Politika bezúhonnosti podnikania skupiny Mondi Úvod Úplatkárstvo a korupcia sú bohužiaľ znaky firemného a verejného života v mnohých krajinách vo svete. Dokonca aj návrh na korupciu môže poškodiť dobré meno spoločnosti alebo skupiny a môže mať dopad na jej schopnosť podnikať. Regionálne a medzinárodné inštitúcie, akými sú napríklad OECD, OSN a Africká únia zareagovali, aby bojovali s negatívnymi dôsledkami korupcie prostredníctvom dohôd, ktorých cieľom je zladenie antikorupčných zákonov naprieč jednotlivými jurisdikciami. Skupina Mondi si je vedomá svojej korporátnej zodpovednosti a podporuje realizované opatrenia, ktoré vedú ku vytvoreniu udržateľnej korporátnej bezúhonnosti. Mondi netoleruje žiadnu formu úplatkárstva alebo korupcie. Spoločnosť Mondi nikdy neposkytne alebo nebude akceptovať úplatky a ani nedovolí iným, ktorí v jej mene pracujú, aby tak urobili. Naše korporátne správanie určuje náš Kódex obchodnej etiky (Kódex nájdete na strane 16). Táto Smernica vysvetľuje ako Mondi pristupuje ku neakceptovateľným praktikám, vrátane úplatkárstva a korupcie. Správna rada DLC schválila túto Smernicu na podporu Mondi Kódexu obchodnej etiky a delegovala zodpovednosť v súvislosti s dohľadom nad dodržiavaním Smernice na DLC auditovú komisiu. Okrem povinnosti riadiť sa touto Smernicou existuje aj povinnosť dodržiavať zákony krajín a príslušných jurisdikcií v mieste pôsobenia našich zamestnancov, zákazníkov, zástupcov, konzultantov a dodávateľov. V prípade, že máte dôvod na podozrenie, že došlo k porušeniu tejto Smernice, je vašou povinnosťou podnietiť záujem. Pozrite si, prosím, doleuvedenú kapitolu ‘Hlásenie prípadov porušenia’. Rozsah platnosti Všetci zamestnanci spoločnosti Mondi a ktorákoľvek iná osoba, ktorá poskytuje služby pre Mondi a v mene Mondi, vrátane kontraktorov, konzultantov, zamestnancov agentúry a obchodných partnerov sú povinní dodržiavať túto Smernicu bez ohľadu na jurisdikciu, v rámci ktorej pôsobia a zákonov platných pre takúto jurisdikciu (v prípadoch, kedy táto Smernica reprezentuje vyšší štandard). Nedodržanie môže viesť ku disciplinárnemu konaniu, ktoré môže mať za následok rozviazanie pracovného pomeru a/ alebo, prípadne, vypovedanie zmluvy s treťou stranou. Táto Smernica sa vzťahuje na všetky druhy korupcie, vrátane, okrem iného: 1. Aktívne úplatkárstvo – dávanie, prisľúbenie alebo ponúkanie úplatku; 2. Pasívne úplatkárstvo – požiadanie, súhlas s prevzatím alebo akceptovanie úplatku; 3. Podplatenie akéhokoľvek verejného alebo vládneho činiteľa; a 4. Nezákonné obohacovanie sa – zneužitie majetku spoločnosti. Od všetkých spoločností v rámci skupiny Mondi a závodov po celom svete, vrátane spoločných podnikov, sa požaduje, aby dodržiavali túto Smernicu a jej princípy. Tam, kde spoločnosť nemá rozhodujúci podiel by sme mali podnecovať uplatnenie tejto Smernice u našich obchodných partnerov. Čas od času by mali byť hodnotené aj existujúce obchodné vzťahy.
