FUNKČNÍ STUDIUM – 1. ROČNÍK, ÚSPĚŠNÝ ŘEDITEL ZÁVĚREČNÁ PRÁCE
Plán změny image Domu dětí a mládeže Znojmo
Autorka: Mgr. Hana Bílková Znojmo, prosinec 2010
Prohlašuji,
že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci funkčního studia jsem vypracovala zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použila. Mgr. Hana Bílková 27. 12. 2010
MOTTO: …, kdo chce, hledá způsoby, kdo nechce, hledá důvody. Lidová moudrost
2
OBSAH: Úvod …………………………………………………………………………….…. 4 1. Cíl práce………………..………………………………………………..... 5 2. Úvod do problematiky (teorie, pojmy)…...……………..…………… 5 3. Výchozí stav………………………………………………………………. 8 4. Plán změny image DDM Znojmo………………............................. 11 4.1.
Cíl…………………..………………………………………............11
4.2.
Plán jednotlivých kroků s časovým harmonogramem.. …….....12
4.3.
Změna webových stránek…………………….………………..… 13
4.4.
Změna názvu ………………………….………………………..… 16
4.5.
Změna loga ……………………………………….…………….… 17
4.6.
Změna firemní grafiky ………………………………..……...….. 17
4.7.
Pravidla firemní kultury ………………………………………..….18
4.8.
Pravidla péče o externí pracovníky …………………………….. 19
4.9.
Plán propagace a vnější komunikace ……………...……….….. 20
4.10.
Změna informačního systému ………………………...………... 23
4.11.
Zavedení změn do praxe ……………………………….….…… 23
5. Závěr ……………………………………………………………..………. 24 Seznam použité literatury.......................................................................... 25 Přílohy (seznam)........................................................................................ 25 Přílohy ……………………………………………………………………… 26 - 31
3
ÚVOD
Téma své práce jsem zvolila z důvodu velmi prozaického. V září 2009 jsem byla jmenována ředitelkou Domu dětí a mládeže ve Znojmě (dále jen DDM). Naše DDM má dobré výsledky, důvěru rodičů a širokou nabídku zájmového vzdělávání. Pracovníci odvádějí výbornou práci. Ale to, co nám chybí, je promyšlená propagace, neumíme svoji práci dostatečně prezentovat. Tuto moji domněnku jsem si ověřila v rozhovorech s mnoha lidmi, kteří se o naši činnost zajímají, ale i s těmi, kteří mnohdy ani nevědí, co je náplní naší práce. Velmi hmatatelně se to projevilo v posledním období, kdy jsem se rozhodla pomoci Domu dětí a mládeže Šumná. Toto zařízení se dostalo do ekonomických problémů. Řešení se nabízela dvě, prvním bylo sloučení s jiným DDM, v tomto případě s DDM Znojmo, což by vedlo k zachování zájmového vzdělávání v poměrně rozsáhlém a specifickém regionu. Druhým řešením bylo zrušení této organizace. Krajský úřad Jihomoravského kraje na základě mého rozhodnutí odsouhlasil sloučení. V tu chvíli se ovšem rozběhla mediální kampaň, která sloučení rozhodně nepomohla. Vyvolala dojem, že velmi úspěšná organizace musí ukončit činnost, její zřizovatel je obviňován z neochoty pomoci a je ovládnuta organizací, která nedělá nic tak zvláštního. Všechny bohulibé aktivity DDM Šumná se určitě zruší a děti budou nuceny z vesnic dojíždět do kroužků do města. Přitom oboje je holý nesmysl. Jsou vyzvedávány výsledky práce DDM Šumná, jež se zaměřil na pořádání soutěží více než na zájmové vzdělávání (které má být prioritou DDM a na jehož základě jsou přidělovány finanční prostředky). Pracovníci DDM současně svoji činnost pravidelně, systematicky prezentovali v tisku a udržují přátelské vztahy s redaktorem regionálního týdeníku.
