COMMUNICATIEPLAN FUSIE APRIL 2016 INLEIDING De gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem vormen per 1 januari 2019 één gemeente. Die fusie heeft veel consequenties voor alle betrokkenen: inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, bestuurders en medewerkers van de drie gemeenten en partners in de regio. Daarom is het van belang om alle partijen goed te betrekken bij het proces: te informeren over de stappen die gezet worden op het fusiepad en daar waar mogelijk en nodig te consulteren. De fusie kent verschillende fasen die elk ook een eigen communicatieve aanpak vergen. Dit is daarom een plan op hoofdlijnen, die we verder uitwerken in uitvoeringsagenda’s. Het communicatieplan wordt bijgesteld aan de hand van het Plan van Aanpak voor de volgende fase van de fusie. Wel zijn in dit plan al communicatiemiddelen opgenomen die we willen inzetten in de loop van 2017 en 2018. In dit communicatieplan gaan we allereerst in hoofdstuk 1 in op de kernboodschap, de doelgroepen en de uitgangspunten in de communicatie. In hoofdstuk 2 komt de interne communicatie aan bod. De fusie heeft grote gevolgen voor de medewerkers van de drie gemeenten, brengt onzekerheid met zich mee en roept vele vragen op. De interne communicatie moet er op gericht zijn zo snel als kan onzekerheden weg te nemen. Ook het overbruggen van cultuurverschillen en het samen werken aan een nieuwe cultuur in een nieuwe setting komen aan bod in hoofdstuk 2. Ook de drie gemeenteraden en de drie colleges scharen wij onder de doelgroepen van interne communicatie. In hoofdstuk 3 behandelen we de externe communicatie. Het is belangrijk om inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen te betrekken bij de verschillende fasen van het fusieproces. Tegenwoordig is communicatie veel minder gericht op de behoefte van de overheid om te zenden (of juist niet te zenden), maar meer op de vragen die leven in de samenleving. Dat vereist een open oog en een luisterend oor van de overheid. In de fase waarin de toekomstvisie wordt verwoord en de naamgeving aan de orde komt, is het gewenst om de bevolking, maatschappelijke organisaties en ondernemers te consulteren. De werkgroepen bepalen in welke vorm dat gebeurt. In hoofdstuk 4 komen de mijlpalen aan bod die we het komende jaar verwachten. Voor de periode vanaf 2017 zullen we ons baseren op het Plan van Aanpak voor de volgende fase van de fusie, dat nu in voorbereiding is. Ook zetten we de in te zetten communicatiemiddelen op een rij. Tot slot gaan we in hoofdstuk 5 kort in op de taakverdeling en werkwijze in de werkgroep Communicatie. Ook stippen we de capaciteit van de werkgroep aan en de te verwachten kosten.
1
I KERNBOODSCHAP, COMMUNICATIEDOEL, DOELGROEPEN, UITGANGSPUNTEN Kernboodschap Het is belangrijk dat de drie gemeenten wanneer zij over de aankomende fusie berichten altijd dezelfde kernboodschap laten doorklinken. Het kernwoord is: meerwaarde. Voor de inwoners, ondernemers en voor de maatschappelijke instellingen. Een meerwaarde voor de dienstverlening en voor het gebied, voor een adequate uitvoering van het omvangrijke takenpakket, voor vertegenwoordiging in andere, bijvoorbeeld regionale samenwerkingsverbanden. De kernboodschap is dynamisch en kan in de loop van het proces worden bijgesteld als dat nodig blijkt te zijn. De kernboodschap luidt: De gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem vormen per 1 januari 2019 één gemeente. De drie gemeenten grijpen de fusie aan om samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen vorm te geven aan innovatieve samenwerkingsverbanden die ervoor zorgen dat iedereen in onze samenleving optimaal kan participeren. De bundeling van kwaliteiten en potenties moet leiden tot meerwaarde voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen in de nieuwe gemeente. Communicatiedoel Alle doelgroepen worden eenduidig en tijdig geïnformeerd over de fusie. De doelgroepen zien de fusie als positieve ontwikkeling en hebben vertrouwen in het proces en het eindresultaat. De doelgroepen voelen zich betrokken en bereid om waar nodig hun inbreng te leveren en mee te werken aan het fusieproces. Doelgroepen We onderscheiden gedurende het fusieproces verschillende doelgroepen, die we hieronder opsommen. Soms wordt communicatie