L1
LAMPIRAN Hasil Wawancara 1 Dengan: Sandi Kurniawan Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS Tanggal: 24 September 2012 1. PT. BARUGA CARGOTRANS perusahaan yang bergerak di bidang apa ? dan apa saja jenis jasa yang ditawarkan PT. BARUGA CARGOTRANS? PT. BARUGA CARGOTRANS ini berdiri sejak bulan februari tahun 2001 adalah salah satu perusahaan PPJK atau Perusahaan pengurusan jasa trasnportasi atau JPT (jasa pengurusan transportasi) yang mengurusi dokumen barang-barang import dan eksport.kami bergerak dibidang freight forwarding, custom cleareance, kargo internasional dan domestik, special transport box-trailer dan jalur pengiriman dalam negeri. Jasa yang ditawarkan selain itu juga ada transfer PIB dan PEB. 2. Bagaimana struktur organisasinya ? Dari urutan paling atas yaitu, Komisaris kemudian Direktur lalu manajer, setelah itu ada bagian operasional, bagian pemasaran, bagian administrasi dan keuangan, bagian gudang, bagian logistik, bagian transportasi/angkutan, dan bagian
personalia.
L2
3. Bagaimana kondisi penyimpanan data dokumen, data karyawan, data exportir dan importir? Kami menyimpan semua data dokumen yang telah dibuat dengan media kertas yang di tumpuk jadi satu hard map, setiap map merupakan transaksi yang sudah digolongkan perbulan dan harus disimpan. 4. Program apa yang digunakan untuk mengolah dokumen ? Kami masih menggunakan program pengolah dokumen berupa Microsoft Word dan Excel. Untuk transfer program ke bea cukai sudah disediakan default program EDI oleh pihak bea cukai. 5. Untuk proses bisnisnya, awal sebelum terjadinya pengambilan dokumen dari importir/eksportir itu mereka disebut sebagai apa ? Pelanggan 6. Bagaimana prosedur pembuatan dokumen ? Prosedur operasional diawali pada pengambilan dokumen impor dari importir atau dokumen ekspor dari eksportir yang bersangkutan. Proses pembuatan PIB atau PEB pada komputer dengan berdasarkan pada dokumen impor atau ekspor yang diterima dari importir dan eksportir, dan dokumen-dokumen fasilitas skep dari instansi terkait bila ada. Melakukan pembayaran terhadap PIB atau PEB yang telah dibuat, melalui Bank-Bank Devisa dengan ketentuan sesuai kehendak Importir atau Eksportir yang bersangkutan dan ke Bapeksta kalau ada fasilitas skep pembebasannya. Transfer PIB atau PEB ke Kantor Pelayanan Pabean sesuai wilayah penimbunan barang tersebut melalui fasilitas EDI. Bila mendapat respon Aju Dokumen, maka petugas lapangan
L3
akan menuju Kantor Pelayanan Pabean bersangkutan untuk menyerahkan PIB atau PEB, dengan melampirkan dokumen impor atau ekspor aslinya dan salinan dokumen perusahaan importir atau eksportir, berikut salinan PPJK PT.Baruga CargoTrans dan surat kuasa dari Importir atau Eksportir. terdapat proses penjaluran, bila responnya Jalur Hijau maka tinggal menunggu lembar SPPB terbit untuk dikeluarkan dari pihak bea cukai, dengan terlebih dahulu membayar sewa penumpukannya. Setelah SPPB terbit barang keluar dengan tujuan kegudang Importir atau gudang pelabuhan Eksportir. Akan tetapi jika bila menerima Jalur Merah, maka diadakan pemeriksaan fisik terhadap barang tersebut oleh petugas lapangan Bea Cukai. Selesai dengan menyerahkan bukti-bukti pembayaran yang selama proses dokumen PIB atau PEB sampai keluar barang, dan tagihan jasa kepada Importir atau Eksportir. Ketika ada order bagian operasional akan memeriksa jadwal perusahaan pelayaran dan mencari perusahaan pelayaran yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Setelah jadwal tersedia, bagian operasional akan menghubungi perusahaan pelayaran yang bersangkutan untuk mengkonfirmasi ketersediaan kapal. 7. Apakah pelanggan itu langsung datang kekantor atau bagaimana jika ia ingin melakukan transaksi ? adakah kesepakatan yang di buat ? Kami mengadakan kontrak terlebih dahulu untuk custom cleareance agar jelas prosedur pengurusannya. Bisa melalui faksimil kemudian meeting untuk penandatangan perjanjian kerjasama, namun jika hanya ingin mengurus transfer dokumen bisa langsung datang kekantor. Untuk pengiriman dalam negri barang milik pelanggan bisa diantar langsung ke kantor atau kita yang menjemput barang dari gudang pelanggan jika barangnya banyak.
