SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN (Studi Kasus : Perpustakaan SMP Negeri 2 Jamblang) Oleh : Dian Ade Kurnia1, Lukman2 Program Studi Teknik Informatika, STMIK IKMI Cirebon
ABSTRAK Perpustakaan memegang peranan penting bagi masyarakat dan dunia pendidikan. Tanpa informasi, masyarakat menjadi tersisih dan terbelakang. Ditemui gejala ketidakpuasan siswa terhadap pelayanan yang diberikan perpustakaan sekolah, yang menunjukkan bahwa kualitas pelayanannya belum dapat memenuhi harapan siswa. Perpustakaan belum berperan optimal. Oleh karena itu, untuk mengetahui dan mengukur kualitas pelayanan perpustakaan dan kesenjangan yang terjadi. Pengujian terhadap perangkat lunak dilakukan dengan metode servqual dan pengujian hipotesis. Pengukuran dilakukan kepada siswa, staf perpustakaan, dan guru/TU. Kata Kunci :Sistem, Informasi, Manajemen, Perpustakaan, Kualitas, Layanan
ABSTRACT Libraries play an important role for the public and education. Without information, people become marginalized and underdeveloped. Symptoms encountered student dissatisfaction with the services provided library school, which indicates that the quality of service can not meet the expectations of students. Library is not optimal play. To find and measure library service quality and disparities. Testing of the software is done by servqual method and hypothesis testing. Measurements were made to students, library staff, and teachers / administration staf. Keywords : System, Information, Management, Library, Quality, Service
I. PENDAHULUAN Sistem komputerisasi telah merambah di dunia pendidikan. Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi. Salah satu kemajuan suatu bangsa dapat diidentifikasikan dari minat bacanya, karena semakin maju suatu bangsa maka minat bacanya akan semakin tinggi. Demikian pula kondisi perpustakaan suatu bangsa merupakan refleksi dari tingkat kebudayaan serta tingkat peradaban yang telah dicapainya. Perpustakaan harus memperkenalkan dan meningkatkan dasar-dasar ilmu pengetahuan dan keterampilan kepada masyarakat serta menanamkan sikap untuk terus menerus belajar. Perpustakaan juga berperan aktif sebagai sarana untuk membantu mencerdaskan kehidupan bangsa, sehingga dapat meningkatkan partisipasi dan produktivitas dalam pembangunan. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini membuat manusia sadar, bahwa tugas sekolah tidak cukup melatih ingatan dan kemahiran dalam beberapa mata pelajaran saja. Isi pelajaran tidak dapat lagi dibatasi kepada buku pelajaran ataupun metode mengajar dan tidak cukup berdasarkan ingatan. Pendidikan bukan hanya menyampaikan pengetahuan dari guru dan buku pelajaran kepada anak didik, tetapi juga memberi kesempatan kepada anak didik untuk ikut aktif dalam usaha memperkaya pengetahuannya dengan usaha sendiri. Pendidikan di era globalisasi mengharuskan mata pelajaran untuk diintegrasikan sebanyak mungkin dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu anak didik membutuhkan sumber belajar yang diantaranya adalah perpustakaan. Perpustakaan adalah
sebuah ruang dimana di dalamnya terdapat banyak buku yang disusun berdasarkan sistem tertentu untuk digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi semua orang. Dengan semakin berkembangnya kegiatan inventaris suatu buku di perpustakaan serta semakin bertambahnya anggota, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung semua informasi mengenai data tersebut secara cepat. Pengembangan perpustakaan sekolah tidak akan berhasil jika tanpa didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Salah satu sarana yang diperlukan adalah sistem pelayanan perpustakaan. Teknologi informasi juga dapat dimanfaatkan dalam layanan perpustakaan untuk lebih mempercepat dan mempernyaman layanan. SMP Negeri 2 Jamblang telah memakai komputer dalam kegiatan sehari-hari, tetapi hanya bagian tertentu saja yang menggunakan komputer dan software yang digunakan pun hanya software paket Ms. office yaitu Ms. Excel. Sedangkan pengolahan data pada perpustakaan ini masih menggunakan sistem manual