PERANCANGAN BASIS DATA MANAJEMEN OPERASIONAL, MANAJEMEN LOGISTIK PIHAK KETIGA, DAN MANAJEMEN MATERIAL PADA PT. BARUGA CARGOTRANS ADE SYABRINA IRMA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
RAGIL FERDIANTO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
TYONANDA GAOTAMA PUTRA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
INDRAJANI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk merancang basis data Manajemen Operasional, Manajemen Logistik pihak ketiga, dan Manajemen Material PT.BARUGA CARGOTRANS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah studi kepustakaan, metode penemuan fakta melalui wawancara, mempelajari dokumentasi dan observasi pada operasi perusahaan, serta metode perancangan basis data dengan tiga konsep perancangan, yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. HASIL YANG DICAPAI dari penelitian adalah terbentuknya suatu sistem basis data dan aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan karena semua data perusahaan tersimpan dengan teratur sehingga bila dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah. Simpulan dari penelitian ini adalah adanya sistem basis data yang membuat perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan cepat dengan mudah. (ASI, RF, TGP) Kata Kunci : Basis Data, Operasional, Logistik pihak ketiga, Manajemen Material.
PENDAHULUAN Semakin cepatnya pertumbuhan bisnis di dunia ini juga memicu perkembangan teknologi untuk berkembang lebih baik. Faktor kebutuhanlah yang menjadi tiang utama para pelaku bisnis untuk menggunakan teknologi yang dari hari-kehari semakin terasa manfaat dari penggunaannya yang membuat pekerjaan bisa mencapai banyak keunggulan dalam bersaing. Untuk mempertahankan bisnis yang digeluti oleh suatu perusahaan dibutuhkan sistem dan teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri agar dapat memaksimalkan dan dapat membantu proses bisnis dari perusahaan tersebut. Sistem basis data menjadi salah satu komponen yang penting dalam penerapan teknologi informasi tersebut, terutama dalam dunia bisnis. Dengan adanya sistem basis data pada perusahaan tentunya akan membantu perusahaan dalam melakukan penyimpanan data perusahaan dalam jumlah yang besar serta dapat mengolah dan menampilkan informasi data tersebut dengan cepat, akurat, dan terintegrasi. PT. BARUGA CARGOTRANS merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang Freight Forwarder dan Custom Cleareance sebagai Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang mengurus barang-barang Impor dan Ekspor. Seiring dengan berjalannya waktu PT. BARUGA CARGOTRANS mulai melakukan pengembangan bisnisnya, yaitu dengan membuka jalur pengiriman dalam negeri dan mendistribusikan barang-barang dari pelanggan sampai ketujuan akhir. Dalam proses bisnis yang berjalan pada tiap harinya kendala yang terjadi adalah belum adanya sistem informasi yang terintegrasi pada bagian operasional, bagian material, dan bagian logistik. Sehingga banyak ditemukan redudansi data berupa kesamaan ID serta kesamaan nomor surat-surat dan juga terjadinya kekurangan kontrol terhadap data yang tidak terstruktur sehingga menyulitkan karyawan dan juga memakan waktu yang lebih lama dalam pembuatan laporan. Melihat permasalahan–permasalahan tersebut, maka pada PT. BARUGA CARGOTRANS diperlukan adanya sistem basis data yang terhubung dengan aplikasi yang di mana dapat menjadi solusi akan kendala-kendala yang dihadapi pada perusahaan tersebut. Jadi, dengan adanya sistem basis data dan aplikasi pada perusahaan tersebut akan dapat mempercepat pengguna dalam pembuatan laporan serta semua data-data yang tersimpan dapat tersimpan secara baik, diolah dan ditampilkan dengan cepat, akurat, dan terintegrasi.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Studi Kepustakaan dilakukan dengan menggunakan buku-buku literatur yang berhubungan sesuai topik sebagai referensi untuk membantu penulisan skripsi ini serta menambah ilmu pengetahuan. 2.
