perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user ii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Oleh : MEIA DEASY PANGESTI (D1810052)

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user 2013` i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : NIM : Program Studi : Fakultas :

MEIA DEASY PANGESTI D1810052 Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author) atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : 13 Mei 2013 Yang membuat pernyataan

Meia Deasy Pangesti NIM D1810052

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Biarkanlah orang mencela apa yang ada pada diri kita, sebenarnya mereka lebih buruk dari kata-kata mereka sendiri. Bukankah mereka hanya menutupi kelemahan dengan kiasan kosong , hanya waktulah yang bisa menjawab siapa peran utama dalam hidup ini” (Chicco Jerikho)

“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu pekerjaan, dan Kesalahan terbesar wanita adalah ketika memilih jodoh” (Konfusius)

“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang tidak pernah terpakai” (Kahlil Gibran)

`

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan untuk:  Kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberikan kasih sayang, pengarahan dan doa serta dukungannya  Adikku

yang

selalu

membuatku

tersenyum  Seseorang yang memberi warna berbeda dalam hidupku (Gusti)  Sahabat-sahabatku (Nabiila, Cici, Pia, Niken, Nisa, Nia)  Teman-teman Perpustakaan 2013  Almamaterku

commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan

rahmat

dan

hidayah-nya

sehingga

penulis

dapat

menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA “. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Vokalis Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Widodo, M.Soc. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

4. Bapak Mahfud Anshori. S. Sos, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 5. Ibu Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku penguji Tugas akhir. 6. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. selaku pembimbing akademik. 7. Bapak Suharno, S.E Kepala UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP). 8. Ibu Rini Wijayanti, S.Pd. Selaku pembibing Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. 9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta atas pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP). 10. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta doanya. 11. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis.

Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun. commit to user

x


digilib.uns.ac.id

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan khususnya dan masyarakat pada umunya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 13 Mei 2013

Penulis

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL .................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………….

ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS.......................................

iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI.................

iv

HALAMAN PENGESAHAN .....................................................................

v

HALAMAN MOTTO .................................................................................. vi HALAMAN PERSEMBAHAN...................................................................

vii

ABSTRAK ...................................................................................................

viii

ABSTRACT .................................................................................................

ix

KATA PENGANTAR .................................................................................

xii

DAFTAR ISI ................................................................................................

xvi

DAFTAR TABEL ........................................................................................

xvii

DAFTAR BAGAN ………………………………………………………...

xviii

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xix BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah.........................................................

1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 5 C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 5 D. Manfaat pengamatan .............................................................

commit to user

xii

6


BAB II

digilib.uns.ac.id

E. Waktu Pelaksanaan………....................................................

6

F. Metode dan Teknik Pengumpulan Data.................................

7

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Kearsipan Bagian Administrasi…………

9

1. Pengertian Perpustakaan…..............................................

9

2. Jenis-Jenis Perpustakaan..................................................

10

3. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi.....................

12

4. Pengertian Sistem............................................................. 15 5. Pengertian Arsip............................................................... 16 6. Tujuan Kearsipan.............................................................

19

7. Fungsi arsip………………………..................................

20

8. Asas Penyimpanan Arsip……….....................................

21

9. Jenis-Jenis Arsip……....................................................... 22 10. Bentuk-Bentuk Media Arsip............................................

23

11. Pengertian Administrasi……….......................................

24

B. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi…………………… 1. Penerimaan Arsip……………………………………….

28 29

2. Pencatatan Arsip ……..………………………………… 30 3. Sistem Penataan dan Penyimpanan Arsip........................

30

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip……............. 34 5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip..................................

35

6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………...................... 37 7. Kendala-Kendala dalam Sistem Kearsipan…………….. commit to user

xiii

39


BAB III

digilib.uns.ac.id

DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah……………………………………………………… 41 B. Visi dan Misi…………........................................................... 42 C. Tujuan……………. ...............................................................

43

D. Struktur Organisasi… ............................................................

43

E. Sumber Daya Manusia............................................................ 45 F. Gedung atau Ruangan ...........................................................

