Plan van Aanpak vervolg verbetering samenwerking Meerlanden
Aan:
gemeenten Aalsmeer, Bloemendaal, Diemen, Haarlemmerliede & Spaarnwoude, Haarlemmermeer, Heemstede, Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout en Meerlanden Ambtelijke werkgroep Meerlanden gemeenten 19 mei 2014 Plan van aanpak vervolg verbetering samenwerking Meerlanden
Van: Datum: Betreft:
Inleiding Op 15 november 2013 is in een bestuurlijk overleg gesproken over de rapportage ‘Naar een verbeterde samenwerkingsrelatie’ (IPR Normag, 3 oktober 2013). De bestuurlijke bijeenkomst heeft geleidt tot de volgende uitkomsten: -
De bestuurders onderschrijven de uitkomsten van fase 1 van het onderzoek naar de verbetering van de Opdrachtgever-Opdrachtnemer-relatie (OGON-relatie). In deze probleemanalyse zijn het functioneren van, en de ervaringen met de huidige OGON-relatie onderzocht door IPR-Normag. Voorts zijn mogelijke oplossingsrichtingen benoemd ter verdere verbetering van deze relatie.
-
De bestuurders beoordelen de huidige wijze van samenwerken (c.q. het gezamenlijk door de gemeenten en Meerlanden verkennen van de wens en mogelijkheden voor verbetering van de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie) als positief. Het proces leidt reeds tot inzicht en verduidelijkingen bij de betrokkenen, waardoor de samenwerkingsrelatie reeds verbetert.
-
De bestuurders geven duidelijk richting aan de gewenste onderlinge relatie tussen gemeente en Meerlanden. o
Meerlanden is een samenwerkingspartner van en voor de deelnemende gemeenten;
o
Meerlanden opereert niet als – uitsluitend op winst gedreven – commerciële marktpartij, maar als maatschappelijk overheidsgedomineerde onderneming;
o
Meerlanden draagt op proactieve wijze bij aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen, onder meer op het gebied van afvalbeheer, milieu en duurzaamheid en (voor de gemeenten die het betreft) beheer van de openbare ruimte;
o
Bij het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelen combineert de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie zakelijkheid met transparantie, vertrouwen en een optimale inzet van wederzijds beschikbare kennis en expertise.
Daarmee wordt aangesloten op de oorspronkelijke intenties en ambities van oprichting en deelname in het overheidsgedomineerde bedrijf Meerlanden. -
De rapportage wordt door de bestuurders vastgesteld met enkele aanscherpingen/nuanceringen: o
De conclusie met betrekking tot het taakveld ‘groen’, waarbij sprake is van een minder positief beeld over de kwaliteit van de dienstverlening, betreft enkele gemeenten. Afgesproken wordt dat dit onderwerp niet als gezamenlijke oplossingsrichting wordt opgepakt, maar op billateraal niveau wordt aangepakt en opgelost.
