Plusproject
Gina de Wal MM2A
Inhoudsopgave •
Inleiding
Pagina 3
•
Evenement details
Pagina 4
•
Marketingplan
Pagina 5
-‐
Branche-onderzoek
Pagina 6
-‐
Doelgroep-onderzoek
Pagina 9
-‐
Swot-analyse
Pagina 10
-‐
Concurrentie-analyse
Pagina 11
-‐
De 5 P’s
Pagina 12
•
Promotieplan
Pagina 15
•
Productieplan
Pagina 19
-‐
Contact
Pagina 19
-‐
Medewerkers
Pagina 19
-‐
Locatie
Pagina 21
-‐
Verkeer/Vervoer
Pagina 23
-‐
Incidenten
Pagina 23
-‐
Publieke gezondheid
Pagina 25
-‐
Publieke veiligheid
Pagina 27
•
Financieel plan
Pagina 28
- Begroting
Pagina 31
2
Inleiding Dit project is gebaseerd op een bestaand evenement. Sinds 3 jaar bestaat het evenement op het Griekse eiland Kos. Ik ga hier elk jaar de hele zomer heen. Dit jaar is het 2e jaar dat ik zelf in de organisatie mee werk. Dit jaar heb ik meer en grotere verantwoordelijkheden gekregen en ben ik hier vanuit Nederland druk mee bezig. Summerstar is een dance/party, in combinatie met een ´pool-foam-glow in the dark party'. Het feest zal een keer in de week op een woensdag plaatsvinden; dit 5 weken lang; dus 5 edities. Dit zal in 2015 zijn op 12 juli, 22 juli, 29 juli, 05 augustus en 12 augustus. Summerstar is een nieuw evenement in de branche. Het evenement vindt plaats op het mooie eiland Kos in Griekenland. Summerstar verscheen voor het eerst in de evenementenagenda in 2013. Sindsdien heeft Summerstar 8 keer plaatsgevonden en is ze nog steeds aan het groeien. Alle evenementen waren een groot succes, zowel lokale mensen als toeristen waardeerden dit concept en hebben zich geamuseerd. De evenementen brengen de Europese markten bijeen, maar richten zich net iets meer op de Nederlandse markt. Kos is een hele populaire vakantiebestemming voor mensen uit Europa en we proberen om het nóg aantrekkelijker te maken door het evenement groter en beter te maken. Met hard werken en toewijding zorgen we ervoor dat Summerstar een ‘must-go-to’ evenement wordt voor mensen die de zomervakantie op Kos doorbrengen. Kos eiland heeft al het nodige entertainment voor de leeftijdsgroepen 18 tot 30+. Er is een breed scala aan activiteiten vol actie voor jongeren, zoals scuba duiken, waterparken, extreme watersporten, bergbeklimmen, een bruisend nachtleven en vele andere happenings. Dit allen komt elke dag met verbazingwekkend zonnig mooi weer, kristal blauw zeewater en zanderige stranden. Summerstar heeft het voorrecht om bekende DJ’s te mogen hosten op de afgelopen evenementen. Ik noem: Glow in the Dark, Lucien Foort, Roul ’n Doors, Genairo Nvilla, Leroy Styles, Gregor Salto, Baggi Begovic and Michael Mendoza. Geen een evenement kan plaats vinden zonder een goede planning. Dit projectplan heb ik uitgeschreven om duidelijkheid te krijgen over alle zaken en om te kunnen gebruiken in de toekomst, zowel voor Summerstar als voor eventuele andere evenementen. Evenementen zijn erg belangrijk voor het eiland, omdat ze de unieke aspecten van het multiculturele eiland laten zien en ze positieve herinneringen creëren voor het toerisme. Summerstar draagt ook bij aan de lokale bevolking om de economie te laten groeien en het enthousiasme hoog te houden.
Evenement details Plaats & tijd Summerstar zal gehouden worden in de oude nachtclub Sirines. Deze club staat in het gebied Lambi in Kos stad. De data voor 2015 zijn: •
Woensdag 15 juli
•
Woensdag 22 juli
•
Woensdag 29 juli
•
Woensdag 5 augustus
•
Woensdag 12 augustus
Summerstar is een buiten-evenement. De locatie heeft een hoofd podium, waar wereldbekende DJ’s op zullen treden. Het evenement start als een pool party, inclusief schuimmachines. De deuren openen om 17:00 en het evenement eindigt om 22:00.
De locatie is over het algemeen de basis voor de European Bartender School Kos. Hierdoor is het van groot belang dat er een goede planning wordt gemaakt in verband met het op en-afbouwen van het evenement. Er zijn 3 dagen nodig voor elk evenement om de locatie op te bouwen. Het podium wordt als eerste opgebouwd, daarna het licht en geluid. De extra generatoren zullen deze dagen ook al geïnstalleerd worden.
Na elk evenement zal de licht en- geluidscrew alles afbouwen. Het podium zal blijven staan voor de volgende evenementen in de weken erna. De schoonmaakploeg zal er vroeg in de morgen voor zorgen dat de locatie schoon en veilig is, voordat de studenten van EBS weer op school komen.
Marketingplan Doel Missie: De bezoekers van Kos een onvergetelijke positieve ervaring geven met het enige en grootste EDM gerelateerde festival op het eiland. Doelstellingen SMART geformuleerd Specifiek: Summerstar wilt de bezoekers van Kos een onvergetelijke positieve ervaring geven met het enige en grootste EDM gerelateerde festival op het eiland. Meetbaar: Het evenement wordt gehouden in de maanden juli en augustus. Dit evenement zal 5 keer plaatsvinden. Door middel van het aantal verkochte tickets en de feedback die ik ontvang, kan ik kijken of het doel behaald is bij elke editie. Acceptabel: Dit zal het 3e jaar worden dat Summerstar plaats gaat vinden. Er is een actieplan opgesteld en elke werknemer weet duidelijk wat de taken zijn. De line-up is naar buiten gebracht, dus bezoekers weten waar ze aan toe zijn. Tot nu toe hebben we meer budget dan voorgaande jaren, uit ervaring weten we dat we winst gaan maken met dit evenement. Realistisch: 2015 is het 3e jaar dat Summerstar georganiseerd wordt. Er is een locatie, personeel en er zijn bezoekers. Dit plan is zeker realistisch en goed uitgedacht. Tijdsgebonden: Summerstar vind plaats in juli en augustus. De voorbereiden zijn wel al maanden van tevoren in gang gezet. 15 juli zal de eerste editie zijn, hierna kunnen wij zien of al het harde werk positief uit heeft gepakt. Na de laatste editie zullen we alles op een rijtje zetten om zo te kunnen bespreken wat er goed is gegaan en wat er beter had gekund.
