Personální informační systémy jako služby ASP

Personální informační systémy jako služby ASP Jan Tomíšek, Michal Máčel Vema, a. s. Výstavní 17/19 602 00 Brno e-mail: [email protected], [email protected] Klíčová slova: ASP, personální informační systémy, PIS, systémy pro řízení lidských zdrojů, HR, zpracování mezd, služby IT, metriky Abstrakt: Personální informační systémy (PIS) jsou důležitou součástí informačního systému většiny středních a velkých organizací. Personální IS jsou v mnohém specifické. Jedná se zejména o časté legislativními změnami vynucené aktualizace, zřetelně kampaňovitý způsob práce a specifické vlastnosti z hlediska bezpečnosti. Příspěvek posuzuje možnosti poskytování služeb ASP v oblasti PIS s přihlédnutím k těmto specifickým vlastnostem. Obecně je možné konstatovat, že z organizačního hlediska jsou PIS pro služby ASP velmi vhodné a realizace takových služeb je relativně bezproblémová. Právě v oblasti PIS se nachází některé nové příležitosti, které dále zatraktivní poskytováni služeb ASP. Je to zejména možnost zvýšení přidané hodnoty pro uživatele formou dodávky dalších odborných služeb, nejen prostého aplikačního výkonu. Příspěvek se zamýšlí i nad vhodnými metrikami PIS pro účtování ASP služeb.

1. Personální informační systémy Za personální informační systém se považuje komplex aplikací určený pro řízení lidských zdrojů (Human Resources). Proto bývají tyto systémy často označovány jako systémy HR. Označení „personální informační systém“ se zkratkou PIS je v ČR relativně nové. Tento název se však autorům jeví jako výstižný a srozumitelný. Je navíc oficiálním českým termínem Úřadu pro veřejné informační systémy (ÚVIS) a proto jej budeme používat i v tomto příspěvku. Pro pochopení specifických vlastností personálních informačních systémů je důležitý jejich vztah k systémům označovaným jako ERP (Enterprise Resource Planning). V odborné literatuře je tento vztah chápán různě. Některé prameny považují PIS za součást ERP, jiné za část samostatnou a za ERP považují zejména řízení výroby, logistiky a financí. Rovněž i výrobci ERP systémů se ve svém vztahu k PIS různí. Pro účely tohoto příspěvku budeme považovat PIS za součást ERP, neboť autoři se domnívají, že lidské zdroje jsou nedílnou a velmi významnou součástí zdrojů každé organizace. PIS tedy chápeme jako podmnožinu ERP systému. Z provozního hlediska má PIS s ostatními částmi ERP poměrně interakce. Existují zde relativně málo četné datové toky s relativně jednoduchou strukturou, typicky např. tok dat z mezd do účetnictví. Díky tomu je na našem trhu poměrně obvyklá situace, kdy je provozován PIS od jiného dodavatele, než je zbytek ERP systému. To rovněž vysvětluje, proč někteří výrobci ERP systémů PIS nenabízí vůbec, resp. ho z důvodů legislativních odlišností nenabízí na českém trhu. Organizací zde budeme rozumět libovolnou organizaci používající PIS, ať již privátní, státní či jinou bez ohledu na zaměření její činnosti. Personální informační systém je zpravidla budován okolo jádra, které je tvořeno aplikací pro výpočet mezd. Vzhledem k legislativou dané vysoké komplikovanosti výpočtu mezd v ČR, je prakticky pro každou organizaci nezbytné řešit tuto problematiku automatizovaně. Ruční výpočet je obtížně

SYSTEMS INTEGRATION 2002

61

JAN TOMÍŠEK, MICHAL MÁČEL

realizovatelný již nad 20 pracovníků. Ostatní aplikace PIS jsou voleny vždy dle konkrétní velikosti a potřeb organizace. Členění do aplikací je u různých výrobců SW různé, ale systémy většinou shodně pokrývají oblast pro podporu personální evidence, systemizaci pracovních míst, řízení vzdělávání, bezpečnost práce, podporu pro nábor pracovníků, oblast evidence docházky a podobně. Dále PIS pro velké organizace nabízí manažerské nástroje pro analýzu, plánování, případně i prognózu vývoje lidských zdrojů.

2. Základní struktura PIS Nejpřirozenější členění PIS je na oblasti, které reflektují základní procesy personální práce. Komponenty PIS pak tyto oblasti různým způsobem pokrývají, podle toho jaká je architektura systému a do jaké hloubky je systém propracován. Oblasti personálních procesů lze obecně rozdělit do dvou skupin - na oblasti legislativně závislé, jejichž existenci zakládá některá zákonná nebo podzákonná norma, a na oblasti vycházející z potřeb personalistiky. Zatímco procesy z první skupiny oblastí jsou povinny provádět všechny organizace, procesy z druhé skupiny probíhají systematicky zpravidla jen ve velkých organizacích, kde se jim mohou v personálních útvarech náležitě věnovat. Tradičně byly personální procesy v doméně pouze odborných útvarů. S rozvojem intranetových technologií stále více roste význam přímého přístupu do PIS ze strany vedoucích pracovníků a vlastních zaměstnanců. Vzniká tím účinná zpětná vazba na kvalitu obsahu databáze PIS a lze distribuovat odpovědnost za data do míst, kde primárně vznikají. Rostou tím ale současně i nároky na nastavení přístupových oprávnění a na bezpečnost celého systému. V následujícím textu se zaměříme na personální procesy z pohledu jejich podpory v PIS. 2.1

Legislativně závislé oblasti personálních procesů

Legislativně závislé procesy v personální práci probíhají na základě a v souladu s právními normami.

