PILOOTPROJECT: BEVORDERING VAN DE COMMUNICATIE TUSSEN ZORGVERLENERS BETROKKEN BIJ DE ZORG VOOR OUDERE AFHANKELIJKE PERSONEN
EINDRAPPORT: 01 JANUARI 2006 TOT 31 OKTOBER 2006 GDT MECHELEN ZAKSTRAAT 13/1 2800 MECHELEN
GEDETAILLEERD VERSLAG
1. DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECT -
-
-
De kennis, het aanleren en de verspreiding van het RAI-model in de GDT bevorderen in het kader van multidisciplinair overleg of de oprichting van therapeutische eerstelijnsequipes opgebouwd rond de oudere patiënt. Samenwerkings- en/of communicatieprotocollen uit werken rond RAI op lokaal-regionale basis door het betrekken van huisartsenkringen en eventueel, naast de eerstelijnszorg, de RVT’s en met verwijzing naar de tweedelijnszorg. Voorzichtigheidshalve werd het item in verband met telematica niet in de doelstellingen opgenomen.
Met het oog op het behalen van de vooropgestelde doelstellingen werd een begeleidingscomité opgericht. Dit comité werd samengesteld uit verantwoordelijken van verschillende organisaties, aangesloten bij vzw Thuiszorgoverleg Mechelen. (samenstelling van het begeleidingscomité: zie bijlage 1) Tijdens de eerste vergadering van het begeleidingscomité op 21 februari 2006 werd door de projectcoördinator het pilootproject voorgesteld en een oproep tot medewerking gedaan. Tevens werd een planning en een werkwijze voorgesteld.
2. VOOROPGESTELDE PLANNING EN WERKWIJZE -
januari: kennis opdoen. - verzamelen van beschikbare documentatie door de projectcoördinator via tijdschriften, literatuur, internet, congres,… - doornemen van voorafgaande studies, o.a. interface-studie - raadplegen van buitenlandse onderzoeken rond de implementatie van het RAI-instrument.
-
februari - maart: kennis verspreiden
1
- samenstelling van een vormingspakket door de projectcoördinator. - intensieve en ruime verspreiding van het RAI-model binnen de eerste- en tweedelijnszorg via geplande vormingsmomenten. - uitwerken van samenwerkingsprotocollen met de verschillende settings. - maken van concrete afspraken rond het multidisciplinair samenwerken waarbij de RAI als evaluatie-instrument gebruikt wordt. -
april – mei - juni: toepassingen in de praktijk - plannen van teamvergaderingen rond de oudere patiënt. - uitproberen van het RAI-instrument door de verschillende deelnemende disciplines. - inventarisatie van de knelpunten rond het gebruik van het RAI-model in de thuiszorg.
-
juli: evaluatie met de deelnemende partners - verzamelen van positieve en negatieve ervaringen met betrekking tot het verloop van het project en het gebruik van de RAI.
-
augustus: - uitschrijven van een evaluatie ter voorbereiding van het eindrapport.
-
september – oktober: eindrapport - neerslag van het verloop van het project en presentatie op een derde begeleidingscomité. - uitschrijven van het eindrapport zoals voorgeschreven door het FOD. - verzamelen van verslagen. - opstellen van een financieel verslag door de coördinator van Thuiszorgoverleg Mechelen.
2
3. VERLOOP VAN HET PROJECT AANPASSINGEN IN DE PLANNING UITGEVOERDE AKTIES -
januari: kennis opdoen deze vooropgestelde doelstelling werd bereikt tijdens de maand januari.