1
Túto Smernicu je zároveň potrebné zvážiť aj pri nadväzovaní nových obchodných stykov, či už prostredníctvom zlučovania, akvizícií, spoločných podnikov alebo nových zákazníkov a dodávateľov. Takéto nové vzťahy si vyžadujú pozorné zhodnotenie etického správania a spoľahlivosť každého obchodného partnera. Táto smernica by mala byť implementovaná v súlade s Mondi Kódexom obchodnej etiky a príslušných pravidiel. Smernica Mondi Kódex obchodnej etiky jasne definuje kľúčové princípy a hodnoty, ktoré riadia naše správanie a podporujú našu politiku, princípy a smernice. Všetko prevádzkovanie a aktivity, ktoré spadajú pod kontrolu skupinu Mondi, bez ohľadu na to, kde vo svete k nim dochádza, by mali byť vykonávané etickým spôsobom. Mondi sa stavia proti korupcii a nezákonným postupom všetkých ich foriem a nesmie ponúknuť, platiť alebo akceptovať úplatky (akokoľvek sú tieto zadefinované) alebo vykonať akékoľvek skutky korupcie v rámci svojho jednania s vládami, zahraničnými verejnými činiteľmi a na obchodnom trhu. Spoločnosť Mondi sa nezapája do podplácania alebo akejkoľvek formy neetickej pohnútky alebo platby, vrátane platieb za pomoc a neposkytuje politické dary ani nie je zodpovedná za politické výdaje. Mondi netoleruje žiadne takéto aktivity zo strany personálu, kontraktorov, konzultantov a personálu agentúr ani zo strany osôb, s ktorými spoločnosť Mondi obchoduje. Od všetkých zamestnancov sa požaduje, aby sa vyhli akýmkoľvek aktivitám, ktoré by mohli viesť, alebo podnecovať konflikt záujmov s obchodnými činnosťami skupiny Mondi. Všetci zamestnanci sú podnecovaní, aby podnietili záujem v prípade podozrivého porušenia tejto Smernice alebo akéhokoľvek porušenia ich práv, ktoré si všimli. Kľúčové riziká korupcie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Úplatkárstvo Platby za pomoc Vzájomná súčinnosť s vládnymi činiteľmi a lobovanie Dary a podujatia Politické dary Charitatívne dary a sponzorstvo Konflikty záujmov Zneužitie majetku spoločnosti
Každé jedno z hore uvedených kľúčových rizík korupcie je bližšie špecifikované v prílohách tejto Smernice. Zodpovednosť CFO skupiny Mondi je predsedom správnej rady a má priamu zodpovednosť na dohliadanie zavádzania tejto Smernice a za predkladanie správ na DLC auditovú komisiu a správnu radu DLC raz za rok. Každá divízia a závod si zadefinuje príslušné zodpovednosti a následné postupy v rámci svojich prevádzok, aby bolo možné zabezpečiť plnú implementáciu tejto Smernice a to, aby každý prípad porušenia Smernice bol hlásený v súlade s požiadavkami uvedenými dole. V prípade zistenia akýchkoľvek prípadov podplácania alebo korupcie, dôjde bezodkladne ku vykonaniu nápravných opatrení. 2
Ako súčasť polročných správ potvrdzujúcich vykonanie internej kontroly bude manažment vyzvaný, aby potvrdil dodržiavanie tejto Smernice. Fúzie, akvizície, spoločné podniky a pridružené spoločnosti Mondi pravidelne skúma možnosti nadobudnutia spoločností a uzatvárania partnerstiev a spoločných podnikov. Ako súčasť procesu obchodnej a finančnej hĺbkovej previerky takýchto transakcií by mali dôsledne preskúmané zázemie, reputácia, etické a kultúrne hodnoty pri každej spoločnosti, do ktorej naša spoločnosť investuje, alebo ju nadobúda. Musíme si byť istí tým, čo by sme mohli zdediť. Ak by nedošlo ku vykonaniu príslušnej hĺbkovej kontroly v zmysle dodržiavania antikorupčných pravidiel, mohlo by toto viesť ku zodpovednosti na strane Mondi v prípade predchádzajúcich alebo súčasných praktík korupcie vyplývajúcich z obchodných činností tretej strany. Prepojenie obchodných činností Vzhľadom na sprievodné riziko v existujúcich obchodných vzťahoch, dôsledné prehodnotenie tretích strán, ktoré poskytujú služby v mene Mondi, vrátane kontraktorov a iných pravidelných zmluvných strán a prípadne dodávateľov a odberateľov, by malo byť pravidelne realizované za účelom vyhodnotenia ich zázemia, reputácie, etických a kultúrnych hodnôt. Školenie V zmysle tejto Smernice a jej implementácie bude poskytnuté školenie a toto bude prispôsobené zisteným rizikám. Predovšetkým sa predpokladá, že formálne školenie všetkých zamestnancov, ktorí sú na pozíciách obstarávania, predaja alebo na iných pozíciách, ktoré si vyžadujú pravidelný obchodný styk s inými zmluvnými stranami bude zahrňovať obsah, uplatnenie a dôsledky vyplývajúce z tejto smernice a malo by byť realizované čo najskôr po odsúhlasení tejto smernice a v pravidelných intervaloch. Sankcie Akékoľvek porušenie tejto smernice nebude tolerované. Zatiaľ, čo porušenia budú posudzované prípad od prípadu, v prípade odhalenia akýchkoľvek prípadov podplácania, korupcie alebo iného nevhodného správania, dôjde ku okamžitému podniknutiu náležitých krokov. Toto môže zahrňovať preskúmanie obchodného vzťahu, právne nároky alebo disciplinárny postih v súlade s disciplinárnymi pravidlami platnými v skupine Mondi. Takýto disciplinárny postih môže viesť ku rozviazaniu pracovného pomeru. Disciplinárny postih môže byť podnietený aj v prípadoch nenahlásenia známeho prípadu porušenia tejto Smernice. Príslušné opatrenie bude prijaté aj voči druhým zmluvným stranám, ktoré boli spojené s prípadom akéhokoľvek porušenia tejto Smernice, vrátane prípadov súvisiacich so zmluvami uzatvorenými s takýmito stranami. Toto môže mať za následok vypovedanie zmluvy uzatvorenej s treťou stranou. Zákonom stanovený trest Maximálny trest za aktívne úplatkárstvo, pasívne úplatkárstvo a podplácanie zahraničného verejného činiteľa predstavuje, v súlade splatnou legislatívou (napr. v súlade so Zákonom o aktívnom úplatkárstve platným v Spojenom kráľovstve), 10 rokov odňatia slobody a/ alebo neobmedzený peňažný trest.