o
Er is een duidelijke volgordelijkheid in de voorgestelde oplossingsrichtingen, waarbij de wijze waarop de gemeente naar Meerlanden kijkt (en dit benoemt)
[Concept Plan van Aanpak Meerlanden regio
Pagina
2 van 8
een eerste stap is voordat andere oplossingsrichtingen verkend kunnen worden. Naar aanleiding van deze bijeenkomst zijn door de bestuurders de volgende vragen gesteld aan de ambtelijke werkgroep: o Stel een plan van aanpak op waarin de aangedragen oplossingsrichtingen verder zijn uitgewerkt. Maak daarbij onderscheid in oplossingsrichtingen die projectmatig moeten worden opgepakt en oplossingsrichtingen die procesmatig kunnen worden opgepakt/toegepast. o Benoem in het plan van aanpak het beoogde effect van de maatregel en geef per oplossingsrichting aan welke kosten daaraan zijn verbonden (en eventueel externe inzet). o Het plan van aanpak moet een bijdrage leveren aan de gewenste situatie waarbij Meerlanden functioneert als een samenwerkingspartner voor de gemeenten. o In het plan van aanpak dient het ambtelijk overleg aandacht te besteden aan de wijze waarop de gemeenteraden over dit proces geïnformeerd kunnen worden (en eventueel betrokken kunnen worden indien wenselijk). De wens is het uitgewerkte plan van aanpak voor akkoord aan de bestuurders voor te leggen. In dezelfde periode is bij de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede & Spaarnwoude, Heemstede, Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout de rapportage van de rekenkamercommissie ‘Uniformiteit in maatwerk, Een onderzoek van de gezamenlijke rekenkamercommissies naar de uitbesteding van gemeentelijke diensten aan afval- en groenbedrijf De Meerlanden’ openbaar geworden. De wens is zo mogelijke adviezen uit dit onderzoek mee te nemen in het samenwerkingstraject. Plan van Aanpak De vraag van de bestuurders om tot een plan van aanpak te komen is besproken in de ambtelijke werkgroep. In de rapportage ‘Naar een verbeterde samenwerkingsrelatie’ van IPR Normag zijn in hoofdstuk 7, 7 mogelijke oplossingsrichtingen aangedragen voor het verbeteren van de samenwerkingsrelatie: 1. Beeldvorming en beeldcorrectie. 2. Winst, dividend en de kostprijs voor dienstverlening in het publiek domein. 3. Onderscheiden van samenhangende klantgroepen: afvalbeheer versus BOR. 4. Transparantie en een meer uniform kostenallocatie en tarievenbeleid. 5. Eenduidige toets op marktconformiteit van de dienstverlening. 6. Een meer eenduidige / eenvormige Dienstverleningsovereenkomst-structuur (DVO). 7. Ontwikkeltraject professioneel opdrachtgever / regievoering door gemeenten. Uit het rekenkameronderzoek Uniformiteit in maatwerk wordt voor dit plan van aanpak hier nog aan toegevoegd: 8. Klachtafhandeling. De werkgroep is van mening dat deze oplossingsrichtingen een verschillende prioriteit kennen en dat het niet noodzakelijk is om al deze oplossingen tegelijkertijd aan te pakken. Ook is een enkel punt meer van belang om vanuit de eigenaarsrol te benaderen en minder vanuit de opdrachtgeversrol (waarbinnen het samenwerkingstraject zich afspeelt). De werkgroep adviseert aan een aantal oplossingsrichtingen de hoogste prioriteit toe te kennen. Hierbij is gekeken naar de zwaarte van het onderwerp, of het onderwerp relevant is voor meerdere gemeenten en op welke termijn het realiseerbaar is. Aan enkele punten wordt al gewerkt.
Pagina
3 van 8
Aan onderstaande punten wordt de hoogste prioriteit toegekend: 1. Beeldvorming en beeldcorrectie. 4. Transparantie. 5. Toets op marktconformiteit (benchmark). 7. Ontwikkeltraject professioneel opdrachtgeverschap/regievoering door gemeente. 8. Klachtenafhandeling (uit rekenkameronderzoek). De werkgroep is er voorstander van om gezamenlijk concrete doelen te halen in 2014. Door een paar gerichte successen te behalen, wordt verwacht dat de samenwerkingsrelatie kan verbeteren. In de toelichting bij de onderstaande uitwerking wordt de toegekende prioriteit nader toegelicht. In de prioritering is het belang dat de verschillende colleges van B&W en gemeenteraden aan onderdelen hechten meegewogen. Onderstaand worden de 8 oplossingsrichtingen uitgewerkt en het beoogde effect en aanpak beschreven. 