PERENCANAAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS PERPUSTAKAAN PKN & STMIK LPKIA BANDUNG 1
Soni Fajar Surya G., 2Dadi Miftah Siddik Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 7564283, Fax. +62 22 7564284 Email :
[email protected] ,
[email protected] 2
Abstrak STMIK dan Politeknik LPKIA merupakan suatu perguruan tinggi yang bergerak di bidang ilmu komputer. Salah satu unit yang ada pada lingkungan bisnis LPKIA adalah Perpustakaan. Perpustakaan LPKIA merupakan salah satu sarana pendukung atau penunjang dalam menyediakan informasi yang sangat diperlukan untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Proses Belajar Mengajar, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat. Meskipun layanan sistem informasi perpustakaan LPKIA telah menggunakan komputer namun belum sepenuhnya terintegrasi untuk masing-masing unit kerja, serta masih adanya layanan sistem informasi yang dilakukan secara tulis tangan sehingga terdapat beberapa masalah yang sering timbul. Agar pelayanan dan kegiatan perpustakaan dapat dilaksanakan dengan lebih baik maka perlu diadakan perbaikan pada sistem yang telah berjalan saat ini. Untuk itu perlu dirancang suatu sistem yang terintegrasi dengan semua unit kerja perpustakaan. Kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning) digunakan untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, data, aplikasi, dan teknologi Kata kunci : Sistem Informasi, Perpustakaan dan EAP (Enterprise Architecture Planning)
teknologi informasi yang adapun masih belum maksimal terhadap mutu layanan di perpustakaan, sehingga perlu adanya pengembangan sistem yang lebih baik.
1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan bagian penting di dalam suatu organisasi yang mempunyai banyak manfaat baik untuk pihak manajerial didalam mengambil suatu keputusan maupun untuk user didalam menjalankan operasional perusahaan. Sistem informasi dirancang agar tujuan organisasi dapat tercapai secara optimal. Namun banyak organisasi yang memanfaatkan sistem informasi dengan memperhatikan kebutuhan jangka pendek saja dan belum terintegrasi dengan baik. Oleh karena itu menyulitkan user dalam menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan. PKN dan STMIK LPKIA merupakan perguruan tinggi yang bergerak di bidang ilmu komputer, salah satu unit yang terdapat di PKN dan STMIK LPKIA adalah perpustakaan. Perpustakaan PKN dan STMIK LPKIA merupakan unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan berbagai jenis bahan pustaka yang dikelola secara sistematis untuk digunakan sebagai penunjang program pendidikan di PKN dan STMIK LPKIA. Pada awal perkembangannya, layanan sistem informasi di bagian perpustakaan PKN dan STMIK LPKIA masih terdapat beberapa proses pengolahan data yang belum terintegrasi dengan baik dan masih ada sistem yang bersifat manual, seperti peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan oleh dosen dan pegawai staff LPKIA serta pendataan pengadaan bahan pustaka yang masih dilakukan secara tulis tangan, dan penerapan
Untuk merancang pengembangan sistem informasi perpustakaan ini akan menggunakan kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning) sehingga dapat melakukan pengelolaan berdasarkan proses bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Dengan adanya perencanaan strategi sistem informasi yang matang dan tepat, maka akan menghasilkan sebuah aliran informasi yang cepat dan juga sesuai dengan kebutuhan di perpustakaan. Sehingga diharapkan dengan adanya perubahan sistem yang baru maka sistem di bagian Perpustakaan ini dapat berjalan lebih baik, serta mampu menghasilkan informasi yang cepat dan juga akurat. Melihat permasalahan di atas hal tersebut layak di angkat untuk menjadi tugas akhir dengan judul “PERENCANAAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS PERPUSTAKAAN PKN & STMIK LPKIA BANDUNG”. Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu : 1.
1
Bagaimana mengetahui perspektif EAP dari sisi data pada sistem informasi di perpustakaan?
2. 3. 4.
