STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

SUB BIDANG ADMINISTRASI AKADEMIK FAKULTAS KEPERAWATAN & KEBIDANAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA 2014

Standar Operasional Prosedur FKK

i

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah, kami panjatkan puji syukur kepada Allah SWT. Yang telah memberikan limpahan rahmat dan hidayah Nya, sehingga Struktur Operasional Prosedur Administrasi Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dapat kami kerjakan mudah-mudahan sesuai yang diharapkan.. Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam Pembuatan Stuktur Operasional Prosedur Administrasi Akademik, sehingga kami berhasil dalam pembuatan SOP ini. Kami menyadari bahwa dalam pembuatan Struktur Operasional Prosedur ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan saran dan kritik guna penyempurnaan SOP Administrasi akademik ini.

Wassalamu’alaikum Wr, Wb.


ii

Daftar Isi Cover ................................................................................................................................. i Kata Pengantar .................................................................................................................ii Daftar Isi ..........................................................................................................................iii Pendahuluan .................................................................................................................... iv Sop : . ................................................................................................................................ 1 Sop : Pengumpulan Silabus/Modul/RPP........................................................................... 5 Sop : Jadwal Kuliah . ........................................................................................................ 6 Sop : Pengaturan Kelas . ................................................................................................... 7 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Tenaga Pengajar (Dosen). ...................................... 8 Sop : Prosedur Pengurusan KRS....................................................................................... 9 Sop : Pengurusan KRP Dan KHP ................................................................................... 10 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Keperawatan/Kebidanan Ke Lahan Praktek............................................................................................................................. 11 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Kebidanan (PE) ………............... 12 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Data Awal ….. ............................................... 13 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Penelitian ….. ................................................ 14 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ke Lahan Praktek Pkl........................................... 15 Sop : Pembuatan Surat Keterangan Masih Kuliah ......................................................... 16 Sop : Pembuatan Surat Keterangan................................................................................. 18 Sop : Pengajuan Cuti Akademik. .................................................................................... 20 Sop : Aktif Kembali Kuliah ............................................................................................ 24 Sop : Pengunduran Diri................................................................................................... 28 Sop : Pindah Kuliah ........................................................................................................ 31 Sop : Penerimaan Mahasiswa Pindahan.......................................................................... 34 Sop : Pengiriman Mahasiswa Mengikuti Kegiatan Diluar Fakultas .............................. 36 Sop : Pembuatan Surat Permohonan Soal UTS/UAS ..................................................... 37 Sop : Pembuatan Soal UTS/UAS.................................................................................... 38 Sop : Persyaratan Mengikuti UAS ................................................................................. 39 Sop : Pengambilan Kartu UAS ....................................................................................... 40 Sop : Evaluasi Dosen . .................................................................................................... 41 Sop : Monitoring Dan Evaluasi Kurikulum .................................................................... 42 Sop : Pengisian Nilai....................................................................................................... 43 Sop : Permohonan Penggantian Nilai . ........................................................................... 44 Sop : Prosedur Pembuatan KHS ..................................................................................... 45 Sop : Prosedur Pengambilan KHS .................................................................................. 46 Sop : Pendaftaran Yudisium ........................................................................................... 49 Sop : Pendaftaran Wisuda ............................................................................................... 51 Sop : Pembuatan Nomer Ijasah ....................................................................................... 53 Sop : Pembuatan Nomer Urut Ijasah .............................................................................. 54 Sop : Penerbitan Transkrip Akademik ............................................................................ 55 Sop : Penerbitan Ijazah.................................................................................................... 57 Sop : Pengambilan Ijasah Dan Transkrip .......................................................... ……....59 Sop : Pembuatan Surat Keterangan Pengganti Ijasah, Transkrip & Naskah Sumpah ... 60 Sop : Legalisir Ijasah, Transkrip Dan Piagam Sumpah .. ............................................... 63 Sop : Permintaan Barang................................................................................................. 65 Sop : Permintaan Pemakaian Ruangan ........................................................................... 66 Sop : Penerimaan Magang .............................................................................................. 67 Sop : Penerimaan Penerimaan Tamu .............................................................................. 70 Penutup ........................................................................................................................... 72 Standar Operasional Prosedur FKK

iii

PENDAHULUAN

Administrasi Akademik perguruan tinggi merupakan unit penunjang proses belajar mengajar sehingga semua kegiatan tridarma perguruan tinggi dapat berjalan dengan lancer dengan cara memberikan acuan standar tertulis bagi kegiatan administrasi akademik dari semester awal sampai semester akhir. Kegiatan tersebut dilaksanakan dengan tata cara dan tata tertib yang berlaku di Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya. Adapun layanan yang ada di Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya sama seperti layanan Administrasi Akademik pada umumnya. Yaitu Melayani Mahasiswa dalam pengurusan KRS, Pembuatan Kartu UAS, Pembuatan KHS, Transkrip dan Ijazah maupun Perubahan Nilai Remidi atau SP, Pembuatan surat permohonan ke Dosen, ke lahan praktek maupun surat permohonan data awal dan data penelitian. Dengan jumlah mahasiswa yang semakin banyak Administrasi Akademik harus dapat meningkatkan mutu layanan dengan efektif dan efisien. Administrasi Akademik Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya telah memakai program Sistem Informasi Akademik (SIA) d/h AKPER/STIKES YARSIS sejak tahun 2008. Disamping untuk mempermudah penelusuran kembali juga membantu pengolahan informasi yang mana akan dilayankan ke pengguna dengan baik. Dengan adanya standart operasional kerja akan memudahkan berbagai layanan yang ada baik bagi mahasiswa, dosen maupun administrasi akademik sendiri untuk beraktifitas. Dan komunikasi yang baik antara user dan pihak Administrasi Akademik akan sangat membantu mahasiswa, dosen dan administrasi dengan baik. Standart operasional prosedur berikut dibuat dengan acuan Kebijakan Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Tahun 2014.


iv

Standar Operational Prosedur Administrasi Akademik

1. Tujuan Memberikan acuan standard tertulis bagi kegiatan administrasi akademik dari semester I (Satu) sampai dengan semester terakhir mahasiswa Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya untuk mendukung proses belajar mengajar sehingga memperlancar seluruh kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. 2. Lingkup 2.1. Mengetik Blanko keperluan peserta didik antara lain : A. Daftar Hadir Dosen B. Daftar Hadir Mahasiswa C. Kartu Program Studi atau Kartu Rencana Studi (KPS/KRS) D. Permohonan Ijin Data Awal E. Permohonan Ijin Penelitian F. Permohonan Praktek Klinik Kebidanan (Partus Ekstra) G. Format Pengajuan Usulan Judul Proposal KTI/Skripsi H. Bukti Pengumpulan Tugas I. Tanda Bukti Penyerahan Proposal dan Sidang KTI/Skripsi 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18. 2.19. 2.20.

Melayanai Mahasiswa untuk KRS untuk di Her Registrasi Mengetik Surat Permohonan Tenaga Pengajar untuk Proses Belajar Mengajar Menyusun jadual Perkuliahan Print Out Absen untuk Mahasiswa kuliah Input Daftar Hadir Mahasiswa Merekap Kehadiran Mahasiswa Membuat kartu UAS untuk mahasiswa Mengetik Surat Permohonan soal UTS dan UAS ke Dosen Mengetik Jadual UTS dan UAS Melayani mahasiswa untuk mengambil kartu UAS Mengetik soal-soal (UTS, UAS, dan UAP) Mengetik Honor Pengajuan Soal UTS dan UAS Input Nilai Perbaikan (Remidi) Merekap Nilai (Raw Data maunpun Rangking) Print Out KHS Melayani Mahasiswa Dalam Pengambilan KHS Mendokumentasikan KHS Menyelesaikan Laporan Rutin Pendidikan (EPSBED) Mengetik Surat Permohonan Praktek Klinik Ke Lahan (Rumah Sakit, Puskesmas,RB, dan BPS) 2.21. Mengetik Surat Permohonan Pengajuan Lahan PKL 2.22. Menyelesaikan Transkrip Akademik 2.23. Menyelesaikan Ijazah 3. Penanggung Jawab 3.1. Kepala Sub Bidang Akademik


1

4. Acuan 4.1. Peraturan Pemerintah RI. Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional (Pasal 86, 87, dan 89) 4.2. Kerangka standar pengelolaan institusi yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional untuk Akreditasi Institusi 4.3. Kebijakan Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya tahun 2009 5. Prosedur 5.1. Kepala Bidang Akademik dan kemahasiswaan, Prodi Sarjana dan Diploma, serta PJMK memberi tugas kepada Bagian Administrasi Akademik 5.2. Bagian Administrasi Akademik menerima tugas kegiatan Administrasi Akademik setiap semester sesuai dengan kegiatan dalam Kalender Akademik 5.3. Tugas yang belum jelas akan dikonsultasikan kepada pemberi tugas (point 5.1) 5.4. Tugas yang sudah dikerjakan dalam bentuk dokumentasi Administrasi Akademik diserahkan kembali kepada pemberi tugas (point 5.1) 5.5. Setelah selesai seluruh proses kegiatan PBM terkait dengan administrasi akademik, dokumen tersebut di arsipkan atau disimpan di Bagian Administrasi Akademik atau kesekretariatan dan Prodi.


