Present by :
Natalis S. Simbolon (9109205414)
PERENCANAAN STRATEGIS E-GOVERNMENT BERDASARKAN INPRES NOMOR 3 TAHUN 2003 PADA KANTOR PUSAT DATA, ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN FLORES TIMUR PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI Company – MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER LOGO SURABAYA
1. LATAR BELAKANG Pemanfaatan TIK guna peningkatan pelayanan kepada masy
INPRES No.3 Tahun 2003 (Pedoman E-Government)
Kendala yang dihadapi yang dihadapi oleh KPDAP
Belum memiliki Perenc.Strategis, Investasi TI tidak memberikan outcome, Kegagalan Pengemb. SI, inkonsistensi data, dst.
Cont. Perumusan Masalah • Bagaimana membuat dokumen Perencanaan Strategis Sistem Informasi e-Government sesuai dengan kondisi yang ada pada Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Flores Timur dan berdasarkan amanat Inpres Nomor 3 Tahun 2003.
Tujuan • Membuat perencanaan strategis Sistem Informasi e-Government pada Kantor PDAP Kab.Flores Timur, yang meliputi : • Penentuan target portofolio aplikasi yang harus dibangun. • Penetapan prioritas aplikasi yang dibutuhkan guna memenuhi kebutuhan administrasi pemerintahan dimasa sekarang dan akan datang.
Manfaat dan Batasan Masalah Manfaat : a. Menjadi dasar bagi perencanaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi di Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Pemerintahan Kabupaten Flores Timur. b. Menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi teknologi informasi di Kantor PDAP Kab. Flores Timur. c. Perencanaan strategis e-Government yang dihasilkan dari penelitian ini, diharapkan dapat menjadi sumbangan pemikiran dan referensi dalam proses penyusunan rencana strategis e-Government di Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Flores Timur. Batasan Masalah : a. Penelitian dan penyusunan perencanaan strategis hanya melibatkan perangkat kerja yang ada di Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur. b. Penyusunan Perencanaan Strategis berdasarkan pada kerangka kerja kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-Government yang terdapat dalam Inpres Nomor 3 Tahun 2003. c. Penyusunan perencanaan strategis difokuskan hanya pada penyusunan portofolio aplikasi e-Government. d. Pembahasan permasalahan internal dinas dalam pencarian alternatif solusi dibatasi hanya pada bidang teknologi informasi.
III. METODOLOGI PENELITIAN
1. Tahap Pendahuluan
1. Latar Belakang, Pada tahap ini akan dikaji sebab-sebab timbulnya permasalahan, bagaiamana permasalahan akan dirumuskan tujuan dan manfaat penelitian sehingga akan mendapatkan hal-hal apa saja yang dapat diharapkan dari penelitian ini. 2. Studi Literatur, pada tahap ini merupakan kegiatan pencarian dan mempelajari literatur yang berkaitan untuk menunjang penelitian, menelaah topik-topik lainnya yang relevan serta menghubungkannya dengan semua variabel yang ada. 3. Kondisi sebenarnya Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan (KPDAP) Kabupaten Flores Timur, kegiatan yang dikerjakan bersamaan dengan studi literatur adalah mengenai visi, misi, tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), struktur organisasi, prosedur kerja dan lain-lain.
2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data bertujuan untuk melihat kondisi saat ini dari sistem informasi di Kantor KPDAP, Kendala yang dihadapi dalam menerapkan sistem informasi, Pandangan para eksekutif tentang sistem informasi, keinginan dari para eksekutif dan jajaran dibawahnya mengenai sistem informasi dimasa yang akan datang, Penulis menggunakan 4 macam cara yaitu : wawancara, studi dokumen, studi pustaka dan pengamatan langsung.