4
Ponechávám stranou emocionální stránku celé situace a snažím se z ní vytěžit pro teď již spojenou organizaci poučení. Položila jsem si tedy otázky: Co je pro veřejnost měřítkem úspěšnosti organizace? Zajímají veřejnost stejné výsledky práce jako zřizovatele? Co mohu udělat pro to, aby i DDM Znojmo bylo v očích veřejnosti úspěšnou organizací? Ráda bych tuto práci zaměřila právě na oblasti, které pomohou naši pověst zlepšit. Téma je velmi široké a časově náročné, proto se v této práci zaměřím na nastavení plánu změny, sestavení teoretických podkladů, které budu postupně zpracovávat v dalších ročnících studia. Tato práce je tedy prvním dílem. Zaměřím se zejména na rozpracování prvního kroku - Změna webových stránek.
1. CÍL PRÁCE Vytvořit plán změny a dalšího budováni image DDM Znojmo. Shromáždit teoretické podklady pro změnu image. Popsat změnu webových stránek.
2. ÚVOD DO PROBLEMATIKY (TEORIE, POJMY) Co to je Image firmy a proč se o image starat? Definice image Image je slovo řeckého původu a znamená obraz či zobrazení nějaké skutečnosti. Všeobecná encyklopedie hovoří o „záměrně vytvářeném obrazu určité osoby, zboží, firmy atd. s cílem zvýraznit některé aspekty a zdůraznit 5
celkový výsledný dojem. Představuje souhrn představ o organizaci, jež převládají v relevantní části veřejnosti. Image můžeme klasifikovat podle nositele na: image osob (umělců, politiků…), image produktů, značek (automobilů, kávy, jogurtů…), image událostí (kulturních, sportovních, oslav výročí…) a image zemí a institucí (republiky, parlamentu, magistrátu, SVČ…).
Image firmy je: ▪ Komunikační nástroj, který říká okolnímu světu, kdo jako firma jste a nebo také kým být chcete ▪ Je to firemní styl; to, co jste se rozhodli druhým ukázat ohledně toho, jaká je vaše firma ▪ Image je to, co je navenek vidět (www prezentace, firemní dokumenty, loga, vizitky, vzhled obálek, způsob vystupování, reklama na autech, způsob prezentace v médiích apod.). (Corporate Identity) ▪ Image firmy je ovlivněna pověstí firmy ▪ Součástí image je i slib, že to, co je navenek inzerováno, bude také poskytnuto Nositelé image - jak a čím můžeme bezprostředně ovlivnit zákazníka, - čím vchází organizace do jeho povědomí, ať už pozitivně či negativně. - Jsou jimi prostředky, projevy, chování a jednání organizace: Produkt nebo služba Důvěra státních institucí Design (budova, vnitřní vybavení, zařízení kanceláří a kluboven, logo, barvy organizace, dopisní papíry, vizitky, časopisy, letáky apod.) Firemní heslo a slogan Logo Propagace 6
Jednotlivec Informační systém Komunikace
Proč image firmy budovat a co to přinese? Budování image organizace může ovlivnit výsledky - například to, co si o naší práci myslí veřejnost, jak nás vnímá, kolik získáme dětí do zájmového vzdělávání (klientů) i rodičů, kteří jsou ochotni za naše služby zaplatit (zákazníků), zda bude o naše služby a akce zájem, jestli vzbudíme v potenciálních klientech i zákaznících důvěru, jestli budeme působit navenek jako organizace chaoticky či uspořádaně. Budování image organizace ovlivní i to, nakolik si nás okolí zapamatuje, jak hluboký dojem na partnery uděláme či
to, zda budeme "vyčnívat" nad
konkurencí. Corporate identity (jednotný firemní styl) Jde o individuální, pro organizaci typický obraz, který vysílá směrem ven. Tento obraz odpovídá firemní filozofii a cílům. Jednotný firemní styl je nejdůležitější součástí prezentace firmy směrem ven. Corporate identity se projevuje ve všech komunikačních výstupech a vizuálních prvcích firmy. Dává navenek signál o jednotnosti a pořádku v organizaci. Obchodním partnerům tak ukazujete, že v organizaci jsou profesionálové, že organizace dbá o svoji pověst. Hlavní část tvoří jednotná grafická prezentace firmy, včetně definování firemních barev, vytvoření loga, vizitek, webové prezentace, hlavičkových papírů, razítka, vzhledu obálek atd. Při tvorbě www stránek je důležitá i vhodná doména, může totiž zásadním způsobem ovlivnit úspěšnost celé kampaně.
