Plan van Aanpak Pilot e-depot met Noord-Hollands Archief
Opdrachtgever:
Rocco Janssen, sectormanager MID/DIV
Opdrachtnemer(s):
Josine van de Voort
Tijdschrijfcode: 80.9000-9006 Verseon Zaaknummer: 556126
Datum: Parafen:
8 juni 2015 Versie 1.6 Opdrachtgever:
Opdrachtnemer
………………….
…………………..
1
Inhoudsopgave 1.
Projectbeschrijving .............................................................................................. 3 1.1. Uitdaging ..................................................................................................... 3 1.2. Aanleiding ................................................................................................... 4 1.3. Besluit GS / DIRECTIE / MT/Stuurgroep I&I................................................ 4 1.4. Doel / beoogd effect (lange termijn) ............................................................. 4 1.5. Gewenst resultaat ......................................................................................... 5 1.6. Randvoorwaarden ....................................................................................... 6 1.7. Afbakening................................................................................................... 6 2. Projectmanagement ............................................................................................. 8 2.1. Voorbereidende Fase .................................................................................... 8 2.2. De uitvoerende fase...................................................................................... 8 2.3. De afrondende fase .................................................................................... 10 2.4. Geld............................................................................................................ 10 2.5. Informatie .................................................................................................. 11 2.6. Tijd ............................................................................................................. 12 2.7. Kwaliteit ..................................................................................................... 13 2.8. Organisatie ................................................................................................. 13 2.9. Betrokkenen ............................................................................................... 14 2.10. Afbreukrisico’s ........................................................................................... 14 2.11. Evaluatie .................................................................................................... 15
2
1.
Projectbeschrijving
Het e-Depot project is een pilot tussen provincie Noord-Holland (PNH) en het NoordHollands Archief(NHA) waarin een paar dossiers uit het Document Management Systeem (DMS) van de PNH, bij wijze van proef, vervroegd overgebracht worden. Vervroegd overbrengen wil zeggen eerder dan de wettige termijn van twintig jaar. Dit gebeurt volgens het overdrachtsprotocol van het NHA en is tevens een testcase voor dit protocol. Het project is een pilot en het leereffect is een van de belangrijkste doelen van dit project. Als de pilot is afgelopen, is de situatie weer net als voor de pilot met dien verstande dat er meer inzicht verkregen is in de problematiek. De provincie heeft zich in Interprovinciaal Overleg (IPO) verband gecommitteerd aan het programma Archief2020, voortkomend uit het Archiefconvenant en onderdeel van het Bestuursakkoord. Hierin is onder meer afgesproken dat aangesloten organisaties een bijdrage leveren aan kennis en praktijkervaringen op het gebied van digitaal archiveren. Deze pilot wordt daarom aangemeld bij Archief2020 zodat de resultaten breed gedeeld worden.
1.1. Uitdaging Het DMS Verseon maakt het mogelijk digitaal documenten gestructureerd op te slaan en te beheren. In deze pilot wordt de eerste stap gezet naar het duurzaam digitaal archiveren. Een aantal geselecteerde dossiers in Verseon worden voor dit doel vervroegd overgebracht naar de digitale bewaaromgeving van het NHA. Overbrengen is een belangrijke term uit de Archiefwet waarmee de verantwoordelijkheid voor het beheer overgaat van de archiefvormer ( PNH) naar het archief ( het NHA). Na de overbrenging is de informatie openbaar toegankelijk voor het publiek. Omdat het een pilot betreft worden alle stappen gevolgd en de ervaringen en bevindingen gedocumenteerd. In de pilot staan drie met elkaar samenhangende onderwerpen centraal: 1. Overdrachtsprotocol: Het NHA heeft in een eerdere pilot een overdrachtsprotocol1 ontwikkeld dat in deze pilot voor het eerst gebruikt wordt. De pilot is dus ook een testcase voor dit protocol. 2. Technische verbinding: Welke techniek gebruikt wordt om de digitale informatie te transporteren van de PNH naar het NHA wordt in de pilot onderzocht. 3. Raadplegen: Het laatste aspect dat in de pilot wordt onderzocht is of de wijze van ontsluiting past bij de raadpleegbehoefte van zowel de burger als de ambtenaar.