Personální evidence Personální evidence je základní činnost personální práce. V PIS se jedná o správu kmenového souboru osob, kde jsou uloženy všechny jejich údaje. Údaje spravované v rámci personální evidence odpovídají osobnímu dotazníku a zpravidla zahrnují základní osobní údaje, adresy a spojení, rodinné příslušníky, evidenci dokladů, průběh předchozích zaměstnání a vzdělání, lékařské prohlídky, jazykové znalosti, důchody, změněnou pracovní schopnost a závazky k organizaci. Kvalitní PIS je otevřený možnosti definovat další individuální evidenční údaje a dokáže udržovat všechny údaje v časových řadách nejen v minulosti, ale i do budoucnosti. PIS v této oblasti zajišťuje jednoznačnou identifikaci osob a je portálem pro ostatní informační systémy z hlediska personálních údajů. Ostatní komponenty PIS zpravidla sdílí údaje kmenového souboru. Protože v informačním systému organizace je potřebné pracovat s údaji nejen zaměstnanců, ale i osob podobného typu (mandátní smlouvy, obchodní smlouvy), je vhodné, aby personální evidence nebyla přímo propojena se zpracováním pracovněprávního vztahu.

Pracovněprávní vztahy Pracovněprávní vztah vznikne uzavřením pracovní smlouvy. Podle typu organizace může být podle zákona o mzdě, o platu nebo může jít o služební poměr. Tato skutečnost výrazně ovlivňuje další požadavky na PIS a jen málo řešení je tak komplexních, aby podporovala celou legislativu. Dalším požadavkem je, aby bylo možné pro jednu osobu definovat více souběžných pracovněprávních poměrů a podobně jako personální evidence v celé časové řadě. V oblasti pracovněprávních vztahů se

62


PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY JAKO SLUŽBY ASP

řeší správa pracovních smluv, jejich dodatků a příloh, funkční a organizační zařazení, uzavírání dohod a vystavování jiných dokumentů, hodnostní postupy (služební poměr) a stanovení pracovní doby.

Odměňování zaměstnanců Odměňování zaměstnanců je algoritmicky nejnáročnější oblast PIS. Dotýká se jí také velké množství předpisů a její správné fungování je ostře sledované jak ze strany zaměstnanců, tak ze strany celé řady kontrolních orgánů. Výchozí část tvoří mzdové/platové zařazení v souladu s pracovní smlouvou. Jde o definici jednotlivých složek mzdy/platu (tarif, osobní, různé příplatky atp.) a jejich relaci k funkčnímu a organizačnímu zařazení zaměstnance. Za jednotlivé měsíce se musí vkládat podklady o odpracované a neodpracované době, různé typy jednorázových odměn a odchylek od standardního režimu. Hlavním procesem je výpočet mezd, který zpracuje všechna vstupní zadání a nachystá komplexní výstupy ze zpracování. Jde o zaúčtování výsledků do účetnictví, vygenerování převodních příkazů zaměstnancům, zákonné odvody, požadované srážky a vytvoření podkladů pro další výstupy a analýzy. Nejkvalitnější PIS dokáží nejen komplexně zpracovat aktuální měsíc, ale připustí i libovolné opravy do minulosti. Na základě těchto oprav provedou kompletní přepočet opravovaných měsíců a vyhodnotí důsledky. Toto dokáží i v případě, že v době, kdy provádíme opravu, platila jiná legislativní pravidla než ve zpracovávaném měsíci. Nejsou proto nutné žádné ruční korekce výpočtu, které bývají zdrojem nejčastějších chyb.

Evidence docházky Zákoník práce ukládá zaměstnavateli evidovat pracovní dobu zaměstnanců a stanoví poměrně komplikovaná pravidla pro výpočet bilance odpracované doby a nároky na různé druhy příplatků. PIS v oblasti evidence docházky počítá s ohledem na pracovní rozvrh intervaly přítomnosti a nepřítomnosti jednotlivých zaměstnanců na pracovišti tak, aby na konci měsíce vznikly informace o celkové odpracované a neodpracované době (nemoc, dovolená, absence atd.), které tvoří podklady pro výpočet mezd. Aplikace pro evidenci docházky je zpravidla doplněna o elektronická zařízení, která sbírají atributované elementární docházkové události (příchody a odchody) jednotlivých pracovníků. Tak vzniká integrovaný elektronický docházkový systém (EDS), který výrazně automatizuje proces přípravy podkladů pro výpočet mezd. Jak se ještě zmíníme, EDS má z hlediska implementace i provozu v rámci PIS mnohá specifika, která nelze přehlížet.

Statistika a výkaznictví V personální oblasti existuje řada statistických výkazů, které je organizace povinna předkládat statistickému úřadu, Ministerstvu práce a sociálních věcí a příp. svému rezortnímu ministerstvu. Kromě těchto závazných výstupů bývá obvyklé, že si organizace definuje vlastní vnitřní výkazy. Výsledné výkazy se vytvářejí ve formě sestav nebo datových rozhraní. U vnitřních výkazů je vhodná datová forma umožňující následné počítačové zpracování nebo publikování v Intranetu (formát XML, Excel apod.).

Péče o zaměstnance a sociální fondy Organizace mohou pro své zaměstnance vytvářet sociální fondy, které mají vnitřní směrnicí definované plnění a pravidla pro čerpání prostředků z fondu. Zaměstnanec tím získává tzv. zaměstnanecké výhody (benefits). PIS může nabídnout podporu pro správu sociálního fondu. Kromě prosté evidenční úlohy a vedení účtu fondu s vazbou na účetnictví se jedná zejména o sledování


63


pravidel nároku čerpání a hlídaní definovaných limitů. Systém má vazbu na zpracování mezd a příp. jiné subsystémy. 2.2

Oblasti procesů vycházející z potřeb personalistiky

V této skupině personálních procesů jsou zařazeny ty, které bezprostředně nevyplývají z legislativy. Jedná se o procesy, které jsou obvyklou součástí personální práce.

