PR- Handleiding. Bestemd voor: Ryan Rijger Guillermo van Berkum Eva Schippers. Geschreven door: Jim Perk

PR- Handleiding Bestemd voor: Ryan Rijger Guillermo van Berkum Eva Schippers

Geschreven door: Jim Perk

Inleiding: Bij het promoten van een nieuw of bestaand concept, moeten er een aantal handelingen gepleegd worden op een aantal internetsites. Al deze handelingen worden per site stap voor stap beschreven in dit rapport. Internet promotie is zeer belangrijk voor een evenement. De doelgroep is bekend met het internet en is hier dagelijks mee bezig. Het is dus van belang de doelgroep via het internet de benaderen dit doen wij via een aantal websites. Namelijk; partyflock, hyves, clubjudge, djguide en link2party. Al deze internet sites staan hieronder beschreven. Hier komt naar voren wat en waarom deze sites dit doen en wat dit voor betrekking heeft op het evenement.

Inhoudsopgave: Planning Google docs Partyflock Hyves Clubjudge Djguide Link2party

Planning: Om alle werkzaamheden goed bij te houden werken wij met een planning. Deze planning is te vinden in het programma google docs wat wij laten nog zullen beschrijven. De planning is een Excel bestand en bestaat uit 1 tabbladen Tabblad 1: Op het eerst tabblad is per event de bovenstaande werkzaamheden beschreven. Deze kun je bijhouden door deze af te vinken met een kruisje Groen X Is iemand mee bezig Oranje X Nog in behandeling Rood X Is klaar.

Tabblad 2: Op het tweede tabblad staan een aantal website. Naar deze website wordt het persbericht van de evenementen gestuurd. Het is aan ons de taak te controleren of deze website’s daadwerkelijk het persbericht plaatsen. Dit kun je op een handige manier doen Kies een unieke niet vaak voorkomende zin uit het persbericht. Plaats deze zin op www.google.nl en klik op zoek. Via deze manier zijn de website’s makkelijk te achterhalen en is het niet nodig de websites apart te bezoeken.

Google docs: Met meerdere stagiaires op 1 bedrijf is het handig vanuit google docs te werken. Vanuit google docs kun je samen werken aan 1 bestand en zo op te hoogte blijven van waar iemand mee bezig is. Ga naar de website www.google.nl en klik op bovenstaande balk op gmail

Gebruikersnaam: vipdocs2009 Wachtwoord: *********

Je kunt nu links boven in klikken op documenten. Je komt nu in een inbox waar je de planning kunt vinden en een handleiding van google docs. Neem deze bestanden door om kennis te maken met het programma

Je kunt nu werken met de planning uit google docs. Zo kunt iedereen zien hoe de planning verloopt en waar jij op dit moment mee bezig bent.

Hotmail Bij het maken van verschillende internet pagina’s heb je vaak een e-mail adres nodig. Daarom is het handig om bij een nieuw concept event deze aan te maken. Dit kan via de site www.hotmail.com. Links staat er aangegeven nog geen Windows live id? klik op registreren. Voor elk event zal er een nieuw account voor moeten worden aangemaakt. Voor de onderstaande events hoeft er geen account voor worden aangemaakt. Event Blacklist e-mail adres: [email protected] Event America del Sur e-mail adres: [email protected]

Event Hotel-Cinema e-mail adres: [email protected] Event Vegas Baby e-mail adres: [email protected] Event Musicology e-mail adres: [email protected] Event Fame=DJ´s e-adres: [email protected] Event Showroom e-adres: [email protected] Event Hopes & Dreams e-adres: [email protected] De wachtwoorden voor de betreffende emailadressen zijn allemaal ********

Partyflock Aanmelden Om te kunnen werken op de site www.partyflock.nl moet je in het bezit zijn van een leden account. Deze kun je aanmaken door links boven in het scherm te klikken op de link ‘aanmelden’. Vul na deze stap je persoonlijke gegevens in, na het invullen ontvang je een bevestigingsmail in je persoonlijke e-mail met je gebruikers naam en wachtwoord.

