Administratieve richtlijnen boekhouding Twinfield/POL voor de regioadministrateur bij (A) opheffing van afdelingen of (B) fusie van afdelingen 1. De regioadministrateur en/of de regiocoördinator informeert/overlegt met de leden van de betreffende afdeling(en) of andersom. 2. De regioadministrateur treedt in geval van opheffing van een afdeling of fusie van afdelingen in overleg met de (indien nog aanwezige) aftredende afdelingspenningmeesters en aantredende afdelingspenningmeester en maakt daarbij gebruik van de “ Verklaring overdracht penningmeesterschap”. 3. De regioadministrateur stelt het
[email protected] van het verenigingsbureau op de hoogte van de opheffing of de fusie en vermeldt daarbij aan welke afdeling de leden van de opgeheven afdeling worden toegewezen. Bij fusie wordt de naam en het afdelingsnummer van de nieuwe afdeling en het afdelingsnummer van de op te heffen afdeling gemeld. 4. De regioadministrateur informeert de betreffende POL-trainer d.m.v. een cc genoemde mail punt 3 en (eventueel op een later tijdstip een cc van de “Verklaring overdracht penningmeesterschap”) . De regioadministrateur kan de POL-trainer om assistentie vragen. 5. De regioadministrateur informeert de
[email protected] van het verenigingsbureau d.m.v. een cc genoemde mail punt 3 en (eventueel op een later tijdstip) een cc van de “Verklaring overdracht penningmeesterschap”. De regioadministrateur vraagt om assistentie bij het wijzigen en/of opheffen van bankrekeningen en bankvolmachten. 6. De regioadministrateur informeert de afdeling Financiën van het verenigingsbureau d.m.v. een cc van genoemde mail bij punt 3 en (eventueel op een later tijdstip) een cc van de “verklaring overdracht penningmeesterschap” 7. De regioadministrateur past de boekhouding Twinfield/POL aan conform de nieuwe situatie en onderstaande richtlijnen. De regioadministrateur kan de afdeling Financiën verenigingsbureau hierbij om assistentie vragen.
Pagina 1 van 9 d.d. 24-10-2013
A. In geval van opheffing van afdelingen De regioadministrateur brengt alle balansrekeningen in de boekhouding Twinfield/POL van de afdeling op nul. De administratie blijft onder het bestaande administratienummer in Twinfield in tact, echter er wordt na het op nul brengen van alle balansrekeningen niet meer op geboekt. De V&W wordt in het jaar van opheffen nog meegenomen in de samengestelde jaarrekening. Het op nul brengen van de balansrekeningen geschiedt als volgt: 1. Inventaris en computerapparatuur wordt tegen boekwaarde overgebracht naar regio of een geïnteresseerde afdeling. 2. De aanschafwaarde en afschrijvingen worden tegen elkaar weg geboekt en de boekwaarde wordt op nog te ontvangen bedragen (grootboekrekening 140) als vordering op de overnemende partij geboekt. 3. Voorschotten worden afgerekend. 4. Overige reserves worden overgeboekt naar algemene reserve. 5. Voorzieningen vallen vrij ten gunste van de V&W rekening (grootboekrekening 680-685) 6. Vorderingen en schulden worden geïncasseerd c.q. betaald, zodanig dat op de balans slechts een banksaldo, eigen vermogen en resultaat van het lopend boekjaar blijft staan. Om het resultaat lopend boekjaar en dus ook de rekeningen van V&W per saldo op nul te krijgen dienen we het resultaat over te brengen naar de regio via de grootboekrekeningen 427(0) en 812(0). We gaan er hierbij van uit dat de regioadministrateur de bevoegdheid heeft over de bankrekeningen te beschikken. De boeking luidt dan: In geval van winst: In geval van verlies:
Afdeling: 427 A/ bank en regio bank A/ 8120 Afdeling: bank A/ 812 en regio 4270 A/ bank
Na deze actie is het eigen vermogen gelijk aan het banksaldo en kunnen beiden overgebracht worden naar de regio, als volgt: In geval van positief eigen vermogen: Afdeling : 050 A/ bank en regio: bank A/ 0500 In geval van negatief eigen vermogen kunnen niet alle schulden betaald worden en zal de regio het negatieve eigen vermogen in een eerder stadium dienen aan te vullen. De hoogte van het aan te vullen bedrag dient zodanig te worden bepaald dat het uiteindelijke vermogen op nul uitkomt. De aanvulling wordt als volgt geboekt : Afdeling: bank A/ 812 en regio 4270 A/ bank Na deze actie en betaling van de schulden is het banksaldo nul en ook het eigen vermogen bedraagt nul. Attentie: Na op 0 zetten van de grootboekrekeningen in Twinfield de periodes uitschakelen zodat er niet geboekt kan worden. De regioadministrateur verwijdert op het juiste tijdstip de gebruiker (code afdelingsnummer) of past deze aan in Twinfield.
