PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI BADAN KETAHANAN PANGAN DAN PENYULUHAN PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2017 (SENTIKA 2017) Yogyakarta, 17-18 Maret 2017

ISSN: 2089-9815

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI BADAN KETAHANAN PANGAN DAN PENYULUHAN PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR 1,2

Orry Adrianus Mokola1, Djoko Budiyanto2 Program Studi Magister Teknik Informatika, Universitas Atma Jaya Yogyakarta Jl. Babarsari 43 Yogyakarta 55281 Telp. (0274) 48758 E-mail: [email protected], [email protected]

ABSTRAKS Perencanaan Strategis Sistem Informasi (SI) memiliki peran penting dalam menentukan kesuksesan sebuah Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Perencanaan Strategis bermanfaat untuk menyelaraskan arah dan prioritas SI sesuai prioritas bisnis, menciptakan manajemen yang efektif efisien, dan mengidentifikasi peluang SI untuk keunggulan kompetitif dan peningkatan nilai bisnis. Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan (BKPP) mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang ketahanan pangan dan penyuluhan yang secara tidak langsung berhubungan dengan beberapa dinas di NTT. BKPP Provinsi NTT telah menerapkan SI meskipun tidak optimal, yaitu Sistem informasi Keuangan yang terkoneksi dengan Dinas Pendapatan Daerah, Sistem Informasi Ketahanan Pangan (SIKAP) Situs Web dan Aplikasi Pelaporan. Dalam implementasinya Perencanaan Strategis Sistem Informasi ini akan menggunakan pendekatan dengan Metode Ward and Peppard. Alat analisis yang digunakan adalah PEST, Value Chain, SWOT, CSF dan Balanced Scorecard. Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dihasilkan berupa strategi SI, strategi manajemen SI/TI untuk BKPP Provinsi NTT. Kata Kunci: perencanaan strategis, sistem informasi,goverment, ward and peppard 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perencanaan Strategis Sistem Informasi dana Teknologi informasi (SI/TI) sangat berperan penting untuk menentukan kesuksesan sebuah Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Menurut Cassidy (2005), dalam A practical guide to information systems strategic planning berjalan efektif, jika menerapkan perencanaan strategi secara berkelanjutan untuk memastikan proses bisnis bisa sejalan dengan perubahan teknologi, dalam bukunya juga menyebutkan manfaat Perencanaan Strategis adalah untuk menyelaraskan arah dan prioritas SI/TI sesuai prioritas bisnis, menciptakan manajemen yang efektif efisien, dan mengidentifikasi peluang SI/TI untuk keunggulan kompetitif dan peningkatan nilai bisnis. Dalam membuat perencanaan strategis SI/TI sangat diperlukan kerangka kerja untuk perencanaan strategis SI/TI yang diharapkan bisa membantu mengoptimalisasi peran strategis SI/TI organisasi dan meningkatkan value bisnis organisasi serta menciptakan keunggulan kompetitif (Cassidy, 2005). SI/TI yang dibangun tanpa perencanaan yang baik akan sulit terintegrasi, kurang efektif efisien, dan dapat menjadi penyebab kerugian finansial karena investasi yang tidak sesuai prioritas. Tahapan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan eGovernment memerlukan sebuah rencana strategis (strategic planning) yang terperinci dengan lengkap. Rencana strategis biasa disebut sebagai peta perjalanan (roadmap) dari implementasi e-Government (Indrajit, 2002). Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan (BKPP) adalah salah satu lembaga teknis daerah pada Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT), Dasar Hukum pembentukan Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan Provinsi NTT adalah Peraturan Daerah Provinsi NTT No: 11 Tahun 2008 tanggal 9 Juni 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi NTT, dengan visi an rumah tangga yang mandiri berbasis sumber daya lokal secara efektif, Meningkatkan kualitas pemantauan, pengkajian, pengembangan dan perumusan kebijakan ketahanan pangan, meliputi aspek ketersediaan dan kerawanan pangan; aspek distribusi pangan; dan aspek konsumsi dan keamanan pangan. (2) Meningkatkan kualitas pemantauan, pengkajian, pengembangan dan perumusan kebijakan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan, meliputi aspek kelembagaan; aspek ketenagaan; dan aspek penyelenggaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan, (3) Mengembangkan koordinasi yang harmonis antar lembaga terkait dalam kegiatan perencanaan, pemantauan dan evaluasi kebijakan ketahanan pangan dan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan. Secara umum pemanfaatan SI di lingkungan BKPP Provinsi NTT masih kurang optimal karena belum mengimplementasikan e-Government yang baik. Kekurangan tersebut antara lain adalah penyampaian informasi pada website BKPP Provinsi NTT masih sangat minim dan jarang diperbaharui, kemudian belum ditunjang oleh sistem manajemen yang efektif khusus untuk menangani bidang SI/TI, dan belum adanya rencana strategis serta kurang memadainya anggaran yang dialokasikan untuk pengembangan SI. Pencapaian sasaran dan kinerja yang