1. Beeldvorming en beeldcorrectie, meer eenduidigheid in de context waarbinnen de OGON relatie is ingericht en wordt geëffectueerd. Toelichting: De opdrachtgevende bestuurders geven duidelijk richting aan de gewenste onderlinge relatie tussen gemeente en Meerlanden. a. Meerlanden is een samenwerkingspartner van en voor de deelnemende gemeenten; b. Meerlanden opereert niet als – uitsluitend op winst gedreven – commerciële marktpartij, maar als maatschappelijk overheidsgedomineerde onderneming; c. Meerlanden draagt op proactieve wijze bij aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen, onder meer op het gebied van afvalbeheer, milieu en duurzaamheid en (voor de gemeenten die het betreft) beheer van de openbare ruimte (BOR); d. Bij het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelen combineert de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie zakelijkheid met transparantie, vertrouwen en een optimale inzet van wederzijds beschikbare kennis en expertise. Daarmee wordt aangesloten op de oorspronkelijke intenties en ambities van oprichting en deelname in het overheid gedomineerde bedrijf Meerlanden. Hiermee is duidelijkheid verkregen op het niveau van de opdrachtgevende bestuurders. De opdrachtgevende bestuurders hebben aangegeven dat, indien inzichten of vervolgstappen in dit project leiden tot het aanpassen van de contractvorm of de verrekensystematiek, de aandeelhoudende bestuurders moeten worden geïnformeerd. Beoogd effect: Eenduidige visie van alle aandeelhoudende gemeenten over de kaders waarbinnen de samenwerkingsrelatie plaatsvindt. De borging van deze visie in alle geledingen van de organisaties. Vaststellen effecten van deze beslissing voor de samenwerking en de invulling relatie OGON. Beoogde aanpak: In het bestuurlijk overleg van 15 november 2013 hebben de bestuurders collectief richting uitgesproken. Deze keuze moet nog wel doorvertaald
Pagina
4 van 8
worden, wat betekend dit bijvoorbeeld voor de wijze waarop de rolverdeling opdrachtgever - opdrachtnemer wordt ingericht. De uitwerking hiervan is bepalend voor de uitwerking van andere oplossingsrichtingen. Voorgesteld wordt om een bijeenkomst te organiseren met bestuurders van de betrokken gemeenten (opdrachtgevend en aandeelhoudend) en de directie Meerlanden. Hierin wordt de door de opdrachtgevende bestuurders ingenomen koers gedeeld met de aandeelhoudende bestuurders. Tevens zullen de rollen van opdrachtgever, aandeelhouder en opdrachtnemer worden besproken. Gemeente Haarlemmermeer zal dit organiseren. Voorgesteld wordt de rapportage van IPR Normag en het plan van aanpak aan het college te rapporteren om zowel vanuit opdrachtgevende rol als eigenaars rol dezelfde koers aan te houden. Op deze wijze kan de gemeenteraad ook kennis nemen van de ontwikkelingen. Meerlanden zal de aandeelhouders informeren. Planning: 3e kwartaal 2014. 2. Winst, dividend en de kostprijs voor dienstverlening in het publieke domein Toelichting: Verschillen in context-beleving kunnen mogelijk worden verkleind of opgelost door Meerlanden meer als maatschappelijke onderneming te beschouwen. Bij het duiden van de doelen en kenmerken van een maatschappelijke onderneming kan een gedachte zijn dat het maken van winst is toegestaan, maar deze moet geheel voor de maatschappelijke doelstelling worden aangewend en mag dus niet worden uitgekeerd. Oftewel, Meerlanden als maatschappelijke onderneming. Beoogd effect: inzicht geven in de haalbaarheid van maatschappelijke pay-back. Beoogde aanpak: Gezien de eerder beschreven richting kan de gemeente als eigenaar hier een richting in bepalen. Dit is niet zozeer een onderwerp voor de gemeente als opdrachtgever waarbinnen het samenwerkingstraject zich afspeelt. In het kader van dit samenwerkingstraject, wat gericht is op de opdrachtgevende rol, zal deze oplossingsrichting niet worden uitgewerkt. 