-
februari - maart: kennis verspreiden Ook deze doelstelling werd grotendeels bereikt. Na het verzamelen van allerhande informatie werd door de projectcoördinator een opleiding samengesteld. * inhoud van de vorming: 1. algemene theorie rondom het RAI-instrument aan de hand van een powerpointpresentatie 2. praktische oefening: gebruik van de MDS-schaal aan de hand van een casus. 3. evaluatie van de MDS-schaal. * Twee geplande vormingsnamiddagen van 3 uur. 1. 13 maart 2006 2. 17 maart 2006 * Verloop van de vorming: 11 organisaties en instellingen stelden samen 24 verantwoordelijken ter beschikking om de vorming bij te wonen, welke plaats vond op twee verschillende locaties. Tot deze organisaties behoorden: SOWEL, Christelijke Mutualiteit, RVT Hof van Egmond, Familiehulp, Wit Gele kruis, Imelda ziekenhuis, De VoorZorg, OCMW Mechelen, Landelijke Thuiszorg, vzw Emmaus, WZC Ten Kerselaere. (aanwezigheidslijsten toegevoegd in bijlage) In de maand juni werd tevens opleiding gegeven in St Maarten ziekenhuis (campus Duffel en Mechelen) en Dodoensziekenhuis Mechelen. * Opmerking: ongewild en toevallig gebrek aan uniformiteit met betrekking tot het gebruik van de MDS schalen schiep enig wantrouwen en verontwaardiging bij sommige deelnemers. (cfr. verslagen vorming in bijlagen 2 en 3) Het opduiken van 2 verschillende MDS schalen benadrukt hier nogmaals de manke start van het project vanuit de FOD. Een samenwerkingsprotocol werd opgesteld door de projectcoördinator, met de mogelijkheid om ten allen tijde wijzigingen en aanpassingen aan te brengen. (bijlage 4) Dit samenwerkingsmodel werd louter gebruikt als basis tot actieve participatie. Er werden geen schriftelijke verbintenissen aangegaan. Alle afspraken zijn mondeling afgesloten, daar wij van mening waren dat het opleggen van verplichtingen een gezonde samenwerking zou belemmeren.
3
Tot op dit ogenblik werd de vooropgestelde planning behouden en daarna aangepast. -
april – mei – juni: toepassingen in de praktijk * deze doelstelling werd uitgesteld om volgende redenen: - verzoek vanwege FOD om de teamvergaderingen uit te stellen - voorstelling van het team onderzoeksactie dat een uniforme vorming voorziet, zodat elk project op gelijke voet kan starten. Dit nieuwe gegeven werd medegedeeld op een tweede vergadering van het begeleidingscomité, doch werd met weinig enthousiasme ontvangen. De bereidheid om wederom een vorming te volgen was zeer miniem. Daar het noodgedwongen laattijdig opstarten de planning grondig in de war stuurde, werd ervoor geopteerd om te streven naar 30 screenings in plaats van 50. (verslag begeleidingscomité: bijlage 5) * Nieuwe acties: - maken van concrete afspraken rond het multidisciplinair samenwerken met de RAI als evaluatie-instrument. - planning van data waarop een tweede opleiding (beperkt) wordt aangeboden aan geïnteresseerde deelnemers en veldwerkers vanaf juni 2006. Training door onderzoeksteam pas voorzien eind mei. * 15 juni 2006: St. Maarten Duffel * 19 juni 2006: Familiehulp * 22 juni 2006: St. Maarten/Dodoens Mechelen * 23 juni 2006: Ten Kerselaere Tijdens deze trainingen ontvingen de deelnemers de powerpoint presentatie die werd aangeboden door het onderzoeksteam. De vakantieperiode belette echter de vlotte omzetting van theorie naar praktijk.
-
Juli – augustus: Startmoment van de teambesprekingen binnen de verschillende settings. De werkwijze en organisatie binnen de deelnemende organisaties en diensten werd individueel besproken. Het gebrek aan uniform gestructureerd overleg in het arrondissement Mechelen liet niet toe om steeds een gelijkaardig scenario te volgen. Algemene afspraken: * bij elk teamoverleg wordt een RAI-schaal ingevuld door de deelnemers aan het overleg. Dit is echter wel vrijblijvend. Tevens wordt een evaluatieformulier ingevuld dat aan de projectcoördinator en later aan het onderzoeksteam wordt overhandigd. * indien een MDS-schaal wordt ingevuld voor het overleg, kan eventueel online een resultaatsberekening uitgeprint worden die als leidraad voor het overleg kan gebruikt worden. * indien een MDS schaal tijdens het overleg wordt ingevuld, wordt de resultaatsberekening alsnog aan de betrokkenen overhandigd als
4
instrument bij een volgend overleg. * elke deelnemer die in het kader van een teamoverleg een RAI-schaal en een evaluatieformulier invult, krijgt hiervoor een vergoeding van 40 euro. * de projectcoördinator zal indien gewenst en indien mogelijk op de teamvergaderingen aanwezig zijn. Afhankelijk van de mogelijkheden van de verschillende partners werden de afspraken aangepast. Ten gevolge van de vakantieperiode was een moeizame start merkbaar. -
september: teamvergaderingen. In totaal werden 27 teamvergaderingen gehouden en evenveel scores online ingevuld.