1
Een overdrachtsprotocol is een beschrijving van de stappen en handelingen die een archiefvormer en een archiefdienst moeten nemen en moeten verrichten om archiefmateriaal soepel te kunnen overbrengen naar het e-Depot.
3
1.2. Aanleiding Op 1 september 2013 heeft de provincie het project ‘Documenten Digitaal’ formeel afgerond, wat onder andere de implementatie van Verseon inhield. Een voortdurende transitie naar digitaal, en zoveel als mogelijk papierloos, werken vindt nu verder plaats. Juist omdat documenten in toenemende mate digitaal worden geproduceerd en ontvangen groeit de, tevens door wetgeving afgedwongen, noodzaak om ook een oplossing te ontwikkelen voor duurzame digitale bewaring van deze documenten. Zonder een degelijke duurzame digitale bewaaroplossing bestaat er een risico op verlies aan informatie. Hierdoor kan de provincie op de lange termijn niet garanderen dat zij een volledige verantwoording kan afleggen over haar werkzaamheden en besluiten. Omdat permanent te bewaren archiefbescheiden in Verseon niet eeuwigdurend duurzaam bewaard kunnen worden (in verband met de benodigde conversie van bestanden op de lange termijn, de kans dat bestanden op termijn niet meer leesbaar zijn in Verseon, geen ondersteuning meer door de leverancier), is een andersoortige oplossing noodzakelijk. De noodzaak wordt bovendien ingegeven door dezelfde wet- en regelgeving, waarin is bepaald dat de provincie archieven die worden opgebouwd goed, geordend en toegankelijk moet houden. Het NHA is de archiefpartner van de PNH. Sinds 19 januari 2015 is het NHA aangesloten op het e-depot van het Nationaal Archief waardoor zij hun partners e-depot faciliteiten aanbieden. Het NHA wil graag de nieuwe functionaliteit en dienstverlening in de pilot testen en verbeteren, zodat het beter aansluit bij de wensen en behoeften van haar overheidspartners.
1.3. Besluit GS / DIRECTIE / MT/Stuurgroep I&I Besluit 2014-026: De Stuurgroep I&I besluit: Kennis te nemen van de bijgevoegde business case pilot e-Depot die in samenwerking met het Noord-Hollands Archief (NHA) is opgesteld Conform de inhoud van de business case: o De sectormanager DIV opdracht te geven een plan van aanpak op te stellen en hiervoor een projectleider te werven o De pilot e-Depot te laten starten in januari 2015.
1.4. Doel / beoogd effect (lange termijn) Een belangrijk doel van de pilot is het verwerven van kennis en het opdoen van ervaring. Het daadwerkelijk uitvoeren van de handelingen die nodig zijn bij het overbrengen van digitaal archiefmateriaal vanuit PNH naar het NHA leveren inzichten op. Deze inzichten vormen de aanleiding voor vervolgtrajecten. Hiermee draagt de pilot bij tot een betere interne informatievoorziening voor de PNH en tot een betere ondersteuning van het NHA voor de aangesloten overheidsorganisaties. De concrete doelen staan in de volgende paragraaf beschreven.
