Plan van Aanpak
Onderwerp Projectleider
eHerkenning informatie bedrijven Yvonne van Elst
Startdatum projectmedewerker
Laatst aangepast 7 februari 2013
Spoor Opdrachtgever projectmedewerker
Stephanie Toorenburg
Einddatum projectmedewerker
Februari 2013
projectmedewerker
PLAN VAN AANPAK - INHOUDSOPGAVE Managementsamenvatting 1.
Inleiding 1.1 Inleiding 1.2 Opzet plan van aanpak
2.
Projectdefinitie 2.1 Doelstelling 2.2 Project opdracht 2.3 Projectresultaten 2.4 Plangrenzen 2.5 Randvoorwaarden
3.
Begroting 3.1 Project begroting 3.2 Voordeel en baten
4.
Projectaanpak 4.1 Planning
5.
Projectorganisatie 5.1 Projectgroep 5.2 Overlegstructuren
6.
Projectbeheersing 6.1 Risico’s 6.2 Rapportages
7.
Afsluiting 7.1 Afsluitprocedure
Bijlagen:
Pagina 1/20
Plan van Aanpak
PLAN VAN AANPAK 1. Inleiding 1.1 Inleiding Sinds januari 2013 is het voor bedrijven en instellingen mogelijk om in Pijnacker-Nootdorp een aantal veelgevraagde producten digitaal aan te vragen. Daarbij is het gebruik van eHerkenning verplicht. eHerkenning regelt dat bedrijven en instellingen zich digitaal kunnen identificeren wanneer ze online zaken regelen met de overheid. Dat doet eHerkenning op een efficiënte, betrouwbare en eenvoudige manier. Overheden weten dankzij eHerkenning met welk bedrijf ze te maken hebben en of medewerkers gemachtigd zijn om namens het bedrijf te handelen. eHerkenning heeft vele voordelen en toepassingsmogelijkheden. Het plan is om het lokale bedrijfsleven in 2013 nader te informeren over de voordelen van digitale dienstverlening, de ontwikkeling van digitale producten van gemeente, de gebruiksmogelijkheden van eHerkenning en de gemeentelijke dienstverlening in het algemeen. Streven is om 19 maart 2013 een inloopbijeenkomst te organiseren van 16.00 tot 18.00 en een communicatieplan op te stellen. 1.2 Opzet plan van aanpak In hoofdstuk 2 is de projectdefinitie opgenomen, de doelstelling, resultaten, begrenzing en randvoorwaarden zijn beschreven. Na hoofdstuk 2 volgt in hoofdstuk 3 de begroting en in hoofdstuk 4 de projectaanpak. Voor de uitvoering van dit project is een projectorganisatie ingericht, deze is beschreven in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 is de projectbeheersing beschreven. De risicoanalyse en de wijze van rapporteren zijn onderdelen van de projectbeheersing. In het laatste hoofdstuk is beschreven op welke manier het project afgesloten wordt. 2. Projectdefinitie 2.1 Doelstelling: informeren en betrekken Door middel van een inloopbijeenkomst in het bestuurscentrum het lokale bedrijfsleven informeren over en betrekken bij de digitale dienstverlening van de gemeente. De bijeenkomst over eHerkenning heeft verschillende doelen: -
Bedrijven en instellingen laten kennismaken met eHerkenning en de ontwikkeling van digitale producten van de gemeente. Bedrijven en instellingen kunnen met de gemeente meedenken en wensen uiten. Bedrijven en instellingen daadwerkelijk gebruik laten maken van eHerkenning bij contacten met de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Het verbeteren van de relatie tussen gemeente en het lokale bedrijfsleven.
Doelgroep:
Pagina 2/20
Plan van Aanpak
Ondernemers, in het bijzonder bedrijven en instellingen die veelvuldig gebruik zullen gaan maken van de digitale APV producten van de gemeente de verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en/of de Omgevingsvergunning (Wabo). Vertegenwoordigers van lokale ondernemersorganisaties.