Vanuit je eigen account kun je vrienden uitnodigen, foto’s toevoegen en je eigen persoonlijke agenda bijhouden.

Event Partyflock maken Als er een nieuwe Partyflock pagina gemaakt moet worden voor een nieuw concept/event volg je precies de zelfde stappen als het maken van een persoonlijke pagina. Deze staan hierboven beschreven onder het kopje aanmelden. Je kunt hierbij het live e-mail adres gebruiken die gemaakt is voor de ontvangstbevestiging. Als deze pagina gemaakt is kun je aan de slag met de volgende punten. Deze kun je vinden op de startpagina van je account. Aanpassen: Onder dit kopje kun je de persoonlijke gegevens van het event toevoegen zoals de naam, locatie en de muziekstijl van het event. Instellingen: Onder het kopje instellingen kun je aan de slag met het beheren van je site. Wie mogen je site bekijken, welke punten zijn zichtbaar etc. Operaties: Verander je ontvangen wachtwoord naar het wachtwoord virus1234. Dit wachtwoord wordt voor elk account gebruikt dus makkelijk te onthouden. Informatie: Onder het kopje informatie kun je bekijken hoeveel vrienden uitnodigingen zijn verstuurd om leden te werven. Profielplaatje: Is het plaatje wat de bezoekers als eerste zullen zien, neem hiervoor de flyer van het event. Album: Bij het aanklikken van deze link kun je een foto album starten met foto’s met betrekking tot het event. Denk hierbij aan foto’s van de flyer, posters, artiesten etc.

Poll: Een poll is een stem link waar de bezoekers hun keuze/mening kunnen geven op de vraag. Je kunt bij een poll je eigen vraag en antwoorden bepalen. Waar jij achteraf het winnende antwoord tussen kunt zien.

Vrienden uitnodigen Om een pagina levendig te houden moet je zoveel mogelijk vrienden uitnodigen. De pagina moet aantrekkelijk zijn voor de bezoekers. Bij het uitnodigen van vrienden voor een partyflock event moet je rekening houden met de leeftijd en interesse van de muziekstijl. Je kunt links in het menu klikken op leden als je in dit scherm bent en klikt op geavanceerd zoeken kun je op leeftijd, stad en provincie zoeken naar leden en deze vervolgens uitnodigen om lid te worden van jou event site.

TIP Zoek een account bijvoorbeeld ‘Rotterdam’ met veel leden. Ga in dit account naar de vriendenlijst. Door op ctrl A – enter te drukken zullen al deze vrienden in een apart tab blad verschijnen. Deze accounts kun je dan stuk voor stuk uitnodigen en wegklikken. Na deze actie kun je ook precies zien hoeveel mensen je uitgenodigd heb.

Bestaande partyflock Up-date Het kan zijn dat er al een partyflock pagina bestaat van het event. Dit betekend dat dit concept meerdere malen terug komt. De partyflock site moet dan worden ge up-date. Voeg dan nieuwe foto’s en teksten toe. Bestaande partyflock pagina’s Profielnamen: Blacklist America del Sur Hotel-Cinema Vegas Baby! Musicology Fame=DJ´s Showroom2009 Voor elk prfiel is het wachtwoord= ********* Als er dus 1 van deze pagina’s aangepast moet worden kun je deze inlog gegevens gebruiken. Dit zijn al bestaande partyflock pagina’s. Eigen tekst aanpassen Onder in je partyflock profiel staat de link eigen tekst aanpassen. Met deze link kun je de eigen tekst toevoegen aan je profiel. Voeg hier de extra informatie toe van het event flyers, fotos, videos, line-up, prijzen, dresscode etc.

Hyves Ga naar de pagina www.hyves.nl en klik op de button rechtsboven: ‘gratis aanmelden’.

Vul hier de velden in (niet alle velden zijn verplicht). Vervolgens ontvang je een e-mail op het door jou aangegeven e-mail adres. Volg de instructies hiervan op. Wanneer je nu naar de pagina www.hyves.nl gaat, kun je door rechtsboven je gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren, inloggen.

