SISTEM LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN Disajikan pada Pelatihan manajemen perpustakaan dan aplikasinya se-wilayah SDN Blimbing
Oleh: Sjaifullah Muchdlor, S.Pd Pustakawan Muda
PENDAHULUAN
1. Latar belakang penggunaan TI
Pada awal tahun 1960-an sejumlah perpustakaan di Ameika Utara dan Inggris mulai menggunakan komputer. Di Amerika Serikat komputer lebih banyak digunakan di perpustakaanperpustakaan khusus dan unit-unit informasi. Pada tahun 1961, H.P Luhn dari IBM mengembangkan beberapa program untuk membuat indeks kata kunci pada judul-judul artikel yang terdapat di chemical Abstrac, pada waktu bersamaan ada sebuah perusahaan Aircraft menggunakan kartu katalog yang dibuat dengan komputer, dan Perpustakaan-perpustakaan di Inggris sudah menjadikan komputer sebagai suatu basis sistem.Di samping alasan komputer sebagai bagian basis sistem adalah untuk menyediakan suatu sistem standard yang bisa dipakai bersama di antara perpustakaan yang bekerjasama, alasan lain adalah dengan sistem berbasis komputer tugas-tugas yang di emban oleh perpustakaan dapat diselesaikan secara lebih akurat, cepat dan terkontrol. Seperti diketahui bahwa tugas-tugas perpustakaan banyak yang bersifat rutin sehingga mudah menjadikan human error, dengan menggunakan sistem berbasis komputer ini kegiatan yang bersifat rutin tersebut dapat diatasi secara tuntas.
2. Perkembangan di Indonesia
Pada tahun 1980-an penggunaan komputer sudah mulai di gunakan di perpustakaanperpustakaan walaupun komputer itu hanya sebagai kegiatan pendukung administrasi saja dan di bagian lain hanya sekedar sebagai perhiasan ruangan saja, namun ada hal yang sangat mengembirakan yakni ketika pada tahun 1990-an pada saat itu perpustakaan-perpustakaan di indonesia kurang megitu antusias terhadap teknologi informasi namun pada saat itu juga perpustakan IPB bogor mengembangkan suatu perangkat lunak yakni CDS/ISIS dengan berbagai modifikasi yang pada akhirnya banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di Indonesia, dari sinilah mulai membuka tabir bahwasannya perpustakaan tidak hanya bergelut dengan kartukartu namun juga sudah mampu memanfaatkan komputer sebagai sarana kemajuan TI.
3. Perkembangan TI Tahun 2000-an
Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI. Perpustakaan sebagai salah satu “aktor” yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan TI ini. Tidak sedikit orang yang beranggapan bahwa tanpa adanya sentuhan TI, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang TI di perpustakaan sering menjadi tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan masyarakat yang memang
sudah “ngeh” dengan segala macam bentuk TI. Gejala dan permasalahan serta fenomena inilah yang membawa dampak kepada apa yang disebut dengan Layanan Perpustakaan Berbasis TI. Tentunya ini dengan harapan bahwa apa yang menjadi pertanyaan banyak orang mengenai sentuhan TI di perpustakaan sedikit terjawab melalui layanan berbasis TI ini Seorang ahli dibidang perpustakaan-pun memberikan pernyataan yang sangat luar biasa yakni prof. Sulistyo-Basuki beliau menyatakan bahwa tujuan dari perpustakaan adalah menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan mudah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat. Dari pernyataan itu kita bisa menarik suatu argumen bahwasannya untuk menjadikan perpustakaan itu benar-benar diminati, disukai oleh pengguna mau tak mau seorang pustakawan harus bisa menjadikan teknologi informasi sebagai dasar berpijak untuk menjadikan perpustakaan yang memiliki “Quality service eccellent” yakni mengembangkan perpustakaan yang dulunya manual service menjadi digital service, dalam arti dari sistem kartu menjadi sistem komputerisasi, dan ini sudah dilakukan, dan bukan suatu rahasia lagi setiap perpustakan rata-rata memiliki program komputerisasi sendiri. Langkah-langkah persiapan Menurut ( Amrullah: 2008: 3 ) hal-hal yang perlu di persiapkan dalam menjadikan perpustakaan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yakni dengan menyiapkan : a. Pengguna b. Ada Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras disini bisa disebut dengan PC, monitor, UPS, Modem c. Ada Perangkat Lunak ( Software) Perangkat lunak di sini disebut juga dengan program-program komputer seperti Microsoft Office, LASer 2.0. sendiri selaku program komputerisasi perpustakaan. d. SDM (Sumber Daya Manusia ) Sumber daya Manusia adalah faktor utama dalam menjalankan seluruh kegiatan TI ini, untuk itu pengetahuan akan teknologi informasi sangatlah berperan sekali, banyak upaya yang dilakukan oleh berbagai perpustakaan untuk menjadikan SDM-SDM yang berkualitas diantaranya adalah dengan memberikan kesempatan kepada staff pustakawan melanjutkan studi, ikut kursus-kursus dan pelatihan-pelatihan. e. Dana Masalah yang satu ini memang suatu unsur yang harus ada karena berhasil tidaknya suatu rencana tergantung dari dana yang disiapkan tambah besar dana yang disediakan tambah tinggi tingkat keberhasilan suatu kegiatan, namun tambah sedikit dana yang disediakan maka tingkat keberhasilan kurang begitu berhasil. 