kern doelgroep APV en VOG Horeca Verenigingen/stichtingen organisatiebureau bouwbedrijven standplaatshouders Overig APV VOG
Vertegenwoordigers Ondernemersorganisaties Totaal
aantal opmerking 12 incidentele activiteit, evenementen 5 evenementen 2 incidentele activiteit,evenementen 2 container 24 bulk aanvragen start najaar 2013 6 82 Frequente aanvragers 5 138
2.3 Projectresultaten Inloopbijeenkomst eHerkenning voor bedrijfsleven Pijnacker-Nootdorp Presentatie van digitale producten gemeente Pijnacker-Nootdorp Aansprekende voorbeelden eHerkenning VOG Aanbieders eHerkenning Doorlopende presentatie powerpoint digitale aanvragen Doorlopende presentatie powerpoint eherkenning Accountteam aanwezig EZ informatie/ Ruimte voor ondernemen Gelegenheid tot netwerken Voldoende aantal bezoekers inloopbijeenkomst Met in het bijzonder bedrijven en instellingen die veelvuldig gebruik zullen gaan maken van de digitale producten van de gemeente en/of de Wabo en VOG. Waaronder vertegenwoordigers ondernemersorganisaties OVPN, VNO-NCW, LTO Noord Glaskracht, NOOVA, Kamer van Koophandel, Economisch Platform. Aantal aansprekende bedrijven dat zich aanmeldt voor E herkenning
Pagina 3/20
Plan van Aanpak
Communicatieplan: informeren, betrekken en overtuigen Communicatie is een integraal onderdeel van het hele project. De inspanning van alle betrokkenen is gericht op informeren, betrekken en overtuigen. De aandacht voor eHerkenning houdt niet op met de bijeenkomst op 19 maart. eHerkenning is een ‘blijvertje’, die net zo ingeburgerd zal moeten raken als DigiD voor natuurlijke personen. Dat betekent dat eHerkenning bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp de komende jaren nog de nodige aandacht zal vragen. Het communicatieplan voor dit project richt zich op de voorbereiding van de inloopbijeenkomst en de vervolgacties twee maanden daarna. Aandachtspunt is de persoonlijke benadering van bedrijven in de gemeente die veelvuldig gebruik (kunnen gaan) maken van eHerkenning. Persoonlijke communicatie is nog altijd het meest effectief om anderen te overtuigen, maar kost tegelijkertijd het meeste tijd.
Kernboodschap: Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp betekent eHerkenning een verruiming van de dienstverlening aan ondernemers. Via eHerkenning biedt de gemeente nu negen producten digitaal aan. Door eHerkenning kunnen administratieve lasten verminderenen kunnen ondernemers snel, eenvoudig en efficiënt zaken doen met Pijnacker-Nootdorp. Subboodschappen: In uitingen kunnen we verder benadrukken dat eHerkenning kan leiden tot kostenbesparing, omdat ondernemers informatie digitaal kunnen aanleveren (en niet meer op papier). Verder hoeft een ondernemer maar één keer zijn of haar gegevens aan te leveren en is er door de nieuwe werkwijze minder kans op fouten. Het is wel zaak om eerlijk te zijn en te blijven. eHerkenning is een goed middel, maar het is geen ‘wonderpil’, die gemeentelijke procedures verkort. 2.4 Plangrenzen Dit plan beperkt zich tot eHerkenning bij Pijnacker-Nootdorp en is onderdeel van de digitale dienstverlening, die onze gemeente biedt. Aanmelden voor eHerkenning verloopt niet via de gemeente, maar via een landelijke website. De gemeente weet pas dat een ondernemer over eHerkenning beschikt als zij/hij daarmee zaken doet met Pijnacker-Nootdorp. 2.5 Relatie projecten Accountteam, E Power, dienstverleningsconcept ‘click, call, face’. 2.6 Randvoorwaarden Om dit project goed ten uitvoer te brengen, dient een aantal randvoorwaarden te worden gerealiseerd: Voldoende middelen voor communicatie, presentatie en catering. Voldoende ruimte (uren) om de projectleden hun werkzaamheden voor het project te kunnen laten doen.
Pagina 4/20
Plan van Aanpak
3.Begroting 3.1 Project begroting Vooralsnog gebaseerd op 75 deelnemers Themapagina inclusief opmaak(digitaal en in hah blad Telstar) € 1.500 Mailing zoveel mogelijk via email P.M 2 mobiele schermen( 170 cm hoog) 0 Microfoon 0 Zaalaankleding bestaande 5 banieren EZ 0 Zaalaankleding: tafelstukjes € 100 Statafels 0 Frisdrank € 1,50 x 75 personen € 112 Koffie en thee € 0,50 X 75= € 37,50 niet doorgerekend (*) 0 Huur servies: nvt 0 Diverse hapjes zoet en hartig €5,50 x 75 € 413 Inhuur bodepersoneel (€ 450) niet doorgerekend (*) 0 Totaal Optioneel: Nieuwe beurswand met Touch screen/ Ipad iom communicatie/EZ
iom communicatie Yvonne van Elst 25-6-13 13:44 Verwijderd:
______ + € 2.125 …..
(*) Kosten koffie, inhuur bodepersoneel worden slechts in rekening gebracht indien gemeente BC beschikbaar stelt voor bijeenkomsten (mede) georganiseerd door externe partijen. De kosten worden gedekt vanuit …………………
Pagina 5/20
Plan van Aanpak
4. Projectaanpak 4.1 Planning Fase Projectleider Formeren werkgroep,vaststellen kernboodschap en doelgroep, productenlijst, datum en locatie Startbijeenkomst werkgroep
Wie Yvonne van Elst Yvonne van Elst
Yvonne van Elst Remco de Nooijer Pedro van der Valk Tjalle Dijkstra Ron Penning Productenlijst: 9 of 10 producten? Remco de Nooijer Pedro van der Valk Stephanie Toorenburg Hans Schreuder Aanpassen webteksten producten eHerkenning Remco de Nooijer Pedro v.d. Valk Jeffrey Mangal Analyse (potentieel) veelvuldig gebruikers digitale producten Yvonne van Elst en Lennard Robbemond input adressenlijst persoonlijke uitnodigingen Tjalle Dijkstra Benaderen E makelaars zie Yvonne van Elst http://www.eherkenning.nl/bedrijven/aanvragen/aanbieders Remco de Nooijer Communicatieplan: Ron Penning Yvonne van Elst Persoonlijke benadering van een aantal bedrijven uit Tjalle, Pedro, kerndoelgroep apv horeca en VOG Remco,Yvonne
Start
Einde
4 februari 4 februari
15 feb 2013
8 feb 2013 Dec 2012
15 feb
Jan 2013 Jan 2013 11 feb
15 feb
4 feb Jan 2013 Jan 2013
11 maart Woe 27 Feb Woe 27 feb 11 maart
15 feb 4 maart
Doel verkenning bekendheid/gebruik eHerkenning Actief op zoek naar ambassadeur/aansprekend voorbeeld van (nieuwe) gebruikers eHerkenning Programma en draaiboek Digitaal aanmeldingen via website Verzendlijst en uitnodigingen versturen Veelgestelde vragen Powerpoint presentatie Themapagina Catering en techniek Vervolgacties communicatieplan; benaderen doelgroep Evaluatie
Yvonne van Elst Webredactie: Serrie Nieuwhoff Andrea Gebben Ron Penning Remco de Nooijer Ron Penning Remco de Nooijer Ron Penning Sjef Rullens Yvonne projectgroep
11 maart 11 maart 19 maart April, mei Mei 2013
Pagina 6/20
Plan van Aanpak
5. Projectorganisatie 5.1 Projectgroep Naam Wethouder Peter van Hagen (EZ) Yvonne van Elst
Afdeling
Rol in project
Verwachte ureninzet
welkomstwoord Frontoffice Publiekszaken
Remco de Nooijer
Projectleider Doelgroepbenadering Deelname werkgroep Technische/inhoudelijke input: E makelaars Poductenlijst E herkenning communicatieplan Eerste aanspreekpunt Deelname werkgroep Technische/inhoudelijke input: Doelgroep benadering Deelname werkgroep Doelgroepbenadering Verzendlijst Bedrijven:Wabo
Pedro van der Valk Tjalle Dijkstra
Ron Penning
Communicatie
Deelname werkgroep Communicatieplan: teksten voor diverse mediavormen en presentatie
Serrie Nieuwhoff Lennard Robbemond Andrea Gebben
Communicatie
Sjef Rullens
Bodedienst
inhuurkracht Elizabeth Karsdorp
Bodedienst Fac. Zaken
Aanmeldsysteem via website Verzendlijst APV Mailing Aanmeldingen Badges werkgroep leden Ontvangst op de avond Presentatiemiddelen Zaalinrichting Catering Avondopenstelling
Bedrijfsbureau Frontoffice PuZa
5.2 Overlegstructuren Als start van het project wordt er een kick-off sessie gehouden. De werkgroep komt om de 2 weken bijeen. De projectleider zal om de 2 weken de opdrachtgever informeren over de voortgang. 6. Projectbeheersing 6.1 Risico’s Risicomatrix Risico
Kans (1 – 10)
Impact (1 – 10)
Risico factor (kans x impact)
Pagina 7/20
Plan van Aanpak