Metode Penemuan Fakta • Mempelajari Dokumentasi Mempelajari dokumen, surat laporan, dan catatan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan. Hal ini dimaksudkan untuk mendapat informasi mengenai masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan dan kebutuhan basis data yang bagaimana yang diinginkan oleh pengguna. • Wawancara Melakukan wawancara secara langsung dengan para karyawan yang terkait untuk mengetahui langsung letak masalah yang terjadi. • Observasi pada operasi perusahaan Metode observasi ini dilakukan untuk dapat mengetahui dan memahami proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. BARUGA CARGOTRANS.
3.
Metode Analisis dan Perancangan Basis Data
Dalam metode perancangan ini, ada beberapa tahap-tahap yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini, yakni: • • •
•
•
•
• • •
• • • •
Perencanaan Basis Data Yakni kegiatan perencanaan agar kegiatan di setiap tahapan pada siklus hidup database dapat diterapkan. Definisi Sistem Definisi Sistem menggambarkan ruang lingkup dan batasan aplikasi Database yang akan dibuat dan diterjemahkan ke major user view. Pengumpulan Kebutuhan Analisis Proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang bagian dari organisasi yang harus didukung oleh sistem basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasi persyaratan untuk sistem yang baru. Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan konseptual merupakan suatu kegiatan untuk membangun model semua data yang digunakan oleh perusahaan dan tidak bergantung dari pertimbangan fisik. Model data dibangun menggunakan informasi yang terdokumentasi dalam spesifikasi kebutuhan pengguna Perancangan Basis Data Logikal Pada tahap perancangan logikal ini model data konseptual diterjemahkan ke dalam model data logikal dan kemudian untuk memvalidasikan diperiksa secara struktural dan benar dapar mampu mendukung transaksi yang diperlukan. Perancangan Basis Data Fisikal Proses pada perancangan fisikal menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder yang menggambarkan relasi dasar, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien ke data, setiap batasan integritas yang terkait dan langkah-langkah keamanan. Pemilihan DBMS Pada tahap ini dilakukan perbandingan antara dua DBMS untuk pemilihan penggunaan DBMS yang sesuai dengan sistem basis data. Perancangan Aplikasi Pada tahap ini dilakukan perancangan pada muka layar dan program aplikasi yang digunakan dan proses basis data. Prototyping Pada tahap ini dilakukan kegiatan membangun model kerja siste basis data yang memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana akhir dari sistem dan fungsi-fungsinya. Implementasi Pada tahap ini membuat definisi fisikal basis data dan program aplikasi. Konversi dan Memasukan Data Pada tahap ini dilakukan pemindahan data dari sistem lama ke sistem baru dan mengkonversi aplikasi yang ada untuk dijalankan didalam sistem basis data. Pengujian Pada tahap pengujian ini sistem basis data di uji untuk menemukan errors dan kesalahan yang muncul akibat validasi yang dilakukan tidak sesuai dengan permintaan pengguna. Perawatan Operasional Pada tahap terakhir ini sistem basis data telah selesai diimplementasi. Sistem akan dimonitori dan dilakukan pemeliharaan.
HASIL DAN BAHASAN 1.
2.
