiligheidsregio en de veiligheidsdriehoek (met politie, brandweer en justitie).


Veel nieuwe burgemeesters veronderstellen dat het zwaartepunt van de inwerkperiode na het moment van de formele installatie ligt. Dus in de eerste honderd dagen. Uiteraard bent u pas zichtbaar als burgemeester na de officiële handelingen. Maar op dat moment bent u ook echt fulltime burgemeester. Het is raadzaam om juist de periode tussen voordracht en installatie - die meestal vier tot acht weken duurt - te gebruiken voor bewustwording, voorbereiding en verdieping. Juist deze periode biedt u de mogelijkheid om goed beslagen ten ijs te komen op uw eerste officiële werkdag. Van essentieel belang is dat u zich in deze fase inwerkt in de portefeuille openbare orde en veiligheid, en crisisbeheersing. Het zal u maar gebeuren dat nog voor uw installatie een calamiteit optreedt. Vaak is uw voorganger of de waarnemend burgemeester niet meer in functie en zijn alle ogen op u gericht.

37

Zodra blijkt dat gemeentelijke acties in gang moeten worden gezet, moet u kiezen voor de eerste optie, ook al is niet het hele GBT nodig. Overleg met uw ambtenaar rampenbestrijding. Deze draagt zorg voor het voorwaarschuwen of alarmeren van respectievelijk het gemeentelijk beleidsteam, het gemeentelijk coördinatieteam en de hoofden actiecentra. Tussen benoeming en installatie - De vergeten voorbereidingsfase

38

“Ada Boerma was tot voor kort burgemeester in Rozendaal (bij . Arnhem). Zij werd eind november geïnstalleerd als burgemeester van Maasdriel. Kort daarop vloog een Apache-helicopter tegen een hoogspanningsmast waardoor ook Maasdriel, in de Bommelerwaard, getroffen werd door de inmiddels bekende stroomuitval. Deze ramp was de vuurdoop voor Ada Boerma en ik was benieuwd hoe ze het er afbracht. Ik vond het er allemaal wel goed uitzien.” Uit: Weblog ‘Politiek Rheden’, december 2007

Het is goed om te weten dat er vijf alarmfasen bestaan, die met de term GRIP worden aangeduid. Al naar gelang de aard van de calamiteit zult u als burgemeester moeten beslissen of u opschaalt. Het gaat om de volgende vijf fasen: • GRIP 0: Motorkapoverleg tussen politie, brandweer en ambulancedienst. Het incident vraagt om een gecoördineerde aanpak. • GRIP 1: Er wordt een Coördinatie Team Plaats Incident ingesteld, dat op basis van gelijkwaardigheid functioneert. De coördinatie ligt bij degene bij wie het zwaartepunt ligt. U voert als burgemeester nauw overleg met de gemeentelijke functionaris in dit team. Ook wordt er een Regionaal Operationeel Team (ROT) geactiveerd. • GRIP 2: Er wordt een Commando Plaats Incident ingesteld. Deelnemers zijn GHOR, politie, brandweer en de piketfunctionaris van de gemeente. U roept de kernbezetting van het GBT bijeen. • GRIP 3: Er is sprake van een ramp. GBT en ROT worden volledig operationeel. U wijst een operationeel leider aan. • GRIP 4: Wanneer meerdere gemeenten bij de calamiteit betrokken zijn, wordt opgeschaald naar GRIP 4 en is de aansturing in handen van een Regionaal Coördinerend Beleids Team, met als voorzitter de Commissaris van de Koningin. Bij crisisbeheersing heeft u als burgemeester de volgende taken: • voorzitten van het GBT; • initiatief nemen tot het houden van vergaderingen met het GBT; • vaststellen wie bij deze vergaderingen aanwezig dienen te zijn; • nemen van de noodzakelijke bestuurlijke beslissingen; • voorlichten van de pers; • communicatie met andere betrokken bestuurders; • communicatie met getroffenen, hulpverleners en anderen.


In geval van een calamiteit of crisis wordt u gealarmeerd door de Gemeenschappelijke Meldkamer van de veiligheidsregio. U kunt zonodig de alarmering verifiëren bij uw commandant brandweer of uw gebiedschef politie. U hebt vervolgens de volgende mogelijkheden: • alarmeren van het gemeentelijk beleidsteam (GBT); • voorwaarschuwen van het GBT; • ter plaatse gaan.

39

In Bewaring Stelling Het kan voorkomen dat u als burgemeester een melding krijgt over een persoon die een gevaar voor zichzelf of de omgeving vormt. In overleg met een arts of psychiater moet u dan een In Bewaring Stelling (IBS) afgeven. Informeer bij uw gemeentesecretaris of ambtenaar veiligheid naar de precieze procedure.

Meer informatie:


40

• Vademecum crisisbeheersing van uw veiligheidsregio • Rampenplan van uw gemeente • Ros Jay, Tips en trucs: Crisis. TFC Trainingmedia 2002 • www.bestuurlijknetwerk.nl , onderdeel van de website van het NGB • Dossier veiligheid van het Interprovinciaal Overleg (IPO) • www.rampenbestrijding.nl, www.risicokaart.nl en www.veiligheidsberaad.nl

schaffen. Hieronder volgen enkele suggesties om de periode tussen benoeming en installatie optimaal te benutten en goed beslagen ten ijs te komen.

Omgevingsverkenning Teneinde uw nieuwe werksituatie bewust en gericht in kaart te brengen, is het zinvol om een gestructureerde omgevingsverkenning binnen uw gemeente te maken. Benoem voor uzelf concrete aandachtsvelden en zorg dat u formeel en informeel informatie op deze gebieden krijgt. Te denken valt aan de volgende thema’s en specificaties: A. Context • Eigen rolopvatting als burgemeester • Politieke stabiliteit • Ambities van raad en college • Aard en omvang van de gemeente

Overige voorbereidingstips – goed beslagen ten ijs komen

B. Werkwijzen • Protocollering • Handelingsruimte • Rolopvattingen • Kwaliteiten • Planning en control • Beroep en bezwaar

Als u uw nieuwe werkterrein niet betreedt met op zijn minst een vaag omlijnd idee van wat u als burgemeester zou willen bereiken, welke dingen voor u persoonlijk belangrijk zijn en welke obstakels u waarschijnlijk zult aantreffen, dan bent u overgeleverd aan de omstandigheden. Er bestaat dan een grote kans dat u op basis van zelfvertrouwen, enthousiasme en trial and error aan de slag gaat, en sterk afhankelijk wordt van diegenen die u inwerken en informatie ver-

C. Samenwerkingspatronen • Machtsbalans • Eventueel domeinoverschrijding • Overlegvormen • Zelfstandige positionering • Focus


Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het rampenplan of het vademecum crisisbeheersing van uw gemeente raadplegen. Informeer hiernaar bij uw gemeentesecretaris, brandweercommandant of ambtenaar Openbare orde en veiligheid.

41

Documentenstudie


42

Als het burgemeesterschap nieuw voor u is, stelt u zich dan op de hoogte van de fundamentele weten regelgeving en het vakjargon. Koop of leen alle noodzakelijke boeken en vraag aan de griffier of de secretaris om u alle relevante documenten te geven. Denk ook aan vakliteratuur, zoals Binnenlands Bestuur, de Staatscourant, VNG-magazine, nieuwsbrieven over veiligheid en het Burgemeestersblad. Documenten die u tijdens de voorbereidingsfase kunt raadplegen zijn onder meer: • Verslagen van het managementteam • Raads- en collegeverslagen • Programmabegroting (met name de risicoparagraaf) • Productenbegroting en afdelingsplannen • Management letter • Sociaal jaarverslag • Midterm review • Burgerjaarverslag, let vooral op de kwaliteit van de dienstverlening en de termijnen waarin bezwaarschriften zijn afgehandeld • Periodieke rapportages van de ombudsman/vrouw • Website van de gemeente, hierop krijgt u een indruk van de kwaliteit van de ambtelijke stukken In het begin dient u vooral een beeld op hoofdlijnen te krijgen. Zo is in dit stadium een programmabegroting makkelijker te raadplegen dan een productenbegroting.

Oriënteren via internet en lokale media Maak veel gebruik van internet om u te oriënteren. Als u via Google of Wikipedia namen intoetst van raadsleden, wethouders of oud-burgemeesters komt u al snel aardige wetenswaardigheden tegen. Probeer in uw voorbereidingsperiode een paar raads- en collegevergaderingen te volgen via de lokale media of via internet. Ook is het handig om de raadsverslagen en besluitenlijsten van het college van de laatste maanden door te nemen en te bekijken wat hier in de lokale pers over is geschreven.

Bewustwording en reflectie Het is in de voorbereidingsfase essentieel dat u grip krijgt op uw wettelijke taken en bevoegdheden. Daarbij heeft verdieping in uw kernportefeuille de hoogste prioriteit. Daarnaast moet u zich een beeld vormen van uw dagelijkse werksituatie, de procedures, het Reglement van orde, de belangrijkste beleidsthema’s en eventuele knelpunten. Tenslotte moet u nadenken over praktische consequenties, zoals het zoeken van (tijdelijke) huisvesting, de combinatie zorg-arbeid en het regelen van piketdiensten. Neem in deze wirwar van nieuwe indrukken regelmatig tijd voor reflectie en verdieping. “Neem in de weken voor uw eerste werkdag ’s avonds of in het weekend ongestoord de tijd om het een en ander te overdenken. Bespreek belangrijke punten met uw partner en/of een vertrouwenspersoon.” Richard Koch: De excellente baas (1999)


Binnen deze aandachtsvelden zou u specifiek kunnen letten op thema’s als integriteit, kwaliteit van de dienstverlening, communicatie, burgerparticipatie, relatie met regiogemeenten, en contacten met de provincie, Den Haag en Brussel.

43

Overdracht en probleemdossiers

De voormalige burgemeester van de gemeente heeft als het goed is een overdrachtsdossier opgesteld. Het is belangrijk om met deze persoon in gesprek te gaan. U zou ter voorbereiding ook een gesprek met een oud-wethouder of een oud-raadslid kunnen houden.


44

U kunt in uw eerste gesprekken met de gemeentesecretaris en de griffier openlijk vragen of er probleemdossiers of andere knelpunten zijn. In een kleinere organisatie kunt u de eventuele lastige thema’s tevens bespreken met de afdelingshoofden, uiteraard wel met medeweten of in bijzijn van de gemeentesecretaris.

Meer informatie: • Eenvoudige staatsinrichting, Amsterdam: Instituut voor Publiek en Politiek 2002. • De gemeente, Amsterdam: Instituut voor Publiek en Politiek 2007. • Ron van Dooren, Traditie en transformatie, politiek en staatsinrichting in Nederland, Amsterdam: Instituut voor Publiek en Politiek 2005. • Richard Koch, De excellente baas, tips voor de eerste 100 dagen, Contact uitgevers 1999. • Websites Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Ministerie van Binnenlandse Zaken

Iedereen kan het roer vasthouden als de zee kalm is

Publilius Syrus, ca. 100 v.Chr.


De burgemeester vormt samen met de gemeentesecretaris een belangrijk tandem. Spreek daarom met de secretaris af hoe u met elkaar om wilt gaan. Loopt u bij elkaar in de werkkamer binnen? In hoeverre regelt u zaken via e-mail?

45

Tips voor de eerste 100 dagen

46

door Titia Lont en Liane Pielanen



47

D

De eerste honderd dagen zijn cruciaal voor iedereen in een leidinggevende functie. Dat geldt dus ook voor u als nieuwe burgemeester, met als extra bijkomstigheid dat het een publieke functie betreft. Het gaat niet alleen om het wederzijds aftasten van de persoonlijke kwaliteiten van de actoren in het politiek-bestuurlijke speelveld, maar ook om de eerste indruk die u bij publiek en pers maakt. In de euforie en hectiek die u in de eerste weken na uw installatie zult ervaren, bestaat de kans dat u minder alert bent om systematisch het speelveld te verkennen en voldoende tijd in te bouwen voor reflectie en een zelfkritische houding. In de volgende paragrafen bieden wij u een aantal handvaten om op een constructieve en doelbewuste manier uw nieuwe werkomgeving stap voor stap te verkennen.


48

U vertegenwoordigt de gemeente naar buiten toe, bijvoorbeeld bij officiële gelegenheden. Als voorzitter van het college coördineert u het gemeentelijk beleid en stimuleert u waar nodig de besluitvorming. Sinds het dualisme bent u als burgemeesters ook specifiek aanspreekbaar op de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente aan haar burgers, waarover u een burgerjaarverslag moet opstellen.

Belang van de bodedienst Bij de bodedienst klopt het hart van de ambtelijke organisatie. In kleine gemeenten sorteert de bode de ingekomen post, hij/zij regelt de koffie- en theevoorziening, ontvangt de gasten en is gastheer bij huwelijken en officiële ontvangsten. Van een prettige werkrelatie en een goed persoonlijk contact met de bode heeft u als nieuwe burgemeester zeer veel plezier.


Specifieke burgemeesterstaken en de eigen werkorganisatie

49

Bestuurssecretariaat

Portefeuilles

Meestal is binnen de gemeente een bestuurssecretariaat voor het hele college en/of een secretaresse voor de burgemeester. In kleine gemeenten ontbreekt soms een bestuurssecretariaat, en nemen medewerkers van de receptie de taken op zich. Het is van belang dat de agenda en afspraken goed worden bijgehouden. Het kan handig zijn in elkaars elektronische agenda te kunnen kijken. Uw secretaresse moet er voor zorgen dat de agenda niet te snel vol loopt en dat er genoeg ruimte is voor informele contacten en een broodje tussen de middag. Laat het secretariaat vrije ruimte inplannen, zodat u tijd hebt om stukken en vakliteratuur te lezen, maar ook om zonder stress van afspraak A naar afspraak B te reizen. U maakt als burgemeester een slechte indruk als u vaak te laat komt of regelmatig eerder weg moet bij bijeenkomsten. De gemeentesecretaris voert eens per jaar een functioneringsgesprek met het secretariaat. Hij moet hiertoe vooraf input vragen aan de bestuurders.