7
Corporate identity se skládá z:
grafických prvků (logo, vizitky, web apod. vyhotovených v jednotném stylu
elektronického návrhu vzhledu následujících firemních materiálů v jednotném firemním stylu.
loga + vizitky
vzhledu hlavičkových papírů + vzhled dopisní obálky DL + vzhled razítka
www prezentace
jednoduchého grafického manuálu v el. i tištěné podobě
definování firemních barev a firemního písma
způsobu komunikace firmy směrem ven, vztahu firmy k veřejnosti
etiky firmy (normy, interní hodnoty)
3. VÝCHOZÍ STAV Grafické prvky logo – máme, ale neodpovídá současným požadavkům – změna je nutná (viz příloha 1) vizitky – každý si je navrhoval a tiskl sám, většinou na obyčejný kancelářský papír - změna je nutná web – webové stránky vytvořil jeden z pracovníků, zaregistroval bezplatnou doménu (ddmznojmo.xf.cz); nevýhodou bylo množství nevhodných reklam, jejichž výběr jsem nemohli ovlivnit. Podle reakcí klientů je změna nutná (viz příloha 5) elektronický návrh vzhledu následujících firemních materiálů v jednotném firemním stylu:
8
logo máme, ovšem je kreslené v aplikaci Malování, neexistuje varianta v křivkách (obtížně použitelné při zadávání tisku plakátů profesionální tiskárně), změna je nutná
vizitky nemáme, změna je nutná
hlavičkový papír – amatérsky vytvořený, málo používaný, ne všichni pracovníci ho měli k dispozici, změna je nutná
vzhled dopisní obálky - máme s použitím starého loga, změna je nutná
vzhled razítka – dostačující, obsahuje potřebné informace, není třeba měnit
www prezentace – nedostačující, změna je nutná
jednoduchého grafického manuálu v el. i tištěné podobě nemáme, změna je nutná
definování firemních barev a firemního písma - nemáme, změna je nutná
způsob komunikace firmy směrem ven, vztah firmy k veřejnosti - není písemně stanoven, změna je nutná
etiky firmy (normy, interní hodnoty) – nejsou písemně stanoveny, změna je nutná
Nositelé image
produkt nebo služba – máme, nutná revize nabídky, nabídka je příliš široká a způsobuje nedostatečný počet členů jednotlivých zájmových útvarů (4 kroužky s podobnou náplní po 6 dětech, efektivní je alespoň 10 dětí v kroužku)
důvěra státních institucí – v pořádku, nutné udržovat na současné dobré úrovni
design: budova – máme 2 budovy: Sokolská – potřebuje novou kanalizaci, rozvod vody, odvlhčení, střechu, okapy, částečně fasádu, vnitřní odvlhčení sklepních prostor Curie – znovu zaizolovat střechu, fasáda je nová, vymalovat stěny vhodnými barvami
9
vnitřní vybavení – je v dobrém stavu – nové toalety, čistě vymalováno, zařízení je v dobrém, udržovaném stavu zařízení kanceláří a kluboven - postupně bude modernizováno, od těch nejhůře vybavených časopis – nemáme a zatím neplánujeme letáky – každý si je tvoří sám, podle svých schopností, bez předem stanovených pravidel, změna je nutná
firemní heslo a slogan nemáme - změna je nutná
propagace – máme, ale nepromyšlenou, bez plánu - změna je nutná
jednotlivec - nemáme nastavená písemná pravidla firemní kultury, desatero pracovníka, nemáme pravidla komunikace s externími pracovníky, změna je nutná
informační systém – nedostačující, téměř žádný . změna je nutná
komunikace – na dobré úrovni, otevřené a upřímné jednání.
společné rituály: Oslavy narozenin, oslavenec připraví občerstvení - svačinu
na pondělní
poradu, dostane malou pozornost od ostatních kolegů – ženy květinu a čokoládu, muži tyčku salámu. Ples
–
společně
pořádáme
jednou
ročně
v prostorách
DDM
pro
spolupracovníky, sponzory, dospělé členy kroužků, rodiče dětí, prostě pro všechny přátele DDM. Dobrá akce, určitě ji zachováme. Občas společné obědy
10
4. PLÁN ZMĚNY IMAGE DDM ZNOJMO
4.1.
