SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK PEMESANAN RUANGAN DAN KENDARAAN (STUDI KASUS : UNIT LOGISTIK POLITEKNIK TELKOM)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK PEMESANAN RUANGAN DAN KENDARAAN (STUDI KASUS : UNIT LOGISTIK POLITEKNIK TELKOM) Heidi Apriyanti Koeswardani,Sari Dewi Budiwati, Ahmad Suryan, Budi Laksono Putro, Risnandar Politeknik Telkom [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRAK Unit Logistik merupakan salah satu unit di Politeknik Telkom yang bertugas untuk memonitor dan mengevaluasi peminjaman barang, ruangan, dan kendaraan. Permasalahan yang terjadi pada Unit Logistik saat memantau pemesanan ruangan dan kendaraan yang akan dipinjam untuk keperluan dinas. Kesulitan ini mengakibatkan terhambatnya Unit Logistik dalam mengelola pemesanan ruangan dan kendaraan.Tulisan ini akan menjelaskan mengenai perencanaan dan strategi sistem informasi manajemen logistik saat pemesanan ruangan dan kendaraan. Proses bisnis yang terjadi akan digambarkan dengan UML (Unified Modeling Language) dan E/R Diagram untuk merancang database. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan ialah JSP (Java Servlet Programming) untuk membangun sistem informasinya dan query SQL Server 2005 untuk membuat database. Sistem informasi manajemen logistik untuk pemesanan ruangan dan kendaraan ini dapat digunakan oleh unit peminjam untuk memesan, memonitor penjadwalan, dan mengevaluasi data pemesanan ruangan dan kendaraan yang telah dilakukan oleh unit tersebut. Selain itu, Unit Logistik juga dapat mengelola sekaligus memvalidasi data peminjamandan membuat laporan pemesanan ruangan dan kendaraan. Hasil yang diharapkan dari sistem informasi manajemen logistik ini dibuat untuk memudahkan Unit Logistik dalam memonitor pekerjaannya dengan cara menyimpan dan menampilkan data pemesanan ruangan dan kendaraan secara praktis dan sistematis. Dengan demikian, Unit Logistik dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan layanan peminjaman ruangan dan kendaraan di Politeknik Telkom. Kata kunci: unit logistik, ruangan, kendaraan, proses bisnis

PENDAHULUAN Dengan berkembangnya IT (Information Technology) yang semakin pesat telah memicu perkembangan sistem informasi sebagai pendukung untuk menjalankan teknologi tersebut. Perkembangan sistem informasi yang berkualitas akan membantu berbagai pihak yang membutuhkan dalam menjalankan pekerjaan secara komputerisasi. Politeknik Telkom merupakan salah satu institusi pendidikan berbasis IT (Information Technology) yang dinaungi oleh Yayasan Pendidikan Telkom (YPT). Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Politeknik Telkom memiliki beberapa unit kerja, di mana dalam menjalankan pekerjaannya sudah dilakukan secara komputerisasi. Salah satu unitnya ialah Unit Logistik yang bertugas menangani perawatan gedung, pencatatan, dan pemberian izin keluar masuknya barang inventaris, ruangan, dan kendaraan.