L4
Hasil Wawancara 2 Dengan: Sinta Dewi Jabatan: Direktur Tanggal: 1 Oktober 2012 1. Dikantor itu adakah bagian yang mengurusi pembelian barang untuk kebutuhan kantor ? Ada, bagian gudang. Namun semakin kesini sistem pada bagian ini tidak terkontrol sehingga banyak kebutuhan yang diperlukan tapi bagian gudang tidak dapat memenuhi permintaan karna tidak adanya pemberitahuan apabila barang kebutuhan sudah menipis dan sebagainya. 2. Adakah pemasok khusus untuk mensuplai barang-barang kebutuhan itu? Untuk surat pembeliannya ke pemasok disebut sebagai apa ? Ada beberapa pemasok berbeda yang mensuplai kebutuhan yang berbeda. Untuk surat pembeliannya kita pakai PO untuk ke pemasoknya. Kalo dikita sendiri ada yang namanya surat permintaan pembelian barang adanya sebelum PO jadi dia seperti merangkum barang-barang apa yang harus di beli. 3. Untuk jalur pengiriman dalam negeri bagaimana mekanismenya ? Jalur pengiriman dalam negeri ada yang namanya SBPB yaitu surat bukti pengiriman barang yang digunakan sebagai bukti pengiriman yang dibuat 5 rangkap, putih untuk pengirim, kuning untuk pusat, merah untuk bagian keuangan, biru dan hijau untuk disertakan di barang kiriman namun yg hijau harus kembali ke jakarta sebagai bukti barang telah diterima. Didalam SBPB
L5
juga terdapat jenis packing, bila barang yang dikirim belum di bungkus maka harus dipacking terlebih dahulu, di ukur dimensi dan beratnya lalu di total biayanya dengan biaya kirim di invoice. Kemudian terdapat juga manifest pengiriman untuk mendata SBPB dan isinya yang dikirim bersama dengan surat jalan. 4. Mengenai invoice, berarti ada 2 jenis invoice antara bagian operasional dan bagian logistik, apakah formatnya berbeda ? Iya ada dua, yang dibagian operasional khusus untuk pembuatan dokumen saja. Yang dibagian logistik untuk pengirimannya. Untuk formatnya hampir sama
yang
berbeda
hanya
deskripsinya
saja.
L6
Hasil Wawancara Melalui Telepon 1 Dengan: Sandi Kurniawan Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS Tanggal: 25 Oktober 2012 1. Pak kepanjangan dari B/L, PEB, PIB, SPPB, dan SBPB apa ya? B/L: Bill Of Ladding PEB: perintah ekspor barang PIB: perintah impor barang SPPB: surat perintah pengeluaran barang SBPB: Surat Bukti Pengiriman Barang
L7
HASIL WAWANCARA DENGAN TELEPON 2 Dengan: Sandi Kurniawan Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS Tanggal: 5 Januari 2013 1. Ketika karyawan ingin melakuan pembelian barang apakah karyawan melakukan telepon dahulu untuk mengetahui harga dari pemasok atau bagaimana ? Ya melalui telepon 2. Kalau misalnya untuk mengetahui harga termurah dari para pemasok itu bagaimana pak? Seperti contoh karyawan melakukan update tentang pemasok setiap saat ? Untuk itu kita tidak melakukannya karena membani karyawan karena setiap saat harus mengkontak para pemasok meskipun tidak ada pembelian barang.