Sejarah Perusahaan PT. BARUGA CARGOTRANS berdiri sejak Februari 2001 dengan Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT) adalah 267/SIUJPT/DISHUB/IX/08 dan memiliki nomor pokok wajib pajak 02.052.226.4—042.000. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Amir Faiq yang pada awal mula kantornya terletak di dalam pelabuhan Tanjung Priok, kemudian seiring berkembangnya perusahaan kemudian berpindah ke Jl. Enggano Raya No.66 Lt.2A Tanjung Priok Jakarta Utara. Perusahaan yang awalnya bergerak dengan memfokuskan pada bidang Freight Forwarding dan Custom Cleareance sebagai Perusahaan Pelayanan Jasa Kepabeanan atau yang lebih sering disebut sebagai PPJK yang mengurus barang-barang Import dan Export dan mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang dari gudang pemilik ke dalam pelabuhan ataupun sebaliknya. PT. BARUGA CARGOTRANS tengah mengembangkan perusahaannya dengan membuka jalur pengiriman yang bisa dikategorikan sebagai jalur ekspedisi domestik yang pengirimannya dilakukan melalui darat, udara maupun laut dan mendistribusikan barang-barang dari pelanggan sampai ketujuan akhir dalam bisnisnya. Sebagai perusahaan yang bisa dikategorikan bergerak dalam industri logistik ini juga menciptakan pelayanan berupa Special Transport – Box and Trailer. Yang pada awal mulanya hanya memiliki 2 buah truk trailer dan seiring berkembangnya perusahaan hingga kini telah memiliki beberapa armada sebanyak 10 buah, mulai dari mobil box hingga trailer. Selain mempunyai armada sendiri PT. BARUGA CARGOTRANS juga memperoleh dukungan operasional dari beberapa operator pengangkutan seperti penerbangan dalam negeri, angkutan laut dan darat. PT. BARUGA CARGOTRANS merupakan anggota dari organisasi Gabungan Forwarder, Penyedia Jasa Logistik dan Ekspedisi Seluruh Indonesia yang biasa disebut GAFEKSI pada tahun 2010. Visi dan Misi Visi PT.BARUGA CARGOTRANS yaitu Menjadi perusahaan yang handal dan terpercaya. Misi PT.BARUGA CARGOTRANS yaitu Mengelola dan mengembangkan jasa Freight Forwarding dan pengiriman barang demi memenuhi kebutuhan mitra usaha akan jasa kami, sekaligus meningkatkan pendapatan perusahaan demi terwujudnya kesejahteraan karyawan.
3.
Tata Laksana Sistem Berjalan 1.1
Operational Prosedur operasional diawali pada pendaftaran pelanggan. Setelah pelanggan terdaftar, pelanggan harus membuat perjanjian terlebih dahulu sebelum menggunakan jasa perusahaan. Setelah perjanjian dibuat, karyawan akan mengambil dokumen impor atau dokumen ekspor dari pelanggan yang bersangkutan. Proses pembuatan Perintah Impor Barang (PIB) atau Perintah Ekspor Barang (PEB) pada komputer dengan berdasarkan pada dokumen Bill of Ladding, dan dokumen impor atau ekspor yang diterima dari pelanggan, Pelanggan pun dapat melakukan pembatalan perjanjian sebelum pembuatan PIB atau PEB. Untuk pelayanan transfer PIB atau PEB ke Kantor Pelayanan Pabean, sesuai dengan wilayah penimbunan barang tersebut melalui fasilitas Electronic Data Interchange (EDI).
1.2
Logistik Pihak Ketiga Selesai dengan menyerahkan dokumen yang dibutuhkan untuk pembuatan dokumen dan barang telah keluar bersama surat perintah pengeluaran barang (SPPB) dan dibuatkan tagihan jasa kepada pelanggan.
Dalam prosedur Logistik Pihak Ketiga untuk jalur pengiriman dalam negeri, pelanggan dapat langsung mengirim barangnya dengan jasa pengiriman PT. BARUGA CARGOTRANS. Pelanggan dapat langsung membawa barang yang ingin dikirim ke kantor PT. BARUGA CARGOTRANS. Setiap barang yang akan dikirim akan dicek apakah perlu di bungkus lagi atau tidak, setelah dibungkus barang akan diukur dan dibuatkan SBPB atau Surat Bukti Pengiriman Barang yang dimana isi dari surat tersebut adalah informasi mengenai nama pengirim, nama penerima, dan tujuannya, isi barang dengan ukuran dimensinya serta pilihan jalur pengirimannya. Kemudian SBPB akan dibuat rangkap lima, warna putih untuk pengirim, warna kuning untuk pusat, warna merah untuk bagian keuangan, warna biru dan hijau untuk untuk dikirim bersama dengan surat jalan dan barang kiriman namun kertas yang berwarna hijau harus kembali ke Jakarta atau kantor pusat sebagai bukti bahwa barang sudah diterima ditempat tujuan. Setelah biaya kirim sudah ditentukan di SBPB berdasarkan penghitungan dimensi barang dan harga tujuan pengiriman, maka PenjualanJasa akan diterbitkan untuk tagihan pembayaran dan diberikan langsung ke pengirim. 1.3
2.