5
Branche-onderzoek Branche in Nederland In 2012 was voor het eerst sinds jaren een lichte daling te zien geweest van het aantal festivals. De conclusie was toen dat de markt langzamerhand verzadigd is geraakt. Maar in 2013 is de trend van de jaren daarvoor weer opgepakt en steeg het aantal festivals van 708 naar 774. Bij "meer festivals" wordt er al snel gedacht aan nieuwe festivals. In 2013 waren er 69 volledig nieuwe festivals, 5 nieuwe festivals door fusies en 41 extra edities van bestaande festivals. Verder waren er 80 bestaande festivals die eerder niet waren meegeteld, bijvoorbeeld omdat ze toen nog onder de grens van 3000 bezoekers zaten. Daar stonden 129 afvallers tegenover: festivals of extra edities die gestopt zijn of onder de grens van 3000 bleven. Voor het eerst werden vorig jaar in verschillende onderzoeken ook de totale uitgaven op de festivalmarkt in kaart gebracht. Hierbij zijn bestedingen aan tickets en overige uitgaven apart genomen en beoordeeld naar categorie. In overeenstemming met de toename in het aantal festivals en bezoeken is de geschatte totale bruto inkomen van de festivals in 2013 maar liefst met 12,1% toegenomen ten opzichte van 2012. In 2012 bedroeg de totale geschatte opbrengst nog €148,2 miljoen, in 2013 was dit €166,2 miljoen. Het grootste gratis toegankelijke festival -op basis van aantal bezoeken per dag- was Parkpop met 250.000 bezoeken. Op nummer 1 op de ranglijst van de entreeheffende festivals staat Amsterdam Dance Event. Het festival trok 60.000 bezoeken per dag, net als Decibel Outdoor en Mysteryland, maar komt toch bovenaan uit door de 300.000 bezoeken in totaal. De stijging in de evenementenbranche is te verklaren door o.a. de onderstaande punten: •
festivals zeggen opvallend vaak dat ze uitverkocht zijn
•
duidelijke groei in meerdaagse festivalcampings
•
bungalowparken ontdekken de festivalmarkt
•
steeds vaker worden festivalterrein en faciliteiten gedeeld door twee evenementen die zich na elkaar op een heel andere doelgroep richten
Branche in Griekenland Er valt helaas niet veel informatie te vinden over de algemene evenementen branche in Griekenland. De toeristische sector is wel heel belangrijk, deze stimuleert de ontwikkeling van Griekenland in haar geheel. De sector heeft alleen wel te lang vertrouwd op 'goedkoop massatoerisme' en moet daar nu de prijs voor betalen. In 2006 bezochten meer dan 17 miljoen buitenlandse toeristen Griekenland. De toeristische sector neemt 7,2 procent (12,2 miljard euro) van het Griekse bnp voor zijn rekening en draagt indirect bij met 16,2 procent (27,2 miljard euro). De sector voorziet in 7,8 procent van alle banen en indirect in 18,2 procent. Het ministerie van Toerisme heeft een nieuwe strategie ontwikkeld, die Griekenland geleidelijk aan moet veranderen in een kwalitatief hoogwaardige vakantiebestemming. Deze nieuwe strategie heeft als belangrijkste doelen: het opwaarderen van het toerisme, het hele jaar door internationale bezoekers aantrekken (in tegenstelling tot slechts de zomermaanden), het behouden van natuur en cultuur en het faciliteren van buitenlandse investeringen. Sleutelwoorden zijn hierbij eco-toerisme en kwaliteit. Helaas heeft Griekenland ook te kampen met verschillende negatieve tendensen in de toeristische sector. Met name de toenemende concurrentie van andere mediterrane landen, zoals Turkije, Kroatië en Egypte, is een probleem. Deze landen kunnen vergelijkbare (strand)vakanties en package-deals aanbieden tegen lagere prijzen. Dit prijsverschil komt onder andere door de sterke stijging van de Griekse loonkosten. Ook de internationale nieuwe trend om steeds vaker kortere reizen boeken, is nadelig voor Griekenland. Hoewel de uitgaven per persoon en per vakantie in de toeristische sector zijn gestegen, betekent dit niet dat er meer overnachtingen zijn geboekt. Daarnaast hebben ook de grootschalige bosbranden in de zomer van 2007 - letterlijk en figuurlijk -veel schade aangericht. Algemeen staat het bekend dat Mykonos trekpleister is voor grote namen en mensen met veel geld. Kreta staat weer bekend om voornamelijk jongeren en goedkope drankjes. Lesbos voornamelijk veel ouderen een moeilijke markt.
7
Branche op Kos Op het Griekse eiland Kos, waar Summerstar plaatsvind, is er weinig concurrentie. Op het eiland worden er concerten gehouden, dan voornamelijk door Griekse zangers/ zangeressen/popgroepen. Een aantal strandtenten hebben wel zo hun eigen schuimfeesten, maar hier komt een bezoekersaantal van max 300 man op af, omdat er gewoonweg niet meer ruimte is om meer bezoekers kwijt te kunnen. Afgelopen 2 jaar werd het bekende Nederlandse feest 'Totally Summer' georganiseerd in een bekende club in de stad. Dit feest trok vele bezoekers, met name omdat er tickets werden verkocht via de reisorganisatie. In het project heb ik een hoofdstuk 'concurrentie-analyse'. Ik zal in dit hoofdstuk meer informatie verschaffen over deze feesten.
