PERENCANAAN LAYANAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS UNIT BAU (BIRO ADMINISTRASI UMUM) DI STMIK DAN POLITEKNIK LPKIA 1
Soni Fajar Surya G, 2Danny Aidil Rismayadi Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected],
[email protected] 1
Abstrak Tugas pokok dan fungsi Biro Administrasi Umum adalah menyusun rencana, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Biro Administrasi Umum serta merumuskan kebijaksanaan teknis di bidang ketatausahaan, kerumah tanggaan, hukum, tata laksana, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja. Biro Administrasi Umum pada STMIK & Politeknik LPKIA tidak hanya menjadi Pusat Pelayanan Administrasi Institusi, tetapi juga mencakup Pusat Administrasi Keuangan Institusi, Pusat Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru, Administrasi Mahasiswa, Pengelolaan Aktivitas PR Ekstern dan Marketing, Koordinasi Bursa Tenaga Kerja, Koordinasi Administrasi dan Aktivitas Alumni serta sebagai Penunjang Aktivitas Institusi. Melihat banyaknya fungsi yang sedemikian vital pada Biro Administrasi Umum ini maka keberadaan suatu layanan Sistem Informasi yang handal menjadi tak terelakan lagi. Studi ini menggunakan metode Enterprise Architecture Planning dalam perencanaan pengembangan sistem informasi untuk mendokumentasikan setiap bagian yang berfokus pada proses bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Penerapan metode User Generated Content juga diharapkan bisa memangkas proses yang repetitif penyebab pemborosan sumber daya. Hasil akhir dari studi ini adalah menghasilkan suatu layanan sistem informasi terpadu yang sesuai dengan kebutuhan institusi, dapat berkontribusi dalam efisiensi biaya dan sumber daya yang digunakan, serta menghasilkan suatu masterplan layanan sistem informasi terpadu yang dapat menjadi acuan pengembangan sistem yang berjalan saat ini.
Kata kunci : Sistem Informasi, Biro Administrasi Umum dan EAP (Enterprise Architecture Planning) 1. Pendahuluan Biro Administrasi Umum menjadi ujung tombak dari institusi pendidikan dimana mahasiswa memegang peranan penting akan hidup matinya institusi tersebut. Oleh karena itu pengelolaan mahasiswa menjadi suatu hal yang wajib untuk dilakukan, bagaimana memberikan pelayanan yang baik tapi dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin menjadi harapan setiap institusi pendidikan. Jika suatu layanan sistem informasi dapat berjalan dengan baik diharapkan pengelolaan dapat dilaksanakan secara maksimal dengan menekan biaya yang harus dikeluarkan, dan tercapainya visi dan misi dari institusi tersebut.
sedemikian vital pada Biro Administrasi Umum ini maka keberadaan suatu layanan Sistem Informasi yang handal menjadi tak terelakan lagi. Pengelolaan dan pengembangan sistem yang ada perlu dilakukan sejalan dengan perubahan kebutuhan dan harapan peningkatan mutu pelayanan. Enterprise Architecture Planning digunakan dalam perencanaan pengembangan sistem informasi ini yang menawarkan model berupa matriks dan diagram untuk mendokumentasikan setiap bagian yang berfokus pada bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Diharapkan dengan pengembangan ini, alternatif solusi dapat yang ditawarkan akan sesuai dengan kebutuhan serta memberikan kemudahan bagi pihak yang terlibat dengan bagian Biro Administrasi Umum ini.
Biro Administrasi Umum pada STMIK & Politeknik LPKIA tidak hanya menjadi Pusat Pelayanan Administrasi Institusi, tetapi juga mencakup Pusat Administrasi Keuangan Institusi, Pusat Administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru, Administrasi Mahasiswa, Pengelolaan Aktivitas PR Ekstern dan Marketing, Koordinasi Bursa Tenaga Kerja, Koordinasi Administrasi dan Aktivitas Alumni dan juga sebagai Penunjang Aktivitas Institusi. Melihat banyaknya fungsi yang
Untuk mencapai suatu Sistem Informasi Terpadu maka layanan sistem informasi ini akan dibangun dengan berbasis web dengan menggunakan Yes It Is framework.
