Presentaties houden. P&O Geert Craps

Presentaties houden

P&O3 - 2012-2013 - Geert Craps

Inhoud • Waarom leren presenteren? • Opdracht goed analyseren • Inhoud bepalen • Structuur opbouwen • Goeie slides maken • Andere hulpmiddelen voorbereiden • Boeiend spreken 2

Inhoud • Waarom leren presenteren? • Vooraf nadenken • Inhoud bepalen • Structuur opbouwen • Goeie slides maken • Andere hulpmiddelen voorbereiden • Boeiend spreken 3

1. Waarom leren presenteren?

4

Waarom leren presenteren? • Goed werk leveren ≠ je werk verkocht krijgen • Communicerende mensen ≠ communicerende vaten • Een rapport of een paper ≠ een presentatie • Mondelinge communicatie betekent: directe feedback, maar geen mogelijkheid om «de band terug te spoelen»

Succes hangt niet alleen af van wat je weet of gedaan hebt, maar ook van hoe je het overbrengt


5

Practice makes perfect • Volg de richtlijnen/tips • Speel geen toneel, leg het uit alsof je het aan een vriend uitlegt • Ontwikkel routine – Oefen veel (zo echt mogelijk) – Vraag veel feedback (aan kritische mensen) – Neem jezelf op (als je durft)


6


Je doelstelling bepalen • Een overal bruikbare standaardpresentatie bestaat niet: one size does not fit all! • Wat wil je bereiken? – je informatie/boodschap overbrengen – een goeie indruk maken – iets aanleren? – overtuigen? – amuseren? Gebruik deze doelstellingen om later: •materiaal/inhoud te selecteren •illustraties/randmateriaal/.. te selecteren 2. Opdracht goed analyseren

8

Je publiek inschatten • Wie luistert er? medestudenten, professoren, bedrijfsleiders, arbeiders, leken in het vak, milieuactivisten…

• Wat weten ze al? • Wat willen ze doen op basis van je presentatie? je evalueren?, iets kopen?, overtuigd worden?, …

• Wat is hun houding tegenover je boodschap? • Wat is hun houding tegenover jou? 2. Opdracht goed analyseren

9


Selecteer inhoud! • Bepaal welke inhoud je wil geven, en welke niet – wat wil het publiek weten, wat weten ze al…?

• Zorg voor een evenwichtige selectie van materiaal – zoek bv. een goede balans tussen theorie – proefopzet/experimenten – resultaten – conclusies…

• Zoek ook illustratiemateriaal – anekdotes, verhalen, filmpjes, cartoons… – zorg voor relevant materiaal – kies wat je ligt

• Plagiaat is verboden • Groepswerk: komt iedereen uit de verf? 3. Inhoud bepalen

11

Truc: de vragenboom • Formuleer wat je wil vertellen als een kernvraag wat is de vraag waar het publiek uiteindelijk een antwoord op wil weten?

• Formuleer de verschillende tussenstappen of deelelementen die je nodig hebt voor je conclusie als deelvragen, waarbij de vragen elkaar oproepen wat moet er beantwoord zijn, voordat het antwoord mogelijk wordt op de kernvraag?

• Maak een boomstructuur van je vragen en antwoorden

3. Inhoud bepalen

12

Truc: de vragenboom Effecten: •inhoud wordt vraaggestuurd •gefocust op het bereiken van de conclusie

conclusie

d e e l v r a g e n 3. Inhoud bepalen

13

Truc+: de vragen-kerstboom • Geef in de boom weer: – welke conclusies zeer belangrijk zijn – voor welke onderdelen je al een illustratie hebt

Die aandachtstrekkers moeten evenwichtig verdeeld zijn! 3. Inhoud bepalen

14


De standaardstructuur 1.

« Inleiding » a) b) c)

2.

aandachtstrekker / opwarmer / binnenkomer kernvraag / doelstelling structuur / agenda

« Ontwikkeling » in deelvragen / ideeën • • •

3.

met voldoende illustratiemateriaal met duidelijk verband met de kernvraag weinig hiërarchie

« Slot » a) b) c)

samenvatting van de hoofdideeën conclusie afsluiter

4. Structuur opbouwen

16

De binnenkomer • Mogelijk – – – – –

actualiteit opvallende statistiek anekdote cartoon op het scherm filmpje

• Vermijdbaar – de titel – mop – verontschuldigingen

• Jezelf voorstellen? – kan als/voorzover het relevant is – niet slijmen!

