PERENCANAAN LAYANAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS UNIT DEPARTEMEN UMUM DI STMIK DAN POLITEKNIK LPKIA BANDUNG

PERENCANAAN LAYANAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS UNIT DEPARTEMEN UMUM DI STMIK DAN POLITEKNIK LPKIA BANDUNG 1

Soni Fajar Surya G., 2Maulana Yussuf Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : [email protected] , [email protected] 2

Abstrak STMIK dan Politeknik LPKIA merupakan suatu perguruan tinggi yang bergerak di bidang ilmu komputer. Salah satu divisi yang ada pada lingkungan bisnis LPKIA adalah Departemen Umum. Departemen Umum bertugas untuk mengelola pengendalian sarana dan prasarana, pengelolaan barang dan jasa, dan pengelolaan laboratorium. Di dalam Departemen Umum masih terdapat beberapa proses pengolahan data yang belum terintegrasi dengan baik dan masih ada sistem yang bersifat manual. Sehingga perlu adanya pengembangan sistem yang lebih baik. Dengan adanya perencanaan strategis sistem informasi yang matang dan tepat, maka akan menghasilkan sebuah aliran informasi yang baik, tepat dan sesuai dengan kebutuhan institusi. Sehingga akan mendukung setiap fungsi bisnis yang ada di dalam organisasi untuk melaksanakan kegiatannya dan menempatkan perusahaan dalam posisi yang unggul di dalam persaingan bisnis yang ada. Kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning) digunakan untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, data, aplikasi, dan teknologi Kata kunci : Sistem Informasi, Departemen Umum, Sarana dan prasarana, dan EAP (Enterprise Architecture Planning)

berdasarkan misi dan tujuan penerapan sistem informasi dalam perguruan tinggi tersebut yaitu efisiensi dan efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan perguruan tinggi. Penelitian dilakukan di Departemen Umum STMIK dan Politeknik LPKIA Bandung, yang saat ini sedang mengembangkan sistem informasi kampus. Hal ini memerlukan adanya pengelolaan sumber daya informasi yang didasarkan pada suatu model atau struktur mengenai informasi organisasi sehingga diharapkan akan mengurangi resiko kegagalan dalam implementasi teknologi informasi di STMIK dan Politeknik LPKIA Bandung. Untuk merancang pengembangan sistem informasi unit Departemen Umum ini menggunakan kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning) sehingga dapat melakukan pengelolaan berdasarkan proses bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Diharapkan dengan pengembangan ini, alternatif solusi yang ditawarkan akan sesuai dengan kebutuhan serta memberikan kemudahan bagi pihak yang terlibat dengan bagian Departemen Umum ini. Berdasarkan uraian di atas maka disimpulkan untuk mengambil judul “PERENCANAAN LAYANAN SISTEM INFORMASI STUDI KASUS UNIT DEPARTEMEN UMUM DI STMIK & POLITEKNIK LPKIA BANDUNG“

1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat signifikan terhadap sistem informasi dalam suatu organisasi. Dampak dari hal tersebut adalah banyak organisasi yang berlombalomba untuk menerapkan sistem informasi dan teknologinya dengan hanya memperhatikan kebutuhan sesaat dan memungkinkan penerapan sistem informasi yang saling tumpang tindih satu dengan yang lainnya. Kondisi tersebut membuat sistem informasi tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan misi dan tujuan penerapan sistem informasi, yaitu efisiensi dan efektivitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi mulai dari tingkat yang tertinggi sampai operasional dalam organisasi. Meningkatnya kebutuhan terhadap data dan informasi dalam fungsi bisnis yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi merupakan pendorong pemanfaatan sistem informasi di dalam perguruan tinggi tersebut. Hal ini berdampak pada banyaknya perguruan tinggi yang dalam menerapkan sistem informasi dengan teknologinya hanya dengan memperhatikan kebutuhan sesaat dan penerapan sistem informasi yang saling tumpang tindih. Kondisi tersebut membuat sistem informasi tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan

1

Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu :

yang dipilih selama tahap analisis dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.