Digunakan untuk mengarahkan pemenuhan kebutuhan perencanaan strategis e-Government pada Kantor KPDAP
3. Tahap Pemahaman Situasi Terkini
3.1. Overview Kantor PDAP Kab. Flores Timur
Kantor Pusdatinkom
Perda No. 7 Tahun 2008
Kantor PDAP
Peleburan tiga unit kerja yaitu Bagian Pengelola Data Elektronik (PDE), Kantor Arsip Daerah dan Dinas Informasi dan Komunikasi sehingga bernama Kantor Pusdatinkom. Pada tahun 2008 terjadi restrukturisasi organisasi pemerintah di Kabupaten Flores Timur, Kantor Pusdatinkom berubah menjadi Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan hal ini dikarenakan seksi Informasi dan Komunikasi keluar dari struktur organisasi dan diganti dengan sub dinas Perpustakaan pada Dinas Pendidikan.
3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor
Analisa ini menjelaskan beberapa perspektif internal Kantor PDAP, yaitu :
Strategi Kantor PDAP Lingkungan Organisasi
• Visi dan Misi • Strategi • Tupoksi Kantor • • • •
SDM Struktur Organisasi Tupoksi masing-masing seksi Sarana dan Prasarana
3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor (Cont.) Sumber Daya Manusia pada Kantor PDAP Golongan
Jumlah (orang)
Total
Laki-laki
Perempuan
I
2
-
2
II
5
4
9
III
6
7
13
IV
-
1
1
13
12
25
Jumlah
Tabel 4.1. Jumlah PNS Kantor PDAP per Juli 2011
Sarjana (S1)
7 orang
Sarjana Muda (D3)
2 orang
SLTA
13 orang
SLTP
2 orang
SD
1 orang
Diklat Struktural PIM III
1 orang
PIM IV
3 orang
Diklat Fungsional Teknisi Jaringan
1 orang
Kearsipan
1 orang
Database
1 orang
Admin. Jaringan
1 orang
Perpustakaan
1 orang
3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor (cont.)
Kepala Kantor
Sub Bagian Tata Usaha
Jabatan Fungsional
Seksi Pengelola Data Elektronik
Seksi Kearsipan
Seksi Perpustakaan
Gambar Struktur Organisasi Kantor PDAP
3.3. Analisa Lingkungan Eksternal Kantor
Analisa Lingkungan Eksternal kantor di identifikasi dengan analisa PEST
Politik
• Pergeseran konfigurasi politik pada Pemda. • Pengaruh Perubahan Regulasi
• Ketergantungan terhadap APBD Ekonomi • Ketergantungan terhadap kemampuan Keuanan Daerah.
Sosial
• Penyebaran penduduk yang tidak merata. • Tingkat pendidikan penduduk. (Tabel 4.3)
• Perkembangan TIK dalam birokrasi pemerintah. • Dikeluarkannya regulasi di bidang TIK dalam lingkup Teknologi pemerintah.
3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI Analisa untuk mendapatkan gambaran SI/TI Kantor PDAP saat ini, portofolio aplikasi saat ini dan kontribusinya dalam Portofolio Aplikasi McFarlan.
Exsisting Application
Website Pemkab Flores Timur (www.florestimurkab.go.id)
Sistem Informasi Kepegawaiam (SIMPEG) Sistem Informasi Manajemen Kependidikan (SISDIK) Sistem Informasi Geografis (GIS) Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIMKESDA) Sistem Informasi Keuangan Daerah (SIMDA) Aplikasi Perkantoran (Microsoft Office)
3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.) Tabel Arsitektur SI Kantor PDAP Saat ini PENGGUNA NO.
SISTEM INFORMASI
Kakan PDAP
Kepala TU
Kasie PDE
Kasie Arsip
Kasie Perpustakaan
1
Website Pembkab Flotim
√
√
√
√
√
2
Sistem Informasi Kepegawaian
√
√
√
√
√
3
Sistem Informasi Kependidikan
√
4
Sistem Informasi Kesehatan Daerah Sistem Informasi Geografis
√
√
√
5 6 7
Sistem Informasi Keuangan Daerah Aplikasi Perkantoran
√ √
√
√
√
√
3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)
Tabel Pemetaan Portofolio Sistem Informasi Saat ini
3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)
3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.) Portofolio Aplikasi McFarlan terhadap aplikasi yang ada : (Untuk proses pemetaan portofolio SI saat ini ada pada Tabel 4.5)
Kuadran III : Strategic
Kuadran IV : High Potensial
Website Pemkab Flores Timur --
Kuadran II : Key Operational
Kuadran I : Support 1.