1
Adapun beberapa permasalahan yang ada seperti dibawah ini: 1. Mengetahui perspektif Enterprise Architecture Planning dari sisi Proses Bisnis pada sistem informasi di Biro Administrasi Umum. 2. Mengetahui perspektif Enterprise Architecture Planning dari sisi Data sistem informasi di Biro Administrasi Umum. 3. Mengetahui perspektif Enterprise Architecture Planning dari sisi Aplikasi sistem informasi di Biro Administrasi Umum. 4. Mengetahui perspektif Enterprise Architecture Planning dari sisi Teknologi sistem informasi di Biro Administrasi Umum. 5. Mengetahui kebutuhan perencanaan pengembangan Sistem Informasi sesuai dengan pemenuhan standar penjaminan mutu.
bisnis yang penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat, bisnis, pemerintah dan sebagainya. 2. Arsitektur Informasi Arsitektur informasi merupakan kumpulan kebutuhan bisnis perusahaan, informasi, satuan proses dan penyatuan yang mengendalikan bisnis serta aturan untuk memilih, membangun dan memelihara informasi tersebut. 3. Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi adalah suatu pendekatan dalam menjelaskan struktur dan hubungan teknologi perusahaan saat ini serta di masa depan untuk memaksimalkan nilai dalam teknologi tersebut. 4. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi adalah sebuah proses dalam arsitektur enterprise yang memusatkan pada pengembangan dan penerapan sebuah solusi atau layanan yang sedang diciptakan untuk organisasi tersebut.
Batasan permasalaan yang ada yaitu sebagai berikut: 1. Perencanaan sistem informasi di STMIK & Politeknik LPKIA pada unit BAU (Biro Administrasi Umum) dalam kurun waktu 3 tahun kedepan. 2. Membahas layanan sistem informasi pada bagian BAU yang ada saat ini dan perencanaan layanan sistem informasi yang diharapkan.
2.2 Enterprise Arsitektur Planning Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning [EAP]) merupakan proses mendefinisikan arsitektur – arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut (Surendro, 2009). Pada jurnal arsitektur enterprise dari Steven Spewak dan Michael Tiemann (2006) dijelaskan langkah-langkah pada metode EAP, bahwa pada setiap area pada model memiliki tahapan-tahapan seperti berikut:
Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi ini antara lain: 1. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan dengan proses bisnis yang dibutuhkan untuk menunjang tercapainya tujuan institusi. 2. Merancang suatu layanan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan data di Biro Administrasi Umum. 3. Merancang suatu layanan sistem informasi dengan aplikasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. 4. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan teknologi yang dapat memfasilitasi kebutuhan di Biro Administrasi Umum. 5. Menghasilkan suatu perencanaan layanan sistem informasi yang dapat menjadi acuan pengembangan sistem yang berjalan saat ini.
Gambar 1 The Original EAP 'Wedding Cake" Model (Sumber: Spewak, 2006, p3)
2. Landasan Teori 2.1 Arsitektur Enterprise Arsitektur enterprise merupakan “cara untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya” (Surendro, 2009).
Lapisan 1 – Permulaan Inisialisasi Perencanaan. Tahap ini terdiri dari penentuan metodologi yang digunakan, siapa yang akan terlibat, dan tools apa yang akan digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah rencana kerja untuk metode EAP. Lapisan 2 – Pemahaman Kondisi Saat Ini Memodelkan bisnis. Tahapan ini mengompilasi dan membangun suatu basis pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan bisnis saat ini.
Arsitektur enterprise memiliki empat domain/komponen utama yaitu: 1. Arsitektur Bisnis Arsitektur bisnis menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset
2
Sistem dan Teknologi. Tahapan ini mendefinisikan sistem aplikasi dan platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini. Hasilnya berupa inventaris sistem aplikasi, data, dan platform teknologi yang akan dijadikan dasar untuk rencana migrasi jangka panjang.
3. Analisis 3.1 Proses Bisnis STMIK & Politeknik LPKIA merupakan sebuah institusi dengan kegiatan bisnis utama yang bergerak pada bidang pendidikan. Pada institusi STMIK & Politeknik LPKIA terdapat unit BAU (Biro Administrasi Umum) yang secara garis besar memiliki beberapa kategori proses bisnis institusi didalamnya diantaranya yaitu:
Lapisan 3 – Rencana Masa Depan Arsitektur Data. Tahapan ini mendefinisikan jenis jenis data utama yang diperlukan bagi bisnis. Arsitektur Aplikasi. Mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungi bisnis. Arsitektur Teknologi. Mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan bagi aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis. Lapisan 4 – Strategi Pencapaian Rencana Implementasi/Migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya / manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan.
