Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan Dalam Implementasi Teknologi Informasi di Perpustakaan * Hendro Wicaksono **
Pendahuluan Tak bisa dipungkiri lagi, bahwa perkembangan teknologi informasi (selanjutnya disebut TI) mengalami kemajuan sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada yang tidak mendapat sentuhan “keajaiban” TI. Para futuristic pun berlomba membuat ramalan. Ada yang meramalkan bahwa konsumsi kertas di perkantoran akan semakin sedikit (paperless) dan ada juga sosiolog yang meramalkan hubungan antarmanusia akan semakin renggang karena makin tingginya interaksi antara manusia dengan komputer. Fakta yang kemudian terjadi, World Wide Web ternyata masih belum dapat menggantikan media cetak. Penggunaan kertas justru semakin meningkat karena sebagian besar orang mencetak terlebih dulu artikel yang hendak dibaca. Industri majalah tercetak, bahkan semakin subur. Dunia Digital ternyata juga belum mampu membuat manusia menjadi mesin-mesin mekanis. Yang terjadi justru sebaliknya. Makin banyak terbentuk komunitas pembelajar dengan minat yang sama yang saling berbagi pengetahuan melalui media elektronik seperti mailing list dan chat room. Sebuah riset dari The Pew Internet & American Life Project mendapati bahwa 26 juta warga Amerika menggunakan email untuk meningkatkan intensitas berkomunikasi dengan anggota keluarga yang tinggalnya berjauhan. “Banyak orang yang hampir melupakan arti persahabatan tiba-tiba menjadi intim kembali dengan “email”, kata Adam Gopnik dalam artikelnya The New Yorker. Di sisi lain, akses untuk mendapatkan informasi semakin mudah, sehingga muncul buzzword baru seperti “ledakan informasi” (information explosion), walaupun sebagian orang mengatakan bahwa yang terjadi bukanlah ledakan informasi, melainkan hanya ledakan bahan non-informatif atau sesuatu yang tidak memberikan informasi apa-apa (stuff that simply doesn’t inform). Ketersediaan informasi saja tidak cukup. Web tidak akan memecahkan masalah yang dihadapi manusia, kecuali manusia yang terus belajar yang mampu memanfaatkan informasi dan memecahkan masalahnya sendiri. Berpijak pada kenyataan itu, banyak pengamat menggarisbawahi pentingnya pembelajaran bagi tiap orang mengenai bagaimana cara memanfaatkan informasi. Tujuan pemanfaatan TI bukanlah hanya kemudahan dalam temu kembali informasi, tetapi yang jauh lebih penting adalah bagaimana menciptakan lingkungan pembelajaran (learning environment) dan membuat manusia yang terlibat di dalamnya menjadi manusia-manusia pembelajar seumur hidup (long-life learners). Maka kemudian mulai populer konsep-konsep seperti knowledge management di samping konsep information management yang telah muncul lebih dulu. Bertolak dari konsep ini, penulis mencoba membahas kompetensi pustakawan dan perpustakaan dalam hubungannya dengan pemanfaatan TI di perpustakaan dalam rangka perubahan fungsi perpustakaan dari sebuah pusat informasi menjadi suatu lingkungan pembelajaran bagi pemakai. *
Pemenang I Lomba Penulisan Artikel Tentang Kepustakawanan Indonesia, 2004 IT Officer PT. Karim Business Consulting Jakarta Manajemen Informasi dan Manajemen Untuk mulai membahas MI dan MP, Pengetahuan. maka dimulai dengan terlebih dulu Pembahasan tentang kompetensi membahas perbedaan antara apa yang perpustakaan dan pustakawan di era dimaksud dengan Informasi (information) dan kemajuan TI, harus dimulai dengan pengetahuan (knowledge). pemahaman yang sama tentang istilah F.N. Teskey, seperti di kutip oleh Pendit manajemen informasi (selanjutnya disebut (1992) memberikan model: MI) dan manajemen pengetahuan (MP). Data Informasi Kesamaan pemahaman diperlukan, karena Pengetahuan dalam kedua domain inilah kompetensi• Data merupakan hasil pengamatan kompetensi utama perpustakaan dan langsung terhadap suatu kejadian atau pustakawan ada. suatu keadaan; yang merupakan **
11
VISI PUSTAKA Volume 6 Nomor 2 – Desember 2004
•
•
entitas dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antar entitas Pengetahuan merupakan model yang diguanakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.