• Kies wat je zelf het beste ligt: forceer je niet! 4. Structuur opbouwen - de inleiding

17

De structuurvoorstelling • eenvormig geformuleerd – vermijd functie van het onderdeel als titel: « inleiding », « slot », … – geef inhoud van het onderdeel als titel: thema

• vermijd losse bolletjes: zorg voor een beknopt verhaal • sta hier niet te lang bij stil • check of de structuur overeenkomt met de rest van de presentatie 4. Structuur opbouwen - de inleiding

18

Maak een verhaal van je midden • Saaie presentatie = het aframmelen van bolletjes «mijn volgende puntje is…» • De uitdaging: de aandachtscurve – geconcentreerd luisteren: 7 à 8 minuten – 25 minuten: grotere dip in de aandacht – 45/50 minuten: pauze! 12 10 8 6 4 2 48

45

42

39

36

33

30

27

24

21

18

15

12

9

6

3

0

0 Tijd

4. Structuur opbouwen - de ontwikkeling

19

Maak een verhaal van je midden • Truc: eindig elk onderdeel met een vraag waarop je in het volgende onderdeel ingaat gebruik de deelvragen uit de vragenboom

• Tip: Beeld je eens in… – dat je presentatie een dialoog is – dat je presentatie een soap-serie is


20

Maak een verhaal van je midden • Tip: creëer afwisseling in je materiaal: gebruik tussenconclusies • Tip: gebruik illustratiemateriaal met gevoel voor ritme: verdeel aandachtstrekkers gelijkmatig


*conclusie 1

*conclusie 2

*besluit *conclusie 3

21

Werk naar “applaus” toe • Vat samen: overloop alle vragen met hun antwoorden • Formuleer de conclusie • Vermijd enkel « dank u voor uw aandacht »: formuleer een moraal, een mogelijkheid tot verder onderzoek, een breder perspectief… • Na het applaus: zijn er nog vragen? 4. Structuur opbouwen - het slot

22

Vragen beantwoorden • Hou in de gaten dat iedereen aan het woord kan komen • Vat de vraag samen en antwoord dan pas – iedereen kan de vraag nu goed horen – je checkt of je de vraag begrepen hebt – je wint tijd om na te denken

• Start geen discussie of een dialoog met z’n twee • Geef toe als je het antwoord niet weet, en suggereer een oplossing 4. Structuur opbouwen - het slot

23


Tekst op slides – wat? • Maak de tekst op slides kort, relevant, to the point : – gebruik korte zinnen / zinsdelen – geen lange volzinnen

• Let op! knip-en-plak-gemak • Citaten wel voluit en duidelijk herkenbaar – aanhalingstekens – referentie 5. Goeie slides maken

25

Tekst op slides – hoeveel? So why then are bad slides so popular? Here’s some theories:

* Bad slides are less work. Nearly everything in the world we know to be stupid is easier to do than the right thing. Ignorance is often less of an issue that the lack of interest in doing the extra work to be better. For unpleasant things, most people, most of the time, are happy to do just enough not to be horrible, and move on. * Culture of expectations. If most people at an event do the same old boring, hard to understand, bulleted list death, to do the right thing requires standing out and taking a risk, something most public speakers do not want to do. They want to fit in and take few risks. * It makes it look like you’ve done tons of work. To the average eye, a dense, heavy, slide deck looks like much preparation has been done. It’s a fast way to make it appear that you’ve done much work, when in reality a simple, clear, concise slide deck requires much more work. People are often impressed, at least at first, by volume, rather than quality. * They really don’t know there’s an alternative. Some people don’t get out much. They don’t see many presentations. So when it’s their turn they pull up an average of all the ones they’ve seen and try to use their presentation software, tools that promote bullet lists above all else, to approximate it. * They’re asked for bad slides. Some event organizers ask to review slides, as if that’s a good quality control measure. When handed a slide deck of 15 pictures, they have no idea what the speaker is going to talk about, and this makes them nervous. It’s not uncommon for speakers with slides that follow Garr Reynold’s advice to get feedback to make their slides worse. * Speakers use slides are their own notes. Slides should be for the audience, not the speaker. But many speakers destroy their slides by cramming back-up information that would only be used by the speaker. It’s ok to leave cues for yourself in slides, but they must be minimal enough they don’t ruin the audiences experience.

5. Goeie slides maken

26

Tekst op slides – hoeveel? • Pas de 6 maal 6 regel (flexibel) toe – optimaal 6 bullets per slide – optimaal 6 woorden per bullet

• Reken op gemiddeld 2-3 minuten per slide – titelslide, inhoudsopgave en louter illustraties korter – complexe figuren langer – vuistregel: hoe langer de presentatie, hoe meer minuten per slide (verzadigingsgevoel)

• Bouw zo mogelijk een slide geleidelijk op


27

Tekst op slides – hoe? • Lettertype – sans serif / schreefloos – maximaal 2 verschillende fonts – geen fantasieletters

• Fontgrootte: tussen 18 en

48

• ZET NIET ALLES IN HOOFDLETTERS • Maak geen kleurboek van je professionele presentatie 5. Goeie slides maken

28

Tekst op slides – hoe? • Zorg voor voldoende contrast met de achtergrond – letterkleur contrasteert met achtergrond – foto- en fantasieachtergronden?