In kleine gemeenten is de burgemeester vaak de enige fulltime bestuurder. Dat betekent dat u wellicht meerdere portefeuilles moet beheren. Het is essentieel dat de portefeuilleverdeling in goed overleg door het college van burgemeester en wethouders wordt bepaald en vastgesteld. De portefeuille financiën kan voor u lastig zijn omdat deze beter past bij een gekozen bestuurder. De portefeuille personeel en organisatie is minder gevoelig, behalve bij een reorganisatie. Als u de portefeuille economische zaken hebt, kunt u ieder half jaar een bijeenkomst met ondernemers organiseren. Vaak genereert zo’n avond veel waardevolle informatie, en natuurlijk is het goed voor de relatie tussen gemeente en ondernemers.


50

“Ik dacht dat het handig zou zijn om een elektronische agenda aan te schaffen. In de praktijk werd mijn agenda door iedereen volgepland met afspraken en had ik amper tijd om op adem te komen. Ik heb nu weer een gewone agenda en ruim iedere ochtend tijd in voor agenda-overleg met mijn secretaresse. Bovendien heb ik, wanneer er tijdens vergaderingen agenda’s getrokken worden, veel sneller overzicht dan collega’s die hun agenda nog moeten opstarten.” Burgemeester uit een kleine plattelandsgemeente

Zorg ervoor dat uw secretariaat een filterfunctie vervult bij uw wekelijks spreekuur. Uw secretariaat vraagt wat het gespreksonderwerp is en of de persoon in kwestie reeds bij de betreffende vakwethouder heeft aangeklopt. Pas als ze daar zijn vastgelopen, kunnen ze eventueel bij u terecht. Laat tijdens het spreekuur ambtenaren aanschuiven als heikele kwesties aan de orde komen. Zij kunnen dan tevens de gemaakte afspraken vastleggen. Mensen kunnen misbruik van u maken tijdens het spreekuur. Knikt u een keer vriendelijk, dan zien ze dat snel als een toezegging. In gemeenten met meer dan 30.000 inwoners houdt de burgemeester meestal geen spreekuur, maar kunnen burgers op afspraak bij u terecht.

Brieven en tekenbevoegdheid Krijgt u brieven van burgers, dan kunt u - zeker in uw introductieperiode - bij deze personen op bezoek gaan of ze uitnodigen. In principe slaat u geen uitnodigingen af. Maar als het knuffelen van burgers of organisaties wordt, kunt u gerust verstek laten gaan.


Het werkt goed om per dag een map met stukken te ontvangen, zodat u in geval van tijdnood niet hoeft te zoeken. Vraag bijvoorbeeld de secretaresse om een map op uw stoel te leggen. Het is handig om een leesmap met achtergrondinformatie aan te laten leggen.

Spreekuur

51

“In mijn eerste werkweek moest ik een handtekening zetten voor de vervaardiging van een zogenaamd handtekeningstempel voor de afdeling burgerzaken. Ik dacht dat dit een standaardprocedure was, maar later kreeg ik soms het vermoeden dat de stempel ook voor andere doeleinden werd benut.” Burgemeester in een kleine gemeente Tips voor de eerste 100 dagen

52

schending van de integriteit komen, dan moet de burgemeester de persoon in kwestie in een persoonlijk gesprek ter verantwoording roepen en desgewenst maatregelen nemen. Wees voorzichtig met het gebruik van e-mail. Voor u het weet, ligt de inhoud op straat. In e-mail legt u zaken schriftelijk vast. Dat kan snel een politieke status krijgen. Ambtenaren kunnen te maken krijgen met een dubbele loyaliteit. Enerzijds vallen ze wat betreft de portefeuille onder de burgemeester, anderzijds vallen ze ambtelijk onder de gemeentesecretaris of het afdelingshoofd. Het is zaak de taken en verantwoordelijkheden, zowel bestuurlijk als ambtelijk, goed te scheiden.

Regio en burgemeesterskring Zorg ervoor dat u, indien van toepassing, de gemeenschappelijke regeling kent. Probeer zoveel mogelijk bij deze regionale vergaderingen aanwezig te zijn. Intergemeentelijke samenwerking is veelal een speerpunt van zowel de gemeente als de provincie. Wanneer u vergaderstukken uit de regio constant te laat ontvangt, lever hier dan commentaar op. Zorg voor een functionele agenda tijdens bijeenkomsten van de burgemeesterskring. Welke moeilijkheden komt u tegen? Hoe kunt u elkaar ondersteunen? Hoe kunt u ervaringen uitwisselen en elkaar tips geven?

Integriteit en dubbele loyaliteit

Meer informatie:

Ga niet in op uitnodigingen van horecaondernemers voor luxe etentjes samen met uw partner. Let op uw integriteit. U bent als burgemeester hoeder van het algemeen belang.

• www.integriteitoverheid.nl • Tips & trucs: Gegevens verzamelen, Werkoverleg, Vergaderen, Beslissen,TFC trainingsmedia 2002 • De vliegende start, TFC trainingsmedia 2002 • Geerhard Bolte, Orde op zaken, baas in eigen bureau! Weg met rommel en tijdverspillers, Haystack, 2007

Het is van belang om een beleidsnotitie integriteit voor zowel college, raad als ambtenaren vast te stellen. Mochten er signalen op het gebied van


Check bij het tekenen van stukken altijd of de secretaris of de betreffende vakwethouder reeds een handtekening heeft gezet. Dit geldt ook voor de zogenaamde spoedbrieven, brieven die aan het eind van de middag vlak voor de postverzending ter ondertekening binnenkomen. Laat u niet verleiden om geantidateerde stukken te tekenen. Integriteit is een groot goed, en u bevindt zich snel op een hellend vlak. Probeer voor het tekenen van stukken een autorisatie- en delegatiebesluit met het college te nemen, zodat u niet alle stukken zelf hoeft te tekenen. Zorg er ook voor dat op uw bureau geen originele stukken liggen als u veel weg bent. Het is dan handiger om kopieën te hebben. In sommige gemeenten is het gebruikelijk om een stempel met de handtekening van de burgemeester te laten vervaardigen. Check zorgvuldig onder welke voorwaarden dit stempel gebruikt mag worden en leg deze afspraken schriftelijk vast.

53

Installatierede het visitekaartje op dag één

coaching. U zult in de eerste periode veel indrukken opdoen en indrukken achterlaten. Probeer vooral nieuwsgierig te zijn naar de vraag waarom zaken lopen zoals ze lopen en te ontdekken welke normen en waarden worden gehanteerd. Doe dit zonder een normatief oordeel te vellen.

Uw installatierede is het eerste visitekaartje dat u afgeeft. Benadruk vooral waarom u voor deze gemeente heeft gekozen. Houd geen hoogdravend verhaal en profileer u niet teveel met nieuwe ideeën en plannen. Ga ook niet op de stoel van de politiek of de ambtenaren zitten. In uw rede kunt u de ambities van de vertrouwenscommissie benoemen, en daar een eerste reactie op geven. Een persoonlijke introductie is van groot belang. Wie bent u en hoe staat u in het leven? Het is ook goed om, indien van toepassing, de positie van uw partner te markeren, door bijvoorbeeld te zeggen: “Mijn partner is geen ornament in dit ambt” of “U krijgt geen twee voor de prijs van één.”

Als het goed is regelt de secretaris, bij voorkeur in overleg met de griffier, een inwerken kennismakingsprogramma. In sommige gemeenten is ook de chef kabinetszaken hierbij betrokken. Dat wil overigens niet zeggen dat u zelf geen accenten mag leggen. Het programma richt zich zowel op de interne organisatie als de (externe) omgeving.


54

Kennismaking en inwerkprogramma – observeren en investeren vanaf dag twee Gefeliciteerd! U bent inmiddels benoemd en geïnstalleerd en gaat nu echt aan de slag. In de eerste weken is het belangrijk om snel een gevoel te krijgen bij uw nieuwe gemeente en u op de hoogte te stellen van de belangrijke dossiers. Vergeet bij dit inwerken uzelf niet. Organiseer uw eigen begeleiding en

Om uzelf te introduceren bij het personeel is het handig om dit op een gezamenlijke personeelsbijeenkomst te doen. U kunt dan uzelf markeren en aangeven wat u verwacht, zoals loyaliteit ten aanzien van collegebesluiten, optimale dienstverlening aan de burgers, collegiale samenwerking en integriteit. Het is niet handig om gelijk te roepen dat u allerlei zaken wilt verbeteren. Het is van belang om eerst een indruk te krijgen van de organisatie. Wees daarom nieuwsgierig naar de vraag waarom zaken lopen zoals ze lopen. Toch zijn er altijd zaken die u gelijk wilt aanpakken. Dan is het goed om een piketpaal te slaan en daar duidelijk over te zijn.

“Als baas ergens beginnen is moeilijk. Je directe medewerkers kennen je werkterrein misschien wel beter dan jij en weten waar de moerassen en het drijfzand liggen. Ze letten op signalen van onwetendheid of zwakheid, op enig bewijs dat je niet tegen je taak bent opgewassen”. Uit: Richard Koch, De excellente baas (1999)


Het is handig om de tekst van uw installatierede van tevoren te laten checken door de griffier, de loco-burgemeester of de nestor van de raad. Als er een afdeling communicatie is, kunt u deze er ook bij betrekken. Voorkom dat er pijnpunten in uw verhaal zitten.

Kennismaken met interne organisatie

55


56

Kennismaken met (externe) omgeving Uiteraard is het van belang om ook kennis te maken met de rest van de gemeente. U kunt werkbezoeken brengen aan grote bedrijven of aan actuele projecten op het gebied van ruimtelijke ordening en verkeer. Neem daarbij een beleidsambtenaar mee. Deze kan gelijk alles over de projecten vertellen. Vergeet bij het plannen van de werkbezoeken niet de portefeuillehouder te informeren. U kunt het bezoek alleen afleggen, maar het kan ook van belang zijn om het bezoek samen met de portefeuillehouder te doen. Kennismaking met de inwoners vindt voor een deel al plaats tijdens de borrel en receptie na de installatievergadering. Laat uw gezicht in de periode daarna zoveel mogelijk zien. Neem hierbij geregeld een wethouder mee. Enerzijds investeert u zo in contacten met burgers, ondernemers en organisaties, anderzijds bouwt u een goede werken informele relatie op met uw directe collega’s. Maak ook kennis met uw collega-burgemeesters van omliggende gemeenten en de sleutelfiguren van de samenwerkingsorganen en de veiligheidsregio.

Het is aan te raden om een kennismakingsbijeenkomst met de ondernemingsraad te beleggen. Hierdoor krijgt u een sfeertekening van de ambtelijke organisatie. Formeel is de gemeentesecretaris bestuurder in het kader van de WOR (Wet op de Ondernemingsraden). Om op de hoogte te blijven, is het handig om u bijvoorbeeld twee keer per jaar te laten uitnodigen door de ondernemingsraad. Maak ook kennis met de rekenkamer(commissie), de commissie voor beroep- en bezwaarschriften en de ombudsman/vrouw. Houd ook kennis– makingsgesprekken met de andere leden van het college en met de gemeentesecretaris.

U kunt niet iedereen tegelijk bedienen. Kies daarom uw prioriteiten. Los van wettelijke kerntaken, zoals de portefeuille openbare orde en veiligheid, kunt u bijvoorbeeld focussen op de raad, het college of het buitengebeuren. Welke focus u ook kiest; communiceer uw keuze. Overigens is het verstandig deze keuze mede te baseren op het profiel. In het profiel staat immers beschreven welke accenten de gemeente legt.

Kennismaken met raadsleden

Observeren tijdens raads- en commissievergaderingen

Het is goed om nader kennis te maken met de raadsleden. U kunt ze voor een persoonlijk gesprek uitnodigen. Een dergelijk gesprek kunt u eens per jaar herhalen. Ook kunt u een bezoek brengen aan de fracties. Breng nooit alleen een bezoek aan de fractie van je eigen partij.

Probeer door goed te observeren en te luisteren een beeld te krijgen van de onderlinge verhoudingen binnen de raad en het college, en tussen de raad en het college. Hoe zijn de coalities tot stand gekomen? Zitten er personen in de raad die vanuit het verleden nog rancune meedragen?

Stel prioriteren en communiceer uw keuze


Tijdens de introductie is het van belang dat u kennismaakt met alle sleutelfiguren binnen de gemeente en uw portefeuille. Op welke wijze de kennis– making vorm krijgt, is afhankelijk van de cultuur. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om elke afdeling afzonderlijk te bezoeken. Bij zo´n bezoek kan de afdeling vertellen over de lopende projecten. Elke afdeling mag daar een geschikte vorm voor kiezen. De ene afdeling geeft bijvoorbeeld een presentatie, een andere organiseert een boottocht. Vergeet bij uw kennismaking de dislocaties van de ambtelijke organisatie niet, zoals de gemeentereiniging, het zwembad en de havendienst. Vaak hebben deze het idee dat ze achtergesteld worden. U kunt er ook voor kiezen om alleen een gesprek te hebben met de sleutelfiguren, namelijk de leidinggevenden en de belangrijkste beleidsmedewerkers. Voor belangrijke en strategische projecten kan een overzicht worden opgesteld, met daarin kort een omschrijving van het dossier en de status.