4
1.5. Gewenst resultaat De resultaten van het project dragen bij aan de bredere doelstelling van het volledig digitaal werken. De resultaten zijn verschillend voor de twee organisaties die deelnemen aan de pilot. Het belangrijkste resultaat is het leereffect wat gedeeld kan worden. De pilot geeft een oplossingsrichting aan voor een aantal kennisvragen. Voor het Noord Hollands Archief zijn de kennisvragen: Voldoet het overdrachtsprotocol van het NHA ? Volstaat de aanwezige kennis en vaardigheden bij het NHA om aangesloten overheidsorganisaties te ondersteunen bij digitale overbrenging? Welke handelingen zijn nodig bij het NHA bij het overbrengen? Hoe stelt het NHA de informatie weer beschikbaar? Kunnen verschillende doelgroepen verschillend toegang krijgen en is deze toereikend? Voor de Provincie Noord-Holland zijn de kennisvragen: Welke handelingen zijn nodig bij de PNH bij het toepassen van het overdrachtsprotocol in brede zin? Hoe mappen we de metadata uit Verseon met het TMLO van het NHA?. Welke mogelijkheden zijn er om data uit Verseon naar het e-Depot van het NHA over te brengen? Zijn er effecten voor het werken in Verseon en welke zijn dat? Hoe ziet het proces “vervroegd overbrengen “eruit en wat zijn de consequenties van vervroegde openbaarmaking? Voor beide organisaties: Welke informatiebehoefte heeft de ambtenaar en hoe onderzoeken we dat? Welke informatiebehoefte heeft de burger en hoe onderzoeken we dat? Welke manieren zijn er om in de informatiebehoefte van ambtenaar en burger te voorzien? Concrete resultaten zijn: Aanbevolen wijzigingen voor het overdrachtsprotocol van het NHA (document) Een werkende vorm van transport tussen PNH en NHA (technische oplossing) Inzicht in welke metadata ontbreken vergeleken met het TMLO (document) Inzicht in de informatiebehoefte van burger en ambtenaar (document) Een schets van het proces “vervroegd overbrengen” (document) Een bijeenkomst in het najaar van 2015 voor alle gemeenten in Noord-Holland over de resultaten van het project. Een evaluatie van beide doelgroepen, burgers en ambtenaren, over de wijze van presentatie van digitale informatie uit het e-Depot (document) De stappen die de PNH moet zetten om digitaal te kunnen overbrengen
5
1.6. Randvoorwaarden De randvoorwaarden zijn onder te verdelen in een aantal categorieën. Algemene randvoorwaarden: Het resultaat van het project heeft de goedkeuring van beide partijen Beide partijen hebben voldoen resources om het project te kunnen uitvoeren Het project levert in 2015 resultaten op Vanuit de PNH zijn de randvoorwaarden: Aansluiting bij de Architectuurprincipes zoals vastgesteld voor het PNH Aansluiting bij de concernstrategie Oplevering in 2015 Oplevering binnen budget Vanuit het NHA zijn de randvoorwaarden Metadata zijn compatibel met TMLO en bijbehorend XML-schema TopX. Bestandsformaten voldoen aan de eisen Het overdrachtsprotocol vormt de basis van de opname Het e-depot is beschikbaar zowel qua hardware als qua software Een project startarchitectuur (of onderdeel van het project) De technische koppeling tussen het beheersysteem van het NHA en het NA komt gedurende de looptijd van het project gereed. Randvoorwaarden voor de projectleider: Regelmatig overleg met de opdrachtgever Toegang tot resources van DIV en ICT. Indien het een Archief2020 project wordt: bijwonen van de maandelijkse koplopers vergaderingen en – in overleg – andere bijeenkomsten van Archief2020. Behoud van kennis voor de PNH wordt gewaarborgd door ook medewerkers van PNH deel te laten nemen aan deze bijeenkomsten.
1.7. Afbakening
Het project beperkt zich tot digitale bestanden die zijn opgeslagen in VERSEON. De bestanden zijn openbaar en kunnen (vervroegd) overgebracht naar het NHA. Het formaat van de bestanden is pdf/a. Andere formaten worden nu niet meegenomen. Aan het einde van de pilot wordt besloten of de casus(sen) ook echt overgebracht worden. Het NHA is de leverancier van het e-depot; er wordt niet gekeken naar of vergeleken met andere leveranciers. De casus die geselecteerd wordt zit in Verseon, is digitaal geboren, is openbaar, eeuwig te bewaren en complex genoeg, dat wil zeggen bevat enkele relaties.
