Reglement voor subsidies aan studentenorganisaties

  Reglement voor subsidies aan studentenorganisaties  Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds op 20 juni 2011.  Artikel 1 

Definities 

In dit reglement wordt verstaan onder:  a. SNUF: Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds;  b. TWC: Toewijzingscommissie van SNUF;  c. RU: Radboud Universiteit Nijmegen.  Artikel 2  

Doelstelling en middelen 

2. 1  SNUF heeft als doelstelling het leveren van een bijdrage aan de bloei van de RU. Die bijdrage  moet ten goede komen aan de studenten van de RU en leiden tot een inspirerend academisch  klimaat en een rijk studentenleven.  2.2 

SNUF beoogt de in het vorige lid genoemde doelstelling te realiseren door het stimuleren van  de organisatie van en deelname aan activiteiten voor en door studenten en door het  stimuleren van ontwikkeling van vaardigheden, welke van belang zijn voor het functioneren  van studentenorganisaties. 

2.3 

SNUF ondersteunt activiteiten en organisaties die bevorderlijk zijn voor de doelstelling. De  ondersteuning heeft een aanvullend karakter: dit houdt in dat financiële steun wordt verleend,  voor zover andere mogelijkheden redelijkerwijs ontoereikend blijken. 

2.4   De financiële ondersteuning genoemd in lid 3 van dit artikel kan worden verleend in de vorm  van een subsidie of een lening.  2.5 

Het bestuur van SNUF machtigt de directeur SNUF om besluiten te nemen over aanvragen op  grond van dit reglement. 

2.6 

Het bestuur van SNUF stelt de TWC in om de directeur en/of het bestuur van SNUF te  adviseren met betrekking tot verzoeken om ondersteuning op grond van dit reglement. 

Artikel 3 

Samenstelling van de Toewijzingscommissie 

3.1 

De TWC bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zes studenten van de RU. 

3.2 

De leden van de TWC worden door de directeur van SNUF benoemd. 

3.3 

De TWC wijst een lid aan als voorzitter.  1 

Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

3.4 

Een medewerker van het bureau van SNUF is ambtelijk secretaris van de TWC. 

3.5 

De directeur van SNUF woont minimaal één keer per jaar de vergaderingen van de TWC bij. 

Artikel 4 

Werkwijze van de Toewijzingscommissie 

4.1 

De TWC vergadert eens per maand in de maanden september tot en met juni  en verder zo  vaak als nodig is. 

4.2 

Het bestuur van SNUF stelt richtlijnen vast voor de toekenning van financiële ondersteuning als  genoemd in artikel 2 lid 4. 

4.3 

De TWC stelt adviezen op voor de directeur SNUF op basis van de richtlijnen genoemd in lid 2  van dit artikel. De TWC kan in een advies richting directeur SNUF afwijken van de richtlijnen en  zal in die gevallen de redenen om af te wijken uiteenzetten in het advies. 

4.4 

De TWC kan aanvragers voor ondersteuning uitnodigen in de vergadering om toelichting te  geven op een verzoek om ondersteuning. 

Artikel 5 

Wijze van behandeling van verzoeken om ondersteuning 

5.1 

Aanvragen voor ondersteuning worden ingediend bij de secretaris van de TWC.  

5.2 

Aanvragen die twee weken voor de eerstvolgende vergadering van de TWC zijn ingediend  worden in die vergadering behandeld. 

5.3 

De aanvrager krijgt binnen twee weken na de vergadering van behandeling bericht over het  genomen besluit. 

5.4 

De aanvrager kan binnen 4 weken na kennisgeving van het besluit bezwaar indienen volgens  de bezwaarprocedure van SNUF. 

Artikel 6 

Besluitvorming 

6.1 

De directeur SNUF neemt besluiten over de aanvragen op grond van dit reglement op basis  van de adviezen van de TWC genoemd in artikel 4 lid 3. Indien het besluit afwijkt van de  richtlijnen genoemd in artikel 4 lid 2 zal dat in de verslaglegging met redenen omkleedt  worden. 

6.2 

De besluiten worden gerapporteerd in de vergaderingen van het  bestuur van SNUF. 

Artikel 7 

Subsidies 

7.1 

Subsidietoekenningen hebben een voorlopig karakter en worden pas definitief nadat de  aanvrager een verantwoording heeft ingediend die voldoet aan de voorwaarden bepaald in de  richtlijnen genoemd in artikel 4 lid 2. 