57

Er zijn echter ook situaties waarbij u direct doortastend en met gezag moet optreden, bijvoorbeeld bij het overschrijden van waarden en normen. Hanteert een inspreker of raadslid schuttingtaal tijdens een raadsvergadering, dan mag u dat niet tolereren en hamert u de spreker direct af.

Einde van de eerste honderd dagen Na drie maanden weet u ongeveer hoe de hazen eruit zien, maar nog niet hoe ze lopen. Let erop dat u mensen in hun waarde laat en sta niet te snel met uw mening klaar. Als u laat vallen dat u het na drie maanden ‘al weet’, kan dat later tegen u werken.


58

Het is zinvol om aan het eind van de eerste drie maanden een informeel gesprek met de fractievoorzitters en de griffier te beleggen. Tijdens het gesprek bespreekt u openlijk de eerste ervaringen en eventuele knelpunten. Zorg ervoor dat eventuele afspraken schriftelijk worden vastgelegd en met wederzijdse instemming worden ondertekend. “Je weet na drie maanden hoe de hazen eruit zien, maar nog niet . hoe ze lopen.” Jonge burgemeester die net in zijn tweede gemeente is gestart.

Meer informatie: • Richard Templar, Beoordeeld worden, tips & trucs. TFC Trainingsmedia 2002. • www.lokaalbestuur.nl • Het Initiatief, basiscursus van het Nederlands Genootschap Burgemeesters

Gemeenteraad, presidium en griffier werkgever en waakhond Met de gemeenteraad en de griffier heeft u eerder tijdens de gesprekken met de vertrouwenscommissie reeds kennisgemaakt. Daar lag een eerste kans om een fundament voor verdere samenwerking te leggen. Vanaf uw installatie komt u de gemeenteraad vooral in zijn duale rollen tegen: als volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend orgaan. Daarnaast is en blijft de gemeenteraad - ondanks de kroonbenoeming - uw werkgever. Het is van belang dat u het werknemer- en werkgeverschap vanaf de start gezamenlijk in goed overleg invult.

Bevoegdheden van de gemeenteraad De gemeenteraad, ook wel de raad genoemd, wordt rechtstreeks door de inwoners van de gemeente gekozen. Dat gebeurt iedere vier jaar bij de gemeenteraadsverkiezingen. Het aantal raadsleden is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente. De kleinste gemeente heeft 9 raadsleden, de grootste 45. De raad stelt de grote beleidslijnen vast en behoort zich niet met allerlei bestuurlijke details bezig te houden. Daarnaast controleert de raad of het college de bestuurstaken goed uitvoert. Tenslotte treedt de raad op als vertegenwoordiger van de inwoners van de gemeente.


Krijg gedurende de eerste vergaderingen een beeld van de wijze waarop er gedebatteerd wordt. Welke ruimte nemen raadsleden en wethouders in het debat? Draait de discussie om de inhoud of om personen? Hoe reageren mensen op elkaar? Menigeen zal geneigd zijn om snel in te grijpen. Neem echter de tijd voordat u interventies pleegt. Support van de gemeenteraad is van groot belang. De raad weet veelal waar de knelpunten liggen, maar zal deze kennis niet altijd in het openbaar uitdragen.

59

De leden van de raad zijn meestal lid van een politieke partij. Dat kan een plaatselijke afdeling van een landelijke partij zijn of een lokale politieke groepering. Het nadeel van een politieke groepering is dat er meestal geen politieke of democratische legitimatie plaatsvindt, omdat een verenigings- of ledenstructuur ontbreekt. De leden van één partij in een gemeenteraad vormen samen een fractie. Bij politieke spanningen gebeurt het regelmatig dat een fractielid zich afsplitst en als eenmansfractie verder gaat. De gemeenteraad kan zijn eigen commissies instellen. Deze raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college. De burgemeester en de wethouders zijn geen lid van een raadscommissie, maar een raadscommissie kan de burgemeester en collegeleden wel vragen om bij een bepaald onderwerp aan het overleg deel te nemen. De raad kan ook een adviescommissie benoemen, die de raad adviseert over bepaalde aspecten van het gemeentelijk beleid. Om de controlerende taak goed uit te kunnen voeren, beschikt de raad ook over de mogelijkheid om onderzoekscommissies in te stellen. Het onderzoek mag alleen gaan over het collegebeleid.


60

Maak kennis met de raadsleden Zoals eerder aangegeven, is het belangrijk om als nieuwe burgemeester kennismakingsgesprekken met de raadsleden te organiseren. In een grotere gemeente zou u eerst een gesprek met de fractievoorzitters kunnen houden, en vervolgens aan hen vragen of de volledige raad een persoonlijk gesprek op prijs zou stellen. U hoeft dus niet alles ‘van bovenaf’ te organiseren, maar kunt ook de raad hierbij betrekken.


De Quick Scan Dualisme van SGBO, onderzoeks- en adviesbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is voor u een goed instrument om een beter beeld te krijgen van de gemeenteraad. Voor de raad kan de Quick Scan Dualisme een goede opstap zijn om het eigen functioneren bespreekbaar te maken.

61

portefeuille gaat, laat dan de waarnemend voorzitter de raad voorzitten. Zorg voor een goede relatie met de waarnemend voorzitter. Meestal is er na afloop van iedere raadsvergadering een informeel samenzijn. Dit is een goed moment om de contacten met de raadsleden te verstevigen. Maak van de begrotingsbehandeling een feestje, en benadruk de gezamenlijkheid tussen raad, college en ambtenaren. U hebt tenslotte gezamenlijk een klus geklaard. Ga bijvoorbeeld na de begrotingsbehandeling gezamenlijk uit eten.

Gemeenteraadsvergaderingen

Contacten met raadsleden

Gemeenteraadsvergaderingen worden maandelijks gehouden; in grote gemeenten soms vaker. Deze vergaderingen zijn openbaar en de agenda wordt ruim van tevoren bekend gemaakt, vaak ook via de plaatselijke krant. Als burgemeester hebt u in de gemeenteraad geen stemrecht. Wel kunt u in de vergadering van de raad aan de discussie deelnemen. Indien u niet in de gelegenheid bent de vergadering van de raad voor te zitten, wordt u vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Dit is een lid uit de raad. U kunt er voor kiezen om de raadsvergadering te laten voorzitten door de vervangend voorzitter bij de bespreking van agendapunten waarvan u portefeuillehouder bent. Wees bij de raadsvergadering ruim op tijd aanwezig en geef ieder raadslid bij binnenkomst een hand. Bevorder dat de raadsleden elkaar voorafgaand en na afloop van de vergadering een hand geven. U kunt dit uiteraard niet afdwingen. Durf voorzitter van de raad te zijn. Kies voor een neutrale positie, en straal niet uit dat u daar namens het college aan de vergadering deelneemt. Zit de vergadering voor conform de vergaderorde en heersende vergadercultuur, met voldoende ruimte voor onderling debat. Gaandeweg kunt u meer uw eigen stijl ontwikkelen. Geef raadsleden hun finest moment en laat ze hun stokpaardjes berijden. Ga respectvol om met insprekers, en stimuleer dit in de raad. Schud bijvoorbeeld niet nee als iemand iets onzinnigs vertelt. Als het over uw eigen

Investeer in intervisie en reflectie op het functioneren van de raad. U mag de raadsleden af en toe best feedback geven. Het is ook aan te raden om een benen-op-tafel-sessie met de fractievoorzitters te houden. In de weken na de eerste raadsvergadering zou u een plenaire bijeenkomst met de raad kunnen houden, waarin u de wederzijdse verwachtingen inventariseert. Vragen die aan bod kunnen komen, zijn: “Hoe gaan we met elkaar om?” en “Hoe strak hanteren we de vergaderorde?”. Organiseer minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek met een delegatie vanuit de raad. Zorg tijdens het gesprek voor tweerichtingsverkeer. U zou na uw eerste honderd dagen een gesprek kunnen entameren, om uw eerste ervaringen met de raad te delen. Betrek de raadsleden bij representatieve handelingen. Nodig de raadsleden bijvoorbeeld nadrukkelijk uit als uw gemeente de jaarlijkse vrijwilligersspeld uitreikt. In grote gemeenten worden raadsleden regelmatig bij officiële handelingen betrokken. Zo worden in de gemeente Den Haag de vrijwilligersspelden en de zogenaamde “Gulden Klinkers” bij toerbeurt door gemeenteraadsleden uitgereikt. Wat in sommige gemeenten positief werkt, is het sturen van een persoonlijk sms’je aan raadsleden op hun verjaardag. Kleine moeite, groot plezier. Wees alert op privé-gebeurtenissen of omstandigheden bij raadsleden.



62

In kleinere gemeenten kunt u het persoonlijk kennismakingsgesprek bij de raadsleden thuis houden. Hierdoor krijgt u een breder beeld van de persoon. Wie is de partner, wat staat er in de boekenkast, waar liggen de passies? Vraag altijd: “Wat verwacht u van mij?”. Geef aan dat de deur altijd open staat en geef uw 06-nummer zodat u voor de raadsleden optimaal bereikbaar bent.

63

Professionalisering van de raad

Werking van het presidium


64

Ga vooraf na wat de gemeente verstaat onder het presidium. Dat kan immers per gemeente verschillen. Soms ontbreekt een presidium, maar is er wel een seniorenconvent. Bij andere gemeenten is zowel een presidium als een seniorenconvent aanwezig. Het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad geeft hier normaal gesproken duidelijkheid over. In kleine gemeenten is de secretaris vaak als adviseur aanwezig bij het presidium, ondanks dat dit in strijd is met het dualisme. U kunt tijdens de introductieperiode ervoor kiezen om de presidiumvergaderingen in de kernen of wijken te organiseren, en na afloop te spreken met het dorpsbelang of de bewonersorganisatie. Hierdoor komt de raad naar de burgers toe. U moet echter van tevoren wel bekijken of een dergelijke werkvorm past bij de cultuur in de gemeente.

Samenwerken met de griffier De griffier is sinds de invoering van het dualisme in 2002 een belangrijke schakel tussen burgemeester en gemeenteraad. De raad benoemt de griffier.

Wettelijk zijn de taken van de griffier als volgt vastgelegd: Artikel 107 De raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. Artikel 107a 1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikel 107b De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig. Artikel 107c [Vervallen per 02-11-2005] Artikel 107d 1. De raad regelt de vervanging van de griffier. 2. De artikelen 100, tweede lid, 101 en 107 tot en met 107c zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt. Artikel 107e 1. De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. 2. De raad is bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Bron: Gemeentewet


Stimuleer - in overleg met de griffier en het presidium - de professionalisering van de gemeenteraad, bijvoorbeeld de kaderstelling, de rekenkamerfunctie, het denken in maatschappelijke effecten, en nieuwe ontwikkelingen zoals momenteel de centra voor Jeugd en Gezin. U zou in overleg met het presidium aandacht kunnen besteden aan de planning & control cyclus en wat dit betekent voor de termijnagenda van de raad. Let daarbij wel op dat u niet te dwingend bent. Dat keert zich als een boemerang tegen u. Professionalisering werkt enkel als er raadsbreed behoefte aan is. U kunt de raad ondersteunen om een goed raadsprogramma op te stellen, bijvoorbeeld door het organiseren van een bijeenkomst met afdelingshoofden en enkele begrotingsdeskundigen. Het college is bij deze bijeenkomst niet aanwezig.

65

Het is belangrijk dat u als burgemeester hierbij wordt betrokken. U als voorzitter moet immers intensief samenwerken met de griffier. Een wekelijks gesprek met de griffier is gebruikelijk. Tijdens het gesprek kan de agenda voor de presidiumvergadering worden voorbereid en kunnen lopende zaken aan de orde komen. Daarnaast is het driehoeksoverleg tussen burgemeester, griffier en secretaris erg belangrijk. Het is essentieel dat de griffier en de secretaris in dit overleg een gelijkwaardige positie innemen.

inhoudelijk op, welke operationele vaardigheden hebben we hiervoor nodig, en welke informele momenten plannen we?

Wees vrij strak wat de procedures betreft. Soms staan onderwerpen al op de commissie-agenda, terwijl ze nog binnen het college moeten worden besproken. Of is er op de dag na de B&W vergadering een bewonersavond over een bepaald onderwerp gepland. Maak hierover heldere afspraken, zowel met de gemeentesecretaris als met de griffier.

Meer informatie:


66

Omwille van de professionalisering is het van belang dat de burgemeester of de griffier alle conferenties en lezingen voor raadsleden nadrukkelijk onder de aandacht brengt. Maak afspraken met de griffier dat alles waarover de raad en de raadsleden worden geïnformeerd ook gelijktijdig ter kennis van de voorzitter van de raad wordt gebracht. Laat ook een verordening voor de griffier opstellen. Stimuleer de griffier om samen met het presidium een langetermijnagenda voor de raad op te stellen. Wat gaan we procesmatig doen, wat pakken we

• Internetsite over congressen, cursussen en andere bijeenkomsten speciaal voor gemeenteraadsleden (www.raadslid.nu) • Uit de praktijk: de kaderstellende rol van de raad – handreiking kaderstelling, Vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie, VNG 2004. • Vereniging van Griffiers (www.griffiers.nl) • Vereniging van Nederlandse Gemeenten (www.vng.nl) of [email protected] • Actieprogramma lokale overheid ( www.actieprogrammalokaalbestuur.nl) • Ministerie van Binnenlandse Zaken (www.minbzk.nl) • Onderzoeks- en adviesbureau SGBO (www.sgbo.nl) • www.lokaalbestuur.nl


Bij heikele kwesties kan de griffier de fractievoorzitters bijeen roepen, al zijn sommige gemeenteraden een beetje allergisch voor dergelijk torentjesoverleg. Ook hiervoor is het van belang om als voorzitter heldere procedureafspraken te maken met de griffier. Het is zinvol om jaarlijks met de griffier een raadsuitje te organiseren. Dat kan naar aanleiding van thema’s die in de gemeente spelen - bijvoorbeeld plattelandsontwikkeling of toerisme - maar kan ook in samenwerking met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).