Cíl
Změnit corporate identity DDM Znojmo. Upevnit v povědomí veřejnosti, našich členů, klientů a zákazníků námi prezentované image DDM Znojmo. Chceme být vnímáni jako vstřícná, moderní organizace zabývající se volnočasovými aktivitami lidí různého věku, která má pevná pravidla, řád a promyšlenou strategii dalšího vývoje, pružně reaguje na potřeby a požadavky klientů a připravuje pro ně řadu atraktivních akcí. Nechceme působit dojmem „chudé příbuzné“ žebrající o almužnu. Našim cílem je pověst prestižní organizace, jejíž podpora je pro přispěvatele ctí, aby naši sponzoři byli hrdí na to, že podporují právě naše akce. Do dvou let dosáhnout změny u výše uvedených bodů grafických prvků a nositelů image označených slovy „změna je nutná“.
11
4.2.
Plán jednotlivých kroků s časovým harmonogramem
Změna
Časový plán
Zodpovědný pracovník
I. Změna www stránek
Květen – září 2010
Krásná, Bílková
II. Změna názvu
Prosinec 2010 – leden 2011
Bílková, Ilková, Alexa
III. Změna loga
Únor – duben 2011
Krásná, Bílková
IV. Změna firemní grafiky
Duben – srpen 2011
Bílková
V. Pravidla firemní kultury
Únor – červen 2011
Pedagogičtí pracovníci
VI. Pravidla péče o externí spolupracovníky
Květen – červen 2011
Bílková, Alexa, Malenová, Andresová M., Bugajev
VII. Plán propagace a vnější komunikace
Duben 2011
Bílková, Alexa
VIII. Změna informačního systému
Leden - červen 2012
Bílková, Alexa
IX. Zavedení změn do praxe
Září 2011
Bílková, Alexa
12
4.3.
I. krok - Změna webových stránek
Vytvoření webových stránek Na internetu je možné najít programy, ve kterých si každý může vytvořit webové stránky sám a zaregistrovat je na bezplatných doménách. Má to své výhody – nemusí se s nikým domlouvat, nespornou výhodou je nulová cena. Mezi nevýhody ovšem patří časová náročnost, nutnost výtvarného cítění, alespoň základní znalosti pravidel obsahu webových stránek. Nevýhodou bezplatné domény je skutečnost, že nemůžete
ovlivnit
reklamy na těchto
stránkách. Bezplatná doména zpravidla obsahuje i zmínku v internetové adrese, což může komplikovat snadné zapamatování si této adresy.Vyplatí se tedy zakoupit registraci domény, která je jednoduchá a podle vašich potřeb. Zrovna tak je dobré vynaložit přiměřenou částku na profesionální vytvoření www stránek. Kolik to může stát? Tato otázka je vždy jedna z prvních a není se čemu divit, peníze hýbají světem a každý chce mít jasno, za kolik a co dostane. Reklamní agentury mají ceníky jednotlivých služeb. Rozhodla jsem se pro variantu vytvoření www stránek profesionální firmou, další kroky byly následovné: 1. Pověření spolupracovnice úkolem jednat s web designerem; následovala zjednodušená varianta výběrového řízení – oslovení tří firem a vyhledání cenových nabídek na internetu pro možnost srovnání nabídky a ceny (splnění úkolu trvalo 5 pracovních dnů). 2. Získání a vyhodnocení písemných nabídek (20 pracovních dnů). 3. Zaslání výsledků našeho výběrového řízení všem třem zúčastněným firmám (1 den). 4. Následovalo dohodnutí ceny a sepsání smlouvy (5 dnů). 13
5. Nejprve se řešil grafický návrh stránek (rozložení na stránce, barevnost, tvary, umístění loga, názvu, atd.). Firma připravila dva návrhy a nad nimi jsme si vyjasnili, jaké jsou naše představy (15 dnů). 6. Následoval další návrh a další jednání, to skončilo vypracováním návrhu dle naší představy, vybrala jsem si konkrétní barvy i grafiku. Teprve pak byl návrh uspokojivý (15 dnů). 7. Vytvoření seznamu pro rozbalovací nabídku - aktuality, kontakty, informace o DDM – adresa, o nás, poslání, ŠVP, řád DDM, práva a povinnosti členů, připravované akce, soutěže, tábory, pravidelná činnost – nabídka zájmových útvarů, volná místa, ke stažení: přihlášky, pozvánky, plakáty, partneři, fotogalerie, táborová základna, návštěvnost, po 1. 1. 2011 přibude ještě nabídka pracoviště Šumná (14 dnů). 8. Vytvoření obsahu stránek podle našeho přání (15 dnů). 9. Rozhodla jsem se, že údržbu, z níže uvedeného důvodu, ponecháme na firmě, ale doplňováním aktuálních informací byla pověřena kolegyně. Zjistili jsme, že zakoupením domény to nekončí. Pokud si totiž pořídíme webové stránky jednorázově (bez pravidelné údržby), můžeme po čase bojovat s tím, že se v aktuálně používaných verzích internetových prohlížečů Internet Explorer či Mozilla nezobrazují naše stránky správně. V takovém případě některé části textů vytékají mimo stránku, obrázky se mohou překrývat, menu se nezobrazuje celé a podobné problémy. Tomu lze předejít tak, že o stránky pravidelně pečuje v rámci služby profesionální firma, sleduje nové verze vyhledavačů a kód stránek jim uzpůsobuje. 10.
