Presentatie 4 februari 2010
Een snelle, efficiënte en effectieve locale overheid met behulp van “Lean Thinking”
Methodiek om bedrijfsprocessen snel, efficiënt en effectief in te richten
Erik Faber
Inhoud presentatie • • • •
Waarom Lean Thinking toegepast Hoe is het toegepast Wat zijn de uitkomsten/ opbrengsten Aanbevelingen voor toepassen (succes en faalfactoren)
Waarom Lean Thinking toegepast Gericht op elimineren van verspilling in bedrijfsproces = verwijderen van activiteiten die geen waarde toevoegen.
= efficiëntie = financieringsbron voor digitalisering
hoe is het toegepast
Hoe is het toegepast • Huidige waardestroom in beeld brengen middels VSM met behulp van externe consultant in workshop. Nu doen we het zelf • Toekomstige waardestroom in beeld brengen middels VSM met behulp van externe consultant in workshop (verspilling elimineren) • Efficiëntiepunten benoemen en kwantificeren • Rapportage met concrete aanbevelingen aan management
1e Uitkomsten toepassingconstateringen: 11 verspillingen c.q. inefficiënties in bedrijfsproces kapvergunning 9 verspillingen in bedrijfsproces betalen leges bouwvergunning 18 verspillingen in aanvraag kwijtschelding belasting 2 verspillingen in aanvraag huwelijksvoltrekking
Bedrijfsproces Verspilling
Aanvraag kapvergunning
Heffen en Betalen leges
Aanvraag kwijtschelding belasting
Aanvraag huwelijksvoltrekking
Nee
Nee
Nee
Nee
Wachttijden
Ja
?
Ja
Nee
Transport
Ja
?
Ja
Ja
Overprocessing
Ja
Ja
Ja
Nee
Voorraad
Ja
Ja
Ja
Nee
Beweging
Ja
?
Ja
Ja
Fouten
Ja
Ja
Ja
Nee
Gebrekkige Kennisuitwisseling
Ja
Ja
Ja
Nee
Overproductie
Proces Kapvergunning
Huidige situatie
Digitaliseringmogelijkheden
Verdergaande digitaliseringmogelijkheden
gemiddelde bewerkingstijd dossier
75 minuten (1,25 uur)
48 minuten (0,8 uur)
10 minuten (0,16 uur)[2]
wachttijd dossier inclusief bezwaartermijn (A)
376 uur
336 uur
336 uur
wachttijd dossier exclusief bezwaartermijn (B)
136 uur
96 uur
10 minuten
wachttijd dossier exclusief bezwaartermijn exclusief tijd benodigd door burger (C)
112 uur
72 uur
0 minuten
Proces kapvergunning
Huidige situatie
Digitaliseringmogelijkheden
Verdergaande digitaliseringmogelijkhed en
Geen kapvergunning o.b.v. TVM
besparing uren arbeid
0
142
343
394
besparing in fte
0
0,09
0,21
0,24
besparing loonkosten per jaar (op basis van geschatte jaarlijkse loonsom van € 40.000)
0 euro
3.600 euro
8.400 euro
9.740 euro
besparing kosten verwerking leges
0 euro
0 euro
3.938 euro
7.875 euro
totale besparing
0 euro
3.600 euro
12.338 euro
17.615 euro
Aanbevelingen voor toepassen (succes en faalfactoren (1)) • Onderschrijf kerngedachte achter principes van Lean Thinking: - alleen energie steken in waarde toevoegende activiteiten - elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen • Creëer noodzaak om Lean Thinking toe te passen. (eerst digitaliseren financieren middels efficiency, nu zaakgericht werken)
Aanbevelingen voor toepassen (succes en faalfactoren (2)) • Zorg voor commitment bij het management • Verkrijg de kennis rondom Lean Thinking en de 8 vormen van verspilling • Bepaal meest doelmatige manier om te voldoen aan algemene eisen als doeltreffendheid, doelmatigheid, toegankelijkheid, transparantie en rechtmatigheid • Focus management en medewerker op het continu gericht zijn op waardetoevoegende activiteiten • Maak in begintraject gebruik van externe ondersteuning • Betrek medewerkers bij de invoering.
Aanbevelingen voor toepassen (succes en faalfactoren (3)) • Betrek medewerkers bij de invoering • Geef aan personeel baangarantie maar geen functiegarantie. • Kies voor systeembenadering om Lean Thinking uit te voeren. • Lean thinking is meer dan alleen VSM.
Zijn er nog vragen???
? ?
?
?
Paar definities bespreken Bedrijfsproces = een set van activiteiten die gericht is op het leveren van een product of dienst aan een klant, waarmee een klantvraag beantwoord wordt.
Kenmerken bedrijfsproces
Kenmerken bedrijfsproces: - Er is sprake van een klantvraag - Er vinden activiteiten plaats die een transformatie bewerkstelligen van input naar output (= bewerking) - Activiteiten zijn zowel causaal als functioneel aan elkaar verbonden - Er is sprake van een informatiestroom, productiestroom en een ontwerpstroom - Activiteiten zijn gericht op het voldoen van de klantvraag. product en dienst
Product of dienst • een dienst is niet tastbaar, • er is geen voorraadvorming mogelijk en • vaak is er sprake van een coproductie. Coproductie = de klant produceert mee, zonder dat is geen productie mogelijk. Voorbeeld: geen bouwvergunning zonder aanvraag. activiteit
Activiteit • Een eenheid van werk dat verricht kan worden door een resource • Resource is een medewerker of machine.
Toename efficiëntie • Met minder activiteiten hetzelfde produceren • Minder activiteiten betekent minder kosten voor het bedrijfsproces.
Uitkomsten proces kwijtschelding gemeentelijke belastingen Verbeteringen proces “Kwijtschelding Gemeentelijke Belastingen”: •
• • • • •
Percentage ‘in-één-keer-goed’ verbeterd door: • ‘fool proof’ maken van invulschermen • extra hulp bij invullen aanvraagformulier aan de balie Eenvoudigere aanvraagformulieren Beter benutten bestaande ICT Steekproefsgewijze toetsing Voor meer groepen automatische kwijtschelding Afschaffen noodzaak tot aanvraag door uitwisseling van gegevens met de belastingdienst
Uitkomsten Legesbepaling bouwvergunning Proces “Bepaling hoogte van leges bouwvergunning” • Vermindering aantal varianten voor leges • Splitsen van de werkuitvoering in makkelijke en moeilijke stromen • Steekproefsgewijs toetsing
Schatting resultaat over vier processen:
Quick wins
Proces redesign
Verbetering Productiviteit
28 – 36%
87 – 95%
Verbetering Doorlooptijd
0 - 20%
90%