De griffier maakt een opzet voor het functioneringsgesprek tussen raad en burgemeester. De profielschets dient meestal als basis. De griffier is zelf bij dit gesprek niet aanwezig.

67

College en gemeentesecretaris het dagelijks handelen In de sollicitatieperiode en rondom de installatie heeft u veel contact gehad met de vertrouwenscommissie en de overige raadsleden. Het dagelijks handwerk ligt echter in het functioneren als voorzitter van het college van burgemeester en wethouders en de werkrelatie met de gemeentesecretaris en de griffi er. In deze paragraaf wordt beschreven hoe u dit dagelijks handelen vorm kunt geven.


68

Als burgemeester bent u in het college de samenbinder, die de procedures bewaakt en zorgt voor een goede werkrelatie. Investeer in informele contacten met de collegeleden. Een goede mogelijkheid daarvoor is een wekelijkse gezamenlijke lunch, na afl oop van de collegevergadering. Ook is het handig om voorafgaand aan de raadsvergadering met het college te gaan eten. Dit is een goed moment om de puntjes op de i te zetten. Maak gebruik van uw eerste indrukken als nieuweling en communiceer dit open met het college. Wees niet bang om feedback te vragen. Het is goed om een paar keer per jaar met het college de hei op te gaan, en tijd te besteden aan de inhoud van het werk, bijvoorbeeld de perspectiefnota en de begroting. Doe ook aan teambuilding, en stel de cruciale vragen: “Wat doen we, waarom doen we dat en voor wie?”. Uiteindelijk zou u moeten streven naar sturing op resultaten, maar dat is voor veel colleges nog een grote stap. Het is handig om voor dit soort bijeenkomsten een externe begeleider in te schakelen. Een dergelijke teambuildingsbijeenkomst kan samen met de secretaris worden voorbereid. Ga ook eens met de collegeleden en partners uit eten. De partners spelen een belangrijke rol bij het geven van ruimte aan de collegeleden bij het uitoefenen van hun werk.


Contacten met het college

69

“Bij leiderschap zijn drie zaken van belang: skill, will en thrill. Met andere woorden: het gaat niet alleen om kennis en vaardigheden, u moet ook dagelijks uitstralen dat u ontzettend graag burgemeester wilt zijn.” Burgemeester van middelgrote gemeente

Verdeling van de portefeuilles


70

Met de invoering van het dualisme krijgt de burgemeester steeds minder politiek gevoelige portefeuilles toebedeeld. Welke portefeuilles gevoelig liggen, verschilt per gemeente. Let daarom bij de portefeuilleverdeling op de politieke gevoeligheid van de portefeuilles. Zo is het niet aan te bevelen om de portefeuille financiën te nemen, omdat deze vanwege politieke keuzes en mogelijke gevoeligheden beter bij een gekozen bestuurder past.

Collegevergaderingen Als burgemeester bent u verantwoordelijk voor de agenda van de collegevergaderingen en de kwaliteit van de verslaglegging. De secretaris dient u hierin te ondersteunen en moet beoordelen of een voorstel besluitrijp is. Let er ook op dat de ambtelijke adviezen verwijzen naar de productenbegroting, en dat niet structureel zaken uit de post onvoorzien worden gedekt, of dat er lopend

beleid vanuit de algemene reserve wordt gefinancierd. Het is van belang om bewust te zijn van uw dienende rol in het college. U moet zorgen dat iedereen tot zijn recht komt. Dit doet u onder meer door te zorgen dat iedereen de ruimte en de tijd krijgt om deel te nemen aan het debat. Af en toe mag u best op uw strepen staan, bijvoorbeeld als een wethouder de besluitvorming over een bepaald onderwerp tijdens collegevergaderingen alsmaar frustreert. U spreekt hem hier individueel op aan, dus na de vergadering. Elke gemeente kent zijn eigen mores rondom de agendering van stukken op de collegeagenda. Ga na wat de wekelijkse deadline is voor het aanleveren van stukken. Ga ook na of het gebruik is dat de portefeuillehouder het voorstel voor gezien moet hebben geparafeerd voordat het kan worden geagendeerd. Voor de collegevergadering kunt u een vast agendapunt opnemen waarbij iedereen verslag doet van de belangrijkste activiteiten van de afgelopen week. Dit wordt in het openbaar verslag opgenomen en zorgt voor de terugkoppeling naar raad en burgers. Het vertrouwelijk verslag van collegevergaderingen is een belangrijk instrument. Het is per gemeente wisselend wat het verslag inhoudt: een besluitenlijst of een verslag met een reflectie van de discussie. Naast een vertrouwelijk verslag kan er ook sprake zijn van een openbaar verslag.

“De roep om een zichtbare overheid wordt vooral op lokaal niveau manifest. Met een centrale rol voor de burgemeester. Mijn stelling is dat de burgemeester die rol het beste waar kan maken in een niet-politieke, bestuurlijke positie. Juist zijn status als benoemd door de Kroon geeft hem gezag. Juist zijn positie als bestuurder boven de partijen geeft hem het vertrouwen van de bevolking.” Minister dr. Guusje ter Horst, Burgemeesterslezing 2007


Eens per jaar kunt u een voortgangsgesprek met de afzonderlijke wethouders houden. Tijdens dit gesprek kan zowel de inhoudelijke voortgang van de projecten worden besproken als de onderlinge samenwerking. Het kan zijn dat een wethouder onder de maat presteert. Als voorzitter van het college is het wenselijk dat u dit met deze wethouder bespreekt. U doet dit uiteraard tijdens een een-op-een gesprek. Uiteindelijk is het aan de raad om over het functioneren van een wethouder een oordeel te vellen.

71

Werkbezoeken met college In kleine gemeenten is het gebruikelijk om periodiek met het voltallige college een bezoek te brengen aan een dorpskern. Er zijn ook gemeenten waar de dinsdagmiddag wordt vrijgehouden voor werkbezoeken door het voltallige college. Houd bij deze bezoeken rekening met de inbreng van de desbetreffende portefeuillehouder.

Taken van de gemeentesecretaris


72

De gemeentesecretaris is de algemeen directeur van de ambtelijke organisatie en tevens de belangrijkste adviseur van het college. De secretaris vormt samen met een aantal managers het managementteam. De vorm en benaming is afhankelijk van het organisatiemodel. Het managementteam neemt een belangrijke positie in bij het uitvoeren van het gewenste beleid. Het kan daarom wenselijk zijn om periodiek een gecombineerde vergadering te organiseren tussen het college en het managementteam. Onderwerpen die aan bod kunnen komen: de begrotingscyclus, het bepalen van een toekomstvisie, de personeelsformatie en eventuele knelpunten.

Wettelijk gezien zijn de taken van de gemeentesecretaris aldus . verankerd: Artikel 102 Het college benoemt de secretaris. Hij is tevens bevoegd de secretaris te schorsen en te ontslaan. Artikel 103 1. De secretaris staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. Het college stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris. Artikel 104 De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig. Bron: Gemeentewet

Uw relatie met de gemeentesecretaris Probeer voordat u werkafspraken maakt de gemeentesecretaris als persoon beter te leren kennen. Een goede persoonlijke relatie is de basis voor het werk. Een relatie bouwt u op tijdens formele overlegmomenten, maar ook gewoon in het dagelijks werk. Een simpel voorbeeld is dat u bijvoorbeeld ’s ochtends tussen 8 en 9 meestal aanwezig bent en uw deur openzet. Zo kunt u gemakkelijk bij elkaar binnenlopen. Uw relatie met de secretaris is afhankelijk van de cultuur van de organisatie. Zo kan het gebruikelijk zijn om privé bij elkaar over de vloer te komen. In andere gemeenten is dit juist weer uit den boze. Uiteraard is hier geen sprake van goed


Zorg voor een goede lijst van toezeggingen - geldt voor zowel het college als de raad - en een activiteitenplanning. In het college is een goede termijnplanning van belang. Ambtelijke en bestuurlijke afspraken moeten worden vastgelegd. Vaak gebeurt dit in de vorm van een kwartaalrapportage. Vaak heeft iedereen aan de collegetafel een vaste plek. Bij een vierkante of ovale tafel is het handig om aan het hoofd van de collegetafel te zitten. Houd vooral in de gaten wat u zelf een prettige plek vindt. Houd bij het wisselen van plek er rekening mee dat dit gevoelig kan liggen bij de overige collegeleden.

73

“Pas als het ingewikkeld wordt, merk je of het college echt . een team is.” Gemeentesecretaris van een middelgrote gemeente


74

Het kan gebeuren dat de relatie met de secretaris niet goed is. Bespreek dit in een zo vroeg mogelijk stadium. Mocht de secretaris echt slecht functioneren, bouw dan een dossier op en houd een beoordelingsgesprek samen met de loco-burgemeester. Als de secretaris niet con amore met u meegaat, heeft u overigens als burgemeester ook een probleem. Meld u als burgemeester in zo’n situatie nooit ziek, want dan bent u geen onderdeel meer van het proces. Het college is formeel als collectief de leidinggevende van de secretaris. Laat u informeren welke portefeuillehouders de functionerings- en beoordelingsgesprekken houden met de secretaris. Bestaat een dergelijke afspraak niet, regel dit dan. Als het goed gaat, is dat voor de secretaris fijn om te horen. Gaat het niet goed, dan kan een dossier worden gevormd. Het is verstandig om - geheel conform artikel 103 in de Gemeentewet - afspraken te maken tussen het college en de secretaris. Dit kan de basis zijn voor het functioneringsgesprek tussen het college en de secretaris.

Samenwerken met de gemeentesecretaris Bespreek in een van de eerste gesprekken hoe u met elkaar wilt samenwerken. Zo maakt u wederzijds de verwachtingen kenbaar. Vraag hoe de spreekwoordelijke tandem tussen de secretaris en de burgemeester eruit gaat zien. Wie gaat waar over? Met welke frequentie wordt bilateraal overleg gevoerd? Hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie? Probeer zo open mogelijk naar elkaar te zijn en maak afspraken hoe u deze eerlijkheid vorm geeft. Bijvoorbeeld: als de secretaris iets hoort over de burgemeester binnen het ambtelijk apparaat, dan meldt hij dat direct. Uw secretaris kan uitstekend als sparringpartner fungeren. Hij is immers als eindverantwoordelijke van de organisatie goed op de hoogte van de processen en van de inhoud van de strategische dossiers. Vooral bij grotere onderwerpen is het goed om uw plan van aanpak regelmatig te verifiëren bij de secretaris. In beginsel bemoeit u zich niet met het ambtelijk apparaat. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie. Als u de portefeuille organisatie hebt, bent u wel politiek verantwoordelijk. Het bespreken van de visie op de organisatie is belangrijk. Bespreek met uw secretaris welke visie u hebt op de organisatie en welke rol u daarbij voor uzelf ziet. Het is van belang om regelmatig met de secretaris van gedachten te wisselen over de planning en control cyclus. Niet om op de stoel van de secretaris te gaan zitten, maar wel vanuit uw verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstverlening. Stem met uw secretaris af wie bij welke gelegenheid spreekt. In sommige organisaties bestaat een traditie over het toespreken van de organisatie. Zo is het soms gebruik dat de secretaris de organisatie toespreekt bij de nieuwjaarsbijeenkomst, terwijl in andere organisaties de burgemeester de nieuwjaarstoespraak voor zijn rekening neemt. Afstemming is dus belangrijk.


of fout. Belangrijk is dat u de mores leert kennen. Vervolgens kunt u uw eigen keuze maken. Overigens moet u er voor waken dat de relatie tussen uzelf en de secretaris in de ogen van anderen te ‘close’ wordt en de indruk ontstaat: ‘Wij besturen samen de gemeente’. Dit kan weerstand oproepen. De relatie tussen burgemeester en gemeentesecretaris is dermate belangrijk dat het wenselijk is om veel te investeren in de onderlinge vertrouwensband. Informeer of de gemeentesecretaris politiek actief is. Dit is vaak geen gelukkige combinatie, omdat het invloed kan hebben op de beeldvorming. De secretaris is verplicht om zijn nevenfuncties openbaar te maken.

75

Driehoeksoverleg – het kloppend hart van de gemeente


76

In algemene zin valt de griffi er de taak toe om de behoeften van de raad te verhelderen en te communiceren naar het college en de ambtelijke organisatie. Daarbij kan het gaan om: het doen van voorstellen voor kaderstellende processen, werkvormen, procedures en het faciliteren van de rol van de raad in dit proces. Het driehoeksoverleg is een uitstekende plaats om deze voorstellen openlijk met elkaar te bespreken, waarbij ieder dit vanuit de eigen verantwoordelijkheid moet invullen. Belangrijk hierbij is dat dit geschiedt op basis van gelijkwaardigheid.