Další podstatnou věcí jsou pozice ve vyhledavačích - tedy možnost
vyhledat naše stránky. Pokud chceme mít dobré pozice ve vyhledavačích dlouhodobě, je třeba, abychom pravidelně aktualizovali kód stránek podle aktuálních požadavků vyhledavačů. Není to jediný předpoklad pro získání 14
dobrých pozic ve vyhledavačích, ale je jeden z důležitých. Vyhledávací roboti mění několikrát za rok kritéria, podle kterých hodnotí stránky a určují, podle čeho zobrazí ve výsledcích určité slovo na prvních několika stranách, a které třeba až na 50. stránce výsledků. Dlouhodobé dobré umístění na prvních několika stranách je v podstatě v rozporu s jednorázovým pořízením stránek, bez pravidelné péče o jejich kód. Od chvíle jednorázového vytvoření stránek či jejich odkupu se podle naší zkušenosti stránky postupně začínají propadat ve výsledcích vyhledávání a majiteli chodí čím dál méně objednávek. Stránky, které si jednorázově zaplatíte na zakázku, postrádají tuto pravidelnou péči o kód, která je tak důležitá. 11. Pravidelně, aspoň 1x týdně, jsou na stránkách uveřejňovány informace z akcí. Je to důležité, protože internetové vyhledavače mají nyní za cíl, aby výsledky vyhledávání byly co nejrelevantnější pro zákazníka. To znamená, že zákazník se na příslušných stránkách pomocí daného klíčového slova dozví co nejvíce informací blízkých tomu, co se skutečně dozvědět chce. Řešením je začít pravidelně přidávat smysluplné texty na www stránky.Vyhledavač hodnotí i to, jak často přibývají na stránky další informace - články. Články by mohly například přibývat 1x týdně do sekce a měly by být publikovány v režimu zkráceného článku, doplněné vhodným obrázkem nebo fotografií. Článek musí být zaměřen na klíčový výraz, který je návštěvníky internetu hledaný a je v oblasti našeho zájmu. Je dobré zaregistrovat odkaz na tento článek do fulltextu vyhledávačů seznam.cz a google.cz., použít modul Diskuze / Kniha návštěv pro zodpovídání dotazů nebo pro publikování často kladených otázek. Díky tomuto modulu můžeme udělat jasno v často "omílaných" tématech nebo vyjít vstříc potřebě komunikace ze strany rodičů. 12. Úvodní fázi tvorby webových stránek máme za sebou. Následuje období vylepšování, odstraňování nedostatků, optimalizace a nekončících vylepšování.
15
13. Rádi bychom stránky oživili a doplnili o ankety, soutěže a hry tak, aby přinášely nejen informace, ale i zábavu, a byly tak atraktivní pro děti a mládež. Bude to běh na dlouhou trať, ale na tuhle část se moc těším. Vytvoření webových stránek od výběru dodavatele po spuštění zkušebního provozu trvalo proti mému očekávání déle, celých 90 pracovních dnů. Ale úsilí se vyplatilo, máme kladné ohlasy od našich klientů, postupně se zvyšuje návštěvnost webových stránek i našich akcí. Od spuštění stránek se zvýšil i počet dotazů, které jsou doručovány z webu e-mailovou poštou.
