Planlastvermindering: ook voor uw sectorale subsidies?
Ben Gilot, stafmedewerker financiën VVSG1
1 Situering Vanaf 2014 verlopen de lokale planning en rapportering van de Vlaamse subsidies van 10 sectoren via de beleidsrapporten van de beleids- en beheerscyclus (BBC). Zowel de Vlaamse sectorale administraties als de lokale besturen zullen hierdoor mogelijk een substantiële efficiëntiewinst boeken. Deze tekst schetst hoe de plan- en rapportageverplichtingen voor deze subsidies verlopen.
2 De beleids- en beheerscyclus Vanaf 1 januari 2014 zullen alle gemeenten en OCMW’s2 de beleids- en beheerscyclus toepassen. De beleids- en beheerscyclus introduceert voor de lokale besturen nieuwe regels wat betreft de planning en de uitvoering van en de rapportering over het beleid. De plannings- en rapporteringsverplichtingen van sectorale subsidies kunnen met de beleids- en beheerscyclus verweven worden. Voor een goed begrip verduidelijken we daarvoor de volgende onderdelen van de beleids- en beheerscyclus: het meerjarenplan, het budget, het registreren en de jaarrekening.
2.1 Het meerjarenplan Het meerjarenplan is het sluitstuk van het planningsgedeelte binnen BBC. Een gemeente of OCMW kan namelijk geen budget goedkeuren als dat budget niet past binnen het meerjarenplan. Het meerjarenplan bestrijkt zes jaar3. Het verplicht lokale besturen dus om op lange termijn te plannen. Het meerjarenplan, dat tijdens het eerste jaar van de bestuursperiode wordt opgesteld, moet voor het einde van het eerste jaar door de raad worden vastgesteld. Het meerjarenplan is een dynamisch document dat jaarlijks aangepast kan worden. Na de vaststelling door de raad moet het naar de toezichthoudende overheid
1
Met medewerking van verschillende VVSG-medewerkers. De beleids- en beheerscyclus is ook (gedeeltelijk) van toepassing op AGB’s en OCMW-verenigingen van publiek recht. 3 Het meerjarenplan is één jaar legislatuuroverschrijdend. Dat wil zeggen dat voor de bestuursperiode 2013-2018 het meerjarenplan loopt van 2014 tot 2019. 2
20 maart 2013 - 1/8
verzonden worden, alsook naar de Vlaamse Regering4 in een digitaal bestand. Het digitaal bestand is een meer uitgebreide versie van het document dat de raad krijgt. Zoals elk beleidsrapport5 bestaat het meerjarenplan uit een beleidsmatig en een financieel luik. Het beleidsmatige gedeelte van het meerjarenplan wordt de strategische nota genoemd. Hierin worden de prioritaire beleidsdoelstellingen beschreven6. Een prioritaire beleidsdoelstelling is een doelstelling waarover expliciet gerapporteerd wordt in de beleidsrapporten7. De overige beleidsdoelstellingen worden geklasseerd onder overig beleid en zijn minder zichtbaar in de beleidsrapporten. Elke beleidsdoelstelling bestaat uit het vooropgestelde resultaat of effect, de raming van ontvangsten en uitgaven en een of meer actieplannen8. Een actieplan is een verzameling van acties9. Een bestuur moet een overzicht van alle beleidsdoelstellingen aan de raad en aan de personeelsleden ter beschikking stellen10. De gemeente of het OCMW kan dit doen in de toelichting bij het meerjarenplan. Daarin moet het bestuur alleszins verwijzen naar de plaats waar dat overzicht beschikbaar is11.
2.2 Het budget Het budget moet passen binnen het meerjarenplan12. Daarvoor moeten de beleidsdoelstellingen die vooropgesteld worden in het budget overeenkomen met de beleidsdoelstellingen uit het meerjarenplan. Voor het begin van het boekjaar moet de raad het budget hebben vastgesteld.