193


ISSN: 2089-9815

tidak optimal pada BKPP Provinsi NTT disebabkan oleh berbagai masalah yang dihadapi di setiap bidang pekerjaan yaitu dari manajemen, sumber daya manusia, aset, perencanaan, data dan informasi sampai pengelolaan administrasi. Penggunaan SI di BKPP Provinsi NTT antara lain SI Pengelolaan Keuangan yang diinstall dan hanya bisa digunakan oleh sekretariat SKPD dikarenakan tugas pokok dan fungsi subbagian keuangan yang terdapat di sekretariat SKPD. SI tersebut diberikan kepada SKPD yang ada Provinsi NTT oleh Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Provinsi terkait dengan urusan keuangan daerah. BKPP Provinsi NTT sendiri telah membangun dan mengembangkan Sistem Informasi Ketahanan Pangan (SIKAP) yang merupakan upaya untuk menghimpun, menganalisis dan menyajikan data atau informasi ketahanan pangan melalui Website BKPP Provinsi NTT. Berdasarkan uraian di atas, maka perlu dilakukan perencanaan strategis SI BKPP Provinsi NTT melalui analisis faktor-faktor strategis eksternal dan internal dengan menggunakan pendekatan metode Ward and Peppard sebagai implementasi kinerja alat ukur. Metode ini dipilih karena mempunyai alat analisis yang lengkap, tidak hanya berfokus pada aspek SI/TI namun memperhatikan aspek bisnis, internal maupun eksternal (Ward & Peppard, 2002). Perancangan ini juga akan menggunakan alat analisis PEST, Value Chain, SWOT, Critical success factors (CSF) dan Balanced Scorecard. Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dihasilkan meliputi strategi SI dan TI, dan strategi manajemen SI/TI yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan untuk rekomendasi perencanaan strategis SI pada BKPP Provinsi NTT yang berujung pada perwujudan ketahanan pangan di Provinsi NTT. 1.2

Tinjauan Pustaka Menurut Earl (1997) strategi SI dan TI dibedahkan menurut fungsinya. Strategi SI lebih ditekankan untuk penentuan aplikasi pendukung dari sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Sedangkan untuk strategi TI lebih ditekankan pada penentuan teknologi dan infrastruktur SI/TI, serta sumberdaya yang ada pada organisasi. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Hubungan antara Bisnis Strategi, Strategi SI dan Strategi TI (Ward, 2002) A. Perencanaan Strategis SI/TI Perencanaan strategis SI/TI didefinisikan sebagai cara mengidentifikasi suatu pemetaanaplikasi, dimana aplikasi tersebut bisa membantu suatu organisasi dalam menjalankan dan mewujudkan tujuan serta perencanaan bisnisnya (Lederer & Sethi, 1996). Hasil yang diperoleh dari pengembangan strategi SI/TI adalah portofolio aplikasi berbasis yang sudah ada dan yang akan diimplementasikan untuk menciptakan keunggulan dari pesaing dan yang sejalan dengan strategi organisasi. B. Metode Ward and Peppard Metode Ward and Peppard dijalankan ketika manfaat dari kondisi SI/TI yang dikembangkan oleh organisasi untuk menunjang tujuan dan peluang bisnis organisasi dirasa kurang, serta ketika kondisi SI/TI yang ada dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif sebuah organisasi. Kurang bermanfaatnya kondisi SI/TI bagi organisasi salah satunya disebabkan karena perencanaan strategi SI/TI tidak berpegan pada kebutuhan dan tujuan bisnis organisasi, melainkan hanya berfokus pada teknologi yang berkembang. Metodologi Ward and Peppard sendiri terdiri dari tahapan Input dan Output (Ward & Peppard, 2002). Untuk tahapan input terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, mencakup analisis terhadap struktur organisasi, strategi bisnis, tugas dan fungsi, aktifitas utama dan pendukung serta sumber daya organisasi yang ada.

194


ISSN: 2089-9815

2.

Analisis lingkungan bisnis eksternal, mencakup analisis politik, aspek ekonomi, social budaya, dan kondisi teknologi saat ini yang bisa menimbulkan persaingan dengan organisasi. 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, mencakup pada kondisi SI/TI, kualitas sumberdaya dan infrastruktur yang mendukun terlaksananya strategis SI/TI, serta keadaan dari portofolio SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, mencakup kecendrungan dan tren SI sekarang, kondisi SI/TI yang diimplementasikan di organisasi, rekan bisnis, dan pesaing, dan kondisi perkembangan SI saat ini. Sedangkan untuk tahap keluaran biasanya mencakup hasil dari proses analisis dalam bentuk suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang berisi tentang: strategi SI, strategi TI, Strategi manajemen SI/TI untuk lebih lengkap bisa dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Metode Ward and Peppard (Ward, 2002) C. Analisis SWOT (Strengths, Opportunities, Weaknesses, Threats) Analisis SWOT secara sistematis diidentifikasi sebagai berbagai faktor perumusan strategi-strategi yang diperlukan oleh organisasi, yang didasarkan pada tujuan dari organisasi untuk memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), serta dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats) di dalam organisasi (Pearce & Robinson, 1988). Analisis SWOT biasa disebut sebagai perbandingan dari Kekuatan, Kelemahan, peluang dan tantangan (Jones & Hill, 2012). D. Analisis Value Chain. Analisis Value Chain bertujuan untuk memetakan seluruh proses kerja yang dalam dalam suatu organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja (Maryani & Darudiato, 2010). E. Analisis PEST Analisis PEST adalah alat yang berguna untuk pemahaman pertumbuhan dan penurunan pasar, posisi, potensi dan arah bisnis. Analisis PEST adalah alat ukur bisnis. PEST adalah singkatan Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi, yang digunakan untuk menilai pasar untuk bisnis atau unit organisasi. sehingga analisis ini terfokus pada bidang pilitik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Hasil dari analisis ini biasanya berupa peluang atau ancaman bagi organisasi yang bisa digunakan dalam analisis SWOT (Ward & Peppard, 2002). F. Analisis Critical Success Factors (CSFs) CSFs bertujuan menginterpretasikan objektif secara lebih jelas dan untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan serta informasi apa yang dibutuhkan, CSFs dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. CSFs berperan sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI/TI yang ada, dan memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi strategi sistem informasi (Widyaningsih, 2012). G. Analisis McFarlan Strategic Grid McFarlan Strategic Grid biasa digunakan untuk menganalisa sebuah aplikasi atau sistem informasi yang dilakukan pada empat tingkatan (strategic, high potential, key operation, and support) untuk memetakan berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi saat ini dan pengembangan di masa mendatang (Ward & Griffiths, 1996).

