PERSIAPAN RENCANA PEMANTAUAN KINERJA Apa itu Rencana Pemantauan Kinerja? Sistem pemantauan kinerja rencana (PMP) adalah unit alat operasi USAID gunakan untuk merencanakan dan mengelola pengumpulan data kinerja. Kadang-kadang rencana juga mencakup rencana untuk analisis data, pelaporan, dan penggunaan. Bimbingan Reengineering membutuhkan unit operasi untuk mempersiapkan PMPs sekali mereka rencana strategis tersebut disetujui. Minimal, PMPs harus mencakup: definisi rinci masing-masing indikator kinerja sumber, metode, frekuensi dan jadwal pengumpulan data, dan kantor, tim, atau individu bertanggung jawab untuk memastikan data tersedia sesuai jadwal Sebagai bagian dari proses PMP, juga dianjurkan (tetapi tidak diwajibkan) untuk operasi unit merencanakan untuk: bagaimana data kinerja akan dianalisis, dan bagaimana akan dilaporkan, ditinjau, dan digunakan untuk menginformasikan keputusan Sementara PMPs diperlukan, mereka untuk digunakan sendiri unit operasi. Diperiksa oleh biro pusat atau daerah tidak diamanatkan, meskipun beberapa biro mendorong berbagi PMPs. PMPs harus diperbarui jika diperlukan untuk memastikan rencana, jadwal, dan tugas tetap berjalan. Mengapa PMPs Penting? Sebuah rencana pemantauan kinerja adalah alat penting untuk perencanaan, pengelolaan, dan mendokumentasikan pengumpulan data. Ini memberikan kontribusi terhadap efektivitas pemantauan kinerja sistem dengan meyakinkan bahwa data yang sebanding akan dikumpulkan secara teratur dan tepat waktu. Ini adalah penting untuk operasi dari sebuah kredibel dan berguna kinerja berbasis pendekatan manajemen. PMPs mempromosikan pengumpulan data sebanding dengan cukup mendokumentasikan indikator definisi, sumber, dan metode pengumpulan data. Hal ini memungkinkan unit operasi untuk mengumpulkan data pembanding dari waktu ke waktu bahkan ketika personil kunci berubah. PMPs mendukung pengumpulan data tepat waktu dengan mendokumentasikan frekuensi dan jadwal pengumpulan data serta dengan menetapkan tanggung jawab. Operasi unit juga harus mempertimbangkan untuk mengembangkan rencana untuk analisis data, pelaporan, dan meninjau upaya sebagai bagian dari proses PMP. Masuk akal untuk Halaman 2 2 Gunakan Pendekatan Partisipatif Arahan rekayasa ulang Agency mengharuskan unit operasi melibatkan mitra USAID, pelanggan, dan stakeholder dalam merencanakan pendekatan untuk pemantauan kinerja. Pengalaman menunjukkan nilai berkolaborasi dengan para pejabat tuan rumah pemerintah terkait, staf lembaga pelaksana, kontraktor dan penerima hibah, donor lain, dan kelompok pelanggan, PMPs ketika mempersiapkan. Mereka biasanya memiliki keakraban paling dengan ketersediaan, kualitas, berpikir melalui pengumpulan data, analisis, pelaporan, dan meninjau sebagai proses yang terintegrasi. Ini akan membantu menjaga
pemantauan kinerja sistem pada melacak dan memastikan data kinerja menginformasikan pengambilan keputusan. Meskipun ada argumen yang kuat untuk termasuk rencana terpadu seperti dalam dokumen PMP, ini tidak diamanatkan dalam rekayasa ulang bimbingan. Beberapa unit operasi mungkin ingin untuk mempersiapkan rencana ini secara terpisah. Elemen PMP Elemen-elemen berikut harus dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam rencana pemantauan kinerja. Elemen 1 - 5 yang diperlukan dalam bimbingan rekayasa ulang, sedangkan 6 -9 ini dianggap sebagai praktek yang berguna. I. Rencana untuk Pengumpulan Data (Required) Dalam rencana