10/9/2012
PRESTATIEVERKOOP BENT U ER KLAAR VOOR?
Utrecht, 4 oktober 2012
BEST VALUE PROCUREMENT / PRESTATIEINKOOP •
Een aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft
•
Waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen
•
Een aanbieder die prestatie kan leveren
•
Het identificeren van de beste aanbieder
•
De beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als expert
1
10/9/2012
HET PROCES Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv
Voorbereiding Prijs
Risico- en kansendossier Scope Planning
Preaward
Uitvoering
Prijs
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Scope •Planning
Risicodossier & Kansendossier Scope
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Planning
Fase 2: Interviews
Interviews
3
DE VRAAG
4
2
10/9/2012
PRESTATIEVERKOOP Inkoop zoekt aanbieders die boven het maaiveld uitsteken Laat als aanbieder zien dat je de expert bent: Prestatieverkoop
Prestatie propositie
Prestatie realisatie
Propositie ontwikkeling
Formele inkoopvraag
Waarin ben ik expert?
Hoe kan ik expertrol aan een specifieke klant laten zien?
Voorstel voor klant maken
Uitvoering na gunning
Kan ik dit waarmaken?
Best Value Procurement 5
CASE OFFICE SUPPLIES
• De markt voor kantoorbenodigdheden wordt gekenmerkt door een nadruk op prijs en transactie relaties • Klanten kunnen beter bediend worden • Meer waarde bieden • Kosten naar beneden Het wordt tijd voor een aanbieder die zich als expert gedraagt!
6
3
10/9/2012
NIEUW E PROPOSITIE
• Die de werklast van inkopers verlaagt……. …….en van alle overige collega‟s • Waarbij de leverancier de expert is • En die leidt tot een betere samenwerking
7
SCOPE
4
10/9/2012
HET PROCES Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv
Voorbereiding Prijs
Preaward
Uitvoering
Prijs
Risico- en kansendossier Scope Planning
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Scope •Planning
Risicodossier & Kansendossier Scope
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Planning
Fase 2: Interviews
Interviews
9
SCOPE VERSUS KANSEN • Aanbodscope, kansen (value adds): kan per inschrijver verschillen
Aanbodscope + value adds inschrijver A Aanbodscope inschrijver A
Vraagscope
Aanbodscope + value adds inschrijver B Aanbodscope inschrijver B Vraagscope
10 10
5
10/9/2012
SCOPE / PROJECT CAPABILITY Vraagscope • Wat zijn de projectdoelstellingen /randvoorwaarden? Aanbodscope • Op welke wijze gaat u de opdracht op hoofdlijnen uitvoeren? • Wat gaat u doen om de opdrachtdoelstellingen te realiseren? • de onderbouwing waarom u in staat bent om dit project te realiseren: ervaring in eerdere projecten, meetbare performance, kpi‟s, capaciteiten, unieke resources • Maak een prestatiepropositie: door welke bril kijk ik naar dit project: wordt de rode draad in de aanbieding • Let op onderscheidend vermogen Scope document: Projectdoelstellingen gekoppeld aan de propositie
11
RISICO‟S EN KANSEN
6
10/9/2012
HET PROCES Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv
Voorbereiding Prijs
Risico- en kansendossier Scope Planning
Preaward
Uitvoering
Prijs
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Scope •Planning
Risicodossier & Kansendossier Scope
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Planning
Fase 2: Interviews
Interviews
13
MINIMALISEREN VAN RISICO‟S • De opdrachtgever weet niet alles en is niet op de hoogte van de beste manier, de details en de risico‟s (daar heb je immers de experts voor! • Waarom ben je de expert? En hoe weet je dat je dat bent? • Plan het project van het begin tot het eind en minimaliseer de risico‟s (met name de risico‟s die ze zelf niet kunnen beheersen) Het gaat om het minimaliseren van risico‟s: niet om het verplaatsen ervan!
14
7
10/9/2012
INHOUD EN BEOORDELING RISK ASSESSMENT PLAN / RISICODOSSIER • Beschrijving belangrijkste risico´s • Waarom gepercipieerd risico (bedreiging projectdoelstellingen)? • Maatregel om risico te minimaliseren met onderbouwing van effectiviteit maatregel o SMART!! o Nb: maatregel risicobeheersing zit in prijs • Wat als het risico toch optreedt?
15 15
KANSENDOSSIER • In het kansendossier dienen de kansen te worden geïdentificeerd (toegevoegde waarde opties). • Beschrijf kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht. o Op welke wijze wordt OG er beter van ? • Nb: kansen zijn “extra‟s” bovenop de eigen aanbodscope!
16 16
8
10/9/2012
INTERVIEWS
HET PROCES Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv
Voorbereiding Prijs
Risico- en kansendossier Scope Planning
Preaward
Uitvoering
Prijs
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Scope •Planning
Risicodossier & Kansendossier Scope
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Planning
Fase 2: Interviews
Interviews
18
9
10/9/2012
INTERVIEW S • Het interview is één van de belangrijkste stappen in het gunningsproces. Het is de manier waarop je kan laten zien dat je de expert bent. • Er wordt gesproken met de mensen die straks het project gaan uitvoeren • Het interview is geen presentatie door de aanbieder/leverancier • Het interview bestaat uit ongeveer 15 tot 25 vragen • Duur is max 1 uur • Het is belangrijk dat je SMART formuleert (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden). • De interviews worden uitgeschreven en op basis van die uitgeschreven interviews worden punten toegekend aan de deelnemende partijen. 19 | INTERVIEW S
• Het RAVA plan kan nog zo goed zijn uiteindelijk maken of breken
DE SETTING
20 | DE SETTING
10
10/9/2012
DE PRAKTIJK
DE PRAKTIJK (1) Wat is er nou zo moeilijk aan? Het gaat niet om het invullen van de formulieren Wat is een risico? Vrijheid Als alle aanbieders gelijk zijn wordt er gekozen op…. We zijn gewend te werken zoals we altijd gewerkt hebben We zijn niet gewend om met een team van projectmedewerkers een offerte voor te bereiden Management heeft er een laatste oordeel over SMART uitwerken is lastig Past perfomance gestructureerd betrekken bij nieuwe projecten Interviews Onzekerheid of de inkoper Prestatie-inkoop correct toepast Weerstand
22
11
10/9/2012
DE PRAKTIJK (2) Waarom doen inkopers niet gewoon wat er in het boek staat?: Ook voor hen is het nieuw! Het is moeilijk om los te laten: controle Er wordt gedacht in OG en ON risico‟s Er is onzekerheid of capaciteiten van ON duidelijk worden Eigen invulling De P van prijs De filosofie is geen „way of life‟
23
TIPS Identificeren waarom een risico een risico is Aangeven waarom een oplossing een goede oplossing is (SMART) Alleen grote risico‟s aangeven Denk aan de maximale hoeveelheid A4-tjes!
NB. als geen van de inschrijvingen zich kan onderscheiden,vindt de identificatie van de beste inschrijver plaats op basis van andere factoren
24
12
10/9/2012
TO T S L O T :
BENUT DE RUIMTE Inspiratie Vernieuwing Kans
25
CONTACT
[email protected]
26
13
