Politika horké linky. skupiny BorsodChem

Politika oznamování nekalého jednání/ Politika horké linky skupiny BorsodChem Červen 2009

1. CÍL POLITIKY

Členové komise Compliance Committee: • Compliance Officer – pracovník odpovědný za dodržo-

Podrobný popis fungování horké linky, jasné vymezení

vání zákonných požadavků (předseda komise)

odpovědností a kompetencí, popis vyšetřování oznáme-

• vedoucí personálního oddělení (HR Director)

ných stížností a sledování řešení, stejně jako doporučení.

• vedoucí oddělení interního auditu

2. OBLAST PŮSOBNOSTI POLTIKY Tato politika se vztahuje na každého člena skupiny Bor-

Komise Compliance Committee přijímá rozhodnutí prostou většinou.

4. PŘEDÁNÍ

sodChem, včetně všech závodů, ústředí podniku a poboček jistých nezávislých právních subjektů. Politika se týká

Informátor může ohlásit záležitost písemně i ústně, pod

všech zaměstnanců a manažerů skupiny.

svým jménem nebo anonymně. V případě ústního oznámení je Compliance Officer povinen neprodleně vyhotovit

3. ÚLOHY A ODPOVĚDNOSTI

zápis o záležitosti. ANONYMNÍ OZNÁMENÍ

Tabulka úloh a odpovědností spojených s touto politikou je

Anonymní oznámení mohou být předána/ohlášena násle-

obsahem Přílohy č. 1.

dujícími způsoby: • elektronicky na e-mailovou adresu compliance@bor-

Každý manažer a zaměstnanec má právo a povinnost po-

sodchem.hu (do této e-mailové schránky má přístup

dat stížnost:

pouze Compliance Officer, a ani IT specialisté společ-

a. v případě jakékoli záležitosti, která porušuje platnou

nosti BorsodChem nemají oprávnění do ní vstupovat)

legislativu, vnitřní směrnice společnosti a

• telefonicky na číslo +36-48-522-360, buď přímo pra-

b. ve všech takových případech, kdy dojde k neúspěšné-

covníkovi na pozici Compliance Officer nebo v případě

mu podání stížnosti v souladu se zásadami Etického

jeho nepřítomnosti na záznamník (anonymita infor-

kodexu skupiny BorsodChem.

mátora je zajištěna, neboť telefonní číslo příchozího hovoru se nezobrazuje ani nenahrává, a informátor

(dále jen „záležitosti“)

není nucen se představit) • písemně poštou přímo pracovníkovi na pozici Compli-

Veškeré ohlášené záležitosti budou postoupeny oddělení

ance Officer na adresu: BorsodChem Zrt. 3702 Kazin-

pro dodržování zákonných požadavků (Group Complian-

cbarcika, Pf.208 (dopisy adresované pracovníkovi na

ce) v souladu s postupem uvedeným v tomto dokumentu.

pozici Compliance Officer jsou doručeny přímo adresá-

Komise pro dodržování zákonných požadavků (Compli-

tovi, aniž by byly otevřeny).

ance Committee), působící v rámci skupiny BorsodChem, vyhodnotí a definuje oznámené záležitosti a je oprávněna

PŘEDÁNÍ POD JMÉNEM

přijmout taková opatření – a v případě, že toho nebude

Postup je stejný, jako je popsáno v odstavci „Anonymní

schopna, pak požádá management, aby podnikl příslušné

oznámení“. Jak informátor, tak společnost musí brát v

kroky – která odstraní hlavní příčiny oznámené záležitos-

úvahu, že dle maďarského zákona o ochraně dat mohou

ti.

být osobní údaje (jako jméno, identifikační číslo zaměst-

Politika oznamování nekalého jednání/Politika horké linky skupiny BorsodChem

3

nance, atd.) zveřejněny pouze tehdy, když k tomu dotyčná osoba dala svůj souhlas. Společnost se zaručuje, že v

6. UTAJENÍ A OCHRANA PŘED ODVETOU

rámci postupů uvedených v této politice bude s osobními údaji a se záležitostmi nakládáno v souladu se zákonem

Výslovným záměrem této politiky je povzbudit všechny

LXIII z roku 1992 o ochraně osobních údajů a zveřejňování

zaměstnance – bez ohledu na pozici – a umožnit jim před-

dat ve veřejném zájmu, stejně jako v souladu s příslušný-

kládat záležitosti v rámci skupiny. S vědomím tohoto cíle

mi ustanoveními zákoníku práce.

společnost zaručuje, že žádný jednotlivec, který v dobré víře oznámí záležitost, nebude vystaven odvetě nebo ja-