2

6. Diagram Alur Mulai

Prodi Sarjana dan Diploma serta Kepala Bidang dan Penanggungjawab Mata Kuliah (PJMK) di Bagian IlmuBagian Ilmu

Bagian Administrasi Akademik

Dikerjakan?

Pembuatan Dokumen Kegiatan Administrasi Akademik setiap semester

Konsultasi ke Pemberi Tugas

Ya Dokumen Administrasi Akademik

Kesekretariatan

7. Dokumentasi (Point 2) serta Kepala Bidang dan Prodi Sarjana dan Diploma 7.1. Administrasi Akademik Penanggungjawab Mata Kuliah (PJMK) di Bagian Ilmu-Bagian Ilmu

8. Catatan

Arsip dan Penyimpanan

1. Prodi Sarjana dan Diploma 2. Kesekretariatan 3. Bagian Adm.Akademik

Selesai


3

Hal-hal yang belum diatur dalam standar operational prosedur ini akan dilengkapi dan apabila ada kekeliruan dimekudian hari akan diperbaiki dan dipergunakan ssebagaimana mestinya. 9. Pengorganisasian Administrasi Akademik Bagian Administrasi Akademik

Tupoksi Administrasi Akademik

Administrasi Akademik


4

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengumpulan S.Kep.,Ns.,M.Kep Silabus/Modul/RPP Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. 2. 3. 4. 5.

Dosen MK Membuat RPP/ Modul/ Silabus Dosen menyerahkan RPP/ Modul/ Silabus ke dosen PJMK Dosen PJMK menyerahkan ke Sek.Prodi Sekretaris Prodi meng ACC kan kepada Ka.Prodi Ka.Prodi menyetujui kemudian di arsip dan copyan dikembalikan ke PJMK untuk di bagikan

ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS Dosen MK Membuat RPP/ Modul/ Silabus

Dosen menyerahkan RPP/ Modul/ Silabus ke dosen PJMK

Dosen PJMK menyerahkan ke Sek.Prodi

Sekretaris Prodi meng ACC kan kepada Ka.Prodi

Copy RPP/ Modul/ Silabus

Ka.Prodi menyetujui dan dikembalikan ke PJMK untuk di bagikan Standar Operasional Prosedur FKK

5

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Jadwal Kuliah S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. RPP/ Modul/ Silabus sudah terkumpul di Ka.Prodi 2. Ka.Prodi Menugaskan Sek.Prodi untuk membuat draf jadwal kuliah 3. Sek.Prodi men ACC kan Kepada Ka.Prodi 4. Jadwal kuliah siap di publikasikan ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS RPP/ Modul/ Silabus sudah terkumpul di Ka.Prodi

Ka.Prodi Menugaskan Sek.Prodi untuk membuat draf jadwal kuliah Tidak ACC

Sek.Prodi men ACC kan Kepada Ka.Prodi ACC

Jadwal kuliah siap di publikasikan


6

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengaturan Kelas S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Jadwal kuliah yang sudah fiks di kumpulkan kepada coordinator kelas 2. Bid.AKAMAWA dan koordinator kelas membuat draf pengaturan kelas 3. Rapat pengaturan kelas dengan Wadek, Ka.Prodi, Bid.AKAMAWA, Admin Prodi dan Koordinator Kelas 4. Pengaturan kelas yang sudah fiks di serahkan kepada Wadek untuk di ACC kan kepada Dekan 5. Setelah ACC jadwal kuliah siap di input di SIM oleh admin prodi ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS Jadwal Kuliah yang sudah fiks di kumpulkan ke koordinator kelas

Bid.Akamawa dan koodinator kelas membuat draf

Rapat Pengaturan Kelas

Hasil yang sudah fiks diberikan kepada Wadek untuk di acc kan kepada Dekan

Setelah ACC jadwal kuliah siap di input di SIM oleh admin prodi


7

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Permohonan Tenaga Pengajar Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi :

Direvisi oleh : S.Kep.,Ns.,M.Kep

Khamida,

Disetujui oleh : Dekan

PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft Permohonan Tenaga Pengajar ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Tenaga Pengajar 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditandatangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN TENAGA PENGAJAR (DOSEN)

Ketua Program Studi


Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi

Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua

Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan.


Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan

8

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengurusan KRS S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Mahasiswa/i UNUSA membayarkan Her –Registrasi, SPP di Bank 2. Mahasiswa/i mengisi KRS Online 3. Setelah mengisi KRS Online Mahasiswa/i mengeprint KRS tersebut sebanyak 2 lembar 4. Hasil prinout KRSdi konsulkan ke PA 5. Hasil KRS Online yang sudah di setujui PA dimintakan stempel di Admin dan di kasihkan ke admin 1 lembar 6. PA meng Approve KRS yang sudah disetujui PROSEDUR PENGURUSAN KRS (KARTU RENCANA STUDI ) Mahasiswa/i Unusa Registrasi Administrasi: Pembayaran Her-Registrasi, SPP di BANK BNI Mahasiswa/i KRS Online

Print KRS online Ukuran A4

REVISI

Mahasiswa/i menghadap PA Untuk konsultasi pemprograman KRS serta persetujuan KRS dan mendapatkan KHS

KRS Online Ulang Print KRS online Ukuran A4

TIDAK REVISI

Hasil KRS online yang sudah benar ditandatangani oleh PA dan dimintakan stempel ke admin (1 buat admin)

Approve PA

Kegiatan PBM dan evaluasi Standar Operasional Prosedur FKK

9

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengumpulan KRP dan S.Kep.,Ns.,M.Kep KHP Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mahasiswa/i UNUSA mengeprint/mengopy blanko KRP dan KHP Mahasiswa/i mengisi blangko KRP dan KHP Setelah mengisi blangko harus menyertakan copy sertifikat, piagam, dll untuk bukti Setelah lenkap semua dapat dikumpulkan kepada admin prodi Admin prodi memeriksa bukti dan kelengkapan Admin merekap dan mengarsip di map register mahasiswa PROSEDUR PENGURUSAN KRP DAN KHP Mahasiswa/i Unusa mengeprint/mengopy blanko KRP dan KHP

Mahasiswa/i mengisi blangko KRP dan KHP Mengisi Ulang

Setelah lenkap semua dapat dikumpulkan kepada admin prodi REVISI

Admin prodi memeriksa bukti dan kelengkapan

Admin merekap dan mengarsip di map register mahasiswa


10

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Surat S.Kep.,Ns.,M.Kep Permohonan Praktek Klinik Keperawatan/Kebidanan Ke Lahan Praktek Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft permohonan surat ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan praktek. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Dekan 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PRAKTEK KLINIK KEPERAWATAN/KEBIDANAN KE LAHAN PRAKTEK Ketua Program Studi







11

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Kemahasiswaan FKK

Akademik

dan Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita Direvisi oleh : SOP : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Khamida, Klinik Kebidanan (PE) Ke Lahan Praktek S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi :

Disetujui Dekan

oleh

:

PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko PE di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing Praktek dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan praktek Tambahan (PE) 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Dekan 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PRAKTEK KLINIK KEBIDANAN (PE) KE LAHAN PRAKTEK Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi

Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc


Surat Di Tanda Tangani Oleh Dekan Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan.