6
De eisen die aan technische koppeling tussen de PNH en het NHA moet worden gesteld worden beschreven en uitgevoerd indien dit binnen budget en tijd kan worden gerealiseerd. Het ter beschikking stellen van de overgedragen informatie vindt in principe plaats op de bestaande wijze. Er wordt niet een heel nieuw kanaal ingericht. Wel wordt gekeken of de bestaande wijze voldoende functionaliteit biedt. Als uit de bevindingen blijkt dat er aanpassingen moeten komen aan systemen dan vormen de aanpassingen zelf geen onderdeel van het project maar is de bevinding het resultaat. De doorlooptijd van het project is zes maanden. De eerste resultaten en bevindingen worden in juli 2015 opgeleverd. De bijeenkomst voor gemeenten wordt in het najaar georganiseerd en is de formele afronding van het project. Het kostenaspect wordt binnen het kader van deze pilot niet nader onderzocht. De PNH heeft een Dienstverlening Overeenkomst (DVO) met het NHA; digitaal archiveren maakt nu geen onderdeel uit van deze overeenkomst.
7
2.
Projectmanagement
In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op alle aspecten van het project zoals de fasen van het project, de activiteiten die uitgevoerd worden, wie daarbij nodig zijn en welke investeringen daarbij horen. De scope van het project wordt bepaald door de randvoorwaarden maar ook door het budget, tijd en kwaliteit. De risico’s van het project vormen een bedreiging voor de scope die weggenomen worden door tegenmaatregelen te nemen op het moment dat zij zich voor doen.
2.1. Voorbereidende Fase In de voorbereidende fase worden de voorwaarden geschapen om het project uit te kunnen voeren. 1. Samenstelling project team: welke rollen moeten vertegenwoordigd zijn in het project team en welke personen kunnen die vervullen. Betrokken hierbij zijn de opdrachtgever en de projectleider. Met het NHA overleggen welke rollen en personen zij beschikbaar stellen. 2. Samenstellen Stuurgroep: PNH in de rol van de opdrachtgever; het NHA in de rol van leverancier en in de rol als “klant” en de provinciale inspectie. 3. Opleveren van een Plan van Aanpak ( dit document). 4. Selectie van de casus(sen): dossiers met bestanden uit Verseon die in de pilot worden overgebracht naar het e-Depot. 5. Kick-off: een bijeenkomst van twee uur met betrokken personen bij de pilot. Doel is te starten vanuit een gemeenschappelijk beeld van de pilot door het plan van aanpak door te lopen.
Zie Bijlage 1 voor de selectie van de casussen
2.2. De uitvoerende fase
In de uitvoerende fase vinden activiteiten plaats die de resultaten zoals eerder geformuleerd moeten gaan opleveren. Er worden twee trajecten naast elkaar gestart: 1. Het eerste traject is het overdragen van de informatieobjecten en het tegelijkertijd uitvoeren en testen van het Overdrachtsprotocol. 2. Het tweede traject is de toegankelijkheid van de informatieobjecten voor ambtenaar en burger.
8
Traject 1: Overdracht en overdrachtsprotocol. Het NHA heeft een overdrachtsprotocol voor het overbrengen van “bulk” digitale informatie ontwikkeld. Samen met het NHA worden de stappen van het protocol uitgevoerd en de bevindingen vastgelegd. Het overdrachtsprotocol stuurt het project, dat wil zeggen dat de chronologische volgorde van de stappen die deel uit maken van het protocol gevolgd worden. Twee belangrijke aandachtspunten zijn de metadata en het koppelen van de twee systemen (van de PNH en het NHA).
Traject 2. Toegang tot de overgebrachte informatie voor ambtenaar en burger Zowel burgers als ambtenaren zoeken en vinden informatie in de archieven. Burgers kunnen openbare stukken inzien, in een studiezaal maar ook steeds meer via het internet. Ambtenaren kunnen archiefstukken opvragen voor het werk en mogen ook materiaal met een openbaarheid restrictie inzien. De onderzoeksvraag van deze pilot is: Hoe wordt deze overgebrachte casus gevonden en gepresenteerd? Kan de burger de informatie vinden en inzien? Kan de ambtenaar de voor het werk nodige informatie vinden en inzien? Er zijn twee scenario’s denkbaar voor de burger: 1. Digitaal archief wordt apart ontsloten. 2. Digitaal archief wordt via bestaande kanalen ontsloten. Bij beide opties is er de variant dat de gevonden digitale informatie ook meteen kan worden ingezien of apart moet worden opgevraagd ( al dan niet betaald). Voor de ambtenaar zijn ook diverse scenario’s denkbaar:
1: Overgedragen digitaal archief wordt net als analoog archief behandeld: het verdwijnt uit het archief van de PNH en de metadata worden verwijderd uit het DMS.. Dat wil zeggen dat de ambtenaar alleen via de website van het archief kan zoeken naar overgedragen stukken.