Doelgroep-onderzoek De doelgroep van Summerstar is enorm breed. Het feest is wel vanaf 18+, dit is de regel. Op Kos komen toeristen uit heel veel verschillende landen. De meeste bezoekers komen uit Nederland, Scandinavie/Zweden/Noorwegen en Italië. Natuurlijk wordt het evenement ook veel bezocht door Grieken; maar de muziek die gedraaid wordt is 95% internationaal. De leeftijd van de bezoekers ligt tussen de 18 en de 50, maar de hoofddoelgroep is 18-25. Geslacht: Mannen & vrouwen Leeftijd: 18 – 25 Inkomen: Niet al teveel. Gespaard geld voor de vakantie, vaak +- 1000 euro. Van dit gespaarde geld moeten zij de vliegtickets, het verblijf, het eten/drinken, uitgaan en activiteiten betalen. Hier blijft er dus weinig geld over om evenementen te bezoeken. Hierdoor is het van belang dat de tickets voor Summerstar niet te duur zijn, net als de bar/food prijzen op het evenement zelf. Opleiding: Laag opgeleid tot hoog opgeleid. Woonplaats: De meeste bezoekers komen uit heel Nederland. Maar ook uit landen als Scandinavië en Italië komen er vele. Eikpersoon: Jesper Bolte Jesper is een 23 jarige jongen uit Amsterdam, Nederland. Hij werkt fulltime in een restaurant en is het hele jaar hard aan het sparen voor de vakantie. Jesper heeft al jaren een vriendengroep die bestaat uit 8 jongens. Deze jongens kiezen elk jaar een nieuwe vakantiebestemming. Dit jaar hebben ze gekozen voor Kos, Griekenland. Ze vertrekken met het vliegtuig en verblijven in een jongeren-appartementencomplex midden in de stad. In het complex hangen verschillende posters van het evenement Summerstar. De jongens gaan in Nederland altijd samen naar festivals en dance-evenementen, hier sparen ze ook voor. Daarom lijkt het ze een leuk idee om naar Summerstar te gaan. De tickets zijn een betaalbare prijs, net als de bar-prijzen op het evenement zelf. Op Summerstar ontmoeten zij een gezellig groepje meiden waar zij de rest van de avond mee dansen. De rest van de vakantie trekken zij ook met elkaar op, gaan samen uit eten etc. Al bij al was het een leuke, betaalbare vakantie.
9
SWOT-analyse SWOT – analyse Summerstar Sterktes
Zwaktes
Kansen
Bedreigingen
Enige
Niet al het personeel
Uitbreiding naar
Er worden niet
evenementenbureau
spreekt Engels.
meerdere dagen per
genoeg kaarten
én dance-evenement
Dit kan leidden tot
week
verkocht per
op Kos
miscommunicatie.
Goede
Geen vast
Uitbreiding naar
DJ’s komen niet
promotiemogelijkhede
personeel. Het is
andere landen
opdagen ivm
n
elke keer maar
gemiste vlucht of
afwachten wat voor
iets anders
evenement
werk het personeel levert Altijd mooi weer in juli
Bezoekers kunnen
Connecties maken
Bezoekers vinden
en augustus
het evenement te
met de
het feest
duur vinden. Qua
managers/kantoren
tegenvallen
ticket en bar
van de DJ’s, voor eigen kansen in Nederland
Kos wordt sowieso
De locatie staat in de
Meer bekendheid ->
over het algemeen
buurt van
meer bezoekers ->
druk bezocht door de
woonwijken.
meer omzet ->
doelgroep
Hierdoor is er al snel
grotere DJ namen
last van
etc.
geluidsoverlast.
Stroomuitval
Concurrentie-analyse Op Kos is er geen ander festival te vinden. Summerstar zal het enige feest zijn op het eiland met het genre muziek en voor deze doelgroep. Er zullen vele schuimparty’s plaats gaan vinden in verschillende strandclubs, maar deze zijn niet te vergelijken met Summerstar, deze feesten trekken ruim minder bezoekers en worden niet op dezelfde dag en tijd gehouden. In de voorgaande jaren was er wel vaak een feest genaamd ‘Totally Summer’ georganiseerd door de reisorganisatie GOGO. De organisatie is dit jaar niet actief op Kos, hierdoor is Summerstar het enige grootschalige evenement. Totally Summer Totally Summer was een feest georganiseerd door de Nederlandse reisorganisatie GOGO. Elke week was hier op de vrijdag een feest met Nederlandse bekende DJ’s. Deze edities waren elke keer uitverkocht.
Barstreet Barstreet is de bekendste uitgaans-gelegenheid op Kos. Het bestaat uit 3 lange straten met allemaal verschillende barren. Deze zijn vanaf 21 uur geopend t/m 08 uur en worden elke nacht druk bezocht. X-Club X-Club is de bekendste club op Kos. Deze club zit midden in de stad. De club heeft helaas vorig jaar behoorlijk wat verlies gedraaid. Dit heeft ervoor gezorgd dat de openingstijden zijn aangepast. X-Club is nu niet meer elke avond open, maar organiseert speciale edities zoals Ministry Of Sound. Deze worden vooral bezocht door de Grieken en zijn vaak wel uitverkocht.