Bagaimana mengetahui perspektif EAP dari sisi proses bisnis sistem informasi di perpustakaan? Bagaimana mengetahui perspektif EAP dari sisi teknologi sistem informasi di perpustakaan? Bagaimana mengetahui perspektif EAP dari sisi aplikasi sistem informasi di perpustakaan?
Gambar 2.1 The Original EAP 'Wedding Cake" Model (Sumber: Spewak, 2006, p3) 2.1.9 Perpustakaan Perpustakaan pada hakekatnya adalah pusat sumber belajar dan sumber informasi bagi pemakainya. Perpustakaan dapat pula diartikan sebagai tempat kumpulan buku-buku atau tempat-tempat buku-buku dihimpun dan diorganisasikan sebagai media belajar siswa.
Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Perancangan sistem informasi di lakukan di PKN & STMIK LPKIA pada unit perpustakaan. 2. Membahas layanan sistem informasi pada bagian perpustakaan yang ada saat ini dan perencanaan layanan sistem informasi yang diharapkan berdasarkan aspek bisnis, data, aplikasi dan teknologi sesuai dengan kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning).
3. Analisis Pada Gambar 3.1 menjelaskan proses bisnis pengelolaan Perpustakaan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi ini antara lain : 1. Terwujudnya layanan Sistem Informasi yang
terotomatisasi yang sesuai kebutuhan data di perpustakaan.
dengan
2. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan dengan proses bisnis yang dibutuhkan untuk menunjang tercapainya tujuan institusi. 3. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan teknologi yang dapat memfasilitasi kebutuhan di perpustakaan. 4. Merancang suatu layanan sistem informasi dengan aplikasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
Gambar 3.1 Proses bisnis pengelolaan perpustakaan. Tabel 4.1 Menjelaskan antara fungsionalitas yang ada dengan bagian yang bertanggung jawab pada proses bisnis pengelolaan perpustakaan.
2. Dasar Teori 2.1 Enterprise Architecture Planning (EAP) Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning [EAP]) merupakan proses mendefinisikan arsitektur – arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut (Surendro, 2009). Pada jurnal arsitektur enterprise dari Steven Spewak dan Michael Tiemann (2006) dijelaskan langkahlangkah pada metode EAP, bahwa pada setiap area pada model memiliki tahapan-tahapan seperti yang terlihat pada gambar 2.1
Tabel 4.1 Pengelolaan Perpustakaan Pengelola
Kode
1.
S7.1
Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Perpustakaan
2.
S7.2
Pengelolaan Dana dan Bahan Pustaka
Perpustakaan
3.
S7.3
Peminjaman dan Pengembalian Bahan Pustaka
Perpustakaan
4.
S7.4
Pengelolaan Internet Akses
Perpustakaan
4. 2
Modul
NO.
Pembahasan
1.1 Arsitektur Data 1.1.1 Model Data Pendaftaran anggota Perpustakaan Gambar 4.1 menggambarkan pendaftaran anggota Perpustakaan
model
data
Gambar 4.1 Model Data Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Gambar 4.4 Model Data Peminjaman Dan Pengembalian Bahan Pustaka
1.1.2 Model Data Pengelolaan Bahan Pustaka
4.1.5 Model Data Pengelolaan Internet Akses
Gambar 4.2 menggambarkan model data pengelolaan bahan pustaka
Gambar 4.5 menggambarkan pengelolaan internet akses.