Systemizace a organizační uspořádání Základní funkce PIS v této oblasti je vytvoření, plánování, evidence a srovnávání tzv. systemizovaných míst v rámci organizační struktury. K systemizovaným místům lze přiřadit konkrétní osoby a získat tak přehled o obsazenosti s možnou vazbou na výběrová řízení. Pokud k systemizovaným místům přiřadíme formu odměňování, získáme možnost modelovat mzdové náklady v závislosti na variantě organizačního uspořádání a porovnávat plánované náklady se skutečností. K typickým výstupům PIS patří tisk organizačních schémat a vazba na organizační řád.

Vzdělávání Procesy vzdělávání se týkají řady pracovníků. Organizační pracovníci definují vztah mezi systemizovanými místy a požadovaným profilem vzdělání, personalisté stanovují plán osobního rozvoje, pracovník z útvaru vzdělávání řídí vzdělávací proces – plánuje jednotlivé akce, zajišťuje přihlašování zaměstnanců a sleduje výsledky akcí. Součástí těchto činností je také sledování nákladů na vzdělávání. Rozvinutá řešení PIS mají také podporu pro kompletní logistiku vzdělávacích zařízení (lektoři, rozvrhy, ubytování, stravování, doprava, atd.) včetně automatického přihlašování na kurzy a zprávy o výsledku absolvování kurzů.

Evidence o uchazečích o zaměstnání, o výběrových řízeních Tato oblast se někdy nazývá personální marketing. PIS zde eviduje na jedné straně volná pracovní místa včetně jejich popisu a na druhé straně spravuje databázi zájemců o práci. Pro jednotlivá výběrová řízení vytváří nabídky volných míst, vyhledává a eviduje uchazeče, vytváří podporu pro automatizovaný výběr vhodného uchazeče a zajišťuje související korespondenci. Vybraný uchazeč je pak automaticky převeden do personální evidence.

Hodnocení zaměstnanců Hodnocení zaměstnanců je proces, kterému může PIS vytvořit podporu v oblasti stanovení kritérií hodnocení, sběru a evidence výsledků hodnocení a základního automatizovaného vyhodnocení výsledků.

Statistické a manažerské nástroje Poslední významnou součástí personálních informačních systémů jsou statistické a manažerské nadstavby, které umožňují vícerozměrnou analýzu zvolených ukazatelů. Kromě standardních analytických nástrojů můžeme do této oblasti zařadit také specializované nástroje pro modelování a prognózu personálních ukazatelů. Tyto nástroje patří z části do kategorie MIS, a proto se jimi nebudeme podrobněji zbývat.

Ostatní

64



Kromě výše uvedených oblastí existují i další, které uvedeme alespoň výčtem tak, aby si čtenář mohl udělat rámcovou představu o rozsáhlosti problematiky personálních informačních systémů. Jsou to komponenty pokrývající zpravidla stejnojmenné procesy: Bezpečnost práce, Evidence pracovních pomůcek, Správa čipových karet, Plánování směn, Cestovní příkazy, ale patří sem i podpora pro plánování a čerpání lidských zdrojů v rámci projektového řízení. Jistě bychom nalezli mnoho dalších dílčích komponent, které by bylo možné označit za součást PIS.

3. Specifika PIS Podívejme se nejprve, jaké jsou specifické vlastnosti personálních informačních systémů a čím se odlišují od ostatních složek ERP či třeba CRM (Customer Relationship Management) systémů. Budeme se zbývat těmi specifiky, která jsou relevantní z pohledu poskytování služeb APS v této oblasti. 3.1

Dopady legislativy

Legislativa se do problematiky personálních informačních systémů promítá v několika směrech a její dopady jsou zásadní. Problematika odměňování, evidence docházky, pracovněprávních vztahů atd. je v České republice velmi složitá. Kromě zákonů s většinou převážně kogentních (smluvně neupravitelných) ustanovení, je tato oblast upravena vyhláškami mnoha ministerstev a dalších institucí, které organizacím stanovují závazné postupy v oblasti daňové, v oblasti zdravotního a sociálního pojištění, statistického výkaznictví apod. Dalším specifickým problémem je vysoká četnost změn s dopadem do oblasti PIS, které v systému legislativních norem prakticky neustále probíhají. Četnost je naprosto nesrovnatelná s ostatními oblastmi pokrývanými ERP systémy. Komplikace plodí i relativně obtížná předvídatelnost obsahu a termínů platnosti legislativních změn. Je zřejmé, že tento stav nutí výrobce aplikací k časté publikaci nových verzí jejich produktů a uživatele k následné časté instalaci nových verzí. Tento proces je navíc z výše uvedených důvodů jen omezeně plánovatelný. Na výpočet mezd a ostatní procesy mají rovněž dopad i interní směrnice organizace a např. kolektivní smlouvy, které v rámci dispozitivních ustanovení příslušných legislativních norem upravují konkrétní případy. Poznámka: Komplikovaná a neustále se měnící legislativa je také relativně velkou barierou při vstupu na trh personálních informačních systémů v ČR. 3.2

Implementace

Problematika implementace PIS je z několika důvodů poněkud odlišná od implementace ostatních součástí systémů ERP. Většina těchto důvodů přináší spíše výhody než nevýhody. Prvním důvodem je skutečnost, že personální informační systém má zpravidla oproti ERP systémům relativně malý počet uživatelů vzhledem k počtu pracovníků. Tím míníme uživatele, kteří do sytému vstupují aktivně a provádí v něm rozsáhlejší změny a zpracování. Uživatelé jsou navíc obvykle zřetelně specializovaní a dobře znají problematiku procesů (typicky mzdová účetní), které mají být systémem podporovány či spravovány. Výhodou pro implementaci zejména v oblasti odměňování, ale nejen tam, jsou velmi precizně legislativně definované požadavky na chování aplikací a z toho plynoucí sice široká, ale přece jen limitovaná množina legálních požadavků uživatelů budoucího PIS. Jednotlivé implementace jsou pak závislé na charakteru organizace (škola, statní nemocnice, výrobní organizace apod.) a lze je do jisté míry typizovat. Typizace zřetelně zvyšuje pravděpodobnost úspěšné implementace. Implementační tým, má-li dostatečné zkušenost, je schopen vyjít z pro organizaci typického standardu a ten vhodně