3
Ak sa zistí, že spoločnosť dala alebo obdržala úplatok alebo podplatila zahraničného verejného činiteľa s vedomým predstaviteľa vedenia podniku, takýto predstaviteľ vedenia podniku by mohol čeliť trestnému stíhaniu, ktoré by mohlo následne viesť ku pokute a/ alebo odňatiu slobody. Spoločnosť môže byť podliehajúca neobmedzenému peňažnému trestu. Dodržiavanie smernice Ako súčasť potvrdzujúceho postupu internej kontroly realizovanej raz za pol roka, požaduje sa od zamestnancov, aby potvrdili, že túto Smernicu dodržiavajú. Interný audit musí zahrňovať dodržiavanie tejto Smernice v rozsahu všetkých realizovaných interných auditov. Nahlasovanie porušení Všetci zamestnanci sú podnecovaní, aby podnietili záujem v prípade podozrivého zneužitia alebo priestupku, vrátane úplatkárstva, platieb za pomoc, vydierania a prania špinavých peňazí, neprofesionálneho, neetického správania alebo porušenia ich práv. Známe porušenia tejto Smernice musia byť nahlásené. Zhrnutie postupov nahlasovania je uvedené dole a tieto postupy sú bližšie vysvetlené na stranách 14 a 15. V prípade zistenia korupčných aktivít by mali byť dodržané nasledovné pokyny: 1. Záležitosť nahláste priamo prezidentovi spoločnosti alebo riaditeľovi, ktorý je zodpovedný za organizačnú jednotku, v rámci ktorej ku priestupku došlo. 2. Prezident spoločnosti alebo riaditeľ organizačnej jednotky, v rámci ktorej ku priestupku došlo je povinný toto nahlásiť CFO príslušnej Divízie Mondi. Bude zodpovednosťou finančného riaditeľa CFO príslušnej Divízie Mondi, aby o takýchto okolnostiach informoval CEO príslušnej Divízie Mondi, CEO a CFO skupiny Mondi a Riaditeľa pre interný audit a príslušný manažment danej divízie alebo závodu. 3. V prípade, že niektorí členovia tímu interného auditu zistia nesprávne správanie, nahlásia toto prostredníctvom Riaditeľa pre interný audit miestnemu riadiacemu pracovníkovi z oddelenia financií, CEO a CFO príslušnej divízie Mondi, ako aj CEO a CFO skupiny Mondi. 4. Eventuálne môže každý zamestnanec nahlásiť akékoľvek nesprávne konanie prostredníctvom služby Speakout (viď dole). Akékoľvek nesprávne konanie nahlásené prostredníctvom Speakout oznámi poskytovateľ služby Riaditeľovi pre interný audit, ktorý sa bude následne riadiť postupom uvedeným v bode 2. Speakout je dôvernou službou poskytovanou pre zamestnancov Mondi a externých partnerov, ktorá plní účel nahlasovania a podnietenia záujmu v prípade akéhokoľvek správania alebo činností, ktoré by mohli byť v rozpore s obchodnými praktikami Mondi. Speakout prevádzkuje nezávislá organizácia a služba je dostupná 24 hodín denne, sedem dní v týždni na bezplatnom telefónnom čísle alebo zaslaním emailu na
[email protected]. Telefónne číslo pre vašu spoločnosť nájdete na intranete Mondi. Oddelenie interného auditu bude viesť register všetkých nahlásených prípadov. Register bude predložený na prediskutovanie na stretnutiach DLC auditovej komisie spolu s vysvetleniami opatrení, ktoré boli prijaté na zabránenie opakovania sa takéhoto prípadu. Mondi nebude tolerovať žiadnu formu represálií voči tým zamestnancom, ktorí čestne podnietili záujem. V prípade, že čestne svoje obavy nahlásite a budete sa uchádzať o radu, spoločnosť Mondi vám bude vždy nápomocná. Monitoring a preskúmanie Táto Smernica bude uplatňovaná prostredníctvom pravidelného monitoringu a preskúmania a bude súčasťou postupov Interného auditu skupiny. 4
Otázky V prípade akýchkoľvek vašich ďalších otázok súvisiacich s touto Smernicou alebo doplnkových princípov, kontaktujte, prosím: Carol Hunt Email:
[email protected] Tel: +44 (0)1932 826366 Odsúhlasené: 21. júna, 2011
5
PRÍLOHA 1 ÚPLATKÁRSTVO Zásada Spoločnosť Mondi a jej predstavitelia nenavrhnú, nedajú ani nezoberú úplatky alebo nevhodné stimuly za akýmkoľvek účelom, či už priamo alebo prostredníctvom tretej strany. Čo rozumieme pod úplatkárstvom? Prevzatie alebo navrhnutie odmeny verejným činiteľom alebo verejnému činiteľovi alebo súkromnej osobe, ktorá ich má ovplyvniť pri nesprávnom vykonávaní si svojich povinností, alebo presvedčiť ich, aby konali v rozpore so známymi pravidlami čestnosti a bezúhonnosti. Príklad(y) i.
ii.