strategis, unit operasi akan mengidentifikasi indikator kinerja beberapa awal untuk masing-masing dari tujuan strategis, tujuan strategis pendukung, dan khusus tujuan (disebut di bawah ini hanya sebagai Sos), dan USAID-didukung antara hasil (IR). Dalam sebagian kasus, baseline awal dan target juga akan memiliki telah disediakan dalam rencana strategis. PMP ini didasarkan pada ini informasi awal, memverifikasi atau memodifikasi indikator kinerja, baseline dan target, dan mendokumentasikan keputusan. PMPs diminta untuk memasukkan informasi yang diuraikan di bawah (Elemen 1-5) pada setiap indikator kinerja yang telah diidentifikasi dalam Rencana Strategis untuk Sos dan IR. Rencana juga harus membahas bagaimana asumsi kritis dan Hasil didukung oleh mitra (seperti tuan rumah pemerintah, lembaga donor lainnya, LSM) akan dipantau, meskipun sama standar dan persyaratan untuk mengembangkan indikator dan mengumpulkan data tidak berlaku. Selanjutnya, hal ini berguna untuk memasukkan dalam PMP rendah tingkat indikator input, output, dan proses di tingkat aktivitas, dan bagaimana mereka akan dipantau dan terkait dengan IR dan Sos. 1. Indikator Kinerja dan Definisi mereka Setiap indikator kinerja perlu definisi yang rinci. Tepatnya tentang semua elemen teknis dari indikator pernyataan. Sebagai ilustrasi, perhatikan indikator, jumlah usaha kecil yang menerima pinjaman dari swasta sistem perbankan. Bagaimana usaha kecil didefinisikan - semua perusahaan dengan 20 karyawan atau kurang, atau 50 atau 100? Apa jenis lembaga dianggap sebagai bagian sektor perbankan swasta - serikat kredit, pemerintah-swasta joint-venture keuangan institusi? Sertakan dalam definisi unit pengukuran. Untuk Misalnya, indikator pada nilai ekspor mungkin jika tidak didefinisikan dengan baik, tetapi juga penting untuk mengetahui apakah nilai akan diukur dalam saat ini atau konstan syarat dan dalam dolar AS atau mata uang lokal. Definisi ini harus cukup rinci untuk memastikan bahwa
orang yang berbeda pada waktu yang berbeda, diberi tugas pengumpulan data untuk indikator yang diberikan, akan mengumpulkan identik jenis data. 2. Sumber Data Mengidentifikasi sumber data untuk setiap indikator kinerja. Sumber itu adalah entitas dari data yang diperoleh, biasanya organisasi yang melakukan pengumpulan data usaha. Sumber data dapat mencakup pemerintah departemen, organisasi internasional, donor lain, LSM, perusahaan swasta, kantor USAID, kontraktor, atau kegiatan instansi pelaksana. Jadi, secara spesifik tentang sumber mungkin, sehingga sama sumber dapat digunakan secara rutin. Switching sumber data untuk indikator yang sama dari waktu ke waktu dapat menyebabkan inkonsistensi dan salah tafsir dan harus dihindari. Untuk Misalnya, beralih dari perkiraan kematian bayi tarif berdasarkan survei sampel nasional untuk perkiraan berdasarkan pada statistik rumah sakit pendaftaran dapat menyebabkan palsu tayangan perubahan. Halaman 3 3 Rencana dapat merujuk kepada kebutuhan dan sarana untuk memperkuat kapasitas sumber data tertentu untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan secara teratur, atau untuk membangun koleksi data khusus usaha ke dalam kegiatan USAID. 