sehingga dapat menimbulkan kendala yang mengakibatkan kurang optimalnya proses pengolahan data yang dilakukan, sehingga dalam melakukan pengolahan data masih mengalami hambatan terutama untuk petugas perpustakaan. Salah satu tugas dari petugas perpustakaan adalah mendata anggota yang meminjam buku secara keseluruhan, dan selama ini proses pendataan tersebut dilakukan dengan cara manual, sehingga informasi yang dihasilkanpun kurang akurat karena banyak kemungkinan kesalahan dalam proses pendataan tersebut yang disebabkan oleh pengolahan data yang kurang baik. Dalam hal ini penulis berinisiatif untuk mengembangkan aplikasi perpustakaan dengan menggunakan metode servqual untuk meningkatkan kualitas layanan dalam
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 21
administrasi perpustakaan sehingga dapat menghasilkan kepuasan kepada para siswa. Belum adanya sebuah sistem pengelolaan perpustakaan berbasis komputer dan metode apakah yang tepat dalam mengukur kualitas layanan sistem informasi manajemen perpustakaan yang ada di lingkungan SMP Negeri 2 Jamblang Kabupaten Cirebon? II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.[1] Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendifinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangakan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah digunakan untuk mempelajari sistem dengan tujuan analisis dan perancangan. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sementara sasaran memiliki ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan sistem utama, misalnya sistem bisnis maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut. 2.1.1 Karakteristik sistem Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1) Komponen Sistem (Components) Sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Suatu subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2) Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahpisahkan. 3) Lingkungan Luar Sistem (Environtment) Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.
4)
5)
6)
7)
8)
Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem, yang dengan demikian lingkuangan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan sistem. Penghubung Sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lain melalui penghubung. Sehingga terjadi integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Misalnya sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan. Pengolah Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.1.2 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang yaitu sebagai berikut: 1) Sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya adalah filsafat. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer. 2) Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin yang disebut dengan human machine system. Contohnya sistem informasi berbasis komputer. 3) Sistem deterministic dan sistem probabilistic Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4) Sistem terbuka dan sistem tertutup
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 22
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. 2.1.3 Analisis Sistem Analisis sistem (systems analysi ) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.[2] Dari hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan, akan diuraikan dan diamati menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). 1) Performance (Kinerja) Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2) Information (Informasi) Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3) Economy (Ekonomis) Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. 4) Control (Pengendalian) Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. 5) Efficiency (Efisisensi) Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. 6) Service (Pelayanan) Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2.2
Informasi Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.[2] Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata, merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Perubahan data menjadi informasi dilakuakan oleh pengolah informasi (information processor).