Zamestnanec Mondi ponúkne, že zaplatí peňažnú čistku predstaviteľovi potencionálneho odberateľa, za čo by tento predstaviteľ mal zabezpečiť, aby tender vyhrala spoločnosť Mondi. Agent ponúkne zahraničnému verejnému činiteľovi úplatok, aby tento zabezpečil udelenie povolenia zo strany vlády.
6
PRÍLOHA 2 PLATBY ZA POMOC Zásada Mondi nebude tolerovať, aby iní konali v jej mene, poskytovali tretím stranám platby za pomoc, na ktoré nemajú nárok. Mondi sa bude usilovať eliminovať praktizovanie platieb za pomoc v krajinách, kde podniká. Čo rozumieme pod platbami za pomoc? Platby za pomoc sú (relatívne malé), neoficiálne platby, ktoré majú zabezpečiť alebo urýchliť realizáciu rutinného alebo potrebného procesu, ktorý väčšinou vykonávajú verejní činitelia, na ktorý má platca platby za pomoc právny alebo iný nárok. Ku takýmto platbám často dochádza dôsledkom toho, že príjemca si platbu vymáha pričom využíva moc svojho oficiálneho postavenia a kedy dôsledok nezaplatenia môže byť neprimeraný ku požadovanej platbe. Výnimočné/ expresné poplatky a podobné, ktorých úhradu požadujú verejní činitelia, by mali byť overiteľné alebo by tieto osoby mali byť ochotné poskytnúť o tomto doklad. V prípade, že odmietnutie poskytnúť platbu za pomoc vyústi do určitých nákladov alebo omeškaní, toto je akceptované ako bežný dôsledok tejto zásady. Nezahrňuje poplatky, ktoré vyplývajú zo zákona. Výnimka Zatiaľ, čo Mondi má stanovenú nulovú toleranciu voči úplatkárstvu a korupcie všetkých foriem, pripúšťame, že existujú výnimočné situácie, kedy sa zamestnanec nachádza pod hrozbou násilia alebo ublížení na zdraví. S ohľadom na bezpečnosť, ako prioritu č. 1, platbu vykonajte a dané okolnosti a zaplatenú čistku nahláste okamžite v súlade s postupmi nahlasovania, ktoré sú uvedené na strane 4. Príklady platieb za pomoc i. Imigračný úradník požaduje od zamestnanca úhradu 50 € ako ‘vstupný poplatok’ na letisku, ktorého často využívajú zamestnanci spoločnosti pri vstupe do krajiny, aj napriek tomu, že zamestnanec má pas a víza v poriadku. ii. Colník požaduje sumu 150 € za prioritné preclenie tovaru, ktorý došiel na letisko aj napriek tomu, že všetky dovozné clá a papiere sú v poriadku.
7
PRÍLOHA 3 VZÁJOMNÁ SÚČINNOSŤ S VLÁDNYMI ČINITEĽMI A LOBOVANIE Zásada Spoločnosť Mondi a jej predstavitelia budú rokovať s vládami a verejnými činiteľmi transparentne a eticky, pričom bude presadzovať čestnú a konštruktívnu účasť. Spoločnosť Mondi a jej predstavitelia nenavrhnú, neprisľúbia ani neposkytnú peniaze alebo žiadne iné peňažné pôžitky vláde alebo verejnému činiteľovi so zámerom ovplyvniť takéhoto úradníka pri výkone jeho/ jej funkcie a týmto spôsobom získať alebo udržať si podnikateľské aktivity alebo získať nezákonnú výhodu pri výkone podnikateľských aktivít. Čo rozumieme pod vzájomnou súčinnosťou s vládnymi činiteľmi a lobovaním? Počas bežných podnikateľských aktivít bude spoločnosť pravidelne vo vzájomnej komunikácii so štátnymi orgánmi a verejnými činiteľmi. Niektoré výsledky podnikania budú závislé od našich rokovaní s príslušným rezortom vlády, ministrami alebo verejnými činiteľmi. Všetky takéto rokovania musia byť uskutočňované transparentným a etickým spôsobom. Príklady i. Lobista požaduje preddavok za ‘pomazanie vreciek. ii. Vládny úradník, ktorý je potencionálne schopný ovplyvniť výsledky podnikania požaduje dary poukázané na nadáciu, v ktorej má svoju účasť.
