MANAJEMEN PERBEKALAN (LOGISTIK) MAKANAN Oleh:
Ir. SUYATNO, MKes Bagian Gizi FKM-UNDIP Semarang
MGI-Suyatno-Undip
1
PENGERTIAN • Perbekalan makanan merupakan suatu proses dalam penyediaan macam, jumlah dan kualitas bahan makanan. • Dapat berupa: – upaya penyediaan bahan makanan saja atau – melaksanakan seluruh proses pembelian bahan makanan
• Istilah lain: logistik, yaitu: mencakup rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam pemenuhan kebutuhan barang dan suatu jasa organisasi/institusi,
MGI-Suyatno-Undip
2
Fungsi logistik Program & Penentuan Kebutuhan (Programming & Requirement) Pengendalian (inventory)
Penentuan ramalan kebutuhan BM
Penghapusan (disposal)
St. Kec Gizi, St. Biaya, Macam Menu
Pencatatan Pelaporan
Pengadaan Makanan - Persiapan - Pemasakan - Pendistribusian MGI-Suyatno-Undip
Anggaran (budgeting)
Pengadaan BM (procurement) Penerimaan BM Penyimpanan BM
3
Sistem Manajemen Perbekalan INPUT 1. Menu 2. Standar Porsi & Resep 3. Macam & jumlah konsumen 4. Fasilitas dan alat penyimpanan 5. Stok bahan makanan 6. Informasi IPTEK
PROSES Perbekalan bhn mkn dlm waktu tertentu: - Proses pembelian, pemesanan, penerimaan, penyimpanan
MGI-Suyatno-Undip
OUTPUT Macam, jml & spesifikasi bhn mkn yg sesuai kebuth
4
Cara Menentukan Kebutuhan Bahan Makanan Unsur-unsur yang diperlukan: • alokasi dana yang tersedia • peraturan pemberian makanan yg berlaku di institusi • siklus menu • jumlah dan jenis konsumen (bisa termsk pegawai) • jml hari pada kurun waktu tertentu, jumlah hari libur serta tanggal 31 yang ada selama berlakunya siklus menu • standar resep, standar porsi dan standar bumbu • perkiraan sisa makanan (stok) yg terdekat dg pembelian yg akan datang • pengetahuan bhm makanan: jml penyusutan, refuse/waste selama penyimpanan-pengolahan-distr. • Spesifikasi bahan makanan MGI-Suyatno-Undip
5
Cara Perhitungan Kebutuhan Bahan Makanan = Frek pemakaian BM x std porsi x jml tampilan menu selama berlakunya siklus menu x jml konsumen Contoh perhitungan: (1) Perhitungan bahan makanan dg berat bersih : – menu daging goreng selama siklus 10 hari sebanyak 5 kali – standar porsi adalah 50 g/orang – jumlah konsumen 100 orang/hari – jangka waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg tampilan pemakaian (putaran siklus) sebanyak 12 siklus Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah: 5 x 50 g x 12 x 100 = 300.000 g = 300 g
MGI-Suyatno-Undip
6
(2) Perhitungan bahan makanan dg berat kotor – buah nanas selama siklus menu 10 hari disajikan 1 kali – standar porsi: 125 g/orang (bdd atau berat bersih: 60 g) – jumlah konsumen 100 orang/hari – waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg ada 12 siklus Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah: 1 x 125 g x 12 x 100 = 150.000 g = 150 g
• Apabila semua menu selesai dihitung kebutuhan bahannya, maka diakhir proses perhitungan dilakukan rekapitulasi terhadap kebutuhan total untuk setiap bahan makanan (berasal dari menu dengan bahan makanan yang sama).