2.3 De registratie Via het boekhoudsysteem registreert een bestuur wat het onderneemt bij de uitvoering van het meerjarenplan en het budget. Dat gebeurt tot op het niveau van een actie. Bij elke registratie in de boekhouding moeten er namelijk verschillende elementen ingevoerd worden. Niet alleen het beleidsveld waarop een ontvangst of uitgave betrekking heeft wordt zo geregistreerd, ook onder andere de algemene rekening, de economische sectorcode (die dient vooral voor de macro-economische rapportering) en eventueel de investeringsenveloppe en de actie.
4
Art. 178bis Gemeentedecreet en art. 179/1 OCMW-decreet. De beleidsrapporten zijn: het meerjarenplan, de aanpassing aan het meerjarenplan, het budget, de budgetwijziging en de jaarrekening. 6 Art. 11 BVR BBC. 7 Art. 1, 19° BVR BBC. 8 Art. 6 BVR BBC. 9 Art. 1, 1° BVR BBC. 10 Art. 7 BVR BBC. 11 Art. 9, 3° MB BBC. 12 Art. 148, §1 Gemeentedecreet en art. 149, §1 OCMW-decreet. 5
20 maart 2013 - 2/8
Een voorbeeld kan dit verduidelijken. Stel dat een gemeente een subsidie van 15.000 euro geeft voor de werking van het lokaal jeugdhuis (een vzw). De subsidie kadert in de beleidsdoelstelling ‘Er is een uitgebreid vrijetijdsaanbod voor jongeren’, waarvan het actieplan ‘Fysieke ontmoetingsplaatsen voor jongeren’ de uitloper is die de acties ‘de gemeente ondersteunt het jeugdhuis’, ‘de technische dienst staat in voor het onderhoud van de lokalen van jeugdverenigingen’ en ‘de aanleg van een speelterrein in de Bloemekenswijk’ bevat. Samen met het bedrag zullen bij de boeking van de subsidie onder andere volgende elementen worden opgenomen in de boekhouding: -
Beleidsveld: 0750 Jeugd Algemene rekening: 649 Toegestane werkingssubsidies Economische sectorcode: 800 Instellingen zonder winstoogmerk Actie: de gemeente ondersteunt het jeugdhuis
2.4 De jaarrekening De jaarrekening biedt jaarlijks een overzicht van de activiteiten van een bestuur en is dus een geschikte bron om het gevoerde beleid te evalueren en om erover te rapporteren. Het bestaat uit een beleidsmatig gedeelte (de beleidsnota) en een financieel gedeelte (de financiële nota). Zoals voor de andere beleidsrapporten is ook voor de jaarrekening een strikte timing vastgelegd. De raad moet zich in de loop van het eerste semester van het volgende boekjaar over de jaarrekening uitspreken13. Net zoals het meerjarenplan moet de jaarrekening, nadat het aan de toezichthoudende overheid bezorgd is, ook in een digitaal bestand verstuurd worden naar de Vlaamse Regering. Het digitaal bestand is niet een gewone digitale replicatie van het document van de jaarrekening dat de raad moet vaststellen. Het bevat daarentegen de informatie van alle registraties waardoor men er exact uit kan afleiden welke uitgaven- en ontvangstenstromen er op één bepaalde actie/actieplan/beleidsdoelstelling geboekt is.
2.5 Lacune? Gemeenten, OCMW’s, AGB’s en OCMW-verenigingen van publiek recht zullen de beleids- en beheerscyclus toepassen. Volgens de huidige regelgeving zijn er dus ook entiteiten op lokaal vlak die niet onder het BBC-besluit vallen. Gemeentelijke vzw’s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden bijvoorbeeld zijn hiervan uitgesloten. Zij moeten dan ook geen meerjarenplan, budget noch jaarrekening opstellen zoals voorzien is in de beleids- en beheerscyclus. Het is daarentegen wel goed mogelijk dat deze entiteiten op lokaal vlak (gedeeltelijk) instaan voor de uitvoering van beleid waarvoor het bestuur een subsidieaanvraag zal hebben lopen. De planning en de rapportering van die entiteiten zal dan ook niet automatisch verlopen.
