Politika oznamování nekalého jednání/ Politika horké linky skupiny BorsodChem Červen 2009
1. CÍL POLITIKY
Členové komise Compliance Committee: • Compliance Officer – pracovník odpovědný za dodržo-
Podrobný popis fungování horké linky, jasné vymezení
vání zákonných požadavků (předseda komise)
odpovědností a kompetencí, popis vyšetřování oznáme-
• vedoucí personálního oddělení (HR Director)
ných stížností a sledování řešení, stejně jako doporučení.
• vedoucí oddělení interního auditu
2. OBLAST PŮSOBNOSTI POLTIKY Tato politika se vztahuje na každého člena skupiny Bor-
Komise Compliance Committee přijímá rozhodnutí prostou většinou.
4. PŘEDÁNÍ
sodChem, včetně všech závodů, ústředí podniku a poboček jistých nezávislých právních subjektů. Politika se týká
Informátor může ohlásit záležitost písemně i ústně, pod
všech zaměstnanců a manažerů skupiny.
svým jménem nebo anonymně. V případě ústního oznámení je Compliance Officer povinen neprodleně vyhotovit
3. ÚLOHY A ODPOVĚDNOSTI
zápis o záležitosti. ANONYMNÍ OZNÁMENÍ
Tabulka úloh a odpovědností spojených s touto politikou je
Anonymní oznámení mohou být předána/ohlášena násle-
obsahem Přílohy č. 1.
dujícími způsoby: • elektronicky na e-mailovou adresu compliance@bor-
Každý manažer a zaměstnanec má právo a povinnost po-
sodchem.hu (do této e-mailové schránky má přístup
dat stížnost:
pouze Compliance Officer, a ani IT specialisté společ-
a. v případě jakékoli záležitosti, která porušuje platnou
nosti BorsodChem nemají oprávnění do ní vstupovat)
legislativu, vnitřní směrnice společnosti a
• telefonicky na číslo +36-48-522-360, buď přímo pra-
b. ve všech takových případech, kdy dojde k neúspěšné-
covníkovi na pozici Compliance Officer nebo v případě
mu podání stížnosti v souladu se zásadami Etického
jeho nepřítomnosti na záznamník (anonymita infor-
kodexu skupiny BorsodChem.
mátora je zajištěna, neboť telefonní číslo příchozího hovoru se nezobrazuje ani nenahrává, a informátor
(dále jen „záležitosti“)
není nucen se představit) • písemně poštou přímo pracovníkovi na pozici Compli-
Veškeré ohlášené záležitosti budou postoupeny oddělení
ance Officer na adresu: BorsodChem Zrt. 3702 Kazin-
pro dodržování zákonných požadavků (Group Complian-
cbarcika, Pf.208 (dopisy adresované pracovníkovi na
ce) v souladu s postupem uvedeným v tomto dokumentu.
pozici Compliance Officer jsou doručeny přímo adresá-
Komise pro dodržování zákonných požadavků (Compli-
tovi, aniž by byly otevřeny).
ance Committee), působící v rámci skupiny BorsodChem, vyhodnotí a definuje oznámené záležitosti a je oprávněna
PŘEDÁNÍ POD JMÉNEM
přijmout taková opatření – a v případě, že toho nebude
Postup je stejný, jako je popsáno v odstavci „Anonymní
schopna, pak požádá management, aby podnikl příslušné
oznámení“. Jak informátor, tak společnost musí brát v
kroky – která odstraní hlavní příčiny oznámené záležitos-
úvahu, že dle maďarského zákona o ochraně dat mohou
ti.
být osobní údaje (jako jméno, identifikační číslo zaměst-
Politika oznamování nekalého jednání/Politika horké linky skupiny BorsodChem
3
nance, atd.) zveřejněny pouze tehdy, když k tomu dotyčná osoba dala svůj souhlas. Společnost se zaručuje, že v
6. UTAJENÍ A OCHRANA PŘED ODVETOU
rámci postupů uvedených v této politice bude s osobními údaji a se záležitostmi nakládáno v souladu se zákonem
Výslovným záměrem této politiky je povzbudit všechny
LXIII z roku 1992 o ochraně osobních údajů a zveřejňování
zaměstnance – bez ohledu na pozici – a umožnit jim před-
dat ve veřejném zájmu, stejně jako v souladu s příslušný-
kládat záležitosti v rámci skupiny. S vědomím tohoto cíle
mi ustanoveními zákoníku práce.
společnost zaručuje, že žádný jednotlivec, který v dobré víře oznámí záležitost, nebude vystaven odvetě nebo ja-
Cílem nakládání s osobními údaji je shromažďování, kont-
kékoli nepříznivé diskriminaci. Navíc zaměstnanec, jemuž
rola a vyšetření záležitostí a prověření všech poznatků. S
bude prokázáno, že uplatnil vůči informátorovi jakýkoli
osobními údaji je nakládáno pouze v rámci časového úse-
druh odvety kvůli předložení záležitosti, bude potrestán,
ku nutného ke splnění výše uvedených úkolů. Osobní úda-
nebo s ním dokonce může být rozvázán pracovní poměr.
je nebudou užity k žádným jiným účelům. S údaji pracuje výlučně oddělení Group Compliance a komise Compliance
Se záznamy o záležitostech a k nim náležejících šetře-
Committee.
ních bude zacházeno s maximální diskrétností. Zejména Compliance Officer je odpovědný za důvěrné nakládání se záznamy o záležitostech a za to, že k nim žádná neopráv-
5. PŘIJETÍ A UCHOVÁNÍ
něná osoba nebude mít přístup.