1. 2.
Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). 2. Sistem Informasi Keuangan Daerah (SIMDA) 3. 4.
Sistem Informasi Kependidikan (SISDIK). Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIMKESDA). Sistem Informasi Geografis (GIS) Aplikasi Perkantoran.
3.4. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Gambaran tentang SI/TI saat ini, yang meliputi perkembangan, tren serta pengamanannya dimana selanjutnya akan menentukan bagaimana pemanfaatan SI/TI yang lebih baik di masa depan. Tren TIK Nasional Tren Jaringan Komputer Tren Aplikasi SI
Tren Pengamanan SI
• Dibentuknya Dewan TIK Nasinal (DeTIKNas) • Perkembangan jaringan Internet yang begitu pesat. • Perkembangan aplikasi SI dan database mulai berbasis multi user sampai web base. • Penggunaan teknologi pengamanan mulai dari VPN samapai pada penggunaan sertifikat digital.
3.5. Analisa SWOT Proses identifikasi dan inventarisasi Lingkungan Internal (kekuatan dan kelemahan) dan Lingkungan Eksternal (peluang dan ancaman) di Kantor PDAP. Kekuatan (Strength) • • • •
Adanya peraturan perundang-undangan, serta pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor. Tersedianya jumlah pegawai pada Kantor PDAP. Tersedianya alokasi dana bagi pelaksanaan berbagai kegiatan. Adanya komitmen pimpinan untuk menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawab.
Kelemahan (Weakness) • • •
•
• • • •
Fasilitas komputer dan ruangan yang kurang memadai. Kurangnya tenaga-tenaga profesional dibidang teknologi informasi, arsip dan perpustakaan Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang telekomunikasi dan informatika. Dukungan dana yang belum memadai untuk penyiapan dan peningkatan sarana dan prasarana. Belum memiliki gedung arsip dan juga sistem informasi kearsipan. Belum memiliki sistem informasi perpustakaan. Masih rendahnya disiplin pegawai. Kurangnya dukungan dan kerjasama dari instansi terkait.
3.5. Analisa SWOT (Cont.)
Peluang (Opportunity) • •
•
Bertumbuhnya dan berkembangnya demokratisasi. Berkembangnya Organisasi Kemasyarakatan (Ormas) dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). Semakin meningkatnya komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah.
Ancaman (Threats) • • •
Adanya ego sektor antara instansi-instansi yang ada. Masih kurangnya transparansi antar instansi. Sikap partisipasi dan kerjasama antara pemerintah dan masyarakat yang belum bertumbuh dan berkembang secara baik.
3.5. Analisa SWOT (Cont.) Strength (Kekuatan) •
Faktor Internal • • •
Adanya peraturan perundangundangan, serta pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor. Tersedianya jumlah pegawai pada Kantor PDAP. Tersedianya alokasi dana bagi pelaksanaan berbagai kegiatan Adanya komitmen pimpinan untuk menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawab.
Faktor Eksternal
Opportunity (Peluang)
• • • •
Ancaman (Threats)
• • • •
Weakness (Kelemahan) • • • •
• • • •
Bertumbuhnya dan berkembangnya demokratisasi. Berkembangnya Organisasi Kemasyarakatan (Ormas) dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). Semakin meningkatnya komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah. Perkembangan TI yang sangat pesat dalam mendukung peningkatan kerja Sistem Manajemen Pemerintah. Peningkatan jumlah pengguna teknologi informasi.