Saat ini dalam mengerjakan tugasnya, Unit Logistik masih mengalami kesulitan dalam melakukan pencatatan, penyesuaian jadwal, pemberian izin penggunaan barang inventaris, ruangan, dan kendaraan, serta pembuatan laporan. Kesulitan tersebut akan mengakibatkan pihak logisik sulit melakukan pengawasan atau pemantauan dalam pemesanan. Cara yang digunakan oleh Unit Logistik untuk menyelesaikan tugasnya mengakibatkan Unit Logistik dan peminjam (Manajemen, Ka.Unit, dan UKM) mengalami kesulitan dalam peminjam barang inventaris, ruangan, dan kendaraan. Sebagai peminjam harus melalui beberapa prosedur untuk meminta izin penggunaan ruangan dan kendaraan. Akibatnya pemesanan yang dilakukan oleh peminjam membutuhkan waktu dan harus mengantri sekian lama untuk mendapatkan peminjaman ruangan dan kendaraan tersebut. Ada pun rumusan masalah dalam penelitian ini, di antaranya : bagaimana caranya membuat sistem informasi agar peminjam dapat melihat jadwal ruangan dan kendaraan yang tersedia dan dapat melakukan pemesanan ruangan dan kendaraan; bagaimana caranya membuat sistem informasi agar Unit Logistik dapat memeriksa dan memberikan izin akan pemesanan ruangan dan kendaraan serta mengurangi penggunaan kertas; dan bagaimana caranya membuat sistem informasi agar Unit Logistik dapat membuat laporan penggunaan ruangan yang sering digunakan dan laporan jenis perjalanan yang sering dilakukan oleh sopir Politeknik Telkom. Sedangkan batasan masalahnya adalah sistem informasi yang dibuat hanya untuk melakukan pemesanan ruangan dan kendaraan, di mana terdapat ruangan tertentu yang dapat dipesan, yaitu lapangan olah raga, ruang seminar, ruang aula, commercial area, ruang rapat manajemen, lobby, dan ruang makan. Sedangkan untuk peminjaman ruang laboratorium dan kelas dapat dipesan melalui oleh BAA (Bagian Administrasi Akademik) dengan sistem informasi yang berbeda; sistem informasi ini tidak melayani absensi supir dan pemesanan fasilitas tambahan yang dibutuhkan oleh peminjam untuk digunakan di ruangan; penguna dari sistem informasi yang dibuat diperuntukkan pengguna internal, di mana pengguna internal seperti UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa), Ka.Unit, Manajemen, dan Logistik; sistem informasi ini tidak melayani pelaporan pengembalian penggunaan kendaraan dan ruangan. Dalam pemesanan kendaraan hanya melayani satu kali pemesanan saja, di mana sekali pemesanan yang dilakukan hanya untuk melakukan perjalanan antar saja. Bila ingin dijemput, maka peminjam harus melakukan pemesanan lagi. Sedangkan pada pemesanan ruangan dengan jadwal tetap hanya bisa memesan hari yang sama untuk satu kali pemesanan; dan jatuh tempo pajak pada data kendaraan digunakan sebagai data kendaraan saja bukan sebagai validasi ketersediaan kendaraan. LANDASAN TEORI Logistik Menurut Martin Christopher, Logistik adalah .suatu proses yang strategis dalam mengelola pengadaan, perpindahan, dan penyimpanan bahan baku, perangkat, dan inventaris (serta arus informasi yang terkait) dalam sebuah organisasi dan cara pemasaran yang merupakan keuntungan saat ini dan masa depan yang dapat dimaksimalkan melalui cara pemenuhan permintaan berdasarkan biaya yang efektif [1]. Konsep Dasar Sistem Menurut Norman L. Enger, suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-2


atau penjadwalan produksi. Sebuah sistem memiliki beberapa karakteristik sistem, yaitu komponen sistem (Components), batasan sistem (Boundary), lingkungan luar sistem (Environtment), penghubung sistem (Interface), masukan sistem (Input), keluaran sistem (Output), pengolah sistem (proses), dan sasaran sistem (Objective) [2]. Konsep Dasar Informasi Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan (relevance)[2]. Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Tata Sutabri, suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, orang-orang yang mempunyai berbagai peran, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja, wewenang, serta hubungan komunikasi yang mengikat organisasi tersebut. Sistem informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, ke enam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran [2]. Sistem Informasi Berbasis Website Menurut Ali Akbar, website atau dalam bahasa Indonesia disebut situs web adalah kumpulan halaman-halaman website yang terkumpul dalam satu nama domain [3]. Informasi yang terdapat pada website disebut halaman web (web page). Untuk mengakses sebuah halaman website dari browser, pemakai perlu menyebutkan URL (Uniform Resource Localator). Sedangkan menurut DRS. Padji M. Sudarmo, web page merupakan dokumen yang dirancang untuk dilihat di sebuah webbrowser biasanya ditulis dalam bahasa HTML [4]. Home page merupakan halaman pertama dari sebuah website, ibarat sampul sebuah buku dan dinamakan halaman muka. Halaman muka dari sebuah situs web, umumnya berupa file index.html, default.html, index.php, default.aspx, dan lain sebagainya [3]. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi berbasis website merupakan sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dari orangorang, harware, sofware, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi yang tertuang menjadi sebuah informasi yang dikumpulkan menjadi halaman-halaman website yang terdapat dalam satu domain. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini menggunakan model waterfall dengan beberapa aktivitasnya sebagai berikut:

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-3


Tahap Rekayasa dan Pemodelan Pada tahap ini untuk menentukan perangkat lunak dan database yang akan digunakan dan user yang berkaitan dalam menggunakan sistem informasi yang akan dibuat tersebut. Selain itu, menentukan kebutuhan pada tingkat sistem dengan analisis dan desain secara singkat. Tahap Analisis Pada analisis kebutuhan akan menentukan kebutuhan yang dibutuhkan oleh unit logsitik dalam pembuatan sistem informasi pemesanan ruangan dan kendaraan. Berikut analisis kebutuhan yang akan dilakukan: 1. Membuat daftar pertanyaan sebelum melakukan wawancara dengan logistik dan mahasiswa. 2. Melakukan teknik pengumpulan data dengan wawancara dan dokumentasi kepada Unit Logistik dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Politeknik Telkom dengan tujuan untuk mendefinisikan alur dan kebutuhan Unit Logistik untuk sistem informasi yang diinginkan selain itu mendokumentasikan hasil wawancara serta mengumpulkan arsip-arsip, dokumentasi, dan media yang berisi informasi yang telah dianalisa sebelumnya mengenai sistem informasi yang ingin dibuat. 3. Menentukan fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan pada sistem informasi yang akan dibuat. 4. Menentukan ruang lingkup dari sistem informasi yang akan dibuat, yaitu ruang lingkup pengguna dan fungsi yang dibutuhkan logistik. Tahap Desain Pada tahap desain dilakukan beberapa aktivitas, yaitu: 1. Menerjemahkan kebutuhan menjadi sebuah desain dalam bentuk rancangan diagram menjadi suatu desain sistem. 2. Merancang GUI (Graphical User Interface) sesuai dengan kebutuhan logistik. 3. Merancang fungsi-fungsi dari sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan konsep Unified Modeling Language (UML) yang digambarkan dalam bentuk diagram-diagram. 4. Merancang E/R diagram untuk membuat tabel-tabel sehingga membentuk sebuah database. Tahap Pengkodean Pengkodean ini dilakukan untuk membangun sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Java Server Pages (JSP) yang mendukung Object Oriented Programming (OOP) dan SQL Server 2005 sebagai pembuatan database. Pada tahap ini dilakukan beberapa aktivitas, diantaranya: 1. Membuat tampilan website sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan menggunakan tag HTML (HyperText Markup Language). 2. Menerjemahkan perancangan Unified Modeling Language (UML) menjadi sebuah algoritma pengkodean yang dapat berjalan dengan bahasa Java Server Pages (JSP). 3. Menerjemahkan rancangan E/R diagram menjadi tabel-tabel di database dengan menggunakan SQL Server 2005.

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-4


Pengujian Pengujian ini dilakukan pada akhir penelitian dengan menggunakan black box testing, yaitu pengujian pada user interface, struktur data atau akses database, fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, dan kesalahan kinerja. ANALISIS Analisis Prosedur Analisis Prosedur Pesan Ruangan Prosedur pesan ruangan ini dapat dilakukan setelah peminjam melakukan login. Pesan ruangan ini dapat dilakukan oleh peminjam untuk memesan ruangan, di mana mereka dapat mengetahui ruangan yang akan dipesan tersedia dengan memeriksa ketersediaan ruangan. Pesan ruangan ini dibagi menjadi dua pemesanan, yaitu pesan ruangan dengan jadwal tetap dan pesan ruangan dengan jadwal tidak tetap. Pesan ruangan dengan jadwal tetap dapat dilakukan bila peminjam ingin melakukan pemesanan ruangan berdasarkan hari dengan hari yang sama dalam jangka waktu tertentu. Selain itu, pemesanan jadwal tetap ruangan ini melakukan pengecekan tanggal awal (tangal post), tanggal akhir (tanggal batas akhir pemesanan), slot pesan, hari, dan status pesan ruangan. Sedangkan, pada pemesanan jadwal tidak tetap digunakan untuk memesan ruangan untuk sekali pinjam, di mana peminjaman ruangan hanya sehari dan melakukan pengecekan slot pesan, hari, tanggal pemesanan, tanggal post, dan status pesan. Gambar 1 akan menggambarkan prosedur dari pesan ruangan.

