Praktische gids E-mailgebruik op het werk
2
Gebruik van e-mail ................................................................................................................ 4 Wanneer gebruik je e-mail beter niet? ............................................................................ 4 Wanneer kun je e-mail wel gebruiken? ........................................................................... 4 Hoe maak je een e-mailbericht op? ....................................................................................... 5 Hou het zakelijk en volg de huisstijl. ............................................................................... 5 Kies voor één duidelijk onderwerp. ................................................................................. 5 Zorg ervoor dat je mail niet langer is dan wat je kan zien op 1 beeldscherm. ................. 5 Check even vóór je mail verstuurt. ................................................................................. 5 Wie zet ik in aan, cc of bcc? ........................................................................................... 5 Maak geen all-mailgroep aan. ........................................................................................ 6 Beperk het doorsturen (forwarden) van mail. .................................................................. 6 Beperk meegestuurde bijlagen. ...................................................................................... 6 Je e-mailbox beheren ............................................................................................................ 7 Lees je e-mail op vaste momenten ................................................................................. 7 Wat met spam? .............................................................................................................. 7 Maak mappen in je inbox................................................................................................ 7 Archiveren van e-mails ................................................................................................... 8 Exporteren van e-mails .................................................................................................. 8 Afwezig? Maak afspraken voor een goede afhandeling. ................................................. 8 Bijlagen ................................................................................................................................. 9 Bijlage 1: Hoe maak je een map in Outlook? .................................................................10 Bijlage 2: Hoe een archiefmap aanmaken? ...................................................................11 Bijlage 3: Gegevens exporteren vanuit Outlook .............................................................14 Bijlage 4: Hoe van thuis/of op andere locatie je afwezigheidsassistent instellen/je emailbox raadplegen .......................................................................................................17
3
Gebruik van e-mail Wanneer gebruik je e-mail beter niet? Je kiest beter voor een ander communicatiemiddel:
om een vergadering te plannen met medewerkers van OCMW/stadsdiensten. Gebruik dan een vergaderverzoek via Outlook.
voor dringende zaken waarop je snel antwoord verwacht. Bel dan even of ga eventueel langs.
om minder prettige boodschappen te brengen, als er een probleem bestaat of dreigt te ontstaan of als je boos bent. Kies dan voor een persoonlijk gesprek.
als je informatie nodig hebt, die je ook zelf gemakkelijk kunt opzoeken.
als je gevoelige info wilt uitwisselen.
als je een vergadering/afspraak op het allerlaatste moment wil afzeggen.
veel vragen hebt
voor niet-zakelijke mail. Doe niet mee aan kettingbrieven/ aankondigen van bepaalde (privé)-activiteiten of verkoop van persoonlijke spulletjes. Deze belasten de server zwaar.
Wanneer kun je e-mail wel gebruiken? Als je
een eenvoudige vraagt hebt;
een vraag hebt waar je niet snel een antwoord op hoeft te krijgen;
een antwoord moet geven op een eenvoudige vraag;
aan veel mensen tegelijk een mededeling wilt doen (en die niet heel belangrijk is);
iemand wilt bereiken die heel moeilijk bereikbaar is;
een vergadering wil plannen met personen buiten het OCMW/stad.
4
Hoe maak je een e-mailbericht op? Hou het zakelijk en volg de huisstijl. Maak je e-mail op zoals een brief met aanspreking, afsluiting en ondertekening. Gebruik geen achtergronden. Volg de huisstijlafspraken:
Lettertype: Calibri 11
Regelafstand: 1
Kleur: zwart
Handtekening met: logo OCMW/‟t Punt (zie O:\Algemeen\huisstijl ocmw\ocmw-logo\adm. drukwerk) Voornaam + achternaam Functie + dienst Adres Tel. nummer en gsm Website (www.ocmwsintniklaas.be/www.tpunt.be)
Kies voor één duidelijk onderwerp. Geef duidelijk het onderwerp aan in je e-mail. Zo kan de ontvanger je bericht gemakkelijk terugvinden. Behandel je verschillende onderwerpen in je mail, geef de onderwerpen dan een nummer of gebruik tussenkopjes. Zorg ervoor dat je mail niet langer is dan wat je kan zien op 1 beeldscherm. Heb je dringend reactie nodig, bel dan de ontvanger even om te zeggen dat je een e-mail hebt gestuurd. Zo geef je aan dat het dringend is. De ontvanger kan dan meteen ook aangeven of hij/zij binnen jouw vooropgestelde termijn kan antwoorden. Check even vóór je mail verstuurt. Controleer altijd of je je e-mail aan de juiste perso(o)n(en) verstuurt. Is je onderwerp duidelijk ingevuld? Staan er geen taal- of spellingsfouten in? Zit je eventuele bijlage erbij? Wie zet ik in aan, cc of bcc? „aan‟: enkel die perso(o)n(en) van wie je zeker reactie nodig hebt. „cc‟: ter informatie maar enkel als het echt nodig is voor de ontvanger. „bcc‟: gebruik dit liever niet voor intern mailverkeer. Stuur je een e-mail naar meerdere zakelijke contacten bijvoorbeeld rond een prijsvraag, dan is het niet zo professioneel als de e-mailadressen van de geadresseerden voor iedereen zichtbaar zijn.