Model yang hampir sama juga diusung oleh Powell (2003). Menurut Powell, data adalah kumpulan fakta kuantitatif yang terstruktur (structured collection of quantitative facts) atau fakta yang mengandung arti (data or facts with meaning) sedangkan pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance of value from information). Model lain serupa juga dikemukakan oleh Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Wurman (2001). Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu kebijakan (wisdom). Data Informasi Pengetahuan Kebijakan Menurut penulis, model Data Informasi Pengetahuan (kita namakan saja DIP) di atas mempunyai beberapa kelemahan. Pertama, dalam model di atas, data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, interpretasi proses pengambilan (capture) suatu fakta menjadi data, tidak mengandung muatan apa-apa sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti di atas tidak tepat. Mereka berpandangan bahwa, fakta tidak terbentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta, tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu dan lingkungan pergaulan atau social tertentu hal itu berarti sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, 2002). Kedua, Model di atas tidak memberikan batasan yang jelas tentang kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu bias dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa “Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat celcius bisa mematikan kuman, dan bila kuman tersebut mati maka penyakit kolera akan sulit berkembang”, tidak dapat 12
dipastikan apakah pesan tersebut merupakan informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas. Dengan alasan di atas penulis menawarkan model lain dalam membedakan antara informasi dan pengetahuan, yaitu : 1. Informasi adalah sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi (Information is something that we share). 2. Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada di dalam pikiran kita (knowledge is something that is still in our mind) 3. Informasi sama dengan pengetahuan yang dibagi atau telah dikomunikasikan melalui berbagai media (Information is share knowledge) Dengan pembedaan yang lebih jelas antara informasi dan pengetahuan, maka selanjutnya dapat didefinisikan MI dan MP. Manajemen informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi (share knowledge) mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi antara lain : pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, temu kembali informasi. “Manajemen pengetahuan” adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran, dimana orang-orang di dalamnya mau terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan antara lain: pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi) dan berbagi (sharing) pengetahuan. Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan Bentuk perpustakaan ideal akan selalu berubah dari masa ke masa. Dulu indikator perpustakaan ideal adalah jumlah koleksi dan ukuran gedung. Sekarang indikator perpustakaan ideal sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pembelajaran komunitas pemakainya. Termasuk di pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreativitas. Selama ini perpustakaan terlalu berkonsentrasi pada manajemen informasi, padahal tuntutan pemakai adalah agar perpustakaan berubah
menjadi pusat pembelajaran komunitas pemakainya. Perpustakaan saat ini dituntut untuk mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya, termasuk perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi dan lain-lain. Di banyak institusi bisnis, para profesional informasi mulai dituntut untuk mampu mengikuti perubahan lingkungan bisnis dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang selalu bersifat serius. Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar merupakan tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi semacam one stop station, yaitu lingkungan tempat : • berinteraksi dengan orang lain, • mencari informasi yang dibutuhkan, • berbagi pengetahuan, • merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas. 1. Kompetensi Perpustakaan a) Infrastruktur Teknologi Informasi Pemanfaatan TI saat ini telah menjadi keharusan di hampir setiap perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan setidaknya harus memiliki : • Jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP. Keuntungan TCP/IP adalah banyaknya aplikasi (misalnya: WWW) yang berjalan pada infrastruktur tersebut. • Akses ke internet, minimal pustakawan bisa mendapatkan fasilitas internet agar mudah dalam mendapatkan informasi secara cepat dan tepat. • Komputer bagi pustakawan dan pemakai, dengan menyediakan server yang akan melayani pemakai serta komputer untuk mempercepat kebutuhan mendapatkan informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan b) Content Yang dimaksud dengan content adalah semua dokumen, aplikasi 13