Sinds het dualisme is het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffi er van groot belang. De frequentie van dit driehoeksoverleg verschilt sterk per gemeente. Het afstemmingsoverleg kan eens per maand plaatsvinden, maar elke week een overleg komt ook voor. Het driehoeksoverleg kan een zeer krachtig sturingsorgaan zijn, mits een ieder zich op zijn eigen taken concentreert: de griffi er op de politiek, de burgemeester op het medebewind en het bestuur en de secretaris op de uitvoering en de dienstverlening. In dit overleg kan de burgemeester verbindend leiderschap tentoonspreiden. Een belangrijke succesfactor voor het driehoeksoverleg is de bereidheid van zowel burgemeester, griffi er als gemeentesecretaris om iets in te leveren ten behoeve van het collectief.

77

Bron: Sterke koppels, sterk bestuur

Meer informatie: • Harrie Aardema, Control voor leiders, Reed Business Information 2007. • A. Hoogerwerf (red.), Overheidsbeleid, een inleiding in de beleidswetenschap, Kluwer 2003. • Carien Verhoeff en Roel Wever, Sterke koppels, sterk bestuur. BMC, VGS, Vereniging van Griffiers, 2007 • Arend Geul, Beleid in uitvoering, Uitgeverij Lemma 2002. • De spil moet werken (DUO special), Rijnconsult 2007 • Rien Fraanje (red.), Over bestuurskracht en maatschappelijke veerkracht, Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) en de Vereniging voor Bestuurskunde (VB) 2007. Tips voor de eerste 100 dagen

78

Externe contacten burgers, omgeving en pers Als burgemeester bent u het boegbeeld van de gemeente. U wordt herkend op straat en zeker in kleine gemeenten vaak benaderd als burgervader of ombudsman. De pers is een belangrijke informatiebron voor burgers. De wijze waarop u overkomt in de krant en op de (lokale) televisie heeft grote invloed op de beeldvorming. Deze beeldvorming straalt niet alleen op uzelf af, maar ook op de gemeente als geheel. Investeer daarom in uw contacten met de media en laat u, samen met het college, trainen. Maar het belangrijkste is om plezier te hebben in de contacten met de pers.

Kennen en gekend worden Kennen en gekend worden is als burgemeester belangrijk. Investeer daarom in contacten met burgers, bedrijven en instellingen in uw gemeente. In gesprekken krijgt u vaak spontaan terugkoppeling over hoe er tegen de gemeente en het door haar gevoerde beleid wordt aangekeken. Deze feedback is niet altijd genuanceerd of positief, maar geeft wel een beeld van de mening van de inwoners. Doe hier uw voordeel mee en wees nieuwsgierig naar wat men te vertellen heeft. Investeer in een breed netwerk, dus ook buiten uw eigen portefeuilles. U kunt een kennismakelaar voor uw collega’s zijn. Laat uw medebestuurders weten waar u mee bezig bent, bijvoorbeeld door verslag te doen in de collegevergadering. In de beginperiode kunt u gebruik maken van de Commissaris van de Koningin voor achtergrondinformatie en adviezen. Overigens is de kabinetschef ook een belangrijke bron van informatie.


“Er ligt een belangrijke sleutel voor de ontwikkeling van gemeenten en provincies in de samenwerking tussen griffier en secretaris. In de ‘bondgenootschapsrelatie’ weten de griffier en secretaris elkaar te vinden in goede en slechte tijden, vindt strategiebepaling plaats en is men ook welkom op elkaars terrein.”

79

Spreekuur en werkbezoeken Een wekelijks spreekuur is aan te bevelen. Meestal doen de wethouders dit ook. Een valkuil is dat veel burgers bij u langskomen met probleemdossiers die bij uw collega’s thuishoren. Geef in zo’n gesprek duidelijk aan wat u kunt betekenen. Soms is het voldoende om te luisteren en door te verwijzen. Als het bezoek een andere portefeuille betreft, laat u bij voorkeur de wethouder een bilaterale follow-up organiseren. Wees alert op netelige kwesties uit andere portefeuilles, want deze liggen doorgaans erg gevoelig. Als klagers meerdere malen langskomen, wees dan duidelijk en zeg dat u verder niets voor hen kunt betekenen. Burgers, ondernemers en organisaties stellen het overigens zeer op prijs om af en toe een handgeschreven kaartje van de burgemeester te ontvangen. Kleine moeite, groot plezier.


80

Ga voorzichtig om met belangenorganisaties. Laat u niet voor een karretje spannen. Een toezegging is zo ontlokt. Voer dergelijke gesprekken bij voorkeur in aanwezigheid van een beleidsambtenaar. Deze kan een verslag opstellen van het overleg. Als burgemeester wordt u geacht boven de partijen te staan. Natuurlijk kunt u uw gezicht af en toe bij uw eigen partij laten zien - vooral op provinciaal en landelijk niveau - maar bezoek ook de fractievergaderingen van de andere partijen.


Het is handig om in uw beginperiode af te stemmen met welke organisaties en bedrijven u wilt kennismaken. U kunt bijvoorbeeld op een vast moment in de week op bedrijfsbezoek gaan. Stem dit af met de andere portefeuillehouders. U kunt deze bezoeken samen met de portefeuillehouder afl eggen. Onderhoud in elk geval goede contacten met de smaakmakers in uw gemeente en de sleutelfi guren van organisaties en verenigingen. Daaraan kunt u ook gerichte vragen stellen over het gevoerde beleid, zoals: hoe zouden onze jongerenwerkers moeten opereren?

81

Het is verstandig om met het college een mediatraining te volgen. In zo’n training krijgt u inzicht in de wijze waarop u overkomt en leert u dit te verbeteren. Het is nuttig om de contacten met de pers als vast agendapunt voor de collegevergadering op te voeren. Deels terugkijken: hoe zijn we de afgelopen week in de media gekomen? En deels vooruitkijken: wat willen we de komende week melden en hoe willen we dit doen? Bedenk op welke wijze u met de pers om wilt gaan. Geeft u bijvoorbeeld uw 06-nummer aan journalisten zodat u altijd bereikbaar bent voor persoonlijk commentaar, of laat u de woordvoering lopen via een communicatieadviseur? Als u in contact komt met de media zorg dan dat u voorbereid bent. Journalisten hebben andere belangen dan u. Bedenk hierbij dat de media afhankelijker zijn van u dan andersom. U mag dus voorwaarden stellen. Een goed contact met journalisten is belangrijk. Verwacht echter niet dat u met een journalist off the record gesprekken kunt voeren, uitzonderingen daargelaten. Accepteer niet als u onterecht in de media wordt aangepakt. Ga naar de rechter om een rectificatie af te dwingen. Eis bij fouten dat de correcties dezelfde plaats, ruimte of tijd krijgen als de oorspronkelijke foutieve berichtgeving.

Persgesprekken Tips voor de eerste 100 dagen

82

Een wekelijks persgesprek na afloop van de collegevergadering is vrij gebruikelijk. De vorm verschilt per gemeente. Zo kan het voltallige college aanwezig zijn en vaak ook de gemeentesecretaris. Er zijn gemeenten waarbij het persgesprek bij toerbeurt door de portefeuillehouders wordt gevoerd. Bij gevoelige zaken is het van belang om het gesprek met de pers voor te bespreken en een lijstje te maken van punten die naar buiten mogen komen. Het persgesprek wordt begeleid en voorbereid door een communicatieadviseur. De adviseur zorgt er voor dat de opgevraagde informatie aan de pers ter beschikking wordt gesteld. Organiseer bij het presenteren van een beleidsstuk of bij

het gereedkomen van de begroting een aparte persconferentie. Soms worden tegelijkertijd meerdere persberichten uitgedaan. Dit is goed als een beleidsbesluit extra aandacht verdiend. Meestal verschijnt een persbericht integraal in de lokale media.

“Gebruik bij lastige vragen van de pers de zogenaamde ‘Balkenende truc’. Begin uw antwoord met ‘Dat is een zeer belangrijke vraag. Een interessantere kwestie is echter …’. Vervolgens houdt u gewoon uw eigen verhaal zonder verder in detail op de vraag in te gaan.” Oud-burgemeester van middelgrote plattelandsgemeente

Geïnterviewd worden Maak goede afspraken over het accorderen van een interview. Vraag bij een gesprek met een journalist over een belangrijk onderwerp of u van tevoren de tekst mag lezen. Het is dan wel van belang dat u alleen commentaar geeft op de feitelijke onjuistheden en de journalistieke vrijheid intact laat. Hoe korter het antwoord op de vraag, hoe moeilijker er in geknipt kan worden. Denk aan uw kernboodschap. Houd in de gaten dat deze boodschap goed voor het voetlicht komt door hem te herhalen. Denk ook in nieuwstermen, denk in koppen. Kom niet met formele antwoorden, ga altijd inhoudelijk op de zaak in. Als dit niet kan, geef dan geen interview. Als een journalist een goed interview met u hebt afgenomen en het is een goed verhaal geworden, laat het de journalist dan weten. Hiermee versterkt u de werkrelatie en legt u een goede basis voor volgende contacten. Wordt u geïnterviewd met een camera, kijk dan in de camera zonder te bewegen. Houd uw handen stil en zet het ene been voor het andere. Dit staat het makkelijkst. Probeer langzamer te praten dan u normaal doet.


Contacten met de pers

83

Naar buiten treden via de media Een eigen persoonlijke pagina op de gemeentelijke website is handig. Een persoonlijke weblog heeft zo zijn voor- en nadelen. Het is een middel om jezelf te profileren, maar u moet hem natuurlijk wel up-to-date houden. Dit betekent de nodige zelfdiscipline.


84

Blijf jezelf, er zijn al zoveel anderen

Loesje


Een ander voorbeeld om u te profileren is om periodiek een column te schrijven in de lokale krant. Hierin kunt u inzicht geven in uw werkweek, maar ook aandacht vragen voor specifieke projecten en problemen. Zorg ervoor dat u niet teveel in de krant komt. U wilt natuurlijk niet onzichtbaar zijn, maar als u erg vaak met uw hoofd in de krant staat, kan dat leiden tot irritaties.

85

Persoonlijke voldoening in uw nieuwe functie als burgemeester heeft natuurlijk ook te maken met uw persoonlijkheidskenmerken, uw fysieke en psychische gesteldheid en de manier waarop u in het leven staat. Vandaar dat wij in deze paragraaf niet alleen stilstaan bij uw professionalisering en rechtspositie, maar ook de menselijke kant en uw individuele thuissituatie.

Gezondheid en ziekte Aan de basis van het persoonlijk welbevinden ligt een goede lichamelijke en geestelijke gezondheid. Een burgemeester is ook een mens. Het is daarom van belang om een goed dagritme in acht te nemen, goed te eten en te slapen en regelmatig tijd te nemen voor sport en ontspanning. Aangezien het ambt onregelmatige werkzaamheden, overwerk en stress met zich meebrengt, is het des te belangrijker om regelmatig te bewegen en te ontspannen. Het grote risico van het burgemeesterschap is dat het ambt u volledig opslokt en dat er amper tijd is voor rust, bezinning en verdieping.


86

“Managers zijn over het algemeen eenzaam, zo is gebleken. Hoe hoger zij op de ladder komen, des te eenzamer. Zij hebben nu eenmaal minder mogelijkheden om diepgaande sociale contacten op te bouwen dan hun medewerkers. Dat ligt vooral aan de vaak tegengestelde belangen en verschillende verantwoordelijkheden.” Uit: Jonathan Kitching, En ook morgen gezond weer aan het werk (1999)

Rol van uw partner Neem indien van toepassing uw partner mee naar formele aangelegenheden. Als uw partner niet graag meegaat, communiceer dat dan in het begin met het college. Er zijn natuurlijk wel gelegenheden waar verwacht wordt dat uw partner aanwezig is. Het is prettig als uw partner het leuk vindt om echtgenoot van de burgemeester te zijn. In kleine gemeenten wordt het vaak gewaardeerd als de partner zich regelmatig laat zien, en met enthousiasme aan activiteiten deelneemt. Dit kost trouwens wel de nodige tijd. Het is niet zo dat men twee voor de prijs van één krijgt. Men moet begrip opbrengen als uw partner een beperkte rol wenst te spelen. Uw partner is dagelijks een klankbord. In die zin is het handig als uw partner interesse heeft in zaken waarmee een burgemeester wordt geconfronteerd.

Betrekken van uw kinderen Wees nooit onverwacht absent vanwege uw kinderen. Noodgevallen zijn natuurlijk de uitzondering op de regel. Over het betrekken van uw kinderen bij activiteiten zijn de meningen verdeeld. Bij jonge kinderen ligt dit makkelijker. Bij de intocht van Sinterklaas is het natuurlijk fantastisch als ze vlakbij de Goedheiligman mogen staan. Oudere kinderen kunnen veel last hebben van het feit dat ze zoon of dochter van de burgemeester zijn. Vaste afspraken werken het beste. Houd alle schoolvakanties in principe vrij, ook al gaat u niet weg. Als u jonge kinderen heeft, dan kunt u aangeven dat u in principe tussen 18.00 uur en 20.00 uur niet op het gemeentehuis bent. Ook kunt u bijvoorbeeld standaard na een raadsvergadering in de avond de eerste uren in de daaropvolgende ochtend vrij nemen.


Persoonlijk welbevinden, professionalisering en rechtspositie

87

Privacy bewaren In kleinere gemeenten wordt het gewaardeerd als u uw boodschappen zoveel mogelijk bij de plaatselijke winkeliers doet. Sommige burgemeesters vinden het juist prettiger om in de anonimiteit buiten de eigen gemeente – ongestoord - boodschappen te doen. Ook als u bijvoorbeeld naar de sportschool of het zwembad gaat, kunt u zich daar soms minder prettig bij voelen. U moet als burgemeestersgezin onderdeel van de plaatselijke gemeenschap willen zijn. Let erop dat u niet te amicaal met de bevolking omgaat. Natuurlijk hebt u recht op een eigen gezinsleven.