12

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Surat S.Kep.,Ns.,M.Kep Permohonan Ijin Data Awal Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko Data Awal di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing KTI/Skripsi dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Data Awal 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN DATA AWAL Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi

Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi





13

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Surat S.Kep.,Ns.,M.Kep Permohonan Ijin Data Penelitian Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko Data Penelitian di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing KTI/Skripsi dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Data Awal 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN IJIN DATA PENELITIAN Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi

Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc






14

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Surat S.Kep.,Ns.,M.Kep Permohonan Ke Lahan Praktek PKL Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan lahan praktek PKL. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN KE LAHAN PKL Ketua Program Studi







15

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pembuatan Surat Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Keterangan Masih Kuliah Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 A. SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN MASIH KULIAH Tahapan

Uraian

Unit Terkait

1

Mahasiswa mengisi formulir/ blanko keterangan masih kuliah yang bisa diminta ke bagian staf kemahasiswaan dengan dilampiri fotocopy KTM dan Bukti Pembayaran SPP pada semester berjalan. Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data dan membuatkan surat keterangan masih kuliah

Staf Kemahasiswaan Fakultas

Staf Kemahasiswaan melanjutkan surat ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani Staf Kemahasiswaan menyerahkan surat kepada mahasiswa yang bersangkutan

Dekan Fakultas

Staf Kemahasiswaan memberikan arsip surat ke bagian Tata Usaha

Staf Tata Usaha

2 3 4 5




16

DIAGRAM ALUR Mahasiwa mengisi formulir/ blanko keterangan masih kuliah dengan melampirkan FC KTM & Bukti Pembayaran Semester Berjalan

Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data dan membuatkan Surat Keterangan Masih Kuliah

Ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

Diserahkan ke mahasiswa bersangkutan


Diserahkan ke bagian Tata Usaha untuk diarsip

17

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK FIK Direvisi oleh : SOP : Pembuatan Surat Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Keterangan Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 B. SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN Tahapan

Uraian

Unit Terkait

1

Menerima permohonan surat keterangan dari mahasiswa


2

Meneliti jenis surat yang diajukan oleh mahasiswa


3

Khusus untuk permohonan pengajuan keterangan nilai/ nilai sementara ke jurusan - Dibuatakan oleh staff admin prodi - Ditelaah dan diparaf oleh Sekretaris prodi Pengetikan surat

Staf Admin Prodi

5

Staf Kemahasiswaan melanjutkan surat ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani


6

Staf Kemahasiswaan menyerahkan surat kepada mahasiswa/alumni yang bersangkutan


7

Staf Kemahasiswaan memberikan arsip surat ke bagian Tata Usaha

Staf Tata Usaha

4



18

DIAGRAM ALUR Staf kemahasiswaan menerima permohonan surat keterangan dari mahasiswa

Staf Kemahasiswaan meneliti surat yang diajukan oleh mahasiswa

Pengetikan surat keterangan

Ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

Diserahkan ke mahasiswa / alumni bersangkutan


Diserahkan ke bagian Tata Usaha untuk diarsip

19

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pengajuan Cuti Akademik Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 C. SOP PENGAJUAN CUTI AKADEMIK 1. Cuti akademik adalah status mahasiswa yang secara sah diizinkan oleh Rektor untuk tidak mengikuti kegiatan akademik selama jangka waktu tertentu sesuai dengan ijin yang diberikan 2. Cuti akademik hanya diberikan kepada mahasiswa yang telah menempuh pendidikan selama 4 (empat) semester berturut-turut untuk S-1, selama dua semester berturut-turut untuk D-III, S-2 dan S-3. 3. Selama menempuh pendidikan, mahasiswa diperkenankan mengambil cuti akademik minimal 1 semester dan maksimum 2 (dua) semester secara berurutan, dengan makasimal 2x pengajuan 4. Selama cuti akademik mahasiswa harus dalam status terdaftar bukan dalam status drop out 5. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan dalam masa studi mahasiswa yang bersangkutan, sepanjang pengajuan cuti akademik tersebut tidak menyimpang dari ketetuan yang berlaku 6. Waktu pengajuan cuti akademik harus diajukan di awal semester selambatlambatnya 1 bulan sebelum perkuliahan dimulai sesuai dengan kalender akademik. 7. Bila batas waktu cuti akademik dilewati dan mahasiswa yang bersangkutan tidak mengajukan untuk aktif kembali setelah habis masa cuti akademik, maka masa berhenti sementara tanpa ijin tersebut diperhitungkan dalam masa studi. Lama batas waktu berhenti sementara tanpa ijin adalah 4 semester, jika melebihi batas waktu 4 semester, maka mahasiswa bersangkutan dinyatakan keluar dan kehilangn hak untuk mengikuti semua kegiatan akademik


20

Tahapan 1

Uraian

Unit Terkait

Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik ke bagian kemahasiswaan dengan cara mengisi formulir permohonan penghentian studi sementara (cuti akademik) Meminta persetujuan ketua prodi


3

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan cuti dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha


4

Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa

Kabag. Tata Usaha

Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan suratpengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin cuti yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor Setelah turun dari Rektor, tembusannya disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan

Ka. Subid Akamawa

Mahasiswa dengan membawa Fotocopy SK Cuti, mengurus ke bagian admin prodi agar statusnya berubah menjadi cuti

Admin Prodi/ Jurusan

2

5 6

7 8

9


Ka. Prodi

Dekan Fakultas

Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas

21

DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik dengan mengisi formulir cuti akademik di bagian kemahasiswaan

Mahasiswa meminta persetujuan cuti ke Kaprodi masing-masing

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir permohonann cuti

Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan

Dekan mendisposisikan Ke Kasubid Akamawa

Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

SK Cuti Diserahkan ke BAAK dan Ka.Prodi

SK Cuti Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan

Mengurus ke admin prodi untuk dirubah statusnya menjadi CUTI


22

FORMULIR PERMOHONAN PENGHENTIAN STUDI SEMENTARA (CUTI AKADEMIK) Kepada Yth. Dekan .................................................. Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama : ......................................................................................................................... NPM : ......................................................................................................................... Semester : ......................................................................................................................... Jumlah SKS yang telah diselesaikan : ................................................................................... IPK yang telah diperoleh : ............................................................................................... Fakultas/ Jurusan : ............................................................................................... Tidak Pernah/ Pernah Cuti selama*: ................................................................................... Pada Semester / Tahun Akademik* : ..................................................................................... Alamat : ......................................................................................................................... : ......................................................................................................................... No. Telp/HP : ......................................................................................................................... Mengajukan permohonan penghentian studi sementara ( cuti akademik ) Pada semester/Th. Akademik : .............................................................................................. Alasan Cuti Akademik : ............................................................................................... : ............................................................................................... Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampirkan :  Bebas Tanggungan  Fotocopy KHS yang telah berjalan  Fotocopy Bukti Pembayaran Cuti Akademik  KTM yang masih berlaku  Surat keterangan lain yang relevan ( Surat keterangan Sakit, Surat Keterangan bekerja,dll) Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya.

Ketua Prodi ....................................

Surabaya,................................... Mengetahui/Menyetujui Orang Tua/ Wali

(........................................)

(........................................) Hormat Saya, Materai Rp. 6.000,-

(...............................................)