6.2 Rapportages Voortgangsrapportage indien wenselijk. 7. Afsluiting 7.1 Afsluitprocedure Het project wordt afgesloten met een afsluitdocument. Dit bevat een overzicht van de behaalde resultaten en leerpunten voor de toekomst. In het afsluitdocument doet de projectleider ook verslag van de uitgaven met een financiële rapportage. Met het accepteren van het afsluitdocument, sluit de opdrachtgever het project formeel af. Bijlagen: Productenlijst eHerkenning Communicatieplan Lijst veel gestelde vragen uitnodigingsbrieven Lijst e-Herkingsmakelaars Programma inloopbijeenkomst Draaiboek inloopbijeenkomst
Pagina 8/20
Plan van Aanpak
Bijlage: productenlijst eHerkenning Landelijk: Wabo vergunning VOG Subsidieaanvragen agentschap Gemeente Pijnacker-Nootdorp Sinds januari 2013 kunnen bedrijven de volgende 9 producten aanvragen met behulp van eHerkenning: Tussen haakjes aangegeven voor zover bekend indicatie aantal aanvragers en totaal aantal aanvragen per jaar Aanvraag ontheffing flyeren, samplen bedrijf Aanvraag ontheffing plaatsen container bedrijf (3 aanvragers/13 aanvragen) Aanvraag vergunning loterij bedrijf Aanvraag ontheffing plaatsen kraan bedrijf Aanvraag vergunning standplaats bedrijf (24 aanvragers/36 aanvragen) Melding incidentele activiteit bedrijf (12 aanvragers/43 aanvragen) Melding organiseren bingo bedrijf Melding plaatsen kraan bedrijf Melding plaatsen container bedrijf Aandachtspunt realisatie tiende product voor bedrijven: melding en vergunning evenementen ( 13 aanvragers / 55 aanvragen) De evenementvergunning en –melding voor bedrijven en burgers gaan online zodra de invulbare PDFformulieren klaar zijn. Naast de bovengenoemde formulieren voor bedrijven zijn ook voor burgers een 6 producten online: Aanvraag ontheffing flyeren, samplen burger Aanvraag ontheffing plaatsen container burger Aanvraag ontheffing plaatsen kraan burger Aanvraag vergunning standplaats burger Melding plaatsen container burger Melding plaatsen kraan burger
Pagina 9/20
Plan van Aanpak
Communicatieplan Het communicatieplan voor dit project richt zich op de voorbereiding van de inloopbijeenkomst en de vervolgacties twee maanden daarna. Aandachtspunt is de persoonlijke benadering van bedrijven in de gemeente die veelvuldig gebruik (kunnen gaan) maken van eHerkenning. Persoonlijke communicatie is nog altijd het meest effectief om anderen te overtuigen, maar kost tegelijkertijd het meeste tijd.
Kernboodschap: Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp betekent eHerkenning een verruiming van de dienstverlening aan ondernemers. Via eHerkenning biedt de gemeente nu negen producten digitaal aan. Door eHerkenning kunnen administratieve lasten verminderenen kunnen ondernemers snel, eenvoudig en efficiënt zaken doen met Pijnacker-Nootdorp. Subboodschappen: In uitingen kunnen we verder benadrukken dat eHerkenning kan leiden tot kostenbesparing, omdat ondernemers informatie digitaal kunnen aanleveren (en niet meer op papier). Verder hoeft een ondernemer maar één keer zijn of haar gegevens aan te leveren en is er door de nieuwe werkwijze minder kans op fouten. Het is wel zaak om eerlijk te zijn en te blijven. eHerkenning is een goed middel, maar het is geen ‘wonderpil’, die gemeentelijke procedures verkort. Schrijfwijze: Om verwarring te voorkomen hanteren we in alle uitingen de landelijk vastgestelde schrijfwijze: eHerkenning. Doelen: De bijeenkomst over eHerkenning heeft verschillende doelen: -
Bedrijven en instellingen laten kennismaken met eHerkenning en de ontwikkeling van digitale producten van de gemeente. Bedrijven en instellingen kunnen met de gemeente meedenken en wensen uiten. Bedrijven en instellingen daadwerkelijk gebruik laten maken van eHerkenning bij contacten met de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Het verbeteren van de relatie tussen gemeente en het lokale bedrijfsleven.