7.2 

Op verzoek van de aanvrager kan SNUF een voorschot verstrekken op de toegekende subsidie.  Aan de uitbetaling van een  voorschot kan de TWC nadere voorwaarden stellen. 

2  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

7.3 

Subsidies die niet binnen de in de richtlijnen vermelde termijn worden opgevraagd en/of  verantwoord, vervallen. 

Artikel 8  8.1 

Leningen 

SNUF kan renteloze leningen verstrekken aan studentenorganisaties. De voorwaarden voor het  verstrekken van een lening zijn opgenomen in de richtlijnen genoemd in artikel 4 lid 2. 

3  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

Richtlijnen voor subsidietoekenning aan studentenorganisaties     1. Organisaties  In aanmerking voor subsidie komen studentenorganisaties die nauw met de Radboud Universiteit  verbonden zijn:  • • •

Voor verenigingen geldt dat minimaal 75% van de leden student is en minimaal 60% van de  leden student aan de RU is;  Voor stichtingen geldt dat het bestuur grotendeels uit studenten van de RU bestaat en de  activiteiten gericht zijn op de studenten van de RU;  Subsidies op grond van dit reglement worden in principe alleen toegekend aan  rechtspersonen. 

2. Soorten ondersteuning  2.1. Garantiesubsidie voor incidentele projecten  ƒ Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor het project plaatsvindt te worden  ingediend;  ƒ Aanvragen bestaan uit een omschrijving van het project en een begroting met  toelichting. De aanvrager moet aannemelijk maken dat het project niet zonder  subsidie van SNUF georganiseerd kan worden;  ƒ Indien de aanvrager al een eerder soortgelijk project heeft georganiseerd, moeten de  begroting en afrekening van dat project worden toegevoegd aan de aanvraag;  ƒ Als er een subsidie door SNUF is toegekend, moet er binnen twee maanden na afloop  van het project een financiële verantwoording en inhoudelijk verslag worden  ingediend bij de TWC;  ƒ De definitieve subsidie is hooguit gelijk aan het uiteindelijke tekort en is in beginsel  niet hoger dan de oorspronkelijke toekenning.  2.2. Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen  ƒ Aanvragen dienen uiterlijk drie maanden na begin van het begin van het boekjaar te  worden ingediend;  ƒ Aanvragen bestaan uit een beleidsplan, begroting en balans, beide met toelichting.  De aanvrager moet aannemelijk maken dat de eigen inkomsten niet voldoende zijn  om het tekort op de begroting te dekken zonder subsidie van SNUF;  ƒ Bij de begroting moeten begroting en resultaat van het voorgaande boekjaar  opgenomen zijn;  ƒ Als er een subsidie door SNUF wordt toegekend, moet binnen drie maanden na  afloop van het boekjaar een financiële verantwoording en secretarieel jaarverslag  worden ingediend bij de TWC;  ƒ De definitieve subsidie is hooguit gelijk aan het uiteindelijke tekort en in beginsel niet  hoger dan de oorspronkelijke toekenning.      4  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

2.3. Huursubsidie  ƒ Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor de nieuwe huurperiode te worden  ingediend;  ƒ Aanvragen bestaan uit een beleidsplan, begroting en balans, alle drie met toelichting.  De aanvrager moet aannemelijk maken dat de eigen inkomsten niet voldoende zijn  om de huur te voldoen zonder subsidie van SNUF;  ƒ Een beschrijving van de geplande activiteiten in de ruimte waarvoor huursubsidie  wordt aangevraagd;  ƒ Toegekende huursubsidie is in beginsel definitief;  ƒ Nadere voorwaarden voor het toekennen van huursubsidie zijn uitgewerkt onder  punt 9.  2.4. Opstartsubsidies  ƒ SNUF kan een eenmalige subsidie toekennen aan organisaties in de opstartfase;  ƒ De subsidie kan gebruikt worden voor het dekken van de kosten voor het laten  opstellen van statuten bij een notaris, kosten voor inschrijving bij de Kamer van  Koophandel, eerste bankkosten en kosten voor promotie en ledenwerving in de  aanloopfase;  ƒ Een toegekende opstartsubsidie is in beginsel definitief.  2.5. Leningen  ƒ SNUF kan leningen verstrekken indien de aanvrager een investering moet doen die in  meerdere jaren wordt afgeschreven en waarvoor hij zelf onvoldoende middelen  heeft;  ƒ In uitzonderlijke gevallen kan SNUF een lening verstrekken als een organisatie in  dusdanige financiële problemen is gekomen dat het verder functioneren van de  organisatie in gevaar is. In dat geval moet de organisatie een plan opstellen en laten  goedkeuren door SNUF, waarin beschreven staat hoe een gezonde financiële situatie  hersteld kan worden;  ƒ In beginsel komen alleen die organisaties in aanmerking voor een lening, waarmee  SNUF al gedurende langere tijd een subsidierelatie heeft of heeft gehad;  ƒ Leningen aan organisaties zijn renteloos;  ƒ De voorwaarden voor het terugbetalen van de lening worden per geval vastgelegd in  een overeenkomst.  3. Algemene uitgangspunten voor subsidietoekenning  3.1. Activiteiten en projecten worden georganiseerd door of ten behoeve van de studenten van  de RU  Activiteiten die georganiseerd worden in een verband dat ruimer is dan de RU komen niet in  aanmerking voor subsidie. Daarop kan een uitzondering gemaakt worden indien de activiteit  door studenten van de RU georganiseerd wordt en in Nijmegen plaatsvindt.  Activiteiten van medewerkers of ex‐studenten van de RU komen niet voor subsidie in  aanmerking.  3.2. Activiteiten en projecten dienen redelijkerwijs toegankelijk te zijn voor een groot deel van  de studenten van de RU  Besloten activiteiten komen in beginsel niet in aanmerking voor subsidie.  5  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