dan layanan yang akan kita sajikan kepada pemakai perpustakaan. Yang termasuk dalam dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospectus, laporan keuangan dan berbagai bentuk media lain, baik tercetak maupun elektronik, termasuk juga artefak 3 (tiga) dimensi seperti patung. Aplikasi adalah sistem (biasanya menggunakan komputer) yang dibuat dengan tujuan tertentu, misalnya : aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang di download dari internet, aplikasi administrasi majalah dan aplikasi perpustakaan digital. Layanan adalah jenis “produk” atau “jualan”nya perpustakaan. Misalnya layanan peminjaman buku, silang layan antar perpustakaan dan lain-lain. Dalam hal ini yang perlu diperhatian adalah perpustakaan jangan lagi hanya terfokus ke penyediaan content manajemen informasi. Contohnya Buku (dokumen), aplikasi arsip artikel elektronik dan layanan peminjaman buku. Sekarang pun mulai di garap secara serius berupa content manajemen pengetahuan yang berbentuk dokumen kemas ulang dengan nilai tambah sehingga pemakai mudah dalam pengambilan keputusan yang spesifik (dokumen), aplikasi WIKI yang memungkinkan orang bekerja secara kolaborasi dalam penulisan (aplikasi) dan layanan asistensi dalam melakukan riset (layanan). c) Sumber Daya Manusia (SDM) SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan di bahas dalam sub-bab kompetensi Pustakawan. d) Pemakai Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja jika semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Seperti layaknya institusi bisnis, perpustakaan pun harus punya profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakai? Bagaimana image VISI PUSTAKA Volume 6 Nomor 2 – Desember 2004
perpustakaan di mata mereka? Bagaimana positioning perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran pemakai potensialnya berdasarkan nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style) Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai. 2) Kompetensi Pustakawan a. Skill Manajemen Informasi Yang termasuk dalam Skill manajemen Informasi : 1. Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam : • Mendefinisikan kebutuhan informasi, yaitu : mengidentifikaskan kebutuhan pemakai, mengenali beragam jenis penggunaan informasi oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka referensi (who, what, when, where, how, why) menghubungkan infrmasi yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan dan mendefinisikan masalah informasi yang menggunakan beragam skill Tanya jawab. • Melakukan penelusuran, yaitu mempunyai skill dasar penelusuran informasi, kemampuan navigasi system dan sumber daya elektronis dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleggeues) dan lainlain. Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal dan sumber mana saja yang dapat dipercaya dan diandalkan untuk memberikan nilai tambah. • Memformulasikan strategi penelusuran. Mensyaratkan pengetahuan yang mendasar dan komprehensif yang sumberdaya 14
informasi yang tepat termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih alat penelusuran, mengidentifikasi kata kunci, konsep, tajuk subjek, deskriptor dan mengidentifikasi kriteria untuk mengevaluasi sumber informasi. 2. Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi dalam : • Evaluasi Informasi yang didapat, yaitu : menentukan nilai otoritatif, kebaruan dan kehandalan, relevansi dan kualitas. • Menilai informasi yang didapat, yaitu melihat secara cepat ide utama dan kata kunci, membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias,dan melihat kesalahan logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga memiliki skill dalam framing analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang media. • Meng-integrasikan informasi dari berbagai sumber, Yaitu : klasifikasi informasi, mengenali hubungan antar konsep, mengidentifikasi konflik dan kesamaan berbagai sumber. • Memilah informasi, yaitu : kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu • Interpretasi informasi, yaitu : meringkas dan melakukan identifikasi detail informasi yang relevan, organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang ingin dipecahkan dan mengambarkan suatu kesimpulan atau konklusi. dan menciptakan 3. Membuat informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah : kemas ulang informasi (Information
