DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Studi Kasus Perpustakaan Universitas Halmahera Benisius
Abstrak Era teknologi informasi menjadikan hampir semua sistem pelayanan manual tergantikan dengan pelayanan berbasis teknologi informasi tidak terkecuali Perpustakaan yang mengelola data dalam skala besar. Penelitian ini bermaksud mengembangkan suatu aplikasi perpustakaan yang mampu menjawab kebutuhan unit tersebut. Meskipun pengembangan sistem informasi perpustakaan cukup kompleks, namun pada penelitian ini yang dijadikan fokus pelaporan adalah menyangkut alur sirkulasi. Sistem dirancang dengan menggunakan basis data yang dimodelkan dari keterhubungan entitas (Entity Relationship/ER-Diagram) sedangkan alur dari setiap transaksi sirkulasi dijabarkan dalam bentuk algoritma. Hasil dari perancangan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual FoxPro dan database MySQL. Pengujian dilakukan dengan melakukan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian serta mengamati bagaimana keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Keywords: Sistem informasi, sirkulasi perpustakaan, basis data.
Pendahuluan Era teknologi informasi menjadikan hampir semua sistem pelayanan manual tergantikan dengan pelayanan berbasis teknologi informasi. Keunggulan teknologi informasi yang menawarkan berbagai keunggulan juga telah mendorong berkembangnya sistem administrasi berbasis teknologi informasi. Perpustakaan sebagai unit yang mengelola data dalam skala besar tentu membutuhkan penetrasi teknologi informasi agar dapat memberikan pelayanan yang optimal. Universitas Halmahera sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi memiliki unit perpustakaan namun belum berbasis teknologi informasi. Penelitian ini bermaksud mengembangkan suatu aplikasi perpustakaan yang mampu menjawab kebutuhan unit tersebut. Terutama dalam hal pelayanan sirkulasi peminjaman dan
pengembalian buku. Meskipun pengembangan sistem informasi perpustakaan cukup kompleks, namun pada publikasi ini yang dijadikan fokus adalah menyangkut alur sirkulasi. Perancangan dan Implementasi Basis Data Pada perancangan basis data, model keterhubungan entitas (Entity Relationship/ER-Diagram) dipakai untuk menggambarkan keterhubungan data yang digunakan. Pada sistem sirkulasi, ada 3 entitas yang terlibat yakni Buku, Anggota dan Nota. Item adalah himpunan relasi yang muncul dari hubungan antara himpunan entitas Nota, Buku dan Anggota. ERDiagram dari proses peminjaman dan pengembalian adalah tampak seperti pada gambar 1 dan 2.
Gambar 1 ER-Diagram Peminjaman
Gambar 2 ER Diagram Pengembalian Penerapan dari ER-Diagram menghasilkan 6 buah tabel yang masing-masing memegang kendali terhadap suatu kejadian tertentu. Struktur dari tabel-tabel yang digunakan adalah sebagai berikut ini:
Tabel 1 Tabel Anggota Name Id Nama Dept Status Kontak Daftar
Type Character Character Character Character Character Date
Width 10 50 2 2 15 8
Index Ascending
Keterangan
Nomor telepon Tanggal daftar
Tabel 2 Tabel Buku Name Kode Judul Status
Type Character Character Character
Width 8 50 2
Index Ascending
Keterangan
Ada atau keluar
Tabel 3 Tabel Nota Pinjam Name No Id Tgl Jml
Type Character Character Date Numeric
Width 10 10 8 2
Limit Ptgs
Numeric Character
2 10
Index Ascending
Keterangan No nota Id anggota Tgl pinjam Jumlah buku dipinjam Jumlah maks pinjam Petugas pencatatan
Tabel 4 Tabel Item Pinjam Name Kode No Hrs_kembali Tgl_kembali
Type Character Character Date Date
Width 11 10 8 8
Index Ascending
Keterangan Kode buku No nota pinjam Tgl harus kembali Tgl kembali
Tabel 5 Tabel Nota Kembali Name No Id Tgl Jml
Type Character Character Date Numeric
Width 10 10 8 2
Denda Ptgs
Numeric Character
10 10
Index Ascending
Keterangan No nota Id anggota Tgl kembali Jumlah buku dikembalikan Denda peminjaman Petugas pencatatan
Tabel 6 Tabel Item Kembali Name Kode No Status Telat Denda
Type Character Character Character Numeric Numeric
Alur Sirkulasi Pelayanan utama perpustakaan adalah peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan ini sering diistilahkan dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya
Width 10 12 1 10 10
Index Ascending
Keterangan Kode buku No nota kembali
unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (SulistiyoBasuki 1991 : 257). Perpustakaan Universitas Halmahera memiliki prosedur operasional standar dalam hal sirkulasi sebagai berikut: Peminjaman Buku Alur peminjaman buku di Perpustakaan Universitas Halmahera secara sederhana bisa dijelaskan seperti pada gambar 3.
1. An ggota me bagia mbawa b n si r k u ulasi. ku ke
ng a pula w a ib a. ku d 3. Bu h Anggot ole
Gambar 3 Alur peminjaman buku Tahap kedua dari alur peminjaman buku adalah bagian yang akan ditangani oleh sistem aplikasi. Tahap kedua dari alur peminjaman buku dapat dijabarkan ke dalam beberapa langkah yang algoritmanya tampak pada gambar 4.
Pada algoritma pencatatan peminjaman buku, sistem akan melakukan beberapa pengecekan terhadap nomor id anggota, status anggota, limit pinjam, dan kode buku.
Mulai
Generate nomor nota pinjam
Input ID peminjam
ID ditemukan?