Gambar 3 Proses Bisnis Penerimaan Mahasiswa
2.3 Agile Software Development
Gambar 4 Proses Bisnis Penerimaan Dana Kuliah Gambar 2 Agile Developmet Agile Software Development merupakan sebuah model pengembangan sistem yang memungkinkan tim pengembang sistem untuk mengembangkan sistem dan responsif terhadap perubahan dengan cepat, didalamnya terdapat beberapa nilai utama yang dikandung, yaitu: 1. Individuals and interactions over processes and tools. 2. Working software over comprehensive documentation. 3. Customer collaboration over contract negotiation. 4. Responding to change over following a plan. Gambar 5 Proses Bisnis Tata Kelola Alumni
3
1. Router MikroTik RouterBOARD 1100 AH 2. Switch D-Link 10/100, TP-Link 10/100 & Gigabyte 10/100/100 3. Firewall STMIK DAN Politeknik LPKIA menggunakan firewall dari mikrotik. 4. Akses Kontrol Akses kontrol yang ada di komputer pada unit BAS telah dilengkapai akses kontrol berupa autentikasi login ketika komputer dinyalakan. 5. UPS Pada unit Bau terdapat 3 unit UPS yang terpasang 2 pada komputer front office, 1 pada komputer back office 6. Cabinet Management Dokumen sudah tersimpan pada rak-rak khusus, beberapa dokumen yang ada tampak masih menggunakan file arsip. 7. Bandwidth Pada STMIK dan Politeknik LPKIA menggunakan 2 internet service provider yaitu ASTINET dan juga Telkom Speedy dengan besaran bandwidth 2MB untuk koneksi ASTINET international, 5MB ASTINET lokal. Sementara untuk speedy memiliki besaran bandwidth 2MB dan 4MB
Gambar 6 Proses Bisnis Kegiatan Pemasaran 3.2 Data Belum sepenuhnya terintegrasi antara Data yang saling terkait didalam proses bisnis yang ada, sehingga menyebabkan pengulangan pekerjaan. 3.3 Aplikasi Aplikasi yang digunakan saat ini terbagi menjadi 7 yaitu : 1. Elektornic Filing System 2. Microsoft Office 3. STRATOS 4. Melchior ATK 5. Website 6. Web Forum 7. Google Form
4. Pembahasan Berdasarkan hasil analisa maka dapat ditarik kesimpulan bahwa perlu adanya perumusan kembali dari Fungsi dan Standard Operational Procedure pada Biro Administrasi Umum, agar dapat terdefinisikan dan terdokumentasikan dengan baik.
3.4 Teknologi 3.4.1 Jaringan Pada sistem yang berjalan di PKN & STMIK LPKIA, topologi jaringan yang digunakan yaitu topologi star.
Hasil audit dari Satuan Penjaminan Mutu menjabarkan bahwa dalam pelaksanaan fungsinya Biro Administrasi Umum harus : 1. Memisahkan antara pengelolaan administrasi dan pengelolaan keuangan. 2. Memisahkan antara administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dan administrasi mahasiswa 3. Bursa Tenaga Kerja menjadi pusat koordinasi 4. Menjadi penunjang pelaksanaan aktivitas institusi.
3.4.2 Server Berikut ini merupakan server yang terdapat pada PKN & STMIK LPKIA. Tabel 1 Server No Merk / Tipe 1 HP Prolian DL370G6 2 Dell Pentium 4 Xeon 3 Pentium Core I 3
Jumlah 3 4 8
Lokasi MIS MIS LabKom
3.4.3 Komputer Terdapat 8 unit personal computer (PC) dengan standar processor yang digunakan Core 2 Duo. Sistem Operasi yang digunakan pada perangkat PC tersebut umumnya menggunakan Microsoft Windows 7 dan Microsoft Windows XP.
Perumusan kembali Fungsi Biro Administrasi Umum dan Standard Operational Procedure yang harus dibuat adalah : 1. Pusat Pelayanan Administrasi Institusi a. Surat Menyurat (Filing Mailing) b. Surat Keputusan Kebijakan Institusi secara umum 2. Pusat Administrasi Keuangan Institusi a. Ikhtisar Pendapatan harian 1) Registrasi 2) Ko Kurikuler
3.4.4 Jaringan STMIK dan Politeknik LPKIA memiliki beberapa perangkat jaringan yang telah terpasang dan dipergunakan, yaitu:
4
3.
4.
5.
6.
7.
8.