Cílem nakládání s osobními údaji je shromažďování, kont-

kékoli nepříznivé diskriminaci. Navíc zaměstnanec, jemuž

rola a vyšetření záležitostí a prověření všech poznatků. S

bude prokázáno, že uplatnil vůči informátorovi jakýkoli

osobními údaji je nakládáno pouze v rámci časového úse-

druh odvety kvůli předložení záležitosti, bude potrestán,

ku nutného ke splnění výše uvedených úkolů. Osobní úda-

nebo s ním dokonce může být rozvázán pracovní poměr.

je nebudou užity k žádným jiným účelům. S údaji pracuje výlučně oddělení Group Compliance a komise Compliance

Se záznamy o záležitostech a k nim náležejících šetře-

Committee.

ních bude zacházeno s maximální diskrétností. Zejména Compliance Officer je odpovědný za důvěrné nakládání se záznamy o záležitostech a za to, že k nim žádná neopráv-

5. PŘIJETÍ A UCHOVÁNÍ

něná osoba nebude mít přístup.

Záležitosti shromažďuje oddělení Group Compliance. V přípotvrdit odesilateli přijetí do pěti pracovních dnů.

7. ŘEŠENÍ A NÁSLEDNÁ OPATŘENÍ

Každé záležitosti bude neprodleně poté, co začne její

Komise Compliance Committee je povinna se scházet dle

zpracování, přiděleno jedinečné identifikační číslo, aby

potřeby a neprodleně prošetřit veškeré záležitosti. Na za-

byla zajištěna povinnost evidence a ověření. Záležitosti

sedáních komise bude prováděna kontrola stavu oznáme-

budou zaznamenány v písemné formě do databáze nebo

ných záležitostí.

padě podepsaných záležitostí má toto oddělení povinnost

do papírového přehledu a budou obsahovat následující povinné údaje:

Rozhodnutí by se měla zacílit na následující: • Cílový termín by měl být stanoven s ohledem na šetře-

a. Datum předání

ní.

b. Sledovací číslo (jedinečné identifikační číslo)

• Komise Compliance Committee je oprávněna jmenovat

c. Popis záležitosti

externí nezávislé odborníky, aby kompletně vedli vy-

d. Předávající osoba

šetřování. Compliance Officer, jako předseda komise

e. Současný stav

Compliance Committee, je povinen o takovém kroku

f. Kroky přijaté k vyšetření záležitosti

neprodleně informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady.

Příklad zápisu je uveden v Příloze č. 2, vztahující se k

• Nápravná opatření, která zajistí patřičné zmírnění pro-

vedení databáze. Přehled záležitostí (dále jen „přehled“)

kázaných záležitostí a sledování zavedených opatření.

bude uchováván a pravidelně aktualizován oddělením Group Compliance.

4

Compliance Officer je povinen pravidelně informovat ředi-


tele společnosti a dozorčí radu o fungování politiky ozna-

9. SOUHLAS

mování nekalého jednání/politky horké linky. Kazincbarcika, 1. června 2009 Compliance Officer je povinen podat stručnou informaci o výsledcích jednotlivých vyšetřování informátorovi, který pod svým jménem oznámil záležitost.

8. PROVÁDĚNÍ Compliance Officer odpovídá za provádění, kontrolu, výDr. Wolfgang Büchele

klad a použití této politiky. Politika bude každoročně pře-

ředitel společnosti (CEO)

zkoumána a v případě potřeby upravena.

Příloha č. 1 – Úlohy a odpovědnosti

Úkoly

Compliance Officer

Compliance Committee

Vnitřní audit

1. Přijmout záležitost

P

2. Potvrdit odesilateli přijetí záležitosti

P

3. Vést a aktualizovat přehled záležitostí

SR

4. Prošetřit záležitosti

SR

SR

P

5. Projednávat nové záležitosti

SR

P

SR

6. Připravit akční plány

SR

P

SR

7. Doporučit managementu nápravné kroky

SR

SR

P

8. Informovat odesilatele o výsledcích šetření

P

9. Informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady

P

10. Provádění, kontrola, výklad a použití této politiky

P

P

P – hlavní odpovědnost SR – vedlejší/podpůrná odpovědnost


5

Příloha č. 2 – Přehled záležitostí Sledovací číslo/ Identifikační číslo

Datum oznámení

Popis záležitosti

Oznámeno Současný kým stav

Přijaté kroky Datum

Poznámky

Oznámeno kým: E – zaměstnanec, M – management, P – obchodní partner, S – jiný investor, U – ostatní nebo neznámý; Současný stav: R – vyřešeno, I – ve vyšetřování, U – neověřeno, P – nevyřízeno/dosud nepřijato žádné opatření.

6


www.borsodchem-group.com

adresa telefon fax e-mail

H-3700 Kazincbarcika, Bolyai tér 1. +36-48 511 211 +36-48 511 511 [email protected]

Politika horké linky. skupiny BorsodChem

Recommend Documents