•
Adanya ego sektor antara instansi-instansi yang ada. Masih kurangnya transparansi antar instansi. Sikap partisipasi dan kerjasama antara pemerintah dan masyarakat yang belum bertumbuh dan berkembang secara baik.
•
• • •
•
Memacu peningkatan kualitas pegawai dan meningkatkan hubungan komunikasi antar pegawai Menjaga komitmen pimpinan dan loyalitas staf Efisiensi penggunaan dana dalam pelaksanaan kegiatan Meningkatkan koord. antar instansi, serta kerja sama dng LSM dan organisasi profesi sebagai mitra Menumbuhkan komitmen untuk meningkatkan transparansi antar instansi Mengembangkan pemahaman yang benar tentang semangat otonomi daerah ke arah yang lebih produktif bagi pelayanan publik
• • • • •
• •
•
Fasilitas komputer dan ruangan yang kurang memadai. Kurangnya SDM profesional dibidang TI, arsip dan perpustakaan Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang TIK Dukungan dana yang belum memadai untuk penyiapan dan peningkatan sarana dan prasarana. Belum memiliki gedung arsip dan juga sistem informasi kearsipan. Belum memiliki SI perpustakaan. Pengembangan SI belum terarah Kurangnya dukungan dan kerjasama dari instansi terkait. Membuat perencanaan strategis teknologi dan sistem informasi. Membangun sebuah SI arsip dan perpust. Menambah jumlah SDM dibidang IT, Perpustakaan dan Arsip. Perbaikan kualitas infrastruktur IT. Mendukung terlaksananya demokrasi dan reformasi birokrasi.
Mendukung upaya-upaya peningkatan transparansi antar instansi. Meningkatkan kreativitas pegawai dalam melakukan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan. Pemanfaatan TI.
4.1. Analisa Value Chain
Infrastruktur Lembaga : Keuangan, aturan dan tata tertib pegawai, administrasi pegawai, Manajemen SDM Lembaga : Uraian Jabatan, Pengembangan Staf, Pengembangan Profesi Pengembangan Teknologi : Pengembangan SI/TI untuk kinerja kelembagaan Pembelian : Pengadaan bahan, daya dan jasa maintanance Inbound Outbound Operation Logistic Logistic Rencana Kerja Program Kelembagaan,
Pelaksanaan Kegiatan : - Pengumpulan data dan informasi,
TOR pelaksanaan kegiatan,
- Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi/ bahan pustaka
Calon pengelola satuan kegiatan
- Penataan, penyelamatan dan pemeliharaan arsip - Pengelolaan fasilitas sumber daya
Pelaporan : Laporan kegiatan bulanan, triwulan dan tahunan.
Sales and Marketing
Sosialisasi, penyuluhan dan penyebaran informasai.
Service
Layanan : Pelayanan data dan informasi, perpustakaan dan pengelolaan arsip.
4.2. Analisa Balanced Scorecard Melakukan analisa BSC berdasarkan 4 perspektif yaitu perspektif customer, internal, innovation dan finansial yang ada di Kantor PDAP. Dimana setiap objektif bisnis tersebut dibuatkan measurement-nya (Key Performance Indicator). Analisa ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang dengan mengidentifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dan secara signifikan meningkatkan performance. Internal Measures (Key Performance Indikators)
Objektif Fasilitas Sumber Daya
a. b. c. d.
Prosentase komunikasi internal dijalankan. Prosentase pengembangan staf di jalankan. Prosentase pelaksanaan analisis beban kerja. Prosentase pelaksanaan fasilitas program.
Produktifitas (mengoptimalkan kinerja pegawai)
a. b. c.
Rasio ketepatan jam kehadiran pegawai. Prosentase pemenuhan pegawai terhadap beban kerja. Prosentase efektifitas schedule penyelenggaraan program oleh seksi. Prosentase produktifitas pegawai pada setiap seksi. Nilai capaian fasilitas sumber daya. Prosentase peningkatan kompetensi melalui jalur nonformal.
d. e. f.