Material Prosedur material manajemen dimulai dari permintaan barang yang dilakukan oleh masing-masing divisi dengan mengajukan lembar surat permintaan barang yang berjumlah dua rangkap yang ditujukan ke bagian gudang untuk meminta barang-barang yang mereka butuhkan di masing-masing divisi untuk mendukung kegiatan pekerjaan mereka. Kemudian bagian gudang akan menerima surat tersebut yang dimana rangkap pertama akan diarsip dan rangkap kedua akan diserahkan kembali ke divisi yang mengajukan surat tersebut. Bagian gudang akan mengecek barang-barang yang diminta oleh divisi melalui surat tersebut. Jika barang tersedia maka bagian gudang akan langsung memberikan barang sesuai dengan permintaan. Apabila stok barang sudah tidak ada ataupun stok nya tinggal sedikit sekali maka bagian gudang akan membuat lembar Purchase Order (PO) untuk melakukan pemesanan yang akan dikirim melalui faks kepada pemasok. Kemudian pemasok akan mengirimkan barang pesanan ke PT.BARUGA CARGOTRANS sesuai dengan barang yang dipesan di lembar PO. Ketika barang datang ke gudang PT. BARUGA CARGOTRANS, maka akan dibuatkan lembar bukti penerimaan barang. PT. BARUGA CARGOTRANS akan melakukan beberapa pemeriksaan pada bagian penerimaan barang. Pemeriksaan 1 yaitu kesesuaian jenis barang yang dipesan, Pemeriksaan 2 mengenai jumlah barang yang dipesan dan Pemeriksaan 3 adalah pemeriksaan dari kualitas barang yang dipesan. Jika dari ketiga pemeriksaan itu terdapat ketidaksesuaian maka bagian gudang akan membuat lembar Retur Barang bedasarkan PO. Pada lembar Retur Barang terdapat alasan retur yang menjelaskan tentang mengapa barang tersebut harus diretur.
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Dari hasil analisis prosedur-prosedur dan sistem yang berjalan pada PT. BARUGA CARGOTRANS, permasalahan yang dihadapi perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
5.
Banyak data yang formatnya berbeda sehingga kesulitan dalam mencari atau melacak data dan proses bisnis menjadi terhambat. Kesulitan dalam pembuatan laporan pada akhir periode, karena file-file yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan pada tiap bagian tidak terintegrasi satu sama lain. Terjadi manipulasi data karena tidak adanya pembatasan user. Terjadi kerugian pada perusahaan karena bagian gudang tidak bisa memenuhi permintaan barang karena stok barang habis dikarenakan terlambatnya proses pembelian sehingga proses pembungkusan di bagian logistik menjadi terhambat dan mengakibatkan barang terlambat untuk proses pengiriman. Kesulitan dalam pencarian data pengiriman atau SBPB yang dibutuhkan untuk pembuatan tagihan penjualan jasa sehingga memperlambat proses bisnis dan menjadikan tagihan terlambat
dikirimkan kepada pelanggan hingga dapat mengakibatkan kerugian materi dan waktu terhadap perusahaan. 3.
USULAN PEMECAHAN MASALAH Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh PT. BARUGA CARGOTRANS maka diusulkan agar dilakukan perancangan dan pembuatan basis data untuk pencatatan kegiatan transaksi pada bagian logistik, operasional dan manajemen material. 1. Merancang basis data dengan format yang jelas dan terstruktur sehingga mempermudah dalam pencarian data. 2. Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara operasional, logistik pihak ketiga, dan material manajemen. 3. Merancang basis data yang terhubung dengan DBMS yang di dalamnya terdapat permission kepada setiap pengguna untuk membatasi hak akses. 4. Merancang basis data yang di dalamnya terdapat tabel barang yang memiliki stok minimal sehingga barang yang jumlahnya sudah menipis dapat diketahui dan terhindar dari kejadian kehabisan barang yang dapat memperlambat kegiatan bisnis perusahaan. 5. Merancang basis data yang terintegrasi antara bagian operasional dan logistik sehingga data pengiriman yang dibutuhkan oleh bagian operasional dapat di akses secara cepat dan mudah untuk pembuatan tagihan penjualan jasa kepada pelanggan.