afgestemd op een bepaalde doelgroep, maar dat is niet altijd nodig. Vaak kan één boodschap meerdere doelgroepen informeren. De doelgroepen zijn: Gemeenteraden Colleges van burgemeester en wethouders Medewerkers Inwoners (inclusief organisaties, instellingen en ondernemers) Buurgemeenten en samenwerkingspartners zoals in gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen Media Uitgangspunten Gedurende het gehele fusietraject hanteren we onderstaande uitgangspunten, die naar behoefte en bevindingen kunnen worden aangevuld lopende het proces. Transparantie en openheid Onze communicatie over de fusie moet transparant en open zijn. Dat is de basis voor het kweken van vertrouwen en begrip voor dit voor vele partijen ingewikkelde proces. Coördinatie en gelijktijdigheid Planning van alle interne en externe communicatiemomenten en -boodschappen over de fusie wordt gecoördineerd door de werkgroep Communicatie. De werkgroep zorgt voor eenduidige en zo veel mogelijk gelijktijdige informatie aan raden, colleges, medewerkers en inwoners van de drie gemeenten. Uiteraard behouden de drie gemeenten de vrijheid om binnen hun eigen organisatie informatie te delen. In dat geval stelt die gemeente daarvan de projectgroep en de werkgroep
2
Communicatie op de hoogte. De verschillende werkgroepen stemmen hun ideeën over communicatie van hun vorderingen altijd eerst af met de werkgroep Communicatie. Intern gaat voor extern Medewerkers, colleges, raadsleden en andere nauw betrokkenen bij een onderwerp moeten niet uit de media nieuws vernemen over de voortgang van de fusie. Nieuws wordt dus altijd eerst intern gedeeld. Herkenbaarheid Door het consequent gebruik van de huisstijl in alle interne en externe uitingen zijn de boodschappen herkenbaar. Zodra de naam van de nieuwe gemeente bekend wordt, wordt deze doorgevoerd in de huidige huisstijl van de samenwerkende gemeenten. De nieuwe naam vervangt ‘Samenwerkende gemeenten Aalburg, Werkendam, Woudrichem’. Wanneer de nieuwe naam is vastgesteld, wordt een traject opgestart om een nieuwe huisstijl te ontwikkelen. Een huisstijl bestaat uit een logo, kleurgebruik, lettertype, afspraken over opmaak (stramienen en vlakken) en fotografiestijl. Het verdient aanbeveling de nieuwe huisstijl al voor 2019 in te zetten om de nieuwe eenheid te benadrukken en gezicht te geven. Het zou gezien de investering en de herkenbaarheid jammer zijn als de huisstijl bij de daadwerkelijke fusie op 1 januari 2019 aangepast moet worden aan nieuwe wensen. Daarom dient de nieuwe huisstijl tot stand te komen met een breed (politiek) draagvlak.
3
II INTERNE COMMUNICATIE Medewerkers Er werken voor de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem 380 mensen, een omvangrijke en belangrijke doelgroep. Het doel van interne communicatie moet zijn dat medewerkers goed geïnformeerd zijn, zich betrokken voelen bij het bouwen aan de nieuwe organisatie. Hieronder gaan we in op de verschillende aspecten die van belang zijn bij de interne communicatie. Betrokkenheid vergroten Het is van belang dat medewerkers goed en tijdig zijn geïnformeerd over het (tijd)pad dat de ambtelijke organisaties gaan bewandelen. Het woord zegt het al: medewerkers werken graag mee, dragen graag hun steentje bij, willen zich betrokken voelen bij de verandering. Zo kunnen we ons binden aan de nieuwe organisatie en ons ervoor inzetten. Voelen we ons betrokken, dan zijn wij ook goede ambassadeurs die buitenshuis kunnen uitleggen waarom fuseren voordelen heeft en wat de fusie allemaal met zich meebrengt. Onzekerheden wegnemen De aankomende fusie, die gezien moet worden als een grote reorganisatie, brengt voor deze grote groep medewerkers ook veel vragen met zich mee: behoud ik mijn baan, en zo ja onder welke omstandigheden, waar kom ik te werken, wie worden mijn collega’s, wie mijn leidinggevende, verandert mijn werk inhoudelijk? Het is van groot belang om vragen die er leven zo snel als mogelijk is te beantwoorden. Bij gebrek aan informatie ontstaan ruis, geruchten en een negatieve sfeer. Is er geen nieuws, dan is het belangrijk om met regelmaat procesinformatie te bieden. Samen bouwen aan een nieuwe cultuur De medewerkers van onze drie gemeenten worden collega’s, beetje bij beetje bouwen zij samen met het bestuur en het