4.3. Analisa Critical Success Factors Analisa Critical Success Factors (CSFs) dilakukan guna menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang, setelah dilakukan identifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dengan BSC. Pada analisa ini juga digunakan untuk memfokuskan proses identifikasi tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk mendukung setiap objektif.
Gambar Analisa CSFs Perspektif Internal Objektif Fasilitas Sumber Daya.
4.4. Potensi Aplikasi Hasil Analisis
Tabel Pemetaan Fungsi Objektif, Measurements, CSFs, Aplikasi dan Manfaatnya
4.4. Potensi Aplikasi Hasil Analisis (Cont.) Setelah mengetahui potensi aplikasi yang akan dikembangkan, selanjutnya adalah memetakan aplikasi-aplikasi tersebut kedalam matrik McFarlan. Dengan melakukan pengelompokan aplikasi-aplikasi tersebut maka dapat diketahui katagori aplikasi tersebut, apakah termasuk aplikasi strategic, high potensial, key operational atau support. (Dengan menggunakan Tabel 4.12 hal .133) Kuadran III : Strategic 1. Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah (SIPPD). 2. Sistem Informasi Eksekutif (SIE). 3. E- Arsip. 4. E-Perpustakaan.
Kuadran II : Key Operational 1. Sistem Informasi Monitoring Bimtek (SIMB). 2. Sistem Informasi Penerimaan dan Penanganan Komplain (SIPPK). 3. Sistem Informasi Pengelolaan Pelanggan (SIPP). 4. Sistem Monitoring dan Evaluasi (SMEP). 5. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMP). 6. Sistem Informasi Kinerja Instansi Pemerintah (SIKIP). 7. Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMKEU). 8. Sistem Informasi Manajemen Kearsipan (SIMK). 9. Sistem Informasi Permintaan Data (SIPD). 10. Software Anti Virus. 11. E-Biling. 12. Sistem Informasi Gaji (SIGAJI). 13. Sistem Informasi Pembantu Pemegang Kas Daerah (SIPPKD).
Kuadran IV : High Potensial 1. Portal KPDAP. 2. Sistem Informasi Audit (SIA). 3. Portal Pemkab Flotim.
Kuadran I : Support 1. Sistem Informasi Pengelolaan Kuisoner (SIPK). 2. Sistem Informasi Diklat Pegawai (SIDIKPEG). 3. Sistem Informasi Pelaporan (SIP). 4. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA). 5. Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa (SIPBJ). 6. Sistem Informasi Kelembagaan Daerah (SIKD). 7. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). 8. Sistem Informasi Musrenbang (SIMUS). 9. Sistem Informasi Manajemen Nota Dinas (SIMND). 10. Sistem Informasi Presensi Pegawai (SIPP). 11. Sistem Informasi Tata Usaha (SITU). 12. Sistem Informasi Pengelolaan Penugasan (SIPPEN). 13. Sistem Informasi Analisa Jabatan (SIAJ).
