PERANCANGAN STRATEGI LAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA KEJAKSAAN NEGERI TIGARAKSA (STUDI KASUS: BAGIAN PIDANA UMUM)* Frisa Erika, Hudiarto, Ir., MM, Sevenpri Candra, S.Kom., MM Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530 Phone (+6221) 53696969
[email protected]
ABSTRACT
Public service is a basic need that should be fulfilled by the government, particularly in legal services. The purpose of this research is to analyze the service strategy management information system at the State Attorney of Tigaraksa, also to give suggestion for system improvement, in order to achieve a good quality service. The method used in this research is the SWOT analysis and Enterprise Architecture framework, which is by analyzed current system design, and then being compared to the problems that have become obstacles of the organizational process, and finally suggestion made to improve the service quality to the community as well as the employee performance. The conclusions are that the current system at the State Attorney of Tigaraksa is not yet integrated, nor it has any control over the duration of each case processing, so it still common cause the delays and lack of service quality to the community are not uncommon. The result of this research is the proposed service strategy and process which is indicates that by using the integrated management information systems, the service at State Attorney of Tigaraksa would be better, so as to improve the quality of services that provided. Key word: strategy, Enterprise Architecture, service strategy, information system, State Attorney of Tigaraksa
*working paper
ABSTRAK
Pelayanan publik merupakan kebutuhan dasar masyarakat yang seharusnya dipenuhi oleh pemerintah, khususnya layanan hukum. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis strategi layanan sistem informasi manajemen pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa, juga memberikan usulan perbaikan sistem, sehingga tercapai kualitas layanan yang baik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT dan kerangka kerja Enterprise Architecture, dimana proses yang sedang berjalan dianalisis, kemudian dibandingkan dengan masalah-masalah yang menjadi hambatan proses organisasi tersebut, lalu dibuat usulan strategi layanan yang dapat meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat serta meningkatkan kinerja pegawai. Simpulan yang didapat adalah bahwa sistem yang sedang berjalan pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa belum terintegrasi, juga belum adanya pengontrolan terhadap durasi setiap pemrosesan perkara, sehingga masih sering terjadi keterlambatan dan menyebabkan kurangnya kualitas layanan kepada masyarakat. Hasil penelitian ini adalah berupa usulan strategi dan proses layanan sistem informasi manajemen yang terintegrasi, yang dengan sistem ini, proses layanan pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa dapat berjalan dengan lebih baik, sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan. Kata kunci: strategi, Enterprise Architecture, strategi layanan, sistem informasi, Kejaksaan Negeri Tigaraksa
PENDAHULUAN Pada era globalisasi seperti saat ini, kebutuhan masyarakat indonesia tidak hanya sebatas pemenuhan kebutuhan barang pokok seperti sandang, pangan dan papan, namun seiring dengan berkembangnya zaman, saat ini kebutuhan atas pemberian pelayanan publik yang baik rupanya sangat dibutuhkan oleh masyarakat Indonesia. Tidak hanya instansi swasta saja yang harus memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggannya, namun instansi pemerintah juga harus memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat. Pelayanan publik merupakan kebutuhan dasar masyarakat yang semestinya dipenuhi oleh pemerintah dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, baik berupa pelayanan umum seperti pelayanan administratif, maupun pelayanan jasa seperti pendidikan, layanan kesehatan, dan layanan hukum. Berkaitan dengan kualitas pelayanan publik yang belum sesuai dengan harapan sebagain besar masyarakat, pemerintah, khususnya instansi penegak hukum perlu secara terus menerus melakukan perbaikan pada kualitas pelayanan publik agar terwujudnya asas pelayanan prima yang diharapkan oleh masyarakat sehingga terciptanya kepuasan dan peningkatan kepercayaan dari masyarakat. Upaya untuk mewujudkan asas pelayanan prima tidak lah mudah namun juga tidak terlalu sulit. Perkembangan dalam dunia teknologi telah melatarbelakangi kebutuhan organisasi untuk menggunakan sistem informasi agar menunjang dalam pengambilan keputusan. Suatu organisasi harus dapat mengadaptasikan sistem dan teknologi informasi yang tepat guna. Dengan integrasi antara departemen-departemennya, sehingga atasan dapat dengan mudah mengontrol pekerjaan pegawai-pegawai dibawahnya dan pekerjaan dapat berjalan secara efisien sesuai dengan visi dan misi organisasi. Sistem informasi yang akan dibangun haruslah disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana organisasi ke depan atau dengan kata lain adanya penyelarasan sistem informasi dengan proses bisnis. Pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi dapat optimal dan memperoleh hasil yang maksimal, jika direncanakan dengan baik dalam suatu perencanaan strategi teknologi dan sistem informasi. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) mengatakan bahwa penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan hal yang sangat penting dalam upaya meningkatkan pelayanan publik instansi pemerintah. (Syrra, 2013) Namun penerapan TIK ini rupanya masih menyentuh sebagian dari instansi penegak hukum seperti Polisi, Kejaksaan, dan Pengadilan di kota-kota besar, khususnya Ibu Kota, sehingga sampai saat ini proses-proses layanan didalam instansi penegak hukum di daerah masih bersifat manual dan belum bisa melayani publik dengan baik. Penelitian ini akan berfokus pada instansi penegak hukum, khususnya Kejaksaan yang memiliki peranan penting dalam memenuhi kebutuhan masyarakat akan layanan hukum. Sebagaimana yang diketahui bahwa Kejaksaan adalah lembaga negara yang melaksanakan kekuasaan negara, khususnya di bidang penuntutan. Kejaksaan Agung, Kejaksaan Tinggi, dan Kejaksaan Negeri merupakan kekuasaan negara khususnya di bidang penuntutan, dimana semuanya merupakan satu kesatuan yang utuh yang tidak dapat dipisahkan. Mengacu pada Undang-Undang No.16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan Republik Indonesia, Kejaksaan sebagai salah satu lembaga penegak hukum dituntut untuk lebih berperan dalam menegakkan supremasi hukum, perlindungan kepentingan umum, penegakan hak asasi manusia, serta pemberantasan Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Dengan dibuatnya Undang-Undang diatas, Kejaksaan seharusnya telah menyadari fungsi sosial yang mereka emban dalam rangka pemenuhan kebutuhan dan peningkatan kesejahteraan masyarakat. Namun kenyataannya, masih sering ditemukan bahwa masyarakat belum mendapatkan pelayanan publik yang sesuai dengan harapan. Dari pengamatan langsung, Kejaksaan yang berkedudukan di Ibukota atau kabupaten dan daerah hukumnya meliputi kekuasaan kabupaten/kota, yang disebut Kejaksaan Negeri, rata-rata telah menerapkan TIK di dalam prosesnya. Namun tidak demikian pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa. Kantor yang terletak di Jalan H. Somawinata Komplek Perkantoran Pemda Kabupaten Tangerang, masih belum menerapkan sistem dan teknologi informasi secara mendalam. Mereka hanya menerapkan sistem standar seperti menginput data dan sistem yang diterapkan belum terintegrasi, sehingga dalam memberikan pelayanan publik yang berlandaskan asas pelayanan prima masih belum terpenuhi.
Kejaksaan Negeri Tigaraksa memiliki 3 (tiga) level hierarki dan 5 (lima) area fungsi diantaranya : Bagian Pembinaan, Bagian Intelijen, Bagian Pidana Umum, Bagian Pidana Khusus, dan Bagian Perdata dan Tata Usaha Negara. Penelitian ini akan berfokus pada area fungsi Pidana Umum yang memerlukan adanya sistem pengontrolan kinerja agar berkas perkara pidana dapat diproses tepat pada waktu yang telah ditentukan. Hal ini dikarenakan belum terintegrasinya sistem antara Kepala Kejaksaan dengan Bagian Tindak Pidana Umum sehingga menyebabkan berkas-berkas perkara belum dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Hal ini menyebabkan masyarakat menjadi kurang percaya kepada layanan hukum Kejaksaan. Selain karena proses perkara tidak diselesaikan dengan tepat waktu, juga karena kurangnya transparansi informasi untuk masyarakat, sehingga masyarakat tidak mendapatkan informasi tentang kasusnya sampai masyarakat tersebut dipanggil ke Pengadilan. Untuk itulah diperlukan sistem informasi yang baik untuk bisa mengontrol pemrosesan berkas-berkas perkara tersebut dan juga mempercepat durasi pemrosesan berkas perkara. Dengan ketepatan waktu dalam pemrosesan berkas-berkas perkara, maka pengambilan keputusan tentang penyelidikan dan penelitian dapat dilakukan dengan cepat dan tepat serta dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap layanan hukum Kejaksaan. Berdasarkan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk menganalisis dan merancang proses layanan pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa melalui kerangka kerja Enterprise Architecture. Tujuan dari penulisan ini adalah: 1. Menganalisis strategi layanan dan teknologi informasi pada bagian Pidana Umum Kejaksaan Negeri Tigaraksa agar dapat memenuhi kualitas layanan yang diinginkan masyarakat, khususnya yang berperkara atau yang berurusan dengan bagian tersebut. 2. Memberikan usulan perbaikan strategi layanan dan teknologi informasi yang dapat meningkatkan efektifitas pada bagian Pidana Umum Kejaksaan Kejaksaan Negeri Tigaraksa dalam tiga tahun mendatang. 3. Memberikan usulan solusi sistem dan teknologi informasi yang tepat untuk bagian Pidana Umum Kejaksaan Negeri Tigaraksa sehingga tercapai kualitas layanan yang baik. Penelitian terdahulu: 1.