1.

2.1.2 Konsep Dasar Sistem Definisi sistem menurut Al-Bahra (2013) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem informasi, menjelaskan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya”.

2. 3. 4.

Mengetahui perspektif EAP dari sisi data pada sistem informasi di Departemen Umum. Mengetahui perspektif EAP dari sisi proses bisnis sistem informasi di Departemen Umum. Mengetahui perspektif EAP dari sisi teknologi sistem informasi di Departemen Umum. Mengetahui perspektif EAP dari sisi aplikasi sistem informasi di Departemen Umum.

2.1.3 Siklus Informasi Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi

Untuk lebih mudah dalam penarikan kesimpulan serta menjaga agar lebih mencerminkan permasalahan yang dihadapi, maka diperlukan batasan permasalahan sebagai berikut: 1. Perencanaan layanan sistem informasi di STMIK & Politeknik LPKIA pada unit Departemen Umum jangka waktu untuk skala 3 tahun kedepan. 2. Membahas layanan sistem informasi pada bagian Departemen Umum yang ada saat ini dan perencanaan layanan sistem informasi yang diharapkan berdasarkan aspek bisnis, data, aplikasi dan teknologi sesuai dengan kerangka kerja EAP (Enterprise Architecture Planning).

2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Yakub (2012: 17) mengutip konsep dasar sistem informasi dari (O’Brian, 2005) yang menyatakan bahwa: II “Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orangorang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.”

Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi ini antara lain : 1. Merancang suatu layanan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan data di unit Departemen Umum 2. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan dengan proses bisnis yang dibutuhkan untuk menunjang tercapainya tujuan institusi. 3. Merancang suatu layanan sistem informasi berdasarkan teknologi yang dapat memfasilitasi kebutuhan di Departemen Umum 4. Merancang suatu layanan sistem informasi dengan aplikasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. 5. Merancang suatu perencanaan layanan sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan Departemen Umum pada institusi sehingga dapat menjadi acuan pengembangan sistem

Menurut (Jogiyanto, 1999) yang dikutip dari Yakub (2012: 17), menyatakan bahwa: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan hubungan pengelolaan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” 2.1.4.1 Komponen Sistem Informasi Menurut Yakub (2012:20) pada buku yang berjudul Pengantar Sistem Informasi mengatakan bahwa: “Komponen sistem informasi tersebut disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block).“

2. Dasar Teori 2.1.1 Perancangan Sistem Definisi perancangan menurut Al-Bahra (2013) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem informasi, menjelaskan bahwa “Perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan masalah”.

2.1.5 Perencanaan Strategis Informasi Perencanaan strategis informasi merupakan bagian dari metodologi kerekayasaan informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi strategi pencapaian visi dan misi sistem informasi melalui pengelolaan dan pengembangan sistem informasi. Dalam metodologi kerekayasaan informasi, tiap

Berdasarkan definisi perancangan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan merupakan suatu alternatif untuk memecahkan masalah dan

2

langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi data dan sisi aktivitas. Perencanaan strategis informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah upaya terhadap pemenuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Sedangkan pada sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja organisasi. Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem-sistem aplikasi berbasis komputer. Perencanaan ini menjembatani kesenjangan antara rencana strategis bisnis dan pengembangan sistem informasi dengan mengidentifikasi strategi-strategi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Arsitektur aplikasi adalah sebuah proses dalam arsitektur enterprise yang memusatkan pada pengembangan dan penerapan sebuah solusi atau layanan yang sedang diciptakan untuk organisasi tersebut. 2.1.7 Enterprise Architecture Planning (EAP) Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning [EAP]) merupakan proses mendefinisikan arsitektur – arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut (Surendro, 2009). Pada jurnal arsitektur enterprise dari Steven Spewak dan Michael Tiemann (2006) dijelaskan langkahlangkah pada metode EAP, bahwa pada setiap area pada model memiliki tahapan-tahapan seperti yang terlihat pada gambar II.2