model
data
Gambar 4.2 Model Data Pengelolaan Bahan Pustaka Gambar 4.5 Model Data Pengelolaan Internet Akses
1.1.3 Model Data Pengelolaan Dana Gambar 4.3 menggambarkan pengelolaan dana
model
data 4.2 Arsitektur Aplikasi Untuk saat ini aplikasi yang digunakan di PKN & STMIK LPKIA khususnya pada unit perpustakaan belum saling terintegrasi dengan baik sehingga masih adanya duplikasi pekerjaan. Maka untuk menjadikan layanan sistem informasi menjadi lebih baik, usulan aplikasi yang disarankan yaitu berbasis web dengan memaksimalkan fungsi dari web yang telah dimiliki seperti pada Tabel IV.26. Sehingga dapat terintegrasi dengan baik untuk masing-masing modul maupun dengan unit atau bagian lainnya. Tabel 4.7 Modul dan Aplikasi Yang Diharapkan Proces N Nama s Keterangan o Modul Owner Pengelolaan Diharapkan menjadi Pendaftaran fitur baru dari Anggota Perpust Stratos, calon 1. Perpustakaan akaan anggota dapat (Berbasis menginputkan data Web) dirinya secara
Gambar 4.3 Model Data Pengelolaan Dana 4.1.4 Model Data Peminjaman Dan Pengembalian Bahan Pustaka Gambar 4.4 menggambarkan model data peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
3
langsung via web.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Diharapkan menjadi fitur baru dari Stratos dengan menghadirkan form untuk request bahan pustaka
Pengelolaan Bahan Pustaka (Berbasis Web)
Perpust akaan
Pengelolaan Dana (Berbasis Web)
Perpust akaan
Diharapkan menjadi fitur baru dari Stratos.
Perpust akaan
Diharapkan menjadi fitur baru dari Stratos, anggota perpustakaan dapat melakukan input form peminjaman sendiri.
Perpust akaan
Diharapkan menjadi fitur baru dari Stratos.
Peminjaman dan Pengembalia n Bahan Pustaka (Berbasis Web) Pengelolaan Internet Akses (Berbasis Web) Pengelolaan Pendaftaran Anggota Perpustakaan (Berbasis Android)
Pengelolaan Bahan Pustaka (Berbasis Android)
Perpust akaan
Perpust akaan
8.
Pengelolaan Dana (Berbasis Android)
Perpust akaan
9.
Peminjaman dan Pengembalia n Bahan Pustana (Berbasis Android)
Perpust akaan
pengelolaan modul peminjaman dan pengembalian bahan pustaka melalui handphone android. 4.3 Arsitektur Teknologi 4.3.1 Jaringan Pada sistem yang sedang berjalan di perpustakaan PKN & STMIK LPKIA, topologi jaringan yang digunakan yaitu topologi star. Dan topologi tersebut dirasakan cukup tepat jika digunakan di lingkungan PKN & STMIK LPKIA, seperti terlihat pada Gambar 4.6 dan gambar 4.6
Gambar 4.6 Topologi Jaringan Perpustakaan
Diharapkan anggota perpustakaan dapat melakukan pendaftaran sendiri melalui handphone berbasis android. Diharapkan anggota perpustakan dapat melakukan request bahan pustaka melalui handphone android dan petugas perpustakaan juga diharapkan dapat melakukan pengelolaan bahan pustaka melalui handphone android. Diharapkan petugas perpustakaan dapat melakukan pengelolaan dana melalui handphone android. Diharapkan anggota perpustakaan dapat melakukan transaksi peminjaman sendiri melalui handphone android dan petugas perpustakaan juga diharapkan dapat melakuka
Gambar 4.7 Topologi Jaringan Internet Akses 4.3.2 Server Berikut ini merupakan server yang terdapat pada PKN & STMIK LPKIA seperti yang telah tergambar pada Table 4.8 Tabel 4.8 Server PKN & STMIK LPKIA No Merk / Tipe Jumlah Lokasi 1 HP Prolian DL370G6 3 MIS 2 Dell Pentium 4 Xeon 4 MIS 3 Pentium Core I 3 8 Lab. Komputer Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian MIS, server tersebut dinilai masih layak dan belum diperlukan pembaharuan.
4
adalah katalog sistem informasi di unit Perpustakaan yang disusun dengan skala prioritas dari yang paling penting/mendesak hingga tidak begitu penting/mendesak berdasarkan keinginan dan kebutuhan dari unit Perpustakaan serta dapat difasilitasi oleh pihak MIS (Management Information System).