Gambar 1. Analisis Prosedur Pesan Ruangan

Analisis Prosedur Pesan Kendaraan Prosedur pesan kendaraan ini dapat dilakukan setelah peminjam melakukan login. Pesan kendaraan ini dapat dilakukan oleh peminjam untuk memesan kendaraan, di mana mereka telah mengetahui bahwa kendaraan yang akan dipesan tersedia atau mengecek ketersediaan kendaraan. Pesan kendaraan ini dibagi menjadi dua pemesanan, yaitu pesan jadwal harian kendaraan dan pesan jadwal non-harian kendaraan. Pada pesan harian kendaraan, peminjam hanya dapat memesan kendaraan untuk satu hari saja. Sedangkan pada pesan non-harian kendaraan, peminjam dapat memesan kendaraan selama beberapa hari. Pemesanan ini tidak menyediakan pesan antar jemput, sehingga peminjam harus melakukan dua kali pemesanan bila ingin pesan antar jemput. Pengecekan pada pesan harian kendaraan dilakukan dengan mengecek jam mulai, jam selesai, tanggal, cek kendaraan, cek supir, cek alternatif supir, dan cek status pesan. Sedangkan pada jadwal non-harian kendaraan pengecekan dilakukan dengan mengecek

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-5


dari jam (jam berangkat), sampai jam (jam pulang), dari tanggal (tanggal awal pemesanan), sampai tanggal (tanggal berakhirnya pemesanan), cek kendaraan, cek supir, cek alternatif sopir, dan cek status pesan. Bila status pesan approve atau pending, maka peminjam tidak bisa melakukan pemesanan kendaraan dalam waktu yang sama kecuali status kendaraan atau supir tersedia. Gambar 2 akan menggambarkan prosedur pesan non-harian kendaraan.

Gambar 2. Analisa Prosedur Pesan Kendaraan

Analisis Prosedur Approval Pemesanan Ruangan Prosedur approval pemesanan ruangan merupakan prosedur pemberian izin yang dilakukan oleh Unit Logistik untuk menyetujui pemesanan ruangan. Sebelum masuk ke menu ini, Unit Logistik melakukan login lalu melihat atau mengecek data pemesanan ruangan. Unit Logistik akan memberi izin penggunaan ruangan unuk melihat tingkat kepentingan acara dalam menggunakan ruangan. Gambar 3 akan menggambarkan prosedur approval pemesanan ruangan.

Gambar 3. Analisis Prosedur Approval Pemesanan Ruangan

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-6


Analisis Prosedur Approval Pemesanan Kendaraan Prosedur approval pemesanan kendaraan merupakan pemberian izin yang dilakukan oleh Unit Logistik untuk menyetujui pemesanan kendaraan. Sebelum masuk ke menu ini, Unit Logistik melakukan login lalu melihat atau mengecek data pemesanan kendaraan. Unit Logistik akan memberi izin penggunaan kendaraan unuk melihat tingkat kepentingan perjalanan yang dilakukan oleh pemesan. Gambar 4 akan menggambarkan prosedur approval pemesanan kendaraan.

Gambar 4. Analisis Prosedur Approval Pemesanan Kendaraan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan Ruangan Setelah melakukan login, Unit Logistik dapat membuat laporan ruangan. Laporan ruangan ini dapat berupa laporan diagram chart yang digunakan untuk memantau banyaknya ruangan yang sering digunakan untuk kegiatan akademik atau non-akademik. Pada pembuatan laporan ini, laporan yang di tampilkan di website dapat di-print. Gambar 5akan menggambarkan prosedur pembuatan laporan ruangan.

Gambar 5. Analisa Prosedur Pembuatan Laporan Ruangan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan Kedaraan Prosedur pembuatan laporan kendaraan yang dibuat untuk memantau seberapa sering kendaraan digunakan untuk tiap bulannya. Laporan ini dapat di-print, sehingga memudahkan Unit Logistik dalam membuat laporan kendaraan. Gambar 6 akan menggambarkan prosedur pembuatan laporan kendaraan.

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-7


Gambar 6. Analisa Prosedur Pembuatan Laporan Kendaraan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan Supir Prosedur pembuatan laporan supir yang dibuat untuk memantau seberapa sering supir melakukan jenis perjalanan SPPD (perjalanan luar kota) atau lokal untuk tiap bulannya. Laporan ini dapat di-print, sehingga memudahkan Unit Logistik dalam membuat laporan supir.Gambar 7 akan menggambarkan prosedur pembuatan laporan supir.

Gambar 7. Analisis Prosedur Pembuatan Laporan Supir

Proses Bisnis Sequence Diagram Memesan Ruangan Pada sequence diagram pesan ruangan ini menjelaskan bagaimana alur pesan tiap objek untuk melakukan pesan ruangan.

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-8


Gambar 8. Sequence Diagram Memesan Ruangan

Sequence Diagram Memesan Kendaraan Pada sequence diagram pesan kendaraan ini menjelaskan bagaimana alur pesan tiap objek untuk melakukan pesan kendaraan.