Hari Wibowo Utomo, Febriando Sulgani, melakukan penelitian tentang “Perancangan Strategi Sistem Informasi Pada PT. Seraya Indah Selaras.” Menjelaskan bahwa dengan menggunakan kerangka kerja Enterprise Architecture dapat dilakukan perencanaan strategi dan perancangan sistem dan tekonlogi informasi pada proses yang sedang berjalan saat ini menjadi lebih efektif dan efisien.
METODE PENELITIAN/PERANCANGAN Metode penelitian yang digunakan untuk mencapai tujuan yang dirumuskan dalam skripsi antara lain mencakup : 1. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk merumuskan strategi organisasi. Metode yang digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor SWOT ini adalah kajian kepustakaan, dengan menjadi pengamat non-partisipan yang melakukan observasi secara terstruktur di Kejaksaan Negeri Tigaraksa, dan wawancara secara terstruktur dengan Kepala Kejaksaan Negeri Tigaraksa. 2. Enterprise Architecture Framework Analysis. a. Current Architecture b. Future Architecture c. Enterprise Transition Management Plan Metode pengumpulan data yang digunakan untuk menganalisis kerangka kerja Enterprise Architecture ini adalah kajian kepustakaan dan wawancara secara terstruktur dengan Kepala Kejaksaan Negeri Tigaraksa.
HASIL DAN BAHASAN Perhitungan matriks QSPM dibawah ini menghasilkan strategi yang akan diterapkan pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa: Tabel 1 Matriks QSPM Kejaksaan Negeri Tigaraksa FAKTOR-FAKTOR UTAMA
STRATEGI
BOBOT
Merekrut pegawai baru AS
Opportunities Setiap tahun diadakan penelitian dan pengembangan di bidang teknologi Adanya dukungan teknologi dari Kejaksaan RI Adanya kerja sama Kejaksaan dengan USAID Adanya program reformasi birokrasi dari pemerintah pusat Beragamnya sistem informasi (software) yang ditawarkan Threats
TAS
Mengintegrasikan sistem AS
TAS
0,050
1
0.05
2
0.1
0,116
2
0.232
4
0.464
0,064
2
0.128
1
0.064
0,232
2
0.464
2
0.464
0,037
1
0.037
4
0.148
Terdapat mafia-mafia yang memanfaatkan hukum Masyarakat kurang percaya terhadap layanan hukum Kejaksaan Negeri
0,074
1
0.074
4
0.296
0,265
3
0.795
2
0.53
UU ITE yang belum mendukung penyelidikan
0,041
2
0.082
3
0.123
Belum adanya integrasi secara teknologi antar penegak hukum Total
0,119
2
0.238
3
0.357
Sumber: Hasil olahan penulis
1.000
1.862
2.189
Tabel 2 Matriks QSPM Kejaksaan Negeri Tigaraksa FAKTOR-FAKTOR BOBOT Meningkatkan Mengintegrasikan STRATEGI UTAMA kinerja sistem AS
TAS
AS
TAS
Strength Kejaksaan telah diberi wewenang oleh negara untuk memberantas kejahatan Sudah tersedia kelembagaan dan sarana-prasarana yang mendukung
0,227
-
-
-
-
0,07
2
0.14
3
0.21
Jumlah karyawan sudah mencukupi
0,148
1
0.148
2
0.296
Kemauan pegawai Kejaksaan untuk menuju era teknologi Weaknesses
0,103
2
0.206
4
0.412
Profesionalisme karyawan perlu ditingkatkan Lamanya pemrosesan perkara
0,164
2
0.328
2
0.328
0,442
4
1.768
4
1.768
0,227
1
0.227
3
0.681
Pelatihan pegawai membutuhkan waktu lama Total Grand Total
1,000
2.817
3.695
4.679
5.884
Sumber: Hasil olahan penulis Pada tabel-tabel diatas dapat dilihat bahwa jumlah total nilai daya tarik (TAS) untuk strategi penetrasi pasar sebesar 4.679 dan pengembangan layanan sebesar 5.884. Dari hasil tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa strategi pengembangan layanan merupakan strategi yang tepat bagi Kejaksaan Negeri Tigaraksa dibandingkan penetrasi pasar. Upaya yang dapat dilakukan untuk menerapkan strategi pengembangan layanan adalah dengan memperbaiki sistem yang sudah ada dan mengintegrasikan sistem pada bagian yang berhubungan dengan perkara, yaitu Pidana Umum, agar dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat dan memberikan kualitas layanan yang baik kepada masyarakat.