Je bent nu op jouw persoonlijke hyves pagina. Gebruiken Onder ‘Mijn menu’ kun je in ‘wijzig’ naast ‘profiel’ je gegevens invoeren. Onder ‘Mijn menu’ ‘Instellingen’ kun je jouw gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. Daarnaast kun je hier aangeven wie jouw profiel (en overige zaken zoals e-mail adres) mag zien. Om te voorkomen dat iedereen jouw gegevens kan zien, is het raadzaam om je profiel op zichtbaar voor ‘alleen vrienden’ of ‘vrienden van vrienden’ te zetten. Onder ‘zoeken’ kun je personen zoeken. Daarnaast kun je mensen vinden bij bijvoorbeeld je (middelbare) school, vereniging of bedrijf. Zoek daarvoor eerst naar jouw school (bijv.), kies in het keuzemenu achter zoeken het item ‘school’ en klik op ‘Ok’. Als je iemand hebt gevonden kun je hem/haar toevoegen als vriend door links de link aan te klikken. Wanneer deze jouw uitnodiging accepteert, vind je hem/haar voortaan in je vriendenlijst. (koppel dit gelijk aan je vriendengroep, je vrienden kun je beheren door deze in een aparte vrienden groep) Hyves is een goede manier om je event te promoten. Als je eenmaal een persoonlijke pagina hebt, kun je een event hyves hier aan koppelen. Dit doe je door te klikken op de link netwerken op de home pagina.

Links bestaande hyves groepen Voor dat je aan de slag kunt gaan met de groephyves moet je hier wel lid van worden. Meld je aan bij de onderstaande links. Op deze site is de hoofdbeheerder te zien, stuur gelijk een privé bericht met de vraag medebeheerder te worden van de groepshyves.

http://vipvenues.hyves.nl http://americadelsur.hyves.nl http://vegassbaby.hyves.nl http://black-list.hyves.nl http://hotel-cinema.hyves.nl http://superior-postevents.nl http://fameisdjs.hyves.nl Nieuwe groep Onder het kopje netwerken kun je klikken op maak een nieuwe groep. Dit doe je bij elk nieuw event van VIP.

Je krijgt dan een invul scherm te zien, vul dit in met betrekking op je event. Na het invullen van deze gegevens kom je automatisch op je event site.

Jij bent nu beheerder van deze event site. Deze site kun je nu invullen met informatie, foto’s, video’s, berichten en krabbels met betrekking tot jou event. Je hebt van deze groepshyves geen aparte inlog code en wachtwoord. Deze groep wordt vermeld in je eigen vrienden netwerk. Je kunt dus vanuit je eigen persoonlijke Hyves werken op jou groepshyves. Vriendengroep Omdat je veel vrienden en familie uitnodigingen krijg is het handig om deze groepen te rangschikken.

Dit kun je doen door te klikken op vrienden – vrienden beheren rechts verschijnt er dan een link met maak hier groepen.

Geef je groep een nieuwe naam bijv. VIP (virus in public) voeg hier de leden toe die jou berichten gaan ontvangen.

Berichten Bij het maken of doorsturen van een bericht kun je gebruik maken van je vriendengroep. Je kunt gemakkelijk berichten door sturen naar al je vrienden tegelijk of naar een bepaalde groep.

Groepsberichten doorsturen/Win – Actie Groepsberichten die je krijgt van eva, Ryan of Guillermo kun je in een geheel doorsturen naar je netwerk groep. In dit groepsbericht zit meestal een actie ‘win gastenlijst plekken, win een vip arrangement’. Aan het eind van de week minstens 1 dag voor het evenement moet hier een winnaar of meerdere winnaars uit gekozen worden. Hier krijg je meer informatie over van Ryan of Guillermo. De winnaars van de plekken of vip arrangement stel je op de hoogte via hyves en je stuurt de lijst van winnaars door naar 1 van de begeleiders Ryan of Guillermo. Krabbels Krabbels zijn korte berichten of mededelingen die je kunt plaatsen bij vrienden of andere leden met een hyves profiel. De redenen hiervan kunnen verschillend zijn neem als voorbeeld meer leden te trekken naar je site. Blog Een event blog bestaat meestal uit een persbericht of mailing. Deze kun je toevoegen aan je site voor extra informatie aan de bezoeker van jou pagina. Agenda Aan je profiel kun je een agenda punt toevoegen. In dit punt staat de tijd en datum centraal, bezoekers kunnen het agenda punt toevoegen aan hun eigen site door te klikken op ‘ich bin dar bei’ Pimp You’re Profile (Dit punt hoeft alleen gedaan te worden op aanvraag van bijv: eva schippers) Om je pagina levendig te houden moet je constant nieuwe updates maken. Denk hierbij aan nieuwe achtergronden foto’s en de juiste informatie. In je profiel is er een link naar pimp youre profile, op deze manier kun je de pagina leuke kleuren geven en nieuwe achtergronden uploaden.