Záležitosti shromažďuje oddělení Group Compliance. V přípotvrdit odesilateli přijetí do pěti pracovních dnů.
7. ŘEŠENÍ A NÁSLEDNÁ OPATŘENÍ
Každé záležitosti bude neprodleně poté, co začne její
Komise Compliance Committee je povinna se scházet dle
zpracování, přiděleno jedinečné identifikační číslo, aby
potřeby a neprodleně prošetřit veškeré záležitosti. Na za-
byla zajištěna povinnost evidence a ověření. Záležitosti
sedáních komise bude prováděna kontrola stavu oznáme-
budou zaznamenány v písemné formě do databáze nebo
ných záležitostí.
padě podepsaných záležitostí má toto oddělení povinnost
do papírového přehledu a budou obsahovat následující povinné údaje:
Rozhodnutí by se měla zacílit na následující: • Cílový termín by měl být stanoven s ohledem na šetře-
a. Datum předání
ní.
b. Sledovací číslo (jedinečné identifikační číslo)
• Komise Compliance Committee je oprávněna jmenovat
c. Popis záležitosti
externí nezávislé odborníky, aby kompletně vedli vy-
d. Předávající osoba
šetřování. Compliance Officer, jako předseda komise
e. Současný stav
Compliance Committee, je povinen o takovém kroku
f. Kroky přijaté k vyšetření záležitosti
neprodleně informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady.
Příklad zápisu je uveden v Příloze č. 2, vztahující se k
• Nápravná opatření, která zajistí patřičné zmírnění pro-
vedení databáze. Přehled záležitostí (dále jen „přehled“)
kázaných záležitostí a sledování zavedených opatření.
bude uchováván a pravidelně aktualizován oddělením Group Compliance.
4
Compliance Officer je povinen pravidelně informovat ředi-
Politika oznamování nekalého jednání/Politika horké linky skupiny BorsodChem
tele společnosti a dozorčí radu o fungování politiky ozna-
9. SOUHLAS
mování nekalého jednání/politky horké linky. Kazincbarcika, 1. června 2009 Compliance Officer je povinen podat stručnou informaci o výsledcích jednotlivých vyšetřování informátorovi, který pod svým jménem oznámil záležitost.
8. PROVÁDĚNÍ Compliance Officer odpovídá za provádění, kontrolu, výDr. Wolfgang Büchele
klad a použití této politiky. Politika bude každoročně pře-
ředitel společnosti (CEO)
zkoumána a v případě potřeby upravena.
Příloha č. 1 – Úlohy a odpovědnosti
Úkoly
Compliance Officer
Compliance Committee
Vnitřní audit
1. Přijmout záležitost
P
2. Potvrdit odesilateli přijetí záležitosti
P
3. Vést a aktualizovat přehled záležitostí
SR
4. Prošetřit záležitosti
SR
SR
P
5. Projednávat nové záležitosti
SR
P
SR
6. Připravit akční plány
SR
P
SR
7. Doporučit managementu nápravné kroky
SR
SR
P
8. Informovat odesilatele o výsledcích šetření
P
9. Informovat ředitele společnosti a předsedu dozorčí rady
P
10. Provádění, kontrola, výklad a použití této politiky
P
P
P – hlavní odpovědnost SR – vedlejší/podpůrná odpovědnost
Politika oznamování nekalého jednání/Politika horké linky skupiny BorsodChem
5
Příloha č. 2 – Přehled záležitostí Sledovací číslo/ Identifikační číslo
Datum oznámení
Popis záležitosti
Oznámeno Současný kým stav
Přijaté kroky Datum
Poznámky
Oznámeno kým: E – zaměstnanec, M – management, P – obchodní partner, S – jiný investor, U – ostatní nebo neznámý; Současný stav: R – vyřešeno, I – ve vyšetřování, U – neověřeno, P – nevyřízeno/dosud nepřijato žádné opatření.
6
Politika oznamování nekalého jednání/Politika horké linky skupiny BorsodChem
www.borsodchem-group.com
adresa telefon fax e-mail
H-3700 Kazincbarcika, Bolyai tér 1. +36-48 511 211 +36-48 511 511
[email protected]