Dit scenario is identiek aan scenario 1 maar de metadata blijft nu wel behouden in het PNH-document management systeem ( DMS). De ambtenaar kan wel zoeken in het DMS, maar krijgt een melding dat het materiaal bij het NHA is.
3: Idem aan scenario 2 maar nu krijgt de ambtenaar ook een link te zien waarmee het document ter inzage geopend kan worden vanuit het e-Depot. In feite is dit de situatie van uitplaatsing. Bij uitplaatsen wordt niet overgedragen.
9
De scenario’s worden in de pilot getoetst met behulp van de door Archief2020 ontwikkelde personas. Dit kan pas nadat het eerste deel van het project is afgerond en de casus naar het eDepot is overgebracht.
2.3. De afrondende fase
De opgeleverde resultaten worden verzameld en gepresenteerd. In welk vorm dit gaat gebeuren is nog niet afgesproken.
De pilot wordt afgerond met een sessie. Welke vorm deze sessie krijgt wordt later bepaald. Het uitganspunt is dat de resultaten van het project breed gedeeld worden.
Alle bevindingen omtrent de gang van zaken van de pilot, zowel de negatieve als de positieve bevindingen, worden beschreven in de “lessons learned”. Bevindingen van systemen worden “veralgemeniseerd” zodat deze ook gebruikt kunnen worden bij andere systemen.
Tot slot ontbindt de stuurgroep de projectorganisatie. De documentatie wordt gearchiveerd en de financiën worden afgehandeld.
2.4. Geld De begroting voor het project bestaat uit een aantal onderdelen: Inhuur externe projectleider Inhuur consultants van leveranciers Uren van medewerkers van de PNH Uren van medewerkers van het NHA Overige kosten als gebruik van kantoormaterialen, gebruik van werkplekken en dergelijke worden niet verrekend. De uren van de medewerkers worden omgezet in kosten door het interne uurtarief te vermenigvuldigen met het aantal geschatte uren. Archief2020 is co-financier van het project en vergoedt maximaal 50% van de uren van de medewerkers . Over de verdeling van eventueel toegekend Archief2020 budget vindt nader overleg plaats tussen de PNH en het NHA.
10
Tabel 1 Begroting
In de Bijlages 2 en 3 staat de capaciteitsplanning per rol.
2.5. Informatie Binnen deze pilot is het belangrijk om aandacht te besteden aan communicatie binnen het projectteam (intern) en aan communicatie naar andere overheidsorganisaties (extern). Interne Communicatie : Deelnemers aan het project zoals de stuurgroep, het projectteam en de betrokken medewerkers van het NHA Belanghebbenden zoals de afdelingen DIV, en ICT maar ook I&I De rest van de organisatie(s) De stuurgroep wordt geïnformeerd via maandelijkse rapportages en tussendoor wanneer dat nodig is door issues binnen het project. Het projectteam vergadert tweewekelijks. Overige belanghebbenden worden betrokken wanneer dat nodig is. De afdeling DIV wordt in de maandelijkse DIV bijeenkomsten bijgepraat. De concern informatiemanager blijft geïnformeerd maar niet formeel betrokken bij het project. Wanneer het project het informatie management van de PNH raakt wordt ad hoc contact opgenomen en het issue besproken. De resultaten en bevindingen van het project zijn wel van belang voor Informatie Management en kunnen worden gebruikt om vervolgprojecten te definiëren. Binnen PNH wordt het project gevolgd vanuit de stuurgroep I&I. Elke zes weken levert de projectleider een korte samenvatting van het project aan volgens het standaard format. Tenslotte worden alle medewerkers van het PNH geïnformeerd via het interne blad “Op Dreef”. Externe Communicatie Binnen de provincies wordt er op diverse manieren gecommuniceerd bijvoorbeeld binnen de diverse IPO – overleggen. Concreet: het IPO/DIV overleg het IPO/architectuur overleg de provinciesecretaris Verder zijn er contacten met de andere opstartende provincies ( Zeeland en Zuid-Holland met name) waarmee kennis gedeeld wordt. Informatie over de pilot wordt op verzoek persoonlijk gepresenteerd waarbij de eigen situatie vergeleken kan worden met die van onze pilot. De ervaring die wij in het project opdoen met metadata kan gedeeld worden in een metadata workshop. Een presentatie bij de LOPAI ( landelijk overleg provinciale archief inspectie) in juni.