Vrienden uitnodigen Je kunt een bezoek brengen aan verschillende pagina’s van leden. Als je deze mensen als vriend wil kun je deze in het linker menu uitnodigen. Voor een event is het belangrijk zoveel mogelijk leden te werven. Hoe meer bezoekers hoe meer kans dat zij het evenement bezoeken.

Clubjudge

Clubjudge.com is een website met objectieve club info, free tickets, gratis gastenlijsten en een uitgebreide party agenda in Nederland. Vuistregels: Je dient je eigen page aan te maken Nodig zoveel ogelijk vrienden uit Maak voor elk event een aparte page met doorverwijzingen naar het betreffende e-mailadres van het event Na elk event plaats je foto’s op de page of maak je een doorverwijzing naar de internetpagina waar de foto’s zijn op zijn te vinden

Event plaatsen Om een event te plaatsen dien je ingelogd te zijn. Indien er een nieuwe event op clubjudge.com wordt gepublished, dan die je de volgende stappen te volgen: Stap 1 Je klikt in het linkerscherm op Event toevoegen

Vervolgens krijg je het onderstaande afbeelding op het beeld. Wat in te vullen bij: Jouw naam: spreekt voor zich (s.v.z.) Jouw e-mail: s.v.z. Naam evenement: s.v.z. Datum evenement: s.v.z. Club/locatie: s.v.z. Indien de locatie er niet tussen staat, vul dan bij anders de locatie in

Anders: zie vorige punt

Step 2 Heb je de vorige gegevens juist ingevuld, ga verder met de onderstaande afbeelding:

Wat in te vullen bij Stad: De stad waarin het events zal plaatsvinden Tijd Aanvang: vul eerst de hele uren in en dan de minuten, bijv. 22:30 Tijd einde: zie vorig punt Entree kosten: bijv. €15 excl. reserveringskosten, indien het event gratis is, vul dan Gratis Entree in Entree schaal: Kies de juiste schaal waarin de prijs valt Muziek/genre: Vul de muziekgenres die op dit event aan bod komen.

Url/website: Indien het events een website heeft, vul deze dan in. Is er enkel en alleen een hyves page of iets dergelijks beschikbaar, post deze link dan Artist Dj/MC/VJ: Welke artiesten zullen deze avond optreden Aanvullende info: hier vul je alle overige info in, dat niet in het persbericht staat

Stap 3

Wat in te vullen bij: Persbericht: Plak hier de tekst van het persbericht Flyer voorkant: Hier kunt je de voorkant van de flyer uploaden van het evenement. De flyer mag maximaal 500kb zijn, en in jpg Flyer achterkant: Hier kunt je de achterkant van de flyer uploaden van het evenement. De flyer mag maximaal 500kb zijn, en in jpg Video 1 Embed code: Hier kun je alleen youtube video’s plaatsen. De embed code is te vinden op www.youtube.nl rechts in het menu van de video. Step 4

Wat in te vullen bij: Video 2 embed code: zie video 1 embed code Ticketstore: vul in waar de tickets verkrijgbaar zijn Vrijkaarten: Hier vul je het aantal vrijkaarten in die wij weggeven per feest. 2x2 Gastenlijst: hier vul je de naam in van de contactpersoon van de gastenlijst.