4.
PERANCANGAN BASIS DATA Terdapat 3 tahap dalam desain basis data , yaitu : 4.1 Perancangan Basis Data Konseptual Pada tahap perancangan logikal ini model data konseptual diterjemahkan ke dalam model data logikal dan kemudian untuk memvalidasikan diperiksa secara struktural dan benar dapar mampu mendukung transaksi yang diperlukan. 4.2 Perancangan Basis Data Logikal Perancangan konseptual merupakan suatu kegiatan untuk membangun model semua data yang digunakan oleh perusahaan dan tidak bergantung dari pertimbangan fisik. Model data dibangun menggunakan informasi yang terdokumentasi dalam spesifikasi kebutuhan pengguna 1.1 Perancangan Basis Data Fisikal Proses pada perancangan fisikal menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder yang menggambarkan relasi dasar, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien ke data, setiap batasan integritas yang terkait dan langkah-langkah keamanan.
EVALUASI Pada tahap evaluasi dilakukan bersamaan dengan tahap testing atau pengujian. Jika pada tahap pengujian ditemukan kesalahan, maka dapat dilakukan evaluasi dan mencari solusi-solusi untuk memecahkan kesalahan tersebut. kemudian dilakukan tahap revisi untuk memperbaiki kesalahan agar system baru dapat diterapkan dengan baik. SIMPULAN Setelah menganalisis dan merancang sistem basis data pada PT.BARUGA CARGOTRANS maka dapat diambil simpulan sebagai berikut : 1. Merancang sistem basis data Operasional, Logistik, dan Material Manejemen perusahaan dimana data-data dapat di olah menjadi informasi yang ada dapat diakses dengan lengkap, terstruktur, dan terintegrasi sehingga dapat membantu kelancaran proses bisnis sehari-hari. 2. Merancang sistem yang terintegrasi dengan keamanan sehingga dapat ditentukan batasan-batasan pada masing-masing jabatan dalam melakukan akses pekerjaan.
3.
Dengan data yang sudah terintegrasi maka manajer perusahaan dapat memperoleh laporan dengan lebih mudah.
REFERENSI Abdillah, A. S. (2012). Penerapan Cluster Table Pada Basis Data Perpustakaan Online dengan Oracle 11g. Jurnal IEEE Skripsi Universitas Mercu Buana, 1-8. BIBLIOGRAPHY \l 1057 Aguezzoul, A. (2007). The Third Party Logistics Selection: A Review of Literature. HAL, 1-7. Connoly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database System a Practical Approach to Design, Implementation and Management. Boston: Pearson Educato. Iskandar, A., & Rangkuti, A. H. (2008). Perancangan Sistem Informasi Penjualan Tunai Pada PT. KLATEN BERCAHAYA. Jurnal Basis Data, ICT Research Center UNAS Vol.3, 1-8. Russel, R. S., & Taylor, B. W. (2009). Operations Management. New Jersey: John Wiley & Sons. Satzinger, J. W., Robert, B. J., & Stephen, D. B. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Singh, A. K. (2008). Material Management. New Delhi: Laxmi Publications (P) LTD. Solihin, A. (2010). MySQL 5 Dari Pemula Hingga Mahir. Jakarta: Achmadtim.net. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). System Analysis Design Methods. New York: McGraw-Hill Education. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Useing Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
RIWAYAT HIDUP Ade Syabrina Irma lahir di kota Jakarta pada 16 Juli 1991. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem informasi. Ragil Ferdianto lahir di kota Medan pada 23 Oktober 1991. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem informasi. Tyonanda Gaotama Putra lahir di kota Bekasi pada 3 Agustus 1991. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem informasi.