3.3. Activiteiten die gesubsidieerd worden, mogen in beginsel geen commerciële  nevendoeleinden hebben. SNUF kan hier nadere voorwaarden aan stellen.  Ook activiteiten die als doel hebben om geld in te zamelen voor een goed doel komen in beginsel  niet in aanmerking voor subsidie van SNUF. SNUF kan dergelijke activiteiten ondersteunen met  niet financiële middelen.   3.4. SNUF hanteert de volgende criteria voor het bepalen of een aanvraag subsidiabel is:  ƒ draagt het bij aan de diversiteit van het aanbod;  ƒ is er behoefte aan dit aanbod;  ƒ is er sprake van kwaliteit;  ƒ bestaat er draagvlak cq haalbaarheid;  ƒ past het binnen het beleid van de RU;  ƒ draagt het bij aan academische vorming.  3.5. SNUF beoordeelt aanvragen o.a. aan de hand van:  ƒ eerdere resultaten, zowel inhoudelijk als financieel;  ƒ doelstelling en gewenste resultaat;  ƒ organisatorische aanpak;  ƒ publiciteitsplan;  ƒ hoogte en redelijkheid van de kosten;  ƒ mogelijkheid en inzet om eigen inkomsten te verwerven;  4. Voorschotten en afrekeningen  4.1. Voorschotten  ƒ Een organisatie kan een voorschot krijgen van maximaal 75% van het toegekende  subsidiebedrag;  ƒ Bij grote subsidies kan de TWC tussentijdse financiële verantwoordingen als voorwaarde  stellen voor het verstrekken van voorschotten;  ƒ Indien een organisatie problemen heeft met zijn liquiditeit, kan er een voorschot tot 90%  van de toegekende subsidie worden verstrekt.  4.2. Afrekening  ƒ De definitieve subsidie wordt vastgesteld na indiening van een verslag en eindafrekening;  ƒ Indien er een groter tekort is dan oorspronkelijk begroot, kan SNUF een hogere  definitieve subsidie vaststellen. Voor de noodzaak van een dergelijke aanvulling zal de  TWC kijken naar de oorzaken van de overschrijding en de balans van de organisatie. Er  kunnen nieuwe voorwaarden gesteld worden bij een aanvullende subsidie;  ƒ Indien het tekort lager is dan oorspronkelijk begroot wordt ook de definitieve subsidie in  beginsel met hetzelfde bedrag verlaagd. De TWC kan, in het geval het lagere tekort te  danken is aan de bijzondere inspanningen van de subsidieontvanger om niet begrote  inkomsten te werven, adviseren om een gedeelte van het overschot op de toegekende  subsidie te schenken. Het bedrag wordt dan met een nader omschreven doel  gereserveerd door de ontvangende organisatie;  ƒ Een huursubsidie wordt in principe niet naar beneden bijgesteld. Een overschot op de  reguliere begroting van de organisatie kan echter wel gevolgen hebben voor de  huursubsidie in de volgende periode.  6  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