2.2.1 Nilai dan Kualitas Informasi Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Nilai informasi didasarkan pada 10 sifat yaitu mudah diperoleh, luas dan lengkap, ketelitian, kecocokan, ketepatan waktu, kejelasan, keluwesan, dapat dibuktikan, tidak ada prasangka, dan dapat diukur. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu : 1) Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias untuk menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. 2) Tepat Waktu (timelines) Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. 3) Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi penerima. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda. 2.3
Sistem Informasi Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer, merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi, dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, Data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahanbahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 23
merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. [3] 2.4
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information Systems (MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Gordon B.Davis: “SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.”[2] Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen disemua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem haruslah mengetahui kebutuhankebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. 2.5
Pengertian Perpustakaan Pengertian perpustakaan dapat kita lihat dari dua segi, yaitu: 1) Pengertian menurut bahasa Dalam bahasa Indonesia istilah “perpustakaan” dibentuk dari kata dasar pustaka ditambah awalan “per” dan akhiran “an”. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia perpustakaan diartikan sebagai “kumpulan buku-buku”[4] Dalam bahasa Inggris disebut “library” yang berarti perpustakaan.[5] 2) Pengertian menurut istilah Menurut IFIA (International Federation of Library Associations and Institutions) : “Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.”[6] Menurut Sutarno NS, M. Si “Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemekian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.”[7] Adjat Sakri dkk “Perpustakaan adalah lembaga yang menghimpun pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi pustaka tersebut.”[8] C. Larasati Milburga, dkk “Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara berkesinambungan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.”[9] Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik suatu kesimpulan pengertian perpustakaan secara umum adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik buku-
buku ataupun bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai informasi. Untuk lebih dapat memahami pengertian perpustakaan sekolah maka terlebih dahulu kita mengacu kepada jenis-jenis perpustakaan. Dalam lampiran keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tertanggal 11 Maret No. 0103/0/1981 jenisjenis perpustakaan meliputi : a. Perpustakaan Nasional Berkedudukan di ibukota negara, berfungsi sebagai perpustakaan defosit nasional dan terbitan asing dalam ilmu pengetahuan sebagai koleksi nasional, menjadi pusat bibiografi nasional, pusat informasi dan referensi serta penelitian, pusat kerjasama antar perpustakaan di dalam dan di luar negeri. b. Perpustakan Wilayah Berkedudukan di ibukota provinsi, sebagi pusat kerja sama antar perpustakaan di wilayah provinsi, menyimpan koleksi bahan pustaka yang menyangkut provinsi, semua terbitan di wilayah, pusat penyelenggaraan pelayanan referensi, informasi dan penelitian dalam wilayah provinsi menjadi unit pelaksana teknis pusat pembinaan perpustakaan. c. Perpustakaan Umum Menjadi pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan rekreasi bagi seluruh lapisan masyarakat. d. Perpustakaan Keliling Berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum. e. Perpustakaan Sekolah Berfungsi sebagi pusat kegiatan kegiatan belajarmengajar, pusat penelitian sederhana, pusat baca, guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi. f. Perpustakaan Perguruan Tinggi Berfungsi sebagai sarana kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. g. Perpustakaan Khusus/Dinas Berfungsi sebagai pusat referensi dan penelitian serta sarana untuk memperlancar tugas pelaksanaan instansi/lembaga yang bersangkutan.[10] 2.6