11
De 5 P’s Product: Het evenement ‘Summerstar’ is het uiteindelijke product. Summerstar is een openlucht festival met als muziekgenre EDM / House. Wat is EDM? Elektronische dans muziek wordt tegenwoordig voornamelijk gedraaid in nachtclubs, raves en festivals. In deze genre zijn er vele bekende DJ’s die tracks mixen en afspelen. EDM werd in Amerika aangenomen als een soort van ‘modewoord’ in de commerciële industrie. Deze scene is al aan ontwikkelen sinds 2000. EDM verwijst niet echt naar een specifiek genre, maar is een verzamelnaam voor verschillende genres, zoals house, trance, hardstyle, hardcore en techno. Line-up 2015: Headliners: Tony Star, Justin Prime, Alvaro & KC Jones, D-Wayne, Blans. Prijs: Voorverkoop: 1 evenement: €15 1 evenement: VIP: €40 2 evenementen: €25 2 evenementen VIP: €70 5 evenementen: €60 5 evenementen VIP: €150 Reguliere kaarten aan de deur zullen €20 euro koste, VIP kaarten €50. VIP tickets (20-30 mensen per evenement): •
Aparte ingang
•
Welkomstdrankje
•
Aparte garderobe
•
Exclusieve area met stoelen en ‘bottle service’
•
Aparte toiletten
•
Meet & Greet met de artiest(en) na het evenement
Plaats: Het evenement vindt plaats op het Griekse eiland Kos. Het feest wordt gehouden in een oude club, midden in een woonwijk net buiten de stad. Alle faciliteiten zijn hier aanwezig, de club is namelijk elke dag in gebruik door de studenten van European Bartender School. Het podium staat vast op een plek, er is een groot zwembad in het midden van de locatie met verschillende barren eromheen. Ook is er een WC-complex aanwezig en is er een 'backstage-area'; waar het kantoor en het magazijn zitten. De artiesten worden ook hier naartoe gebracht. Wij moeten hier voornamelijk rekening houden met geluidsoverlast en eventuele dronken bezoekers op het terrein buiten de locatie. Wij hebben hier een heel plan voor opgesteld en hebben o.a. genoeg beveiligers en taxi's buiten het terrein. In deze ‘club’ is ook het kantoor gevestigd. Hier zal ik dan ook samen met mijn collega’s alles regelen. Vanaf september 2015 zal er een kantoor worden geopend op een nieuwe locatie. Momenteel zijn wij nog in onderhandeling over de prijs etc. Promotie: De belangrijkste promotiemiddelen die ik gebruik om het evenement bekender te maken zijn:
•
Social Media + website
•
Merchandise
•
Posters
•
Flyers
•
Promotieteam
Summerstar heeft een eigen website, www.summerstarkos.com . Op deze website is alle informatie te vinden over het evenement, zoals de data, de line-up en de ticketverkoop. Via de site is het ook mogelijk om tickets te kopen voor het evenement, maar ook om je vlucht te boeken naar Kos. Via de website kan er doorgeklikt worden naar de Facebookpagina van Summerstar. Op de Facebook pagina wordt er regelmatig een bericht geplaats over de line-up en de ticketverkoop. Mensen kunnen hier vragen stellen en zich aanmelden bij het evenement zelf. Mensen kunnen de berichten ‘liken’ en delen, zodat deze berichten op de tijdlijn van zoveel mogelijk mensen verschijnt. Het is een soort mond-op-mond reclame, maar dan digitaal.
13
Merchandise Er zijn T-shirts, hemdjes, shorts, strand handdoeken etc. verkrijgbaar van Summerstar. Het promotieteam is verplicht bepaalde merchandise elke dag te dragen. Op het evenement zelf zullen alle medewerkers deze merchandise dragen. Posters & Flyers + promotieteam In juli en augustus, wanneer het evenement plaatsvind, zal er een promotieteam voor het festival aanwezig zijn op Kos. Ik leid dit team zelf. Het team bestaat uit leden vanuit Nederland, Scandinavië en Italië. De promotors gaan in groepen op stap om posters op te hangen, flyers uit de delen en om tickets te verkopen. Dit zal 6 dagen in de week zijn, op verschillende plaatsen in Kos-stad en buiten de stad. Personeel: Productie: Qua productie zijn mijn collega Lawrence en ik de ‘werknemers’. Wij regelen alles qua preproductie, productie en post-productie. Wij verdelen onderling de taken en besteden af en toe wel eens taken uit aan andere bedrijven, zoals grafische opdrachten. Bar: De locatie wordt gedeeld samen met EBS; European Bartender School. Mensen, vooral jongeren, uit verschillende landen volgen hier een cursus bartending. 70% het barpersoneel voor het evenement wordt ingedeeld uit de EBS-poule. Zo kunnen zij ervaring op doen en heeft Summerstar altijd personeel. Win-win situatie. Beveiliging: Voor de beveiliging zijn er vele Griekse mannen geregeld. Zij werken ook als uitmijters in de uitgaansgelegenheden op Kos. Zij hebben speciale trainingen gehad om alles onder controle te kunnen houden. EHBO, garderobe etc. zijn natuurlijk ook van belang bij een evenement. Voor elke post hebben wij 1 of meerdere medewerkers die hier verantwoordelijk voor zijn.
Promotieplan De marketing en de promotie van Summerstar is een essentieel onderdeel om het evenement te kunnen laten slagen. Wij willen dat zoveel mogelijk mensen het evenement bezoeken, hierdoor is het belangrijk om te weten wat voor bezoekers wij willen trekken en wat hun levenswijze en beweegredenen zijn. Daarom heb ikzelf een doelgroep onderzoek uitgevoerd, die al eerder in dit project te lezen is. We proberen de beste en meest effectieve manier van promoten toe te passen, maar wel zodat dit binnen het vastgestelde budget blijft. De voornaamlijkste middelen die wij gebruiken ter promotie zijn: de lokale krant, posters, flyers, e-mails, radio, televisie, websites en social media. We proberen de berichten zo vroeg mogelijk naar buiten te brengen. Het gehele jaar door wordt Summerstar gepromoot, maar de weken vlak voor de eerste editie zijn het belangrijkste. 2 maanden voor de eerste editie wordt de volledige line-up bekend gemaakt. Hierna beginnen we met het e-mailen naar onze lijsten, zodat de mensen eraan worden herinnerd dat het evenement weer gaat plaatsvinden. Elk evenement zal worden aangemaakt op Facebook, zodat mensen zich aanwezig kunnen zetten en vrienden kunnen uitnodigen. Ook zullen er winacties online worden gezet, zoals de ‘like’ & ‘share’ actie. De winnaar wint een vlucht + verblijf naar Kos, plus toegang tot het evenement. Er zullen tickets verkrijgbaar zijn in de voorverkoop. Dit is een belangrijke tegemoetkoming tegenover de bezoekers. Op de tickets staat de volgende informatie:
•
De details van het evenement, zoals de datum en tijd
•
Alle service die geleverd wordt op het evenement
•
Wegwijzer richting het evenement vanuit Kos-stad.