-
oktober: * verzamelen van RAI scores en online invoeren door de coördinator * communicatie met het onderzoeksteam, wat ook zeer mank verliep vanwege de vakantieperiode * afleveren van evaluatieformulieren * opstellen van het eindrapport en ter afronding bespreken met de begeleidingscommissie van 26 oktober 2006
5
4. POSITIEVE EN NEGATIEVE ERVARINGEN TIJDENS DE DUUR VAN HET PILOOTPROJECT
NEGATIEVE ERVARINGEN -
De bekendmaking van het project is vrij ongelukkig verlopen via een onpersoonlijke mail. Daarenboven werd gebruik gemaakt van een onvolledige listing.
-
Vanuit de FOD kende het project een zwakke start: Het ontbrak aan een gezamenlijk startmoment dat pas in maart plaats vond. Ook informatie over de aanpak van het project bleef uit. Voor de projectcoördinator zette dit het licht op groen om op eigen initiatief het project aan te pakken. Het opstarten van het team onderzoeksactie bracht een duidelijke structuur, maar ook een plotse kentering van de aanpak teweeg. Voorafgaande informatie over het RAI-instrument had heel wat opzoekwerk kunnen besparen.
-
Een gebrekkige informatiedoorstroom vanuit het ministerie was voelbaar: De presentatie van een tussentijds rapport werd laattijdig doorgemaild, zodat het eerste tussentijds rapport zeer laat kon opgemaakt worden. Verslagen van vergaderingen lieten lang op zich wachten.
-
De training door het onderzoeksteam kwam veel te laat om alle doelstellingen nog tijdig te behalen. Ook het sneeuwbaleffect kende een beperkt verloop. Vooral de verantwoordelijken van de organisaties vulden de MDS schaal in, zodat de veldwerkers zelf weinig of niets over het bestaan van de RAI oppikten.
-
Aanvankelijk ontstond er een zeer positieve houding vanuit de groep medewerkers. Enthousiasme en medewerking daalde tijdens de loop van het project omdat er steeds wijzigingen in de time-table moesten worden aangebracht.
-
Tijdsgebrek maakte het onmogelijk om alle partners nog bij de screenings te betrekken. Dit is betreurenswaardig daar een engagement werd aangegaan en alle medewerkers reeds tijd hadden vrijgemaakt om vorming te volgen. Het samenbrengen van mensen rond de tafel vraagt tijd en deze tijd was in een belangrijke fase van het project veel te kort.
6
-
De formuleringen op het evaluatieformulier (opgesteld door het team onderzoeksactie) werden in vraag gesteld. Is het mogelijk om een correct beeld te vormen wanneer de medewerkers slechts een deel van de schaal hebben ingevuld?
-
Medewerking vanwege de huisartsen was beperkt. Via de huisartsenkring Dijle en Nete werd het pilootproject bij de huisartsen bekend gemaakt en op het begeleidingscomité werd hun deelname bevestigd. Nochtans was er een totale afwezigheid op de vormingsmomenten. Toch zijn de zorgcoördinatoren erin geslaagd een aantal huisartsen te overtuigen van het belang van hun medewerking en hun inbreng. Zij waren bereid om hun gedeelte van de MDS schaal in te vullen. Het doornemen van de gehele schaal bleek niet tot de mogelijkheden van de huisartsen te behoren (tijdsinvestering!)
-
Naar het einde van het project toe verliep de samenwerking met het onderzoeksteam steeds moeizamer. O.a. gebrek aan een datum om een intervisie te plannen. Het kenbaar maken van gevoelens en bedenkingen rond de RAI schaal ging hiermee verloren en werd beschouwd als een gemiste kans.