DATABASE DESIGN AT PT. BARUGA CARGOTRANS ON OPERTIONAL, THIRD PARTY LOGISTIC, AND MATERIAL MANAGEMENT ADE SYABRINA IRMA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
RAGIL FERDIANTO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
TYONANDA GAOTAMA PUTRA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
INDRAJANI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The purpose of writing is to design a database system Operational Management, Third Party Logistic Management, and Material Management on PT. BARUGA CARGOTRANS in accordance to company requirements to facilitate the data management. The research methodology that were used are literature study, collecting data through interviews and checking the documentation, as well as the database design method consists of three concepts, first is conceptual design, second is logical design and the third is physical design. The result of this research is to build a database system and applications that can enhance the performance of the company with an integrated data and storage of data organized so that the data presented is valid. The conclusions of this study is the presence of a data base system can support and facilitate the company in its business activities. (ASI, RF, TGP) Keywords: database, operational, third party logistic, material management.
INTRODUCTION The rapid growth of business in the world trigger better development of technology. The main factor for that is needs, that become the main foundation for business people to use technology which day-by-day increasingly beneficial to become more competitive than with the others. To maintain the business a company has established, it requires system and information technology suitable with the needs of the company to maximize and help the business process of that company. Database system become one of the main important component in application of information technology, especially in the business world. With the establishment of database system in the company it surely will help the company in storing big amount of data and also can process it and display that information fast, accurate, and integrated.PT. BARUGA CARGOTRANS is a company that mainly dealing with Freight Forwarder and Custom Clearance as a Custom Arrangement Entrepreneur. Over time PT. BARUGA CARGOTRANS starts to expand its business by opening domestic delivery line and distributing goods of the customer to the final destination. The problem in daily business process is there’s no integrated information system on operational, logistic, and material management, Because of that, there’s many redundant data with the same ID and on the form and also lacks of control on unstructured data that will causes more time in generating report.
RECHEARCH METHODS 1.
2.
Literature Studies Literature study is done using books and literature related to the topic of database design according data.yang selected as a reference to add to the knowledge and information to help complete the writing of this thesis. Fact discovery method To get the data associated with PT. BARUGA CARGOTRANS, the authors use the following method: • Study the documentation Studying the documents, letters, reports, and records associated with the system running. It is intended to obtain information appropriate to the topic and scope. • Interviews In gathering information, the authors use the fact finding technique with direct interviews with managers and employees concerned to obtain information related to the scope. • Oberservation This observation method is for knowing and understanding business process at PT. BARUGA CARGOTRANS.
3.
Methods of Analysis and Design Database • Database Planning Planning how the life cycle can be realized in the most effective and efficient. • System Definition Specifies the scope and limits of the application database, user, and application areas. • Requirement Collecting and Analysis Collect and analyze user needs and application areas. • Conceptual Database Design The design of a conceptual database which includes identification of entities, relationships, and attributes. • Logical Database Design The design is logical from a database that includes checking the structural conceptual model in order to support the transaction model is needed. • Physical Database Design The design of the physical database includes creating a basis for explaining constraint description, file organization, and index creation. • Selection of DBMS Choosing DBMS according to the data base system • Designing Applications Planning the user interface and application programs that use and process database • Prototyping Build a working model database system that allows designers or users to visualize and evaluate how the end of the system and its functions. • Implementation Making physical database definitions and application programs. • Conversion and Data Entry The transfer of data from the old system to the new system and converting existing applications to run in the new database. • Testing Database systems are tested to find errors and validating user demand • Maintenance Operations Database system has been completed implemented. The system will dimonitori and do maintenance.
RESULT AND DISCUSSION 1.