8
PRÍLOHA 4 DARY A PODUJATIA Zásada Spoločnosť Mondi a jej predstavitelia nenavrhnú, nedarujú ani neprijmú žiadne dary alebo podujatia, ktoré majú byť, alebo by mohli byť interpretované, ako úplatok, alebo by mohli zaviazať, alebo by mohli byť chápané, že zaväzujú (priamo alebo nepriamo) príjemcu voči strane, ktorá ponúkla alebo dala takýto dar alebo podujatie. Pravidlá darovania darov a zdvorilostných darov 1. Ponúkané by mali byť len skromné dary a zábava, ktoré predstavujú zdvorilostné dary, ktoré sú primerané; ich zámerom je budovať primeraným spôsobom vzťahy a dobré meno. Tieto by nemali príjemcu k ničomu zaväzovať. 2. Konfliktom záujmov alebo zdaniu, že ide o konflikt záujmov na strane príjemcu je nutné sa vystríhať. 3. Nemali by ste získať žiadnu obchodnú, zmluvnú alebo zákonnú výhodu pre skupinu spôsobom, ktorý je neetický alebo nevhodný. 4. Nemali by ste, priamo alebo nepriamo, získať žiadnu osobnú, finančnú alebo inú výhodu. 5. Peňažné dary alebo peňažné ekvivalenty nesmú byť nikdy poskytnuté. Pravidlá prijímania darov a zdvorilostných darov 1. Je možné prijať primerané, neokázalé dary alebo pozvánky na podujatia súvisiace s obchodnými aktivitami, ktoré sú vyjadrením zdvorilosti a ktoré sú realizované v najlepšom záujme spoločnosti Mondi a ktoré podporujú obchodné rokovania a vzťahy. 2. Takýto dar alebo podujatie by vás nemal k ničomu zaväzovať alebo ovplyvniť vaše rozhodnutia na úkor spoločnosti Mondi. 3. Príjemcovi daru by nemalo byť navrhnuté žiadne podnikanie alebo osobné výhody voči ostatným ako dôsledok prijatia daru alebo pozvánky na podujatie. 4. Peňažné dary alebo peňažné ekvivalenty nesmú byť nikdy prijaté. Čo rozumieme pod darom a podujatím? ‘Dary a podujatia’ predstavujú čokoľvek hodnotné napr. lístky, doprava, pôžičky, ubytovanie, jedlo atď. Zatiaľ, čo výmena darov a pozvaní na podujatia môžu budovať dobré meno v rámci obchodných vzťahov, ak je realizovaná nenáležite, môže mať nesprávny vplyv alebo môže predstavovať konflikt záujmov (alebo dojem nesprávneho vplyvu alebo konfliktu záujmov). Táto Smernica si dáva za cieľ zabezpečiť, aby spoločnosť Mondi konala profesionálne a spôsobom, ktorý obstojí v podrobnom preskúmaní v súlade s korporátnymi zodpovednosťami na trhu. Spoločnosť Mondi by mala byť a mala by byť vnímaná ako nezaujatá spoločnosť v súvislosti so všetkými jej obchodmi a transakciami s dodávateľmi, odberateľmi, potencionálnymi odberateľmi a inými príslušnými tretími stranami. Ďalšie poučenie Spoločnosť Mondi pripúšťa, že jednotlivé zákony a praktiky trhu sa môžu líšiť v závislosti od príslušných jurisdikcií, v rámci ktorých podniká a to, čo je považované za akceptovateľné sa môže líšiť. Táto Smernica zakazuje darovanie a prijímanie darov alebo pozvánok na podujatia, ktoré by viedli ku osobnému/ obchodnému zisku alebo výhode na strane príjemcu, darcu alebo kohokoľvek s nimi súvisiaceho. 9
Vždy sa riaďte prístupom zdravého rozumu a zvážte zámer, vecnosť, opakovanosť, zákonnosť, transparentnosť a taktiež aj pravidlá druhej strany keď dávate alebo prijímate dary alebo pozvania na podujatia. Zvážte zároveň aj načasovanie zdvorilostných darov. V prípade, že dôjde k ich darovaniu alebo prevzatiu v čase rokovania o zmluve, potom existuje väčší predpoklad negatívnej interpretácie. Každý závod a pobočka musia mať zavedený proces, podľa ktorého musí každý darovaný alebo prijatý dar alebo pozvanie na podujatie v hodnote 250 € alebo vyššej (alebo ekvivalent príslušnej meny) odsúhlasiť príslušný riadiaci pracovník a takýto dar musí byť zaznamenaný v registri určenom pre tento účel. Odhliadnuc od hore uvedeného, platí všeobecné pravidlo, že bez ohľadu na to, o akú sumu sa jedná, žiaden dar alebo pozvánka na podujatie, ktoré ste darovali alebo prijali nesmú viesť k tomu, že si nesplníte vaše zodpovednosti voči Mondi správnym a etickým spôsobom. Dary a podujatia, ktoré sú dostatočne skromné možno považovať za prijateľné napr. neokázalé, príležitostné obedy/ večere s ľuďmi, s ktorými Mondi obchoduje; príležitostná účasť na športových a kultúrnych podujatiach alebo návšteva divadla; dary, ktorých hodnota je nepatrná alebo sa jedná o malé reklamné darčeky. Bezplatné ubytovanie a stravovanie, ktoré je časté, nepomerne dlhé alebo okázalé by nemalo byť prijaté alebo navrhované. V prípade akýchkoľvek pochybností o tom, či dar alebo pozvanie na podujatie prijať, tieto by mali byť vrátené alebo odmietnuté s poznámkou o tom, že ich prijatie by bolo v rozpore s politikou Mondi. Prípadne, ak sú vám záležitosti nie jasné alebo si myslíte, že by toto viedlo ku problémom, potom sa, prosím, s týmto obráťte na vášho nadriadeného. Príklad(y) i. Prijatie pozvania od odberateľa na báze ‘všetky náklady hradené’ na športové podujatie na vzdialené miesto, ktoré by, napríklad, vyžadovalo dopravu a/ alebo ubytovanie, by nebolo prijateľné. ii. Program každoročných podujatí vrátane účasti na rôznych športových podujatiach, ako prejav vďaky dlhoročným obchodným partnerom, pričom si títo obchodní partneri platia svoje cestovné náklady a ubytovanie by bol akceptovateľný.