3. Onderscheiden van samenhangende klantgroepen: Afvalbeheer versus Beheer Openbare Ruimte Toelichting: Het onderscheiden van samenhangende klantgroepen waarbij de samenhang wordt bepaald door de dienstverlening en het beleidsveld waarop dit betrekking heeft. Beoogd effect: het versterken van collectieve onderlinge relaties en het versterken van de OGON-relatie. Beoogde aanpak: Op ambtelijk niveau zullen gemeenten en Meerlanden dit in de samenwerkingsstructuur die in de afgelopen periode is vormgegeven verder optimaliseren. Voor de hand liggen de klantgroepen Afvalbeheer en Beheer Openbare Ruimte. Hier is geen specifieke aanvullende inzet voor nodig. 4. Transparantie en een meer uniform kostenallocatie en tarievenbeleid
Pagina
5 van 8
Toelichting: Er is behoefte aan inzicht in de tarieven voor de dienstverlening. Uit de analyse blijkt dat sprake is van verschillende wijzen van verrekening. Een vervolgstap kan zijn te onderzoeken of en op welke wijze een meer uniform tarievenbeleid kan worden toegepast, welke consequenties hieraan zijn verbonden en welke tarievenbeleid het best passend is. Beoogd effect: Inzicht verkrijgen in de kosten die de gemeenten maken. Waarbij ingezoomd wordt op de tariefstelling voor uniforme activiteiten per taakveld. Het doel is om door middel van dit inzicht, duidelijkheid te krijgen in onderlinge verschillen en de onderbouwing voor deze verschillen. Hiermee wordt de samenwerkingsrelatie versterkt. Beoogde aanpak: In relatie met een eenduidige toets op marktconformiteit (punt 5) wordt voorgesteld om deze onderwerpen eerst op het taakveld afvalinzameling in beeld te brengen, en met de inzichten hiervan eventuele andere taakvelden later uit te diepen. Er is bewust gekozen om eerst het taakveld afval in beeld te brengen, aangezien alle gemeenten deze dienstverlening afnemen. Afhankelijk van de uitkomsten wordt besloten wat dit betekent voor een vervolg op de andere taakvelden. De gemeenten en Meerlanden gaan gezamenlijk deelnemen aan de benchmark Huishoudelijk afval. Een aantal gemeenten en Meerlanden hebben hier voorgaande jaren al aan deelgenomen en hier goede ervaring mee. Voorafgaand zal een vergelijkings/verdiepingsslag plaatsvinden op de afval kosten en specifiek de dienstverleningsovereenkomst afval. Hiermee kunnen verschillen inzichtelijk worden en wordt een juiste input voor de benchmark verkregen. Door deelname aan de benchmark ontstaat een onderlinge vergelijking tussen de Meerlanden gemeenten en worden gemeenten op marktconformiteit getoetst aan andere gemeenten. Meerlanden wordt op marktconformiteit getoetst aan andere inzamelbedrijven. De benchmark zal plaatsvinden in de periode april-oktober 2014. In de periode maart – juni wordt de voorafgaande interne verdiepingsslag door een extern bureau uitgevoerd. De uitkomsten zullen leiden tot inzicht en niet direct leiden tot een keuze voor een ander verrekensystematiek of uniforme tarieven. Mochten de uitkomsten leiden tot deze discussie zal de werkgroep een advies uitbrengen aan de opdrachtgevende en aandeelhoudende bestuurders (opdrachtgever en aandeelhouder aangezien deze laatste groep primair over de verrekensystematiek en het bedrijfsmodel van Meerlanden gaan). Kosten: De benchmark Huishoudelijk afval kost per deelnemende partij € 2.000. De verdiepingsslag uitgevoerd door een extern bureau kost per deelnemende gemeenten ca. € 1.200-1.500. In 2014 worden voor het eerst (landsdekkend) de benchmark Gemeente Schoon (schoon houden openbare ruimte) en Gladheidbeheer georganiseerd. Indien het voorgestelde traject voor afvalinzameling de gewenste informatie oplevert kan er voor gekozen worden na 2014 eenzelfde traject voor schoon en/of gladheid in te zetten op basis van voornoemde benchmarks. Een aantal gemeenten zal in 2014 al deelnemen aan de benchmark Gladheidbeheer. 5. Eenduidige toets op marktconformiteit van de dienstverlening (benchmark) Toelichting: Onderzoek naar de mogelijkheden om de marktconformiteit van de tarieven voor de geleverde diensten te beoordelen. Dit punt is samengevoegd met punt 4.