5. Voorwaarden  5.1. Naamsvermelding  Van de ontvangers van subsidie wordt verwacht dat SNUF wordt vermeld als instelling die de  activiteit mede heeft mogelijk gemaakt. Dit kan middels naamsvermelding en plaatsing van het  logo op publiciteitsuitingen.   5.2. Eigen vermogen  Organisaties die beroep doen op structurele subsidie van SNUF, in de vorm van een jaarlijkse  garantiesubsidie en/of huursubsidie, worden niet geacht te beschikken over een groot eigen  vermogen. Een te hoog eigen vermogen kan leiden tot een lagere subsidietoekenning.  SNUF gaat ervan uit dat een organisatie een eigen vermogen mag bezitten, dat afdoende is om  gedurende het jaar geen problemen te krijgen met liquiditeit en voldoende om voorzienbare  risico’s af te dekken. Het eigen vermogen is derhalve in ieder geval lager dan het totaal van de  uitgaven op de begroting. Reserveringen behoeven instemming van SNUF.  5.3. Financiële administratie  Van organisaties die op structurele basis subsidie ontvangen van SNUF wordt verwacht dat ze  een geautomatiseerde boekhouding voeren. Nieuwe penningmeesters worden geacht deel te  nemen aan de boekhoudcursus van SNUF en bij voorkeur gebruik te maken van de door de  administrateur van SNUF aanbevolen software.  Op verzoek van SNUF moet de organisatie stukken uit de boekhouding kunnen overleggen die  ten grondslag liggen aan de afrekening voor een subsidie.  6. Sportorganisaties  Sportorganisaties worden niet rechtstreeks door SNUF gesubsidieerd, maar via de Nijmeegse  Studenten Sport Raad (NSSR). SNUF kan besluiten een uitzondering te maken op voordracht van  de NSSR voor subsidiering van een grootschalig sportevenement met een duidelijke meerwaarde  voor de RU, waarvan de omvang de beschikbare subsidies van de NSSR overstijgt.  7. Studieverenigingen  Activiteiten van studieverenigingen komen niet in aanmerking voor subsidie, tenzij:  ƒ er sprake is van een faculteitsoverstijgende activiteit;  ƒ er sprake is van de organisatie van een congres of symposium met een onderwerp dat  interessant is voor een breder publiek dan alleen de studenten van de eigen opleiding.  Zie voor voorwaarden onder punt 11.1.  8. Gezelligheidsverenigingen in panden van SNUF  Activiteiten van gezelligheidsverenigingen die gehuisvest zijn in een stadspand van SNUF komen  slechts in uitzonderlijke gevallen in aanmerking voor subsidie, omdat SNUF er vanuit gaat dat die  verenigingen in staat moeten zijn met de exploitatie van die panden genoeg eigen inkomsten te  verwerven. Ook betalen de betrokken verenigingen (nog) niet altijd een kostendekkende huur en  worden op die manier indirect gesubsidieerd.  Indien er een kostendekkende huur betaald wordt of er sprake is van een buitengewone  activiteit, zoals een lustrum of een samenwerkingsverband met meerdere studentenorganisaties,  kan de organisatie wel in aanmerking voor een projectsubsidie. Voorwaarde is dat deze  georganiseerde activiteit voor een bredere doelgroep is bedoeld (en wordt georganiseerd) dan  de leden van de vereniging.   7  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

9. Huursubsidie  9.1. Een huursubsidie wordt in beginsel alleen toegekend aan studentenorganisaties die een  kantoorruimte huren in een van de panden van SNUF of een kantoorruimte van de RU die  door SNUF wordt onderverhuurd.  SNUF kan in uitzonderlijke gevallen besluiten om huursubsidie te  verstrekken voor  kantoorruimtes die niet via SNUF worden verhuurd. In die gevallen moet bij aanvraag het  huurcontract ingediend worden.  SNUF kan in ook besluiten om huursubsidie te  verstrekken voor ruimtes die geen kantoorruimtes  zijn, maar die aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de activiteiten van de organisatie. Hieronder  vallen bijvoorbeeld de opslagruimtes voor materialen die zich buiten de campus bevinden en  waarvoor transport niet tot de mogelijkheden behoort.  9.2. Een huursubsidie wordt vastgesteld rekening houdend met:  ƒ het eigen vermogen van de organisatie;  ƒ de mogelijkheid om zelf bij te dragen aan de huurkosten vanuit de reguliere begroting;  ƒ de redelijkheid van de ruimtebehoefte (op grond van de activiteiten van de organisatie  oordeelt de TWC wat de grootte van de te huren ruimte redelijkerwijze zou moeten  zijn).  De huursubsidie zal in principe nooit meer bedragen dan de huur voor een ruimte die de  TWC redelijk acht voor de werkzaamheden van de organisatie.   10. Uitzonderingen  SNUF subsidieert in beginsel geen:  ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Feesten, gala’s, borrels of vergelijkbare activiteiten;  Eten en drinken;  T‐shirts en bestuurskleding;  Gadgets en relatieartikelen die ingezet worden voor ledenwerving e.d;  Introductieactiviteiten;  Beleidsweekenden. 