Doelgroep: De doelgroep bestaat uit vertegenwoordigers van lokale bedrijfsorganisaties en bedrijven en instellingen die gezien de aard van hun bedrijf, regelmatig gebruik (zullen) maken van de volgende gemeentelijke diensten of producten: - VOG - APV - Wabo Meer specifiek gaat het om horeca, standplaatshouders,verenigingen, onderwijs, zorginstellingen, kinderdagopvang, uitzendbureaus en bouwbedrijven. Persoonlijke benadering van een aantal bedrijven uit kerndoelgroep apv horeca en VOG Doel verkenning bekendheid/gebruik eHerkenning Actief op zoek naar ambassadeur/aansprekend voorbeeld van (nieuwe) gebruikers eHerkenning
Pagina 10/20
Plan van Aanpak
Middelen: Om eHerkenning onder de aandacht van ondernemers te krijgen en te houden, kunnen wij gebruik maken van:- Gemeenteberichten in weekblad Telstar (*) - Themapagina’s in weekblad Telstar - Uitnodigingsbrief voor bijeenkomst - Algemene uitnodiging bijeenkomst - Persberichten - Twitter (zowel vanuit het gemeenteaccount als dat van de wethouder) - Presentatiemiddelen bijeenkomst (PowerPointpresentatie) - www.pijnacker-nootdorp.nl - www.facebook.com/gemeentepijnackernootdorp - Lijst veel gestelde vragen - Website www.eherkenning.nl (incl. brochures en/of informatiebladen). Let op! De afzender is in dit geval niet de gemeente. Aandachtspunt is manier van doorverwijzen Actiepunt: actief op zoek naar bedrijf/instelling die bereid is te fungeren als ambassadeur/aansprekend voorbeeld van (nieuwe) gebruikers eHerkenning (*)Gemeenteberichten komen automatisch op de homepage van www.pijnacker-nootdorp.nl, webredactie twittert hierover en lokale en regionale pers ontvangen GB voor berichtgeving in hun eigen medium. Externe media: - Telstar / De Eendracht (weekblad) - www.telstar-online.nl (website) - AD Delftsche Courant (dagblad) - Nieuwsbrief OVPN (minimaal twee keer per jaar) - KVK krant - VNG - Het Ondernemersbelang (tijdschrift) - Business Haaglanden (tijdschrift) Vervolgacties:Na de bijeenkomst op 19 maart 2013 is het zaak om de aandacht voor eHerkenning vast te houden, zowel intern als extern. Intern: Alle betrokkenen zullen zich ervan bewust moeten zijn dat eHerkenning zich nog zal doorontwikkelen en dat de lijst gemeentelijke producten en diensten, die werkt met eHerkenning, zich naar verwachting voortdurend zal uitbreiden. Extern: Regelmatig via de reguliere gemeentelijke communicatiemiddelen (maar ook tijdens persoonlijke contacten met ondernemers) erop wijzen dat de gemeente Pijnacker-Nootdorp werkt met eHerkenning. Evaluatie: Deelnemers zal worden gevraagd naar hun ervaringen, zodat de gemeente daar in de toekomst haar voordeel mee kan doen.Niet-aanwezige bedrijven worden nagebeld met de vraag wat de reden is van hun afwezigheid. Misschien waren zij niet in de gelegenheid de bijeenkomst te bezoeken, maar hebben ze wel belangstelling voor eHerkenning. Publiciteit Aandacht bedrijven die zijn overgestapt op eHerkennning…… Doelgroepbenadering door: persoonlijke benadering bedrijven die veelvuldig gebruik (kunnen gaan) maken van eHerkenning en terugkoppeling economisch platform creëren draagvlak en bekendheid eHerkenning
Pagina 11/20
Plan van Aanpak
Planning communicatie Woensdag 13 februari 2013
Antwoord van ondernemersvereninging OVPN nodig over wanneer hun nieuwsbrief verschijnt
Woensdag 20 februari 2013
Teksten gereed: persoonlijke uitnodigingsbrief algemene uitnodiging gemeentebericht persbericht voor nieuwsbrief OVPN website Adressenlijst compleet
Woensdag 27 februari 2013
Uitnodigingsbrief versturen PowerPointpresentatie maken (Wat is eHerkenning; welke producten? Hoe aanvragen? Meer informatie en veel gestelde vragen? Hoe nu verder? Contactpersonen bij de gemeente?
Woensdag 06 maart 2013
Aankondiging in gemeenteberichten, twitter
Donderdag 7 maart
Aankondiging tijdens ledenbijeenkomst OVPN Herhaling aankondiging in gemeenteberichten, twitter
Woensdag 13 maart 2013 Dinsdag 19 maart 2013
Informatiebijeenkomst eHerkenning
Dinsdag 19 maart
Terugkoppeling bezoekers
Woensdag 20 maart
Verslag en foto’s bijeenkomst op website
Woensdag 27 maart 19 maart 26 april
persbericht Artikel Telstar Persoonlijke benadering bedrijven uit kerndoelgroep Terugkoppeling ondernemersorganisaties
Pagina 12/20
Plan van Aanpak
Bijlage: Veel gestelde vragen Algemeen -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
V: Wat is het voordeel van eHerkenning voor ondernemers? A: Het kan administratieve lasten voor uw bedrijf verlichten. V: Wat betekent eHerkenning voor mijn bedrijf? A: Met eHerkenning beschikt u over een login code voor de hele overheid. V: Waar kan ik eHerkenning aanvragen? A: Via de website www.eherkenning.nl V: Voor welke producten kan ik eHerkenning gebruiken? A: Bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp voor het aanvragen van verklaringen omtrent gedrag, Wabo en APV-vergunningen. V: Krijg ik mijn vergunningen nu sneller? A: Nee, de gemeente blijft gebonden aan de wettelijke termijnen.