4.4.
II. krok - Změna názvu Co očekáváme od změny názvu? V podstatě nejde o změnu, ale o
rozšíření názvu, o jméno. Rádi bychom docílili toho, aby se DDM dostalo do povědomí pod jedním jednoduchým označením. Nelíbí se nám totiž občas používané matoucí zkracování na „domov dětí“ ani historií ovlivněné označení „Pionýrák“. Název by měl vyjadřovat naši činnost, měl by být jednoduchý a pochopitelný pro děti i akceptovatelný žáky základních a středních škol. Tuto změnu jsme rozdělili do několika kroků: 1. vyhlášení ankety „Hledáme novou tvář DDM“ – prosinec 2010 Připravili jsme i formační leták a k účasti na hlasování motivovali cenou pro nejúspěšnější návrh. Anketu jsme zveřejnili na webových stránkách, v místním týdeníku, na nástěnkách v budovách DDM, oslovili jsme členy zájmových útvarů a žáky ve školách. 2. vyhodnocení ankety – únor 2011 Tento krok právě připravujeme. 3. výběr vítězného názvu - únor 2011 4. odměnění autora vítězného názvu – únor 2011 5. uveřejnění výsledků na webových stránkách DDM, na nástěnkách v budovách, v tisku – únor 2011
16
III. krok - Změna loga
4.5.
Firemní logo a logo produktu Protože si uvědomujeme, že logo je pro organizaci velmi důležité, svěříme jeho vytvoření profesionální firmě, ale po zkušenostech s webovými stránkami se musíme připravit na to, že budou chtít naše požadavky a nejlépe i příklady stylu, který se nám líbí. Nemáme zatím konkrétní představu, ale víme, jaké jsou naše požadavky. Logo by mělo vycházet z názvu nebo ze zkratky DDM, mělo by vyjadřovat naši činnost, musí být jednoduché a graficky čisté, moderní. Hlavními cílovými skupinami jsou děti, především pak žáci základních a středních škol. Logo budeme používat v barevné i černobílé formě, velké (na reklamních bannerech) i maličké (na reklamních předmětech), proto je důležité, aby bylo zřetelné, čitelné, nepříliš členité. Nové logo je součástí naší strategie pozitivního proniknutí do mysli veřejnosti.
IV. krok - Změna firemní grafiky
4.6.
Grafický manuál Od jednotného systému grafického manuálu očekávám vylepšení našich tiskových materiálů a tím i zlepšení image. Chceme působit profesionálně, ne jako „amatéři“. Zavedení grafického manuálu do praxe bude jistě doprovázeno problémy, ale po té, co se ho všichni naučí používat,
usnadní nám všem
práci. Grafický manuál i vizitky necháme
zpracovat profesionální firmou.
Náležitosti grafického manuálu jsou standardní
a
není nutné se o nich
podrobně zmiňovat. Ovšem o tom, jak by měla vypadat vizitka, představu máme. Vizitka musí svým vzhledem odrážet charakter a zaměření naší organizace. Musí obsahovat klasické informace jako jsou:
17
- jméno a příjmení, organizace, pozice - adresa sídla nebo pobočky organizace - telefonní číslo (čísla), fax - e-mailová adresa - adresa www stránek A zároveň by měla být nápaditá a hravá. Což by nemělo být pro zkušené profesionály těžké.
4.7.