5
Verstuur je een mail naar een uitgebreide mailinglijst, maak dan gebruik van de speciale formule om nieuwsbrieven te sturen. Meer info bij de dienst Communicatie. Maak geen all-mailgroep aan. Er zijn slechts enkele personen bevoegd om gebruik te maken van “ALL mail” (de groep die alle e-mailadressen van het ocmw bevat). Dit zijn: de secretaris, de communicatiedienst en de dienst ict. Heb je toch een (dringend) bericht dat je naar een grote groep/iedereen wil sturen, bezorg je mededeling in het voorziene sjabloon (zie sjablonen mededeling van het OCMW) aan de dienst communicatie via
[email protected]. Zij zullen beslissen over en instaan voor de verspreiding van het bericht. In ons intern communicatieplan zijn het intranet, het e-zine, de mededelingenborden voor het personeel en de „vrije‟ mededelingenborden bedoeld voor de interne communicatie naar iedereen of grote groepen van medewerkers. Beperk het doorsturen (forwarden) van mail. Denk even na voor je een e-mail doorstuurt zodat een medewerker niet 10-keer hetzelfde bericht ontvangt. Of stuur het bericht in bijlage door. Beperk meegestuurde bijlagen. De maximale grootte van een uitgaande mail is 10 MB. Bij e-mail binnen het OCMW gebruik je daarom een link naar het netwerk of verwijs je naar een document op het intranet. Naar personen buiten het OCMW stuur je zware bestanden, foto‟s en afbeeldingen via gratis programma‟s als „We transfer‟,… Let op! Plaats geen gevoelige/vertrouwelijke OCMW-informatie op „cloud‟-toepassingen zoals Dropbox, SkyDrive, iCloud, Googledocs… Is toch een bijlage nodig? Verstuur je bijlage dan zoveel mogelijk in pdf-formaat tenzij het document nog bewerkt moet worden. Vermeld ook in je mail welke bijlagen je meestuurt als „attachment‟ en zorg voor duidelijke bestandsnamen. Vergeet je bijlage niet. Maak er een gewoonte van eerst je bijlage te selecteren en dan pas je begeleidende bericht op te maken.
6
Je e-mailbox beheren De constante stroom van e-mailberichten leidt niet alleen de aandacht af, het leidt ook tot een overvolle mailbox. De maximale opslagcapaciteit van je mailbox is 100 MB. Indien je al je inkomende mail bewaart, is deze opslaglimiet al snel bereikt. Bovendien wordt je mailbox hierdoor onoverzichtelijk. Maak er een goede gewoonte van om geregeld na te gaan welke e-mails je nog nodig hebt, en welke je kan verwijderen. E-mails die je absoluut wil bewaren, kan je best archiveren of exporteren. Lees je e-mail op vaste momenten Lees je mail slechts enkele keren per dag. Zet je e-mailmelder uit. Zo word je niet constant verleid om toch even je mail te checken. Bepaal bij het openen van mail, direct wat je met de e-mail doet: -
Verwijder als je er niets mee kunt; Archiveer als er geen actie voor jou aan vastzit. Beantwoord de mail als er een reactie van je wordt verwacht (en verwijder of archiveer vervolgens). Lukt het je niet om op tijd te reageren, laat dit dan aan de afzender weten. Behandel de dringende mail zo vroeg mogelijk op de dag. Bewaar de niet-dringende mail voor een later moment.
Wat met spam? Het OCMW beschikt over een degelijke spamfilter. Het kan al eens gebeuren, dat er toch een spam-mail in je inbox terecht komt. Indien dit gebeurt, mag je deze mail gewoon verwijderen. Het is het niet nodig om dit voor elke spam-mail te melden aan de ict- dienst. Indien je twijfels hebt over de veiligheid van een e-mail, kan je uiteraard wel beroep doen op de ictdienst. Let op! Klik nooit op een link in een verdachte mail en geef ook nooit persoonlijke gegevens (bv. je bankkaartnummer) in wanneer dit in een “verdachte” situatie gevraagd wordt. Maak mappen in je inbox Maak mappen aan in je inbox waarin je de ingekomen en verzonden berichten onderbrengt. Dit kan op onderwerp zijn, maar ook op klant of actie. Een handige methode om je mappen te rangschikken is door cijfers voor de naam van de map te zetten, bijvoorbeeld: 01 Project E-mail 02 Project Subsidies 03 Project Kwaliteit 04 Nog af te handelen/ To do 05 In afwachting (voor mails waar je een antwoord op wilt) 06 Werkoverleg 08 Nieuwsbrieven 09 Privé 10 Ongewenst/spam Door de mappen te nummeren, kun je zelf de belangrijkheid van je mappen bepalen. Je kunt binnen een map ook submappen maken. Meer info Bijlage 1: Hoe maak je een map in Outlook?