3. Metode Pengumpulan Data Tentukan metode atau pendekatan untuk pengumpulan data untuk setiap indikator. Perhatikan apakah pengumpulan data primer atau didasarkan pada data sekunder yang ada. Untuk pengumpulan data primer, pertimbangkan: unit analisis (individu, keluarga, masyarakat, klinik, sumur) Data disagregasi kebutuhan (berdasarkan gender, usia, etnis kelompok, lokasi) teknik sampling untuk memilih kasus (acak pengambilan sampel sampling, purposive), dan teknik atau instrumen untuk memperoleh data tentang ini dipilih kasus (kuesioner terstruktur, bentuk pengamatan langsung, timbangan untuk menimbang bayi) Untuk indikator berdasarkan data sekunder, memberikan metode perhitungan indikator titik data tertentu dan sumber data. Perhatikan masalah kualitas data dan kehandalan. Sebagai contoh, menggunakan data sekunder dari sumber yang ada pemotongan biaya dan upaya, tetapi kualitasnya mungkin tidak dapat diandalkan. Menyediakan cukup rinci pada pengumpulan data atau metode perhitungan agar dapat direplikasi. 4. Frekuensi dan Jadwal Pengumpulan Data Kinerja sistem pemantauan harus mengumpulkan
data pembanding secara periodik untuk mengukur kemajuan. Tapi tergantung pada indikator kinerja, hal itu mungkin membuat merasakan untuk mengumpulkan data pada, triwulan tahunan, atau kurang sering dasar. Misalnya, karena biaya dan karena perubahan yang lambat, data tingkat kesuburan dari sampel survei hanya dapat dikumpulkan setiap beberapa tahun sedangkan data pada distribusi kontrasepsi dan penjualan dari klinik ' sistem pencatatan dapat dikumpulkan triwulanan. PMPs dapat juga berguna memberikan jadwal (tanggal) untuk data usaha penagihan. Ketika merencanakan frekuensi dan penjadwalan data pengumpulan, merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan adalah manajemen kebutuhan informasi yang tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 5. Tanggung Jawab untuk Mendapatkan data Untuk setiap indikator kinerja, tanggung jawab mengoperasikan unit untuk tepat waktu akuisisi data dari sumbernya harus jelas ditetapkan ke tertentu kantor, tim, atau individu. II. Rencana untuk Analisis Data, Pelaporan, Review, dan Penggunaan Suatu sistem pemantauan kinerja yang efektif perlu berencana tidak hanya untuk pengumpulan data, tetapi juga untuk data analisis, pelaporan, review, dan digunakan. Mungkin tidak mungkin untuk memasukkan semuanya dalam satu dokumen pada satu waktu, tetapi unit harus meluangkan waktu untuk hati-hati sejak dini perencanaan semua aspek ini secara terpadu. 6. Analisis Data Rencana Untuk rencana sejauh mana, mungkin terlebih dahulu bagaimana kinerja data untuk indikator individu atau kelompok terkait indikator akan dianalisis. Mengidentifikasi analisis data teknik dan format data presentasi yang akan digunakan. Pertimbangkan jika dan bagaimana mengikuti aspek data analisis akan dilakukan: Membandingkan data terpilah. Untuk indikator dengan Data yang tidak dihitung, rencana bagaimana akan dibandingkan, ditampilkan, dan dianalisis. Membandingkan kinerja saat ini terhadap beberapa kriteria. Untuk setiap indikator, merencanakan bagaimana sebenarnya kinerja data akan dibandingkan dengan kinerja) terakhir, b) direncanakan atau ditargetkan kinerja atau c) tolok ukur lain yang relevan. Menganalisis hubungan antara indikator kinerja. Rencanakan bagaimana intern analisis data kinerja akan meneliti hubungan timbal balik. Misalnya Bagaimana seperangkat indikator (jika ada lebih dari satu) untuk SO tertentu atau IR dianalisis untuk mengungkapkan kemajuan? Bagaimana jika hanya beberapa indikator mengungkapkan kemajuan? Bagaimana hubungan sebab-akibat antara Sos dan IR dalam kerangka hasil dianalisis?