4. Layanan Sirkulasi Sirkulasi adalah salah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman, perpanjangan dan pengembalianbahan pustaka/buku. Kegiatan sirkulasi dapat dilakukan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan kelengkapannya (ada kartu buku, kantong kartu buku, lidah buku dan call numbernya). Secara umum sirkulasi mengandung pengertian kegiatan peredaran koleksi bahan pustaka baik yang dilakukan di dalam perpustakaan maupun untuk dipinjam dibawa keluar perpustakaan dengan tujuan : (1). Memungkinkan pengguna menggunakan bahan pustaka secara tepat guna, (2). Memungkinkan pengguna mengetahui bahan
pustaka yang dipinjam, (3). Mengetahui siapa yang meminjam, (4). Menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, (5) Mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan layanan sirkulasi. Sedangkan asas layanan sirkulasi , yaitu: (1). Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat, (2). Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana, (3). Keamanan bahan pustaka dapat terjamin, (4). Pelanggaran dapat diketahui dengan segera, (5). Pencatatan kegiatan dilakukan dengan tertib dan teratur. Perlu dipahami bahwa dalam layanan sirkulasi, kelancaran pelaksanaan kegiatannya bergantung kepada : (1). Sistem peminjaman yang dipilih, (2). Petugas yang terampil, (3). Peraturan peminjaman yang jelas. Kesalahan dalam memilih sistem peminjaman dan tidak tersedianya petugas yang terampil serta tidak adanya peraturan peminjaman yang jelas dapat berakibat kegiatan layanan sirkulasi akan berjalan tidak efektif dan efisien. Rangkaian kegiatan sirkulasi meliputi : (1). Pendaftaran anggota, (2). Layanan peminjaman, (3). Layanan pengembalian, (4). Penagihan, (5). Pemberian sanksi, (6). Pemberian surat bebas pinjam, (7). Pembuatan data statistik sirkulasi. Kesibukan layanan sirkulasi dapat digunakan sebagai tolok ukur kegiatan suatu perpustakaan. Kesibukan di kelas yang lebih rendah akan berbeda dengan kesibukan di kelas yang lebih tinggi. Prosedur layanan sirkulasi dapat disesuaikan dengan pengguna dan kondisi perpustakaan. Ada perpustakaan sekolah yang mempunyai koleksi banyak tetapi penggunanya sedikit; begitu pula sebaliknya.
Terdapat beberapa cara layanan sirkulasi di perpustakaan sekolah, yaitu : a). Sistem Daftar (Ledger System), sistem ini menggunakan buku folio
dobel dengan membuat kolom untuk mencatat tanggal pinjam, nama peminjam, alamat, judul buku, kode buku, tanggal kembali dan paraf peminjam b). Sistem Bon (Book Slip), pada system ini, balnko peminjaman dapat ditulis sendiri oleh peminjam. Bon tersebut kemudian disimpan oleh petugas sirkulasi. Apabila buku dikembalikan, bon pinjam diambil dan disobek. c). Sistem Kartu, sistem ini adalah yang paling modern, praktis, tetapi mahal dan biasanya digunakan untuk perpustakaan yang banyak peminjamnya.
Tugas Pokok Layanan .Sirkulasi Perpustakaan Sekolah antara lain : 1). Melayani dan menyelesaikan administrasi peminjaman buku 2). Melayani dan menyelesaikan administrasi pengembalian buku 3). Membuat tata tertib serta pengumuman-pengumuman yang berhubungan dengan tata tertib pemakaian ruang baca, peminjaman dan pengembalian buku.
Sistem yang digunakan untuk layanan sirkulasi disini terdapat peminjaman, pengembalian, check out buku, kendali anggota, kendali koleksi, dan layan denda keterlambatan. Untuk masuk ke menu ini maka para petugas harus memiliki login dan password Untuk menuju kemenu sirkulasi maka terlebih dahulu petugas perpustakaan harus memasukkan login dan password yang telah didaftar oleh bagian Admin setelah memasukkan password maka pengguna klik login. Setelah login dan password maka menu layanan sirkulasi akan terbuka yang diawali dengan menu pengembalian dan perpanjangan peminjaman bahan pustaka (yang mengalami keterlambatan).