Repackaging). Dalam melakukan kemas ulang informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan : • Menentukan tujuan kemas ulang informasi, • Menentukan isi yang dianggap penting (key content), • Memilih format yang tepat (tertulis, lisan, visual) tergantung audiens dan tujuan, • Mengerti implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi, • Menyediakan panduan, dokumentasi dan referensi 4. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah : • Membuat abstrak (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi yang ingin disampaikan • Menyusun indeks (indexing). Menggunakan system klasifikasi atau taksonomi (tesaurus, tajuk subjek) yang ada. • Melakukan retensi, review termasuk pemberian informasi versi (versioning system) 5. Penyebaran informasi, yaitu : • Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ideide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi). • Mendengar dan mengevaluasi opini dan informasi dari orang lain. • Menggunakan perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal yang memudahkan berbagi informasi. • Memfasilitasi berbagai bentuk forum berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai b) Skill interpersonal Yaitu bagi pustakawan yang berguna dalam berkomunikasi dengan pemakai dan sesama rekan kerja : berkomunikasi 1. Kemampuan dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. Mampu memberikan presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, 15
dengan ejaan struktur dan isi yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari beragam perspektif. 2. Kemampuan mendengar. Mampu mendengar dan mendiskusikan pendapat orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta mampu memberikan komentar yang konstruktif. 3. Kemampuan memberikan umpan balik yang baik beragam situasi yang dihadapi orang lain. 4. Kemampuan merespon mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasilkan win-win solutions menggunakan 5. Kemampuan mekanisme komunikasi formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemakai perpustakaan seperti membuat focus group discussion, quesioner dan analisa komplain. 6. Mampu membangun tim dan memotivasi orang lain, seperti menghargai kontribusi individu 7. kemampuan untuk belajar mandiri (self learning skill) 8. Kemampuan berinisiatif tanpa harus di suruh (self initiation) 9. Kemampuan untuk bekerja sama dalam tim 10. Cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus 11. Memiliki jiwa entrepreneurship c) Skill Teknologi Informasi Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi Informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan : 1. Desain dan Manajemen database 2. Data warehousing 3. Penerbitan elektronik 4. Pengelolaan Hardware 5. Arsitektur informasi 6. Sumber informasi elektronik 7. Integrasi Informasi 8. Desain intranet dan ekstranet 9. Aplikasi perangkat lunak 10. Pemrograman VISI PUSTAKA Volume 6 Nomor 2 – Desember 2004
11. Alur kerja 12. Text processing 13. Metadata 14. Perangkat lunak untuk manajemen informasi (information management tools) d) Skill Manajemen Mampu membuat 1. Administrasi. system administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang (akan) dilakukan 2. Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait. Perubahan. Mampu 3. Manajemen mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan. 4. melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait. 5. Kepemimpinan. Mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol 6. Pengukuran. Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan. 7. Manajemen sumberdaya manusia proyek. Mampu 8. Manajemen memimpin dan mengatur sebuah proyek. 9. Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai. 10. Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan. 11. Manajemen Waktu 12. Pelatihan dan pengembangan. Mampu menganalisis skill yang dibutuhkan dan memberikan pelatihan yang diperlukan. 13. Mampu melakukan perencanaanperencanaan strategis dan implementasinya. Bibliography
16
Abel, Angela; Oxbrow Nigel. Competing With Knowledge: The Informasition Professional in the Kowledge Management, London: Library Association Publishing, 2001 Eriyanto. Analisis Framing. Yogyakarta: LkiS, 2002 Pendit, Putu Laxman. “Makna Informasi: Lanjutan dari Sebuah Perdebatan” Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992 Powell, Mike. Information Management for Development Organizations. Oxford : Oxfam BG, 2003 Rosenfelde, Louis; Peter Morville. Information Architecture for the World Wide Web, Cambridge: O’reilly, 2002 Sudarsono, Blasius. Pendekatan Untuk Memahami Kepustakawanan. Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan. Jakarta : Kesaint Blanc, 1992 Wicaksono, Hendro. Segmentasi Psikografis Pemakai Perpustakaan X. Makalah Seminar. Pra Skripsi. Tidak diterbitkan, 1996 Wurman, Richard Saul. Information Anxiety 2, Indiana, Que, 2001 Zultanawar. Pustakawan dan Penelitian di Bidang Perpustakaan. Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan, Jakarta, Kesaint Blanc, 1992