Bagaimana kegiatan USAID dihubungkan dengan mencapai IR dan Sos? Menganalisis efektivitas biaya. Bila praktis dan layak, rencana untuk menggunakan data kinerja untuk membandingkan Program sistematis alternatif pendekatan dalam hal biaya serta hasilnya. Kinerja Pemerintah dan Hasil Act (GPRA) mendorong ini. Halaman 4 4 CDIE seri Tips memberikan saran dan saran untuk manajer USAID tentang cara merencanakan dan melakukan pemantauan kinerja dan evaluasi secara efektif. Mereka referensi tambahan ke rekayasa ulang otomatis arahan sistem (ADS), pasal 203. Untuk informasi lebih lanjuttion, kontak Annette Binnendijk, CDIE Evaluasi Senior Advisor, melalui telepon (703) 875-4235, fax (703) 875-4866, atau email. Salinan TIPS dapat dipesan dari Informasi Pengembangan Pelayanan yang Clearinghouse dengan menghubungi (703) 351-4006 atau oleh fax (703) 351-4039. Silakan lihat PN nomor. Untuk memesan melalui Internet, alamat permintaan untuk
[email protected] 7. Rencana Evaluasi Pelengkap Reengineering menekankan bahwa evaluasi harus dilakukan hanya jika ada kebutuhan pengelolaan yang jelas. Itu tidak selalu memungkinkan atau diinginkan untuk memprediksi tahun sebelumnya kapan atau mengapa mereka akan dibutuhkan. Namun demikian, unit operasi mungkin menemukan itu berguna untuk merencanakan secara teratur upaya evaluasi apa yang diperlukan untuk melengkapi informasi dari kinerja sistem pengawasan. Unit operasi internal review kinerja, yang akan diadakan secara berkala selama Memperkirakan secara kasar biaya untuk unit operasi tahun, mungkin waktu yang baik untuk perencanaan evaluasi tersebut. mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data kinerja untuk Misalnya, jika review mengungkapkan bahwa tertentu indikator spesifik (atau set indikator terkait). Mengenali target kinerja tidak terpenuhi, dan jika alasan sumber dana. mengapa tidak jelas, kemudian merencanakan evaluasi untuk menyelidiki mengapa perlu diberikan. 8. Rencana untuk Berkomunikasi dan Menggunakan Kinerja Informasi Merencanakan bagaimana informasi kinerja akan dilaporkan, terakhir, dan digunakan sangat penting untuk pengelolaan yang efektif untuk
hasil. Sebagai contoh, rencana, jadwal, dan menetapkan tanggung jawab untuk review internal dan eksternal, briefing, dan laporan. Memperjelas apa, bagaimana dan kapan keputusan manajemen akan mempertimbangkan kinerja Bimbingan Reengineering memberikan kisaran 3 sampai 10 persen informasi. Secara khusus, merencanakan berikut: dari total anggaran untuk SO sebagai tingkat yang wajar untuk Operasi review kinerja unit. Reengineering bimbingan membutuhkan unit operasi untuk melakukan internal yang ulasan tentang informasi kinerja secara berkala sepanjang tahun untuk menilai kemajuan pencapaian Sos dan IR. Selain itu, tingkat kegiatan review harus direncanakan secara rutin oleh tim SO untuk menilai apakah kegiatan input, output, dan proses yang mendukung pencapaian IR dan Sos. USAID / Washington ulasan dan Laporan R4. Reengineering membutuhkan unit operasi untuk mempersiapkan dan tunduk kepada USAID / Washington sebuah Tinjauan Hasil tahunan dan Sumber Daya Permintaan (R4) laporan, yang merupakan dasar untuk kajian bersama dengan USAID / B dari kinerja dan sumber daya persyaratan. Membantu merencanakan persiapan R4 oleh penjadwalan tugas dan membuat tugas. Eksternal review, laporan, dan briefing. Rencana melaporkan dan menyebarkan informasi kinerja untuk kunci eksternal penonton, seperti pemerintah tuan rekan-rekan, LSM berkolaborasi, mitra lain, donor, kelompok pelanggan, dan stakeholder. Komunikasi teknik seperti laporan, briefing lisan, kaset video, memo, artikel koran. Mempengaruhi keputusan manajemen. Tujuan utama kinerja sistem pemantauan adalah untuk mempromosikan berbasis kinerja pengambilan keputusan. Sampai-sampai mungkin, rencana sebelumnya apa manajemen pengambilan proses pembuatan harus dipengaruhi oleh kinerja informasi. Sebagai contoh, diskusi anggaran, pemrograman keputusan, desain evaluasi / lingkup kerja, kantor retret, kontrak manajemen, dan personil penilaian sering mendapat manfaat dari mempertimbangkan informasi kinerja. 9. Anggaran Jika data yang memadai yang sudah tersedia dari sekunder sumber, biaya mungkin minimal. Jika data primer harus dikumpulkan dengan biaya unit operasi, biaya dapat bervariasi tergantung pada ruang lingkup, metode, dan frekuensi data koleksi. Survei sampel bisa lebih mahal daripada $ 100.000, sedangkan metode kajian cepat dapat dilakukan untuk lebih sedikit. Namun, sering kali ini murah metode tidak menyediakan data kuantitatif yang cukup handal atau representatif. habiskan untuk pemantauan dan evaluasi kinerja