3) Proyek Akhir 4) Ujian Komprehensif 5) Seminar Paper 6) Bea Siswa 7) Sertifikasi 8) Wisuda b. Kas Kecil c. Kas Besar d. Pendanaan Kegiatan Kemahasiswaan Pusat Administrasi PMB a. Cari info sampai dengan terdata sebagai peserta test b. Jalur khusus (Program Siswa Terpilih, PMDK, Bakti Guru) Administrasi Mahasiswa a. Database mahasiswa awal b. Surat keterangan mahasiswa c. Seragam d. Kartu Tanda Mahasiswa Pengelolaan Aktivitas PR External dan Marketing a. Kotak saran b. PR Eksternal c. Marketing Koordinasi Bursa Tenaga Kerja a. Bursa Tenaga Kerja Online b. Buletin BTK c. Tracer Study Perusahaan Koordinasi Administrasi Dan Aktivitas Alumni a. Alumni LPKIA (ALIA) b. Pendataan Alumni (Umum dan Tracer Study) Penunjang Aktivitas Institusi a. Penggandaan b. Kebutuhan Bulanan
Gambar 8 Proses Bisnis Administrasi Keuangan
Gambar 9 Proses Bisnis Administrasi PMB
4.1 Proses Bisnis Berdasarkan hasil evaluasi maka Biro Administrasi Umum memiliki 8 proses bisnis utama yaitu :
Gambar 10 Proses Bisnis Administrasi Mahasiswa
Gambar 7 Proses Bisnis Administrasi Institusi
5
Gambar 11 Proses Bisnis Pengelolaan PR Eksternal dan Marketing
Gambar 13 Proses Bisnis Penunjang Kebutuhan Institusi 4.2 Data Berdasarkan penggambaran arsitektur data pada keseluruhan proses bisnis tersebut maka diperoleh entitas data sebagai berikut : 1. BAU (Biro Administrasi Umum) 2. Direktur 3. Pihak Eksternal 4. Kebijakan 5. Surat Masuk 6. Index Surat Masuk 7. SK Kebijakan Baru 8. Mahasiswa 9. Lembar Disposisi 10. Departemen Terkait 11. Draft Surat Keluar 12. Surat Keluar 13. Laporan Perhitungan IPH 14. Laporan Perhitungan Kas Kecil 15. Fungsionaris Mahasiswa 16. Proposal Kegiatan 17. Termin Pencairan Dana 18. Pembayaran Ko Kurikuler 19. Pembayaran Wisuda 20. Pmbayaran Proyek Akhir 21. Pembayaran Seminar Paper 22. Calon Mahasiswa 23. Agenda PMB 24. Pendaftaran PMB 25. Daftar Peserta Tes 26. Panitia PMB 27. Seleksi Calon Mahasiswa 28. Calon Mahasiswa Lulus Tes 29. Database Calon Mahasiswa Baru 30. Alumni 31. Permohonan Surat Keterangan 32. Surat Keterangan 33. Database Awal Mahasiswa 34. Pembuatan Seragam 35. Pembuatan KTM 36. Formulir KTM Valid 37. KTM 38. BANK 39. Sosial Media
Gambar 12 Proses Bisnis Koordinasi Bursa Tenaga Kerja
Gambar 13 Proses Bisnis Koordinasi Administrasi dan Aktivitas Alumni
6
40. Konten Promosi 41. Lowongan Pekerjaan 42. Media Massa 43. Promo Spanduk 44. Dinas Pertamanan 45. Pelatihan Guru 46. Informasi Internal 47. Kunjungan 48. Sekolah 49. Perusahaan 50. Kebutuhan Tenaga Kerja 51. Bursa Tenaga Kerja 52. Lamaran Pekerjaan 53. Konten Buletin 54. Percetakan 55. Campus Recruitment 56. Tracer Study Perusahaan 57. Monitoring Alumni 58. Pengelolaan Data Alumni 59. Tracer Study Alumni 60. Kebutuhan Bulanan 61. ATK (Alat Tulis Kantor) 62. Penggandaan Dokumen 63. PRODI 64. Karyawan 65. Office Boy
Nama Modul
1
MARKETING TOOL
BAU
2
FILLING MAILING INSTITUSI
BAU
3
SURAT KETERANGAN MAHASISWA
BAU
4
IKHTISAR PENDAPATAN HARIAN
BAU
BAU
6
PENGELOLAA N SISTEM KEUANGAN MAHASISWA
BAU
7
PENDANAAN KEGIATAN MAHASISWA
BAU
8
PENERIMAAN MAHASISWA BARU
BAU
Sangat Mendesak Cukup Mendesak Kurang Mendesak
4.4 Teknologi Arsitektur teknologi yang ada di Politeknik dan STMIK LPKIA dinilai layak dan belum memerlukan pembaharuan 5. Kesimpulan Kesimpulan dari Perancangan Perencanaan Layanan Sistem Informasi Studi Kasus Unit BAU (Biro Administrasi Umum) di STMIK dan Politeknik LPKIA adalah sebagai berikut: 1. Dalam presfektif Proses Bisnis kerangka kerja Enterprise Architecture Planning terdapat delapan proses bisnis yang disesuaikan dengan fungsionalitas dari Biro Administrasi Umum itu sendiri. 2. Dalam presfektif Data kerangka kerja Enterprise Architecture Planning terdapat enam puluh lima entitas data yang saling terkait dalam model data Biro Administrasi Umum secara keseluruhan. 