Werksessie Bent u al klaar voor de innovatieve arbeidsorganisatie? Claude Missiaen, projectleider Flanders Synergy Annemie Salu, HR-expert Kenniscentrum SD Worx Gina Koster, directeur zorgregio Antwerpen Familiehulp
Inhoud Flanders Synergy Hoe beginnen aan innoveren van de arbeidsorganisatie? Familiehulp
2
Flanders Synergy Competentiepool innovatieve arbeidsorganisatie Claude Missiaen, projectleider Social Profit Congres SD Worx Edegem, 16 juni 2011
3
Hoe kijkt Flanders Synergy naar organisaties? Onze werkinstructies
1. Organiseer rond proces en klant
2. Vernieuw integraal: Structuur + cultuur + Mensen + systemen
Slagvaardige organisaties Kwaliteit organisatie
Kwaliteit arbeid(sinhoud)
AO = arbeidsdeling = opdeling van het proces in jobs
Actieve jobs Meer autonomie, uitdagingen en leerkansen voor uw werknemer
3. Teams 3. Teams als bouwsteen als bouwsteen van de organisatie van de organisatie 4
•Efficiëntie •Flexibiliteit •Innovativiteit •Duurzaamheid
Innovatieve arbeidsorganisatie (IAO)
4. Werknemer regelt zijn werk maximaal zelfstandig 4
Principes IAO 1.
We organiseren van buiten naar binnen. Het waarde toevoegend proces (primair proces) is het uitgangspunt voor het vormgeven van de organisatie. We denken vanuit de klant en stroomlijnen dan onze processen. Zo kunnen we complexiteit reduceren.
2.
We benaderen organisaties vanuit de samenhang tussen structuur, cultuur, systemen en het menselijk potentieel en werken zo aan een integrale vernieuwing. Eerst de strategie, daarna ontwerpen we de structuur om vervolgens de (HRM en ICT)‐systemen aan te pakken.
5
Principes
IAO
3.
Multidisciplinaire teams zijn de bouwsteen van de organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor een zo kompleet mogelijke taak.
4.
Medewerkers stellen we in staat om zo zelfstandig mogelijk hun werkzaamheden te laten regelen.
6
Integrale benadering Flexibiliteit Productiviteit
Betrokkenheid
Systemen
Ontwerpen
Structuur
Cultuur
Ontwikkelen
Management van de verandering
Conserverende krachten
Mensen
Organisatiegedrag
Processen Strategie en prestatie‐eisen
7
7
Wat doet Flanders Synergy? Onze viertaktmotor •Consultants •Organisaties/bedrijven •Sectoren •Belanghebbenden
Opleiding
Sensibi‐ lisering
Flanders Synergy
•Contact
•2e lijnsadvies 8
Onderzoek
•Fundamenteel onderzoek
•Prospectie •1e lijnsadvies
•Netwerken •Congres •Seminaries •Maatschappelijke debatten
Advies
•Toegepast onderzoek •Instrumenten/tools •Implementatie
8
Zorgsector en FS •
Doelstelling: gedachtegoed IAO kenbaar maken aan sector en hulp bij implementatie in organisaties
•
Congres 2010 FS : Thuiszorg (Sensire NL) en ziekenhuizen (Virga Jesse, Hasselt); Congres 2011: Thuiszorg (Buurtzorg NL)
•
Lerende netwerken in de zorgsector: ‐ praktijklabo sociale innovatie in zorgsector, coproductie met VERSO. Voor 8 sleutelfiguren die verder willen met IAO in hun organisatie: ziekenhuizen, rusthuizen, sociale economie, CAW, thuishulp‐ en thuisverpleging. ‐ lerend netwerk Zorgloopbanen, coproductie stad Gent ‐ … Brugge ‐ nieuwe editie praktijklabo in zorgsector, september 2011
9
9
Zorgsector en FS • • • • •
Eerstelijnsadvies op vraag van ziekenhuizen, rusthuizen, CAW, diensten pleegzorg… Ondersteuning Europees project olv Prof. Totterdill: personeelsbetrokkenheid in ziekenhuizen Ondersteuning pilootproject ouderenzorg: Sint‐Monica Oostende Begeleiding project Familiehulp zelfsturende teams in regio Antwerpen …
10
Innovatieve arbeidsorganisatie
11
11
Zorgsector en FS Voorbeeld Thuiszorg: Buurtzorg Nederland: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
Zelfsturende teams met verregaande autonomie Menselijkheid boven bureaucratie “Eerst buurten dan zorgen” Relatie tussen cliënt en zorgverlener (terug) centraal 3300 medewerkers, 22 stafmedewerkers, uitgekiend ICT systeem Business case (Ernst & Young): vergelijking met andere thuiszorgorganisaties: productiviteit 6,4 % hoger, overheadkosten helft minder (10 %), verzuim 2,5 % tov 6,3 %.