(*) : diisi jika pernah cuti sebelumnya


23

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pengaktifan Akademik Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Kembali Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 D. SOP AKTIF KEMBALI KULIAH 1. Aktif kembali kuliah, merupakan aktif kembali mengikuti kegiatan akademik setelah atau sebelum masa cuti akademik berakhir sesuai dengan batas yang telah ditentukan. 2. Permohonan aktif kembali kuliah setelah cuti akademik harus diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum kuliah dimulai. Permohonan tidak dapat dipertimbangkan bila pengajuan melebihi batas waktu. Tahapan

Uraian

1

Mahasiswa mengisi formulir permohonan aktif kembali kuliah di bagian kemahasiswaan dengan memperlihatkan SK Cuti dari Rektor dan membayar biaya semester yang akan diikuti. Meminta persetujuan Ketua Prodi dan Pembimbing Akademik


3

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan aktif kembali kuliah dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha


4

Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa

Kabag. Tata Usaha

Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan suratizin aktif kembali ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin aktif kembali kuliah yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor Setelah turun dari Rektor, tembusan SK Aktif Kembali Kuliah disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan

Ka. Subid Akamawa

2

5 6

7

8


Unit Terkait

Ka.Prodi dan Pembimbing Akademik

Dekan Fakultas

Rektorat


24

Tahapan

Uraian

9

Mahasiswa dengan membawa Fotocopy SK Aktif Kembali dapat mengajukan her registrasi di bagian staf admin prodi Admin Prodi merubah status mahasiswa menjadi aktif kembali

10


Unit Terkait Staf Admin Jurusan/ Prodi Staf Admin Jurusan/ Prodi

25

DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan aktif kuliah kembali dengan mengisi formulir di bagian kemahasiswaan dan membayar biaya semester yang akan diikuti

Mahasiswa meminta persetujuan aktif kuliah kembali ke Ka.Prodi masing-masing jurusan dan Pembimbing Akademik

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir aktif kuliah kembali



Staf Kemahasiswaan membuatkan surat izin aktif kuliah kembali ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

SK Aktif Kuliah Kembali BAAK dan Ka.Prodi

SK SK Aktif Kuliah Kembali Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan

Melakukan her registrasi di admin prodi

Status mahasiswa diaktifkan lagi oleh Admin Prodi


26

FORMULIR PERMOHONAN AKTIF KULIAH KEMBALI Kepada Yth. Dekan .................................................. Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama NPM Fakultas/ Jurusan Alamat No. Telp/HP

:....................................................................................... :....................................................................................... :........................................../............................................ :....................................................................................... :....................................................................................... :.......................................................................................

Mengajukan permohonan Aktif Kuliah Kembali sebagai mahasiswa Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya, pada semester ............................................, Tahun Akademik ........................./........................... Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan :  Fotocopy KTM yang masih berlaku  Fotocopy Kwitansi Pembayaran terakhir dan Pembayaran Semester yang akan diikuti  Fotocopy SK Cuti Sebelumnya Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Surabaya, .................................... Mengetahui/Menyetujui Ketua Prodi ....................................

Pembimbing akademik

(........................................)

(........................................) Hormat Saya, Materai Rp. 6.000,(...............................................)


27

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pengunduran diri Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014

E. SOP PENGUNDURAN DIRI Tahapan

Uraian

Unit Terkait

1

Mahasiswa mengusulkan permohonan pengunduran diri


2

Meminta persetujuan ketua prodi

Ka.Prodi

3

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan pengunduran diri dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha


4

Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas

Kabag. Tata Usaha

5

Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa

Dekan Fakultas

6

Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat izin pengunduran diri ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin pengunduran diri yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor Setelah turun dari Rektor, tembusan SK Pengunduran Diri disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan

Ka. Subid Akamawa

7

8


Rektorat


28

DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri dengan mengisi formulir pengunduran diri di bagian kemahasiswaan

Mahasiswa meminta persetujuan pengunduran diri ke Kaprodi masing-masing

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir pengunduran diri



Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas SK Pengunduran Diserahkan ke BAAK dan Ka.Prodi


SK Pengunduran Diri Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan

29

FORMULIR PERMOHONAN PENGUNDURAN DIRI Kepada Yth. Dekan .................................................. Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :................................................................................................... NPM :................................................................................................... Semester :.................................................................................................. Jumlah SKS yang telah diselesaikan :............................................................... IPK yang telah diperoleh :...................................................................................... Alamat :.................................................................................................. :.................................................................................................. No. Telp/HP :.................................................................................................. Bersama ini kami mengajukan Permohonan Pengunduran Diri sebagai mahasiswa Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya, Fakultas….................…..............………............ Program Studi..................................TahunAkademik.............../...............dikarenakan ............................................................................................................................................. ................................................................................................................................... Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan :  Bebas Tanggungan  Fotocopy KHS  KTM yang masih berlaku Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Surabaya,......................................... Mengetahui/Menyetujui, Ketua Prodi .................................... Orang Tua/ Wali

(........................................)



30

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR

Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pindah Kuliah Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 F.

SOP PINDAH KULIAH Tahapan

Uraian

Unit Terkait

1

Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kuliah Staf dengan mengisi formulir pindah kuliah dan Kemahasiswaan formulir pengunduran diri Fakultas

2

Meminta persetujuan ketua prodi

Ka.Prodi

3

Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan pindah kuliah dan pengunduran diri untuk selanjutnya diteruskan ke Kabag Tata Usaha Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa


Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat izin pindah kuliah dan surat izin pengunduran diri ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor Setelah turun dari Rektor, tembusan Surat Keterangan Pindah Kuliah dan SK Pengunduran Diri disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan

Ka. Subid Akamawa

4 5 6

7 8


Kabag. Tata Usaha Dekan Fakultas

Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas

31

DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kuliah dengan mengisi formulir pindah kuliah dan formulir pengunduran diri di bagian kemahasiswaan

Mahasiswa meminta persetujuan pindah kuliah dan pengunduran diri ke Kaprodi masing-masing Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir pindah kuliah dan pengunduran diri Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan


Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

SK Pengunduran Diri dan Surat Keterangan Pindah Kuliah Diserahkan ke BAAK dan Ka.Prodi


SK Pengunduran Diri dan Surat Keterangan Pindah Kuliah ke Mahasiswa yang Bersangkutan

32

FORMULIR PERMOHONAN PINDAH KULIAH Kepada Yth. Dekan .................................................. Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :................................................................................................... NPM ..................................................................................................... Semester :................................................................................................... Fakultas/ Jurusan :...................................................................................... :...................................................................................... Jumlah SKS yang telah diselesaikan :................................................................... IPK yang telah diperoleh :..................................................................................... Lama Masa Studi :..................................................................................... Alamat :................................................................................................... :................................................................................................... No. Telp/HP :................................................................................................... Bersama ini kami mengajukan Permohonan Pindah Kuliah Ke : Fakultas :.......................... ....................................................................... ProgramStudi :................................................................................................... Universitas :................................................................................................... Dikarenakan :................................................................................................... :................................................................................................... Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Surabaya,......................................... Mengetahui/Menyetujui, Ketua Prodi .................................... Orang Tua/ Wali

(........................................)



33

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Penerimaa Mahasiswa Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Pindahan Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 G. SOP PENERIMAAN MAHASISWA PINDAHAN Syarat : 1. Mahasiswa pindahan telah mengikuti kuliah secara terus menerus sekurangkurangnya untuk 2 semester untuk D3 dan 4 semester untuk S1 2. Berasal dari fakultas/ jurusan dari Universitas asal harus sejenis/ sejalur dengan fakultas/ jurusan yang dituju di lingkungan Universitas NU Surabaya 3. Akreditasi Universitas Asal Akreditasi BAN PT yang setingkat atau lebih tinggi Tahapan 1

2 3

4

5

6 7

Uraian

Unit Terkait

Mahasiswa pindahan membuat surat permohonan pindah ke universitas NU Surabaya, ditujukan kepada Rektor dengan melampiri: - Surat Keterangan/ Izin pindah kuliah dari universitas asal - Surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa terdaftar dan berkelakuan baik - Fotocopy akreditasi program studi asal - KHS Asli per semester yang telah ditempuh - Fotocopy Kartu Mahasiswa dari universitas sebelumnya Rektor mendisposisikan ke Dekan Fakultas

Rektor

Dekan Fakultas memproses permohonan dari mahasiswa yang bersangkutan melalui jurusan untuk menentukan diterima/ ditolak permohonan tersebut Dekan Fakultas memberikan persetujuan untuk menerima atau menolak berdasarkan rekomendasi dari jurusan terkait Atas persetujuan Dekan Fakultas, Kasubid Akamawa memproses ke Keuangan untuk biaya konversi dan registrasi maba Mahasiswa pindahan membayar biaya yang telah ditetapkan Mahasiswa mengurus her registrasi ke admin prodi

Ka.Prodi


Dekan Fakultas

Dekan Fakultas

Kasubid Akamawa Staf Keuangan Admin Prodi

34

DIAGRAM ALUR

Mahasiswa membuat surat permohonan pindah ke Universitas NU Surabaya, ditujukan ke Rektor