11
Binnen het Archief2020 netwerk is er een projectpagina van het project waar mijlpalen en ander nieuws op gecommuniceerd wordt zoals bijvoorbeeld over: geslaagde metadata mapping Verseon en TOPX overdrachtsprotocol getest en aangepast geslaagde opname in het e-Depot toegankelijkheid ambtenaar en burger geregeld Deze informatie is ook bestemd voor de afdeling communicatie van Archief2020 ten behoeve van de Nieuwsbrief. De projectleider woont de maandelijkse koplopers vergaderingen van Archief2020 bij; andere projectmedewerkers gaan mee al naar gelang het onderwerp van de vergadering. Deelnemers aan Archief2020 worden geïnformeerd door de website PLEIO Verder worden de resultaten van het project gepubliceerd op de websites van de PNH en het NHA. Alle provincies en de Noord-Hollandse gemeenten worden uitgenodigd voor een bijeenkomst in het najaar. Welke vorm deze bijeenkomst krijgt is nu nog niet onduidelijk. Mogelijk wordt het in de vorm van een landelijk congres gedaan.
2.6. Tijd De eerst mijlpaal is het vaststellen van het plan van aanpak. Volgende mijlpalen zijn: Zelfscan door PNH inclusief metadatamapping Evaluatie Zelfscan door NHA en aanpassingen PNH De technische transport oplossing en de PSA De (proef)selectie uit Verseon: zaken en metadata in xml. Controle casus totdat ok De opname door NHA en NA Overdrachtsproces aanpassen Toegang ambtenaar Toegang burger
12
Centraal communicatie moment ( vorm volgt) Afsluiten project
Wat betreft de toegankelijkheid van ambtenaar en burger worden aan de stuurgroep in de loop van het project diverse opties voorgelegd. Hieruit wordt een keuze gemaakt. In Bijlage 4 is een planning opgenomen. De oorspronkelijke planning voor 1 juli de pilot afgerond te hebben is te ambitieus gebleken. De architectuur van de oplossing blijkt nog veel onzekerheden te bevatten en er zijn afhankelijkheden van de leverancier en het nationaal Archief waar het project rekening mee dient te houden. De nieuwe einddatum ligt op 1 november 2015.
2.7. Kwaliteit De resultaten en de oplossingen moeten voldoen aan standaarden zoals een aantal Architectuurprincipes: PETRA als referentiearchitectuur Houd het zo eenvoudig mogelijk Bewezen aanpak/actuele versies van leveranciers Bestaande applicaties Open Standaarden Aan het begin van het project wordt een Project Start Architectuur opgesteld door het NHA en de PNH. Resultaten worden getoetst aan de kwaliteitseisen.