65


rozšířit dle interních směrnic konkrétní organizace. Tento postup zřetelně zmenší počet opomenutí a chyb v implementačním projektu a umožňuje tak zrychlit proces implementace. Tato výhoda dobře vynikne například ve srovnání se systémem pro řízení logistiky, který je často zcela specifický i u velmi podobných organizací. Z hlediska implementace je důležitý i vztah PIS k interním procesům v organizaci. Byť přesnost a správnost vyplácených mezd je velmi důležitá a právně vymahatelná, není tento proces pro existenci organizace klíčový. Odměňování vlastních zaměstnanců jistě není pro organizaci hlavním procesem a proto drobné případné implementační potíže nemají fatální dopady a neohrožují bezprostředně tvorbu produktu organizace. To platí také o ostatních personálních procesech. Výhodou PIS je i to, že jej díky malým funkčním vazbám lze bez obtíží implementovat po jednotlivých aplikacích. Výjimkou z výše citovaných výhod je však docházkový systém. Přistoupíme-li na obvyklé pravidlo, které říká, že informace mají do IS vstupovat co nejblíže místu, kde přirozeně vznikají, nutně nastane situace, kdy všichni vedoucí pracovníci musí udržovat a ověřovat docházková data svých podřízených v rámci liniových struktur. Jen ti totiž ví, kdo z jejich zaměstnanců kdy byl či nebyl přítomen na pracovišti. Správná implementace docházky proto postihne celý střední a vrcholový management, což ve větších organizacích bývají i stovky lidí. A to ještě pomíjíme zákonný nárok všech zaměstnanců nahlížet do evidence vlastní docházky. Další zřetelně specifickou vlastností implementace docházkového systému je vysoká míra přinejmenším pasivní rezistence prakticky všech pracovníků organizace, pro které implementace obzvláště prvního docházkového systému znamená jisté - byť pro mnohé jen potenciální - zmenšení manipulačního prostoru. Proto je silná a viditelná vůle vrcholového vedení k úspěšné implementaci ještě významnější než u implementace klíčových komponent ERP. Zatímco neúspěšné implementace ostatních aplikací tvořících PIS jsou spíše výjimkou, u docházkových systémů jsou z uvedených důvodů zřetelně četnější. 3.3

Nerovnoměrnost zpracování

V ostatních systémech bychom asi s obtížemi hledali tak zřetelně kampaňovitý a cyklický způsob práce, jaký probíhá v PIS. V období od konce měsíce do výplatního termínu, který bývá obvykle někde mezi 5. až 15. dnem v následujícím měsíci, probíhá intenzivní zpracování podkladů tak, aby mohly být vyplaceny mzdy. Pokud organizace provozuje docházkový systém, týká se ho tato kampaň také. V té době rovněž probíhá více personálních procesů, jelikož nástupy a odchody pracovníků díky úpravě v zákoníku práce často padají právě na konec měsíce. Zde je však v posledních letech přece jen pozorovatelné jisté rozvolnění způsobené požadavky na mobilitu pracovních sil, které jsou dány přirozenými potřebami ekonomiky. Pravidelné nerovnoměrnosti umožňují jednodušší plánování servisních činností a třeba vzdělávacích akcí obsluhujícího personálu mimo kritická období. 3.4

Bezpečnost a spolehlivost

Personální informační systémy jsou v mnoha pohledech specifické i v otázkách bezpečnosti a spolehlivosti. Pro mnoho vedoucích pracovníků je představa uložení dat za hranicemi prostor jejich organizace stále těžko představitelná právě z důvodů jejich bezpečnosti. To platí samozřejmě i o datech PIS. Překvapivě, byť by se na první pohled zdálo, že tomu právě naopak, představuje pro organizaci únik dat z personálního informačního systému vně organizace menší hrozbu, než např. únik dat z CRM. Jednak PIS nespravuje data hlavního resp. hlavních procesů, ale ani neobsahuje pro konkurenci příliš užitečné údaje. Typicky za citlivé a velmi chráněné jsou považovány informace o odměňování

66



pracovníků, zejména vedoucích. Obvyklou výši mzdy na běžných postech však lze na trhu práce zjistit rešeršní činností asi snáze než napadením systému konkurenční společnosti. Navíc bez rizik. Zjištění platových nároků konkrétního získávaného pracovníka na určitý post je snazší realizovat prostým dotazem. Informace o výši mezd proto mají paradoxně větší „hodnotu“ uvnitř organizace, kde jejich únik může být zdrojem vážných interpersonálních konfliktů. A častým původcem interních úniků jsou pak pracovníci IT, kterým totiž prakticky nelze v přístupu k datům PIS zabránit. Tento pohled je pohledem více ze strany komerčního světa a lze konstatovat, že poněkud citlivější na únik personálních údajů směrem vně jsou úřady a instituce financované z veřejných rozpočtů, kde takové úniky jsou zpravidla intenzivně medializovány. Nespornou výhodou PIS v otázce bezpečnosti je i skutečnost, že ochrana osobních údajů je v ČR upravena zákonem (zákon č. 101/2000 Sb.). Neoprávněná manipulace s takovými údaji je sankcionována vysokými pokutami a může být extrémně kvalifikována jako trestný čin. Rovněž na spolehlivost PIS je možné pohlížet ze strany procesů, které spravuje. Odtud již není daleko k prosté úvaze, že vyjma mzdového systému několik dnů před výplatou mezd a docházkového systému, který pracuje v reálném čase a proto vyžaduje prakticky nepřetržitou funkčnost, nejsou kratší provozní výpadky příliš kritické. Tyto skutečnosti mají pozitivní dopad do menších nároků ve smlouvách SLA (Service Level Agreement – smlouva o úrovni služby).