Gambar Matrik McFarlan Potensi Aplikasi Pada Kantor PDAP
4.5. Target Portofolio Aplikasi
SIPPD SIMUS
APLIKASI STRATEGIS (AS) SIDIKPEG SIPBJ SIKD
SIPK
APLIKASI PERENCANAAN DAN ANALISA (APA) SIPPK SIP SIKIP
SIMB
APLIKASI MONITORING DAN KONTROL (AMK) SMEP SIMBADA SIA
SIPP E-BILING
APLIKASI TRANSAKSI (AT) SIMKEU SIMND SITU SIGAJI SIPPKD
SIE
SIAJ
SIPPEN
APLIKASI PENDUKUNG OPERASIONAL (APO) PORTAL KPDAP SIMP SIMPEG SIMK SIPD Anti Virus E-ARSIP E-PERPUSTAKAAN PORTAL PEMKAB
Gambar Arsitektur Aplikasi Kantor PDAP
4.5. Target Portofolio Aplikasi (Cont.) Tabel Matriks CRUD Pengguna dan Aplikasi
4.5. Target Portofolio Aplikasi (Cont.)
4.6. Tahap Pengembangan Aplikasi Tahap pengembangan aplikasi dibagi menjadi 5 tahun, dengan prioritas tahapan pengembangan adalah aplikasi key operasional, aplikasi support, aplikasi high potential dan aplikasi strategic. Tabel Tahapan Pengembangan Aplikasi
4.6. Tahap Pengembangan Aplikasi (Cont.)
5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan 1. Arsitektur Aplikasi pada Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur dari 33 Potensi Sistem Informasi, dikelompokkan menjadi : Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Key Operational (KO) : 13 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Support (SP) : 13 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi High Potensial (HP) : 3 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Strategic (ST): 4 Sistem Informasi. Analisa model portofolio McFarlan diatas hasilnya menunjukkan bahwa aplikasi yang akan dibangun akan sangat potensial dalam menunjang kinerja organisasi, hal tersebut ditunjukkan dengan sebagian besar aplikasi terletak pada kuadran key operational dan support. 2. Dari 33 Sistem Informasi tersebut yang dikembangkan sebanyak 30 Sistem Informasi karena 3 Sistem Informasi telah diaplikasikan. Pengembangan Sistem Informasi tersebut dilakukan bertahap selama jangka waktu 5 tahun, dengan prioritas tahap pengembangan adalah Aplikasi yang bersifat Key Operational, kemuadian Aplikasi Support, Aplikasi High Potential dan tahap terakhir adalah aplikasi yang bersifat Strategic.
5. Kesimpulan dan Saran (Cont.)
5.2. Saran Dalam penelitian ini penyusunan prioritas aplikasi sistem informasi e-Government belum mempertimbangkan kemampuan anggaran organisasi dan kesiapan aparatur dalam menerima sistem yang baru. Untuk penelitian selanjutnya dapat ditambahkan faktor dalam menentukan prioritas aplikasi sistem informasi e-Government yang akan dibangun,seperti kemampuan anggaran dan kesiapan aparatur.
REFERENCES Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional (2000), Garis-garis Besar Kebijakan Teknologi Informasi Nasional, Jakarta. Cassidy Anita. (2006), “ A Practical Guide to Information System Strategic Planning”, 2nd Edition. Auerbach Publication Departemen Komunikasi dan Informasi (2003). Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi No.57 Tahun 2003 Tentang Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Government Lembaga. Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informasi (2003). Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Governement Lembaga. Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informatika (2003), Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik,Versi 1.0, Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informatika (2003), Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah,Versi 1.0, Jakarta.
Departemen Komunikasi dan Informatika (2004), Blue Print Sistem Aplikasi e-Government, Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informasi No.41 Tahun 2007 Tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional. Jakarta. Habibie Muhammad. (2009), “Perencanaan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Pemerintah Kabupaten Tegal”. Tesi s Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia, Jakarta. Indrajit, E. Richardus, 2004, “e-Government in Action (Ragam Kasus Implementasi Sukses di Berbagai Belahan Dunia”, ANDI, Yogyakarta. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Internal Staff.(2007), TOGAF for IT Planning, Technical Workshop, Pusat Ilmu Komputer Universitas Indonesia, Jakarta. Jogiyanto. (2005), “Sistem Informasi Strategik : Untuk Keunggulan Kompetitif”, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Tiga Komponen Portofolio Aplikasi 1. Aplikasi-aplikasi yang ada sekarang (The existing aplication) Aplikasi yang sudah ada sekarang, maupun yang sedang dikembangkan. 2. Aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan (The required aplication) Aplikasi yang akan menjadi penting untuk mencapai tujuan dan strategi bisnis dalam perencanaan bisnis di masa mendatang dan dapat ditunjukkan agar mempunyai kontribusi khusus untuk diadakan. 3. Aplikasi-aplikasi yang potensial (The Potential aplication) Aplikasi yang mungkin dapat membuktikan sesuatu yang bernilai pada masa mendatang.