Rektor mendisposisikan surat permohonan ke Dekan Fakultas yang dituju

Dilampiri : - Surat Keterangan/ Izin pindah kuliah dari universitas asal - Surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa terdaftar dan berkelakuan baik - Fotocopy akreditasi program studi asal - KHS Asli per semester yang telah ditempuh - Fotocopy Kartu Mahasiswa dari Universitas Sebelumnya

Dekan memproses surat permohonan melalui jurusan untuk menentukan diterima/ditolak

DITOLAK

DITERIMA

Diinformasikan ke mahasiswa bersangkutan

Ka.Subid Akamawa memproses ke keuangan untuk biaya konversi nilai dan registrasi maba

Mahasiswa pindahan membayar biaya yang telah ditetapkan

Mahasiswa mengurus ke admin prodi untuk diaktifkan menjadi mahasiswa UNUSA Standar Operasional Prosedur FKK

35

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik dan Dibuat oleh : Dimas Dwi Kemahasiswaan FKK FIK Sagita Direvisi oleh : SOP : Pengiriman Mahasiswa Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Mengikuti Kegiatan diLuar Fakultas Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 PROSEDUR : 1. Mahasiswa/I atau HIMA Prodi mengajukan permohonan ke Prodi untuk mengikuti kegiatan di luar fakultas 2. Kaprodi memberikan persetujuan setelah diskusi dengan anggota prodi 3. Kaprodi mendisposisikan tugas ke admin bagian akademik dan kemahasiswaan 4. Admin membuatkan surat tugas 5. Admin memintakan tanda tangan ke Dekan 6. Admin menyerahkan surat tugas kepada mahasiswa/I atau HIMA Prodi 7. Pengarsipan Alur Pengiriman Mahasiswa Mengikuti Kegiatan diLuar Fakultas Mahasiswa/I atau HIMA Prodi Mengjukan Permohonan ijin mengikuti kegiatan di luar fakultas

Kaprodi memberikan persetujuan setelah diskusi Prodi

Kaprodi Mendisposisikan tugas ke admin bagian akademik &kemahasiswaan

Admin Memintakan TTD Ke Dekan

Admin Membuatkan Surat Tugas

Menyerahkan surat kepada mahasiswa/I atau HIMA Prodi

Pengarsipan


36

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Surat S.Kep.,Ns.,M.Kep Permohonan Soal UTS/UAS Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft Distribusi Soal ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan soal UTS/UAS yang ditujukan ke Dosen MK. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft Distribusi Soal yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsip dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN SOAL UTS/UAS Ketua Program Studi







37

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Soal Ujian S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Soal dari dosen pengajar masuk ke Sekretaris Prodi Dari Sek.Prodi masuk ke PJMK Setelah dari PJMK masuk ke bagian administrasi akademik untuk diketik Setelah proses pengetikan soal dikoreksi oleh PJMK Penggandaan sesuai jumlah mahasiswa yang memprogram mata kuliah tersebut Penyimpanan soal oleh bagian administrasi akademik Soal dari dosen pengajar

Sek Prodi

PJMK

Bagian administrasi akademik ( untuk diketik)

Cek soal oleh PJMK

Penggandaan dan penyimpanan di bagian Administrasi Akademik


38

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Persyaratan mengikuti S.Kep.,Ns.,M.Kep UAS/UTS Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Persentase kehadiran mahasiswa minimal 75% 2. Bebas tanggungan akademik dan keuangan PROSEDUR PERSYARATAN MENGIKUTI UAS/UTS

Mahasiswa Mengecek persentase kehadiranaya di SIM/ di admin prodi

Mahasiswa mengecek juga tanggungan akademik dan keuangan

Mempunyai Tanggungan

Bebas tanggungan

STOP

Mahasiswa bisa mengikuti UAS / UTS


39

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengambilan Kartu UAS S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Mahasiswa menunjukkan bukti pembayaran dari BANK kebagian administrasi keuangan kemudian bagian administrasi keuangan memberi stempel UAS sebagai bukti untuk bisa mengambil Kartu UAS. 2. Kemudian Bagian Administrasi Akademik memberikan kartu UAS

ALUR PENGAMBILAN KARTU UAS Mahasiswa Ke Bagian Keuangan Agar Bukti Pembayaran Distempel UAS Sebagai Bukti Bahwa Sudah Membayar

Bagian Keuangan Memberikan Bukti Pembayaran

Mahasiswa Ke Bagian Administrasi Akademik Sambil Menunjukkan Bukti Pembayaran Untuk Mengambil Kartu UAS


40

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Evaluasi Dosen Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 PROSEDUR : 1. 2. 3. 4.

Mahasiswa/i Log In ke SIM UNUSA Setelah berhasil Loog In Mahasiswa/i masuk portal perkuliahan Mahasiswa/i mengisi Quisioner Evaluasi Dosen Setelah semua di isi kemudian Loog Out dari SIM UNUSA ALUR EVALUASI DOSEN

Loog in ke SIM UNUSA

Mahasiswa mengisi quisioner evaluasi Dosen

Setelah mengisi quisioner Loog Out dari SIM UNUSA


41

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Monitoring dan Evaluasi S.Kep.,Ns.,M.Kep Kurikulum Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : MONITORING DAN EVALUASI KURIKULUM I. RUANG LINGKUP Proses kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi Kurikulum II. PRINSIP Monev Implementasi Kurikulum dilakukan oleh tim Monev terhadap pelaksanaan kurikulum dalam PBM III. PERALATAN Surat tugas, presensi dosen mengajar, blanko kesesuaian IV. CARA KERJA 1. Tim Kurikulum bekerja berdasarkan SK Dekan 2. Monitoring evaluasi terhadap implementasi kurikulum tentang kesesuaian bahan ajar dengan modul pembelajaran dan silabus pengajaran dengan menggunakan kartu KENDALI perkuliahan berupa absensi dosen. Secara periodic PJMK, ketua program studi dibantu sekretaris prodi melakukan evaluasi dan analisis pada dokumen- dokumen tersebut 3. Tim Kurikulum bekerjasama dengan bagian akademik menggunakan kuesioner untuk mengevaluasi proses implementasi kurikulum kepada mahasiswa 4. Hasil kuesionen dianalisis oleh tim kurikulum dan dilaporkan kepada ketua program studi 5. Ketua program studi melaporkan hasil evaluasi kepada Dekan.


42

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pengisian Nilai S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : 1. Ka.Bag Akademik membuka portal SIM pengisian nilai pada masa pengisian nilai sesuai dengan periode yang terjadwal pada kalender akademik. 2. Pada masa pengisian nilai dosen PJMK wajib menginputkan nilai pada SIM. 3. Dosen PJMK memvalidasi dan mengesahkan nilai pada SIM, nilai yang sudah di validasi tidak dapat dirubah. 4. Setelah masa pengisian nilai sudah habis Ka.Bag Akademik menutup portal pingisian nilai.

PROSEDURE PENGISIAN NILAI Ka.Bag membuka portal pengisian nilai pada SIM

PJMK menginput nilai pada SIM pada masa pengisian nilai

Dosen PJMK wajib memvalidasi nilai yang di inputkan

Setelah masa pengisian nilai habis, Ka.Bag Akademik menutup portal pengisian nilai


43

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Permohonan Penggantian S.Kep.,Ns.,M.Kep Nilai Sesudah SP Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. PJMK merekap seluruh nilai hasil SP 2. PJMK menandatangani hasil nilai dengan mengetahui ketua program studi 3. PJMK memberikan nilai hasil SP kepada bagian administrasi akademik setelah disyahkan oleh ketua program studi 4. Bagian adm.Akademik menerima nilai dan mengganti nilai mahasiswa berdasarkan hasil SP.

ALUR PERUBAHAN NILAI SESUDAH SP.