Vrouwelijke burgemeesters kunnen te maken krijgen met specifieke aandachtspunten, zoals het functioneren als vrouw in een mannenorganisatie, het glazen plafond en eventueel het glazen klif. Mocht u als vrouwelijke burgemeester een vergadering nogal pittig voorzitten, dan kunt u achteraf het verwijt krijgen dat u een schooljuf bent of ‘nogal de broek aanheeft’. En als u veel aandacht besteedt aan details, kan er geroepen worden dat u de hoofdlijnen uit het oog verliest. Een ander aspect is het dragen van representatieve kleding. Ondanks het feit dat burgemeesters een redelijke onkostenvergoeding ontvangen, maken vrouwen soms meer kosten omdat ze niet al te vaak in dezelfde kledingcombinatie op het werk willen verschijnen.

“In het begin van mijn ambtsperiode ging ik iedere vrijdagochtend met de ‘vroege vogels’ in het plaatselijke zwembad baantjes trekken. Het water was dan extra verwarmd en dat was prettig omdat ik regelmatig rugklachten had. Ik kreeg echter het gevoel dat ik met een zwemmend spreekuur bezig was en ben er snel mee gestopt.”

“Vrouwen die helemaal in het zwart gekleed zijn, kunnen overkomen als één blok zwart. Die zijn ongenaakbaar, ze stralen uit dat niemand aan ze mag komen.” Yfke Kingma, visagiste


88

Het is lastig om in uw gemeente vrienden te maken. Hierop zijn natuurlijk uitzonderingen, bijvoorbeeld een vriendschap met een oud-wethouder waar u een goede band mee hebt. Dergelijke personen zijn erg waardevol omdat ze u kunnen informeren over (partijpolitieke) zaken die achter de schermen spelen. Van oudsher hadden de notabelen, zoals huisarts, pastor en bestuurders van het dorp, veel contacten. Tegenwoordig is dat niet altijd het geval.

Vrouwelijke burgemeesters Vrouw-zijn hoeft in het burgemeesterschap niet echt een onderwerp te zijn. Het is wel een feit dat op dit moment slechts 16% van de burgemeesters vrouw is, en dat sommige gemeenten nog nooit een vrouwelijke burgemeester hebben gehad.

De combinatie moederschap-burgemeesterschap is voor sommige vrouwelijke burgemeesters met jonge kinderen lastig, omdat het een flexibele kinderopvang en achtervang voor onverwachte gebeurtenissen vraagt. Niet iedere burgemeester heeft een partner thuis die fulltime zorgvader wil zijn, dus het is van belang dat er goede en betrouwbare kinderopvang is.

Verhuizen naar de gemeente Zorg dat u vanaf dag één in de gemeente woont, tenzij u hierover afspraken met de gemeenteraad hebt gemaakt. De raad kan voor een periode van maximaal een jaar ontheffing van de verhuisplicht verlenen, maar meestal maakt u geen goede indruk als u te lang wacht met verhuizen. Zoek zo snel mogelijk een passende woning of huur tijdelijk een onderkomen. Probeer u te verdiepen


Een burgemeester in een middelgrote gemeente

89

“Mijn puberzoons zien het absoluut niet zitten om van de Randstad naar het platteland te verhuizen. Dat betekent dat ik voorlopig in mijn eentje in de nieuwe gemeente ga wonen en dat ik mijn zoons af en toe in het weekend zal zien.” Een pas verhuisde burgemeester

Verdere professionalisering


90

De gevraagde competenties staan uitgebreid in de profielschets. Toch geeft dit een betrekkelijk beeld. Het is van belang dat u er in de eerste honderd dagen achter komt wat men nu echt wil en welke (ongeschreven) verwachtingen er leven. Dit kan door veel gesprekken te voeren. Mocht in de selectieprocedure geen assessment zijn afgenomen, dan is het handig om zelf een ontwikkelassessment te laten doen. Hierdoor krijgt u meer zicht op uw competenties, valkuilen en witte vlekken. U moet wel bereid zijn om de resultaten van het assessment in kleine vertrouwelijke kring te delen. Naar aanleiding van deze test en de gesprekken die u bij de start met de raad of griffier voert, kunt u uw eigen professionalisering verder vormgeven. Soms is een introductiecursus over de Algemene Wet Bestuursrecht aan te bevelen of een meerdaagse cursus over crisisinterventie. Het is in ieder geval gebruikelijk om de introductiecursus - Het Initiatief - van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters te volgen. Maak verder een op maat opleidingsprogramma op basis van de opleidingengids die ieder jaar verschijnt. Zorg dat u op de belangrijke conferenties, onder andere de jaarvergadering en het VNG-congres, aanwezig bent.

Coaching en intervisie Misstappen bij de start kunnen uw imago een flinke knauw geven. Als u bijvoorbeeld niet weet wat ‘Reserves’ of ‘Voorzieningen’ zijn, kunt u dit best aangeven, maar moet u wel uw kennis snel bijspijkeren. Hebt u nog nooit in een college gezeten, dan is het verstandig om coaching te organiseren. Wacht daar niet te lang mee. Dit geldt ook voor burgemeesters die eerst wethouder zijn geweest. Het burgemeesterschap is iets anders dan een wethouderschap. U kunt coaching krijgen op inhoud, persoonlijke effectiviteit of op beide. Het is gebruikelijk dat de gemeente de kosten voor coaching voor haar rekening neemt. Bespreek dit vooraf met de gemeentesecretaris. Zo voorkomt u dat een rekening gaat ‘zweven’ in de organisatie. Informeer binnen uw netwerk of u een ervaren burgemeester af en toe kunt bellen of bezoeken. U zou ook om een ‘buddy’ kunnen vragen, die de volksaard en de cultuur van de gemeente van haver tot gort kent. Het gaat daarbij niet zozeer om een professionele coach, maar iemand die de gebruiken en mores in de gemeente kent. Feedback moet u zelf organiseren. U kunt een paar personen uit de gemeente selecteren, bijvoorbeeld een ondernemer en iemand van de buitendienst, en af en toe vragen: Hoe vindt u dat de gemeente het doet? Dan komt de rol van de burgemeester vaak vanzelf aan de orde. Het is zinvol om een professionele coach te nemen. Bij voorkeur iemand met ruime politiek-bestuurlijke ervaring. Probeer regelmatig een moment te prikken voor een coachingsgesprek. Tussendoor kunt u telefonisch contact opnemen, bijvoorbeeld als u lastige schriftelijke vragen moet beantwoorden. Raadpleeg regelmatig de websites van bijvoorbeeld de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Binnenlands Bestuur, Ministerie van Binnenlandse Zaken, de Bank Nederlandse Gemeenten en InAxis. Ook is het handig om relevante nieuwsbrieven te bestuderen, bijvoorbeeld over crisisbeheersing.


in de cultuur van de gemeente: ga eens naar de dorpskroeg, ga in verschillende restaurants eten, stap eens bij een ondernemer naar binnen en wees onaangekondigd aanwezig bij evenementen.

91

Wettelijke rechtspositie Informatie over uw rechtspositie kunt u vinden in het “Rechtspositiebesluit Burgemeesters” Voor de primaire arbeidsvoorwaarden volgen burgemeesters de CAO voor Rijksambtenaren. Controleer uw eerste salarisstrook goed. Soms gaat er iets mis met de juiste inschaling.

Artikel 67 1. De burgemeester vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op de goede vervulling van zijn burgemeestersambt of op de handhaving van zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

Wettelijk is de rechtspositie van de burgemeester als volgt vastgelegd:

2. De burgemeester meldt zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie, anders dan uit hoofde van zijn burgemeestersambt, aan de raad.

2. Daarbij kunnen tevens regels worden gesteld betreffende tegemoetkoming in of vergoeding van bijzondere kosten en betreffende andere financiële voorzieningen die verband houden met de vervulling van het burgemeestersambt.


92

3. Buiten hetgeen hem bij of krachtens de wet is toegekend, geniet de burgemeester als zodanig geen inkomsten, in welke vorm ook, ten laste van de gemeente. 4. De burgemeester geniet geen vergoedingen, in welke vorm ook, voor werkzaamheden, verricht in nevenfuncties welke hij vervult . uit hoofde van het burgemeestersambt, ongeacht of die vergoedingen ten laste van de gemeente komen of niet. Indien deze vergoedingen worden uitgekeerd, worden zij gestort in de gemeentekas.

3. De burgemeester maakt openbaar welke nevenfuncties hij, anders dan uit hoofde van zijn burgemeestersambt, vervult. Artikel 71 1. De burgemeester heeft zijn werkelijke woonplaats in de gemeente of, indien hij burgemeester is van meer dan een gemeente, in een van die gemeenten. 2. De raad kan voor ten hoogste een jaar ontheffing verlenen van de verplichting om de werkelijke woonplaats in de gemeente te hebben. Artikel 72 1. Indien de burgemeester langer dan zes weken buiten de gemeente wenst te verblijven, behoeft hij daartoe de toestemming van de commissaris. De toestemming mag alleen worden verleend, indien het belang van de gemeente zich daartegen niet verzet. Bron: Gemeentewet


Artikel 66 1. De burgemeester geniet ten laste van de gemeente een bezoldiging, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur wordt . geregeld.

93

Let als burgemeester op met nevenfuncties in het bedrijfsleven. Ook als partner van een burgemeester is het is lastig om bestuursfuncties te vervullen, vooral als het gesubsidieerde instellingen betreft. Kijk hier dus mee uit.

APPA ook voor burgemeesters Vermoedelijk gaat medio 2008 de Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) ook voor burgemeesters gelden. Burgemeesters vallen dan onder hetzelfde regime als ministers, Tweede Kamerleden en wethouders. De ingangsdatum is afhankelijk van politieke besluitvorming over dit onderwerp. Voor zittende burgemeesters wordt met de minister een overgangsregeling afgesproken. Voor vragen over uw pensioen kunt u terecht bij het ABP, het pensioenfonds voor ambtenaren.

Word lid van beroepsorganisaties en vakbonden Het overgrote deel van de burgemeesters is lid van het Nederlands Genootschap Burgemeesters (NGB). Sluit u hierbij aan. Veelal is dit reeds geregeld via de gemeente. Het Nederlands Genootschap Burgemeesters is een beroepsgroep die zich onder meer bezighoudt met de professionalisering van het ambt. Tips voor de eerste 100 dagen

94

Word daarnaast lid van één van de vakorganisaties. Als burgemeester zit u in een glazen huis en een probleem of conflict is snel geboren. Het is prettig om terug te kunnen vallen op (juridische) ondersteuning met betrekking tot uw rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Abvakabo FNV, CNV Publieke Zaak en VBBB zijn actief voor burgemeesters. Zij voeren ook het Georganiseerd Overleg (GO) met de Minister van Buitenlandse Zaken over de arbeidsvoorwaarden van burgemeesters.

Burgemeester in de knel Een burgemeester kan in een situatie terechtkomen dat het vertrouwen door de gemeenteraad wordt opgezegd. Dat hoeft niet altijd de ‘schuld’ van de burgemeester te zijn, maar kan te maken hebben met de grilligheid van de politiek. Het functioneren van een burgemeester wordt niet altijd objectief beoordeeld zoals dat bij een ‘gewone’ ambtenaar het geval is. Het is afhankelijk van de mening van een meerderheid van de leden van de gemeenteraad. In die zin is de rechtspositie van een ambtenaar sterker dan die van een burgemeester. Wanneer het vertrouwen in een burgemeester door de meerderheid van de gemeenteraad wordt opgezegd of als er sprake is van verstoorde verhoudingen is het gebruikelijk dat een burgemeester zijn ambt neerlegt. De laatste tijd is de power-burgemeester in opkomst. Dat zijn burgemeesters die zich niet direct laten wegsturen. Ze trekken niet gelijk conclusies, en wachten de bevindingen van de Commissaris van de Koningin af.

“De hoogleraren Korsten en Aardema hebben een zeer lezenswaardig rapport over vallende burgemeesters opgesteld. Het is hun verwachting dat in de komende tijd de kans op meer ongelukken in loopbanen van burgemeesters groot is. Dat heeft alles te maken met de in dit tijdsgewricht verschuivende normen en waarden. Voor een leider in een politiek-bestuurlijke omgeving is het goed naar jezelf te kijken, je voortdurend aan te passen aan de nieuwe context en vooral de rol van verbinder te kiezen.” Bas Eenhoorn, adviseur in het openbaar bestuur en oud-burgemeester


Houd u altijd aan de wettelijke regels voor declaraties en onkostenvergoedingen, en bespreek deze regels aan het begin van uw aanstelling met de gemeentesecretaris.

95

In plaats van een uitkering bestaat sinds 2006 de mogelijkheid om een dienstverband aan te gaan met een detacheringbureau met een ABP-aansluiting. Dit is geregeld in het Rechtspositiebesluit Burgemeesters onder de kop ‘flankerend beleid’. De kosten die betaald zouden worden voor het betalen van de uitkering, kunnen worden aangewend voor het financieren van het dienstverband bij een dergelijk bureau. Het voordeel is dat de arbeidsvoorwaarden gelijk blijven en dat de pensioenopbouw bij het ABP onverminderd doorloopt. Inmiddels is een aantal ex-burgemeesters in dienst getreden bij P&O Services Groep BV te Hedel. Zij werken als interim-manager of zijn vanuit dat dienstverband op zoek naar een nieuwe structurele functie. Een aantal heeft via deze constructie reeds een andere baan gevonden.