Pagina
6 van 8
6. Een meer eenduidige / eenvormige DVO-structuur Toelichting: Er is geen eenheid in de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO) tussen de verschillende gemeenten en Meerlanden waardoor onderling vergelijk lastig is. Beoogd effect: een eenvormige DVO-structuur met behoud van het kwaliteit- en serviceniveau versterkt de samenwerkingsrelatie. Beoogde aanpak: Op hoofdlijnen zijn de opdrachten vanuit de verschillende gemeenten niet heel verschillend, dit is meer op detailniveau het geval. In de ambtelijke werkgroep is geconstateerd dat de huidige DVO-structuur aansluit bij de gewenste dienstverlening per gemeente. Deze DVO-structuur uniformeren levert niet direct een voordeel op en kan niet los gezien worden van de huidige werkwijze en verrekensystematiek. Voorstel vanuit de ambtelijke werkgroep is om bij nieuwe contracten te werken naar meer uniformiteit op basis van huidige contracten die goed werken. Meerlanden gaat bij nieuwe contracten uit van de laatste versie van de algemene dienstverleningsovereenkomst. Deze wordt steeds geactualiseerd en verder doorontwikkeld. Hierdoor ontstaat ook meer uniformiteit in de formulering en opbouw van de overeenkomsten. Hier is geen specifieke aanvullende inzet voor nodig. 7. Ontwikkeltraject professioneel opdrachtgeverschap / regievoering door gemeente Toelichting: Vanuit de rapportage ‘Naar een verbeterde samenwerkingsrelatie’ komt naar voren dat voor de gemeenten die het (integraal) beheer van de openbare ruimte aan Meerlanden hebben overgedragen, de inrichting van de rol van professioneel opdrachtgever in deze nieuwe constructie van groot belang is. Ook voor de andere gemeenten is dit interessant, omdat de huidige werkwijze verder geprofessionaliseerd en gestructureerd kan worden. Beoogd effect: Verder professionaliseren van de rol van opdrachtgever en regievoering en onderzoeken of er mogelijkheden zijn meer eenheid te vormen als opdrachtgevers. De ambtelijke advisering versterken en een platform creëren waarin met elkaar gesproken wordt over de samenwerking en van elkaar wordt geleerd. Beoogde aanpak: Het voorstel is een training te organiseren om de gemeenten te ondersteunen bij de professionalisering van de opdrachtgeverschap/regievoering. Hieraan zal in eerste instantie worden deelgenomen door de beleidsmedewerkers/accountmanagers van de gemeente en de contractmanagers van Meerlanden. Er wordt een extern bedrijf ingeschakeld om de training te geven. Er is tussen de gemeenten een groot verschil in de wijze van regievoering. Deze verschillen worden inzichtelijk gemaakt. Juist in het kader van meer eenvormigheid en het benutten van ervaringen trekken de gemeenten hierin gezamenlijk op. Door het externe bureau wordt een analyse gemaakt van de werkwijze van de individuele gemeenten en de huidige problematiek en knelpunten. De training wordt gezien als methode om het kennisniveau te ontwikkelen en als aftrap om vervolgens meerjarig met dit thema aan te slag te gaan. Er worden drie externe partijen geselecteerd om een plan van aanpak voor de training te maken. De partij waarvan het plan het beste aansluit bij de wensen wordt geselecteerd. De training zou kunnen bestaan uit drie stappen: a) Algemene leergang regievoering (4 dagdelen). Hierin worden de basiskennis over regievoering en benodigde vaardigheden geleerd. Dit kan bestaan uit onderwerpen zoals: de rol en verantwoordelijkheid van de opdrachtge-
Pagina
7 van 8