PJMK

Ketua Prodi meng acc

PJMK

Administrasi Akademik merubah nilai mahasiswa berdasarkan nilai yang diperoleh sesudah mengikuti SP


44

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Prosedur Pembuatan KHS S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi :

PROSEDUR : 1. Pada akhir semester (Ganjil/Genap) Kabid. Akademik dan Mahalum menginstruksikan agar KHS segera di print untuk persiapan Yudisium. 2. Setelah KHS selesai di Print kemudian diserahkan ke Prodi untuk ditanda tangani 3. Kemudian Administrasi Akademik menyerahkan KHS ke mahasiswa


45

ALUR PEMBUATAN KHS Kabid Akademik & Kemahasiswaan Menginstruksikan untuk Print Out KHS

Bagian Administrasi Akademik (Untuk Dikerjakan)

Tidak Valid Diperbaiki oleh mahasiswa

Meminta Validasi Ke Ketua Prodi Dengan menyertakan KHS tiap semester

Valid Ditandatangani Ketua Prodi

Penyerahan KHS kebagian administrasi akademik

Adm. Akademik mencetak KHS

KHS ditandatangani Ketua Prodi

Adm.akademik memberikan ke Mahasiswa & Mengarsip

Adm. Akademik merekap dan meranking sebagai pertimbangan penentuan IPK Mahasiswa terbaik


46

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Prosedur Pengambilan KHS S.Kep.,Ns.,M.Kep Tiap Semester Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Pada akhir semester (Ganjil/Genap) mahasiswa mengambil Kartu Hasil Studi di Bagian Administrasi Akademik (rangkap 3) 2. Mahasiswa menandatangani absen untuk mengambil KHS pada semester tersebut sesuai dengan kegiatan perkuliahan yang telah diikuti. 3. Mahasiswa mengecek ke benaran (validatan) nilai KHS yang telah diterima 4. Apabila terdapat ketidaksesuaian nilai yang ada di KHS, maka mahasiswa wajib melapor ke PJMK mata kuliah yang tidak sesuai di KHS yang telah diterima. 5. Setelah divalidasi oleh dosen PJMK, kemudian diparaf oleh Ketua Prodi, maka administrasi akademik akan merubah nilai yang keliru. 6. Kemudian administrasi mengeprint KHS mahasiswa yang keliru tersebut agar bisa ditanda tangani oleh Ketua Prodi.


47

ALUR PENGAMBILAN KARTU HASIL STUDI (KHS) TIAP SEMESTER Mahasiswa mengambil KHS di Adm. Akademik rangkap 3

Mahasiswa Menanda tangani Form Absensi pengambilan KHS sesuai Adm.Kemahasiswaan

Tidak Valid Diperbaiki oleh Dosen PJMK.

Meminta Validasi Ke Adm. Akademik dengan menyertakan dokumen pendukung

KHS ditandatangani oleh Ketua Prodi

Penyerahan KHS kebagian : 1. Administrasi kademik, 2. Pembimbing Akademik 3. untuk mahasiswa

Arsip KHS di dokumentasikan oleh Adm.akademik


48

Valid

Diparaf Oleh Ketua Prodi

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pendaftaran Yudisium Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 PROSEDUR : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Mahasiswa harus bebas seluruh tanggungan persyratan yudisium Mengisi form pada SIM Mengeprint blangko persyratan yudisium dari SIM Setelah melengkapi semua persyaratan di ACC kan ke Ka.prodi Semua persyaratan di kumpulkan di Bid.AKAMAWA Bid.AKAMAWA meng ACC Mahasiswa dapat mengikuti yudisium


49

DIAGRAM ALUR

Mahasiswa mengisi form yudisium pada SIM dan di print

Berkas yang sudah lengkap di ACC kan kepada Ka.Prodi

Berkas dikumpulkan Bid.Akamawa

Berkas yang belum lengkap harus dilengkapi lagi dan di ACC kan kembali ke Ka.prodi

Bid.Akamawa meng ACC

Tidak ACC

ACC

Bebas tanggungan dan dapat mengikuti yudisium


50

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pendaftaran Wisuda Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 H. SOP PENDAFTARAN WISUDA Tahapan Uraian 1

Unit Terkait Staf Keuangan

2

Mahasiswa melakukan pembayaran wisuda dan verifikasi di staf keuangan Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran wisuda dan lampiran-lampirannya yang bisa diambil di bagian staf kemahasiswaan

3

Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data


4

Staf Kemahasiswaan mencetak bukti pendaftaran wisuda

Staf Sarana Prasarana

5

Mengambil toga dan undangan wisuda sesuai jadwal dengan membawa bukti pendaftaran wisuda di bagian staf sarana parasara

Panitia Wisuda



51

DIAGRAM ALUR

Mahasiswa membayar biaya wisuda dan verifikasi di staf keuangan

Mengisi formulir biodata beserta membawa berkas yang harus dilampirkan

Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data dan kelengkapan lampiran pendafatran wisuda

Staf kemahasiswaan mencetak bukti pendaftaran wisuda jika sudah data sudah benar dan lengkap

Berkas yang dilampirkan: - Bukti pembayaran yang telah diverifikasi keuangan - Formulir pendafataran wisuda - Surat Keterangan Kelulusan - Blanko bebas tanggungan - Fotocopy salinan ijasah sebelumnya - Form Isian pembuatan ijasah ditempel foto sesuai ketentuan

Mahasiswa mengambil toga dan undangan wisuda sesuai jadwal dengan menunjukkan bukti pendaftran wisuda


52

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Nomer Ijasah S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi :

PROSEDUR : 1. Setelah dilakukan yudisium nomor ijazah dibuat sesuai dengan lampiran pada SK kelulusan. 2. Ketentuan :

nomor urut ( 3 digit ) : 001, 002 kode UNUSA : UNUSA kode prodi : 1 = Keperawatan 2 = kebidanan Titik Jenjang pendidikan : 3 = S1, 5 = DIII Contoh : S1 Keperawatan : 1.3 Gelar : S.Kep A.Md. Kep Tahun dikeluarkan ijzah Contoh ; 001/UNUSA/1.3/S.Kep/2013

3. Nomor Ijazah seterusnya di buat berdasarkan urutan nama mahasiswa pada SK sampai dengan nama atau NIM terakhir pada lampiran SK Kelulusan 4. Untuk Program Studi yang lain mengikuti dari awal langkah tersebut di atas.


53

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Pembuatan Nomer Urut S.Kep.,Ns.,M.Kep Ijasah Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi :

PROSEDUR : 1. Komponennya terdiri dari : Kode lembaran diikuti tanda strip Tahun berdirinya UNUSA Tahun dikeluarkannya ijazah Lima angka sesuai dengan nomor urut Contoh : C-131300001,C-131300020,C-131300300 2. Untuk Program studi yang lain mengikuti terus nomor urut yang sudah di buat sampai dengan mahasiswa terakhir yang akan di wisuda


54

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Penerbitan Transkrip S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR : 1. Pada akhir masa studi menjelang wisuda mahasiswa mengecek Draft Konsep Transkrip Akademik (KTA) di bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian Mahasiswa mengecek apakah nama yang tertera di Draft Konsep Transkrip Akademik sesuai dengan nama yang ada di Akte Kelahiran dan Ijazah yang telah dimiliki (dari TK s/d SMA) dan mengecek nilainya berdasarkan KHS yang telah diterimanya dari semester awal sampai semester akhir, kemudian menandatangani Form KTA tsb. 3. Apabila sudah sesuai antara Form KTA dan KHS, maka Ketua Prodi menandatangani 4. Apabila tidak sesuai antara Form KTA dan KHS, maka mahasiswa harus mengurus nama atau nilai yang perlu direvisi. 5. mahasiswa menyerahkan konsep KTA yang sudah direvisi ke administrasi Akademik untuk dibuatkan Transkrip Akademik yang akan ditandatangani oleh Ketua dan Waka I.