eVOG en eHerkenning 1. Wat is eHerkenning? eHerkenning is de opvolger van DigiD voor bedrijven en zorgt ervoor dat u zich als bedrijf digitaal kunt identificeren wanneer u elektronisch zaken doet met (overheids)organisaties. Zo kunt u eenvoudig en betrouwbaar gegevens uitwisselen. 2. Wat heb ik nodig om eHerkenning aan te vragen? Om eHerkenning aan te vragen heeft u een KvK-‐nummer nodig (+ het vestigingsnummer, indien van toepassing). 3. Wat heeft mijn werknemer nodig om de VOG digitaal aan te vragen? Uw werknemer dient te beschikken over een geldig emailadres, iDEAL en een DigiD. Een DigiD kan aangevraagd worden via de website www.digid.nl/aanvragen. Daarnaast moet hij/zij zijn ingeschreven in de GBA. 4. Wat zijn de voordelen van een digitale aanvraag? • Gemakkelijker: De aanvraag wordt volledig digitaal afgewikkeld: u kunt volledig plaats-‐ en tijdonafhankelijk uw VOG-‐aanvraag doen; • Tijdbesparend: Uw organisatiegegevens worden na de eerste aanvraag automatisch in elk nieuw formulier geplaatst, u hoeft alleen nog de gegevens van de werknemer en het screeningsprofiel aan te geven. Bovendien hoeft de werknemer niet meer persoonlijk naar het gemeenteloket om de aanvraag in te dienen. De doorlooptijd bedraagt ongeveer 2 weken; • Goedkoper: Een digitale VOG-‐aanvraag is goedkoper (€ 24,55) dan een VOG die via het gemeentehuis wordt aangevraagd (€ 30,05); • Altijd het juiste aanvraagformulier. 5. Hoe werkt een digitale aanvraag precies?
Pagina 13/20
Plan van Aanpak
6.
7.
8.
9.
Via eHerkenning krijgt u bij de aanvraag toegang tot een webapplicatie van de Dienst Justis (Justitiële uitvoeringsdienst Toetsing, Integriteit en Screening). Nadat u de aanvraag heeft afgerond ontvangt de werknemer per e-‐mail een bevestiging van de aanvraag. Via een link in de e-‐mail krijgt de werknemer toegang tot het burgerdeel van de webapplicatie. Inloggen gebeurt met DigiD. Na afronding van de aanvraag en betaling via iDEAL door de werknemer wordt de aanvraag bij de Dienst Justis in behandeling genomen. Hoe langt duurt een digitale aanvraag? Het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) beslist namens de minister van Veiligheid en Justitie of uw werknemer een VOG krijgt en doet dat binnen 4 weken. In de praktijk krijgt uw werknemer de VOG meestal binnen anderhalve week thuisgestuurd. Als uit het onderzoek van het COVOG blijkt dat de werknemer in aanraking is geweest met Justitie, gaat zij na of dat relevant is voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd. In dat geval duurt het vaak langer dan 2 weken voordat de werknemer bericht krijgt. Kan ik de Verklaring Omtrent het Gedrag ook nog op de oude manier aanvragen? Ja, dat kan nog. Wanneer u (of uw werknemer) niet over de juiste middelen beschikt om digitaal een aanvraag te doen kunt u terecht bij het gemeenteloket. Een aanvraag via het gemeenteloket is wel duurder dan een digitale aanvraag (€ 30,05 vs. € 24,55). Is het mogelijk dat de werkgever de digitale aanvraag betaalt i.p.v. de werknemer? Nee, op dit moment is dat nog niet mogelijk in het digitale formulier van de dienst Justis. De werknemer betaalt de aanvraag met DigiD. Dit heeft te maken met de privacygevoelige inhoud van de VOG. Komt de mail van de Dienst Justis wel aan bij de werknemer? Wanneer de werknemer onverhoopt geen e-‐mail ontvangt van de Dienst Justis adviseren wij u het volgende te doen: • •
Controleer of het e-‐mailadres correct is ingevoerd bij het voorbereiden van de elektronische VOG-‐aanvraag; Vraag de werknemer om de box/map met spam of junkmail in zijn/haar e-‐mailbox te controleren. Door te strenge beveiliging op het e-‐mailverkeer kan het voorkomen dat de e-‐ mailaanbieder het e-‐mailbericht als spam of junkmail beoordeelt. In dat geval is het verstuurde e-‐mailbericht in de spam-‐ of junkmap of -‐box geplaatst.