3. Dalam presfektif Aplikasi kerangka kerja Enterprise Architecture Planning pada Biro Administrasi Umum, aplikasi web STRATOS memegang peranan penting dalam pelayanan fungsi Biro Administrasi Umum dan ada delapan penambahan modul atau penambahan aplikasi baru yang diharapkan. 4. Dalam presfektif Teknologi kerangka kerja Enterprise Architecture Planning pada Biro Administrasi Umum, Teknologi yang dimiliki masih mampu memfasilitasi dan memenuhi kebutuhan pengembangan layanan sistem informasi. 5. Dengan adanya perumusan kembali fungsi dari Biro Administrasi Umum dan Standar Operational Procedure yang terdokumentasi
Tabel 2 Katalog Sistem Informasi No
PEMESANAN KEBUTUHAN BULANAN
Keterangan :
4.3 Aplikasi Untuk membangun layanan sistem informasi terpadu diperlukan perencanaan yang matang. Pada Tabel 2 dapat dilihat prioritas kebutuhan suatu layanan sistem informasi pada Biro Administrasi Umum dari yang paling mendesak hingga kurang mendesak berdasarkan permintaan dan kebutuhan dari Biro Administrasi Umum serta kemampuan pihak MIS (Management Information System) untuk memfasilitasinya.
Process Owner
5
2 0 1 4
2 0 1 5
2 0 1 6
7
dengan baik, dapat memberikan gambaran yang jelas untuk perencanaan suatu layanan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Tinonetti. 2009, Analisis Dan Perancangan Modul Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasiskan Service-Oriented Architecture (SOA) [2] Steven Spewak and Michael Tiemann. 2009, Updating the Enterprise Architecture Planning Model [3] Nanang Chosin. 2011, Pemanfaatan Web sebagai Media Pembelajaran Bahasa Inggris [4] Taufik Kurniawan. 2012, Rancangan UndangUndang Republik Indonesia Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, http://dikti.go.id/wpcontent/uploads/Sekretariat/RUU+DIKTI+FIN AL+13+Juli+2012.pdf, download tanggal 30 April 2014. [5] Kridanto Surendro. 2009, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi., Infromatika. [6] Yakub. 2009, Pengantar Sistem Informasi, Graha Ilmu. [7] M. Shalahuddin dan Rosa A. S. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika. [8] Dedi Kusbianto. 2010, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, STMIK Yadika Bangil. [9] Indrajit, Richardus Eko. 2006, Manajemen perguruan tinggi modern, Andi.
6. Saran Saran dari Perancangan Perencanaan Layanan Sistem Informasi Studi Kasus Unit BAU (Biro Administrasi Sumber Umum) di STMIK dan Politeknik LPKIA adalah sebagai berikut: 1. Mengacu pada hasil benchmark dengan kampus lain, perlu adanya pembagian beban kerja dari setiap fungsionalitas yang ada di BAU, agar pekerjaan yang ada tidak hanya tuntas akan tetapi dapat memberikan ruang kreatif untuk berkontribusi lebih. 2. Negosiasi ulang dengan pihak Bank yang bekerjasama dengan STMIK dan Politeknik LPKIA perlu dilakukan, untuk penambahan fasilitas seperti kantor kas pembantu cabang LPKIA, pengadaan mesin debit untuk pemanfaatan KTM/ATM yang pada saat ini belum dimanfaatkan. 3. Memperkuat fungsi Marketing karena fungsi ini merupakan fungsi vital dalam pengadaan mahasiswa baru yang menjadi nyawa dari institusi. Suatu sistem informasi yang baik diperlukan agar proses monitoring pada kegiatan marketing dapat dilakukan dengan baik. 4. Computer based test merupakan salah satu jalan untuk memperkuat proses pengadaan mahasiswa baru dimana pendaftar dapat mendapatkan layanan One Day Service dimana proses ujian saringan masuk dapat langsung diketahui hasil kelulusannya dan di hari yang sama dapat melakukan proses registrasi. 5. Tes potensial akademik harus lebih diperhatikan demi menjaga kualitas mahasiswa yang di terima oleh institusi, pemilihan jurusan haruslah menjadi hal yang penting, tidak hanya menuruti minat dari pendaftar akan tetapi disesuaikan juga dengan kemampuan potensial mereka.
8