7
Archiveren van e-mails Bij het archiveren van e-mails verplaats je de e-mail van je inbox naar een archiefmap. Deze map kun jezelf eenvoudig aanmaken in je mailbox. Je kan de gearchiveerde e-mails ook in verschillende mappen opslaan, en deze ordenen op bijvoorbeeld onderwerp of datum. Let op! Ook gearchiveerde mails nemen geheugenruimte in. Het is dus ook voor je archiefmappen aangeraden om geregeld een update te houden en de e-mails die je niet meer nodig hebt, te verwijderen. Je kan je e-mails zelf archiveren of via automatische archivering werken. Je kan bijvoorbeeld instellen dat alle e-mails ouder dan 1 maand automatisch gearchiveerd worden. Meer info Bijlage 2 „Hoe een archiefmap aanmaken‟. Je kunt ook beroep doen op de ict-helpdesk. Exporteren van e-mails Bij het exporteren kopieer je (een deel van) je e-mail naar een bestand buiten Outlook. Bijlagen uit mails die je later nog denkt nodig te hebben, kan je ook exporteren en indien nodig ook de volledige mail. Let er ook hier weer op dat je bij het opslaan geheugenruimte inneemt, maar dan gewoon op een andere plaats. Meer info Bijlage 3: Gegevens exporteren vanuit Outlook Afwezig? Maak afspraken voor een goede afhandeling. Schakel bij afwezigheid je afwezigheidsassistent in. Vermeldt hierin wanneer je weer terug bent en tot welke collega men zich in dringende gevallen kan wenden met diens e-mailadres/tel.nr. Bij onverwachte afwezigheid kan op vraag van het diensthoofd de e-mail gelezen en beantwoord worden door een collega. Heb je een dienstadres? Maak afspraken over het beheer en de opvolging ervan. Beheer met minstens 2 personen het dienst-emailadres waarvan één persoon de dagelijkse opvolging doet en de andere persoon back-up is. Spreek bij vakanties/afwezigheden duidelijk af wie het dienstadres opvolgt en beantwoordt. Meer info Bijlage 4: Hoe van thuis/of op andere locatie je afwezigheidsassistent instellen/je e-mailbox raadplegen
8
Bijlagen
9
Bijlage 1: Hoe maak je een map in Outlook? 1. Ga bovenaan in de taakbalk van Outlook naar “Nieuw” en kies vervolgens “Map”.
2
Vul bij “Naam” in, hoe je de map wil noemen.
3
Kies in je menustructuur de gewenste locatie voor de nieuwe map en klik op “OK”.
4
De nieuwe map is aangemaakt.
10
Bijlage 2: Hoe een archiefmap aanmaken?
Ga in Outlook bovenaan in je taakbalk naar menu “Bestand” en kies voor “Gegevensbestandsbeheer” zoals hieronder afgebeeld.
Dit is het scherm dat je dan te zien krijgt:
11
Klik op “Toevoegen” naast “Instellingen”
Klik op “OK” wanneer dit menu verschijnt:
12
Wanneer je dit doet, zal Outlook vragen hoe en waar hij het bestand moet plaatsen. Je geeft het een naam, bv archief.pst en slaat het op onder de N:\map (je eigen documenten). (Normaal gezien wordt de juiste locatie voorgesteld en moet je enkel de naam geven)
Klik op “OK”.
Nu staat je aangemaakte archiefitem onder je persoonlijke mailbox. Hier kan je de dan de mails naartoe slepen die moeten gearchiveerd worden. Je kan ook hier perfect een overzichtelijke mappenstructuur maken.
13
Bijlage 3: Gegevens exporteren vanuit Outlook
Ga in Outlook via het menu “Bestand” naar “Importeren en exporteren”.
Kies in de Wizard die zich opent voor “Naar een bestand exporteren” en klik op “Volgende”.
14
Kies voor “Bestand met persoonlijke mappen (.pst) en klik op “Volgende”.
Selecteer de map die je wil selecteren. Vergeet het vinkje “Inclusief submappen” niet, indien nodig. Klik op volgende.
15
Er wordt een locartie voorgesteld om op te slaan. Je kan deze eventueel wijzigen door op “Bladeren…” te klikken.
Klik op “Voltooien”.
16
Bijlage 4: Hoe van thuis/of op andere locatie je afwezigheidsassistent instellen/je emailbox raadplegen Surf naar https://webmail.sint-niklaas.be Het volgende scherm verschijnt. Bij gebruikersnaam typ je sint-niklaas\login van op het werk (voor het ocmw) Voor de stadsgebruikers: stadhuis0\login van op het werk. Het wachtwoord is hetzelfde als wanneer je aanmeldt op het werk.
Het volgende venster verschijnt. Ga dan rechts bovenaan naar de knop opties:
17
Klik rechts in het menu op Wizard Afwezigheid. Het volgende scherm verschijnt:
Vul het venster in zoals hieronder aangegeven.
18
19