Gambar 1 Perbandingan proses layanan yang sedang berjalan dengan yang diusulkan Penulis menambahkan sistem pada proses layanan yang diusulkan yang berfungsi untuk menyimpan data dari berkas perkara dan untuk mempermudah aliran data dan informasi antar badan hukum terkait. Dengan ditambahkan sistem pada proses layanan pada bagian Pidana Umum Kejaksaan Negeri Tigaraksa, diharapkan proses tersebut dapat berjalan dengan tepat waktu atau bahkan lebih cepat untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada masyarakat.
Gambar 2 Rancangan System User Interface Penulis mengusulkan rancangan sistem user interface seperti gambar diatas untuk memudahkan user mengakses data apa saja yang diperlukan. Dengan hak akses, login, tersebut, maka data tidak akan tercampur antara satu dengan yang lain dan juga aman.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka didapatkan kesimpulan bahwa sistem pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa belum terintegrasi, juga belum ada pengontrolan terhadap durasi setiap proses perkara, sehingga pemrosesan perkara masih sering terlambat dan menyebabkan kurangnya kualitas layanan kepada masyarakat. Rekomendasi strategi kualitas layanan dan sistem yang terintegrasi ini dimaksudkan untuk mendukung kinerja pegawai Kejaksaan Negeri Tigaraksa, khususnya bagian Pidana Umum, agar dapat memproses perkara dengan tepat waktu, memberikan kualitas layanan yang baik kepada masyarakat, dan akhirnya akan dapat mengembalikan kepercayaan masyarakat pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa. Implementasi dari sistem dan teknologi informasi akan membutuhkan waktu tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang cukup besar. Oleh karena itu, perlu dibuat sebuah perencanaan implementasi yang matang, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan dan perancangan sistem dan teknologi informasi dapat membantu organisasi dalam mencapai visi dan misinya. Strategi yang didapat dari analisis SWOT dan QSPM adalah strategi pengembangan layanan, yaitu meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada Kejaksaan Negeri Tigaraksa dengan memperbaiki sistem yang sudah ada dan mengintegrasikan sistem pada bagian yang berhubungan dengan perkara, yaitu Pidana Umum, agar dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat dan memberikan kualitas layanan yang baik kepada masyarakat. Dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi, diharapkan dapat mempersingkat durasi pemrosesan perkara. Dari yang sebelumnya pemrosesan perkara terjadi selama 17 hari, dapat disingkat menjadi 10 hari. Dari analisis yang telah dilakukan pada Kejaksaan Negeri Tigaraksa, agar sistem dapat meningkatkan kinerja dan layanan kepada masyarakat, maka saran yang dapat kami berikan untuk kemajuan Kejaksaan Negeri Tigaraksa adalah sebagai berikut: 1. Penerapan dari hasil perencanaan SI/TI berdasarkan hasil penelitian ini dapat dilakukan secara bertahap dan anggaran haru sudah dipersiapkan sebelum melakukan penerapan sistem informasi yang terintegrasi ini. 2. Setelah membangun sebuah sistem yang terintegrasi di dalam Kejaksaan Negeri Tigaraksa, sebaiknya mulai dikembangkan menjadi sistem yang terintegrasi dengan badan hukum terkait, seperti Polisi dan
3. 4.