Company History PT. BARUGA CARGOTRANS established since February 2001 with Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT) 267/SIUJPT/DISHUB/IX/08 and mandatory tax number 02.052.226.4-042.000. This company is founded by Amir Faiq which at first the office was located in Tanjung Priok dock, then with the expanding businesses the office then moved to Jl. Enggano Raya No.66 Lt 2A, Tanjung Priok, North Jakarta. The company began as a freight forwarding and custom clearance, recognized as Perusahaan Pelayan Jasa Kepabeanan or PPJK in short, which involving import and export cargo, documents regarding Customs and any affiliated institute to transport cargo from the owner’s warehouse to the docks or vice versa. PT. BARUGA CARGOTRANS is on the verge of expanding its business by opening expedition line that can be categorized as domestic expedition line which are delivered through land, air or sea to deliver cargo from the customer to the desired destination. As a company that were categorized as Industry Logistic also creates a service called Special Transport – Box and Trailer. Which at first only have 2 trailer trucks, but now have an armada of 10 transport ranging from boxcar to trailer truck. Other than having its own armada, PT. BARUGA CARGOTRANS also had operational support from many transport operator like domestic flight, sea and land transport. PT. BARUGA CARGOTRANS is also a member of an organization called GAFEKSI (Gabungan Forwarder Penyedia Jasa Logistik dan Ekspedisi Seluruh Indonesia) in 2010.
2.
Vision and Mission Vision of PT. BARUGA CARGOTRANS is to be a professional and trusted company. Mission of PT. BARUGA CARGOTRANS is to manage and develop freight forwarding and cargo delivery services to fulfill the needs of business partner, and also to increase company’s profit to realize the employee’s prosperity.
3.
Current System Governance a.Operational Operational procedure began on customer registration. After the customer has ben registered, customer made an agreement first before using the company’s services. After that, the employee take import or export from the customer. Process of making PIB (Perintah Impor Barang) or PEB (Perintah Ekspor Barang) on computer depending on the Bill of Ladding and export or import document received from customer. Customers can cancel the agreement before the making of PIB or PEB. For PIB or PEB transfered to Customs Office based on the region the cargo makes berth by EDI (Electronic Data Interchange).
b.Third Party Logistic After delivering the required document and the cargo has been transported together with SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) and invoice for the customer. On third party logistic party for domestic delivery line, customer can directly send their cargo with delivery services of PT. BARUGA CARGOTRANS. The customer can send the cargo that want to be delivered to PT. BARUGA CARGOTRANS. Each goods that want to be delivered needs to be checked first to determine does it need packaging or not, after the goods has been measured and make SBPB (Surat Bukti Pengeluaran Barang) which in the form has informasi regarding the deliverer name, receiver name, and the destination, goods, and also the
line delivery. Then SBPB made of 5 layers, the white colored one is for the deliverer, the yellow colored one for the company, the red colored is for the finance department, the blue and green one are to be delivered along with the permit letter and the goods, but the green one must be returned back to the company for proof that the goods has been delivered. After the price has been determined according from SBPB, then invoice will be made for bills and given to the deliverer. c. Material Management Material Management procedure began when there’s a demand of goods from each of the division by submitting goods request form that has 2 layer for the warehouse department to request the goods for each division to support their daily work. The warehouse department ace[t the goods request form where the first layer will be archived and the second layer will be returned back to the division that submitted the form. Warehouse department will check the goods that are requested by division from that form. If the goods are available then warehouse department will give the goods according to the request. If the goods’ stock is depleted or below the required stock minimal then warehouse department will submit purchase order (PO) to order the goods that has depleted then will be faxed to the supplier. Then the supplier will send the goods to PT. BARUGA CARGOTRANS exactly as it is written on the purchase order form. When the goods has arrived at PT. BARUGA CARGOTRANS, then will be made the goods received form. PT. BARUGA CARGOTRANS will make a few checking on the goods. Check 1 is to make sure does the goods is the same as it is ordered, Check 2 is to make sure does the quantity is the same as it is ordered, and Check 3 is to make sure the quality. If from that three check, found an incompability then warehouse department will make returned goods form according to purchase order. On that returned goods form will be explained why the good must be returned.
4.
Problem Faced After analyzing the processes running on PT.BARUGA CARGOTRANS, then found some problems, namely: • • • •
•
5.