4. Koncepce PIS jako služby ASP V této kapitole budeme vycházet z předchozího popisu specifických vlastností personálního informačního systému a nastíníme možnosti, jak může být organizováno poskytování aplikací tvořících PIS formou služeb ASP. V úvahu připadají dvě varianty, kde druhá z nich je novou zajímavou příležitostí typickou právě pro oblast personálních informačních systémů. 4.1

Základní koncepce služby ASP

Základní koncepce poskytování služeb ASP se principiálně neodlišuje od koncepcí obvyklých při poskytování ostatních aplikací touto formou. Poskytovatel je vlastníkem licencí a serverové infrastruktury. Příjemce služby je vlastníkem počítače, na kterém je provozována klientská část aplikace (internetový prohlížeč nebo tenký klient), a platí poskytovateli cenu za poskytovaný aplikační výkon. Poskytovatel je prostřednictvím smlouvy SLA zavázán k poskytování svých služeb v dané kvalitě (dostupnost, doba odezvy, reakční doba na poruchy atd.) a k zajišťování bezpečnosti dat. Poskytovatel rovněž zajišťuje technické konzultace. Poskytovatel může být organizace zvenčí, ale často to bývá i vyčleněná organizační složka organizace samotné. 4.2

Koncepce služby ASP s přidanou hodnotou

Koncepce služby ASP a přidanou hodnotou je novou příležitostí na trhu služeb ASP a lze ji považovat za nejvyšší stupeň ASP. Platí zde vše, co bylo řečeno pro základní koncepci, ale poskytovatel je zároveň dodavatelem odborných služeb. Vhodným příkladem takového dodavatele je zpracovatel mezd, ale může to být i jakýkoliv další dodavatel odborných znalostí potřebných pro průběh dalších personálních procesů. V případě zpracování mezd za ideálních podmínek slouží docházkový systém jako zdroj podkladů pro vlastní zpracování. Docházkový systém může být provozován v běžném režimu nebo lépe rovněž jako služba ASP. Míra a způsob komunikace a součinnosti mezi příjemcem a dodavatelem mohou být stanoveny individuálně. Jednotlivé případy se budou lišit v objemu a typu informací, které jsou do systému vkládány příjemcem služby, resp. jsou předávány ve formě papírových či jiných podkladů. Výsledkem zpracování jsou pak připravené výplatní lístky, připravené dávky převodních příkazů pro zaslání do banky k proplacení a ostatní podklady a výkazy.


67


Za těchto okolností zpravidla poskytovatel rovněž poskytuje konzultační činnosti a provozuje technickou i aplikační podporu (Help Desk). Vlastním zpracovatelem nemusí nutně být subjekt poskytovatele, nýbrž se může jednat o přímou smluvní spolupráci mezi příjemcem služby a zpracovatelem. Lze však předpokládat, že velká část zákazníků si bude na tyto činnosti přát jediného partnera, a to poskytovatele. Zajímavý je i model, kde vlastní zpracovatelé jsou samostatné subjekty, nicméně své služby poskytují na smluvním základě prostřednictvím poskytovatele. Obdobným způsobem mohou být jako přidaná hodnota poskytovány i služby personálních agentur, kde personální agentura získává přímý přístup k personálním procesům zákazníka a zákazník naopak má průběžný přehled o aktivitách personální agentury. Prakticky nic nebrání ani tomu, aby se personální agentura sama stala poskytovatelem služby ASP pro své zákazníky. Koncepce ASP s přidanou hodnotou přináší i další nezanedbatelnou výhodu. Je totiž pravděpodobné, že organizace poskytující službu ASP v tomto rozsahu (zejména je-li současně výrobcem produktu) má s aplikacemi PIS zřetelně větší zkušenosti, než běžné oddělení IT, které obsah aplikací zpravidla programově nezajímá. V klasickém modelu zcela bez ASP (se základní koncepcí ASP je situace obdobná) je totiž IT oddělení zodpovědné pouze za obecnou funkčnost aplikace a provozní prostředí, kterému dobře rozumí. Vlastní provoz jednotlivých aplikací je podporován externími konzultanty, kteří naopak dobře rozumí např. metodice výpočtu mzdy v dané aplikaci. V případě potíží je pak uživatel často vystaven protichůdným tvrzením obou stran a v roli arbitra se snaží donutit jednu či druhou stranu k takovým krokům, které povedou k odstranění problému. Je-li tedy poskytovatel služby zároveň dodavatelem odborných služeb, pak má uživatel na celou správu jediného partnera a nemůže být vystaven uvedeným tlakům. A to je jistě nezanedbatelná výhoda.

Obr. 1

Obrázek 1 ilustruje možné vztahy mezi organizací a poskytovatelem služeb ASP v různých variantách od klasické koncepce provozu PIS v organizaci, přes základní koncepci PIS jako služba ASP, až po koncepci PIS jako služba ASP s přidanou hodnotou. Obrázek dobře vystihuje i pravděpodobný vývoj problematiky PIS v čase.