13
Art. 173, §1 Gemeentedecreet en art. 174, §1 OCMW-decreet.
20 maart 2013 - 3/8
3 Het planlastendecreet Op 6 juli 2011 keurde het Vlaams Parlement het decreet houdende de vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke plan- en rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd goed14. Dit decreet kwam tegemoet aan de vraag die reeds lang bij lokale besturen bestaat om de opgelegde plannings- en rapporteringsverplichtingen van de centrale overheden te verminderen. Reeds in 1999 ondertekenden de lokale besturen hierover met de Vlaamse Regering een Pact. Door het planlastendecreet worden enkele Vlaamse subsidiestromen gekoppeld aan de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
3.1 Algemeen Een tiental beleidssectoren worden door het planlastendecreet gevat. Deze zijn: stedelijk beleid (stedenfonds), gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking, lokale sociale economie, lokaal sociaal beleid, integratiebeleid, cultuurbeleid, jeugdbeleid, sportbeleid ,beleid inzake cultureel erfgoed en flankerend onderwijsbeleid. Vanuit deze sectoren15 worden lokale besturen gesubsidieerd. Verschillende Vlaamse subsidies aan lokale besturen vallen dus niet onder het planlastendecreet. Subsidiëring van eenmalige zaken of projecten waarvoor een apart dossier moet opgemaakt worden (bijvoorbeeld de subsidiëring in het kader van de restauratie van een monument) of subsidiëring waar geen voorwaarden aan verbonden zijn vallen buiten het toepassingsgebied van het decreet. Gemeenten en OCMW’s zijn vrij om op de subsidies van de sectoren die vervat zijn door het planlastendecreet in te tekenen. Ze doen dit door al dan niet in te tekenen op de Vlaamse beleidsprioriteiten. De Vlaamse Regering maakte eind oktober 2012 de Vlaamse beleidsprioriteiten16 en de bijbehorende subsidiereglementen bekend17. Ook de hoogte van de totale geplande subsidie en de criteria voor de verdeling van de subsidie werden meegedeeld18. De Vlaamse Regering houdt zich het recht voor om na drie jaar eventueel een bijsturing te doen. Ze kan dan een planning- en rapporteringsverplichting afschaffen, een subsidiestroom stopzetten, een nieuwe aanvatten of de beleidsprioriteiten wijzigen. Dat moet dan wel uiterlijk op 1 april 2017 gebeuren19. Samen met de beleidsprioriteiten maakt de Vlaamse Regering ook de deelrapportagecodes bekend. De deelrapportagecodes maken het de lokale besturen mogelijk om op eenvoudige wijze te voldoen aan de plannings- en rapportageverplichtingen. Elke beleidsprioriteit wordt 14
Hierna het Planlastendecreet genoemd. Uitzondering: lokaal sociaal beleid. 16 Zie als voorbeeld bijlage 1: de beleidsprioriteiten, deelrapportagecodes en subsidiebedrag voor het beleidsdomein jeugd. 17 Art. 4, §1 Planlastendecreet. 18 Zie hiervoor omzendbrief BZ/2012/3 19 Art. 4, §2 Planlastendecreet. 15
20 maart 2013 - 4/8
namelijk gelinkt met één enkele deelrapportagecode. Op het moment dat een specifieke deelrapportagecode verbonden worden aan een actie uit de lokale beleids- en beheerscyclus, kan gedurende het hele plannings-, uitvoerings- en rapporteringsproces opgevolgd worden in welke mate een lokaal bestuur de overeenkomstige Vlaamse beleidsprioriteit volgt. De subsidie waar een bestuur recht op heeft wordt in twee gelijke delen doorgestort. Uiterlijk op 30 juni van elk jaar ontvangt de gemeente of het OCMW de eerste schijf, de tweede schijf wordt ten laatste op november uitgekeerd20.
