Plan van aanpak Ontwerpfase fusie 2016 (Voorbereiding fusie inclusief raming kosten)

Plan van aanpak – Ontwerpfase fusie 2016 (Voorbereiding fusie inclusief raming kosten)

Plan van aanpak Ontwerpfase fusie - versie 8 februari 2016 - Pagina 1

Inhoud Fasen fusieproces ............................................................................................................................... 3 Tijdsplanning fusieproces .................................................................................................................. 3 Besluitvorming...................................................................................................................................... 4 Onderwerpen-werkgroepen............................................................................................................ 4 Werkgroepen....................................................................................................................................... 5 Tijdsplanning werkgroepen, besluitvorming.................................................................................. 6 Raming kosten ontwerpfase fusie 2016.......................................................................................... 7

Bijlage 1 Overzicht onderwerpen must-vereniging en must-wettelijk ..................................... 9 Bijlage 2 Voorbeeld opdrachtformulering .................................................................................. 10


Fasen fusieproces Het fusieproces van D.K. & A.V. Hercules en A.V. Parthenon bestaat uit drie fasen: a. een voorbereidingsfase, waarbij een intentieverklaring, plan van aanpak en begroting worden opgesteld; b. een ontwerpfase, waarbij het plan van aanpak wordt uitgewerkt en de fusie verder wordt voorbereid, een fusiebesluitdocument wordt opgesteld dat voor akkoord aan de beide wordt voorgelegd waarmee voor de clubs de fusie formeel wordt bekrachtigd; c. een invoeringsfase, als start/transformatie van/naar de gefuseerde vereniging per datum X;

Tijdsplanning fusieproces Fase 1. Voorbereidingsfase

2. Ontwerpfase fusie

3. Invoeringsfase (Transformatie naar gefuseerde vereniging)

Tijdspad Jun 2015 – mrt 2016

Documenten Intentieverklaring fusie Plan van aanpak en raambegroting ontwerpfase fusie Mandaat aan bestuur uitwerken ontwerpfase fusie Apr - dec Fusiebesluitdocument 2016* opstellen (inhoud bestaat uit die documenten waar de ALV’s eind 2016 (a) wettelijk (must-juridisch) en (b) uit verenigingsoogpunt (mustvereniging) over moeten, resp. willen beslissen. Voortgangsrapportages Vanaf 1 januari Voortgangsrapportages 2017 (of z.s.m. (Periodiek) eerder/later als mogelijk) *

* Standpunt besturen: zo snel als het kan en zo goed/zorgvuldig als moet. Plan van aanpak Ontwerpfase fusie - versie 8 februari 2016 - Pagina 3

Wie besluit formeel? Ledenvergadering Parthenon 15 mrt 2016 Hercules 23 mrt 2016

Ledenvergadering

Bestuur legt verantwoording af aan Ledenvergadering

Besluitvorming De ALV’s van DK & AV Hercules (23 maart 2016) en AV Parthenon (15 maart 2016 hebben het besluit genomen over te gaan tot een fusie waarbij de rechtsvorm/persoon thans genoemd Hercules behouden blijft en de besturen het mandaat te geven de fusie(vorm) voor te bereiden conform het ‘Plan van aanpak ontwerpfase fusie’ en de ‘Intentieverklaring fusie’. In de ‘ontwerpfase fusie’ worden die onderwerpen uitgewerkt, noodzakelijk voor de definitieve besluitvorming over de fusie die eind 2016 door de beide ALV’s genomen gaat worden. Deze onderwerpen worden in zijn geheel in een pakket (het fusiebesluitdocument) ter besluitvorming en instemming aan de beide ALV’s voorgelegd.

Onderwerpen-werkgroepen De belangrijkste onderwerpen, die in werkgroepen worden uitgewerkt in de periode april-december 2016, zijn te onderscheiden in onderwerpen:  die vanuit verenigingsoogpunt worden uitgewerkt (mustvereniging);  die vanuit wettelijk/juridische oogpunt nodig/verplicht zijn (mustwettelijk i.c. juridisch/financieel). Een aantal van de onderwerpen zal m.n. door het bestuur zelf opgepakt worden in afstemming met bijvoorbeeld de kascommissies (boekenonderzoek) of andere personen/deskundigen. De andere onderwerpen zullen in werkgroepen verder worden voorbereid. Die werkgroepen bestaan uit leden/vertegenwoordigers van beide verenigingen, aangestuurd door een bestuurslid, verenigingsmanager en/of een externe. Op basis van een opdracht wordt in 2 tot 3 bijeenkomsten van 2-3 uur een advies voorbereid. Plan van aanpak Ontwerpfase fusie - versie 8 februari 2016 - Pagina 4

Alle uit te werken onderwerpen worden voorzien van een opdrachtformulering (voorbeeld zie bijlage). De werkgroepen rapporteren vervolgens aan de stuurgroep. De overall bewaking ligt bij stuurgroep. De bewaking van de voortgang van de werkgroepen ligt bij een aan te stellen projectleider. Alle adviezen worden door de stuurgroep ‘gewogen’ en uiteindelijk ter besluitvorming aan de beide ALV’s (eind 2016) voorgelegd, gebundeld in het ‘Fusiebesluitdocument’. Stuurgroep: • de besturen, procesbegeleider; • op afroep gewenste specifieke deskundige, de verenigingsmanager en/of de projectleider.