L8
Hasil Observasi
Nama Perusahaan : PT. BARUGA CARGOTRANS Alamat Perusahaan: Jl. Enggano No.66 Lt.2-A Tanjung Priok Jakarta 14310 Tanggal : 24 September 2012
1. Gedung kantor terletak persis bersebrangan dengan pelabuhan Tj. Priok di jakarta utara. 2. Pada pintu masuk di Lt.2-A terdapat nama perusahaan sebagai PPJK dan logonya. 3. Kemudian terdapat peta penunjuk jalur-jalur pengiriman serta petunjuk jenisjenis peti kemas. 4. Terdapat ruang operasional dengan beberapa meja karyawan beserta komputer dan beberapa bangku untuk pelanggan yang hendak ingin menggunakan jasa PT. BARUGA CARGOTRANS dengan berbagai rak-rak yang berisi tumpukan kertas dokumen yang menggunung. 5. Kemudian terdapat beberapa ruang bagian divisi lainnya menyatu dengan manager masing-masing divisi namun tetap dibedakan dengan sekat. 6. Terdapat ruang kerja untuk direktur. 7. Terdapat ruang untuk fotocopy. 8. Terdapat gudang di lt.1 untuk tempat penyimpanan barang-barang yang menumpuk, juga dapat digunakan untuk pengukuran barang-barang kiriman. Ada alat ukur dan alat pembungkus juga alat-alat pendukung operasional kantor lainnya. 9. Di lokasi yang tidak jauh berbeda dari kantor utama terdapat lahan parkir untuk berbagai jenis armada PT. BARUGA CARGOTRANS. 10. Banyak karyawan yang melakukan kegiatan operasional yang membutuhkan data antar divisi dilakukan dengan meminta langsung ke divisi tersebut.
L9
Lampiran User Interface Aplikasi
Login
Gambar 1. Login
Ubah Password
Gambar 2. Ubah Pasword
L10
Menu Admin
Gambar 3. Menu Admin
Gambar 4. Menu Admin
L11
Gambar 5. Menu Admin
Gambar 6. Menu Admin
L12
Gambar 7. Menu Admin
Gambar 8. Menu Admin
L13
Gambar 9. Menu Admin
L14
Menu Material
Gambar 10. Menu Material
Gambar 11. Menu Material
L15
Gambar 12. Menu Material
Gambar 13. Menu Material
L16
Menu Operasional
Gambar 14. Menu Operasional
Gambar 15. Menu Operasional
L17
Gambar 16. Menu Operasional
Gambar 17. Menu Operasional
L18
Gambar 18. Menu Operasional Menu Logistik
Gambar 19. Menu Logistik
L19
Gambar 20. Menu Logistik
Gambar 21. Menu Logistik
L20
Gambar 22. Menu Logistik
Form Master Barang
Gambar 23. Form Master Barang
L21
Form New Master Barang
Gambar 24. Form New Master Barang
Form Master Biaya
Gambar 25. Form Master Biaya
L22
Form New Master Biaya
Gambar 26. Form New Master Biaya
Form Master Gudang
Gambar 27. Form Master Gudang
L23
Form New Master Gudang
Gambar 28. Form New Master Gudang
Form Master Karyawan
Gambar 29. Form Master Karyawan
L24
Form New Master Karyawan
Gambar 30. New Form Master Karyawan
L25
Form New Master Karyawan
Gambar 31. Form Master Karyawan
Form Tambah Kontak Master Karyawan
Gambar 32. Form Tambah Kontak Master Karyawan
L26
Form Master Kendaraan
Gambar 33. Form Master Kendaraan
Gambar 34. Form New Master Kendaraan
L27
Form Master Pelanggan
Gambar 35. Form Master Pelanggan
Form New Master Pelanggan
Gambar 36. Form New Master Pelanggan
L28
Form Tambah Kontak Master Pelanggan
Gambar 37. Form Tambah Kontak Master Pelanggan
Form Master Pemasok
Gambar 38. Form Master Pemasok
L29
Form New Master Pemasok
Gambar 39. Form New Master Pemasok
Form Tambah Kontak Master Pemasok
Gambar 40. Form Tambah Kontak Master Pemasok
L30
Form Logistik Pembungkusan
Gambar 41. Form Logistik Pembungkusan
Form New Logsitik Pembungkusan