45

G. Sumber Dana…………... ....................................................... 46 H. Sarana dan Prasarana………………… .................................

47

I. Koleksi……………………... ................................................

48

J. Layanan………………………............................................... 41 K. Kegiatan………………….. ...................................................

53

L. Peraturan dan Tata Tertib........................................................ 54 M. Data Statistik………………................................................... 60 BAB IV

PEMBAHASAN A. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi…………..................

64

1. Tahap Penciptaan………………….................................

68

2. Pelayanan (Peminjaman Arsip)……................................ 74 3. Pemusnahan Arsip……………………………………… 78 B. Kendala Dalam Sistem Kearsipan Bagian Administrasi di dalam Pengelolahan Arsip...................................................... commit to user

xiv

79


digilib.uns.ac.id

C. Upaya Mengatasi Hambatan Dalam Sistem Kearsipan Bagian Administrasi………………………………………… 80 BAB V

PENUTUP A. Kesimpulan…………………………….................................

82

B. Saran……………………………………...............................

85

DAFTAR PUSTAKA………………………………..................................

86

LAMPIRAN

commit to user

xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1.

Data pegawai di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta……………………………………………………….

Tabel 2.

Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta.........................................................................

Tabel 3.

Tabel 4.

45

47

Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta Tahun 2013................................................................

50

Data pengunjung UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

60

Surakarta Tahun 2006 s/d 2013.................................................. Tabel 5.

Data Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

61

Surakarta Tahun 2006 s/d 2013………………………………. Tabel 6.

Data buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 S/D 201.……..

62

Tabel 7.

Jumlah Surat Masuk dari Tahun 2010 s/d 2013………………

72

Tabel 8.

Jumlah Surat Keluar dari Tahun 2010 s/d 2013………………

74

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 1.

Model Administrasi dan Unsurnya........................................

Bagan 2.

Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Slamet

27 44

Riyadi Surakarta………………………………………………... Bagan 3.

Grafik pengunjung UPT Perpustakaan Universitas

61

Slamet Riyadi Surakarta Tahun 2006 s/d 2013………………… Bagan 4.

Grafik Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

62

SurakartaTahun 2006 s/d 2012………………………………… Bagan 5.

Grafik buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas

63

Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 s/d 2012 Bagan 6.

Bagan alur pengelolahan arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta ………………...…………

commit to user

xvii

67


digilib.uns.ac.id

LAMPIRAN

Lampiran 1.

Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 2.

Surat Permohonan Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 3.

Surat Pengantar Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 4.

Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta

Lampiran 5.

Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 6.

Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 7.

Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 8.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta

Lampiran 9.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta

Lampiran 10. Macam-macam Arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta

commit to user

xviii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Meia Deasy Pangesti. D1810052. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi Di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 86 Halaman. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistem kearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan. Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedur pengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahap penciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar. Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahap pemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen. Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Kata Kunci :Perpustakaan, kearsipan, administrasi

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Meia Pangesti Deasy. D1810052. Filing System Administration at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Diploma Program Library Faculty of Social and Political Sciences, University of March Surakarta. Page 86.

Filing System Administration is an important activity performed at each institution or agency. As in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Thesis was done in order to describe and know the system archives administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. This observation is a qualitative description of the types of observations. Data sources used are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, and data collection to study the document and observe the event or events associated with the process of filing systems administration. Data analysis was performed with data reduction, data presentation and then drawing conclusions Archival systems administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stage and phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter or document handling procedures to be used as an archive. At the creation stage of records consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail. Results of the analysis of observations made at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta, the authors conclude that the system of the administration of archives at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta in accordance with procedures established by the personnel who are experts in the field. But the barriers that lead to system archival administration in the University Library Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limiting factors such as: the lack of human resources to manage archives at UPT University Library Slamet Riyadi Surakarta, buildings for administration and management of archives is still inadequate. These are the things that hinder the creation of system optimization archival administration in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta.

Keyword: Libraries, archives, administratio

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user ii

Recommend Documents