2.8. Organisatie De stuurgroep van het project wordt gevormd door de sector manager DIV (Opdrachtgever), het Hoofd Archief- en Collectiebeheer van het NHA (Leverancier), het hoofd Publiek (Klant) van het NHA en de provinciearchivaris. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het project en het budget. Zij keuren het plan van aanpak goed en bepalen wanneer het project afgerond is. Als het project uit geld of tijd loopt bepaalt de stuurgroep of het project gestopt wordt of door gaat met een eventueel aangepast budget of planning. De stuurgroep komt bij elkaar aan het begin van het project om het plan van aanpak goed te keuren en het project te starten. De stuurgroep komt een maal per maand bij elkaar of vaker indien nodig. De projectleider (PNH) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en voor het tijdig rapporteren van issues die verantwoordelijk kunnen zijn voor uitloop in geld of tijd. De projectleider zorgt voor de uitvoering van het plan van aanpak en rapporteert maandelijks naar de stuurgroep met een maandrapportage. De projectleider maakt altijd deel uit van de stuurgroep maar heeft geen stem. Specifieke taken van de projectleider zijn: Maken plan van aanpak Aansturen teams en mensen
13
Organiseren, voorzitten en verslaan van projectbijeenkomsten Rapportages voor de stuurgroep De stuurgroep informeren als het project uit tijd en/of geld dreigt te lopen Planning en voortgangsbewaking Oplevering producten Communicatie
Het projectteam bestaat uit de projectleider en projectdeelnemers. Bij dit project zijn dat: informatie analist( PNH), DIV beleid(PNH), informatiemanager (NHA) en de digitaal adviseur (NHA). De projectgroep vergadert wekelijks. Het overdrachtsteam bestaat uit medewerkers van het NHA: een coördinator, een ICT specialist, een specialist digitaal archiveren en een specialist digitaal behoud. Overige projectmedewerkers bij de provincie zijn functioneel beheerders, inhoudsdeskundigen van Verseon, DIV Teamleider en een informatiemanager. Zij maken niet standaard deel uit van het projectteam. Tevens worden wanneer nodig externe consultants ingehuurd, bijvoorbeeld van Verseon.
2.9. Betrokkenen Bij PNH raakt het project de applicatie Verseon. Verder raakt het de afdelingen DIV en ICT/Informatiemanagement en SVT/IBT. Uiteindelijk raakt het iedereen die werkt met een bedrijfsapplicatie of Verseon. Binnen het NHA raakt dit project de applicaties Preservica en MAIS-Flexis, Verder raakt het iedereen die betrokken is bij het beheren en door ontwikkelen van de e-Depot faciliteiten.
2.10. Afbreukrisico’s
Risico Koppeling tussen beheersysteem NHA en het eDepot is nog niet opgeleverd. Te weinig beschikbare resources bij zowel NHA als PNH Koppeling tussen Verseon en Preservica is complexer dan ingeschat
Kans x Impact MiddenxHoog
Tegenmaatregel Plannen om door de Ree een koppeling met het NA te laten maken
Midden/Hoog
Zorgen voor voldoende prioriteit van dit project.
Midden/Hoog
Dossiers via externe harde schijf transporteren
Metadata export Verseon en
Laag/Hoog
Handmatige invoer
14
e-depot ( Topix) is onmogelijk Verseon is niet juist ingericht voor digitaal archiveren
Hoog/Laag
Inzet Verseon Consultant
Het e-depot is niet beschikbaar
Laag/Hoog
Vragen aan het NA om het contingency plan
Metadata zijn lastiger te mappen dan ingeschat
Midden/Midden Beperkte set metadata nemen; tevreden zijn met een grove mapping
Overgang van Atos naar Fujitsu : freeze
Laag/Midden
Beschikbaarheid Atos cq Fujitsu
Midden/Midden Op tijd inzet aangeven/eventueel externe inhuur
De informatiebehoefte van klant en/of ambtenaar kan niet in deze doorlooptijd bepaald worden
Midden/Hoog
Planning aanpassen op de freeze wanneer deze bekend is
Binnen de pilot dit beperken tot een a twee personen.
2.11. Evaluatie Het project levert “lessons learned” op. De resultaten van de pilot worden breed gedeeld. Een jaar na afronding is het zinvol terug te kijken om te zien of de “lessons learned” opgepakt zijn en of aanbevelingen opgevolgd zijn. De stuurgroep I&I kan dit oppakken.
15
16