Stap 5

Naam gastenlijst: Eva Schippers E-mail gastenlijst: [email protected]

De voltooing Nadat je alle stappen hebt doorgenomen, dan komt het er zo uit te zien:

Bestaande Clubjudge Up-date Zodra het feest heeft plaatsgevonden, dan wordt het event door Clubjudge zelf verwijderd. Je hebt hier geen omkijken meer naar, op naar het volgende event. Om volledig gebruik te kunnen maken van de diensten en mogelijkheden is het een aanrader om je aan te melden. Lid worden is overigens gratis. Aanmelden is mogelijk door op sing up te klikken, dit vind je aan de linkerkant van de hoofdpagina,

Klik op sign up en vul de onderstaande gegevens in.

Na aanmelding krijg je een e-mail bevestiging, hier staan jou gebruikersnaam en wachtwoord in. BEWAAR DEZE MAIL GOED!

Na je inlog is er voor jou de mogelijkheid om: Berichtjes versturen en ontvangen Reageren op nieuwsberichten, party reports, columns en interviews Meediscussiëren in het forum Vrienden uitnodigen Member worden van je favoriete club(s) Agendapunten, favoriete items en onbeperkt foto’s en partypics toevoegen aan je profiel Partypics claimen Nieuwsberichten, partyreports, columns, interviews, partypics en members beoordelen Inschrijven op speciale win-acties Hulp vragen aan de Judge Doctor Profiel wijzigen Op clubjudge.com is er de mogelijkheid om je profiel, foto’s en password te wijzigen. Dit kun je doen door op settings, zie onderstaande afbeelding

Vervolgens krijg je het volgende scherm te zien:

Djguide ( Een evenement toevoegen op djguide is alleen op aanvraag. Eva Schippers stuurt een email naar djguide om een evenement toe te voegen dit gaat vele male sneller als op de onderstaande manier. Als dit niet het geval is, en je de opdracht krijg tot het toevoegen van een evenement volg dan onderstaande stappen) Om een evenement toe te kunnen voegen op djguide is het verplicht een account te hebben. Dit kun je aanmaken door rechts in het menu te klikken op aanmelden. Na het aanmaken van een account kun je een evenement toevoegen. Links in het menu staat de link party in agenda. Vervolgens krijg je het scherm:

*Jouw naam: *Jouw e-mail Organisatie

anders

Selecteer concept

*Datum (DD-MM-JJJJ):

*Stad *Naam evenement:

Selecteer locatie *Locatie naam (club/discotheek): *Straat: *Stad: *Land: Provincie: Tijd aanvang (UU:MM): Voorverkoopprijs: Deurprijs:

voor Nederlandse evenementen Tijd einde (UU:MM): inclusief fee

Gratis Entree?: Website evenement:

Line-Up:

Extra Info:

Url flyer (link http://....jpg ): Muziekstijl: Dresscode: Max. bezoekers: Strandfeest?: Outdoor Festival?: DJ Contest?: Wilt u informatie over adverteren?: Gastenlijst winactie (+1):

*2

* Vul de gegevens in met betrekking op je event

Link2party Persoonlijke pagina Aanmelden Om gebruik te maken van alle functionaliteiten van link2party zal er allereerst een account worden aangemaakt. Aanmelden doe je door linksboven op de pagina te drukken op register.

Volg de stappen, na het invullen ontvang je een bevestigingsmail met daarin je gebruikersnaam en wachtwoord. Vanuit je eigen account kun je vrienden uitnodigen, foto’s toevoegen en je eigen persoonlijke agenda bijhouden. Om members uit te nodigen klik je op de persoonlijke pagina van de betreffende persoon op send a friend request. Zie afbeelding

Agenda Klik op agenda, zoek onze events op en voeg onze events toe aan jouw agenda. Je plaatst tegelijkertijd helemaal onderaan de pagina een reactie op het feest. Deze reactie bevat op z’n minst de volgende inhoud: Laat zien dat er zin in hebt Laat zien dat jij naar het event gaat

Op link2part is er de mogelijkheid om video’s, friends, pictures en blogs toe te voegen aan je gepersonaliseerde pagina. Zie onderstaande afbeelding.

Om een video toe te voegen klik je op video’s, je krijgt dan het onderstaande scherm in beeld. Druk vervolgens op nieuw video toevoegen. De titel van de video is dezelfde als de youtube titel, kopieer vervolgens de youtube link en druk op video opslaan.