Als de kroon daadwerkelijk (eervol) ontslag verleent, heeft de burgemeester recht op een WW-uitkering ten laste van de gemeente. De hoogte en duur van de uitkering is afhankelijk van de leeftijd en het (ambtelijk) arbeidsverleden. De opbouw van het pensioen beperkt zich tot een percentage van 37,5%. Tijdens de periode dat een WW-uitkering genoten wordt, heeft de burgemeester de verplichting om zich te melden bij het CWI en om te solliciteren. Het is in deze periode aan te bevelen om de pensioenadviseur van het ABP te bellen om de uitkerings- en pensioenbedragen door te laten rekenen.

Het leven na het ambt

“Toen ik mij als ontslagen burgemeester bij het CWI-kantoor meldde moest ik gewoon als iedere andere burger een nummertje trekken. Toen de consulent op het inschrijfformulier het woord ‘burgemeester’ ontdekte werd ik opeens snel geholpen en zeer vriendelijk te woord gestaan.” Oud-burgemeester van een middelgrote gemeente

Vroeger werd men burgemeester voor het leven. Anno 2008 biedt het burgemeesterschap geen garantie meer tot het Flexibel Pensioen en Uittreden (FPU). Investeer daarom in permanente loopbaanontwikkeling en denk na over het leven na het burgemeestersambt. Het benoemen van Eerder Verworven Competenties (EVC) en het vertalen van deze competenties naar de arbeidsmarkt kan hierbij behulpzaam zijn.



96

Als een dreigend ontslag onafwendbaar is, krijgt de burgemeester te maken met verscheidene personen en instanties. De Commissaris van de Koningin dient op de hoogte gebracht te worden. Soms laat deze een onafhankelijk onderzoek uitvoeren of een bemiddelaar benoemen. De Commissaris van de Koningin treedt bij dreigend ontslag in contact met de Minister van Buitenlandse Zaken. De minister is degene die, namens de kroon, het ontslag moet verlenen en laat daarbij het advies van de Commissaris van de Koningin zwaar wegen. De kabinetschef van het ministerie van Binnenlandse Zaken voert bij de ontslagprocedure in de regel de regie en treedt op als contactpersoon van de minister. Eventueel kan een burgemeester de hulp inroepen van een advocaat en, conform de wettelijke bezwaarprocedures, in beroep gaan.

97

Meer informatie:


98

Effectief management begint met zelf-management Tips voor de eerste 100 dagen

• Jonathan Kitching (red.), En ook morgen gezond weer aan het werk, Uitgeverij Thema, 2000. • Nederlands Genootschap van Burgemeesters, Opleidingsgids voor burgemeesters. • Wieke de Haan en Elske Riemersma, Echt mooi – Vrouwen over schoonheid en innerlijke kracht, Uitgeverij Bornmeer 2008. • Fred Fleurke, Organische bijstand. Analyse van het interventierepertoire voor gemeenten in aanhoudende bestuurscrises. Ministerie BZK, 2008. • Arno F.A. Korsten en Harrie Aardema, De Vallende burgemeester, Ministerie BZK 2006. • Arno Korsten en Stan van de Laar, De kus en de oorvijg, het gedwongen vertrek van burgemeester Lidewij Digici, Price Waterhouse Coopers, 2007 • Loekie van Maaren-van Balen, Hoezo burgemeester, Uitgeverij BZZTôH, 2003. • Boudewijn Warbroek, De val van een burgemeester, grootheidswaan en machtsmisbruik in bestuurlijk Nederland, De Fontein 2007. • Burgemeestersvakbonden AbvaKabo, CNV en VBBB • Rechtspositiebesluit burgemeesters, www.bzk.nl • Internetsites van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (www.minbzk.nl), P&O Services Groep (www.posg.nl) en Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (www.abp.nl).

99

Slotwoord en aanbevelingen

100

door Frank Damen, algemeen directeur P&O Services Groep



101

W

Wij hopen dat u na het lezen van dit boek beter voorbereid de sollicitatieprocedure doorloopt, en dat u als nieuwe burgemeester na honderd dagen de gewenste weg inslaat. Natuurlijk is dit boek niet alleen geschreven voor kandidaten die overwegen om het ambt van burgemeester te bekleden. Ook personen en functionarissen die in relatie staan tot de burgemeester kunnen baat hebben bij dit praktisch naslagwerk.

In ieder geval hopen wij dat u uw praktijkinzicht in het lokaal bestuur hebt kunnen toetsen en mogelijk hebt kunnen aanscherpen. Is dat gelukt, dan is de door ons beoogde meerwaarde gerealiseerd. Bovendien hopen we dat door het terugkoppelen van de kennis naar de praktijk ruimte ontstaat voor verdere professionalisering.


102

Het begeleiden van ex-bestuurders naar de arbeidsmarkt is een uitdaging en in onze overtuiging vraagt dat om een individuele aanpak. Wij constateren in onze dagelijkse praktijk een spanningsveld tussen de arbeidsmarkt en de competenties van bestuurders. Wij willen deze afstand daadwerkelijk beslechten. Daarom hebben wij eind 2007, in samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB), een opdracht verstrekt aan het Instituut voor Arbeidsvraagstukken – een onderdeel van de Universiteit van Tilburg - naar verbetering van loopbaanperspectieven voor ex-bestuurders, zoals burgemeesters, wethouders, gedeputeerden en Tweede Kamerleden, door het erkennen van eerder verworven competenties (EVC).


Vanuit P&O Services Groep zijn wij dagelijks actief in loopbaanbegeleiding van ambtenaren en bestuurders. Onze inspanning, als erkend Investor-in-People, is gericht op het vinden van een nieuw loopbaanperspectief op basis van de beschikbare competenties.

103

Zoals u ziet, zijn onze mobiliteitsoplossingen tot op heden met name curatief van aard. Maar door de nieuwe instroom van ex-bestuurders binnen onze organisatie ontstaat een goede kijk op de praktijk en valkuilen hierbij. Deze praktijkkennis willen we middels dit boek graag met u delen zodat we ook op deze wijze een bescheiden bijdrage kunnen leveren aan een beter openbaar bestuur.

De tweede is het ontwikkelen van een oriëntatiecursus en basisopleiding voor degenen die overwegen burgemeester te worden. Een dergelijk aanbod kan de verdere professionalisering van het ambt versterken en het aantal gevallen burgemeesters terugdringen. De betreffende opleidingen kunnen in nauw overleg met het NGB en de scholingsinstituten van de politieke partijen opgezet worden.

Geen enkel boek is allesomvattend, zo ook dit boek. In de vele plezierige gesprekken in de aanloop naar dit eindproduct hebben we tevens aanpalende thema’s en vraagstukken besproken, zoals:

Natuurlijk zijn wij benieuwd naar uw bevindingen. Wij zien deze graag tegemoet via ons e-mailadres ([email protected]). Mede namens onze collega Titia Lont en co-auteur Liane Pielanen wil ik u hiervoor alvast bedanken.

• Hoe kunnen we een bijdrage leveren om het aantal vrouwelijke burgemeesters te verhogen? • Op welke manier zorgen we voor een goede balans tussen zorgtaken en het ambt van burgemeester? • Is er een concreet loopbaanperspectief na het ambt van burgemeester?


104

Tenslotte zouden wij graag twee concrete aanbevelingen richting de Minister van Buitenlandse Zaken willen benoemen. De eerste is het creëren van een vertrouwensfunctie voor burgemeesters. Met name wanneer burgemeesters in de knel komen, blijkt dat zij eigenlijk nergens terechtkunnen. Zij zitten dan volop in het spanningsveld tussen de formele Kroonbenoeming en de gemeenteraad als informele werkgever. Het zou helpen als zij op dat moment terecht kunnen bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon die kennis heeft van het burgemeestersambt en de rechtspositie.


Over de eerste twee vragen denken we graag met u mee. De laatste vraag kunnen we op basis van onze praktijkervaring volmondig met ja beantwoorden.

105

Bijlagen

106

Bijlagen

Bijlagen

107

Etiquette Etiquette is het geheel van beleefdheidsregels en omgangsvormen. De kern van etiquette is dat u rekening houdt met de gevoelens van anderen en de gebruiken in de samenleving.

Kleding Om uw gasten duidelijkheid te verschaffen is een kledingvoorschrift op uw uitnodiging wenselijk. Indien u zelf een uitnodiging ontvangt zonder kledingvoorschrift informeer er dan naar. Tenue de ville is een ruim begrip. Van mannen wordt verwacht dat ze een pak dragen en vrouwen een jurk, mantelpak of broekpak. Black tie betekent dat de heren in smoking en de dames in cocktail worden verwacht. Zowel de heren als de dames dragen geen horloge. Bij white tie worden de heren in rokkostuum en de dames in avondkleding verwacht. Een horloge is uit den boze.

Eten en drinken

Bijlagen

108

Wanneer u een diner geeft met veel gasten is een juiste tafelschikking erg belangrijk. De gastheer en gastvrouw hebben een centrale plek, zij moeten met zoveel mogelijk gasten kunnen praten. Officieel zijn de plaatsen rechts van zowel de gastheer als de gastvrouw ereplaatsen. De andere twee ereplaatsen bevinden zich links van hen. Vrouwen en mannen zitten zoveel mogelijk om en om. Echtparen zitten niet naast elkaar. Tijdens het eten wordt uiteraard uitvoerig geconverseerd. Het is echter niet de bedoeling dat u te lang met iemand spreekt en daardoor (ogenschijnlijk) geen aandacht heeft voor anderen.

Als u bediend wordt tijdens een diner is het aardig om dank u wel te zeggen. Dit doet u niet als iets wordt weggehaald. Een bedankbriefje voor een feest of diner schrijft u met de hand.

Aanspreektitels Koninklijke Familie Koningin: (Hare, Uwe) Majesteit. Briefaanhef en in gesprek: Mevrouw. Koning: (Zijne, Uwe) Majesteit. Briefaanhef en in gesprek: Sire. Prins(es) (koninklijke familie): (Zijne, Hare, Uwe) Koninklijke Hoogheid. Prins(es) (zonen en schoondochters van prinses Margriet der Nederlanden): (Zijne, Hare, Uwe) Hoogheid. Adel Prins: (Zijne, Hare, Uwe) hoogheid. Graaf/gravin: Hooggeboren heer/vrouwe. Adressering: De hooggeboren heer/vrouwe {voorletters} graaf/gravin {achternaam}. Baron/barones: Hoogwelgeboren heer/vrouwe. Jonkheer/jonkvrouwe: Hoogwelgeboren heervrouwe. Adressering: De hoogwelgeboren heer/vrouwe Jonkheer/Jonkvrouw {naam}. Een ongehuwde dame van adel wordt aangesproken met freule. In de adressering gebruikt men de titel. Ambtenarij Militairen (Lt)-generaal, (vice)-admiraal: Excellentie. Hoofdofficier: Hoogedelgestrenge Heer (Vrouwe). Officieren tot en met kapitein: Weledelgestrenge Heer (Vrouwe).

Bijlagen

Bijlage A Etiquette, aanspreektitels en protocollen

109

Rechterlijke macht Hoge Raad: raadsheer(-commissaris), (plv.) procureur-generaal, (plv.) advocaat-generaal, griffier: Edelhoogachtbare Heer (Vrouwe). Gerechtshof: raadsheer(-commissaris), (hoofd)advocaat-generaal, griffier: Edelgrootachtbare Heer (Vrouwe). Rechtbank: rechter(-commissaris), (hoofd)officier van justitie, griffier: Edelachtbare Heer (Vrouwe).

Vlaggenprotocol Bijlagen

110

De Minister-president heeft op 22 december 1980 een vlaginstructie vast– gesteld voor het uitsteken van de vlag vanaf rijksgebouwen en voor lokale overheden. Voor particulieren en private instellingen bestaat een dergelijke instructie niet, maar desgevraagd wordt hen geadviseerd deze vlaginstructie

te volgen. De Nederlandse vlag mag alleen tussen zonsopgang en zonsondergang worden gehesen, tenzij de vlag aan beide zijden volledig is verlicht. Voor het halfstok hijsen van de vlag wordt de vlag eerst vol gehesen, daarna wordt zij langzaam en statig neergehaald. Bij het neerhalen van een halfstok gehesen vlag wordt deze eerst langzaam en statig vol gehesen en vervolgens op dezelfde wijze neergehaald. De vlag mag de grond niet raken. Tijdens de Nationale Dodenherdenking op 4 mei wordt de vlag halfstok gehesen vanaf 18.00 uur tot zonsondergang. Wanneer de Nederlandse vlag gehesen wordt samen met andere vlaggen, dient de Nederlandse vlag een ereplaats in te nemen. De ereplaats is de beste plaats, die afhankelijk van de situatie is: vooraan, midden of links vanuit het (aankomend) publiek gezien. Ook voor andere doeleinden mag de vlag gehesen worden. Bijvoorbeeld bij het behalen van een schooldiploma of het vieren van een jubileum. Tijdens officiële inkomende bezoeken van staatshoofden wordt alleen gevlagd in de plaatsen die worden bezocht. Bij bijzondere gebeurtenissen zoals geboorte, huwelijk en overlijden binnen de koninklijke familie kan er een speciale regeling worden afgekondigd. Ten aanzien van het uitsteken van de Nederlandse vlag wordt onderscheid gemaakt tussen: • Uitgebreid vlaggen (UV): de vlag wordt uitgestoken op alle rijksgebouwen. • Beperkt vlaggen (BV): alleen op hoofdgebouwen van ministeries, beide Kamers van de Staten-Generaal, Raad van State, het Kabinet van HM de Konningin en de Hoge Raad. Bijlagen

Diplomaten en Politici Ambassadeurs: (Zijne, Hare, Uwe) Excellentie. Ministers: (Zijne, Hare, Uwe) Excellentie. Staatssecretaris: (Zijne, Hare, Uwe) Excellentie. Burgemeester: Hoogedelgestrenge Heer/Vrouw. Kamerlid: Hoogedelgestrenge Heer/Vrouw. Hoge ambtenaar: Hoogedelgestrenge Heer/Vrouw. Lid van Raad van State: Hoogedelgestrenge Heer/Vrouw. Wethouder: Edelachtbare Heer/Vrouw. Gemeenteraadslid: Edelachtbare Heer/Vrouw. Lid Provinciale Staten: Weledelgestrenge Heer/Vrouwe. Commissaris van politie: Weledelgestrenge Heer/Vrouwe. Notarissen: Weledelgestrenge Heer/Vrouwe. Middelhoge ambtenaar: Weledelgestrenge Heer/Vrouwe. Rector van een middelbare school: Weledelgestrenge Heer/Vrouwe.