•
Informatie over de officiële afterparty
15
Borden en verwijzingen
Op de locatie zijn er verschillende borden aanwezig die verwijzen naar bepaalde diensten: •
Ingang en-uitgangen
•
Parkeergelegenheden
•
Toiletten
•
Eten
•
Munten
•
Eerste hulp
•
Beveiliging
•
Informatie/communicatie/incidenten controle centrum
Gezondheid •
Glazen voorwerpen, zoals bierflesjes, zijn niet toegestaan in de locatie ivm het zwembad
•
Roken mag, mits niemand gehinderd wordt
•
Tassen etc. worden gecheckt bij de entree
•
Niet drinken en rijden, publiek transport is geregeld
•
Eten en snacks zijn beschikbaar op locatie
Wat is de belangrijkste informatie om te delen tijdens de promotie? •
Summerstar Kos 2015
•
Het grootste evenement op Kos
•
In Sirines Club in Lambi
•
15 juli, 22 juli, 29 juli, 5 augustus, 12 augustus
•
Deur geopend vanaf 17:00
•
Evenement is afgelopen om 22:00
Bij de ingang van het evenement zal er een grote poster komen te hangen met belangrijke nummers: •
Taxi (+30 22420 23333 or 23334)
•
Evenement manager (+30 6983915251)
•
Gevonden voorwerpen (+30 6983915251)
Na het evenement wordt alle bezoekers de optie geboden om zich aan te melden op de website of Facebook met hun e-mail adres om een evaluatieformulier in te kunnen vullen.
Promotieteam
2015 is het eerste jaar waar Summerstar haar eigen promotieteam ter beschikking heeft. Ikzelf ben de begeleidster van het team. Het gehele team bestaat uit 15 – 20 personen. Het team bestaat uit 5 Nederlandse personen, hier zal ik hieronder uitleg over geven. Via verschillende advertenties op Facebook en op de website Holdidayjob.com. Verschillende mensen hebben mij een motivatiebrief met CV toegestuurd. Uit deze brieven heb ik keuzes moeten maken met welke mensen ik een sollicitatiegesprek wilde houden via Skype, samen met mijn collega Lawrence. Uiteindelijk hebben we de keuze gemaakt voor 5 mensen. De 5 mensen komen in de maanden juli en augustus het promotieteam versterken. Mijn collega en ik hebben van tevoren het verblijf etc. geregeld voor de promotors. De promotors hebben als taak het festival Summerstar te promoten. Dit zal gaan gebeuren in teams van mensen uit verschillende landen, door middel van posters ophangen, flyers uitdelen, tickets verkopen op straat, in bars en restaurants. Zij representeren Summerstar gedurende de hele zomer, met T-shirts, tanktops en shorts. Het is mijn taak om goed voor ze te zorgen en alles op orde te houden. De promotors zullen 6 dagen per week werken, voornamelijk in Kos stad. Met het promotieteam hopen wij veel aandacht te krijgen, zodat er ook meer bezoekers naar het evenement komen. Hierdoor krijgt Summerstar weer een nog grotere omzet dan vorig jaar, waardoor wij volgend jaar bekendere, duurdere DJ’s kunnen boeken en eventueel het decor van Summerstar aan kunnen passen.
17
Productieplan Contact Het ‘Event Management Team’ is verantwoordelijk voor het algehele management van het evenement. Het team bestaat uit de onderstaande mensen:
•
Lawrence (Tel: +306983915251)
•
Anthony (Tel: +306936533900)
•
Gina (Tel: +306930352029)
•
Alis
Medewerkers De rollen en verantwoordelijkheden houden in: •
Organisatie
•
Onderzoek doen
•
Creatief management
•
Personeelszaken
•
Onderhandelingen
•
Financieel management
•
Publieke presentatie
•
Probleemoplossend management
19
Om het evenement te runnen zijn er nog meer rollen weggelegd. Deze rollen zijn individueel uitgelegd, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Wij proberen leden van het team te kiezen met ervaring, interesse en genoeg kennis over het vak. Essentiele rollen voor het evenementen team zijn:
•
Bar managers
•
Drankmagazijn manager
•
Promotie-team
•
Social Media
•
Video crew / Fotograaf
•
Props & decoratie-team
•
Beveiliging / EHBO / Technische dienst etc.
Ik, als event manager, zal samen met mijn collega’s verantwoordelijk zijn voor:
•
De doorloop en coördinatie van het evenement
•
De natuurlijke sfeer van het evenement voor iedereen
•
Dat iedereen zich houdt aan de wetten en lokale gemeentelijke regels etc.
•
Dat formulieren zijn ingevuld en de details zijn besproken met autoriteiten
•
Dat er toestemming is voor elk evenement alvorens de start
•
Het (schriftelijk) opnemen van gegevens van genodigden en bezoekers
•
Het versturen van bedankjes naar iedereen die heeft meegeholpen aan het evenement, zoals sponsoring en andere speciale gasten
•
Ervoor zorgen dat de sponsoren genoemd worden op het evenement zelf en op al het promotiemateriaal
•
De promotie van het evenement, zoals advertenties, flyers, posters etc.
•
Het onderhouden van het budget en financiële middelen
Locatie Het evenement vindt plaats op het Griekse eiland Kos. Het feest wordt gehouden in een oude club, midden in een woonwijk net buiten de stad. Alle faciliteiten zijn hier aanwezig, de club is namelijk elke dag in gebruik door de studenten van European Bartender School. Het podium staat vast op een plek, er is een groot zwembad in het midden van de locatie met verschillende barren eromheen. Ook is er een WC-complex aanwezig en is er een 'backstage-area'; waar het kantoor en het magazijn zitten. De artiesten worden ook hier naartoe gebracht. Wij moeten hier voornamelijk rekening houden met geluidsoverlast en eventuele dronken bezoekers op het terrein buiten de locatie. Wij hebben hier een heel plan voor opgesteld en hebben o.a. genoeg beveiligers en taxi's buiten het terrein.