Pengenalan MySQL MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. MySQL termasuk jenis RDBMS(Relational Database Management System). Pada MySQL, Sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom. Untuk mengelola database MySQL ada beberapa cara yaitu melalui prompt DOS (tool command line) dan dapat juga menggunakan program utility seperti: 1. PHP MyAdmin 2. MySQLGUI 3. MySQL Manager Java Based 4. MySQL Administrator for windows. [11] 2.7
Pengenalan Java Java merupakan sebuah bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat berjalan pada platform yang
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 24
Anggota memberikan kartu anggota dan daftar buku kepada petugas, lalu petugas mencatat pengembalian buku tersebut yang tersimpan dalam buku pengembalian dan melakukan pengecekan apakah anggota mengembalikan buku sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan? Jika sesuai maka petugas memberikan bukti pengembalian kepada anggota tapi jika anggota terlambat mengembalikan buku maka petugas akan melakukan perhitungan denda dan memberikan bukti denda kepada anggota. Begitupun jika terjadi kehilangan/kerusakan buku maka petugas akan mencatat data pengeluaran buku dan anggota dikenakan sangsi untuk menggantikan buku yang rusak/hilang tersebut. 3.2 Diagram Konteks
Kartu Anggota
Lap Data buku
Lap Data Anggota
Lap Data Peminjaman
Lap Data Pengembalian
Anggota
Cari Buku
Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan SMPN 2 Jamblang
Bukti Peminjaman Buku
Lap Data buku
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Data Anggota
Lap Data Anggota
III.METODE PENELITIAN 3.1 Analisis Sistem Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system desain). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya. Dalam analisis sistem, pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu alternative agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai. 3.1.1 Prosedur Dalam melakukan sistem pelayanan terhadap para anggota perpustakaan, Perpustakaan SMP Negeri 2 Jamblang Kabupaten Cirebon menerapkan beberapa prosedur yaitu : 1. Prosedur Pendaftaran Anggota Anggota yang mendaftar, memberikan data anggota ke petugas. Kemudian petugas mencatat data anggota pada buku anggota. Petugas lalu membuat kartu anggota dan memberikannya kepada anggota. 2. Prosedur Peminjaman Buku Anggota memberikan kartu anggota dan daftar buku kepada petugas dan petugas kemudian mencatat nama anggota dan buku yang dipinjam. 3. Prosedur Pengembalian Buku
Kepala Perpustakaan
Data Anggota Data Petugas Data Anggota Data Buku Data Peminjaman Data Pengembalian Bukti Peminjaman Data Pengembalian Buku
Petugas
Lap Data Pengembalian Lap Data Peminjaman
berbeda, baik di Windows, Linux, serta sistem operasi lainnya. Jadi, kita dapat membuat sebuah aplikasi dengan Java pada sistem operasi Linux dan selanjutnya menjalankan atau menginstal aplikasi tersebut pada sistem operasi Windows dan juga sebaliknya tanpa mengalami masalah. Dengan menggunakan Java, kita dapat mengembangkan banyak aplikasi yang dapat digunakan pada lingkungan yang berbeda, seperti pada: Desktop, Mobile, Internet, dan lain-lain. Untuk menginstalasi dan menggunakan Java, Sun Microsystem selaku pengembang Java menyediakan paket instalasi sesuai dengan kebutuhan kita dalam membangun suatu aplikasi. Berikut ini uraian singkat mengenai paket aplikasi Java yang tersedia. 1. J2ME (Java 2 Micro Edition) Paket instalasi ini dapat digunakan untuk mengembangkan software yang berjalan pada perangkat yang memiliki memori dan sumber daya yang kecil, seperti pada Handphone, PDA, dan Smartcard. 2. J2SE (Java 2 Standard Edition) Paket instalasi ini dapat digunakan untuk mengembangkanm aplikasi yang berjalan pada lingkungan workstation, seperti aplikasi desktop. 3. J2EE (Java 2 Enterprise Edition) Paket instalasi ini dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi pada lingkungan internet maupun aplikasi skala enterprise.[12]