5. Metriky pro oceňování služeb ASP Jednou z klíčových podmínek úspěchu nového produktu na trhu je vždy jeho správně stanovená cena. Správná je taková cena, která je ze subjektivního pohledu vnímána oběma účastníky směny jako spravedlivá; tedy odpovídající na jedné straně vynaloženému úsilí a na straně druhé očekávaným přínosům. U služeb ASP se nejedná o jednu cenu, nýbrž o průběžný způsob stanovování ceny, který 68



zohledňuje různé míry intenzity využívání aplikací. Proto se pokusíme nalézt metriky, které budou mít požadované vlastnosti. 5.1

Metriky využívání aplikací

V případě systému ERP je problematické nalézt universální tvrdou metriku, která určí cenu za využívání platnou v celém systému. Zdá se, že universální metrikou by mohl být snad objem databáze, ale při bližším ohledání nalezneme zásadní nedostatky této metriky. Třeba to, že vůbec nic neříká o počtu transakcí v systému, které zatěžují technickou infrastrukturu. Proto v případě fakturace bude pravděpodobně základem metriky počet dokladů, ve skladovém hospodářství to bude zřejmě počet pohybů ve skladu a třeba v účetnictví počet řádků účetního deníku, to vše vždy za jednotku času. Navíc bude asi potřebné - aby byla dobře zohledňována intenzita využívání systému - zavést metriku typu počet současně přistupujících uživatelů. Ale je nutno si uvědomit, že i metrika typu počet dokladů je velmi diskutabilní, neboť organizace může produkovat méně faktur, zato s mnoha položkami atd. Touto metodou zpřesňování se metriky velmi komplikují a stávají se nepřehlednými. A nepříjemné je, že právě tyto metriky jsou nezbytnou součástí smluv o poskytování ceny. 5.2

Metriky vhodné pro PIS

Diametrálně odlišná situace je v oblasti personálních informačních systémů. Zde se totiž nabízí metriky založené na počtu zpracovávaných osobních čísel, které elegantně oceňují intenzitu využívání celého PIS. Jinými slovy tyto metriky všestranně oceňují skutečnou celkovou intenzitu čerpání aplikačního výkonu PIS. Je tomu tak ze dvou důvodů. Jak jsme již uvedli dříve, je významná část PIS silně regulována legislativně. Je proto možné odhadnout množství transakcí v systému vzhledem k počtu osobních čísel. Takováto metrika navíc přirozeným způsobem zohledňuje i počet uživatelů. Lze totiž bez zásadní chyby například prohlásit, že bude-li se organizace chovat efektivně, tak bude mít na zhruba 250 osobních čísel právě jednu mzdovou účetní, tedy jednu uživatelskou licenci a jeden přístup do databáze. Počítání licencí je tedy zbytečné, jelikož počet uživatelů systému atd. je v podstatě lineárně závislý na počtu osobních čísel. Proto pro přiměřeně přesné ohodnocení čerpání aplikačního výkonu postačí následující metrika.

Metrika založená na počtu osobních čísel Metriku vycházející z počtu osobních čísel lze formalizovat obecně takto: c = pa fa(o), kde c je cena hrazená příjemcem služby za jednotku času, pa je parametr zohledňující konkrétní typ aplikace (mzdy, personalistika…), fa je cenová funkce pro konkrétní typ aplikace a o je počet osobních čísel. Cenová funkce je obvykle podlineární a reflektuje tak výnosy z rozsahu na straně poskytovatele. Takto zkonstruovaná funkce umožňuje přesně nastavit správné platby za využívané služby, které se pro jednotlivé aplikace mohou liší. Jednotkou času, za který je metrika vyhodnocována je zpravidla jeden měsíc. Metrika je funkční i v případě služby ASP s přidanou hodnotou. Stačí stanovit správně pa, resp. i fa tak, aby odrážela i náklady na odborné služby. Ty mají totiž obdobné chování jako ostatní uvažované náklady .

Koeficient fluktuace Metriku lze ještě vylepšit tzv. koeficientem fluktuace, který zohledňuje skutečnost, že nástup a odchod zaměstnance generuje na systém větší požadavky, než jaké odpovídají průběžnému zpracováni. Koeficient fluktuace může být formalizován např. takto:


69


k=

n+o , z

kde n je počet nástupů pracovníků v běžném měsíci, o je počet odchodů pracovníků v běžném měsíci a z je celkový počet zpracovávaných osobních čísel na začátku běžného měsíce. Takováto konstrukce vychází z úvahy, že nástup i odchod pracovníka jsou administrativně obdobně náročné a zohledňuje jak růst, tak i případný pokles počtu pracovníků. Koeficientem k se násobí cena dána metrikou vycházející z počtu osobních čísel. Aplikace koeficientu fluktuace je důležitá zejména u služeb ASP s přidanou hodnotou, kde odborné kapacity jsou fluktuací významněji zatěžovány. Naopak u základní koncepce služeb ASP je možné jej pro jednoduchost i zanedbat.

Metrika zohledňující fluktuaci Celková cena služby C hrazená za období jednoho měsíce se potom vypočte následovně: C = (1+ k)c. Metrika je průhledná, srozumitelná a její princip proto nemůže být důvodem sporů mezi příjemcem a poskytovatelem. Z hlediska úhrady za intenzitu využívání licencí a případnou přidanou hodnotu není již potřeba zavádět žádné další metriky. Lze ještě uvažovat o aktivačním poplatku za zřízení služby, který však slouží k úhradě nákladů vzniklých v souvislosti se smluvním zajištěním a inicializací služby ASP a během provozu se již nevyskytuje.

Ostatní metriky Na obchodní vztah pak budou pochopitelně formou SLA aplikovány další z oblasti ASP již dobře známé tvrdé metriky týkající se např. kvality služby, ať se již jedná o dostupnost, rychlost odezev atd. Dle potřeby mohou být aplikované i měkké metriky. Smlouva pak bude zpravidla mít i inflační doložku. K tvrdé metrice dostupnosti je vhodné dodat, že u personálního informačního systému je třeba zohlednit zřetelně kampaňovitý charakter práce, kdy hodinový výpadek v druhé polovině kalendářního měsíce je prakticky bezvýznamný, ale den před výplatou mezd může mít významné negativní dopady.