Portfolio aplikasi yang dihasilkan nantinya dipetakan kedalam McFarlan, sehingga kontribusi masing-masing aplikasi bagi KPDAP akan kelihatan.
Portfolio Aplikasi (Mc Farlan) STRATEGIC
HIGH POTENSIAL
Aplikasi yang kristis untuk mendukung strategis bisnis yang akan datang
Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai sukses ke depan
Aplikasi yang dipakai dalam kesuksesan organisasi tergantung pada aplikasi ini
Aplikasi yang bernilai, tetapi tidak kritis dalam mencapai sukses.
KEY OPERATIONAL Portfolio Apliksi Mc. Farlan, 1984
SUPPORT
Strategi Pentahapan (Panduan Pentahapan Peng. Aplikasi e-Gov)
1. STRATEGI MATRIX
Membangun dari semua kategori sistem aplikasi pada satu tahapan (G2G, G2C, G2B, Front Office, Back Office dan aplikasi umum), tetapi dengan memilah dan memilih jenisnya berdasarkan skala prioritas pembangunan daerah, sesuai kebijakan, visi dan misi Pemerintah Daerah masing-masing.
Strategi Spiral
Strategi ini memprioritaskan pembangunan sistem aplikasi e-Government secara lengkap terlebih dahulu untuk ruang lingkup internal Pemda dan legislatif, baru secara bertahap pengembangan diperluas ke lingkup yang lebih besar seperti kecamatan, kelurahan, instansi vertikal dan bidang lainnya.
Strategi Neraca F&I
Strategi ini dilakukan melalui analisa Feasibility vs Impact. Feasible artinya memprioritaskan pembangunan pada aplikasi yang tergolong mudah dan sederhana untuk diimplementasikan. Sedangkan Impact artinya memprioritaskan pembangunan pada aplikasi yang manfaatnya dapat dirasakan sebesar-besarnya (seluas-luasnya) oleh masyarakat umum.
Teknik Analisa Gap TI (Renaissance Strategic Advisor, 1998)
Strategic Distinction Model
Urutan prioritas dari sistem yang akan dikembangkan : 1) CORE dan STRONGER; 2) CORE dan EQUAL; 3) NECESSITY dan STRONGER; 4) NECESSITY dan EQUAL; 5) CORE dan WEAKER; 6) NECESSITY dan WEAKER; 7) SUPPORT dan STRONGER; 8) SUPPORT dan EQUAL; dan 9) SUPPORT dan WEAKER.
Simbol dalam diagram Aliran Informasi Simbol
Data
Proses
Arti Data yang digunakan dalam proses aktivitas bagian/seksi baik secara mentah maupun yang berupa informasi, berupa laporan, ceklist, Arsip, dll Aktivitas berkaitan dengan tupoksi yang digunakan untuk mengolah data menjadi suatu informasi
Keterangan Lokasi :
Sub Seksi/Bagian
Sub bagian/seksi yang memiliki tupoksi yang terkait
Simbol Koordinasi dengan Dinas abc
Arti Kolaborasi dengan dinas lain karena memiliki fungsi yang sama atau sebagai penunjang dalam menjalankan aktifitas Subyek yang menjadi pelaksana atau terkait dengan data yang dikirim atau diterima.
Alur yang menunjukkan transformasi, pergerakan dan perubahan data dan informasi baik dalam maupun antar sub bagian / seksi.