Kepala Sekolah
Gambar 1 Diagram Konteks
Page 25
3.3 DFD Level 0
3.5 DFD Level 1 Data Buku 1.0 Data Anggota
Data Anggota
Anggota
Data Anggota
Petugas
Data buku
Kartu Anggota
2.1 Cek Data Buku
Anggota
Penerbit Kategori
Data anggota kartu anggota
Data buku
2.0 Data buku
Buku
Data buku
Kartu anggota
2.2 Input Data Buku
Data Buku
3.0 Data petugas
Data petugas
Petugas
Data petugas
Petugas
Data buku Data petugas
4.0 Peminjaman buku
Peminjaman buku
Buku Peminjaman
Data peminjaman
Gambar 4 DFD Level 1 Data Buku
Bukti peminjaman
3.6 DFD Level 1 Peminjaman Buku
Pengembalian Bukti peminjaman
Kartu anggota
5.0 Pengembalian Buku
Pengembalian buku
Pengembalian
Pengembalian
Anggota
Data anggota
4.1 Cek Data Anggota
Anggota
Lap.data Pengembalian
Kepala Sekolah
Lap.data anggota
Lap. Data Peminjaman
Lap,data buku
6.0 Laporan
Lap.data peminjaman
Laporan Data buku
Lap.data pengembalian
Laporan Data anggota
Lap. data anggota
Lap,data buku
Buku
Lap.data peminjaman
Peminjaman Lap.data pengembalian
4.2 Peminjaman Buku
Peminjaman
Bukti peminjaman
Kepala Perpustakaan
Gambar 2 DFD Level 0 Peminjaman buku
3.4 DFD Level 1 Data Anggota Anggota
Data Anggota
1.1 Cek Data Anggota
Data Anggota Lengkap
Petugas
Gambar 5 DFD Level 1 Peminjaman Buku Anggota
Petugas
3.7 DFD Level 1 Pengembalian Buku
Data Anggota
Anggota Kartu Anggota
1.2 Input Data Anggota
Nomor Pinjam
5.1 Cek Nomor Peminjaman
Peminjaman
Data Anggota Lengkap
Gambar 3 DFD Level 1 Data Anggota Pengembalian buku
5.2 Pengembalian Buku
Pengembalian buku
Pengembalian buku
Petugas
Gambar 6 DFD Level 1 Pengembalian Buku
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 26
3.8 DFD Level 1 Laporan Anggota
3.10 Flowchart Masuk Halaman utama
Buku
Peminjaman
Mulai
Pengembalian
Input User, Pass Dan Jns_User Salah Login
6.1 Cetak Laporan Data Anggota
6.3 Cetak Laporan Data Peminjaman
6.2 Cetak Laporan Data Buku
Cek User dan Password
6.4 Cetak Laporan Data Pengembalian
Benar Pilih Menu Admin
Anggota
Y
Y
Data Anggota
Data anggota T T
T
Buku
Laporan Data Buku
Y
Data buku
Y
Peminjaman
Data buku
Y
Laporan Data Peminjaman T
Peminjaman
Y
Peminjaman
Petugas Laporan Data Anggota
Laporan Data Pengembalian
T
T
T
Laporan Data Peminjaman
Laporan Data Anggota
Pengembalian
Y
Pengembalian
Y
Laporan data anggota
Y
Laporan Data buku
Y
Laporan data peminjaman
Pengembalian
Y
Laporan Data Pengembalian T
Laporan Data Buku Laporan data anggota
Laporan Data Anggota
Kepala Sekolah
Laporan Data Peminjaman Laporan Data Pengembalian
Laporan Data anggota
Y
Laporan data buku
T
T
Laporan Dara Anggota
6.5 Penyerahan Laporan
Laporan Data Buku
Y
Kepala Perpustakaan
Laporan Data Buku Laporan Data Peminjaman
Laporan Data buku
Laporan Data Pengembalian
T Laporan data peminjaman
Gambar 7 DFD Level 1 Laporan
Laporan data peminjaman
Y
T T T
T
3.9 Entity Relationship Diagram nama
nis
id_kategori
judul
id_anggota
Laporan data pengembalian
pengarang
isbn
kode_buku
kelas Anggota
1
Meminjam
M
T
T
Buku
SELESAI
jml_tersedia
1
M
Laporan data pengembalian
Y
Gambar 9 Flowchart Masuk Halaman Utama
tahun
no_pinjam
Laporan data pengembalian
Y
id_penerbit
no
telat
M jml_terpinjam
id_anggota
3.11 FlowchartData Anggota Mulai
denda
Peminjaman
kode_buku
telat
jml_total Pengelompokan
tgl_pinjam
Pilih Tombol
denda M
M
telat
Y
BARU
tgl_tempo
T
EDIT
T
HAPUS
T
CARI
nama_penerbit kondisi
tgl_kembali
Penerbit
M nilai
alamat
Kondisi buku
kota denda Kategori
id_penerbit
telp
Y
Y
Y
Y
Form Data Anggota
Data Anggota
Data Anggota
Masukan ID Anggota
Input Data Anggota
Edit Data Anggota
Cari ID Anggota
Data Anggota
Simpan Data Anggota
Data Anggota
website email T
id_kategori
T
nama_kategori Hapus Data Anggota Cek ID Anggota
Gambar 8 Entity Relationship Diagram
Y Cetak Kartu anggota
Simpan Data Anggota
Selesai
Gambar 10 Flowchart Data Anggota 3.12 Flowchart Data Buku Mulai