3.2 Plannings- en rapporteringsverplichtingen Besturen tekenen in op de Vlaamse beleidsprioriteiten door deze op te nemen in hun meerjarenplan. Concreet verbinden ze daarvoor een actie ter uitvoering van een beleidsdoelstelling met een deelrapportagecode van een Vlaamse beleidsprioriteit. Op die manier wordt zowel in de planning (het meerjarenplan en het budget), de uitvoering (via het boekhoudsysteem) en de rapportering (de jaarrekening) de link tussen de actie en de Vlaamse beleidsprioriteit behouden. Eén actie kan meerdere deelrapportagecodes meekrijgen. Een gemeente kan bijvoorbeeld een sportkamp voor min 12-jarigen organiseren, een actie die past binnen een Vlaamse beleidsprioriteit van zowel het jeugdbeleid en het sportbeleid. De rapportering gebeurt via de jaarrekening. Uit de jaarrekening kan men immers afleiden wat een bestuur allemaal gedaan heeft dat jaar. Men kan eenvoudig afleiden welke uitgaven een bestuur gedaan heeft, dus ook dewelke die via de deelrapportagecode gelinkt is aan een bepaalde Vlaamse beleidsprioriteit. De decreetgever heeft ook een bezwaarprocedure ingebouwd voor het geval de rapportering niet duidelijk zou zijn. De Vlaamse overheid kan zo bezwaar aantekenen in het geval dat een bestuur onvolledige of onduidelijke informatie aanlevert. Ze moet dit doen binnen drie maanden na ontvangst van de rapportering (via de jaarrekening). Binnen twee maanden na ontvangst van het bezwaar moet het lokale bestuur dan een aangepaste rapportering en/of een motiverende nota aan de Vlaamse Regering bezorgen21. Bij oneigenlijk gebruik kan de Vlaamse overheid de verleende subsidie terugvorderen of een verder toegezegde subsidie niet uitkeren.
20 21
Art. 9 Planlastendecreet. Art. 11 Planlastendecreet.
20 maart 2013 - 5/8
3.3 Deadlines De volgende deadlines komen uit het Planlastendecreet en het BBC-besluit naar voren: -
26 oktober 2012 31 december 2013
Bekendmaking van de Vlaamse beleidsprioriteiten Vaststelling meerjarenplan 2014-2019 door de raad Vaststelling budget 2014 door de raad
-
15 januari 2014 30 april 2014
-
30 juni 2015 31 juli 2015
Meerjarenplan digitaal bezorgd aan de Vlaamse overheid22 Sectorale administraties maken aan de lokale besturen bekend of ze al dan niet recht hebben op een subsidie Vaststelling van de jaarrekening 2014 door de raad Jaarrekening digitaal bezorgd aan de Vlaamse overheid
4 Voordelen Het laten verlopen van de plannings- en rapporteringsverplichtingen van verschillende Vlaamse subsidies via de beleidsrapporten van de lokale beleids- en beheerscyclus zou de efficiëntie van de overheid moeten verhogen. Eenmaal de koppeling tussen een actie en een bepaalde subsidie gemaakt is, verloopt de aanvraag en de rapportering ervan automatisch. Gemeenten en OCMW’s kunnen op die manier tijd en middelen besparen en daardoor meer investeren in hun dienstverlening naar de burgers toe. Ook voor de Vlaamse sectorale administraties houdt deze manier van werken een efficiëntiewinst in. De nodige gegevens worden voor hen automatisch via de beleidsrapporten aangeleverd. De digitale rapportering is een vooruitgang op gebied van snelheid en duurzaamheid. Voorlopig is deze werkwijze van planning en rapportering beperkt tot subsidies die vallen onder het planlastendecreet. Niets belet om het gebruik van het meerjarenplan en de jaarrekening als plannings- en rapportage-instrument te gebruiken voor Vlaamse subsidies die niet vallen onder het planlastendecreet. Het vastleggen van voorwaarden en het opleggen van een deelrapportagecode kunnen hiervoor volstaan. Zo zouden bijvoorbeeld de plannings- en rapporteringsverplichtingen in het kader van het milieuconvenant 2014-2019 via de digitale rapportering van de BBC-beleidsrapporten moeten kunnen verlopen. De vraag of het milieuconvenant wel onder het planlastendecreet valt is daarbij van ondergeschikt belang.