55

ALUR PENERBITAN TRANSKRIP AKADEMIK Mahasiswa mengambil Draft Konsep Transkrip Akademik di Adm.Akademik

Mahasiswa Mengecek Draft Form KTA dan menandatangani


Valid Meminta Validasi Ke Ketua Prodi Dengan menyertakan KHS tiap semester

Ditandatangani Ketua Prodi

Penyerahan Draft Konsep KTA kebagian administrasi akademik

Adm. Akademik mencetak KTA

KTA ditandatangani Ketua dan Waka I


Adm. Akademik merekap dan meranking sebagai pertimbangan penentuan wisudawan terbaik


56

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : Khamida, SOP : Penerbitan Ijazah S.Kep.,Ns.,M.Kep Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : PROSEDUR 1. Pada akhir masa studi menjelang wisuda mahasiswa mengecek Draft Ijazah di bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian Mahasiswa mengecek apakah nama yang tertera di Draft Ijazah sesuai dengan nama yang ada di Akte Kelahiran dan Ijazah yang telah dimiliki (dari TK s/d SMA), kemudian menandatangani Draft Ijazah tsb. 3. Apabila Draft Ijazah sudah benar, maka Ketua Prodi menandatangani 4. Apabila Draft Ijazah tidak sesuai, maka mahasiswa harus mengurus Draf Ijazah yang perlu betulkan.. 5. Mhasiswa menyerahkan Draft Ijazah (Yang benar/yang sudah direvisi) ke administrasi Akademik untuk dicetak dan yang akan ditandatangani oleh Ketua dan Waka I.


57

ALUR PENERBITAN IJAZAH Mahasiswa mengambil Draft Ijazah Akademik di Adm.Akademik

Mahasiswa Mengecek Draft Ijazah dan menandatangani


Valid Meminta Validasi Ke Ketua Prodi Dengan menyertakan Draft Ijazah

Ditandatangani Ketua Prodi

Penyerahan Draft Ijazah kebagian administrasi akademik

Adm. Akademik mencetak Ijazah

Ijazah ditandatangani Ketua dan Waka I



58

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pengambilan Ijazah dan Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Transkrip Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 I.

Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA

SOP PENGAMBILAN IJASAH DAN TRANSKRIP Tahapan

Uraian

1

Mahasiswa mengambil ijasah sesuai jadwal dengan menunjukkan bukti bebas tanggungan dan piagam wisuda di bagian staf kemahasiwaan. Pengambilan Ijasah dan transkrip harus mahasiswa yang bersangkutan (tidak bisa diwakilkan, kecuali ada surat kuasa) Mengisi buku pengambilan ijasah dan transkrip di bagian kemahasiswaan

Staf Kemahasiswaan

Mahasiswa menerima ijasah dan transkrip beserta jatah legalisisrnya

Mahasiswa

2

3

Unit Terkait

Staf Kemahasiswaan

DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengambil ijasah sesuai jadwal dengan menunjukkan bukti bebas tanggungan dan piagam wisuda di bagian staf kemahasiswaan

Mahasiswa mengisi buku pengambilan ijasah & transkrip

Mahasiswa memperoleh ijasah dan transkrip nilai beserta jatah legalisisrnya Standar Operasional Prosedur FKK

59

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Pembuatan Surat Ket. Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Penggantian Ijazah, Transkrip& Naskah Sumpah Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014

J.

SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJASAH, TRANSKRIP & NASKAH SUMPAH Surat keterangan pengganti ijasah, transkrip dan nasakah sumpah diterbitkan jika dokumen asli hilang atau terdapat kesalahan pengetikan. Tahapan

Uraian

1

Alumni membuat surat permohonan penggantian ijasah, transkrip, naskah sumpah yang hilang atau salah pengetikan ditujukan ke Rektor UNUSA  Dokumen hilang, dilampirkan: - Fotocopy Ijasah, Transkrip, Naskah Sumpah - Fotocopy KTP - Surat Keterangan kehilangan dari kepolisian  Dokumen salah pengetikan (missal: Nama, Tempat Tanggal Lahir, dll), dilampirkan: - Fotocopy Ijasah, Transkrip, Naskah Sumpah - Fotocopy akte kelahiran - Fotocopy KTP - Fotocopy ijasah sebelumnya Rektor mendisposisikan surat permohonan ke Dekan Fakultas Dekan Fakultas mendisposisikan surat ke Ka.Subid Akamawa untuk dilakukan pengecekkan Ka. Subid Akamawa memerintahkan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat keterangan pengganti ijasah Staf kemahasiswaan membuatkan surat keterangan pengganti Ijasah untuk diparaf oleh Dekan Fakultas

2 3

4

4


Unit Terkait Rektor

Dekan Fakultas Ka. Subid Akamawa Staf Kemahasiswaan Dekan Fakultas

60

Tahapan 5 6

7

Uraian Staf Kemahasiswaan melanjutkan surat dari Dekan ke Rektor untuk ditandatangani Staf Kemahasiswaan menyerahkan surat keterangan pengganti ijasah yang telah ditanda tangani kepada mahasiswa/alumni yang bersangkutan Staf Kemahasiswaan memberikan arsip surat ke bagian Tata Usaha


Unit Terkait Rektor Staf Kemahasiswaan Fakultas Staf Tata Usaha

61

DIAGRAM ALUR

Alumni membuat surat permohonan ditujukan ke Rektor

Rektor mendisposisikan surat permohonan ke Dekan Fakultas yang dituju

Dekan mendisposisikan surat ke Ka.Subid Akamawa untuk dilakukan pengecekan

Dekan mendisposisikan surat ke Ka.Subid Akamawa untuk dilakukan pengecekan

Dilampiri :  Dokumen hilang, dilampirkan: - Fotocopy Ijasah, Transkrip, Naskah Sumpah - Fotocopy KTP - Surat Keterangan kehilangan dari kepolisian  Dokumen salah pengetikan (missal: Nama, Tempat Tanggal Lahir, dll), dilampirkan: - Fotocopy Ijasah, Transkrip, Naskah Sumpah - Fotocopy akte kelahiran - Fotocopy KTP Fotocopy ijasah sebelumnya

Ka. Subid Akamawa memerintahkan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat keterangan pengganti ijasah

Staf Kemahasiswaan membuatkan surat keterangan dengan diparaf oleh Dekan Fakultas

Meminta tanda tangan Rektor

Diserahkan ke alumni bersangkutan Standar Operasional Prosedur FKK

Diserahkan ke bagian Tata Usaha untuk diarsip 62

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Administrasi Akademik Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita dan Kemahasiswaan FKK Direvisi oleh : SOP : Legalisir Ijazah, Trankrip, Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Piagam Sumpah dan lainya Tgl. Pembuatan : Disetujui oleh : Dekan FKK 15 Januari 2014 UNUSA Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 K. SOP LEGALISIR IJASAH, TRANSKRIP DAN PIAGAM SUMPAH Tahapan

Uraian

1

Alumni ke loket keuangan untuk melakukan pembayaran legalisir dan mendapat kwitansi rangkap 2 Alumni membawa berkas yang akan dilegalisir ke staf kemahasiswaan dengan menyerahkan satu lembar bukti kwitansi pembayaran legalisir. Alumni bisa menunggu hasil legalisir atau mengambilnya (maksimal selesai dalam 2 hari) Staf kemahasiswaan mencatat no. legalisir di buku legalisir dan di berkas legalisir alumni, lalu menyerahkan berkas legalisir ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani Staf kemahasiswaan menyerahkan berkas legalisir ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani Saat pengambilan legalisir, alumni menunjukkan bukti kwitansi pembayaran di bagian staf kemahasiswaan. Batas pengambilan legalisir adalah 3 bulan, lebih dari waktu tersebut akan dihanguskan

2

3

4 5


Unit Terkait Staf Keuangan

Staf Kemahasiswaan

Staf Kemahasiswaan

Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan

63

DIAGRAM ALUR Alumni ke loket keuangan untuk melakukan pembayaran legalisir

Alumni menyerahkan berkas yang akan dilegalisir ke bagian staf kemahasiswaan dengan menyerahkan 1 lembar bukti kwitansi

Staf kemahasiswaan mencatat no legalisir di buku legalisir dan di berkas legalisir

Ditanda tangani Dekan

DITUNGGU

MAKS 2 HARI

DITINGGAL

Maksimal batas waktu pengambilan legalisir 3 bulan


64

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Tata Usaha SOP : Permintaan Barang Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : 20 Januari 2014

Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita Direvisi oleh : Khamida, S.Kep, Ns M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA UNUSA

Prosedur 1. Pemohon Loog In di SIM ASET 2. Pemohon megisi format permintaan barang 3. Pemohon menunggu ACC dari Staf bagian Aset 4. Setelah di ACC pemohon mengambil barang permintaan di Staf bagian Aset