Tabel Desain Studi Untuk Kondisi Internal
Tahapan Kondisi Internal
Sumber Data
Metode Pengumpulan Data
- Struktur Organisasi
- Analisis Dokumen
- Visi Misi Perusahaan
- Analisis Dokumen
- Proses Bisnis
Analisis Dokumen
- Data Operasional Internal
- Analisis Dokumen
Aspek Praktis
Justifikasi
Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Struktur Organisasi KPDAP Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Visi dan Misi KPDAP Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Dokumen yang digunakan pada proses bisnis KPDAP
Bertujuan untuk memperoleh gambaran serta informasi yang berkaitan dengan Kondisi Internal yang ada pada KPDAP sehingga dapat dijadikan dasar untuk melakukan analisis SWOT
Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Dokumen operasional
Tabel Desain Studi Untuk Kondisi Eksternal Tahapan Kondisi Eksternal
Sumber Data - Kondisi Politik
Metode Pengumpulan Data - Studi Literatur
- Kondisi Ekonomi
- Studi Literatur
- Kondisi Sosial
- Studi Literatur
- Kondisi Teknologi
- Studi Literatur
Aspek Praktis
Justifikasi
Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi politik. Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi ekonomi Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi sosial Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi teknologi
Bertujuan untuk memperoleh gambaran serta informasi yang berkaitan dengan Kondisi Eksternal yang ada pada KPDAP sehingga dapat dijadikan dasar untuk melakukan analisis SWOT
Tabel Desain Studi Untuk Analisis SWOT
Tahapan
Analisa SWOT
Sumber Data
- Kondisi Internal
- Kondisi Eksternal
Metode Pengumpulan Data - Analisis Dokumen - Analisis Dokumen
- Identifikasi SWOT - Wawancara KPDAP
Aspek Praktis
Hasil Identifikasi dari kondisi internal Hasil Identifikasi dari kondisi Eksternal Wawancara yang dilakukan menggunakan bentuk semi instructure interview
Justifikasi
Bertujuan untuk memperoleh strategi yang sesuai dengan kondisi KPDAP saat ini dengan melihat kondisi internal dan eksternal serta acuan Inpres No.3 tahun 2003
Tabel Potensi SI TUPOKSI
KATAGORI
DATA
KEBUTUHAN INFORMASI
POTENSI SISTEM INFORMASI
PENGGUNA
Pemetaan potensi SI dengan calon pengguna dengan menggunakan matriks CRUD Sistem Informasi
Pelayanan
Pengguna
website
Kepala
R
Administrasi dan Manajemen
Legislasi
Pembangunan
Tabel Desain Studi Untuk Analisis SDM
Tahapan
SDM
Sumber Data
- Struktur Organisasi dan Job Specification
Metode Pengumpulan Data
Aspek Praktis
- Analisis Dokumen Untuk mengetahui kondisi SDM yang ada pada KPDAP
Justifikasi
Bertujuan untuk menyeimbangkan kondisi SDM yang ada dengan kebutuhan dari penerapan e-gov ke depan di KPDAP
Kerangka Fungsional Sistem Kepemerintahan
Cont.
Contoh Modul Publikasi Informasi Umum dan Kepemerintahan
Tahapan Pembangunan e-Government (Inpres No.3/2003)
1. Pembangunan e-Government disusun dalam 5 (lima) tahapan, tiap tahapan direncanakan selama 1 (satu) tahun, disesuaikan dengan perencanaan pembangunan yang lazim berlaku di Pemerintah Daerah, seperti RKPD, RENSTRADA, dan lain-lain. 2. Disetiap tahapan dilaksanakan pengembangan aplikasi dari semua kategori. Untuk kategori pemerintahan (G2G), ditekankan pada pembangunan aplikasi untuk lingkup internal Pemda dan Legislatif, baru diperluas ke kecamatan dan kelurahan. Meskipun begitu, di tahap awal sebaiknya juga dibangun satu prototipe jaringan sistem informasi yang utuh dari kelurahan sampai ke pusat. 3. Untuk kategori bisnis (G2B), diprioritaskan pada sistem aplikasi untuk pelayanan UKM dan BUMN/BUMD, termasuk RSUD. 4. Sedangkan untuk kategori umum diprioritaskan pada aplikasi eGov Portal dan aplikasi-aplikasi pendukung seperti kolaborasi dan koordinasi, dan sistem pendukung keputusan.
Cont. Tahapan