12
Praktijklabo sociale innovatie: Kwaliteitscriteria
13
•
Resultaat – Concreet probleem Æ effectieve oplossing – Tastbaar resultaat op het einde
•
Integrale aanpak
•
Besturing door FS consultants
•
Afstemming op uitdagingen sector/groep
•
individueel advies mogelijk (structuur‐case)
13
Praktijklabo sociale innovatie: Financiering
14
•
€ 7500 vanuit FS per netwerk
•
Co‐financiering vanuit koepel / sector / …
•
Min 50% private inbreng
•
Kostprijs organisaties zo laag mogelijk
14
Oriëntatie naar ESF • • • • • •
Call Mensgericht ondernemen Beoogt verhoogde kwaliteit van de arbeid Heel breed: structuur, competentiemanagement, leiderschap, motiveringsbeleid, instroom…. Ondersteuning mogelijk door FS consultant voorbereiding en uitvoering project Max 100.000 euro http://www.esf‐agentschap.be, zie : lopende oproepen
15
Innovatie in de arbeidsorganisatie Annemie Salu, Kenniscentrum SD Worx
16
Is het nodig? Evolutie in de marktvraag
17
Is het nodig? Kwaliteit van de arbeid
Laag
Hoog
Hoog
‘Vrijblijvend’ werk
Uitdagend werk
Laag
Regelkrachtt
Het ‘jobdemand-control’-model van Karasek
Passief/saai werk
Leermogelijkheden Motivatie
Actieve jobs
Slopend werk
Taakeisen Stressrisico Denkoefening : Hoeveel procent van uw medewerkers zitten in welk kwadrant? Waar zit u zelf? 18
Waarom structuur flexibiliseren? KWALITEIT VAN DE ARBEID EN VERZUIM Ziekteverzuim
4,5
7
1,5
1
elk re g
hoog 19
Taakeisen
saai werk
ra c
ht
laag
‘vrijblijvend’ werk
slopend werk uitdagend werk
hoog
Naar actievere jobs Meer regelkracht Meer autonomie Autonomere teams
20
Zelfsturende teams : de 9 ontwerpprincipes
21
1.
De teamtaak omvat een complete taak, een afgewerkt werkdomein met hoge samenhang van activiteiten
2.
Het team heeft voldoende regel- en stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken
3.
De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en werken samen
4.
Maximaal 20 en minimum 4 personen
5.
De leden zijn breed inzetbaar
6.
Het team verzorgt zelf de nodige afstemming binnen en buiten het team
7.
Het team beschikt over eigen ruimte, middelen en informatie
8.
Besturingssystemen sluiten aan op teamverantwoordelijkheden
9.
Het beloningssysteem moet aansluiten op het teamwork
1. De teamtaak omvat een complete taak, een afgewerkt werkdomein met hoge samenhang van activiteiten heldere teamgrenzen meetbaar en beïnvloedbaar resultaat herkenbare bijdrage aan de klant: verantwoordelijk zinvol werk
22
2. Het team heeft voldoende regel- en stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken taakverdeling personeelszaken planning kwaliteitscontrole voorbereiding oplossen van problemen klant contacten materiaalbeheer etc.
23
«Start
principe :» «Alles ligt bij het team.