Pemohon Loog In di SIM ASET

Pemohon mengisi format permintaan barang pada SIM ASET

Pemohon persetujuan dari Staf Aset

Setelah ACC pemohon mengambil barang di Staf bagian Aset


65

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Tata Usaha SOP : Permintaan Pemakaian Ruangan Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : 20 Januari 2014


Prosedur 1. Pemohon mengajukan permohonan kepada Kabid TU FKK 2. Kabid TU memberikan persetujuan setelah diskusi dengan staf pengelola ruangan 3. Kabid TU mendisposisikan tugas kepada staf pengelola ruangan 4. Staf pengelola ruangan memberikan informasi kepada pemohon bahwa ruangan yang mana bisa di pakai 5. Staf menginstruksikan kepada OB untuk mebukakan Kunci ruangan Alur Permintaan Pemakaian Ruangan Pemohon mengajukan permohonan kepada Kabid TU FKK

Kabid TU memberikan persetujuan setelah diskusi dengan staf pengelola ruangan

Kabid TU mendisposisikan tugas kepada staf pengelola ruangan

Staf pengelola memberikan informasi kepada pemohon bahwa ruangan mana yang bias di pakai

Staf pengelola ruangan menginstruksikan kepada OB untuk membukakan kunci ruangan


66

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Tata Usaha SOP : Penerimaan Magang Tgl. Pembuatan : 15 Januari 2014 Tgl. Revisi : 20 Januari 2014 Komponen prosedur Tujuan (Purpose)


1. Memberikan pelayanan dan bimbingan magang atau Prkatek Kerja Lapangan. 2. Memotivasi seluruh pemangku kepentingan pendidikan dalam meningkatkan kompetensi 3. Memberikan bimbingan agar siswa/mahasiswa terlatih dalam bekerja sesuai bidangnya

Ruang lingkup (Scope) Sasaran Petugas

Prosedur ini digunakan untuk peserta magang yang telah mengajukan dan disetujui oleh FKK UNUSA Sasaran antara lain guru, siswa, mahasiswa, dan institusi terkait dengan pendidikan. Petugas pelaksana adalah kepala tata usaha, Ketua program studi, dan jajaran terkait.

Penanggung jawab Operasional (Person/Unit in charge)

1. 2. 3. 4.

Referensi (Reference)

1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor: 1 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja di Lingkungan Kemdikbud. 2. Inpres No.1 Tahun 2010 tentang Percepatan Pelaksanaan Prioritas Pembangunan Nasional Tahun 2010, bidang pendidikan.

Definisi (Definition) Uraian kegiatan

Kegiatan magang di KetatausahaanUniversitas NU Surabaya adalah kegiatan untuk memberikan pembimbingan kepada peserta magang.

Prosedur (Procedure)

1. Menerima surat permohonan magang 2. Surat dipelajari 3. Koordinasi dengan Biro RenbangKer


Dekan. Wakil Dekan. Kepala Tata Usaha Ketua Program Studi.

67

4. Koordinasi Kaprodi. 5. Membalas surat permohonan. 6. Penerimaan peserta magang dan guru/dosen oleh Kepala Tata Usaha. 7. Memberikan pejelasan teknis perserta magang oleh Ka. TU dan pembimbing. 8. Pelaksanaan magang sesuai dengan tujuan (out came) 9. Pelaksanaan bimbingan sesuai kontrak waktu dengan institusi pengirim . 10. Preview hasil karya peserta magang ke tim pembimbing. 11. Memberikan penilaian dan mencatat hasil karya peserta magang oleh pembimbing. 12. Penandatangan oleh Ka. TU dan pembimbing pada laporan pelaksanaan magang dari sekolah/ institusi pengirim. 13. Pembuatan laporan. 14. Penyerahan Laporan 15. Pemberian surat keterangan atau sertiFKKat yang terlampir rincian karya selama magang. Dokumentasi (Documentation)

1. Surat permohonan magang 2. Daftar peserta magang dan pengirim 3. Daftar pembimbing 4. SK & surat tugas pembimbing 5. Foto kegiatan 6. Laporan

Institusi

Bagan alir (Flowchart)


68

Surat Permohonan Magang Surat dipelajari Koordinasi dengan Biro Renbangker

Ka.Prodi / Bidang terkait

Membalas Surat Permohonan Penerimaan peserta magang

Memberikan penjelasan teknis peserta magang oleh kepala Tata Usaha dan Pembimbing Pelaksanaan magang sesuai dengan tujuan (out came) Pelaksanaan bimbingan sesuai kontrak waktu dengan institusi pengirim Preview hasil karya peserta magang ke tim pembimbing Memberikan penilaian dan mencatat hasil karya peserta magang ke tim pembimbing

Penandatanganan oleh Ka.TU dan pembimbing pada laporan pelaksanaan magang Pembuatan laporan Penyerahan laporan Pemberian surat keterangan atau sertiFKKat yg terlampir rincian karya selama magang


69

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR Bagian : Ketatausahaan SOP : prosedur Penerimaan Tamu Tgl. Pembuatan : 14 Januari 2014 Tgl. Revisi : 20 Januari 2014

Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita Direvisi oleh : Khamida,S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan KetatausahaanUNUSA

PROSEDUR : 1. Tamu melaporkan kedatangannya dan menyampaikan tujuannya kepada petugas resepsionis 2. Tamu mengisi buku tamu yang telah disediakan guna pencatatan identitasnya. 3. Resepsionis menyampaikan kepada Ka TU sambil menyerahkan buku tamu untuk diteliti maksud dan tujuan kedatangan tamu tersebut. 4. Ka TU mempersilahkan resepsionis untuk mempersilahkan tamunya menunggu di ruang tunggu. 5. Resepsionis memkonfirmasikan maksud dan tujuan dari tamu kepada pihak yang dituju, dan menanyakan apakah beliau bersedia atau tidak untuk menerima tamu. 6. Jika ya, resepsionis mengantarkan tamu kepada pihak yang dituju atau pihak yang dituju menemui tamu di lobby atau ruang tamu. 7. Jika tidak , resepsionis menyampaikan ketidaksediaan pihak yang dituju dengan penyampaian yang sopan dan tidak menyinggung perasaan tamu.


70

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU Tamu datang melaporkan maksud dan tujuan kepada resepsionis

Tamu mengisi buku tamu yang disediakan resepsionis (identitas tamu)

Resepsionis menyampaikan ke Ka TU maksud dan tujuan tamu (sambil bawa buku tamu)

Resepsionis mempersilahkan tamu untuk menunggu di ruang tunggu

Resepsionis konfirmasi kepada pihak yang dituju

bersedia , Resepsionis mengantar tamutamu di antar ke tempat pihak yang dituju


Tidak bersedia, Resepsionis menyampaikan kepada tamu ketidaksediaan pihak yang dituju dengan sipa

71

Penutup Untuk mewujudkan tata tertib adminisrtrasi akademik yang baik diperlukan adanya pengendalian mutu secara terpadu terhadap semua kualitas pekerjaan di administrasi akademik. Untuk itu diperlukan manual mutu kegiatan administrasi akademik. Manual mutu merupakan aktifitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan, mengendalikan dan mengorganisasikan agar mutu atau standart kinerja administrasi akademik dapat tercapai. Manual mutu pada dasarnya adalah pernyataan ringkas kebijakan, tujuan dan proses utama. Dalam dokumen mutu terdapat empat aspek yaitu: pedoman mutu (PM), panduan prosedur (PP) yang juga sering disebut dengan SOP, instruksi kerja, dan dokumen pendukung. SOP Administrasi Akademik merupakan bagian dari standar mutu yang dikembangkan oleh Administrasi Akademik. Secara umum penyusunan SOP meliputi empat tahap yaitu: merangkum sejumlah data yang masih mentah menjadi informasi yang dapat di interprestasikan sesuai kebutuhan SOP, pengembangan SOP, penerapan SOP, monitoring dan evaluasi. Keempat tahap tersebut dilakukan secara beurutan sehingga dapat menghasilkan SOP yang sesuai dengan kebutuhan lapangan untuk menunjang kelengkapan manajemen mutu terpadu di Administrasi Akademik.

Ka.Bid Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

Dimas Dwi Sagita


72

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

Recommend Documents