-
Het uiteindelijke streefdoel van het pilootproject, nl. inventarisatie van knelpunten bij het gebruik van het RAI-instrument, ging volledig de mist in. In laatste instantie blijkt dit item tot de doelstellingen van het onderzoeksteam te behoren.
-
Niet alle medewerkers beschikten over de mogelijkheid om in hun functie het internet te gebruiken. De website is een interessant en nuttig element, zeker naar het einde van het project toe. Hoewel dit buiten onze doelstelling valt, zou het zinvol geweest zijn om alle partners hiermee kennis te laten maken. Dit zou mogelijk ook een meer positieve kijk kunnen geven op het nut en het gebruik van de schaal op multidisciplinair vlak. De privacy van de patiënt blijkt hier niet altijd evident te zijn. Het is niet duidelijk wie uiteindelijk inzagerecht heeft. Spijtig genoeg was de website vaak overbelast, wat het werken op dat ogenblik onmogelijk maakte.
7
POSITIEVE ERVARINGEN
-
De structuur over de aanpak van het project werd duidelijk na het gezamenlijk startmoment. Hierdoor gingen spijtig genoeg 2 kostbare maanden verloren.
-
De trainingen door het onderzoeksteam werden duidelijk gebracht.
-
Met het op puntstellen van de BELRAI werden de resultaatsberekeningen duidelijk. De beperkte duur van het project is echter te kort om hierop verder in te gaan met de partners.
-
Een aangename samenwerking met en tussen de verschillende partners, was de positieve noot die de motivatie op peil hield. Ondanks enkele negatieve ervaringen hebben zij gezamenlijk de eindspurt ingezet om het project tot een zo goed mogelijk einde te brengen.
-
Het online invullen van de RAI schaal viel vrij goed mee. Iedereen hoeft maar een beperkt deel in te vullen om uiteindelijk een volledig plaatje terug te krijgen. De reacties vanuit de intramurale sector hieromtrent waren zeer positief. Binnen de reguliere thuiszorg rijst de vraag of dit een haalbare kaart is qua tijdsinvestering, opleiding en informaticakennis.
ALGEMENE CONCLUSIE DOOR DE SLECHTE TIMING VANUIT DE FOD KENDE DE INTRODUCTIE VAN HET RAI-INSTRUMENT EEN ONGELUKKIGE START. DE MOGELIJKHEID DAT DE RAI (ONLINE) MISSCHIEN ONTERECHT IN EEN SLECHT DAGLICHT WORDT GESTELD, IS ONZE GROOTSTE BEZORGDHEID
8
5. BEVINDINGEN VAN DE MEDEWERKERS BIJ HET GEBRUIK VAN DE MDS-SCHAAL (papieren versie 2.0)
-
onoverzichtelijke presentatie enerverende lay-out te kleine druk onduidelijke schikking richtlijnen vallen onvoldoende op niet aangepast aan de Belgische normen weinig methodiek onduidelijk woordgebruik medische termen, moeilijk te verstaan door sommige disciplines te omslachtige en gedetailleerde schaal niet gebruiksvriendelijk weinig logica vermoeiend voor de gebruiker inleidende informatie is noodzakelijk, maar soms omslachtig de schaal kan een pluspunt betekenen, maar is niet geschikt voor alle thuiszorgsituaties invullen vraagt een enorme tijdsinvestering duidelijkere rangschikking: welke discipline vult welke items in periode van observatie (laatste 3 of 7 dagen) is niet relevant voor alle betrokken thuiszorgorganisaties overleg tussen gezondheidswerkers is noodzakelijk, maar vraagt veel tijd en efficiëntie
6. OPMERKING Enkele vragen die de medewerkers reeds van bij de start van het project bezighielden blijven onbeantwoord: - hoe ziet men het gebruik van het RAI-instrument in de toekomst? - wat is het uiteindelijke doel van het project? - welk voordeel halen de hulpverleners uit het gebruik van de schaal? Hoewel deze vragen dienen losgekoppeld te worden van dit pilootproject, blijft de interesse naar het eindresultaat in de toekomst.
31 oktober 2006 Christel Hellemans Projectcoördinator arrondissement Mechelen
9
10