V. krok - Pravidla firemní kultury
Podniková kultura Podniková kultura je souhrn pravidel, norem, symbolů, hodnot a rituálů, podle kterých probíhá jednání a chování organizace a jejich zaměstnanců uvnitř i směrem k veřejnosti, a který nám bohužel chybí. V mé pedagogické praxi se mi osvědčilo, když si pravidla chování děti vymyslely samy. Ve třídě jsme kromě oficiálního školního řádu měli i třídní řád a ten všichni dobrovolně dodržovali, protože všechna pravidla chápali, věděli, proč je do desatera zařadili, a jejich dodržování vzájemně kontrolovali. Prostě byly jejich, ne někým nařízené. Proto chci na pravidlech podnikové kultury pracovat společně se všemi pracovníky. Plánuji toto téma probrat na výjezdní poradě, kterou připravujeme na červen 2011. Odjedeme na dva dny na táborovou základnu, abychom docílili klidu, nadhledu a tvořivé atmosféry. Určitě se budeme zabývat symboly a rituály, které přinášejí do společného pracovního života nejen řád a pravidelnost, ale i vtip a dobrou náladu. Jako jsou : mýty historky ceremoniály obřady 18
rituály projevy úcty schémata vyznamenání materiální odměny vybavení pracoviště apod. Budeme v menších skupinách a následně pak společně hledat, v rámci analýzy podnikové kultury, odpovědi na následující otázky:
Jaká je představa o ideálním pracovníkovi? Za jak dlouho se musí vyřídit stížnost? Jak se představujeme do telefonu? Jak pozná návštěvník našeho pracovníka? Co je v DDM největší uznání? Co je v DDM největší sankce? Pracují pracovníci DDM individuálně nebo týmově? Co se v DDM preferuje (rychlost, kvalita, klid, pohoda, odbornost …)? Jaké jsou v DDM vztahy? Jaké jsou záměry vedení DDM? Co a proč se očekává od práce každého pracovníka? Kdo a jak hodnotí jejich práci? Proč vlastně DDM existuje? Za co mají být pracovníci chváleni? Za co mají být pracovníci káráni? Co jim může projít?
19
Co se nikdy nebude tolerovat? Na jaká pravidla nelze v DDM zapomenout? Jaké je vhodné chování k vedení? Jaké je vhodné chování ke kolegům, jaké k podřízeným? Co vede k úspěchu? Jak se mají pracovníci dozvídat o změnách? Jakou strukturu má mít pracovní porada, aby byla krátká a efektivní?
4.8.
VI. krok - Pravidla péče o externí pracovníky
Předmětem našeho červnového setkání bude i sestavení pravidel péče o externí pracovníky. Na začátku vycházky dostanou jednotlivé skupiny kartičku s otázkami, o kterých budou během cesty diskutovat. Na závěr zformulují své zkušenosti do odpovědí. Výstupem bude písemný dokument, jež bude sloužit všem ke zlepšení jejich práce a ke sjednocení přístupu k externím pracovníkům, především pak začínajícím kolegům. Otázky: Jak získáváme externí pracovníky? Co jim můžeme nabídnout? Jak s externími pracovníky komunikujeme? Co všechno musí externí pracovník vědět? Vzdělání externích pracovníků Systém odměňování
20
4.9.
VII. krok - Plán propagace a vnější komunikace „Propagace
je
předávání
informací
mezi
organizací
a
veřejností takovým způsobem, který by ovlivnil názory veřejnosti na organizaci a také její chování.“ (Jindra, 1996) Nemohu říci, že bychom naše akce nepropagovali, ale naše propagace není nijak zvlášť promyšlená, spíš by se dala označit jako intuitivní a nejednotná. Každý pracovník si svoji akci propaguje sám a podle svého. Ten, kdo věnuje této části přípravy dostatečný prostor a čas, má dobré výsledky, na účasti je to poznat. Potřebujeme stanovit pravidla, ve kterých se odrazí dobré zkušenosti těch úspěšnějších a která budou vodítkem a oporou nejen pro začínající kolegy. Na tomto úkolu budeme spolupracovat v menší skupině složené z kolegů, kteří mají v propagaci dobré výsledky. Součástí pravidel bude i tato přípravná část: 1. Cíle propagace 2. Co chceme propagovat 3. Pro koho je nabídka určená 4. Region, pro který je nabídka určena 5. Kdo bude osoba zodpovědná za propagaci 6. Jaká forma prezentace bude pro tuto akci nejvhodnější? - Přímá propagace poštou, vč. e-mailové, rozdávání letáků, roznos letáků do schránek Českou poštou, veřejné plakátování, vývěsky u budov DDM, nástěnky v budovách, tiskové zprávy, inzerce v rádiu, dny otevřených dveří, www stránky, zaslání poděkování za podíl na akci. 7. Jaká je naše finanční situace, kolik prostředků můžeme uvolnit 8. Jaká je situace u konkurence
21
Komunikace Rezervy máme i ve způsobu, jakým komunikujeme s veřejností. To, co veřejnost o naší organizaci slyší a říká a co vidí. Pro nás je důležité přesné vymezení cílových skupin a volba odpovídající komunikační strategie. Naše cílové skupiny jsou: 1. děti školního věku (žáci ZŠ) 2. děti předškolního věku 3. žáci středních škol 4. dospělí, rodiče 5. široká veřejnost 6. zřizovatel 7. město, obce, ve kterých působíme 8. novináři 9. partneři akcí, sponzoři Cílové skupiny nejsou řazeny podle důležitosti, protože pro nás jsou na rovnocenné úrovni.