10
PRÍLOHA 5 POLITICKÉ DARY Zásada Ani skupina, ani žiadna spoločnosť alebo závod v rámci skupiny Mondi neposkytnú žiadne politické dary, príspevky ani sa nestanú zodpovednými za politické výdaje v akejkoľvek forme, či už smerované politickým stranám, kauzám alebo na podporu jednotlivých kandidátov kdekoľvek na svete. Čo rozumieme pod politickými darmi? Priame alebo nepriame príspevky politickým stranám, iným politickým organizáciám alebo jednotlivcom, ktorí sú zapojení do politického diania ako spôsob získania výhody v obchodných transakciách. Politický príspevok, finančný alebo v naturáliách na podporu politickej kauzy. Jednou z oblastí, ktorej je potrebné venovať veľkú pozornosť je oblasť, kde skupina nadobudne novú dcérsku spoločnosť. Bude potrebné realizovať hĺbkovú kontrolu, aby sa zistilo, či pred akvizíciou neboli realizované nejaké politické dary alebo politické výdavky. Výnimka Realizovanie politických darov je záležitosťou, ktorá sa týka výlučne správnej rady DLC. Uznávame práva jednotlivcov podieľať sa na politickom procese, konať v postavení, kedy zastupujú seba samých. Zamestnanci však nesmú využívať čas, ktorí sú povinní stráviť prácou pre Mondi, zneužiť majetok alebo zariadene na vykonávanie alebo podporu týchto osobných politických aktivít. Pre účely tejto Smernice nie sú členské príspevky a činnosti pre obchodné a priemyselné združenia a dary pre odbory považované za „politické dary“. Príklad(y) i. Finančný dar politickej strane, ktorá sa zúčastňuje volieb nie je dovolený.
11
PRÍLOHA 6 CHARITATÍVNE DARY A SPONZORSTVO Zásada Budeme podporovať, sponzorovať a prispievať na spoločenské a komunitné aktivity, ktoré sú v súlade s cieľmi a hodnotami spoločnosti Mondi. Takéto dary a spoločenské investície nebudú uskutočňované za účelom vytvorenia dojmu nevhodnosti, predovšetkým v súvislosti s rokovaniami s predstaviteľmi štátu, politikmi a inými vplyvnými ľuďmi. Čo rozumieme pod charitatívnymi darmi a sponzorstvom? V rámci systému Mondi korporátnej spoločenskej investície (CSI) má každý závod možnosť sa rozhodnúť, ktoré projekty súvisiace s komunitou podporí. Prostredníctvom tohto všeobecného systému financujeme prípady cestou dobrovoľníctva, darov a sponzorstva, ktoré sú ponechané vlastnému uváženiu. Tento prístup zabezpečuje, že investujeme do širokej škály programov, ktoré súvisia s potrebami zamestnancov a komunít, v ktorých žijete a pracujete. Je dôležité, aby sme vo všetkých prípadoch konali transparentne, v súlade s etickými princípmi a čestne. Je nutné sa vyhnúť hotovostným darom poskytnutým jednotlivcom. Je potrebné venovať pozornosť situáciám, kedy, napríklad, v súvislosti s tendrom, verejný činiteľ vyžaduje kolaterálnu investíciu do miestnej komunity. V prípade, že miestne písané právo povoľuje alebo požaduje takéto dojednania, potom je nepravdepodobné, že sa dostanete do rozporu s legislatívou definujúcou úplatkárstvo. Ak nie, potom to môže závisieť od toho, či sa toto rovná alebo nerovná ponuke výhody ovplyvnenia činiteľov, ktorí majú spoločnosť podporiť. Prečítajte
si,
prosím,
aj
pravidlá
korporátnej
12
spoločenskej
zodpovednosti.
PRÍLOHA 7 KONFLIKTY ZÁUJMOV Zásada Všetci zamestnanci skupiny Mondi sa vyvarujú skutočným alebo vnímaným konfliktom záujmu, či už tým, že sa to bude týkať ich samotných alebo ich blízkych rodinných príslušníkov (manžel/-ka, partner/-ka, dospelé deti alebo iní blízki príbuzní) a prediskutujú prípadné problémy, ktoré by mohli potencionálne predstavovať konflikt záujmov s ich priamym nadriadeným. Čo rozumieme pod konfliktami záujmov? Ku konfliktom záujmov dochádza, keď sa ocitáme v situácii, kedy sa dostávajú do konfliktu dva alebo viaceré záujmy a tieto zhoršujú našu schopnosť robiť objektívne, nezaujaté obchodné rozhodnutia. Konflikt záujmov môže mať mnoho podôb:
dochádza zmiešaniu súkromných a firemných záujmov; umožnenie, aby osobné záujmy ovplyvňovali obchodné rozhodnutia; a finančné alebo osobné hľadiská môžu ovplyvniť úsudok pri vykonávaní povinností a zodpovedností vyplývajúcich zo zamestnania.