4.3.3 Komputer Terdapat 15 unit Perangkat personal computer (PC), 5 unit terdapat di perpustakaan dan 10 unit di internet akses dan sudah tersedia dengan spesifikasi yang cukup baik. Sistem Operasi yang digunakan pada perangkat PC tersebut umumnya menggunakan Microsoft Windows 7 dan Microsoft Windows XP. Standar processor yang digunakan Core 2 Duo. Berdasarkan hasil temuan evaluasi yang didapat bahwa belum adanya pengelolaan aset untuk PC sehingga banyak PC yang sudah tidak memiliki nilai jual. Namun begitu semua PC masih dapat digunakan dengan baik sesuai dengan fungsinya.
Tabel 4.9 Katalog Sistem Informasi Perpustakaan
4.3.4 Perangkat Jaringan PKN & STMIK LPKIA memiliki beberapa perangkat jaringan yang telah terpasang dan dipergunakan, yaitu: a. Router MikroTik Router BOARD 1100 AH. b. Switch D-Link 10/100, TP-Link 10/100 & Gigabyte 10/100/100. c. Firewall PKN & STMIK LPKIA menggunakan firewall dari mikrotik. d. Akses Kontrol Akses kontrol yang ada di komputer pada unit BAS telah dilengkapai akses kontrol berupa autentikasi login ketika komputer dinyalakan. e. UPS Pada unit perpustakaan PKN & STMIK LPKIA sudah dilengkapi dengan perangkat UPS dengan kemampuan yang cukup besar sehingga mampu memenuhi kebutuhan cadangan listrik jika sewaktu-waktu listrik PLN mati. f. Cabinet Management dokumen sudah tersimpan pada rak-rak khusus, beberapa dokumen yang ada tampak masih menggunakan file arsip. Pengaturan pada rak tampak kurang diperhatikan, beberapa tampak tergeletak begitu saja. g. Bandwidth Pada PKN & STMIK LPKIA menggunakan 2 internet service provider yaitu ASTINET dan juga Telkom Speedy dengan besaran bandwidth 2MB untuk koneksi ASTINET international, 5MB ASTINET lokal. Sementara untuk speedy memiliki besaran bandwidth 2MB dan 4MB.
5. Kesimpulan dan saran V.1 Kesimpulan Sistem informasi Perpustakaan merupakan suatu sistem pengolahan data yang memanfaatkan teknologi komputerisasi berupa aplikasi sistem informasi perpustakaan yang dibangun dari hasil analisis pada sistem informasi perpustakaan. Berikut kesimpulan yang didapat dari proses analisis, pembahasan serta perancangan sistem : 1.
2.
Sama halnya dengan teknologi lainnya, untuk perangkat jaringan juga masih dinilai layak dan belum memerlukan pembaharuan. Untuk membangun sebuah sistem informasi terpadu diperlukan perancangan perencanaan sistem informasi yang tepat. Berikut ini pada Tabel 4.1
3. 5
Dalam perancangan perencanaan layanan sistem informasi yang menggunakan kerangka kerja EAP dari perspektif data pada keseluruhan modul pada perpustakaan terdapat 32 entitas data yang saling terkait. Dalam perancangan perencanaan layanan sistem informasi yang menggunakan kerangka kerja EAP di perpustakaan terdapat 1 proses bisnis. Dalam pembagian proses bisnis tersebut pengelolaan perpustakaan mengelola modul pendaftaran, modul pengelolaan dana, modul pengelolaan bahan pustaka, modul pengelolaan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka serta modul pengelolaan internet akses. Dalam perancangan perencanaan layanan sistem informasi berdasarkan perspektif
4.