111

Het uitsteken van de vlag gebeurt op de onderstaande dagen. Als de dag op een zondag of een christelijke feestdag valt, dan geldt de datum tussen haakjes. Gelegenheid

31 januari (1 februari) Verjaardag van de Koningin 27 april (28 april)

Verjaardag van de Prins van Oranje Beperkt vlaggen

30 april (29 april)

Koninginnedag

Uitgebreid vlaggen

4 mei (4 mei)

Dodenherdenking, met halfstok vlaggen van 18.00 uur tot zonsondergang (ca. 21.10 uur zomertijd)

Uitgebreid vlaggen

5 mei (5 mei)

Nationale bevrijdingsdag

Uitgebreid vlaggen

17 mei (18 mei)

Verjaardag van Prinses Máxima

Beperkt vlaggen Uitgebreid vlaggen

3e dinsdag in sept.

Uitgebreid vlaggen

Opening van de Staten-Generaal (alleen in Den Haag)

Volkslied Als burgemeester dient u in ieder geval het eerste en zesde couplet van het Wilhelmus uit uw hoofd te kennen. Verder kunt u als nieuwe burgemeester goede sier maken als u het volkslied van uw gemeente, stad of provincie beheerst. Eerste couplet Zesde couplet

15 augustus (16 aug) Formeel einde Tweede Wereldoorlog

15 december (16 dec) Koninkrijksdag

Bijlagen

112

Beperkt vlaggen

Beperkt vlaggen

“Wilhelmus van Nassouwe ben ik, van Duitsen bloed, den vaderland getrouwe blijf ik tot in den dood. Een Prinse van Oranje ben ik, vrij, onverveerd, den Koning van Hispanje heb ik altijd geëerd.”

“Mijn schild ende betrouwen zijt Gij, o God mijn Heer, op U zo wil ik bouwen, Verlaat mij nimmermeer. Dat ik doch vroom mag blijven, uw dienaar t’aller stond, de tirannie verdrijven die mij mijn hart doorwondt.”

Meer informatie: • www.hetblauweboekje.nl • Ministerie Algemene Zaken www.minaz.nl

Bijlagen

Datum

Gelegenheden, waarbij de vlag wordt gehesen met oranje wimpel: op Koninginnedag en op de hierboven vermelde verjaardagen van leden van de Koninklijke familie. De vlag wordt zonder oranje wimpel gehesen bij alle andere gelegenheden.

113

Bijlage B - De ambtseed of belofte Bij uw eigen installatie maar ook bij de installatie van raadsleden en wethouders wordt de ambtseed of de belofte afgelegd. Bij de eed dient de wijs- en middelvinger van de rechterhand te worden opgestoken (zonder een V-teken te maken).

Artikel 65 uit de Gemeentewet

2. Wanneer de eed (verklaring en belofte), bedoeld in het eerste lid, in de Friese taal wordt afgelegd, luidt de tekst van de eed (verklaring en belofte) als volgt: “Ik swar (ferklearje) dat ik, om ta boargemaster beneamd te wurden, streekrjocht noch midlik, ûnder wat namme of wat ferlechje ek, hokker jefte of geunst dan ek jûn of ûnthjitten haw.

1. Alvorens zijn ambt te aanvaarden, legt de burgemeester in handen van de Commissaris van de Koningin de volgende eed (verklaring en belofte) af:

Ik swar (ferklearje en ûnthjit) dat ik, om eat yn dit amt te dwaan of te litten, streekrjocht noch midlik hokker geskink of hokker ûnthjit dan ek oannommen haw of oannimme sil.

“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot burgemeester benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

Ik swar (ûnthjit) dat ik trou wêze sil oan ‘e Grûnwet, dat ik de wetten neikomme sil en dat ik myn plichten as boargemaster yn alle oprjochtens ferfolje sil.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Sa wier helpe my God Almachtich!” (“Dat ferklearje en ûnthjit ik!”).

Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als burgemeester naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!”

Bijlagen

114

Bijlagen

(Dat verklaar en beloof ik!”)

115

In het kader van de taakanalyse zijn medio 2007 interviews gehouden met: • Roy Ho ten Soeng, oud-burgemeester van Venhuizen en Medemblik • Franc Weerwind, burgemeester van Niedorp • Wil van der Berg, burgemeester van Ferwerderadeel • Sander Schelberg, burgemeester van Teylingen • Cees Hazenberg, gemeentesecretaris Beverwijk • Bas Eenhoorn, oud-burgemeester en waarnemer • Eelkje de Vries, partner van burgemeester Oostzaan • Ben Nijman, griffier gemeente Haarlem • Ewald van Vliet, burgemeester Lansingerland • Mieke Baltus, burgemeester Uitgeest • Chris de Graaf, interim gemeentesecretaris Nieuwkoop • Jaap Paans, griffier gemeente Haarlem • B ert Lubbinge, wethouder Nieuwegein, voormalig interim secretaris • Theo van Eijk, burgemeester Medemblik

Deelnemers expertmeeting 21 november 2007:

Bijlagen

116

• Frank Damen, algemeen directeur P&O Services Groep • Prof. Dr. Harrie Aardema, bijzonder hoogleraar Publiek management • Arie Jan Vos, kabinetschef BZK • Juul Covers, kabinetschef provincie Zuid-Holland • Ruud van Bennekom, directeur NGB • Ewald van Vliet, burgemeester van Lansingerland

• Oene Sierksma, burgemeester van Nieuw-Lekkerland • Albert van den Bosch, burgemeester Zaltbommel • Ben Nijman, raadsgriffier gemeente Haarlem • Arie Viskil, P&O Services Groep, oud-bestuurder Abva Kabo • Lies Sijstermans, IVA universiteit Tilburg • Dineke Koolen – van Loon, IVA universiteit Tilburg • Peter Wiechmann, AbvaKabo • Ad Anthonissen, P&O Services Groep, interim griffier, gemeentesecretaris • Mark Marcusse, P&O Services Groep, interim gemeentesecretaris • Titia Lont, P&O Services Groep

Verder hebben de volgende personen aan de totstandkoming van dit boekje een bijdrage geleverd: • Frank Damen • Ruud van Bennekom • Arie Viskil • Veronica Dirksen • Luc van der Nat • Joke van der Kwast • Jolanda Waaijer • Harrie Aardema • Berend ten Hove • Clémentine Kleine Staarman • Jan Schinkelshoek.

• Ralph Pans • Bas Eenhoorn • Ad Anthonissen • Mischa van Baaijen • Eelkje de Vries • Marion Stein • Janneke Braam • Arno Korsten • Joep Schrijvers • Peter Geurts Bijlagen

Bijlage C Lijst van respondenten en referenten

117

Aankleding burgemeesterskamer Een nieuwe burgemeester heeft meestal niet veel zeggenschap over de aankleding en inrichting van de burgemeesterskamer. Test in ieder geval of uw bureaustel ARBO-technisch verantwoord is. Vraag eventueel ook budget voor een bescheiden facelift van uw kamer, of wat kunst aan de muur. Het is in ieder geval verplicht om een portret van HM Koningin Beatrix aan de muur te hebben. Ook is het aan te raden om een kaart van de gemeente of provincie op te hangen.

Ambtsgebed Het ambtsgebed is in een aantal gemeenten in Nederland met een grote christelijke meerderheid een eeuwenoude traditie. In het aanvangsgebed wordt doorgaans om kracht en wijsheid gevraagd. Dit kan zowel voor het eigen raadswerk zijn als voor de Koningin en de regering. In het sluitingsgebed wordt meestal God gedankt voor de vergadering en de hoop uitgesproken dat een volgende keer weer met iedereen in alle vrijheid kan worden vergaderd. De burgemeester, of een van de raadsleden, kan voorgaan in het gebed.

Ambtsketen

Bijlagen

118

In de meeste gemeenten wordt gebruik gemaakt van een ambtsketen die soms meer dan 50 jaar oud is. In sommige ambtsketens staan aan de binnenkant de namen van alle burgemeesters van de gemeente gegraveerd. De penning die aan de onderkant van de keten hangt, heeft aan de ene kant het gemeentewapen en aan de andere kant het Rijkswapen. Het Rijkswapen mag alleen gedragen worden als HM Koningin Beatrix de gemeente bezoekt. Overigens mogen burgemeesters de keten slechts bij de raadsvergadering en bij speciale gelegenheden dragen en mag de keten niet buiten de eigen

gemeente worden gebruikt. Voor vrouwelijke burgemeesters is het soms lastig om de keten te dragen, omdat de oudere ambtsketens zijn ontworpen voor een mannen-rever. Vraag uw plaatselijke juwelier om eventueel een extra kettinkje ter hoogte van de kraag te bevestigen, zodat het gemeentewapen niet onder uw buste verdwijnt.

Bloemetje op tafel In veel kleine gemeenten is de grote tafel in de burgemeesterskamer tevens de vergadertafel voor de collegevergaderingen. Omdat deze tafel ook veel voor externe contacten en bezoekers wordt gebruikt, is het aardig dat hier iedere week verse bloemen op staan. Vraag bij uw aantreden hiervoor budget.

Burgemeesterstas In een burgemeesterstas horen standaard de volgende attributen thuis: Vademecum crisisbeheersing, identiteitsbewijs, agenda, lijst met belangrijkste telefoonnummers, mobiele telefoon, eventueel semafoon / alarmering. Verder is het handig om pepermunt, druivensuiker, zakdoekjes, kalmeringstabletten, aftershave of parfum bij de hand te hebben.

Carnaval Bij de carnavalsviering hoort de burgemeester de sleutel van de stad over te dragen aan de carnavalsvereniging. Ook wordt verwacht dat de burgemeester deelneemt aan een deel van de festiviteiten.

Bijlagen

Bijlage D - Wetenswaardigheden

119

Dienstauto

Waterstanden

In kleine tot middelgrote gemeenten is het niet gebruikelijk dat de burgemeester een dienstauto heeft. Bij verre reizen huren burgemeesters soms een student in om achter het stuur te zitten, zodat ze achterin de auto rustig kunnen werken. In sommige provincies kunnen burgemeesters met korting een BMW kopen. Informeer bij de dealer in uw woonplaats of deze regeling ook voor uw gemeente geldt. Misschien geldt dit ook voor andere automerken.

In gemeenten die aan de Noordzee, Waddenzee of IJsselmeer liggen is het van belang om rekening te houden met waterstanden en eventueel springtij. De Enkhuizer almanak kan hierbij behulpzaam zijn, bovendien heeft iedere haven een eigen getijdenboekje. Als u een representatieve activiteit op het water wilt houden, moet u rekening houden met hoog- en laagtij. Het is natuurlijk sneu als u met uw gezelschap vastloopt op een zandbank, tenzij u van wadlopen houdt. Bij springtij staat bij sommige havens ongeveer een meter water op de kade. De cafés en restaurants op de kade zijn dan niet bereikbaar.

Eerste kievitsei Wanneer in uw gemeente het eerste kievitsei wordt gevonden, is het gebruikelijk dat de vinder dit meldt aan de burgemeester of de Commissaris van de Koningin. Wanneer u in een weiland het eerste kievitsei gaat bekijken, mag u dit niet aanraken. U mag het “broedsje” slechts van een afstand bekijken.

Extra set kleding in de auto Het komt nogal eens voor dat u als burgemeester onverwachte dingen moet doen: ringsteken, taart aansnijden, kinderen ontvangen, een buffet openen. Ook wil er bij boze demonstranten nog wel eens iets uit de hand lopen. In geval van ongelukjes is het altijd handig om een extra set kleding in de auto te hebben.

Laarzen in de kofferbak

Weekendtas In sommige gemeenten krijgen burgemeesters iedere vrijdagmiddag één of meerdere tassen met leesvoer mee naar huis. Burgemeester Deetman van de gemeente Den Haag had meestal negen tassen per weekend, maar bij de kleinere gemeenten passen de stukken vaak in één tas.

Weeralarm Als het KNMI een weeralarm afgeeft, moet u in overleg met brandweer en politie de nodige maatregelen treffen. Bijvoorbeeld de veerdienst uit de vaart nemen, schoolkinderen eerder naar huis sturen of een wegomleiding regelen.

Bijlagen

120

Bijlagen

Als u onverwacht voor calamiteiten wordt weggeroepen, kan het gebeuren dat u in een drassig weiland terecht komt. Het is aan te raden om standaard een paar laarzen in de kofferbak te hebben.

121

122

123

124

Nieuwe burgemeesters op weg

Recommend Documents