2.1.6 Enterprise Pengertian enterprise umumnya sering disamakan dengan pengertian organisasi atau perusahaan. Beberapa definisi tentang enterprise antara lain dinyatakan sebagai berikut: 1. Setiap aktivitas yang memiliki suatu tujuan tertentu (Software Engineering Institute, www.sei.org). 2. Organisasi (atau badan lintas organisasi) yang mendukung lingkup bisnis dan misi yang telah ditetapkan (Spewak, 1992).

Gambar II.2 The Original EAP 'Wedding Cake"

2.1.6.1 Arsitektur Enterprise Arsitektur enterprise merupakan “cara untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya” (Kridanto, 2009).

Model (Sumber: Spewak, 2006, p3) Lapisan 1 – Permulaan Inisialisasi Perencanaan. Tahap ini terdiri dari penentuan metodologi yang digunakan, siapa yang akan terlibat, dan tools apa yang akan digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah rencana kerja untuk metode EAP.

Arsitektur enterprise memiliki empat domain/komponen utama yaitu: 1. Arsitektur Bisnis Arsitektur bisnis menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset bisnis yang penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat, bisnis, pemerintah dan sebagainya. 2. Arsitektur Informasi Arsitektur informasi merupakan kumpulan kebutuhan bisnis perusahaan, informasi, satuan proses dan penyatuan yang mengendalikan bisnis serta aturan untuk memilih, membangun dan memelihara informasi tersebut. 3. Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi adalah suatu pendekatan dalam menjelaskan struktur dan hubungan teknologi perusahaan saat ini serta di masa depan untuk memaksimalkan nilai dalam teknologi tersebut. 4. Arsitektur Aplikasi

Lapisan 2 – Pemahaman Kondisi Saat Ini Memodelkan bisnis. Tahapan ini mengompilasi dan membangun suatu basis pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan bisnis saat ini. Sistem dan Teknologi. Tahapan ini mendefinisikan sistem aplikasi dan platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini. Hasilnya berupa inventaris sistem aplikasi, data, dan platform teknologi yang akan dijadikan dasar untuk rencana migrasi jangka panjang. Lapisan 3 – Rencana Masa Depan Arsitektur Data. Tahapan ini mendefinisikan jenis jenis data utama yang diperlukan bagi bisnis.

3

Arsitektur Aplikasi. Mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungi bisnis. Arsitektur Teknologi. Mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan bagi aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis.

2.2 Metodologi yang digunakan 2.2.1 Agile Software Development Menurut (M. C. Robert, 2006) yang dikutip oleh (Toninetti, 2009) Agile Software Development merupakan sebuah model pengembangan sistem yang memungkinkan tim pengembang sistem untuk mengembangkan sistem dan responsif terhadap perubahan dengan cepat, didalamnya terdapat beberapa nilai utama yang dikandung, yaitu: 1. Individuals and interactions over processes and tools. 2. Working software over comprehensive documentation. 3. Customer collaboration over contract negotiation. 4. Responding to change over following a plan.

Lapisan 4 – Strategi Pencapaian Rencana Implementasi/Migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya / manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan. 2.1.8 Perguruan Tinggi Definisi perguruan tinggi menurut undang-undang Republik Indonesia nomor 12 tahun 2012 pasal 1 tentang pendidikan tinggi menjelaskan bahwa : “Pendidikan Tinggi adalah jenjang pendidikan setelah pendidikan menengah yang mencakup program diploma, program sarjana, program magister, program doktor, dan program profesi, serta program spesialis, yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi berdasarkan kebudayaan bangsa Indonesia”.