195


ISSN: 2089-9815

H. Analisis Balanced Scorecard Balanced Scorecard (BSC) mempunyai prinsip dasar dari perpektif penilaian untuk sebuah perusahaan atau organisasi tidak dari sisi perpektif finansial saja tetapi juga dari perspektif lainnya. Balanced scorecard merupakan sistem manajemen strategis yang menterjemahkan visi, misi dan strategi suatu organisasi kedalam tujuan dan ukuran operasional (Hansen & Mowen, 2003). Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat perspektif yaitu perspektif finansial, pelanggan (customers), proses bisnis internal (internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth) (Kaplan & Norton, 1996). Untuk analisis sektor publik BSC biasa fokus terhadapat kepuasan pelanggan (Costumer) dimana perubahan framework yang menjadi driver dalam balanced scorecard untuk organisasi publik adalah misi untuk melayani masyarakat (Rohm, 2003). 1.3

Metodologi Pada perancangan ini tersusun dari proses pengumpulan data primer dan sekunder melalui observasi, wawancara, Metode yang digunakan adalah Ward and Peppard dengan beberapa teknik analisis yang digunakan adalah PEST, Value Chain, SWOT, CSF, McFarlan Strategic Grid, dan Balanced Scorecard , analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal. Untuk menghasilkan strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI, perancangan portofolio sistem informasi yang baru, serta roadmap strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI untuk BKPP Provinsi NTT. Tahap-tahap perancangan yang akan dilakukan untuk menganalisa isu-isu strategi adalah sebagai berikut : a. Tahap Wawancara dan Observasi : untuk mengidentifikasi lingkungan organisasi untuk menghasilkan data primer dan sekunder yang berguna sebagai data awal sebelum melakukan analisis. b. Tahap Analisis Lingkungan Organisasi : diawali dengan melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis internal dan eksternal menggunakan analisis fungsionalitas organisasi, analisis Value Chain dan analisis PEST, dan analisis terhadap lingkungan SI/TI internal dan eksternal dengan menggunakan McFarlan Strategic Grid untuk mengidentifikasi SI/TI yang tersedia saat ini, dan kebutuhan SI/TI berdasarkan perkembangan teknologi saat ini. c. Tahap Proses Analisis : menggunakan data yang dihasilkan dari Analisis Lingkungan, menggunakan teknik analisis SWOT, Analisis CSF, Analisis Balance Scorecard, dan McFarlan Strategic Grid d. Tahap penyususnan strategi : hasil dari proses analisi akan disusun sebuah portofolio untuk aplikasi di strategi sistem informasi, dan penyusunan strategi manajemen sistem informasi dan teknologi informasi yang baru, serta menyusun roadmap dibidang SI/TI untuk mendukung kinerja BKPP Provinsi NTT. 2. PEMBAHASAN 2.1 Wawancara dan Observasi Wawancara dan observasi dilakukan untuk mendaptkan data primer maupun data sekunder yang mengidentifikasi lingkungan organisasi, visi dan misi organisasi, tujuan organisasi, struktur organisasi, serta kondisi lingkungan organisasi. Pada tahap ini juga akan diidentifikasikan data mengenai lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI baik yang internal maupun eksternal, yang akan berguna untuk tahapan analisis selanjutnya. 2.2

Analisis Lingkungan Analisis ditahap ini diawali dengan melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis internal dan eksternal, serta analisis terhadap lingkungan SI/TI internal dan eksternal, untuk memperoleh data mengenai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada di BKPP Provinsi NTT berdasarkan data pada tahapan pertama. A. Analisis Lingkungan Bisnis Internal Analisis ditahap ini dilakukan lingkungan bisnis internal pada BKPP Provinsi NTT yang dilakukan dengan cara yaitu : a. Analisis terhadap struktur organisasi, strategi bisnis, tugas dan fungsi, serta sumber daya yang ada di BKPP Provinsi NTT. b. Analisis terhadap rantai nilai (value chain) untuk melihat aktifitas utama maupun pendukung dari lingkungan bisnis internal dari BKPP Provinsi NTT dapat dilihat pada gambar 3. Hasil dari analisis tersebut akan diperoleh kekuatan dan kelemahan di lingkungan bisnis internal BKPP Provinsi NTT.