Gambar 9. Sequence Diagram Memesan Kendaraan

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-9


HASIL Implementasi Antar Muka Hom. Antar muka ini menampilkan homepage atau halam untama setelah unit melakukan login.

Gambar 10. Implementasi Antar Muka Home

Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Ruangan. Antar muka untuk melihat jadwal ruangan yang tersedia.

Gambar 11. Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Ruangan

Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Kendaraan. Antar muka untuk melihat jadwal kendaran yang tersedia.

Gambar 12. Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Kendaraan

Implementasi Antar Muka Laporan Supir. Antar Muka ini digunakan untuk laporan supir.

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-10


Gambar 13. Implementasi Antar Muka Laporan Supir

KESIMPULAN 1. Sistem informasi yang dibuat dapat melihat jadwal ketersediaan ruangan dan kendaraan yang kosong atau yang tersedia, sehingga unit peminjam dapat memeriksa ruangan dan kendaraan yang tersedia sebelum melakukan pemesanan. Untuk memeriksa ketersediaan kendaraan, pengguna dapat memilih nomor kendaraan dan tanggal yang diinginkan dengan batas waktu maksimal 7 hari sebagai pencarian jadwal yang kosong. Sedangkan untuk memeriksa ketersedian ruangan, pengguna dapat memilih ruangan sebagai pencarian. Selain memlihat ketersediaan kendaraan dan ruangan, Unit Logistik dan peminjam dapat melakukan pesan ruangan dan kendaraan. Pesan ruangan dapat dibagi menjadi pesan ruangan jadwal tetap dan tidak tetap, di mana pesan ruangan jadwal tetap dapat digunakan untuk memesan ruangan selama beberapa waktu untuk hari yang sama. Sedangkan, pesan ruangan jadwal tidak tetap ruangan digunkan untuk memesan ruangan yang digunakan untuk sekali dalam satu kali pemesanan. Namun, pada pemesanan kendaraan dibagi menjadi dua, yaitu pesan kendaraan harian yang digunakan untuk memesan kendaraan selama sehari, sedangkan pesan kendaraan non-harian digunakan untuk memesan kendaraan selama beberapa hari. 2. Sistem informasi yang dibuat dapat digunakan logistik dalam memeriksa dan memberikan izin pemesanan ruangan dan kendaraan dengan mengubah status pesan menjadi ”approve”. Sistem informasi dapat mengurangi penggunaan kertas dalam mencatat pemesanan dengan penyimpanan pemesanan ruangan dan kendaraan di database. Selain itu, dengan adanya fasilitas mencetak form pemesanan ruangan atau kendaraan dapat mengurangi penggunaan kertas ketika sudah melakukan pemesanan namun terjadi jadwal yang bentrok. 3. Sistem informasi ini dapat digunakan logistik dalam membuat laporan penggunaan ruangan dalam bentuk diagram chart sehingga logistik dapat memantau pemesanan ruangan yang sering digunakan baik dalam kegiatan akademik maupun nonakademik. Selain itu, dapat membuat laporan jenis perjalanan SPPD atau lokal yang dilakukan oleh supir dan banyaknya penggunaan kendaraan tiap bulan untuk setiap pemesanan yang dilakukan dalam bentuk diagram pie sehingga, logistik dapat melihat seberapa sering dan siapa saja supir yang sering melakukan perjalanan keluar kota (SPPD). Selain itu dapat memantau banyaknya penggunaan ruangan dan kendaraan saat terjadi pemesanan untuk tiap bulannya.

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-11


DAFTAR PUSTAKA Akbar, Ali, “Kamus Praktis Internet Untuk Semua Orang”, Neomedia Press, Semarang, 2006. [3] Eko,

Richardus Indrajit, “Bagaimana Mengelola Logistik Dengan Baik”,http://www.ebizzasia.com/0212-2003/q&a,0212.html. [Diakses pada : 5 Januari 2010]. [1]

Sudarmo, Padji, “Kamus Istilah Komputer, Teknologi Informasi dan Komunikasi”,CV. YRAMA WIDYA, Bandung, 2006. [4] Sutabri, Tata, “Analisa Sistem Informasi”, C.V.ANDI, Yogyakarta, 2004. [2]

ISBN : 978-602-97491-1-3 A-8-12

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK PEMESANAN RUANGAN DAN KENDARAAN (STUDI KASUS : UNIT LOGISTIK POLITEKNIK TELKOM)

Recommend Documents