21
Een situatieplan is een kaart van Summerstar en is essentieel voor het plannen en het management van het evenement. Alle betrokkenen kunnen gebruik maken van dit plan. Het plan is voor iedereen makkelijk te begrijpen, en hangt op de locatie zelf op verschillende plekken, zodat deze voor iedereen te bekijken is. Dit plan is er om ervoor te zorgen dat het evenement een goede doorloop krijgt en is ook te gebruiken in geval van nood. Op dit plan staan alle markeringen beschreven, zodat iedereen weer waar alles is gevestigd binnen de locatie. De ingang, uitgang, coördinatie centrum , podium, informatie centrum, EHBO, barren, muntverkoop, eet-verkoop, EHBO-doos, garderobe, VIP gedeelte, schuim gedeelte, vuilnis, gevonden voorwerpen, parkeergelegenheid, beveiliging, brandblussers.
Het ‘siteplan’ is als bijlage toegevoegd aan dit project.
Bij een evenement zijn er altijd potentiele gevaren. Deze gevaren kunnen binnen en buiten het terrein voorkomen. De gevragen bestaan o.a. uit: •
Uitglijders, mensen die struikelen en vallen
•
Het terrein; gaten en omhoogstaande tegels waardoor bezoekers bv hun enkel kunnen verzwikken, nabij het water
•
Zwembad -> badmeesters
•
Warme temperaturen
•
Chemicaliën staan opgeborgen in het magazijn op de locatie
De bovenstaande punten zijn niet alle gevaren die voor kunnen komen op het evenement. Alle plekken waar water komt te liggen, langs het zwembad, worden gemarkeerd met een signaal, zoals een bordje, vooral in de buurt van de toiletten. Voor het begin van de evenementen in 2015, zijn alle gaten en scheuren opgevuld, zodat hier geen ongelukken meer kunnen gebeuren.
Onvoorziene gebeurtenissen Wij hebben er aan gedacht om een plan te maken voor onvoorziene gebeurtenissen, zoals stroomuitval. Om hier op voorbereid te zijn, heeft Summerstar een extra Power Generator op locatie. Met deze generator kan er een negatieve impact op het evenement vermindert worden.
Verkeer / Vervoer
De entree is zo gepland dat er geen hinder is bij de naastgelegen bedrijven en huizen. Ook is er vrije toegang voor hulpdiensten en onze evenement medewerkers. Er zijn voor de onderstaande punten verschillende afspraken gemaakt:
•
Genoeg parkeergelegenheid voor auto’s en scooters
•
Entree voor mensen met een handicap
•
Toegangswegen naar de locatie
•
Goede verlichting
•
Taxi’s buiten het locatie-terrein
•
Publieke bussen van en naar de locatie
Er hoeven geen wegen afgesloten te worden speciaal voor Summerstar. Als er om een of andere reden toch een weg afgesloten moet worden, zal dit overlegd worden met de gemeente en de politie, zodat wij een akkoord krijgen en het evenement door kan gaan.
Summerstar zorgt ervoor dat de buurt rondom de locatie bekend is met het evenement in dit gebied. Alle bewoners en bedrijven die gevestigd zijn binnen 1km krijgen van tevoren een brief met daarin de data, tijd en intenties van het evenement.
Incidenten
Alle organisatoren en medewerkers van Summerstar zullen in direct contact staan met het ‘Event Control Centre’ tijdens het evenement. In het centrum zal ten alle tijden iemand aanwezig zijn die alles in de gaten houden en informatie verstrekt aan de organisatoren en de medewerkers. Er moet altijd een mogelijkheid zijn om met de bezoekers te kunnen communiceren voor publieke mededelingen en in geval van nood. Het gebied waar dit alleen plaatsvind is achter het podium en is bereikbaar voor ambulances en andere hulpdiensten.
23
Eerste hulp Alle hulpdiensten worden een maand voor het eerste evenement gecontacteerd over de gang van zaken. Hier is een plan aan verbonden. Dit plan houdt in: •
Gedetailleerde eerste hulp regelingen voor noodgevallen op locatie, die geen hulp van buitenaf benodigd hebben
•
Alle eerste hulp medewerkers zullen op de dag van het evenement worden aangewezen. Ook zullen de Summerstar medewerkers kennis maken met deze mensen op de ‘staff meeting’.
•
Eerste hulp wordt verleend door een vrijwillig hulpteam
•
Er zal altijd een medisch voertuig klaar zijn alvorens het evenement begint
•
De contactpersoon voor de politie en de brandweer zal een van de leden van het Event Management Team zijn.
•
Het Event Management Team zal continue radiocontact onderhouden
Brandblussers De locatie heeft beveiligende uitrusting en brandblussers voor in het geval er brand uit breekt. Er zijn 2 hoofdstations voor de brandslangen, deze zijn aangesloten op de hoofdlijn voor water. Ook zijn er 15 brandblussers aanwezig op de locatie. Nooduitgangen zijn aangegeven door middel van speciale lichten bij in en-uitgangen.
Incidenten afhandeling Mocht er een incident hebben plaatsgevonden, kan er door de betrokken het onderstaande formulier worden ingevuld: Name of Event: ..................................................................................................................... Event Manager: .................................................................................................................... Date and Time of Incident
Description of Incident
Persons involved Name, address, phone
Action taken
Publieke gezondheid Eten
Summerstar heeft verschillende, betaalbare soorten eten beschikbaar voor de bezoekers. Dit voor het gemak van de bezoekers, maar dit verminderd ook het effect van het gebruik van alcohol en hierdoor nemen de verdiensten ook toe. Het eten wordt voornamelijk verkocht in de buurt van de barren. De bezoekers moeten in staat zijn snel eten te kunnen verkrijgen, zoals burgers, kebab en sandwhiches.