196


ISSN: 2089-9815

Gambar 3. Value Chain BKPP Provinsi NTT B. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Hasil dari analisis ini berupa sebuah peluang atau ancaman baru yang ada di BKPP Provinsi NTT. Analisis lingkungan bisnis eksternal akan menggunakan PEST terhadap empat faktor sebagai tolak ukur dalam analisis yang meliputi : a. Faktor Politik meliputi faktor politik yang berkembang di NTT berupa kebijakan dari pemerintah pusat maupun daerah, serta mencakup aturan-aturan hukum yang ada lingkungan BKPP Provinsi NTT. b. Faktor Ekonomi yang meliputi semua faktor perekonomian masyarakat NTT saat ini, dan faktor ekonomi lainnya yang mempengaruhi BKPP Provinsi NTT. a. Faktor Sosial yang meliputi faktor kondisi geografis, budaya, infrastuktur dan keadaan lingkungan sosial yang dapat mempengaruhi kinerja dari BKPP Provinsi NTT b. Faktor Teknologi yang meliputi perkembangan teknologi yang terjadi saat ini yang dapat membantu dan mendukung proses kerja, dan kinerja bisnis di BKPP Provinsi NTT. C. Analisis Lingkungan SI/TI Internal Tahapan ini peneliti akan melakukan analisis meliputi beberapa aspek SI/TI yang ada di BKPP Provinsi NTT seperti : a. Perangkat Keras (Hardware) : Hardware yang ada di BKPP NTT bisa dilihat pada table 1 dibawah ini. Tabel 1. Perangkat Keras di BKPP provinsi NTT No 1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis Aset

Jumlah Unit

CPU Monitor Printer Laptop PC Router Scanner Wireless Stabilisator

23 23 30 17 1 5 2 21 122

Jumlah

b.

Rusak 13 13 6 1 10 43

Keterangan Baik 10 10 24 17 1 5 1 11 79

Perangkat Lunak (Software) : Software yang ada di BKPP NTT bisa dilihat pada table 2 dibawah ini. Tabel 2. Perangkat Lunak di BKPP provinsi NTT No 1 2 3 4 5 6 7 8

Nama Aplikasi e-proposal e-evaluation e-monev Simak Saiba SIKPD www.bkpp.nttprov.go.id (new.bkpp.nttprov.go.id) Microsoft Office (Word, Excel dan Power Point)

Kegunaan Aplikasi Untuk pengajuan program atau kegiatan tahun berikutnya melalui internet Untuk untuk melakukan evaluasi, baik itu keuangan maupun fisik program atau kegiatan Untuk melaksanakan monitoring program atau kegiatan tahun berjalan Untuk melakukan pelaporan keuangan dan asset kementrian Untuk melakukan pelaporan keuangan dan asset kementrian Aplikasi yang membantu proses penginputan data keuangan, aset, serta untuk pengajuan pencairan dana APBD Website milik BKPP NTT yang berisi visi misi dan tujuan organisasi, dan digunakan untuk sharing informasi kegiatan, program kerja yang telah atau yang akan dilakukan selanjutnya dan hal lain yang berhubungan dengan organisasi. BKPP Provinsi NTT masih menggunakan sebagai alat untuk mengolah data

197


c.

ISSN: 2089-9815

Sumber Daya Manusia : Dalam BKPP Provinsi NTT belum ada divisi atau bagian khusus yang menengani bidang SI/TI namun pegawai BKPP Provinsi NTT yang berkompoten dalam menggunakan atau memanfaatkan fasilitas e-government kurang lebih ada 40 orang, dengan rata-rata 124 pegawai bisa menggunakan dan memanfaatkan fasilitas komputer dan internet. Infrastruktur : Infrastruktur pendukung yang ada di BKPP NTT saat ini adalah jenis jaringan Local Area Network (LAN) dengan menggunakan kabel dan tanpa kabel walaupun belum terkoneksi dengan Internet.

d.

D. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal Pada tahap ini analisis dilakukan untuk melihat kecendrungan dan tren SI sekarang, dengan cara melihat kondisi SI yang diimplementasikan di BKPP Provinsi NTT maupun dinas yang terkait lainya, dan kondisi perkembangan SI yang ada saat ini. Dari hasil analisis lingkungan organisasi dan SI/TI diatas ditetapkan tujuan dan sasaran utama yang sejalan dengan visi, dan misi dari BKPP Provinsi NTT yaitu seperti terlihat pada table 3 dibawah ini. Tabel 3. Tujuan dan Sasaran BKPP Provinsi NTT No 1

2

3

Tujuan

Sasaran

Berkembangnya kemampuan kelembagaan ketersediaan dan cadangan pangan. Distribusi dan pemasaran dalam pengendalian harga pangan, serta kelembagaan konsumsi dan keamanan pangan dalam upaya menjamin kualitas dan kuantitas pangan masyarakat. Berkembangnya kemampuan kelembagaan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan, meliputi aspek kelembagaan, ketenagaan serta penyelengaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan

Meningkatkan cadangan pangan provinsi menjadi 200 ton, penanganan seluruh daerah rawan pangan, penyediaan informasi pasokan, harga dan akses pangan menjadi 100% pada 22 kab/kota, serta pengawasan dan pembinaan keamanan pangan 100% pada 22 kab/kota.