Many data has different format so it is difficult in searching or tracking data and will delay the business process. Difficult in making report at the end of period, because the files that are needed to make the report at each department is not integrated. Data manipulation because there’s no restriction in user. The company is experiencing loss because warehouse department can’t fulfill the goods request because the goods’ stock is depleted because of the delay of purchasing process then the packaging process is also delayed on the logistic department and making the goods to be late to make the delivery process. Difficulties in data searching or SBPB that are needed to make the invoice so it will delay the business process and making the invoice to be late delivered to the customer.
Proposed Resolution To solve the problem that are faced by PT. BARUGA CARGOTRANS then proposed resolution to design and build database for storing transaction activity on third party logistic, operational and material management. • To design database with clear format and structured so it will be easy in data searching.
• • • •
6.
To design database that are integrated between operational, third party logistic, and material management. To design database that are connected with DBMS where there’s a permission to each user to restrict access privilege. To design database where there is goods table that have minimal stock so when the goods’ stock is diminished, we can know, and avoiding the event of goods’ stock depleted that can delay the business process. To design database that are integrated between operational and third party logistic so the data that are needed by operational department can be accessed fast and ease.
Database Design There are 3 stages in the database design, namely: a.Conceptual Data Base Design Conceptual database design is a process of determining the data model used in the company. At this stage involves creating a conceptual data model as part of the company. The data model is constructed using the information document in accordance with the specifications of the user's requirements. b. Logical Database Design Logical database design is a process of designing a data model that is used in a company based on the data model specification. In this second stage of the manufacture know the results of the logical data model in a company. Logical data model is the first step in selecting and mapping logical data model. Logical data model based on the target data model in the database such as the relationship between the model data. c. Database Design physical Physical database design is a process to provide an overview of implementation in a database on the storage medium, can be described by the relations, file organizations, and indexes used to achieve the efficiency in accessing data.
EVALUATION At this stage of the evaluation conducted in conjunction with testing or testing phase. If you found an error in the testing phase, it can be evaluated and find solutions to solve these errors. later stages of revision done to correct the error that the new system can be implemented well.
CONCLUSIONS After the analyzes and design of database systems to PT. BARUGA CARGOTRANS it can be concluded as follows: 1. Generate a database system Operational, Third Party Logistic, and Material Management where the data can be processed into information, then be able to access it completely, structured, and integrated to smooth the business process. 2. To design system that are integrated with security so it can be defined the user’s restriction on each employee’s position in accessing work. 3. With data that are integrated then company’s manager can get report with ease.
REFERENCE Aguezzoul, A. (2007). The Third Party Logistics Selection: A Review of Literature. HAL, 1-7. Connoly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database System a Practical Approach to Design, Implementation and Management. Boston: Pearson Educato.
Iskandar, A., & Rangkuti, A. H. (2008). Perancangan Sistem Informasi Penjualan Tunai Pada PT. KLATEN BERCAHAYA. Jurnal Basis Data, ICT Research Center UNAS Vol.3, 1-8. Russel, R. S., & Taylor, B. W. (2009). Operations Management. New Jersey: John Wiley & Sons. Satzinger, J. W., Robert, B. J., & Stephen, D. B. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Singh, A. K. (2008). Material Management. New Delhi: Laxmi Publications (P) LTD. Solihin, A. (2010). MySQL 5 Dari Pemula Hingga Mahir. Jakarta: Achmadtim.net. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). System Analysis Design Methods. New York: McGraw-Hill Education. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Useing Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. }
BIOGRAPHIES Ade Syabrina Irma born in Jakarta at 16 July 1991. The writer take Bachelor (S1) education atBina Nusantara University on faculty of computer science system information majors. Ragil Ferdianto born in Medan at 23 October 1991.The writer take Bachelor (S1) education at Bina Nusantara University on faculty of computer science system information majors. Tyonanda Gaotama Putra born in Bekasi at 3August 1991.The writer take Bachelor (S1) education at Bina Nusantara University on faculty of computer science system information majors.