2.2.1.1 Prinsip Utama Agile Software Development Terdapat beberapa prinsip utama dalam agile software development, yaitu: 1. Prioritas utama kami adalah untuk memuaskan pelanggan melalui penyelesaian perangkat lunak yang berkualitas yang dilakukan dengan cepat dan diberikan secara berkelanjutan. 2. Menyambut dengan terbuka terjadinya perubahan kebutuhan sistem, meskipun pada akhir pengembangan. Proses agile memanfaatkan perubahan sebagai keuntungan yang bersaing bagi pelanggan. 3. Menyerahkan piranti lunak yang telah beroperasi kepada pelanggan secara berjangka, dari beberapa minggu sampai dengan beberapa bulan, dengan sebuah kecenderungan pada jangka waktu yang lebih pendek. 4. Pelaku bisnis dan pengembang sistem harus bekerja secara bersama sehari-hari di dalam proyek. 5. Melaksanakan pengerjaan proyek di sekitar individu yang bermotivasi. Menyediakan bagi mereka sebuah lingkungan dan memenuhi kebutuhan mereka, serta percaya bahwa mereka dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut. 6. Metode yang paling efisien dan efektif dalam menyampaikan informasi kepada dan dengan sebuah tim adalah percakapan tatap muka. 7. Piranti lunak yang dapat beroperasi adalah ukuran utama dari perkembangan yang telah dilaksanakan. 8. Proses-proses agile mengajukan sebuah pengembangan yang dapat bertahan. Para sponsor, pengembang sistem (developers), dan para pengguna harus mampu mempertahankan sebuah langkah yang terus-menerus dan tidak terbatas. 9. Perhatian yang berkelanjutan pada keunggulan teknikal dan rancangan yang bagus menambah tingkat kelincahan sistem.

Dalam pasal ini disebutkan “perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi”. Juga disebutkan dalam pasal ini pengertian peguruan tinggi negeri yaitu “Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat PTN adalah Perguruan Tinggi yang didirikan atau diselenggarakan oleh Pemerintah”. Dan juga disebutkan pengertian perguruan tinggi swasta yaitu “Perguruan Tinggi Swasta yang selanjutnya disingkat PTS adalah Perguruan Tinggi yang didirikan atau diselenggarakan oleh masyarakat”. 2.1.9 Departemen Umum LPKIA Departemen Umum (di kampus lain disebut Biro Sarana dan Prasarana) adalah biro yang mengerjakan tugas pokok pemeliharaan gedung (Building Maintenance) baik yang terkait dengan konstruksi arsitektural maupun mekanikal elektrikal. Adanya tuntutan untuk menangani perawatan gedung secara profesional dan meningkatnya jenis dan macam Aset yang harus ditangani maka dikembangkanlah tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengadaan, perawatan dan penghapusan aset yang ada di LPKIA. Fungsi utama yang dilakukan Departemen Umum LPKIA: 1. Pengendalian sarana dan prasarana 2. Pengelolaan barang dan jasa 3. Pengelolaan laboratorium.

4

10. Kesederhanaan keahlian untuk memaksimalisasi jumlah kerja bukanlah hal yang penting. 11. Arsitektur, persyaratan sistem dan rancangan yang terbaik, muncul dari tim yang dapat mengurus dirinya sendiri. 12. Pada sebuah selang waktu yang teratur, tim akan berpikir bagaimana untuk menjadi lebih efektif, kemudian menyesuaikan irama perilakunya sesuai dengan hal tersebut.

Gambar III.19 proses bisnis Pengelolaan Laboratorium

4.

Pembahasan

Untuk membangun sebuah sistem informasi terpadu diperlukan perencanaan sistem informasi yang tepat. Berikut ini pada Tabel IV.25 adalah katalog sistem informasi di unit Departemen Umum yang disusun dengan skala prioritas dari yang paling penting/mendesak hingga tidak begitu penting/mendesak berdasarkan keinginan dan kebutuhan dari unit Departemen Umum serta dapat difasilitasi oleh pihak MIS (Management Information System).