Je nutné vystríhať sa potencionálnym konfliktom záujmov, prípadne tieto musia byť pozorne riadené. Všetky konflikty alebo potencionálne konflikty musia byť zverejnené, ako náhle si ich začnete byť vedomí. Je dôležité, aby boli takéto problémy riešené ihneď a transparentným spôsobom. V prípade potencionálneho konfliktu záujmov by ste mali informovať vášho nadriadeného a získať od neho/ nej písomný súhlas predtým, ako vykonáte nejaké opatrenie alebo urobíte rozhodnutie, ktoré by takýmto konfliktom záujmov mohlo byť ovplyvnené. Príklady i.
ii.
iii.
Zamestnanec, ktorý má druhé zamestnanie v organizácii tretej strany, ktorá je odberateľom, konkurenciou alebo potencionálnym obchodným partnerom spoločnosti Mondi. Zamestnanie blízkeho rodinného príslušníka alebo blízkeho priateľa alebo ak takéto osoby poskytujú služby pre odberateľov, dodávateľov alebo obchodných partnerov spoločnosti Mondi. Byť členom predstavenstva určitých organizácií, ktoré vystupujú ako externé spoločnosti vo vzťahu u spoločnosti Mondi.
13
PRÍLOHA 8 ZNEUŽITIE MAJETKU SPOLOČNOSTI Zásada Spoločnosť Mondi a jej predstavitelia budú chrániť všetko zariadenie spoločnosti Mondi, majetok a informácie o strate, odhalení alebo zneužití a tieto nebudú poskytnuté na účely osobného alebo ľubovoľného použitia odberateľmi, verejnými činiteľmi a v súvislosti s obchodovaním so súkromným sektorom. Čo rozumieme pod zneužitím majetku spoločnosti? Korupcia sa neobmedzuje len na úplatky v hotovosti alebo poskytnutie darov, pozvánok na podujatia a na zdvorilostné dary. Sprístupnenie majetku spoločnosti Mondi verejným činiteľom alebo odberateľom do ich osobného užívania, napr. priestory, zariadenia alebo vozidlá, bude pravdepodobne predstavovať čosi, čo má pre príjemcu hodnotu. V prípadoch, kedy takéto využívanie tými osobami, ktoré by mohli byť v pozícii ovplyvnenia obchodných transakcií spoločnosti Mondi, môže byť toto chápané ako nesúce so sebou zámer získania nepríslušnej výhody počas realizácie týchto obchodných činností. Zamestnanci sú zodpovední chrániť majetok spoločnosti Mondi proti krádeži, strate, zneužitiu, nepoverenému prístupu a likvidácii. Zamestnanci smú využívať majetok Mondi na účely výkonu ich pracovných povinností pre spoločnosť Mondi alebo v tých prípadoch, kedy im to umožňuje smernica Mondi alebo práva vyplývajúce zo zákona. Príklad(y) i. Zamestnanec Mondi zverejňuje cenník produktov Mondi konkurencii výmenou za to, že konkurencia zamestná rodinného príslušníka zamestnanca Mondi.
14
POSTUPY SPOLOČNOSTI MONDI PRI RIEŠENÍ A NAHLASOVANÍ NEČESTNÝCH OBCHODNÝCH PRAKTÍK 1. Definícia nečestných obchodných praktík (“NOP”) Nečestné obchodné praktiky predstavujú podnikateľský čin spáchaný za účelom osobného zisku alebo poškodenia inej osoby alebo entity. Mohlo by ísť o trestný čin, no zahrňuje predovšetkým akékoľvek aktivity, ktoré boli vykonané s cieľom poškodenia spoločnosti Mondi, jej majetku, finančnej pozície, podnikateľských výsledkov alebo dobrého mena. Príkladmi by mohli byť: - podvod - krádež - sprenevera - úplatkárstvo - korupcia - neoprávnené používanie majetku spoločnosti - falšovanie účtovných uzávierok Pre účely nahlasovania vecnosť o hodnote 5,000 € bola predpísaná pre každý jeden prípad alebo kombináciu prípadov.
2. Predchádzanie NOP Je zodpovednosťou manažmentu na všetkých úrovniach, aby presadzoval kultúru etického podnikania, ktorý je podporovaný prostredím rozumnej kontroly spolu s nezávislými procesmi uisťovania (ako napr. interný a externý audit), ktoré majú slúžiť ako odstrašovací nástroj voči incidentom nečestných obchodných praktík. Podstatou pre dodržovanie zadefinovaných postupov (Mondi pravidlá, oddelenie povinností a účinne vykonaných kontrol) je riadenie rizík vzniku NOP. Líniový manažment je zodpovedný za navrhovanie a zavedenie takéhoto systému s podporou a poradenstvom dostupnými z činnosti interného auditu.