Pengadilan setempat, sehingga durasi pemrosesan perkara bisa lebih cepat, dan mengurangi atau bahkan dapat menghilangkan “mafia-mafia” hukum yang selama ini mencoreng layanan hukum. Saat menerapkan sistem yang terintegrasi, sebaiknya diimbangi juga dengan pelatihan mengenai sistem tersebut kepada karyawan Kejaksaan Negeri Tigaraksa, agar visi dan misi organisasi dapat tercapai. Dalam periode tertentu, sebaiknya organisasi melakukan pemeliharaan dan evaluasi terhadap sistem yang sudah dibangun untuk mengetahui apakah ada masalah yang terjadi sehingga dapat diatasi sedini mungkin.
REFERENSI Bangun, S. (2012, December 18). Kontrol Terhadap PNS Lemah. Dipetik May 29, 2013, dari Waspada Online: http://www.waspada.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=272237:kontrol-atasanterhadap-pns-lemah&catid=14:medan&Itemid=27 Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterpprise Architecture EA3 (2nd ed.). United State of America: Author House. Cegielski, R. A. (2010). Introduction to IS Supporting and Transforming Business (3rd ed.). United State of America: John Wiley & Sons. CRM. (2012). PNS Nakal Akan Diberi Sanksi. Dipetik May 29, 2013, dari Jambi Star: http://jambistar.com/berita150-pns-nakal-akan-diberi-sanksi.html David, F. R. (2011). Strategic Management Concepts and Cases (13th ed.). New Jersey: Pearson Education-Prentice Hill. Formasi CPNS 2013. (2012). Dipetik May 29, 2013, dari Portal CPNS: http://cpnsid.com/formasi-cpns-2013.html Hoffman, & Bateson. (2011). Service Marketing (4th ed.). United State of America: South-Western Cengage Learning. ICJR, Y. E. (2009). Tindakan Penyadapan dalam Rangka Penegakan Hukum Harus Diatur dalam UU/Hukum Acara Pidana. Dipetik May 7, 2013, dari http://icjr.or.id/tindakan-penyadapan-dalam-rangka-penegakanhukum-harus-diatur-dalam-uuhukum-acara-pidana/ Kejaksaan. (2009). Pengertian Kejaksaan. Dipetik February 20, 2013, dari www.kejaksaan.go.id Kejaksaan. (2009). Quick Wins. Dipetik May 29, 2013, dari Kejaksaan Republik Indonesia: http://www.kejaksaan.go.id/reformasi_birokrasi.php?section=3 McLeod, R. (2007). Management Information Systems (10th ed.). United State of America: Pearson Prentice Hall. O'Brien, J. (2005). Management Information System (10th ed.). New York: Mc Graw-Hill International Education. Partners, L. a. (2007). Mafia Hukum & Mafia Peradilan. Dipetik May 2, 2013, dari www.kantorhukum-lhs.com PRMOB. (2012). SOA Software Perluas Operasi Eropa. Dipetik July 17, 2013, dari Prmob dunia database terbesar: http://id.prmob.net/arsitektur-berorientasi-layanan/ibm/soa-governance-1848464.html PUSLITBANG. (2009). Tugas Pokok dan Fungsi. Dipetik May 7, 2013, dari http://www.kejaksaan.go.id/unit_kejaksaan.php?idu=28&sm=2 Rainer, R. K., & Turban, E. (2009). Introduction to Information System: Enabling and Transforming Business (2nd ed.). Canada: John Wiley & Sons. Ralph Stair, R. G. (2006). Principles of Information System (7th ed.). USA: Thomson Course Technology. Rangkuti, F. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Rivelino, R. (2012). Revitalisasi Profesionalisme dan Disiplin PNS. Dipetik May 27, 2013, dari http://birokrasi.kompasiana.com/2012/04/05/revitalisasi-profesionalisme-dan-disiplin-pns-452030.html Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design With The Unified Process. Boston: Thomson Course Technology. Setiawan, Z. (2012). 70 Ribu PNS Diterima 2013. Dipetik May 27, 2013, dari http://www.haluankepri.com/news/batam/33982-70-ribu-pns-diterima-2013.html Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Thomas Connolly, B. C. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (4th ed.). England: Addison Wesley. Thomas L. Whellen, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy (10th ed.). New Jersey: Pearson Education. Turban, E. (2003). Introduction to Information Technology (2nd ed.). New Jersey: John Wiley & Sons. USAID. (t.thn.). About C4J. Dipetik July 17, 2013, dari Change For Justice (C4J) Project: http://www.c4jindonesia.org/about Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information System (3rd ed.). England: John Wiley & Sons.
RIWAYAT PENULIS Frisa Erika lahir di kota Ponorogo pada 24 Agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini magang sebagai Client Service for Publisher di Literary Box.