management aan een nieuwe cultuur. Met cultuur bedoelen we hier het hele pakket aan ongeschreven en geschreven regels, gedrag, omgangsvormen die de werksfeer bepalen: dit zijn wij en zo doen wij het. Het is van belang ons bewust te zijn van de cultuurverschillen, maar nog belangrijker is het om als bestuur, management en medewerkers te investeren in een gezamenlijke nieuwe cultuur. Het bouwen aan een gezamenlijke nieuwe cultuur is een serieuze zaak, die veiligheid, openheid en transparantie vereist. De werkgroep Communicatie ondersteunt dat wat in gang wordt gezet om de nieuwe cultuur vorm te geven. Kennis van het grotere werkgebied Bij interne communicatie hoort ook het vergaren van kennis van de twee buurgemeenten waarmee gefuseerd wordt. Medewerkers kennen hun eigen gemeente, maar de buurgemeenten minder goed. Het is van belang de komende tijd kennis te maken met de aspecten van de buurgemeenten die we minder goed kennen. Collega’s uit onze buurgemeenten kunnen daarbij behulpzaam zijn. Korte workshops of presentaties kunnen de kennis van de buurgemeenten vergroten en tevens de collegialiteit bevorderen. Raden en colleges Nieuws wordt altijd eerst intern met colleges, raden en medewerkers gedeeld, pas dan komen externe doelgroepen aan bod. De griffies bewaken de gelijktijdigheid van informatie bestemd voor de raden. Het verdient daartoe aanbeveling de verzending van griffieberichten te coördineren en gelijk te laten lopen. Net als de medewerkers gaan ook de raadsleden van de drie gemeenten samen bouwen aan een nieuwe cultuur en hun kennis van de buurgemeenten vergroten. Medezeggenschapsorganen De gemeentesecretarissen blijven verantwoordelijk voor de communicatie met de medezeggenschapsraden (OR en BOR, GO’s en BGO’s).
4
Communicatiemiddelen, intern Intranet, per 2016 Een nieuw te ontwikkelen gezamenlijk intranet zorgt voor het gelijktijdig delen van nieuws en stukken over de fusie. Lopende het proces breidt het intranet zich uit met geharmoniseerde beleidsstukken, regelingen, protocollen en omschrijvingen van werkprocessen. Steeds meer neemt het nieuwe intranet zo de functie van de drie huidige intranetten over. De griffiers van de drie gemeenten doen een voorstel om tot 1 januari 2019 stukken voor bijeenkomsten van de raadswerkgroep en de fusieraad op één centrale plaats aan te bieden aan (burger)raadsleden in een Raadsinformatiesysteem en op de openbare site van de samenwerkende gemeenten, op voorwaarde dat
het mogelijk is om via een koppeling met Company Webcast de vergaderingen op 3 verschillende locaties op te nemen. Nieuwsbrieven, per 2016 Maandelijks maakt de werkgroep Communicatie een digitale nieuwsbrief over de fusie, bestemd voor de medewerkers. Ook de drie raden en de drie colleges krijgen deze nieuwsbrief. De Nieuwsbrief komt tot stand in samenwerking met de procesbegeleider/projectleider. De verschillende werkgroepen kunnen kopij aanbieden aan de werkgroep Communicatie. Eindredactie ligt bij de werkgroep Communicatie. Werkoverleggen, per 2016 Om de communicatie ook interactief te maken en niet te laten afhangen van de leesgraagte van de medewerkers, wordt de voortgang van de fusie standaard besproken tijdens de werkoverleggen op de afdelingen. Collega’s die zitting hebben in werkgroepen kunnen een terugkoppeling geven tijdens de werkoverleggen en zo bijdragen aan meer kennis en begrip; leidinggevenden kunnen actueel nieuws bespreekbaar maken met de medewerkers. Heeft een afdeling of werkunit geen werkoverleg? Dan is het de moeite waard dat wel in te stellen. Bijeenkomsten, per 2016 Regelmatig worden er bijeenkomsten georganiseerd om kennis te maken met nieuwe collega’s en nieuwe werkgebieden, nieuws te delen, of om samen stil te staan bij belangrijke mijlpalen. Dat kunnen bijeenkomsten voor de gehele groep of voor deelgroepen zijn. De vorm van een bijeenkomst is afhankelijk van het onderwerp. Soms kunnen de bijeenkomsten een feestelijk tintje krijgen, andere hebben meer het karakter van een workshop. Smoelenboek, per 2016 Het nieuw te bouwen intranet bevat een smoelenboek waarin alle medewerkers zijn terug te vinden met naam, foto, functie en contactgegevens. Extern is intern, per 2016 We zorgen ervoor dat uitingen bedoeld voor externe doelgroepen ook intern worden verspreid.