Meningkatkan upaya pengembangan koordinasi yang harmonis antara lembaga terkait dalam kegiatan perencanaan, pemantauan dan evaluasi kebijakan ketahanan pangan dan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan

Meningkatkan pendampingan penyelenggaraan penyuluhan melalui program penyuluhan pertanian, perikanan, kehutanan pada 306 kecamatan, jumlah kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan, serta peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan Kelompok tani Meningkatnya koordinasi ketahanan pangan melaui wadah Dewan Ketahanan Pangan Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota, serta koordinasi penyelengaraan penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan

2.3

Proses Analisis Pada tahap peneliti akan membuat analisis dengan menggunakan Analisis SWOT, Analisis CSF.dan Analisis Balance Scorecard. a. Analisis SWOT Setelah kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari keenam bidang yang merupakan kegiatan utama teridentifikasi selanjutnya digunakan matriks SWOT untuk memperoleh strategi untuk BKPP Provinsi NTT, dari hasil analisis terdapat 49 strategi seperti terlihat pada table 4 dibawah ini. Tabel 4. Hasil Analisis SWOT BKPP Provinsi NTT No

Strategi SWOT analisis

1 2

Pemanfaatan alat/metode dalam pengkajian potensi sumberdaya alam dan analisis ketersedian pangan. Peningkatan cadangan pangan masyarakat Pemberdayaan kelompok masyarakat dalam pengembangan dan pengelolahan ketersedian dan cadangan pangan rumah tangga. Meningkatkan cadangan pangan masyarakat Peningkatan koordinasi lintas sektor dengan pemanfaatan dana secara efektif dan efisien guna peningkatan ketersedian pangan. Peningkatan kinerja tim kerja kewaspadaan pangandalam penanganan rawan pangan. Meningkatkan informasi pasokan, harga dan akses pangan Pengembangan Metode Sistem Kewaspadaan Pangan (SKPG) dengan tetap memperhatikan indikator lokal pesifik lokasi. Advokasi perumusan kebijakan yang mengatur kewaspadaan pangan untuk mendukung peran serta instansi, lembaga terkait dan masyarakat. Pemantapan koordinasi kelembagaan distribusi dan pemasaran dalam pengendalian harga pangan strategis. Meningkatkan Pengawasan Dan pembinaan keamanan pangan Peningkatan pengendalian harga dasar komoditas panga strategis dan pelayanan informasi harga pangan. Memanfaatkan alat analisis yang tersedia untuk mengembangkan potensi pangan dan budaya lokal yang beraneka ragam. Pengembangan motivasi dan partisipasi masyarakat dalam penganekaragaman pangan melalui pemberdayaan industri rumah tangga, teknologi pengolahan pangan dan sistem informasi pangan. Pengembangan kerjasama dengan lembaga, perguruan tinggi, LSM dan organisasi profesi lainnya untuk mendukung program percepatan deversifikasi pangan dan gizi (DPG)

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

198


ISSN: 2089-9815

Tabel 4. Lanjutan Hasil Analisis SWOT BKPP Provinsi NTT No 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

b.