Als je je eigen profiel bekijkt, dan zie je de video aan de rechterzijde van je profielpagina.

Voor het uploaden van pictures klik je op pictures en vervolgens op Allereerst druk je op nieuw album en verander je de naam van je fotoalbum zie afbeelding.

Na deze stappen druk je onderaan de pagina op Om een foto toe te voegen klik je achtereenvolgens op pictures, nieuwe picture toevoegen. Je krijgt dan het onderstaande afbeelding in beeld

Kies in welke map je de foto wilt uploaden, selecteer de foto en vink aan of je een reactie toelaat bij de foto en/of je de foto als albumfoto of profielfoto wilt instellen.

Verder is er ook een aparte link2party channel

Op link2party is er een mogelijkheid tot het beheren van een channel. De 2 channels die beheerd moeten worden zijn: Post rotterdam Username: Guuillermo Password: ******** Instijl Username: Stage Wachtwoord: ******** Het verschil tussen deze twee channels is dat post Rotterdam een locatie channel is. Op dit channel kunnen dus alleen evenementen geplaatst worden die gehouden worden in de post. Op de instijl channel kan elk evenement van virus in public geplaatst worden. De eerste stap die gedaan moet worden is het inloggen op 1 van de channels.

Log in met bovenstaande gegevens. Op het channel kun je verschillende dingen doen, veel hiervan zijn hierboven al beschreven op de privé account dit zijn namelijk de zelfde.

Muziek: Muziek toevoegen is het enigste wat afwijkt bij het maken van een channel. Om muziek toe te kunnen voegen moet je een account hebben op de website www.soundcloud.nl

De gegevens die je kunt gebruiken op deze website op in te loggen zijn [email protected] Marlon18 Na het inloggen op deze site kun je een muziek bestand toevoegen na het uplaoden ontvang je een link die je kunt plaatsen in de balk op link2party channel. Vergeet hierbij niet de titel te vermelden.

Agenda: Als je klikt op het punt agenda kun je kiezen uit 3 opties.

Stap 1 Controleer eerst of het even wel of niet is geplaatst. Event overvieuw: overzicht van de toegevoegde evenementen Event archief: Archief van alle evenementen

Event toevoegen: Bij een event toevoegen heb je het persbericht nodig. Gebruik alle informatie van het persbericht op deze toe te voegen op link2party.

Bij het toevoegen van de line-up is het belangrijk links in het vensten de dj's te zoeken. Via deze manier wordt het channel doorgelinkt aan de channel van de dj. Video toevoegen aan een link2part persbericht: Na het evenement is er vaak een after promo video. Deze video moet na het evenement toegevoegd worden aan het persbericht. Hoe je dit kan doen staat hieronder stap voor stap beschreven. EMBED CODE VAN VIDEO KOPIEREN 1. Klik op de youtube link (http://www.youtube.com/watch?v=6Z_FO1DP1dM) 2.

Rechts zie je de gegevens 'URL' en 'Embed'

3. Klik eerst op de blauwe button naast 'Embed' (Customize) en vink "include related videos" uit 4.

Kopieer de "Embed code"

VIDEO AAN PERSBERICHT TOEVOEGEN OP LINK2PARTY 1.

Log in met je gegevens op link2party (channel login)

2.

Ga naar "agenda"

3.

Klik "Musicology"

4. Je zit nu in de gegevens van het event, scroll naar het persbericht. Onder het kopje 'persbericht' zie je een aantal buttons, waaronder de knoppen om tekst vet- of schuingedrukt te maken. 5. Klik hier op "source" - je ziet nu de HTML codes van het persbericht 6. Dubbelcheck bij Ryan of hij de video bovenaan of onderaan wil, scroll hiernaar toe in de source code van het persbericht en plak de gekopieerde embed code en geef een enter (anders is de tekst zo geplakt aan de video, er moet altijd een witregel onder staan) 7.

Klik opslaan

8. Open Link2party in een nieuw tabblad/venster, controleer of de video correct wordt weergegeven.