Werkgroepen De uit te werken onderwerpen zijn logisch geclusterd tot onderwerpen/werkgroepen. Voor een totaaloverzicht van uit te werken onderwerpen en nummering zie bijlage 1. 1. Strategisch Plan 2017-2020. (Werkgroep Ld) 2. Boekenonderzoek beide verenigingen. (Bestuur). 3. Begroting 2017-2020, Jaarplan 2017 lidmaatschapsvormen en tariefkaart, voorstel eenduidige vrijwilligersvergoedingen, voorstel/voorbereiding integratie FA/LA, nieuwe relatie SOAR en gemeente Dordrecht. (Bestuur) 4. Besturingsmodel incl. afdelingen/commissie inclusief profielen/tbv’s, statuut verenigingsmanager. (Bestuur) 5. Voorstel nieuwe naamgeving incl. in welke communicatie uitingen wordt deze naam gebruikt, voorzet huisstijl/logo, nieuw inrichting bar/kantineruimte. (Werkgroep Ld) 6. Sporttechnisch: voorstel nieuwe structuur en aansturing, opleidingsfilosofie, samenstelling groepen divers. (Werkgroep Ld) 7. Voorstel en organisatie overgangsactiviteit(en). (Werkgroep Ld) Plan van aanpak Ontwerpfase fusie - versie 8 februari 2016 - Pagina 5

8. Opstellen vrijwilligersbeleid en rekruteren 2/3 vrijwilligerscoördinatoren H+P die kwartier gaan maken. (Werkgroep Ld) 9. Voorbereiden fusie must-wettelijk (juridisch/financieel). (Bestuur) 10. Communicatie en organiseren bijeenkomsten t.b.v. draagvlak fusie. (Stuurgroep). Indien tijdens de ontwerpfase een niet voorzien onderwerp zich voordoet, wordt door de stuurgroep beslist op welke wijze dit onderwerp wordt uitgezet. Uitgangspunt is met een vertegenwoordiging van leden van beide verenigingen.

Tijdsplanning werkgroepen, besluitvorming Nadat de ALV’s eind maart 2016 mandaat hebben gegeven vindt ondertekening van de intentieverklaring fusie door beide besturen plaats, en worden zsm de opdrachten nader uitgewerkt. • Vanaf 23 maart 2016 kunnen leden zich definitief opgeven voor een van de werkgroepen via mail of de website. (De eerdere opgaven worden toegevoegd. De samenstelling van de werkgroepen wordt op de website geplaatst en in de kantines getoond. • Start werkgroepen: eind april 2016 • Oplevering: o Werkgroepen Leden: uiterlijk eind augustus 2016 (zie ook opdrachtformulering), o Werkgroepen Bestuur: zsm als tijdsvolgordelijk noodzakelijk voor voortgang proces (idem zie opdrachtformulering). • Vergaderlocaties: bestuurskamer Hercules, kantine Parthenon waar subruimten worden gecreëerd. Ook bestaat de mogelijkheid thuis de bijeenkomsten te organiseren. • Eerste helft september 2016: weging uitkomsten/adviezen werkgroepen door stuurgroep. • Begin/medio oktober 2016: ledenraadpleging conceptFusiebesluitdocument. Plan van aanpak Ontwerpfase fusie - versie 8 februari 2016 - Pagina 6

• Medio/eind oktober 2016: ledenraadpleging definitieve naamgeving (of zoveel mogelijk eerder als wenselijk/noodzakelijk is) • Begin/medio november 2016: stuurgroep stelt definitief Fusiebesluitdocument vast dat tijdig naar de ALV’s wordt verstuurd. • Medio/eind december 2016 (of zoveel eerder/later als mogelijk is): ALV’s Hercules en Parthenon bekrachtigen fusiebesluitdocument en stemmen in met de voorgenomen fusie.