3. Odhalenie a nahlasovanie NOP V prípade zistenia aktivít NOP je potrebné sa riadiť nasledovnými pokynmi:
Záležitosť nahláste priamo prezidentovi spoločnosti alebo riaditeľovi, ktorý je zodpovedný za organizačnú jednotku, v rámci ktorej ku priestupku došlo.
Prezident spoločnosti alebo riaditeľ organizačnej jednotky, v rámci ktorej ku priestupku došlo je povinný toto nahlásiť CFO príslušnej Divízie Mondi. Bude zodpovednosťou finančného riaditeľa CFO príslušnej Divízie Mondi, aby o takýchto okolnostiach informoval CEO príslušnej Divízie Mondi, CEO a CFO skupiny Mondi a Riaditeľa pre interný audit a príslušný manažment danej divízie alebo business unit.
V prípade, že niektorí členovia tímu interného auditu zistia nesprávne správanie, nahlásia toto prostredníctvom Riaditeľa pre interný audit miestnemu riadiacemu pracovníkovi z oddelenia financií, CEO a CFO príslušnej divízie Mondi, ako aj CEO a CFO skupiny Mondi.
Eventuálne môže každý zamestnanec nahlásiť akékoľvek nesprávne konanie prostredníctvom služby Speakout (viď dole). Akékoľvek nesprávne konanie nahlásené prostredníctvom Speakout oznámi poskytovateľ služby Riaditeľovi pre interný audit, ktorý sa bude následne riadiť postupom uvedeným v bode 2. Oddelenie interného auditu bude viesť register všetkých nahlásených prípadov a všetky prípady NOP, ktoré prekračujú hranicu dopadu 5,000 € budú predložené na prediskutovanie na stretnutiach Mondi 15
auditovej komisie so špecifikovaním príslušnej reakcie v zmysle opatrení, ktoré boli prijaté na zabránenie opakovania sa takéhoto prípadu.
4. Reagovanie na NOP Pri zistení indikácií o NOP aktivitách, líniový manažér zodpovedný za danú oblasť má za úlohu riadiť vykonanie nasledovných opatrení:
Nahlásenie možného prípadu NOP v súlade s hore uvedenými postupmi.
Zvážiť špecifické právne požiadavky platné v príslušnej krajine v súvislosti s aktivitami pre vyšetrovanie – odporúča sa právne poradenstvo.
Zabezpečenie utajenosti informácií, aby bolo možné dosiahnuť účinnosť vyšetrovania a ochranu dobrého mena spoločnosti Mondi.
Zabezpečenie dôkazového materiálu a údajov, aby spoločnosť Mondi mohla súdne zakročiť v prípadoch, v ktorých sa tak manažment rozhodol urobiť.
Identifikovanie a odstránenie slabých miest v postupoch a systémoch, aby bolo možné vyhnúť sa ďalším stratám.
Vykonanie všetkých príslušných opatrení na náhradu majetkovej ujmy a na zabezpečenie dôkazového materiálu pre potreby usvedčenia z trestného činu.
Uplatnenie postihu a prístupu nulovej tolerancie voči aktivitám NOP.
Je zodpovednosťou líniového manažéra, aby riadil tieto kroky spôsobom, ktorým by sa dosiahol hlavný cieľ náhrady majetkovej ujmy.
5. Poistenie V zmysle podmienok poistnej zmluvy spoločnosti Mondi musia byť všetky trestné činy spáchané proti nej čo najskôr nahlásené na políciu a príslušnému poisťovaciemu agentovi.
16
Kódex obchodnej etiky Tento Kódex platí pre Mondi plc, Mondi Limited a ich príslušné dcérske spoločnosti (spoločne “Mondi”). Kódex popisuje päť hlavných etických princípov, ktoré upravujú spôsob, ktorým spoločnosť Mondi a jej zamestnanci realizujú obchodné činnosti. Päť princípov Mondi Dodržiavanie právnych predpisov Mondi bude dodržiavať všetky platné zákony a predpisy. Čestnosť a bezúhonnosť Mondi bude dodržiavať najvyššie štandardy čestnosti a bezúhonnosti. Ľudské práva Mondi bude rešpektovať Všeobecnú deklaráciu ľudských práv. Zainteresovaná skupina Mondi bude venovať náležitú pozornosť záujmom všetkých zainteresovaných skupín – akcionári, zamestnanci, odberatelia, obchodní partneri a komunity. Udržateľnosť Mondi bude podnikať udržateľným spôsobom, pričom bude klásť dôraz na bezpečnosť, ochranu zdravia a životného prostredia. Mondi bude podnecovať všetkých, s ktorými obchoduje, aby sa riadili tými istými princípmi. Podrobné uplatnenie týchto princípov je uvedené v smerniciach a postupoch Mondi, predovšetkým v Mondi smernici udržateľného rozvoja.
17