Pilih Tombol
Y
BARU
T
EDIT
T
HAPUS
T
CARI
Y
Y
Y
Y
Form Data buku
Data buku
Data buku
Kode buku
Input data buku
Edit data buku
Kode buku
Data buku
Simpan Data buku
Data buku
T T Hapus Data buku Cek Kode buku
Y Simpan Data buku
Selesai
Gambar 11 Flowchart Data Buku Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 27
3.13 Flowchart Transaksi Peminjaman
3.16 Flowchart Laporan Data Buku Mulai
Mulai
T
Pilih Tombol
Y
BARU
T
EDIT
T
HAPUS
T
Cek data buku
CARI
Y
Y
Y
Y
Form Peminjaman
Data Peminjaman
Data Peminjaman
Masukan No peminjaman
Input Transaksi Peminjaman
Input Data Peminjaman
Cari No peminjaman
Simpan Data peminjaman
Data Peminjaman
Y
Pilih Tombol
Lap. Data Semua Buku
Peminjaman T
T
T
Lap. Data buku Berdasarkan kategori
Lap. Data buku berdasarkan penerbit
T
Y
Y
Y
Cetak data semua buku
Cetakiata buku berdasarkan kategori
Cetakiata buku berdasarkan penerbit
Hapus Data Peminjaman
Cek No Peminjaman
Cetak data semua buku
Y Cetak bukti peminjaman
Simpan Data Peminjaman
Cetakiata buku berdasarkan kategori
Selesai
Cetakiata buku berdasarkan penerbit
Arsip Arsip
Arsip
Gambar 11 Flowchart Transaksi Peminjaman Selesai
T
3.14 Flowchart Transaksi Pengembalian
Gambar 13 Flowchart Laporan Data Buku
Mulai
3.17 Flowchart Laporan Data Peminjaman Mulai
CARI
Masukkan Tanggal
T
Tanggal
T Y Cek Tanggal
Masukan No peminjaman
Y Pilih Tombol
Transaksi Pengembalian
Lap. Semua Data Peminjaman
Lap. Berdasarkan tanggal
T
Y
Y
Cetak semua data peminjaman
Cetak data peminjaman berdasarkan tanggal
Pengembalian T Cetak Laporan semua data peminjaman
Cetak lap. Data peminjaman berdasarkan tanggal
Arsip
Cek No Peminjaman
Arsip T
Selesai
Y Simpan Data Pengembalian
Gambar 14 Flowchart Laporan Data Peminjaman
Selesai
Gambar 11 Flowchart Transaksi Pengembalian
3.18 Flowchart Laporan Data Pengembalian Mulai
3.15 Flowchart Laporan Data Anggota Mulai T
Masukkan Tanggal
T Tanggal
Cek Tanggal
Cek data Anggota
Y
Y
Pilih Tombol
Pilih Tombol Lap. Data pengembalian
Data Anggota Semua
T
Data Anggota per kelas
Y
Y
Cetak Data Anggota
Cetak Data Anggota per Kelas
Lap. Berdasarkan tanggal
T
Y
Y
Cetak data pengembalian
Cetak data pengembalian berdasarkan tanggal
Cetak data pengembalian
Cetak Data Anggota
Cetak Data Anggota per Kelas
Cetak lap. Data pengembalian berdasarkan tanggal
Arsip
Arsip T
Arsip Arsip T
Selesai
Selesai
Gambar 15 Flowchart Laporan Data Pengembalian Gambar 12 Flowchart Laporan Data Anggota Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 28
IV. PENGUJIAN DAN HASIL 4.1 Impelentasi Sistem Tampilan menu utama aplikasi perpustakaan :
4.1.1
Input Data Menu input data terdiri dari beberapa submenu, yaitu sebagai berikut : 4.1.1.a Data Anggota Pada sub menu ini, digunakan untuk melihat data yang sudah diinput, mengedit, mengapus, pencarian, menambah dan mencetak data anggotaUntuk menyimpan dapat mengklik tombol simpan, untuk mengubah data klik pada nama yang akan diubah lalu klik ubah, untuk menghapus data anggota dapat mengklik tombol hapus data anggota yang akan dihapus, demikian pula dengan mencetak kartu anggota. 4.1.1.b Data Buku Pada sub menu ini, digunakan untuk melihat data yang sudah diinput, mengedit, mengapus, pencarian, menambah dan mencetak data buku. Untuk menyimpan dapat mengklik tombol simpan, untuk mengubah data klik pada nama yang akan diubah lalu klik ubah, untuk menghapus data buku dapat mengklik tombol hapus data buku yang akan dihapus. 4.1.2 Edit Menu Edit terdiri dari beberapa submenu, yaitu sebagai berikut : 4.1.2.a Data Kategori Pada sub menu ini, digunakan untuk merubah data kategori yang sudah diinput. 4.1.2.b Data Penerbit Pada sub menu ini, digunakan untuk merubah data penerbit yang sudah diinput. 4.1.2.c Kondisi Buku Pada sub menu ini, digunakan untuk merubah kondisi buku yang sudah diinput. 4.1.2.d Edit Denda Pada sub menu ini, digunakan untuk merubah nominal denda keterlambatan.
4.1.3
Pencarian Menu Pencarian terdiri dari beberapa submenu, yaitu sebagai berikut : 4.1.3.a Data Anggota Pada sub menu ini, digunakan untuk mencari data anggota berdasarkan ID Anggota, NIS, Nama, dan Kelas.