Pagina 2 van 9 d.d. 24-10-2013
B. In geval van fusie van afdelingen De regioadministrateur brengt alle balansrekeningen in de boekhouding Twinfield/POL van de op te heffen afdeling op nul. De administratie blijft onder het bestaande administratienummer in Twinfield in tact, echter er wordt na het op nul brengen van alle balansrekeningen niet meer op geboekt. De V&W wordt in het jaar van opheffen nog meegenomen in de samengestelde jaarrekening. Het op nul brengen van de balansrekeningen geschiedt als volgt: 1. Inventaris en computerapparatuur wordt tegen boekwaarde overgebracht naar de ontvangende of een andere geïnteresseerde afdeling. De aanschafwaarde en afschrijvingen worden tegen elkaar weg geboekt en de boekwaarde wordt op nog te ontvangen bedragen (grootboekrekening 140) als vordering op de overnemende partij geboekt. 2. Voorschotten worden afgerekend. 3. Overige reserves worden overgeboekt naar algemene reserve. 4. Voorzieningen vallen vrij ten gunste van de V&W rekening (grootboekrekening 680-685) 5. Vorderingen en schulden worden geïncasseerd c.q. betaald, zodanig dat op de balans slechts een banksaldo, eigen vermogen en resultaat van het lopend boekjaar blijft staan. Om het resultaat lopend boekjaar en dus ook de rekeningen van V&W per saldo op nul te krijgen dienen we het resultaat over te brengen naar de ontvangende afdeling via de grootboekrekeningen 200 en 449. We gaan er hierbij van uit dat de bankrekening overgenomen wordt door de ontvangende afdeling en na de fusie wordt leeggemaakt en opgeheven. De volgende boekingen dienen te geschieden: Bij de op te heffen afdeling Resultaat lopend boekjaar wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer memoriaal: Bij winst 449 Aan/ 200; Bij verlies 200 Aan/ 449 Het eigen vermogen wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer memoriaal: 050 Aan/ 200 De bankrekening wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer Bank: 200 Aan/ 112 of 111 (boeken als uitgave met nieuw saldo nul) Bij de ontvangende afdeling Resultaat lopend boekjaar wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer memoriaal: Bij winst 200 Aan/ 449 of Bij verlies 449 Aan/ 200 Het eigen vermogen wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer memoriaal: 200 Aan/ 050 De bankrekening wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling: Invoer Bank 112 Aan/ 200 (boeken als ontvangst)
Pagina 3 van 9 d.d. 24-10-2013
Na deze boekingen is de rekening 200 in beide afdelingen op nul, het eigen vermogen van de ontvangende afdeling is verhoogd met het vermogen van de opgeheven afdeling en het lopend resultaat van de ontvangende afdeling is gewijzigd met het saldo van de opgeheven afdeling geboekt op 449. De bankrekening is tevens verplaats naar de ontvangende afdeling. De opgeheven afdeling heeft geen balanscijfers meer en de V&W cijfers zijn nog in tact maar per saldo een resultaat van nul. Attentie: Na op 0 zetten van de grootboekrekeningen in Twinfield de periodes uitschakelen zodat er niet geboekt kan worden. De regioadministrateur verwijdert op het juiste tijdstip de gebruiker (code afdelingsnummer) of past deze aan in Twinfield.
Pagina 4 van 9 d.d. 24-10-2013
Voorbeeld boekingen bij administratieve richtlijnen bij opheffing of fusie van afdelingen 24-10-2013
Bij de op te heffen afdeling Resultaat lopend boekjaar wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer memoriaal: Bij winst 449 Aan/ 200; Bij verlies 200 Aan/ 449
Pagina 5 van 9 d.d. 24-10-2013
Het eigen vermogen wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer memoriaal: 050 Aan/ 200
Pagina 6 van 9 d.d. 24-10-2013
De bankrekening wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer Bank: 200 Aan/ 112 of 111 (boeken als uitgave met nieuw saldo nul)
Pagina 7 van 9 d.d. 24-10-2013
Bij de ontvangende afdeling (of regio) Resultaat lopend boekjaar wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer memoriaal: Bij winst 200 Aan/ 449 of Bij verlies 449 Aan/ 200 Het eigen vermogen wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer memoriaal: 200 Aan/ 050
Pagina 8 van 9 d.d. 24-10-2013
De bankrekening wordt overgebracht naar de ontvangende afdeling (of regio): Invoer Bank 112 Aan/ 200 (boeken als ontvangst)
Pagina 9 van 9 d.d. 24-10-2013