Strategi SWOT analisis Peningkatan penyelengaraan penyuluhan dalam rangka pemantapan ketahanan pangan wilayah. Meningkatkan pendampingan penyelenggaraan penyuluh melalui program penyuluhan pertanian, perikanan, dan kehutanan Peningkatan pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lahan. Peningkatan kemampuan penyuluh dalam rangka penyelengaran penyuluhan yang tepat sasaran, tepat aturan. Pemberdayaan dan distribusi penyuluh yang mempertimbangkan jangkauan luas wilayah kerja penyuluh. Pengembangan produk komoditi unggulan spesifik wilayah (pangan lokal) Meningkatkan jumlah dan kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan Meningkatkan pendapatan masyarakat melalui pengembangan usulan kelompok sehinggah mampu mengakses pangan dalam jumlah yang cukup. Menumbuhkan kesadaran, pemahaman dan partisipasi masyarakat tentang mutu dan keamanan produk pangan. Peningkatan pemantauan secara berjenjang dan berkesinambungan dalam rangka pemetaan dan perumusan intervensi daerah rawan pangan. Meningkatkan peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan Kelompok tani Peningkatan koordinasi lintas sektor dalam memperlancar arus distribusi pangan. Peningkatan pengendalian harga dasar komoditas pangan strategis. Pemanfaatan sistem keamanan pangan untuk meningkatkan pengetahuan, kesadaran masyarakat untuk mengkonsumsi pangan yang beragam, bergizi dan berimbang. Pemanfaatan informasi ketahanan pangan untuk peningkatan teknologi pengolahan pangan serta perbaikan pola konsumsi. Meningkatkan peran dan fungsi Dewan Ketahanan pangan provinsi dan Kabupaten/kota Terjalinnya kemitraan antara peneliti, pelaku utama dan pelaku usaha dan penyuluh. Meningkatan koordinasi dengan instansi, LSM, Perguruan Tinggi, Lembaga Penelitian, Organisasi profesi lainnya serta masyarakat dalam penyelengaraan penyuluhan. Sosialisasi atas regulasi dan pedoman pelaksanaan penyuluhan serta advokasi penataan ketenagaan penyuluh. Peningkatan sumberdaya manusia dan sarana yang memadai dalam menganalisa ketersedian pagan. Pembenahan system dan metode penyedian data guna validitas perumusan kebijakan ketersedian pangan. Pengembangan pola penyediaan cadangan pangan yang berbasis partisipasi masyarakat. Peningkatan sarana prasarana dan kemampuan sumberdaya manusia yang memadai dalam rangka pemantapan pangan dan sistem informasi ketahanan pangan. Melakukan pengkajian kewaspadaan pangan dalam rangka pemantapan sistem ketahanan pangan melalui pemutahiran data yang benar dan valid serta berkesinambungan dari tingkat lapangan. Peningkatan kemampuan sumberdaya manusia dalam melakukan pengkajian sistem distribusi pangan. Peningkatan penyediaan sarana prasaran pendukung dalam pengembangan sistem distribusi dan harga pangan. Peningkatan kemampuan aparat dalam pengkajian dan mengakses informasi melalui pengembangan sistem informasi ketahanan pangan. Optimalisasi pemanfaatan sarana prasarana yang ada dan pengadaan secara bertahap sesuai spesifikasi yang dibutuhkan. Meningkatkan peran dan fungsi Badan Koordinasi Penyuluhan dan komisi Penyelenggaraan penyuluhan provinsi dan kabupaten/kota Melakukan kaji tindak terhadap hasil kegiatan motivasi dan partisipasi masyarakat dan mengoperasionalkannya untuk mengoptimalkan potensi pangan, budaya, industri rumah tangga dan teknologi pengolahan pangan. Mendukung program penyusunan program penyuluhan agar dapat dijadikan acuan dalam penyelengaraan penyuluhan di lapangan. Menyiapkan materi penyuluhan sesuai kebutuhan penguna. Mendukung pengembangan SDM penyuluh melalui diklat dan workshop, temu karya serta pembinaan kinerja penyuluh. Inventarisasi dan percepatan database serta kajian pendistribusian penempatan penyuluh. Pengembangan pola penyedianan cadangan pangan rumah tangga untuk mengatisipasi gangguan ketersedian pangan kerena bencana dan ahli fungsi lahan. Meningkatkan pengawasan terhadap produk yang beredar agar melindungi konsumen dari berbagai cemaran bahan kimia, biologis dan lainya. Advokasi perumusan kebijakan daerah dalam mendukung kelencara distribusi dan stabilitas harga pangan. Optimalisasi pemanfaatan sarana prasarana yang ada guna mengantisipasi perkembangan kemajuan teknologi dan pasar global. Meningkatkan penyuluhan, pembinaan, monitoring dan evaluasi terhadap perkembangan penganekaragaman konsumsi pangan. Meningkatkan koordinasi, integrase dan sinkronisasi penyelengaran penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan. Meningkatkan terlaksananya pemantauan dan evaluasi penyelengaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan. Meningkatkan koordinasi dalam pembinaan penyuluh dengan kabupaten, kota, atau unit kerja terkait. Mendukung pengembangan karier bagi penyuluh.

Analisis CSFs Dari hasil Analisa tujuan, sasaran serta hasil analisis SWOT yang telah didapat, akan digunakan bahan analisis CSFs menggunakan skala likert dan dijadikan sebagai indikator keberhasilan dan memetahkan kebutuhan SI yang berguna untuk mendukung proses bisnis di BKPP Provinsi NTT, hasil dari analisis tersebut bisa dilihat pada tabel 5.

Tabel 5. Hasil CSF BKPP Provinsi NTT No 1 2 3

Indikator Sasaran (CSFs) Meningkatnya cadangan pangan masyarakat (ton) Meningkatnya penanganan daerah rawan pangan (%) Meningkatnya informasi pasokan, harga dan akses pangan (%)

199


ISSN: 2089-9815

Tabel 5. Lanjutan Hasil CSF BKPP Provinsi NTT 4 5 6 7 8 9

c.

Meningkatnya Pengawasan Dan pembinaan keamanan pangan (%) Meningkatnya Pendampingan penyelenggaraan penyuluh melalui program penyuluhan pertanian, perikanan, dan kehutanan Meningkatnya jumlah dan kompetensi tenaga penyuluh pertanian, perikanan, dan kehutanan Meningkatnya peran dan fungsi Balai Penyuluhan, Pertanian dan Kehutanan (BP3K), Pos Penyuluhan Desa (Posluhdes) dan Kelompok tani Meningkatnya peran dan fungsi Dewan Ketahanan pangan Provinsi dan Kabupaten/kota Meningkatnya peran dan fungsi Badan Koordinasi Penyuluhan dan komisi Penyelenggaraan penyuluhan provinsi dan kabupaten/kota

Analisis Balance Scorecard Analisis ini berdasarkan empat perspektif yang ada dalam BSC yang berfokus pada pelayan terhadap masyarakat, diantaranya : keuangan (financial), pelanggan(customer), proses bisnis internal (internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan di BKPP Provinsi NTT (learning and growth). Hasil dari analisis dari BSC berupa program kerja yang dapat menentukan proses bisnis di BKPP Provinsi NTT baik jangkah menengah maupun jangkah panjang, hasil tersebut bisa dilihat pada tabel 6.