5
III EXTERNE COMMUNICATIE Onze samenleving verandert. De overheid bepaalt minder vaak, maar creëert ruimte voor initiatieven, zoekt de verbinding en de dialoog. Daarin past een andere communicatieaanpak: niet langer staat de communicatiebehoefte van de overheid centraal. Zenden is niet zo zinvol. Het gaat om luisteren, het gesprek aangaan en om ruimte bieden om werkelijk mede vorm te geven aan de nieuwe gemeente. Mensen zitten tegenwoordig niet meer zo te wachten op een overheid die zendt, informatie komt vaak sneller tot hen via sociale media en men vormt zich een mening via allerlei netwerken. Inspelen op informatiebehoeften Het is zaak voeling te houden met de verschillende groeperingen in de samenleving en te peilen welke informatiebehoeften er leven. De communicatie moet daarop afgestemd zijn. Dat doen we onder andere door sociale media te monitoren via Coosto, een internet-tool waarmee uitingen over de fusie op sociale media gevolgd en geanalyseerd kunnen worden. Vragen die leven worden inzichtelijk, de werkgroep kan er vervolgens op inspelen met een communicatieboodschap op maat. De eindredactie ligt bij de communicatieadviseur van de gemeente waar het woordvoerderschap ligt. Kernboodschap uitwerken in vraag-en-antwoordkoppels Natuurlijk houden we bij de externe communicatie ook de lijn van de kernboodschap vast. Het verdient aanbeveling de kernboodschap uit te werken in vraag-en-antwoordkoppels, waarin de verschillende aspecten van de fusie toegelicht worden. Bijvoorbeeld: wat verstaan we onder innovatieve samenwerkingsvormen? Hoe realiseren we die? Wat is het verschil tussen de huidige drie gemeenten en de nieuwe gemeente? Wat is de meerwaarde van de nieuwe gemeente? De vraag-en-antwoordkoppels en de kernboodschap moeten onderdeel zijn van de kennis van medewerkers en bestuurders die communiceren over de fusie. Participatie Bij het bouwen aan een nieuwe gemeente ligt een kans bij uitstek om te luisteren naar inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen: hoe moet de nieuwe gemeente er uitzien? Hoe zorgen we voor de verbinding tussen 21 kernen onderling, tussen de kernen en de gemeente? Wat verwachten we van de nieuwe gemeente als het om dienstverlening gaat? Wat zou een passende naam zijn voor de nieuw gemeente? Hoe behouden en stimuleren we de eigenheid van elke kern, hoe houden we de voorzieningen in stand? Het zijn allemaal vragen die de gemeente met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties zou kunnen bespreken. Deze gesprekken vormen het fundament van de nieuwe gemeente. We bouwen er op voort, we grijpen er op terug. Het fundament is het draagvlak. Op verschillende momenten organiseren we de dialoog met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen, met name bij de totstandkoming van de toekomstvisie en de naamgeving. Het is aan de verschillende werkgroepen om hier de beste vorm voor te kiezen. Daarnaast hebben we open oren en ogen voor initiatieven die vanuit de samenleving ontstaan, die bijdragen aan de vorming van onze nieuwe gemeente waar iedereen zich thuis voelt.
6
Participatie met duidelijke voorwaarden Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Wanneer we niet duidelijk maken wat partijen kunnen verwachten van debatavonden en andere bijeenkomsten of peilingen, dan schaden wij het toch al wankele vertrouwen in de overheid. Daarom zorgen we voor duidelijke randvoorwaarden: We bakenen het onderwerp van discussie goed af We maken duidelijk om welke mate van participatie het gaat (van informeren tot meebeslissen) We koppelen de opbrengsten terug.