5.
teknologi yang menggunakan kerangka kerja EAP di perpustakaan, teknologi yang digunakan masih layak untuk digunakan sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya. Dalam perancangan perencanaan layanan sistem informasi berdasarkan perspektif aplikasi yang menggunakan kerangka kerja EAP di perpustakaan, untuk mengintegrasikan modul yang ada maka menggunakan satu portal yaitu web stratos, aplikasi berbasis web ini mendukung adanya User Generated Content dalam proses penginputannya dan menggunakan framework yii. Berdasarkan kebutuhan dari unit perpustakaan dalam perancangan layanan sistem informasi ini didapatkan hasil 5 modul diantaranya dapat dikerjakan pada tahun 2014 dan 4 modul dikerjakan pada tahun 2015.
5. Perpustakaan diharapkan menyediakan bahan pustaka yang memuat tentang sejarah perjuangan bangsa indonesia dan pahlawan-pahlawan nasional guna untuk meningkatkan atau menanamkan jiwa nasionalisme kepada para mahasiswa. Daftar Pustaka Kridanto, Surendro. 2009, Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi, Informatika, Bandung. Azhar, Susanto. 2009, Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya, Bandung. Jogianto. 2009, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur,Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Agus, Mulyanto. 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Badiyanto. 2013, Buku Pintar Framework Yii, Mediakom, Yogyakarta. Adi, Nugroho. 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek, Andi Offset, Yogyakarta. Abdul, Kadir. 2009, Dasar Perancangan dan Implementasi Data Base Relasional, Andi, Yogyakarta. R. Eko, Indrajit dan R. Djoko, Pranoto. 2006, Manajemen Perguruan Tinggi Modern, Andi, Yogyakarta. Darmono. 2006, Manajemen dan Tata Kelola Perpustakaan Sekolah, Gramedia Widia Sarana Indonesia, Jakarta. James, A. O’Brien. 2008, Pengantar Sistem Informasi : Persfektif Bisnis dan Manajerial, Salemba Empat, Jakarta. Rosa, A.S dan M. Shalahudin. 2011, Rekayasa Perangkat Lunak : Terstruktur dan Berorientasi Objek, Modula, Bandung. UU Nomor 43 Tahun 2007, Pengertian Perpustakaan, http:// rahman.staff.ipb.ac.id Jack, Febrian. 2008, Menggunakan Internet, Informatika, Bandung. Kennet, C. Laudon dan Jane, P. Laudon. 2007, Management Information System, Salemba Empat, Jakarta. Hazzan, Orit & Dubinsky, Yael. 2008, Agile Software Engineering, http://books.google.co.id
V.2 Saran Saran-saran yang dapat disampaikan setelah melakukan analisis dan pembahasan pada perpustakaan PKN dan STMIK LPKIA BANDUNG adalah sebagai berikut : 1. Perpustakaan PKN dan STMIK LPKIA BANDUNG harus menyediakan software untuk android dan perpustakaan harus melayani instalasi software tersebut bagi mahasiswa yang nantinya software tersebut dapat dipakai untuk booking dan sebagainya. 2. Bagi anggota perpustakaan yang sering berkunjung dan sering meminjam bahan pustaka diharapkan pihak perpustakaan memberikan penghargaan kepada anggota tersebut guna untuk meningkatkan minat para mahasiswa terhadap perpustakaan. 3. Diharapkan ada penambahan jumlah staff perpustakaan untuk mengelola internet akses yang dapat membantu meringankan pekerjaan staff yang ada. 4. Ruangan internet akses juga diharapkan dilengkapi dengan layanan english corner dan audio visual guna untuk meningkatkan kemampuan berbahasa Inggris para mahasiswa. 2. PJ. Perpustakaan diharapkan memberikan surat penagihan bahan pustaka kepada anggota yang melewati batas peminjaman. 3. PJ. Perpustakaan diharapkan memberikan sangsi kepada dosen dan staff yang tidak mengembalikan bahan pustaka setelah memberikan surat penagihan sebanyak tiga kali. 4. Perpustakaan diharapkan menyediakan mesin Scanner untuk Mengalih bentukkan / memindai bahan tercetak ke dalam bentuk elektronik sehingga tersedia sebagai koleksi digital melalui situs web yang dapat di unduh yang ditujukan bagi pengguna perpustakaan digital. 6