Alcohol
Bij de ingang zullen de bezoekers gecheckt worden op hun leeftijd. De aangewezen persoon zal ID’s checken. Ondanks het evenement 18+ is, hebben alle barmedewerkers nogmaals het recht om ID’s te checken als zij twijfelen. De bezoekers hebben toegang tot 2 barren, waar verschillende soorten drankjes verkocht worden, zoals bier, long drinks en cocktails.
Water
Summerstar biedt gratis, of laag geprijsd, water. Als het evenement is afgelopen, zullen alle bezoekers die het nodig hebben een flesje water uitgedeeld krijgen. Alle barren zijn standaard gevuld met laag geprijsde flesjes water gedurende het evenement.
Toiletten
Er zullen in totaal 6 toiletten aanwezig zijn. 3 mannen en 3 vrouwen. Voor het VIP gedeelte zal er een mobiel toilet neergezet worden. Alle toiletten worden schoongemaakt door een zogenaamde toiletjuffrouw/meneer. Haar/zijn taken zijn om de toiletten constant schoon te houden en het wc-papier aan te vullen etc.
25
Beschutting
Het is vaak ten alle tijden erg warm op het evenement. Er zijn verschillende gebieden op de locatie waar bescherming tegen de zon kan worden gezocht. Dit zowel voor de bezoekers als voor alle medewerkers en vrijwilligers.
Afval management
Er is een crew van 4 personen aanwezig die vanaf het begin van het evenement de missie hebben om de locatie schoon en veilig te houden. Er zullen extra vuilnisbakken geplaats worden bij barren en eet gelegenheden zodat de bezoekers hier makkelijk bij kunnen. Na het evenement zal al het afval worden verzameld en naar de hoofdweg buiten het terrein worden gebracht. Zo kunnen de lokale vuilniswagens deze zakken meenemen de volgende ochtend.
Geluid
Summerstar doet haar best om gedurende het gehele evenement te monitoren hoeveel geluid het evenement produceert, zodat er zo min mogelijk bedrijven en bewoners gestoord worden. Een aangewezen persoon zal met speciale metings-apparatuur buiten de locatie meten of het geluid onder de toegestane decibels blijft.
Publieke veiligheid
Beveiliging & Crow Control
Een goede keuze in medewerkers voor de beveiliging is essentieel voor een goede doorloop van het evenement en voor de veiligheid van het publiek en de medewerkers. ‘Wat zou er kunnen gebeuren’ en ‘Wat als’ zijn belangrijke vragen die meespelen in dit proces. Beveiliging in uniform zal aanwezig zijn voor, tijdens en na het evenement.
Summerstar is een buiten-evenement. Het evenement wordt gehouden in een afgesloten gebied met voldoende in en-uitgangen. De wegen naar de uitgangen worden ten alle tijden vrijgehouden van obstakels.
Op de locatie zal er voldoende verlichting aanwezig zijn, voornamelijk om uitgangen en wegen te markeren. Er zijn generatoren geïnstalleerd zodat er alsnog licht zal zijn bij een eventuele stroomstoring. Op het evenement zelf zal er voornamelijk alleen licht zijn op en rondom het podium zelf. De locatie en de werking van het controle centrum en de lichten zelf, moeten bekend worden gemaakt aan de aanwezige organisatoren en hulpdiensten. Summerstar zal gebruik gaan maken van pyrotechniek en verschillende soorten vuurwerk. Summerstar heeft hiervoor toestemming gekregen van de gemeente en de brandweer. Van tevoren wordt er gekeken naar de sterkte, de directie van de wind, eventuele waarschuwingen voor branden en de gebieden waar het vuurwerk uitkomt.
27
Financieel plan
Summerstar is 100% gefinancierd uit eigen zak. Het ligt geheel aan het inkomen van 2014, hoe wij dit jaar het evenement kunnen volbrengen. Ditzelfde geldt 2016, over de inkomsten van 2015.
Inkomen
Het inkomen kan ingedeeld worden in 2 categorieën; het verdiende en onverdiende inkomen.
Verdiende inkomen: ticketverkoop, merchandise, catering etc. Onverdiende inkomen: Sponsoring, donaties
Uitgaven
•
IKA (social security)
•
Advocaten & Accountancy
•
Beveiliging
•
DJ's
•
Vlieg tickets & verblijf
•
Drank
•
Eten
•
Eerste hulp
•
Zwembad
•
Garderobe tickets
•
Ijsblokjes
•
Vuurwerk
•
Robot/Drone
•
Toilet papier, handdoeken, handzeep etc.
•
Bar spullen (plastic bekers, emmers, rietjes, servetten, etc…)
•
Schoonmaakmiddelen
•
Administratie
•
Locatiehuur
•
Telefoon / Internet
•
Podiumbouw & Hekwerk
•
Licht & Geluid
•
Printen van posters/tickets/flyers/etc….
•
Generator
•
Verzekeringen
•
Ticketnemers & Muntverkopers
•
T-Shirts voor de medewerkers
•
T-Shirts voor de merchandise
•
Medewerkers o Bartenders x 12 o Runners x 3 o Bar Managers x 3 o Bar magazijn manager x 1 o Garderobe x 2 o Schoonmaakcrew x 4 o Toiletjuffrouw x 1 o Ticketnemers ingang x 2 o Muntverkoop x 1 o Klikker bij de ingang x 1 o Eten service x 2 o Dansers x 2 o Chauffeur x 1 o Promotieteam x 5
29
Het inkomen moet uiteindelijk gelijk of groter zijn dan de uitgaven. Als de uitgaven hoger zouden uitkomen, moeten wij sommige punten gaan verwijderen, of eventueel andere bronnen van inkomst zoeken totdat deze in balans zijn. Als de inkomen groter zijn dan de uitgaven, kunnen wij deze winst gebruiken om het evenement in de toekomst te kunnen verbeteren.
Verzekeringen
Alle organisatoren, vrijwilligers, medewerkers en het publiek moeten ten alle tijden gedurende het evenement verzekerd zijn. Ook al het aanwezige apparatuur vereist een aparte verzekering.