MGI-Suyatno-Undip
7
Pemesanan Bahan Makanan • Bahan makanan yang dipesan harus sesuai dengan menu dan jumlah porsi yang diselenggarakan pd hari yang bersangkutan. • Prasyarat pemesanan adalah: – pedoman menu – standar porsi – jumlah konsumen
• Pada umumnya bahan makanan segar dipesan setiap hari, sdg bahan makanan kering setiap 5/7/10 hari sekali • Persediaan makanan kering digudang sebaiknya bisa untuk 5-10 hari • Rumus untuk pemesanan bahan makanan harian = Standar Porsi x Jumlah Konsumen MGI-Suyatno-Undip
8
Spesifikasi Bahan Makanan • yaitu standar mutu yang ditetapkan terhadap bhn makanan yg akan diadakan utk memenuhi kebth • kriteria untuk menentukan spesifikasi bahan al: – – – – – – – –
nama bahan makanan warna bahan makanan bentuk bahan makanan kualitas bahan makanan jumlah produk (dalam 1 kg = .. buah) ukuran keterangan khusus (levering) identitas pabrik/produsen
• karena BM banyak jumlahnya, maka dilakukan penggolongan spesifikasi bahan makanan, ada sekitar 16 kelompok pangan. MGI-Suyatno-Undip
9
Spesifikasi Bahan Makanan 1. Sayur-sayuran: – daunnya segar, muda, utuh dan bersih – tidak rusak kulit (sayur buah) – tidak terdapat bekas gigitan serangga atau hewan lainnya 2. Buah-buahan: – fisik bersih, isi penuh, tidak rusak kulit dan isi tertutup – tdk berbau busuk/bau asam/terdapat cairan selain getah – warna sesuai buah, tidak terdapat warna asing/tambahan 3. Serialia dan kacang-kacangan: – bijinya tua, mengkilat dan utuh, tidak berjamur – bersih dari benda asing (pasir, tanah dan biji lain) 4. Umbi-umbian: – segar, muda dan kulit utuh, bersih dari tanah – umbi berwarna putih atau sesuai warna aslinya 5. Tepung-tepungan: – warna putih, baru dan tidak apek, tidak menggumpal MGI-Suyatno-Undip
10
6. Tahu: – warna putih, tidak berbau busuk – tidak berlendir/berjamur – tekstur liat/tidak mudah hancur 7. Susu Cair: – warna putih bersih, tdk berlendir, tdk kental & tdk terlalu encer, tidak berbau asing 8. Susu Bubuk: – warnanya putih bersih dan kering – tidak berbau asing 9. Telur ayam: – baru dan kulit bersih dari kotoran – 1 kg berisi 16 butir 10. Daging Sapi : – warnanya cerah, tektur tidak lembik atau berlendir – tidak berbau busuk dan tidak berurat – ada izin resmi pemotongan daging (RPH) MGI-Suyatno-Undip
11
11. Ikan : – sisik mengkilat dan melekat erat, baunya masih segar – matanya masih menonjol dan jernih – insangnya berwarna merah, tekstur tidak lembik/berlendir 12. Dendeng sapi: – tdk terlalu banyak mengandung gula dan bumbu – warnanya tdk kemerahan, tdk berjamur dan tdk berbau busuk 13. Ikan Asap: – tdk berbau terbakar, pengasapan merata dan tekstur tidak keras – kadar air rendah, tidak berjamur dan tidak berbau busuk 14.Makanan Kemasan: – kemasannya utuh (tdk penyok/tergores/berkarat) – tidak kedaluwarsa, tidak mengandung bahan yang berbahaya. MGI-Suyatno-Undip
12
Pembelian Bahan Makanan • Adalah proses penyediaan bahan mkn melalui prosedur & ketentuan yang berlaku dg tujuan penyediaan perbekalan bhn mkn sesuai dgn yg direncanakan scr berdaya guna & berhasil guna. Caranya: • Pembelian langsung ke pasar • Pelelangan:
– Pelelangan umum: diumumkan di media umum, surat kabar, radio atau majalah (> Rp 50 juta) – Pelelangan terbatas: minimal diikuti 5 rekanan yg tercantum dlm daftar rekanan mampu (> Rp 50 juta) – Pemilihan langsung: dilakukan melalui perbandingan harga 3 penawar/rekanan dari dafter rekanan mampu, diperbolehkan melakukan negosiasi harga/teknis (5-50 jt) – Pengadaan langsung: penunjukkan langsung pada satu di antara rekanan golongan ekonomi lemah ( 0 - 5 jt) MGI-Suyatno-Undip
13