Communicatiemiddelen, extern Website, per 2016 De website van de samenwerkende gemeenten AWW is opgeschoond en ingericht voor de aankomende fusie. Men vindt er nieuws over het fusieproces en alle onderwerpen die ermee samenhangen. De afzonderlijke gemeentesites tonen op een prominente plaats een link naar deze site. Social Media, per 2016 We maken een Facebookpagina en een Twitteraccount om nieuws over de fusie naar buiten te brengen. We monitoren berichtgeving op social media over de fusie en zetten ons in om het communicatienetwerk met inwoners en instellingen te versterken, te vergroten en ook vast te houden na de fusie. De werkgroep Communicatie zoekt afstemming met de visiegroep die zich speciaal richt op social media. Meedenken, per 2016 Op verschillende momenten worden er bijeenkomsten gehouden om in gesprek te gaan met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Alle groeperingen in de samenleving kunnen actief meedenken, met name waar het gaat om toekomstvisie en naamgeving. Het is aan de werkgroepen om hier vorm aan te geven. Informatiepagina, per 2016 In huis-aan-huisblad Het Kontakt verschijnt tweewekelijks een informatiepagina van de fuserende gemeenten. De publicaties hebben afwisselend een redactioneel karakter met achtergrondinformatie en interviews, dan weer het karakter van een gezamenlijke gemeentepagina met bekendmakingen. Om meer lezers te wijzen op deze pagina plaatsen we korte, vooral visuele verwijzingen (‘stoppertjes’) op de drie afzonderlijke gemeentepagina’s. Gemeentegids, per 2018 In 2018 geven de drie gemeenten een gezamenlijke gemeentegids uit. De komende edities zorgen we ervoor dat de planning parallel gaat lopen. In het voorjaar van 2019 verschijnt de eerste nieuwe gids van de nieuwe gemeente. We overwegen pas daarna of we de gids huis aan huis blijven verspreiden of nog slechts beschikbaar stellen op afhaalpunten. Huis-aan-huiskrant, per 2017 Een speciale krant die huis aan huis verspreid wordt, kan bij bepaalde mijlpalen een zinvolle aanvulling vormen op de communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld in februari 2017 wanneer het herindelingsadvies, de nieuwe naam en de toekomstvisie zijn vastgesteld. Film, per 2018 Om de eenheid en de verscheidenheid van het gebied in beeld te brengen wordt een film gemaakt, waarin alle kernen in de nieuwe gemeente aan bod komen. Script en realisatie geschiedt kosteloos in samenwerking met de uitgever van de gemeentegids. Boekje, per 2018
7
Een met zorg samengesteld en vormgegeven boekje dat de nieuwe gemeente in woord en beeld laat zien kan het fusiemoment markeren. Het boekje is bedoeld voor alle inwoners en als relatiegeschenkje voor partners in de regio. Ansichtkaart, per 2018 Om de nieuwe gemeente te presenteren wordt een ansichtkaart gemaakt. Inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en de gemeenten zelf kunnen deze versturen naar relaties. De zijde met foto’s geeft een beeld van de nieuwe gemeente, de tekstzijde kan een korte wervende tekst bevatten. Boekje, film en ansichtkaart zijn voorbeelden van wat gerealiseerd kan worden ter promotie van de nieuwe gemeente. Pers, per 2016 We blijven uiteraard gebruik maken van de bestaande mediastructuur. Ons persbeleid is proactief: er moet regelmatig contact zijn tussen pers en bestuur over de fusie, verslaggevers worden actief van achtergrondinformatie voorzien. We volgen de media actief om gericht te kunnen anticiperen.