ver, gespreksvaardigheden, feedback geven, regie en procesmanagement, politieke sensitiviteit, persoonlijke effectiviteit. b) Verdiepingsslag gericht op de samenwerkingspartner (2 dagdelen). Op basis van informatie en voorbeelden van de deelnemers wordt de algemene kennis vertaald naar de praktijk. Dit deel kan bestaan uit onderwerpen zoals: trainen van specifieke leerdoelen, concrete formats of hulpmiddelen ter ondersteuning van regievoering, hulpmiddelen en afspraken om de opdrachtgever-opdrachtnemer rollen te formaliseren en structureren. c) De derde stap is optioneel per gemeente en bestaat uit het implementeren van de opgedane kennis en handvatten binnen de gemeentelijke organisatie (1 dagdeel). Het doel hiervan is om de kennis te delen en te borgen binnen de organisatie. Aan dit deel zullen meerdere personen per gemeente en de teamleiders van Meerlanden deelnemen. Planning: De training zal in de tweede helft van 2014 kunnen starten. Kosten: De kosten voor het gezamenlijke deel (stap 1 en 2) worden ingeschat op € 8.000. Deze kosten worden gelijk gedeeld door de gemeenten en Meerlanden. Per gemeente zijn de kosten dus € 800. De kosten voor stap 3 worden geschat op € 600 per gemeente. 8. Klachtenafhandeling (uit rekenkameronderzoek) Toelichting: De klachtenafhandeling is onderwerp van gesprek tussen meerdere gemeenten en Meerlanden voor de dienstverlening beheer openbare ruimte. Hierbij wordt voor deze activiteit gewerkt aan een nieuw systeem van klachtenafhandeling. Beoogd effect: Op korte termijn de kwaliteit van deze dienstverlening verbeteren en daarmee de samenwerking te verbeteren. Beoogde aanpak: Meerlanden ziet de afhandeling van klachten en meldingen als een onderwerp waar door een gezamenlijke systeemkeuze en werkwijze voordelen te behalen zijn. Deze voordelen zijn versnellen afhandeltermijnen, inzicht in het proces en terugkoppeling richting bewoner en gemeenten. Meerlanden heeft aangeboden om een onderzoek te laten uitvoeren naar de huidige werkwijze en systemen voor klachtenafhandeling bij alle gemeenten, voor zowel afval als beheer openbare ruimte. Het voorstel is om dit onderzoek met voorstellen tot verbetering en waar mogelijk uniformering af te wachten. Daarnaast wordt bij de verschillende gemeenten geïnventariseerd of er behoefte is dit project te verbreden naar de dienstverlening rond afval. Planning: start onderzoek mei 2014. Kosten: De kosten voor het onderzoek worden door Meerlanden betaald.
Advies De ambtelijke werkgroep adviseert de bestuurders: in te stemmen met het Plan van Aanpak vervolg verbetering samenwerking Meerlanden; op basis hiervan in eerste instantie in te zetten op de onderdelen:
Pagina
o
o
o
o
8 van 8
Beeldvorming en beeldcorrectie in de vorm van een overleg tussen directie Meerlanden en aandeelhoudende en opdrachtgevende bestuurders van de gemeenten. Transparantie en Toets op marktconformiteit voor het taakveld afvalbeheer. Dit door deelname aan de benchmark Huishoudelijk Afval (€ 2.000) en het voorafgaand hieraan door een extern bureau laten uitvoeren van een verdiepingsslag van de afvalkosten (€ 1.200-1.500). Ontwikkeltraject professioneel opdrachtgeverschap/regievoering door gemeente door het (collectief) deelnemen aan een training die dit onderwerp behandeld (€ 800-1.400). Klachtenafhandeling door Meerlanden hiervoor een onderzoek uit te laten voeren naar de huidige werkwijze en systemen voor klachtenafhandeling over alle gemeenten voor zowel afval als beheer openbare ruimte. Hier zijn voor de gemeenten geen kosten aan verbonden.