10. Kunnen alleen inwoners van Pijnacker-‐Nootdorp digitaal een VOG aanvragen? Nee, de digitale VOG is een landelijk product. Het maakt dus niet uit in welke woonplaats de werknemer woonachtig is. 11. Hoe kan ik de elektronische VOG-‐aanvraag bewaren, bijvoorbeeld voor het personeelsdossier? De laatste stap binnen de elektronische VOG-‐aanvraag biedt u de mogelijkheid om een PDF-‐ document op te slaan en/of te printen. Dit PDF-‐document bevat alle door u verstrekte gegevens van de VOG-‐aanvraag. 12. Mijn werknemer heeft geen DigiD.
Pagina 14/20
Plan van Aanpak
Uw werknemer kan een DigiD gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen via de website www.digid.nl/aanvragen. Hij/zij ontvangt vervolgens binnen 5 dagen een activeringscode om de DigiD account te activeren. Wij adviseren u om uw werknemer er tijdig op te wijzen dat u de VOG digitaal aanvraagt. Wij hebben een standaardbrief ter beschikking die u hiervoor kunt gebruiken (zie bijlage). 13. Mijn werknemer kan niet digitaal betalen (bv. SW-‐indicatie). U kunt afspreken om samen met uw toekomst werknemer zijn/haar deel van de eVOG in te vullen. Er is namelijk geen koppeling tussen DigiD van de werknemer en gegevens van de rekeninghouder die betaald (hoeft niet dezelfde persoon te zijn). Dus u kunt tijdens de afspraak de werknemer met DigiD laten inloggen en akkoord laten geven op de gegevens in het formulier, vervolgens vult u uw gegevens in voor digitaal betalen (iDeal of creditcard) om op die manier de aanvraag af te ronden. Voorbeeld aanstellingsbrief met digitale VOG In verband met het voornemen u aan te stellen als ..….. in dienst van …….. moet er een verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan ..….. overlegd worden. Pas daarna kan uw aanstelling plaats vinden. In verband hiermee ontvangt u via de Dienst Justis per mail een digitaal aanvraagformulier dat zo spoedig mogelijk ingevuld moet worden. U kunt via de link in deze mail toegang krijgen tot het formulier en uw persoonlijke gegevens invullen. Hiervoor heeft u een DigiD nodig. Als u geen DigiD heeft kunt u deze aanvragen via www.digid.nl/aanvragen. De betaling van de kosten van deze VOG (thans € 24,55) verloopt via iDEAL. Hiermee kunt u veilig via Internet en met uw eigen bank geld overmaken. De verklaring omtrent het gedrag wordt naar uw huisadres gestuurd. Ik verzoek u de originele VOG of eventuele schriftelijke reactie afgegeven door de Dienst Justis, direct na ontvangst te sturen naar: ……..…….. De kosten voor de aanvraag van deze VOG (€ 24,55) kunt u bij de afdeling waar u werkzaam bent declareren. Na ontvangst van de VOG of schriftelijke reactie worden deze kosten dan aan u betaalbaar gesteld. Wanneer, in verband met het niet verkrijgen van deze VOG, niet tot aanstelling kan worden overgegaan zal bovengenoemd bedrag op uw giro-‐/bankrekening worden overgemaakt. Bijgaand treft u ter kennisname een bijlage van Dienst Justis aan met vragen en antwoorden betreffende de elektronische VOG-‐aanvraag. Met vriendelijke groet, ……..