11. Bijzondere regelingen  11.1. Organisatie congressen, symposia en debatten  SNUF maakt onderscheid in kleinschalige congressen die op de campus georganiseerd worden en  groter opgezette congressen. Bij kleinschalige congressen hanteert SNUF als richtlijn dat de  subsidie niet hoger kan zijn dan 25% van de subsidiabele kosten, waaronder in ieder geval  zaalhuur en techniek, onkostenvergoeding en presentjes voor sprekers, publiciteitskosten en  aankleding worden gerekend. In principe gaat SNUF er bij dit soort congressen vanuit dat  sprekers niet betaald worden voor het geven van een lezing.  Bij groter opgezette congressen subsidieert SNUF hooguit 25% van de deelnameprijs voor RU‐ studenten met een maximum van € 5 per RU‐student. De subsidie kan door SNUF lager  vastgesteld worden, indien de TWC van mening is dat de deelnameprijs hoofdzakelijk gebruikt  wordt om niet‐subsidiabele kosten, bijvoorbeeld een lunch of borrel, te dekken. 

8  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011 

11.2. Repetitieweekenden koren en orkesten  SNUF kan bijdragen in de kosten van een repetitieweekend als er sprake is van een meerwaarde  voor de kernactiviteit van het koor of orkest of als er een extra impuls wordt gegeven aan de  kwaliteit van een productie. In principe komt een repetitieweekend alleen in aanmerking als er  sprake is van professionele begeleiding en een intensief programma.  ƒ De subsidie van SNUF is maximaal gelijk aan € 25 per deelnemende RU student en  hooguit gelijk aan de eigen bijdrage voor studenten.  ƒ De totale subsidie van SNUF is maximaal gelijk aan het totaal van 100% van de  professionele begeleiding, 60% van de overnachtingkosten en 50% van de  vervoerskosten.  ƒ SNUF subsidieert per organisatie hooguit twee keer per jaar een repetitieweekend.  11.3. Buitenlandse reizen van niet‐studieverenigingen  SNUF kan subsidie verstrekken aan organisaties voor een reis naar het buitenland indien de  organisatie met die reis de RU vertegenwoordigt. Te denken valt aan deelname van een  sportteam dat zich geplaatst heeft voor de Europese Studentenkampioenschappen of een orkest  dat op uitnodiging van een partneruniversiteit van de RU een concert gaat geven.   Toekenning van subsidie is gebonden aan de volgende voorwaarden:  ƒ ƒ

Organisaties komen hooguit eens in de twee jaar in aanmerking voor subsidie voor een  reis.  De subsidie wordt bepaald door het aantal studenten in de organisatie dat aan de RU  studeert en een maximum bedrag van € 50 per student. 

11.4. Verkiezingscampagnes studentenraadverkiezingen  Ten behoeve van de verkiezingscampagnes van de lijsten voor de studentenraadsverkiezingen  stelt SNUF € 500 per lijst ter beschikking. Deze middelen mogen aangewend worden voor  algemene promotiemiddelen. Aangezien niet elke lijst ondersteund wordt door een formele  organisatie kan de subsidie uitgekeerd worden aan individuen op de lijst. Het bureau SNUF zet  zich er met aanvullende afspraken voor in dat de subsidie op de bedoelde manier wordt  aangewend.   11.5. Imagoversterking  SNUF heeft jaarlijks een bedrag ter beschikking voor ‘imagoversterking van de RU’. Deze  middelen kunnen worden ingezet voor projecten waarbij het van belang is dat de RU zichtbaar is  of dat zichtbaar wordt dat deelnemers aan de RU verbonden zijn. Voor toekenning van een  subsidie uit deze pot, kan SNUF aanvullende voorwaarden stellen met betrekking tot  publiciteitsuitingen.  12. Slotbepalingen  In gevallen waarin de richtlijnen niet voorzien, handelt de TWC naar eigen inzicht zoveel mogelijk  in lijn met de richtlijnen. 

9  Reglement subsidies voor studentenorganisaties ‐ versie 4 juli 2011.docx  versie 19‐9‐2011