2. Het team heeft voldoende regel- en stuurmogelijkheden om zelfstandig te kunnen werken Welke regeltaken zou je aan de teams kunnen toewijzen? Welke kun je snel aan de teams toewijzen (< 1 jaar)? Welke kun je later aan de teams toewijzen (1 jaar < x < 4 jaar)? Welke kun je nooit aan de teams toewijzen? Maak het volgende overzicht: Nu
24
Later
Nooit
3. De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en werken samen vullen elkaar aan gezamenlijk doel onderling overleg
25
4. Maximaal 20 en minimum 4 personen relatief ‘vaste’ samenstelling optimale omvang 8 à 12 personen individuele bijdrage herkenbaar
26
5. De leden zijn breed inzetbaar
27
6. Het team verzorgt zelf de nodige afstemming binnen en buiten het team
28
7. Het team beschikt over eigen ruimte, middelen en informatie emotioneel eigenaarschap teamgericht info-systeem
29
8. Besturingssystemen sluiten aan op teamverantwoordelijkheden
30
9. Het beloningssysteem moet aansluiten op het teamwork
31
Teamontwikkeling : Aandachtspunten bij volgorde van overdragen • van simpel naar complex
• van vaak naar zelden • van persoonlijk belang naar teambelang naar organisatiebelang • zinvol/wenselijk en haalbaar • balans tussen mens- en resultaatgerichtheid • stap voor stap • duidelijkheid en acceptatie bij het team: wanneer wat
32
Teamontwikkeling : Aandacht voor leiderschap ! Manager
Van
Naar
Interne zaken
Externe zaken
Resultaten controleren
Resultaten verbeteren
Routine-vragen
Niet-routine
Leider
Coach
33
Van
Naar
Initiëren
Kanaliseren
Stimuleren, inspireren
Faciliteren
Voorlopen
Gelijk optrekken
Van
Naar
Instructiestijl
Coachende stijl
Individuen
Team
Zelfstandigheid
Samenwerken, ondernemerschap
Thuiszorg zoals je ‘t zelf zou doen Gina Koster, Directeur Zorgregio Antwerpen
34
Aan Familiehulp kan iedereen zijn vraag naar thuisondersteunende diensten zorgeloos toevertrouwen. Met de jarenlange ervaring, is Familiehulp in staat een gepast antwoord te bieden op elke vraag. Competente medewerkers zorgen voor een kwaliteitsvolle integrale dienstverlening. Daarbij heeft Familiehulp bijzondere aandacht voor kwetsbare groepen. Familiehulp garandeert elke cliënt een optimale levenskwaliteit in zijn eigen omgeving. Onze missie
35
Familiehulp in cijfers Cliënten In 2009 deden meer dan 83.000 mensen een beroep op Familiehulp. Het grootste aandeel bestaat uit cliënten gezinszorg (37%). De poetsdienst vertegenwoordigt(24%). De klanten in het kader van het systeem met dienstencheques (PIT) hebben een aandeel van 30%. De vierde grootste groep zijn de cliënten van de opvang zieke kinderen (5%).
36
Familiehulp in cijfers Personeel Familiehulp stelde eind 2009 11.992 medewerkers tewerk, van wie 5.690 verzorgenden, 2.418 logistieke personeelsleden en 2.953 huishoudhulpen in het kader van de dienstencheques (PIT). Aantal - Leidinggevend personeel 47 - Maatschappelijk werkers 375 PIT-bedienden (dienstencheques) 76 Administratief personeel 198 Verzorgenden 5.690 Logistiek personeel (huishoudhulp, karweiman...) 2.418 Huishoudhulpen ihkv de dienstencheques (PIT) 2.953 Andere 235 Totaal11.992 37
38
Scoop : Wijken in Antwerpen 425 Verzorgenden 30 Teams/sectoren 2 à 3 wijken per team 1 Sectorverantwoordelijke/team
39
Taakinhoud Sectorverantwoordelijke Functiebeschrijving - Organiseren • Administratie • Planning - Coachen • Controle • Coaching • Leiderschap vertonen - Marketing - Inhoudelijk - Referentiedomein
Werkelijkheid - Grote deel van de werktijd = ‘organiseren’
40
Vraagstuk Verzuim verminderen Verhogen van betrokkenheid (oa door meer inzicht in bijdrage in het grote geheel) Kwaliteit van het werk en inhoudelijke kennis in de wijken verhogen Meer ruimte voor coaching en inhoudelijk werk voor de sectorverantwoordelijken Omgaan met verhoogde werkdruk (meer clienten, moeilijkere cases,…)
41
Doelstelling project
Hogere tevredenheid/welzijn/betrokkenheid van de basiswerkers Lager ziekteverzuim Lager klachtenpercentage clienten
42
Reeds gerealiseerd
Logistiek in Sterrol in sector Essen Sterrol in expertises in sector Borgerhout: kraamzorg,dementie en verslavingsproblematiek Planning vervangingen door basiswerkers in sector Deurne Bij complexe zorgsituaties: overleg huishoudhulp en verzorgende in Antwerpen 2000 Coachend leiderschap: supervisie/intervisie van sectorverantwoordelijken
43
Hoe gaat u meer autonomie geven aan de teams in uw organisatie?
44