4.1.3.b Data Penerbit Pada sub menu ini, digunakan untuk mencari data penerbit berdasarkan nama. 4.1.3.c Data Peminjaman Pada sub menu ini, digunakan untuk mencari data peminjaman berdasarkan Nomor Peminjaman, NIS, Nama, dan Kelas. 4.1.3.d Data Buku Pada sub menu ini, digunakan untuk mencari data buku berdasarkan kode buku, judul buku, kategori, pengarang, penerbit, ISBN, dan tahun terbit. 4.1.4 Transaksi Menu Transaksi terdiri dari beberapa submenu, yaitu sebagai berikut : 4.1.4.a Peminjaman Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku. Adapun tampilan dari sub menu transaksi peminjaman buku adalah sebagai berikut : 4.1.4.b Pengembalian Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian buku. 4.1.5
Laporan Menu Laporan terdiri dari beberapa submenu, yaitu sebagai berikut : 4.1.5.a Data Anggota Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan pencetakan terhadap data anggota bisa memilih semua anggota ataupun berdasarkan kelas. 4.1.5.b Data Buku Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan pencetakan terhadap data buku bisa memilih semua buku, berdasarkan kategori ataupun berdasarkan penerbit. 4.1.5.c Data Peminjaman Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan pencetakan terhadap data peminjaman buku bisa memilih laporan peminjaman hari ini, ataupun berdasarkan tanggal. 4.1.5.d Data Pengembalian Pada sub menu ini, digunakan untuk melakukan pencetakan terhadap data pengembalian bisa memilih laporan pengembalian hari ini, ataupun berdasarkan tanggal. 4.2 Hasil Ujicoba Oleh karena nilai t hitung >t tabel(4,860 > 2,055) dan signifikansi(0,001 < 0,05) maka Ho ditolak, artinya bahwa ada hubungan secara signifikansi antara harapan dan kenyataan. Karena t hitung nilainya positif, maka berarti harapan berhubungan positif dan signifikan terhadap kenyataan. Jadi dalam kasus ini dapat disimpulkan bahwa harapan berhubungan positif terhadap kenyataan pada Perpustakaan SMP Negeri 2 Jamblang Kabupaten Cirebon V. KESIMPULAN Oleh karena nilai t hitung >t tabel(4,860 > 2,055) dan signifikansi(0,001 < 0,05) maka Ho ditolak, artinya bahwa ada hubungan secara signifikansi antara harapan dan kenyataan. Karena t hitung nilainya positif, maka berarti harapan berhubungan positif dan signifikan terhadap kenyataan. Jadi dalam kasus ini dapat disimpulkan bahwa harapan berhubungan positif terhadap
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Page 29
kenyataan pada Perpustakaan SMP Negeri 2 Jamblang Kabupaten Cirebon. DAFTAR PUSTAKA [1] Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta. 2004. [2] Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur. Penerbit Andi Yogyakarta [3] Jogiyanto Hartono, MBA, Akt Ph.D; Pengenalan komputer (Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan)Andi;1999. [4] Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Kamus Umum Bahasa Indonesia. (Jakarta : Balai Pustaka, 1988). hal 713. [5] Nadjib Zuhdi. Kamus Lengkap Praktis 20 Juta Inggris Indonesia. (Surabaya: Fajar Mulya,1993). hal. 270 [6] Sulistyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. (Jakarta: Universitas Terbuka. Depdikbud, 2003). hal. 5.
[7] [8] [9] [10] [11]
[12]
Jurnal Online ICT STMIK IKMI – Vol.10 - Edisi Desember 2013
Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat. (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003).hal.7. Soetminah. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. (Yogyakarta: Kanisius,1992).hal.32 Larasati Milburga, et al. membina Perpustakaan sekolah. (Yogyakarta: Kanisius, 1991).hal.17. lampiran keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tertanggal 11 Maret No. 0103/0/1981 Laksmiwati, Hira. 1998. Bahan-bahan Kuliah Rekayasa dan Analisis Perangkat Lunak. Bandung : Magister Informatika ITB Supriyatno. 2009. Pemrograman Database Menggunakan Java & MySQL untuk Pemula.
Jakarta : Mediakita.
Page 30