Gambar 42. Form New Logistik Pembungkusan
L31
Form Logsitik Pembungkusan Detil
Gambar 43. Form Logistik Pembungkusan Detil
Form Logistik SBPB
Gambar 44. Form Logistik SBPB
L32
Form New Logistik SBPB
Gambar 45. Form New Logistik SBPB
Form Material Penerimaan Barang
Gambar 46. Form Material Penerimaan Barang
L33
Form New Material Penerimaan Barang
Gambar 47. Form New Material Penerimaan Barang
Form Material Pengadaan Barang
Gambar 48. Form Material Pengadaan Barang
L34
Form New Material Pengadaan Barang
Gambar 49. Form New Material Pengadaan Barang
Form Material Pengadaan Barang Detil
Gambar 50. Form Material Pengadaan Barang Detil
L35
Form Material Penyesuaian
Gambar 51. Form Material Penyesuaian
Form New Material Penyesuaian
Gambar 52. Form New Material Penyesuaian
L36
Form Material Permintaan Barang
Gambar 53. Form Material Permintaan Barang
Form New Material Permintaan Barang
Gambar 54. Form New Material Penerimaan Barang
L37
Form Material Permintaan Barang Detil
Gambar 55. Form Material Permintaan Barang Detil
Form Material Retur Barang
Gambar 56. Form Material Retur Barang
L38
Form New Material Retur Barang
Gambar 57. Form New Material Retur Barang
Form Material Retur Barang Detil
Gambar 58. Form Material Retur Barang Detil
L39
Form Operasional Kontrak
Gambar 59. Operasional Kontrak
Form New Operasional Kontrak
Gambar 60. Form New Operasional Kontrak
L40
Form Operasional Pengantaran
Gambar 61. Form Operasional Pengantaran
Form New Operasional Pengantaran
Gambar 62. Form New Operasional Pengantaran
L41
Form Operasional Penjualan Jasa
Gambar 63. Form Operasional Penjualan Jasa
Form New Operasional Penjualan Jasa
Gambar 64. Form New Operasional Penjualan Jasa
L42
Form Operasional Penjualan Jasa Detil
Gambar 65. Form Operasional Penjualan Jasa Detil
Form Operasional Pembuatan Dokumen
Gambar 66. Form Operasional Pembuatan Dokumen
L43
Form New Operasional Pembuatan Dokumen
Gambar 67. Form New Pembuatan Dokumen
L44
Hasil Cetakan Laporan Pembungkusan
Gambar 67. Laporan Pembungkusan
L45
Hasil Cetakan Laporan penerimaan barang
Gambar 68. Laporan Penerimaan Barang
L46
Hasil Cetakan Laporan Pengadaan Barang
Gambar 69. Laporan Pengadaan Barang
L47
Hasil Cetakan Laporan Penjualan Jasa
Gambar 70. Laporan Penjualan Jasa
L48
Hasil Cetakan Laporan Pembuatan Dokumen
Gambar 71. Laporan Pembuatan Dokumen
L49
Hasil Cetakan Laporan Penyesuaian
Gambar 72. Laporan Penyesuaian
L50
Hasil Cetakan Laporan Permintaan Barang
Gambar 73. Laporan Permintaan Barang
L51
Hasil Cetakan Laporan SBPB
Gambar 74. Laporan SBPB
L52
Hasil Cetakan Laporan Stok
Gambar 75. Laporan Stok
L53
Hasil Dokumentasi Perusahaan Gambar 76. Dokumen SBPB
L54
Gambar 77. Dokumen Surat Jalan
L55
Gambar. 78 Dokumen Invoice
L56
Gambar 79. Dokumen Perjanjian
L57
Gambar 80. Dokumen Surat Permintaan Barang
L58
Gambar 81. Dokumen Purchase Order
L59
Gambar 83. Dokumen Bukti Penerimaan Barang
L60
Lampiran Simbol
Gambar 84. Simbol Process (Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 347)
Gambar 85. Simbol Data Flow (Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 357)
Gambar 86. Simbol External Agent (Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 365)
Gambar 87. Simbol Data store (Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 366)
L61