Tabel 6. Hasil BSC pada BKPP Provinsi NTT No 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Program dan Kegiatan Penyusunan database potensi produk pangan Pengembangan cadangan pangan daerah Pengembangan lumbung pangan desa Penanganan daerah rawan pangan Pengembangan desa mandiri pangan Pengembangan pertanian pada lahan kering Kajian rantai pasokan dan pemasaran pangan Monitoring, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemberasan Pemantauan dan analisis akses pangan masyarakat Pemantauan dan analisis akses harga pangan pokok Pengembangan model distribusi pangan yang efisien Analisis dan penyusunan pola konsumsi dan suplai pangan Analisis rasio jumlah penduduk terhadap jumlah kebutuhan pangan Pemanfaatan pekarangan untuk pengembangan pangan Peningkatan mutu dan keaamana pangan Pengembangan diverifikasi tanaman Otoritas kompetensi keamanan pangan daerah (OKKP-D) Promosi atas hasil produksi pertanian/perkebunan unggul daerah Penyuluhan dan pendampingan dan pelaku argobisnis Penyuluhan dan bimbingan pemanfaatan dan produktivitas lahan tidur Penyuluhan distribusi pemasaran atas hasil produksi pertanian/perkebunan masyarakat Penyuluhan kualitas dan teknis kemasan hasil produksi pertanian/perkebunan yang akan dipasarkan Penyuluhan peningkatan produksi pertanian/perkebunan Penyusunan kebijakan pencegahan alih fungsi lahan pertanian Penyuluhan dan pendampingan bagi pertanian dan perkebunan Penyuluhan bibit ternak yang didistribusikan kepada masyarakat Penyuluhan kualitas gizi dan pakan ternak Pengembangan sistem informasi pasar Penyuluhan sumber pangan alternatif Pelatihan petani dan pelaku agribisnis Peningkatan kapasitas tenaga penyuluh pertanian/perkebunan Rekruitmen tenaga harian lepas dan tenaga bantu penyuluh lapangan Penyuluhan distribusi pemasaran atau hasil produksi peternakan masyarakat Penyuluhan kualitas dan teknis kemasan hasil produksi peternakan yang akan dipasarkan Penyuluhan budidaya perikanan Peningkatan kemampuan lembaga petani Penigkatan sistem insentif dan disinsentif bagi petani dan kelompok tani Penyuluhan pemasaran produksi pertanian/ perkebunan guna menghindari tengkulak dan sistem ijon Kegiatan penyuluhan penerapan teknologi pertanian / perkebunan tepat guna Pengembangan BPP model Fasilitasi penyelenggaraan penyuluh kehutanan lintas kabupaten kota Laporan berkala kondisi ketahanan pangan daerah Monitoring evaluasi dan pelaporan Rapat koordinasi dan sinkronisasi Temu koordinasi peyelengaraan penyuluhan pertanian perikanan dan kehutanan Komisi penyelenggara penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan

200


ISSN: 2089-9815

2.4

Perencanaan Strategis Dari hasil analisis diatas kemudian peneliti akan menentukan Strategi Bisnis SI, strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI yang dibutuhkan di BKPP NTT. a. Strategi Bisnis Sistem Informasi menghasilkan kebutuhan aplikasi sistem informasi untuk BKPP Provinsi NTT. Hasil dari analisis internal SI berupa delapan aplikasi yang sering digunakan saat ini dan empat aplikasi yang akan dikembangkan di BKPP NTT yang telah dipetakan menurut kegunaannya menggunakan Matriks McFarlan Strategic Grid. Hasil dari analisis tersebut bisa dilihat pada tabel 7. Tabel 7. Portofolio Aplikasi di BKPP Provinsi NTT Strategic Situs Web

Keterangan Lama

Key Operational e-proposal e-evaluation e-monev Simak Saiba SIKPD Sistem Informasi kepegawaian

b.

c.

High Potential Sistem Informasi Ketahanan Pangan Sistem Informasi Penyuluh

Keterangan Baru Baru

Support Lama Lama Lama Lama Lama Lama

Microsoft Officee

Lama

Baru

Strategi Teknologi Informasi yang diterapkan di BKPP Provinsi NTT adalah merenovasi infrastruktur pendukung jaringan Local Area Network (LAN) dengan menggunakan kabel dan tanpa kabel yang ada di BKPP NTT saat ini dan berlanganan jaringan internet. Strategi Manajemen SI/TI : analisis terhadap organisasi di BKPP Provinsi NTT, perlu dilakukan perubahan terhadap struktur organisasi BKPP Provinsi NTT atau perlu menambahkan divisi SI/TI yang berfungsi sebagai penangung jawab yang mengontrol dan mengembangkan SI/TI yang telah ada dan yang direkomendasikan di BKPP Provinsi NTT.