8
IV MIJLPALEN EN COMMUNICATIEMIDDELEN Mijlpalen zijn er om bij stil te staan. Ze markeren behaalde successen en laten de voortgang zien. Soms vraagt een mijlpaal om een feestelijk en wat uitbundig tintje, op andere momenten zullen we meer gericht zijn op de inhoud. Het missen van een mijlpaal is een gemiste kans om gezamenlijk het fusiepad te ‘beleven’. Alle werkgroepen zijn dan ook gehouden de te behalen mijlpalen door te geven aan de werkgroep Communicatie die ze verwerkt in een kalender. 2016, 2016, 2016, 2016, 2016, 2016, 2016, 2017, 2017, 2017,
april mei, juni juni okt, nov oktober mei, juni december januari januari februari
vaststellen communicatieplan consultatieronde inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen herindelingsscan klaar visiedocument gereed herindelingsontwerp klaar start traject naamgeving onthulling nieuwe naam start trajecten dienstverlening, kernenbeleid kick-off werkgroepen harmoniseren beleid herindelingsadvies, naam en visie vastgesteld door raden
Bovenstaand overzichtje is een eerste aanzet en dient steeds verfijnd en geactualiseerd te worden. Voor de mijlpalen vanaf 2017 verwijzen we naar het Plan van Aanpak voor de volgende fase van de fusie, dat in voorbereiding is bij de procesbegeleider/projectleider. Communicatiemiddelen Intern Intranet, per 2016 Nieuwsbrieven, per 2016 Werkoverleggen, per 2016 Bijeenkomsten, per 2016 Smoelenboek, per 2016 Externe middelen, per 2016
Extern Website AWW, per 2016 Social Media, per 2016 Meedenken, per 2016 Infopagina Het kontakt, per 2016 Huis-aan-huiskrant, per 2017 Film, per 2018 Boekje, per 2018 Ansichtkaart, per 2019 Bestaande media-infrastructuur, per 2016
9
V WERKWIJZE WERKGROEP COMMUNICATIE De werkgroep Communicatie valt direct onder de Projectgroep. De werkgroep zet de communicatiestrategie uit en de kaders waarbinnen alle betrokkenen communiceren. Dit uiteraard onder goedkeuring van zowel de Projectgroep als de Stuurgroep. De werkgroep bestaat uit de communicatieadviseurs uit de drie gemeenten: Kees Noorloos, Annely Peskens en Claran Wielenga. Voorzitterschap Tot 1 juli 2016 is Claran Wielenga voorzitter van de werkgroep Communicatie en verantwoordelijk voor de uit te zetten communicatietrajecten zoals deze voortkomen uit de Projectgroep en de Stuurgroep. Per 1 juli wordt de Werkendamse burgemeester de heer Yves de Boer woordvoerder van de stuurgroep en verhuist het voorzitterschap van de werkgroep Communicatie naar Werkendam en vervult Annely Peskens de rol van voorzitter. Liaison Procesbegeleider/projectleider Sharon Blair is liaison tussen Projectgroep, Stuurgroep, griffiers en de werkgroep Communicatie. In een tweewekelijks overleg informeert zij de voorzitter van de werkgroep Communicatie. In samenspraak wordt besproken welke items communicatiewaardig zijn. Deelname werkgroepen Om een goede communicatie te borgen met alle betrokkenen (raden / colleges / inwoners/medewerkers / media) is het noodzakelijk dat de werkgroep Communicatie optimaal is aangesloten bij de werkgroepen die medebepalend zijn voor het proces, de beeldvorming, de participatie en de toekomstige organisatie. Dit realiseren wij door een (agenda)lid van de werkgroep Communicatie toe te voegen aan de werkgroepen. Taakverdeling tot 1 juli 2016 Claran Wielenga: voorzitter van de werkgroep Communicatie. Verantwoordelijk voor de uit te zetten communicatietrajecten (intern en extern, alle doelgroepen) zoals deze voortkomen uit de Projectgroep en de Stuurgroep. Woordvoering (namens burgemeester A. Noordergraaf). Kees Noorloos: beoogd deelnemer werkgroep Toekomstvisie Annely Peskens: beoogd deelnemer werkgroep Naamgeving De taken worden vooralsnog onderling gelijkwaardig verdeeld zoals dat de afgelopen jaren het geval was. Wel is al duidelijk dat er te weinig capaciteit is om alle taken rond de fusie én de gebruikelijke taken die onverminderd aandacht vragen naar behoren uit te voeren. Extra capaciteit Wil de werkgroep Communicatie de communicatietaken rond de fusie, maar ook de gebruikelijke taken per gemeente goed uitvoeren, dan is extra capaciteit noodzakelijk. Het tekort aan capaciteit wordt geschat op gemiddeld 12 uur per week, bij mijlpalen kan dat meer zijn, bij rustige periodes minder. Een freelancer kan flexibel worden ingezet. Kosten De kosten voor extra communicatiemiddelen en de extra capaciteit worden voor het komende jaar (tot voorjaar 2017) geschat op € 60.000. Dit is exclusief middelen (bijeenkomsten en documenten) voortkomend uit de verschillende werkgroepen. In 2017 en 2018 zal dit bedrag gezien de voorgestelde communicatiemiddelen hoger zijn.
10