Raming kosten ontwerpfase fusie 2016 Onderstaand een raming van de kosten die in 2016 gemaakt (moeten) worden om het fusieproces voor te bereiden waaronder bijv. kosten t.b.v. notaris, financieel deskundigen, procesbegeleiding, werkgroepen, organiseren activiteiten, etc. Uitgangspunt is zoveel mogelijk de deskundigheid binnen beide verenigingen te mobiliseren en (kosteloos, geringe/passende tegenprestatie) in te zetten. Enerzijds om de betrokkenheid onder leden bij het fusieproces en de vereniging zo groot mogelijk te laten zijn, anderzijds de kosten beheersbaar te houden wat beide verenigingen geldelijk ‘verantwoord’ kunnen inzetten. De kosten van het fusieontwerpproces worden geraamd op ca. 24.000 euro inclusief een post onvoorzien van 25%. Als taakstellend budget geldt een bedrag van ca. 18.000 euro. Let wel: stuurgroepvergadering heeft per 8 februari 2016 vastgesteld dat bij publicatie/aanbieden van het ‘Plan van aanpak ontwerpfase fusie” voor een bedrag van ca. 6.000 euro aanvullende dekking moet worden gezocht of door subsidie (gemeente), inhuur gewenste expertise van leden tegen nul/beperkt tarief waarbij een clubtegenprestatie wordt verleend (boarding, advertisement op


website, nieuwsbrief), of door minder aan kostenzijde uit te geven. De penningmeesters bewaken deze kosten. Raming kosten 2016 ontwerpfase fusie Hercules - Parthenon Versie: maandag 8 februari 2016 Kosten 2016 Uren verenigingen Uren externe begeleiding Kosten externe begeleiding Kosten activiteiten Kosten onvoorzien Kosten totaal (excl. vereniginsguren) 2016 Opbrengsten 2016 gemeentelijke bijdrage (subsidie, crowfunding) Eigen bijdrage externe kosten Hercules 50% Eigen bijdrage externe kosten Parthenon 50% Eigen bijdrage activiteiten kosten Hercules 50% Eigen bijdrage activiteiten kosten Parthenon 50% Eigen bijdrage onvoorzien kosten Hercules 50% Eigen bijdrage onvoorziene kosten Parthenon 50% Eigen bijdrage uren Hercules 50% Eigen bijdrage uren Parthenon 50% Opbrengsten totaal (excl. vereniginsguren) 2016 Taakstellend: 18.000 euro


1.947 264 14.739 4.250 4.747 € 23.736

0 7.370 7.370 2.125 2.125 2.374 2.374 € 23.736

Bijlage 1 Overzicht onderwerpen must-vereniging en mustwettelijk 1

Strategisch plan 2017-2020 (missie-visie-strategie-ambitie)

Must-vereniging

Werkgroep Ld

Must-juridisch/finan

Werkgroep Bst

nr

1.1 Strategisch Plan 2017-2020

Must-vereniging

WerkgroepLd

1

1.2 Jaarplan 2017

Must-vereniging

WerkgroepBst/afd

3

2.1 Due Diligence/boekenonderzoek Hercules en Parthenon

Must-vereniging

WerkgroepBst

2

2.2 Begroting 2017-2018-2019 gefuseerde vereniging

Must-vereniging

WerkgroepBst

3

2.3 Lidmaatschapsvormen en tarievenkaart

Must-vereniging

WerkgroepBst

3

2.4 Voorstel eenduidige vrijw illigersvergoedingen

Must-vereniging

WerkgroepBst

3

2.5 Voorstel integratie Led-/Fin adm. + database ledeninfo

Must-vereniging

WerkgroepBst

3

3.1 Voorstel steviger besturingsmodel /organisatiemodel

Must-vereniging

WerkgroepBst

4

3.2 takenpakket/profielen bestuur, VMtbv/statuut, commissies

Must-vereniging

WerkgroepBst

4

3.3 Voorstel nieuw e naam

Must-vereniging

WerkgroepLd

5

3.4 Inventarisatie w elke communicatie-uitingen naam

Must-vereniging

WerkgroepLd

5

3.5 Voorstel huisstijl en logo

Must-vereniging

WerkgroepLd

5

3.6 Voorstel voordracht bestuursleden

Must-vereniging

WerkgroepBst

4

3.7 Opstellen nieuw inrichtingsplan

Must-vereniging

WerkgroepLd

5

3.8 Nieuw e relatie Stichting SOAR

Must-vereniging

WerkgroepBst

3

3.9 Nieuw e relatie gemeente Dordrecht (indien van toepassing) Must-vereniging

WerkgroepBst

3

PM Subtotaal 2

Financieel / administratie

Subtotaal 3

Organisatie & Management

Subtotaal 4

Sporttechnisch/arbitrair

4.1 Voorstel structuur en aansturing

Must-vereniging

WerkgroepLd

6

4.2 Voorstel opleidingsfilosofie

Must-vereniging

WerkgroepLd

6

4.3 Voorstel samengestelde groepen

Must-vereniging

WerkgroepLd

6

4.4 Vergoeding vrijw illigers (zie ook financien)

Must-vereniging

WerkgroepLd

6

Must-vereniging

WerkgroepLd

7

5.2 Opstellen vrijw illigersbeleid en w erving en benoeming 2/3 vrijw Must-vereniging lligerscoordinatorenWerkgroepLd (cursus)