Pagina 15/20
Plan van Aanpak
Uitnodiging Versies: Algemeen VOG Melding kraan/container Standplaats Aanvragers evenementen, incidentele activiteit Voorbeeld Geachte mevrouw, heer << koppelen aan de gegevens in de database>>, Hiermee nodigen wij u uit voor een inloopbijeenkomst/informatiemarkt??? over het digitaal aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (eVOG). Deze bijeenkomst is op dinsdag 19 maart 2013. U bent welkom tussen 16.00 en 18.00 uur in het bestuurscentrum Emmastraat… in Pijnacker. Uit onze gegevens blijkt dat uw organisatie regelmatig een VOG aanvraagt voor (nieuwe) medewerkers. Dit kan sneller en goedkoper als u gebruik maakt van het digitale formulier van het ministerie van Justitie. Dat werkt met eHerkenning. Met eHerkenning kunnen bedrijven zich digitaal identificeren als zij online zaken doen met de overheid. Het is vergelijkbaar met het gebruik van DigiD voor personen. Met eHerkenning kunnen bedrijven en organisaties met de overheid eenvoudig en betrouwbaar gegevens uitwisselen. In Nederland gebruiken al ruim 50.000 bedrijven en organisaties eHerkenning. Meer informatie hierover vindt u op de website www.eherkenning.nl Tijdens de bijeenkomst zijn medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en leveranciers van eHerkenningsmiddelen aanwezig om uw vragen te beantwoorden. Daarnaast biedt de bijeenkomst gelegenheid om te bespreken hoe andere bedrijven tegen eHerkenning aankijken. Uiteraard zorgen wij voor een hapje en een drankje. Dinsdag 19 maart: u komt toch ook? De eVOG is sneller, goedkoper en makkelijker voor u en uw nieuwe werknemers. - In vijf minuten ziet u hoe de digitale VOG werkt: sneller dan papier! - Maak kennis met leveranciers van eHerkenning en maak direct uw keuze! - Anderen gingen u voor: de ervaringen van aanvragers bij elkaar! Wilt u vóór 12 maart doorgeven of u aanwezig bent? Dan weet de catering hoeveel zij moet bestellen. Aanmelden kan uitsluitend via het e-mailadres:
[email protected] Wij hopen u te mogen begroeten op dinsdag 19 maart! Hoogachtend, Naam, Hoofd KCC
Pagina 16/20
Plan van Aanpak
Bijlage: eHerkenningsmakelaars
Pagina 17/20
Plan van Aanpak
Bijlage: programma inloopbijeenkomst E herkenning Locatie Bestuurscentrum Dag 19 maart 2013 Tijd 16.00-18.00 uur Doelgroep Bedrijven en instellingen uit Pijnacker-Nootdorp Aanwezig: Vertegenwoordigers gemeente: werkgroep, Accountteam, wethouder EZ, Stephanie, Monique Bodedienst: 2 personen: 1 techniek en 1 voor catering E herkenningsmakelaars Vertegenwoordigers ondernemersorganisaties Pers Aantal bezoekers: 75 ? Zaal bestuurscentrum Microfoon Powerpointpresentatie: 1 vast scherm 2 mobiele schermen 5 banieren EZ plus presentatie brochures in foldermolen Onder voorbehoud: nieuwe beurswand met ipad/ touchscreen 1 ontvangsttafel, presentielijst 5 statafels 1 buffettafel met frisdrank en hapjes Circa 4 ontvangsttafels aanbieders eHerkenning Catering bediening door bodedienst vanuit buffettafel Programma 14.00 uur 15.00 15.30 16.00 17.00
opbouw ontvangst en opbouw aanbieders eHerkenning briefing ontvangst woordje wethouder, woordje ervaringsdeskundige ondernemer?? persmoment 18.00 sluiting 18.00-19.00 opruimen
Pagina 18/20
Plan van Aanpak
Bijlage: Draaiboek inloopbijeenkomst Datum dinsdag 19maart 2013 Locatie bestuurscentrum gemeente Pijnacker-Nootdorp Emmastraat Pijnacker 9.00 uur
Instructie receptie en KCC Opbouw en aankleding zaal Ontvangst makelaars eHerkenning Ontvangst pers Test apparatuur Catering
Yvonne Bodedienst Yvonne Ron Bodedienst Bodedienst
15.00
Ontvangst aanbieders eHerkenning
Yvonne
15.00
Opbouw aanbieders eHerkenning
Bodedienst
15.30
Briefing
16.00-18.00 uur Inloop Ontvangst deelnemers Ontvangst ondernemersorganisaties Ontvangst pers Powerpointpresentaties 17.00
woordje wethouder woordje ervaringsdeskundige persmoment
18.00-19.00 uur Opruimen
Allen … accountteam Ron Remco,………… Peter van Haagen ondernemer?? allen
Contactpersonen : Projectleider: Yvonne van Elst 015 3626 637
[email protected] catering en techniek: Sjef Rullens Deelnemende makelaars eHerkenning … …. Kernboodschap en doelgroep: … Aantal aanmeldingen : …. Bijlagen: Programma Hand out Powerpointpresentatie Overzichte veelgestelde vragen en antwoorden Themapagina eHerkenning Deelnemerslijst bezoekers Namenlijst vertegenwoordigers gemeente PN
Pagina 19/20
Plan van Aanpak
Aandachtspunten naambadge … …
Pagina 20/20