6. Přínosy provozu PIS jako služby ASP V tomto okamžiku se již můžeme kvalifikovaně zamyslet nad přínosy provozování personálních informačních systémů jako služby ASP. Ostatní obecné výhody ASP jako takového samozřejmě stále platí i v oblasti PIS a budeme je proto zde připomínat jen okrajově. 6.1

Nákladové hledisko

V obecné rovině jsou z nákladového pohledu výhody PIS provozovaného jako služba ASP stejné jako u ostatních služeb ASP resp. u outsourcingu. Je to dáno výnosy z rozsahu, kdy poskytovatel rozpouští náklady do většího počtu řešení. I v extrémní poloze, kdy náklady klesnou málo nebo zůstanou na stejné úrovni, lze právem očekávat vyšší kvalitu služby danou výrazně většími možnostmi efektivnějších investic do moderní infrastruktury a vzdělání personálu na straně poskytovatele, které by individuálnímu příjemci zůstalo z finančních důvodů nedostupné.

70



Při poskytování služeb ASP s přidanou hodnotou se objeví nová výhoda, která činí toto řešení velmi atraktivním pro široký tržní segment menších organizací. Jak již bylo zmíněno, mzdová účetní je schopna ošetřit cca 250 osobních čísel. Pro organizaci s např. 50 pracovníky je plné vytížení mzdové účetní viditelně problematické a zajišťování jejího nezbytného a průběžného vzdělávání je v poměru k výslednému výkonu vysloveně neekonomické. Možná řešení jsou dvě. Mzdovou účetní lze pověřit i jinými úkoly, což však obvykle má negativní dopad na kvalitu její původní práce, nebo proces outsourcovat. Nynější rychlý rozvoj komunikačních technologií nahrává i u malých organizací právě ASP s přidanou hodnotou. Výkon mzdové účetní pak může být sdílen více organizacemi a efektivnost její práce pochopitelně vzroste. Touto metodou má příjemce navíc neustálý přístup k údajům v PIS uloženým. 6.2

Implementace a technický provoz

Popsaná typizace implementací personálních informačních systémů je při využívání služeb ASP ještě výraznější, neboť odpadají problémy s jinak docela pestrou technickou a systémovou infrastrukturou zákazníka. Tato část implementace u poskytovatele ASP je rutinní záležitostí probíhající ve známem prostředí, které má zcela pod kontrolu. Nová implementace pak většinou neznamená celou instalaci aplikací, ale jedná se jen o rozšíření konfigurace, která umožní provoz dalšího zákazníka. Tato skutečnost má i pozitivní dopady do nákladů na implementaci. Časté změny legislativy vynucují i časté nové verze aplikací. Nasazení těchto verzí je obvykle nezbytné již od dalšího zpracování mezd. Nové verze aplikací navíc přinášejí nejen nové verze aplikačního kódu (algoritmů), ale rovněž i změny datových struktur, které vyžadují konverze. Při klasickém modelu však prakticky není v silách celkových dostupných konzultačních kapacit provést stovkám, či tisícům zákazníkům instalaci nové verze aplikace a mnohdy i celého PIS v tak krátké době. Tuto citlivou operaci si pak zákazník musí provádět sám, což není příliš žádoucí a je to v příkrém rozporu se stále rostoucí poptávkou po takových odborných službách. Tento problém je službou ASP řešen zcela a s minimálními náklady. 6.3

Bezpečnostní a spolehlivostní hlediska

Vzhledem k citlivosti personálních údajů zejména uvnitř organizace je jejich vytěsnění vně organizace přímo žádoucí. Tím, že veškeré databáze jsou uloženy mimo dosah interních správců, je dobře zajištěno, že nehrozí únik nejobvyklejší cestou, tedy selháním lidského faktoru s vysokými přístupovými právy. Správa klientského pracoviště bývá u modelu ASP prakticky nulová a činnosti správců jsou zde proto minimální. Tak je zřetelně omezen únik i v tomto místě. Ostatní hlediska spolehlivosti a bezpečnosti jsou již společná všem řešením ASP. Připomeňme však sofistikovanější archivační mechanismy, které může poskytovatel použít, zejména ve srovnání s dostupnými prostředky v malých organizacích. Vlastní servery se pak obvykle nachází v chráněných datových centrech poskytovatelů datových spojení s kvalitní protipožární ochranou, záložním napájením a bezpečnostním systémem. 6.4

Metriky

Nespornou výhodou personálních informačních systémů je existence jediné universální jednoduché a srozumitelné metriky pro výpočet ceny za čerpání aplikačního výkonu. Tato skutečnost usnadňuje uzavírání smluv. Pro hovoří i to, že zákazníci jsou v případě PIS na tuto obchodní politiku mnohdy zvyklí, jelikož část personálních informačních systémů na trhu používá již nyní právě počet osobních čísel jako základ pro licencování aplikací.