8

Subtotaal 5

Mens en Organisatie

5.1 Voorstel en organiseren 2/3 overgangsactiviteiten Subtotaal 6

Juridisch (fusie, reglementen, protocollen) Uitzoeken w elke stappen w ettelijk (financieel/juridisch) nodig om fusie te realiseren Parthenon op te heffen en 6.1 vermogen over te dragen aan Hercules; Uitvoeren (tijdig) van die stappen om eind 2016 besluit aan ALV voor de fusie voor te leggen (zie o.m. stuk 6.2 NOC*NSF )

must-juridisch

WerkgroepBst

9

must-juridisch

WerkgroepBst

9

6.3 Aangepaste statuten Hercules naar nieuw e situatie

must-juridisch

WerkgroepBst

9

must-vereniging

WerkgroepBst/Ld

9

must-vereniging

WerkgroepBst

3

Opstellen/uitvoering communicatieplan /uitingen

must-vereniging

WerkgroepBst/Ld

10

Gezamenlijke bijeenkomsten tbv draagvlak fusie

must-vereniging

WerkgroepBst/Ld

10

kosten w erkgroepen

must-vereniging

Stuurgoep/PM

kosten aanpassen vernieuw de w ebsite

must-vereniging

Webredactie

6.4 Opstellen reglementen en protocollen divers Subtotaal 7

Nationaal Aansluiting behouden bij KNKF en Atl. Unie Subtotaal

8

Communicatie (draagvlak)


Bijlage 2 Voorbeeld opdrachtformulering Voorbeeld Opdrachtformulering Werkgroep Ld1 – Strategisch Plan 2017-2020 Opdrachtgever Besturen DK&AV Hercules en AV Parthenon. Namens hen de stuurgroep als gedelegeerd opdrachtgever. Projectleider(s) Voorzitters Hercules en Parthenon. Begeleiding: externe met expertise opstellen strategische plannen. Werkgroep Uitgangspunt: naast de externe, de projectleiders, verder max. 2/3 personen per vereniging, de verenigingsmanager. Opdracht Stel een SP 2017-2020 op met een missie, visie, strategie voor de nieuwe samengestelde vereniging. Lever vanuit de vastgestelde missie/visie nieuwe organisatie (=voorwaarde) de beschrijving op voor de nieuwe organisatie wat betreft de: 1. Doelen/ambities per jaar voor de periode 2017-2020 op hoofdlijnen. 2. (Verder aanvullen na de ondertekening van de intentieverklaring fusie). Kwaliteit  Randvoorwaarden en kader stellend voor uitvoering opdracht is de Intentieverklaring fusie DK&AV Hercules en AV Parthenon datum 23 maart 2016 (zie pdf aan einde opdrachtformulering). Afhankelijk van, is input voor heeft verbinding met? Dit project is afhankelijk van de uitkomsten van de trajecten: geen Dit project levert input voor: jaarplan 2017, begrotingen 2017-2020 Het project is verbonden met: begroting, taakverdeling, organisatievorm/inrichting, naamgeving. Informatie en voortgang Welke documenten worden meegestuurd: intentieverklaring fusie, plan van aanpak ontwerpfase fusie. Voortgangsrapportage: door projectleiders 2-wekelijks (m.n. inhoudelijk)


Budget Vergaderkosten te declareren aan Penningmeesters (PM). Uitgangspunt is zoveel mogelijk vergaderen op Reeweghal. Activiteitengeld: ,- maximaal beschikbaar budget> voor externe begeleidingskosten. Goedkeuring besteding projectleider door PM(’s). Werkwijze Grote(re) projecten in max. 4/5-sessies tot rapportage komen na voorwerk. Laatste sessie is afrondend en vaststellen rapportage. Tijdspad Start: 15 april 2016 Einddatum oplevering: 15 juli 2016 Hoe eindresultaat aanleveren? Digitale tekst: PowerPoint, Word, Excel (géén pdf) Aanleveren aan: <projectleider> + email/telefoon Cc: Jan van Halen (e-mail), Ad van der Kamp (e-mail)

Adobe Acrobat Document


Plan van aanpak Ontwerpfase fusie 2016 (Voorbereiding fusie inclusief raming kosten)

Recommend Documents