BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

No.Dokumen

:

-

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 1 dari 7

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

DIBUAT OLEH

MENYETUJUI

Ir. Benny J. Pandie Febri L. Kotten, SE, MM Penyusun SOP 3 November 2012

Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi 25 November 2012

MENGETAHUI

Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si Kepala Biro Administrasi 30 November 2012

1


No.Dokumen

:

-

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 2 dari 7

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ................................................................................................................

1

Daftar isi

2

1. 2. 3. 4. 5. 6.

...........................................................................................................................

Pendahuluan ............................................................................................................... Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ Definisi ........................................................................................................................... Referensi ........................................................................................................................... Prosedur Operasional ................................................................................................... Petunjuk Operasional ................................................................................................... 6.1 Stakeholders ............................................................................................................... 6.2 Pemimpin Universitas ................................................................................................ 6.3 Biro AAKPSI ............................................................................................................. 6.4 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ................................................................ 6.5 Sub Bagian Sistem Informasi ..................................................................................... 7. Waktu Penyelesaian .......................................................................................................... 8. Daftar Dokumen ................................................................................................................ 9. Daftar Distribusi ................................................................................................................ 10. Lembar Revisi ...................................................................................................................

3 3 3 3 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6

2


No.Dokumen

:

-

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 3 dari 7

1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan. Dari asumsi tersebut dan dalam praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang menggunakan teknologi yang canggih. 2. Maksud dan Tujuan a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di tingkat Universitas 3. Definisi Prosedur pelayanan data adalah bentuk mekanisme pelayanan data dari Universitas untuk kebutuhan internal (dalam universitas) ataupun kebutuhan eksternal (Instansi pemerintah, Masyarakat dan stakeholder). 4. Referensi a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78) d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158) e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas f. Peraturan Pemerintah Nomor..................tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3


No.Dokumen

:

-

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 4 dari 7

5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi

STAKEHOLDER

Permintaan Data dan Informasi

PEMIMPIN UNIVERSITAS

BIRO AAKPSI

Disposisi

Disposisi

Koreksi

A

SUB BAGIAN SISTEM INFORMASI

Telaah / Proses

Persiapan Materi

Setuju

Setuju Setuju/ TTD

BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

Paraf

Koreksi

Paraf

Proses Data dan Informasi

Koreksi

A

Arsip Internal

Distribusi

4


No.Dokumen

:

-

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 5 dari 7

6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas. 6.1 Stakeholder 6.1.1 Surat permintaan data dan informasi dari stakeholder 6.2 Pimpinan Universitas 6.2.1 Menerima surat permintaan data dan informasi dari stakeholder 6.2.2 Mendisposisi ke Biro AAKPSI 6.3 Biro AAKPSI 6.3.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Pimpinan Universitas 6.3.2 Menyetujui dan memaraf 6.3.3 Mendisposisi ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi 6.3.4 Menandatangani 6.4 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi 6.4.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Biro AAKPSI 6.4.2 Meneliti dan memberikan tanggapan 6.4.3 Menyetujui dan memaraf 6.4.4 Mendisposisi ke Sub Bagian Sistem Informasi 6.4.5 Menandatangani 6.5 Sub Bagian Sistem Informasi 6.5.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Bagian perencanaan dan Sistem Informasi 6.5.2 Menelaah tentang substansi permintaan data dan informasi 6.5.3 Melakukan koordinasi dengan unit terkait data yang diminta 6.5.4 Mengkonsep surat pengantar pengiriman data dan informasi 6.5.5 Menyimpan arsip informasi yang diberikan kepada stakeholder 6.5.6 Mendistribusikan informasi kepada stakeholder Waktu penyelesaian persiapan permintaan data dan informasi paling lama 4 minggu.

5


No.Dokumen

:

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 6 dari 7

7. Daftar Dokumen NO NAMA FUNGSI PENANGGUNG DOKUMEN JAWAB 1 Data Sebagai dasar Pimpinan Unit Kerja Fakultas/Unit untuk menyusun data 2 Dokumen Sebagai acuan  Rektor Permintaan bagi unit kerja  Pembantu Rektor data untuk  Karo AAKPSI melakukan  Kabag pengambilan Perencanaan dan keputusan Sistem Informasi  Kasubag Sistem Informasi 3 Berkas Sebagai  Rektor Penyusunan dokumen resmi  Pembantu Rektor Data hasil  Karo AAKPSI penyusunan data  Kabag Perencanaan dan Sistem Informasi  Kasubag Sistem Informasi

-

PENANDA DISTRIBUSI TANGAN Pimpinan Unit Pimpinan Kerja Universitas Pimpinan Universitas

Unit terkait

kerja

Pimpinan Universitas

 Stakeholder  Unit kerja terkait

8. Daftar Distribusi Dikirm sesuai dengan alamat pada surat permintaan data dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja 9. Lampiran Dokumen a. Data Print b. File Data

6


10. Lembar Revisi No

Uraian

No.Dokumen

:

Revisi

: 0

Tanggal berlaku

: 1 Januari 2013

Halaman

: 7 dari 7

Tanggal

-

Tanda Tangan

7

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

Recommend Documents