Begroting
Event Name :
SUMMERSTAR
Event Date :
Date of the Event
Location :
Venue Name
Headliner DJ :
Artist Name
Paying Customers Required for 0 breakeven
Forecast
Profit / Loss
€-
Forecast Ticket Rates
Expecatnce
Draft / Forcast
Ticket Rates
€
€
GA @ Door
€20,00
€-
VIP @ DOOR
€50,00
€-
GA online
€15,00
€-
GA sold by street teams & key Points
€15,00
€-
VIP online
€40,00
€-
GA Locals
€10,00
€-
VIP Locals
€20,00
€-
Total Tickets Revenue
0
€-
Bar Revenue Bar #1
€-
Bar #2
€-
Bar #3
€-
Total Bar Revenue
€-
Additional Revenue Food Merch Total Additional Revenue
€-
Sponsorship Income Sponsor 1 Sponsor 2 Sponsor 3 Sponsor 4 Sponsor 5 Total Sponsorship Revenue
€-
Total Revenue
€Unit Cost
Venue Cost
Units/PAX
€
Draft / Forecast €
Venue Damages Venue Damages #1
0
€-
31
Event Name :
SUMMERSTAR
Venue Damages #2
0
€-
Venue Damages #3
0
€-
Total Damage Cost
€-
Bar Supplies
(Put Your Prices Here)
Beverage Napkins
€-
€-
Cocktail Straws
€-
€-
Fishbowl straws
€-
€-
Lemons
€-
€-
Oranges
€-
€-
Ice/bag
€-
€-
Plastic Cups (sleeve of 50)
€-
€-
Total Bar Supplies Cost
€-
Liquor (only Cans or Plastic) Beer
€-
€-
Absolut
€-
€-
Rum
€-
€-
Tequila
€-
€-
Malibu
€-
€-
Bacardi
€-
€-
Gin
€-
€-
Ursus
€-
€-
Smirnoff Ice
€-
€-
Water
€-
€-
Orange Juice
€-
€-
Pineapple Juice
€-
€-
Cranberry Juice
€-
€-
Coca Cola
€-
€-
Lemonade
€-
€-
Sprite
€-
€-
Tonic
€-
€-
Club Soda
€-
€-
Total Liquor Costs
€-
Pool Chlorin
€-
€-
Algie Control
€-
€-
Total Pool Maitenance Cost
€-
Print -Design & Marketing Tickets
€-
Posters
€-
Flyers
€-
Website (total cost 1700€/5events)
€-
Coins & Trays (450€/5events)
€-
Event Name : Online Social Media Boosting of Posters & Posts
SUMMERSTAR €-
Total Print -Design & Marketing Cost
€-
Cleaning & Bathroom Supplies Hand Soap 4lt
€-
€-
Bleachi 4lt
€-
€-
Trash Bags
€-
€-
Roll of Vetex Cloths
€-
€-
General Cleaning Liquid 4lt
€-
€-
Ajax (window cleaner) 4lt
€-
€-
Toilet Paper
€-
€-
Hand Towel/ Jumbo Roll
€-
€-
Total Cleaning & Bathroom Supplies Cost
€-
General Event Stuff First Aid kit
€-
Wristbands
€-
Fireworks
€-
Glow paint
€-
GoGo Dancers
€-
Video Wall
€-
Lighting & Sound
€-
Coat Check Tickets
€-
Laminating Pouches
€-
Food
€-
Merch T-Shirts (mens & womens)
€-
Staff T-shirts mens (10sm10m-20L-10xl
€-
Staff T-shirts womens (10xs10-sm-10m)
€-
Security T-shirts (20L)
€-
Total General Event Stuff Cost
€-
Venue Operational Rent
€-
Licenses
€-
Cash Registers
€-
(Staff insurance) IKA
€-
(VAT) ???
€-
(Electricity) ???
€-
Event Insurance
€-
Stage Build (Carpenters)
€-
Fence Purchase & Set Up
€-
Back Up Generator
€-
33
Event Name :
SUMMERSTAR
Total Venue Operational Cost
€-
Staff DJ #1
€-
€-
DJ #2
€-
€-
DJ Headliner
€-
€-
Coat Check Staff
€-
€-
Bathroom Attendant
€-
€-
Cleaning Crew
€-
€-
Bartenders
€-
€-
Bar Runners
€-
€-
Bar Managers
€-
€-
VIP Servers
€-
€-
Entrance Cashier
€-
€-
Entrance Ticket Taker
€-
€-
Clicker
€-
€-
Security Guards
€-
€-
Coin Stacker/Organizer
€-
€-
Coin Seller
€-
€-
GoGo Dancers
€-
€-
BBQ Cooks
€-
€-
Driver (Including Gas)
€-
€-
Promotional Team working €from July 10th - August 12th 32 days, daily wages plus Food 500€ & Accomodation (200€ room x 2)
€-
Total Staff Cost
€-
Accomodations & Extras Airline Tickets
€-
DJ Headliner
€-
DJ Manager
€-
DJ & Manager Food
€-
DJ Rider costs
€-
Total Accomodations & Extras Cost
€-
Contingency 5% total income
€-
Total Costs
€-
Total Costs Profit / Loss
€-
Van mijn Griekse collega heb ik het officiële spreadsheet van Summerstar gekregen. Omdat er vertrouwelijke informatie instaat, heeft hij alle gegevens m.b.t. dit evenement gewist. Wel mocht ik het document gebruiken. Het zou voor mij enorm veel werk gaan kosten als ik deze ook zou invullen. Ik heb meerdere malen geprobeerd om de gehele spreadsheet in dit project te krijgen, helaas is dit niet gelukt. Wel heb ik alle gegevens die op het spreadsheet staan in een leesbare tabel kunnen verwerken. Hierboven heb ik het bovenste deel van de originele spreadsheet neergezet, zodat er bekeken kan worden hoe dit er in Excel ook daadwerkelijk uit ziet.
35
Site Plan