Vnější komunikace To, co potřebujeme sjednotit, je styl inzerátů, informační systém a nástěnky, dopisy, pozvánky na akce. Musíme sestavit plán systematické prezentace v médiích obsahující tiskové zprávy, besedy, semináře, kulaté stoly. Zlepšení a sjednocení přístupu si zaslouží i způsob komunikace s rodiči, podoba porad s externisty, cílené oslovování partnerů a následná péče o ně, komunikace s úřady, se sponzory, poskytování informací osobnostem a institucím, prezentace zaměstnanců na veřejných akcích, internet apod.
22
Vnitřní komunikace Díky grafickému manuálu se zlepší i úroveň tiskovin pro vnitřní potřebu. Postupně pracujeme na vytvoření dobrých pracovních podmínek v oblasti výpočetní techniky. V průběhu dvou let se nám podařilo omladit hardware i software pro všechny pracovníky, vylepšili jsme internetové připojení a nyní pracujeme na systému počítačové sítě, která by měla usnadnit komunikaci a přístup k interním materiálům.
4.10.
VIII. krok - Změna informačního systému
Co potřebujeme? Vytvořit kompletní informační systém Sjednotit informačního systému na všech budovách Nástěnky Vývěsky Směrovky Jmenovky na kanceláře Dnes má službu … Popisky na učebny a klubovny Barevný rozlišovací systém Stojany na letáky Jmenovky pracovníků
4.11.
IX. krok - Zavedení změn do praxe
Vydání příkazu ředitelky: Používání grafického manuálu Vydání příkazu ředitelky: O propagaci a vnější komunikaci Vydání příkazu ředitelky: Pravidla firemní kultury
23
6. ZÁVĚR Cílem všech změn, o kterých se ve své práci zmiňuji je zlepšit pověst naší organizace v očích veřejnosti. Odvádíme kvalitní práci na vysoké odborné úrovni a je potřeba, aby to veřejnost věděla. Cíl mé práce byl splněn. V tuto chvíli máme za sebou úvodní část změny - analýzu současného stavu a zvládli jsme i stanovení potřeb, víme co chceme změnit a proč, jaké jsou naše cíle. Před námi je část společné tvorby pravidel a jejich uvedení do života. Teoretické podklady máme shromážděny a připraveny k dalšímu využití podle našich potřeb. Tyto úkoly budu zpracovávat v dalším ročníku. Nyní zbývá jen vytrvat a nenechat se odradit dílčími problémy a komplikacemi.
24
Seznam použité literatury:
Petr Vinš: Public relations, propagace, média, komunikační strategie. AISIS, Kladno 2000
J. Brada, J. Solfronk, F. Tomášek a kol. autorů: Vedení školy. Jaroslav Jindra: Kap. F 1.7. Vytváření image školy. RAABE, Praha 1996
Přednášky a skripta v rámci
vzdělávacích modulů Funkčního studia,
projektu „Klíče pro život“ – program Úspěšný ředitel/úspěšná ředitelka (r. 2010)
Materiál O tvorbě image SVČ Alcedo, Vsetín
Informace z internetu
Přílohy: Příloha 1 - hlavičkový papír starý Příloha 2 - logo, vizitky Příloha 3 - nabídka akcí stará Příloha 4 - nabídka akcí nová Příloha 5 - webová stránka stará Příloha 6 - webová stránka nová
25
Příloha 1 – hlavičkový papír starý
26
Příloha 2 – logo, vizitky
27
Příloha 3 – nabídka akcí stará
28
Příloha 4 – nabídka akcí nová
29
Příloha 5 – webová stránka stará
30
Příloha 6 – webová stránka nová
31