• Bullets afsluiten met leestekens hoeft niet • Niet doen: de tikmachinetruc!


29

Tekst op slides – afwerking • Zorg voor correcte en fautloze slides – gebruik de juiste terminologie – gebruik een correct taalgebruik, ook in een vreemde taal (UK vs. US Engels) – pas het gebruik van jargon, afkortingen en vaktermen aan aan het doelpubliek – controleer slides op consistentie en lay-out – controleer extra op tikfouten (fouten leiden de aandacht af) 5. Goeie slides maken

30

Illustraties op slides • Grafieken en afbeeldingen – kunnen veel en complexe informatie overzichtelijk weergeven – geven een afwisseling in je slides

• Zorg voor duidelijk zichtbare en leesbare afbeeldingen en grafieken (knip-en-plakgemak!) • Alle informatie op de grafiek moet functioneel zijn: – geen onnodige details – focus de aandacht op relevante informatie – overweeg een tekening ipv een foto

• Zorg voor duidelijke assen, eenheden, titels, legendes,… • Geef je bron als je materiaal overneemt van het internet of uit publicaties 5. Goeie slides maken

31

Illustraties op slides


32



33



34



35



36

Speciale slides: begin, leidraad en slot • Begin: niet noodzakelijk de titelslide – Begin met een leeg scherm – Begin met een opvallende illustratie (statistiek, grafiek, tekening)

• Leidraad en overzicht: – Verduidelijken de rode draad – Nuttig bij veel slides per onderdeel: anders storend – Kunnen vervangen worden door/gecombineerd worden met “zijnavigatie” of voetteksten als oriëntatie

• Slot: varieer op de klassieke: Vragen? 5. Goeie slides maken

37


Multimedia • Filmpjes en geluiden – Werkt de video- en audioaansluiting? – Vooraf testen, testen, testen!

• Online demo – voorbeeld: zoekmachine demonstreren – schrijf een scenario uit en volg het nauwgezet

• Check alle apparatuur vooraf in de zaal – – – –

is er een laptop of neem je die zelf mee? welke software is geïnstalleerd? werkt de apparatuur zoals je wil? wie bedient de apparatuur?

6. Andere hulpmiddelen voorbereiden

39

Omgeving • Microfoon? • Lezenaar/tafel/…? • Pointer/aanwijsstokje? • Ruimte? • Tijd? • Bord of flipchart – nuttig om informatie te geven die altijd zichtbaar moet zijn – maak vooraf een bordschema – schrijf groot en duidelijk genoeg 6. Andere hulpmiddelen voorbereiden

40

Gulden regel: test alles uit!


41

Handouts en speaker notes • Handouts – – – – –

zorg voor leesbare lay-out: 6/3 per pagina geeft kleine letters grafieken en afbeeldingen zijn snel te klein “creatieve” lay-out / achtergronden maakt handouts onleesbaar vooraf uitdelen of achteraf meegeven? zorg voor voldoende exemplaren

• Speaker notes – spreken met enkel slides: beter niet! • het smalle-vensterprobleem • de leesval

– gebruik fiches/ eigen handout met extra notities – gebruik de notes-sectie van Powerpoint – schrijf je tekst niet uit


42


Spreken • Lees niet voor – het nonnenschoolgevaar: lees je tekst niet af – het bolletjeseffect: lees je slides niet af

• Spreek gedreven: overtuig! • Spreek traag genoeg – let vooral op vakjargonwoorden (inhoudelijk belangrijk = traag uitspreken) – gooi de kleine woordjes van de zinnen niet weg (komt gehaast over)

• Vermijd stopwoorden en “euh” 7. Boeiend spreken

44

Bewegen • Beweeg in de ruimte als dat kan – je bewegingen sturen de aandacht van het publiek – gebruik de ruimte om je betoog te illustreren

• Tip: Sta niet tussen het publiek en het scherm • Tip: Draai je rug niet de hele tijd naar het publiek • Tip voor de wriemelaars: hou je handen boven heuphoogte en wijs dingen aan • Speel niet met voorwerpen, je vingers, … 7. Boeiend spreken

45

Contact en aandachtmanagement • Maak oogcontact – Zorg dat je op het einde van de presentatie iedereen een keer hebt aangekeken – Focus niet op de enthousiaste knikkers – Tip voor wie verlegen is: focus op het voorhoofd

• Reageer op signalen uit het publiek – Verslappende aandacht vraagt om variatie in toon, tempo, bewegingen, … – Elke verandering (ook op het scherm) trekt de aandacht!

7. Boeiend spreken

46

Begin meteen goed

Je hebt maar één kans op een eerste indruk! 7. Boeiend spreken

47

Veel succes!

(met dank aan Gary Larson en Rick van der Lans voor de illustraties)

Presentaties houden. P&O Geert Craps

Recommend Documents