Tdk
Jalankan menu cari anggota
Tdk
Tampilkan pesan “ID tidak diperbolehkan meminjam”
Tdk
Tampilkan pesan “kode buku tidak ditemukan” Jalankan menu cari buku
Ya
ID bisa meminjam?
Ya Limit pinjam < total pinjam
Kode buku ditemukan?
Ya Catat data peminjaman Set status buku dipinjam
Selesai
Gambar 4 Algoritma pencatatan peminjaman buku
Pengembalian Buku Alur pengembalian buku secara sederhana bisa dijelaskan sebagai berikut: (1) Anggota membawa buku ke meja sirkulasi, (2) Petugas melakukan pencatatan buku yang dikembalikan.
Pada tahap kedua, hal utama yang akan dilakukan oleh sistem adalah menghitung besaran denda yang akan dikenakan apabila buku terlambat dikembalikan. Untuk itu perlu dilakukan penghitungan lama hari peminjaman tanpa menyertakan hari minggu atau hari libur lainnya. Algortima dari proses yang berlangsung pada tahap ini adalah seperti pada gambar 5.
Gambar 5 Algoritma pencatatan pengembalian buku Untuk menampilkan daftar buku yang dipinjam maka sistem akan merefer ke tabel Nota Pinjam, Item Pinjam. Perintah SQL join table yang dibutuhkan pada proses ini adalah: SELECT nota_p.no, item_p, buku.judul, lamapinjam(item_p.hrs_kembali) as telat, item_p.hrs_kembali FROM nota_p LEFT JOIN item_p ON nota_p.no = item_p.no; LEFT JOIN anggota ON nota_p.id = anggota.id; INNER JOIN buku ON item_p.kode = buku.kode; WHERE anggota.id = thisform.txtId.value
Sedangkan algoritma untuk menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian buku adalah sebagai berikut:
Gambar 6 Algoritma menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian Algoritma pada gambar 6 akan menghitung jumlah hari peminjaman yang diperoleh dari pengurangan tanggal hari ini – tanggal harus kembali. Selanjutnya dengan melakukan pengulangan dicek apakah setiap tanggal yang ada di antara tanggal-
tanggal itu merupakan hari libur? Jika tidak maka lama hari denda akan ditambahkan 1. Implementasi Sistem Sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat maka tampilan aplikasi setelah diimplementasikan adalah sebagai berikut:
Gambar 7 Tampilan menu utama aplikasi Menu utama seperti pada gambar 7 adalah tampilan yang akan muncul pertama kali sewaktu aplikasi dijalankan. Di sini pencatatan peminjaman dan pengembalian
dapat dilakukan dengan memilih tombol peminjaman atau pengembalian yang berada di pojok kiri atas.
Gambar 8 Tampilan form peminjaman Segera setelah tombol peminjaman ditekan maka tampilan seperti pada gambar 8 akan muncul. Pencatatan dapat dilakukan
dengan menekan tombol baru pada kiri bawah.
Gambar 9 Tampilan pesan ID Anggota tidak ditemukan dan menu pencarian yang dimunculkan Ketika tombol Baru ditekan maka sistem akan mengenerate nomor nota dan tanggal peminjaman. Untuk pencatatan, terlebih dahulu nomor id peminjam harus
diinputkan pada textbox ID. Tampilan seperti pada gambar 9 adalah prosedur yang dijalankan sistem ketika nomor id yang diinputkan tidak ditemukan.
Gambar 10 Tampilan pesan ID tidak dapat diproses Apabila nomor id ditemukan maka selanjutnya sistem akan mengecek status anggota dan menginformasikan apabila
anggota tersebut sedang dalam status tidak aktif atau diblokir. Status ini diperoleh dari atribut status yang ada di tabel anggota.
Gambar 11 Tampilan form peminjaman Apabila nomor id bernilai valid maka langkah selanjutnya adalah mendaftarkan kode buku yang dipinjam.
Gambar 12 Tampilan form peminjaman Pada setiap kali pencatatan buku, sistem akan senantiasa mengecek apakah limit masih memungkinkan. Sistem akan menolak melakukan pencatatan apabila
limit sudah mencapai maksimal (Gambar 12-a). Gambar 12-b adalah tampilan akhir dari proses pencatatan.
Gambar 13 Tampilan form pengembalian Tampilan seperti pada gambar 13 adalah antarmuka yang muncul sewaktu menu pengembalian dijalankan. Di sini sistem
membutuhkan inputan nomor ID untuk dapat menampilkan daftar buku yang dipinjam oleh yang bersangkutan.
Gambar 14 Tampilan form pengembalian
Gambar 14 adalah cuplikan dua nota pengembalian dengan tanggal yang berbeda. Tampak bahwa pada gambar kiri, buku berkode 20000049.1 dikembalikan tepat waktu (17/05/2013) sehingga sistem tidak mengenakan denda. Berbeda dengan gambar kanan dimana buku baru dikembalikan pada tanggal 21/05/2013 sehingga sistem mengembalikan jumlah hari keterlambatan = 2 hari dengan total denda sebesar 4.000. Tanggal 17/05/2013 s.d. 21/05/2013 berjarak 4 hari, namun dikarenakan 18/05/2013 dan 19/05/2013 adalah hari sabtu dan minggu maka keduanya tidak diperhitungkan ke dalam hari keterlambatan.
Penutup
Sistem informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dimaksudkan untuk mempermudah pelayanan sirkulasi. Dengan teknologi informasi, pelayanan dapat menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Daftar Pustaka Aryanto, 2001, Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Fatansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung. Kristanto, Harianto, 1996, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta. Nugroho, Adi, 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Sutejo, 2004, Membuat Program Aplikasi Kearsipan dengan Visual FoxPro 8.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.