71


7. Příklad: Projekt ASP PIS Vema Společnost Vema, a. s. je na českém trhu tradičním dodavatelem personálních informačních systémů, které v tomto okamžiku obsluhují počet osobních čísel, jenž se již celkově rychle blíží jednomu milionu. Mezi uživatele aplikací patří ČSOB, Úřad vlády ČR, ČHMÚ, Ministerstvo financí ČR, VZP, Flextronics International s. r. o., Group 4 Securitas a. s., dále velké nemocnice, školy, obchodní společnosti a podobně. 7.1

Technologie V3

Od roku 2001 společnost nabízí řešení všech svých aplikací v provedení tenký klient a vlastním aplikačním serverem. Tato technologie je komerčně označována jako V3. Technologie V3 je určena pro lokální sítě velkých organizací, kde generuje minimální komunikační zátěž a minimalizuje nároky na údržbu stanic, dále pro organizace se vzdálenými pracovišti s pomalým připojením a právě pro poskytování služeb ASP. V3 klient je jednoduchá samostatná aplikace, která zajišťuje zobrazování dialogových prvků a snímání aktivity uživatele (klávesnice, myš). Výhodou tenkého klienta ve srovnání s řešením pomocí internetového prohlížeče je zřetelně vyšší úroveň prezentačních možností při komunikaci s uživatelem. Klient je vybudován tak, že nelze rozpoznat, zda na počítači běží lokální verze celého systému nebo jen pouhý tenký klient. Takový uživatelský komfort je při použití internetového prohlížeče nedosažitelný. Oproti řešení s internetovým prohlížečem je navíc přenášeno výrazně méně dat a v okamžiku spuštění není nutné po síti přenést velké množství kódu následně pak prováděného na straně prohlížeče. Výhodou tenkého klienta V3 je i to, že v platnosti zůstává stejná uživatelská dokumentace a všechna uživatelská školení. 7.2

Stav projektu ASP PIS Vema

Technologie V3 je v plně produktivním stavu, aplikace vybudované touto technologií jsou v rutinním komerčním provozu a jsou prověřeny v rozlehlých sítích. V době psaní příspěvku ji úspěšně používá již více než 20 velkých organizací mnohdy rozložených po celé republice. Pro poskytování služeb ASP disponuje společnost Vema nejen potřebnými produkty, ale i potřebnými odbornými kapacitami. Proces zajištění technické infrastruktury je naplánovaný a je možné ji vybudovat v krátké době. Společnost Vema je tak připravena vstoupit do role poskytovatele aplikací formou ASP.

Demonstrační verze Pro prezentaci možností použití technologie V3 pro služby ASP je na adrese v3.vema.cz dostupná demonstrační verze vybraných aplikací z rodiny PIS Vema. Konkrétně je možné si zde vyzkoušet aplikace Mzdy, Personalistika a Vzdělávání. Z této stránky si uživatel po zaregistrování stáhne instalační program klienta V3, automat mu vygeneruje demonstrační data a zašle přihlašovací jméno a heslo k V3 serveru. Provoz systému probíhá plně jako služba ASP v základní koncepci. Pro provoz postačí připojení na internet rychlostí 33,6 kb/s.

Příklad provozu technologie V3 v režimu služby ASP PIS Vema je v plně v režimu ASP s přidanou hodnotou provozován u jednoho z velkých zákazníků, kde poskytovatelem je sice interní, nicméně velmi zřetelně vyčleněné IT oddělení. Odbornou složku dodává centrální oddělení pověřené právě správou všech personálních procesů. Uživatelé z mnoha lokalit na území ČR zadávají do systému údaje o jednotlivých pracovnících (podklady pro výpočet mezd, podklady pro smlouvy atd.), které jsou centrálně kontrolovány a dále zpracovávány. Tedy přesně ve shodě s koncepcí ASP s přidanou hodnotou. Jediný rozdíl je ve shodné právní subjektivitě

72



poskytovatele a příjemce. Nicméně i zde je situace velmi podobná, jelikož jednotlivé složky organizace provádí vzájemné zúčtování výkonů.

8. Závěr V příspěvku jsme osvětlili několik výrazných specifických vlastností personálních informačních systémů, které hovoří právě pro poskytování služeb ASP u těchto systémů. Přesto v době psaní článku nebylo na českém internetu možné nalézt žádné jiné komerčně nabízené řešení ASP pro personální informační systémy kromě řešení V3 společnosti Vema. Oblast ASP je však stále v oblasti podnikových informačních systémů na svém počátku a intenzivní růst tuto oblast teprve čeká. Podle dostupných průzkumů jen 6% organizací v ČR používá nějakou aplikaci formou služby ASP. Že se zatím jedná o aplikace spíše okrajové asi není nutno dodávat. Doufejme, že tento článek přispěje k rozvoji služeb ASP konkrétně v oblasti personálních informačních systémů.

Literatura [1] [2] [3] [4] [5]

Sborník konference ASP Prague 2001, Internet Information Services, s. r. o., Praha 2001 System Integration 2001, Proceedings, Prague University of Economics, 2001 Učeň, P. a kol.: Metriky v informatice, Grada, 2001 články publikované na serveru www.sluzbyasp.cz Učeň, P: Je možno uplatnit Service Level Agreement v modelu ASP?, časopis Systémová integrace 2001, č. 2, Česká společnost pro systémovou integraci, Praha 2001 [6] Tax, M.: Lze koupit předpoklad efektivity a výkonnosti jako službu?, časopis Systémová integrace 2001, č. 2, Česká společnost pro systémovou integraci, Praha 2001

Summary Personal information system (or HR information system) is one of the most important component of the IS of any bigger organization. This article concentrates on a problem whether personal information systems are suitable to be provided as an ASP service. From this point of view personal information systems have many special characteristics that are necessary to recognize and analyse. The greatest impact on the HR IS usage has a very complex Czech law in this branch with a great amount of frequent changes. We define a very clear metrics useful to calculate the price of provided ASP services in dependence on the amount of employees and their fluctuation. We find personal information systems very suitable for ASP because ASP makes their implementation easier, solves problems with frequent upgrade installations, security and many others. Therefore there is no reason why not to provide this kind of IS in this way. In addition to that, there is a new possibility to offer ASP services with an extra value added – with expert services in payroll accounting, personal management, hiring etc. that could be provided via ASP too. And this is a new interesting opportunity on the ASP market.

j


73

Personální informační systémy jako služby ASP

Recommend Documents