22
In uitzonderlijke omstandigheden kan de Vlaamse Regering de uiterste datum van de indiening van een subsidieaanvraag naar een latere datum verschuiven, maar de uiterste datum is 31 maart 2014.
20 maart 2013 - 6/8
Bijlage 1: Beleidsdomein Jeugd in de omzendbrief BZ/2012/3 Vlaamse beleidsprioriteiten: Vrije keuze uit: 1° De ondersteuning van het jeugdwerk in algemene zin. Gemeenten en de VGC moeten minstens: het particulier jeugdwerk ondersteunen; ontmoetingsplaatsen en -mogelijkheden voor jongeren voorzien; voorzien in een jeugdwerkaanbod, tenminste tijdens de zomervakantie, al dan niet door subsidiëring. 2° De bevordering van participatie aan het jeugdwerk van kinderen en jongeren in maatschappelijk kwetsbare situaties. Gemeenten en de VGC moeten minstens: het particulier jeugdwerk ondersteunen dat kinderen en jongeren die opgroeien in maatschappelijk kwetsbare situaties bereikt; ontmoetingsplaatsen en –mogelijkheden voorzien voor jongeren die opgroeien in maatschappelijk kwetsbare situaties; voorzien in een jeugdwerkaanbod dat kinderen en jongeren die opgroeien in maatschappelijk kwetsbare situaties bereikt en dit minimum tijdens de zomervakantie, met aandacht voor taalstimulering Nederlands, al dan niet door subsidiëring. 3° Het voeren van een beleid ter verhoging van de aandacht voor jeugdcultuur. Minimaal een van de volgende aspecten komt hierbij aan bod: de wijze waarop de gemeente jeugdcultuureigen uitingsvormen van kinderen en jongeren ondersteunt, stimuleert en faciliteert; de wijze waarop de gemeente de artistiek expressieve beleving van kinderen en jongeren ondersteunt, stimuleert en faciliteert; het ondersteunen, stimuleren of faciliteren van jeugdwerk als actieve partner in lokale samenwerkingsverbanden tussen onderwijs, welzijn, cultuur en jeugd. Deelrapportagecodes: Beleidsprioriteit 1°: LJBVBP01 Beleidsprioriteit 2°: LJBVBP02 Beleidsprioriteit 3°: LJBVBP03
20 maart 2013 - 7/8
Het totaal subsidiebedrag Ten minste 21.760.000 euro (artikel 4 van het decreet). VGC: € 1.305.600 € 10.227.200 ter uitvoering van beleidsprioriteit 1. Dit bedrag wordt verdeeld over al de Vlaamse gemeentebesturen op basis van het aantal inwoners jonger dan 25 jaar. Deze berekening gebeurt jaarlijks. € 7.159.040 ter uitvoering van beleidsprioriteit 2. Dit bedrag wordt verdeeld over deze gemeenten die hoger dan het gemiddelde scoren op een set van zeven achterstellingsindicatoren. De selectie gebeurt zesjaarlijks. € 3.068.160 ter uitvoering van beleidsprioriteit 3. Dit bedrag wordt verdeeld over al de Vlaamse gemeentebesturen op basis van het aantal inwoners jonger dan 25 jaar. Deze berekening gebeurt jaarlijks.
20 maart 2013 - 8/8