2.5

Roadmap Pada tahap ini penerapan rencana strategis (renstra) akan disusun dalam bentuk roadmap yang merupakan rekomendasi untuk pengembangan sistem informasi dilingkungan BKPP Provinsi NTT, yang dapat digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi organisasi, dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Untuk mewujudkannya implementasi sistem informasi perlu untuk mepertimbangkan beberapa faktor penting, yaitu: komitmen dari manajemen yang kuat dan konsisten, persetujuan rencana implementasi, adanya dukungaan SDM yang memadai, dukungan teknologi, infrastruktur dan biaya, serta adanya Standart Operation Procedure (SOP). Selain faktor penting tersebut ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yaitu: value chain, fokus strategi organisasi, dan kontribusi terhadap program strategis organisasi. Secara garis besar penerapan roadmap dilakukan dalam empat tahap yaitu: persiapan, pematangan, pemantapan, dan pemanfaatan, dan akan dilakukan secara bertahap dari tahun 2017 sampai tahun 2019 seperti pada tabel 8. Tabel 8. Roadmap Implementasi SI/TI di BKPP Provinsi NTT No Nama Kegiatan Tahun 2017 2018 2019 1 Tahap Persiapan: Koordinasi, rencana kegiatan, analisa dan evaluasi kesiapan setiap unit, penataan dan peningkatan jaringan fisik (LAN) pada setiap unit. 2 Tahap Pematangan: Meningkatkan kapasitas dan integrasi jaringan (LAN), pelatihan dan sosialisasi kepada setiap unit dan kepada stake holder. 3 Tahap Pemantapan: Koordinasi dan kesiapan setiap unit, peningkatan keamanan dan integrasi jaringan (LAN), bimbingan dan pembinaan, kesiapan alur dan integrasi data, sosialisasi setiap unit dan stake holder. 4 Tahap Pemanfaatan: Koordinasi, pemanfaatan dan penyempurnaan sistem, sosialisasi di unit dan stack holder, penyusunan implementasi dan pelaporan.

201


ISSN: 2089-9815

3.

KESIMPULAN Berdasarkan hasil perancanaan strategis diatas, maka penulis menarik beberapa point yang menjadi kesimpulan, antara lain: a. Perencanaan strategis SI/TI dengan menggunakan metode Ward and Peppard dapat membantu pencapaian tujuan, sasaran strategis dan menyelaraskan antara kebutuhan strategi organisasi, dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah organisasi dari segi keunggulan kompetitif di BKPP Provinsi NTT jika dibuat sesuai dengan visi, misi dan tujuan BKPP Provinsi NTT, serta menghasilkan rekomendasi SI/TI yang akan dikembangan dalam bentuk portofolio, serta rekomendasi manajemen SI/TI berupa struktur organisasi yang baru bidang SI/TI. Rencana strategis SI memberikan roadmap untuk pengembangan SI/TI dalam bentuk tahapan pengembangan dan jadwal pengembangan. b. Untuk mewujudkan implementasi rencana strategis SI/TI perlu adanya komitmen dari manajemen yang kuat dan konsisten, persetujuan rencana implementasi, adanya dukungaan SDM yang memadai, dukungan teknologi, infrastruktur dan biaya, serta adanya Standart Operation Procedure (SOP) di BKPP Provinsi NTT. Adapun saran yang penulis berikan berdasarkan perencanaan strategis SI/TI, antara lain: a. Penggunaan tools analisis yang lebih banyak dan tepat sehinggah dapat meningkatkan tingkat validitas dokumen Perencanaan Sistem Informasi yang dihasilkan dengan metode Ward and Peppard. b. Perencaan strategis dengan metode Ward and Peppard yang dihasilkan berupa strategi SI/TI dan strategi manajemen SI/TI dapat dikembangkan lagi dengan melibatkan metode enterprise architecture planning agar dapat menghasilkan cetak biru pengembangan arsitektur SI/TI dan manajemen perubahan secara lengkap untuk organisasi. PUSTAKA Cassidy, A. 2005. A Practical guide to information systems strategic planning. Second Edition. Florida: Auerbach Publications. Earl, M. J. 1997. The risks of outsourcing IT. Massachusetts: MIT Sloan Management Review. Hansen, D. R & Mowen, M. M. 2003. Management Accounting, Sixth Edition, South-Western, America. Indrajit, R. E. 2002. Electronic government: strategi pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan publik berbasis teknologi digital. Jakarta: s.n. Jones, R. G & Hill W. L. 2012 Strategic Management: an Integreted Approach. ISBN-13: 978-1-111-82584-3, ISBN: 1-111-82584-X. Cengage Learning. Kaplan, R. S. & Norton, D. P. 1996. Balanced Scorecard. Jakarta: Erlangga. Lederer, A. L. & Sethi, V. (1996). Key Prescriptions for Strategic Information Systems Planning. Journal of Management Information Systems, 13(1): 35-62. Maryani, M. & Darudiato, S. 2010. Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI): Studi Kasus STMIKXYZ. CommIT, 4(2): 77-85. Pearce, A. J. & Robinson, R. 1988. Strategic Management. ISBN-13: 978-0-390-97761-8, ISBN: 0-390-977616. Mcgraw Hill. Rohm, Howard. 2003. Improve Public Sector results With A Balanced Scorecard: Nine Steps To Succcess, (online), (https://www.academia.edu/14682053/Balance-scorecard-9-step-to-success, diakses 3 Februari 2017). Ward, J. & Griffiths, P. 1996. Strategic Planning for Information System. Second Edition. Chicester: John Wiley & Sons Ltd. Ward, J. & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information System. Third Edition. England: John Wiley & Sons Ltd. Widyaningsih, P. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Menggunakan Analisis Critical Success Factors (Studi Kasus: STMIK Duta Bangsa Surakarta). Program Pascasarjana Universitas Diponegoro. (http://eprints.undip.ac.id/36056, diakses 6 Desember 2016).

202

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI BADAN KETAHANAN PANGAN DAN PENYULUHAN PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

Recommend Documents