Penerimaan Bahan Makanan • Adalah proses kegiatan memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan penerimaan bahan makanan dan minuman, macam dan harganya sesuai dengan OPB (Order Permintaan Barang) • Cara : – pemeriksaan kesesuaian dokumen pengiriman berupa surat pengantar dengan OPB, faktur dari pemasok – mengecek kemasan, tanggal kedaluwarsa, kualitas dan kuantitas bahan yang dikirim: • Bahan basah langsung dibawa ke ruang persiapan utk pemakaian sehari, sisanya disimpan di kamar dingin • Bahan kering disimpan di gudang bahan kering – Membuat laporan penerimaan bahan rangkap 2 (akutansi dan pertinggal) MGI-Suyatno-Undip
14
Skema kerja: • OPB/Order Sementara diambil pemasok/rekanan • Rekanan membuat surat pengantar, faktur/kuitansi untuk kelengkapan pengiriman barang • Petugas penerima bahan meneliti bahan yang diterima (macam, jumlah ukuran, satuan berat dan kemasan) • Petugas penerima bahan membuat laporan penerimaan/berita acara yang ditandatangani (rangkap 2)
MGI-Suyatno-Undip
15
Penyimpanan Bahan Makanan • Adalah proses kegiatan yang meliputi pemasukkan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan • Langkah-langkah: – penyiapan ruangan, tempat/alat yang bersih utk penempatan bahan – bahan makanan kering disimpan pada susu kamar – bahan makanan segar seperti daging, ikan, ayam disimpan dalam suhu 0 - 5o C – bahan sayur dan buah disimpan pada suhu sekitar 10oC – bahan yang diterima dicatat dalam kartu yg disediakan – bahan yang datang lebih dahulu disalurkan terlebih dahulu (sesuai bon permintaan bahan)/FIFO dan dicatat – dilakukan pemeriksaan periodik dibandingkan jumlah yang tertulis dengan jumlah fisik – dilakukan stock opname tiap 3 bulan & tiap akhir tahun, serta dibuat laporan MGI-Suyatno-Undip
16
Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Kering • bangunan gudang dirancang bebas kelembabab, mudah dibersihkan, bebas serangga dan binatang pengerat • bahan makanan diletakkan secara teratur dan sistematis menurut jenis, golongan dan frekuensi pemakaian • pembersihan dilakukan setiap hari • bahan makanan disusun berseling, tidak langsung terkena lantai dan dinding • letak meja penerimaan dekat dengan pintu
MGI-Suyatno-Undip
17
Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Segar • suhu harus sesuai dengan suhu makanan • pengecekan suhu sebaiknya 2 kali sehari, sedang pembersihan lemari es setiap hari • semua bahan makanan yang akan disimpan harus dibersihkan dan dibungkus dalam plastik/kertas timah
MGI-Suyatno-Undip
18
Mikroorganisme menurut Suhu Pertumbuhan Suhu optimum (0C)
Suhu minimum (0C)
Suhu maksimum (0C)
Psychrophilic
15,0
0,0
31,7
Mesophilic
37,0
15,0
45,0
thermophilic
55,0
45,0
86,6
Golongan
MGI-Suyatno-Undip
19
Pendinginan • Kehilangan berat: – Akibat transpirasi
• Kerusakan dingin: – Pada suhu (0-10 0C) buah bisa rusak
• Kegagalan matang: • Pembusukan: – Akibat kondensasi pada permukaan pangan MGI-Suyatno-Undip
20
Kerusakan buah yang disimpan dingin Komoditas
Suhu terendah Kerusakan jika disimpan yg aman (0F) dibawah suhu terendah
Apel
36-38
Bag tengah coklat, lembek
Adpokat
40-45
Daging coklat kehitaman
Pisang
53-56
Warna jelek jk matang
Jeruk besar Mangga
50 50-55
Lepuh, lubang cacat, benyek Kulit lepuh, kehitaman, matang tdk rata
Semangka
40
Lubang cacat, busuk kulit
Pepaya
45
Lubang cacat, ggl matang, busuk
Nenas
45-50
Warna hijau jelek jk matang
Tomat (matang)
45-50
Lunak, benyek, busuk
Tomat (hijau)
55
Jk matang warna jelek, busuk
MGI-Suyatno-Undip
21
Anjuran Suhu Penyimpanan • • • • • • • • •
Daging Ikan segar Ikan kering Mentega Susu Segar Susu Kental Manis Susu tidak Kental Manis Telur Sayur dan buah MGI-Suyatno-Undip
0oC 0oC 1,7 – 4,4 oC 1,1oC 1,7 – 4,4 oC 1,7 – 4,4 oC 2,2 – 4,4 oC 1,7– 0,6 oC 10 – 11 oC 22
Pengawasan Perbekalan Melalui: • sistem pengawasan dan perbekalan • sistem pencatatan dan pelaporan – – – –
minimum dan maksimum stock bahan makanan physical inventory perpetual inventory (terus menerus) alat pengawasan inventarisasi MGI-Suyatno-Undip
23