3. Analisis Pada Gambar III.5 menjelaskan proses bisnis pengendalian sarana dan prasarana.

Tabel IV.25 Katalog Sistem Informasi Departemen Umum N Nama Modul o

Gambar III.5 Proses bisnis pengendalian sarana dan prasarana

Process Owner

20 14

2 0 1 5

2 0 1 6

BAPR Online Pada Gambar III.14 menjelaskan proses bisnis pengelolaan barang dan jasa.

UMUM

1 Inventarisasi Barang

UMUM

2 Manajemen Persediaan Barang

UMUM

3

4

E-Procurement

UMUM

Gambar III.14 proses bisnis pengelolaan barang dan jasa

5. Kesimpulan dan saran

Pada Gambar III.19 menjelaskan proses bisnis Pengelolaan Laboratorium

5.1 Kesimpulan Kesimpulan dari Perencanaan Layanan Sistem Informasi Studi Kasus Unit Departemen Umum di Politeknik dan STMIK LPKIA adalah sebagai berikut: 1. Dalam perencanaan layanan sistem informasi yang menggunakan kerangka kerja EAP dari perspektif data pada keseluruhan modul pada Departemen Umum terdapat 85 entitas data yang saling terkait. 2. Dalam perencanaan layanan sistem informasi yang menggunakan kerangka kerja EAP di Departemen Umum terdapat 3 proses bisnis.

5

3.

4.

5.

Dalam pembagian proses bisnis tersebut pengendalian sarana dan prasarana, pengelolaan barang dan jasa, dan pengelolaan laboratorium Dalam perencanaan layanan sistem informasi berdasarkan perspektif teknologi yang menggunakan kerangka kerja EAP di Departemen Umum, teknologi yang digunakan masih layak untuk digunakan sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya. Dalam perencanaan layanan sistem informasi berdasarkan perspektif aplikasi yang menggunakan kerangka kerja EAP di Departemen Umum, untuk mengintegrasikan modul yang ada maka menggunakan satu portal yaitu web stratos, aplikasi berbasis web ini mendukung adanya User Generated Content dalam proses penginputannya dan menggunakan framework yii. Berdasarkan kebutuhan dari unit Departemen Umum dalam perancangan layanan sistem informasi ini didapatkan hasil 1 modul diantaranya dapat dikerjakan pada tahun 2014, 2 modul dikerjakan pada tahun 2015 dan 1 modul dikerjakan pada tahun 2016

Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Graha Ilmu. Bandung M. Shalahuddin dan Rosa A.S. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Informatika. Kusbianto, Deddy. 2010, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. STMIK Yadika Bangil Undang-Undang Republik Indonesia Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, http://www.dikti.go.id/id/peraturanperundangan, download tanggal 10 Juni 2014

5.2 Saran Saran dari Perencanaan Layanan Sistem Informasi Studi Kasus Unit Departemen Umum di Politeknik dan STMIK LPKIA adalah sebagai berikut: 1. Perlu dilakukan pembagian tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang tepat kepada setiap staff agar seluruh proses pekerjaan berjalan dengan efektif dan efisien 2. Untuk pengelolaan inventarisasi barang yang lebih baik lagi kedepannya disarankan untuk memiliki aplikasi sistem informasi inventarisasi barang. 3. Untuk pengelolaan persediaan barang yang lebih baik lagi kedepannya disarankan untuk memiliki aplikasi sistem informasi manajemen persediaan barang. 4. Untuk pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang lebih baik lagi kedepannya disarankan untuk menggunakan E-Procurement. 5. Untuk proses bisnis pengelolaan barang dan jasa alangkah baiknya mutlak sepenuhnya dilakukan oleh unit Departemen Umum. Daftar Pustaka Surendro, Kridanto. 2009, Pengembangan Rencana Induk Pengembangan Sistem Informasi. Penerbit Informatika. Bandung. Steven Spewak and Michael Tiemann. 2009, Updating The Enterprise Architecture Planning Model

6