Untuk pengguna yang mengalami keterlambatan dikenakan sanksi denda yang harus dibayar sebelum melakukan peminjaman lagi. Sehingga setiap bahan pustaka yang dikembalikan, petugas akan menghapus peminjaman pengguna pada data computer dan membubuhkan cap kembali pada lidah buku tersebut disertai pemberian tanda (resi/struk) pengembalian kepada pengguna. Demikian pula jika pengguna telah membayar denda keterlambatan maka petugas harus menghapus dendanya, sekaligus memberikan tanda bukti (cap) lunas pada resi/struk yang diberikan kepada pengguna. Sebagai petugas Sirkulasi yang mempunyai tugas utama yakni mengendalikan peredaran bahan pustaka, yang pelayanannya dengan system terbuka, maka bahan pustaka yang dilayankan secara mandiri dan dengan system komputerisasi, kepada pengguna yang membawa bahan pustaka keluar dari perpustakaan akan selalu diperiksa di bagian pintu keluar (check out). Petugas akan memeriksa keabsahan prosedur peminjaman
yang ditandai dengan
kesesuaian antara bahan pustaka yang (dipinjam) dibawa keluar perpustakaan dengan identitas peminjam. Jika sudah syah (prosedural) petugas memberikan cap tanggal kembali (sesuai dengan data yang ada di computer) serta membubuhkan paraf pada bahan pustaka tersebut. Adapun alur kerja pengecekan bahan pustaka yang dipinjam dibawa keluar perpustakaan adalah sebagai berikut : Dengan mensensor kartu Anggota menggunakan alat barcoderider, maka akan muncul tampilan identitas pengguna dan sejumlah bahan pustaka yang dipinjam. Selanjutnya petugas melakukan pengecekan pada bahan pustaka yang dipinjam dengan alat barcoderider mensensor satu persatu dari setiap nomor barcode yang ada pada bahan
pustaka tersebut. Jika benar/sesuai maka pada layar monitor akan muncul tampilan tanda “checklist” tepat pada jajaran/urutan bahan pustaka tersebut. Pengguna
perpustakaan
yang
sudah
memiliki
Kartu
mahasiswa
(program
Diploma/Sarjana/Pasca sarjana) Kartu Anggota ( kartu anggota Dosen/Pegawai) Kartu Anggota Khusus (untuk pengujung umum) Kartu Sakti (untuk pengunjung dari PTN lain) terlebih dahulu didaftar. Adapun hak pengguna dirinci sebagai berikut : Mahasiswa Program Diploma/Sarjana memiliki hak pinjam bahan pustaka 3 eksemplar buku teks dan 2 eksemplar buku reserve (tandon). Mahasiswa Program Sarjana jalur skripsi/Pasca sarjana, Doden dan Pegawai memiliki hak pinjam bahan pustaka 7 eksemplar buku teks dan 2 eksemplar buku reserve (tandon). Pengunjung hanya memiliki hak baca di tempat dan fotokopi saja. Pengguna yang memiliki hak pinjam terlebih dahulu didaftar dan diberikan login dan password (yang dibuat didepan petugas Sirkulasi). Apabila pengguna akan meminjam koleksi bahan pustaka diawali dengan mengetikkan nomor anggota kemudian mengetikkan “password”nya otomatis akan mensetting sendiri alur peminjaman dengan urut-urutan sebagai berikut : masukkan nomor register (nomor barcode) buku yang akan dipinjam dengan benar, kemudian “klik enter” maka akan tampil data buku yang diketik tadi untuk dicermati kebenarannya/kecocokannya sesuai dengan fisik buku yang akan dipinjam, setelah itu pilih “Ya” atau “Tidak”. Jika memilih “Ya” secara otomatis buku tersebut resmi menjadi pinjaman pengguna (untuk kurun waktu yang telah ditentukan).
Selanjutnya pengguna menuliskan identitas diri (nomor anggota) pada lidah buku yang sudah dientry ke data peminjaman tersebut.
Kemudian setelah jatuh tempo peminjaman jika pengguna ingin mengembalikan, harus mengembalikannya ke loket pengembalian bahan pustaka yang dilayani oleh petugas Sirkulasi. Demikian pula jika ingin memperpanjang peminjaman sedangkan waktunya sudah melewati waktu (jatuh tempo)/terlambat dari yang ditentukan. Adapun peminjam yang ingin memperpanjang peminjamannya secara tepat waktu (tidak terlambat) maka pengguna bisa melakukannya tanpa mambawa bahan pustaka yang dipinjam tersebut.
Dengan urut-urutan alur perpanjangan bahan pustaka sebagai berikut : diawali dengan mengetikkan nomor anggota kemudian mengetikkan “password”nya otomatis akan mensetting sendiri alur perpanjangan, setelah itu “klik” perpanjang maka akan tampil data buku yang diklik tadi untuk dicermati kebenarannya/kecocokannya sesuai dengan fisik buku yang akan diperpanjang, setelah itu pilih “Ya” atau “Tidak”. Jika pilih “Ya” yang perlu diingat adalah tampilan tanggal baru yang ada di computer sebagai tanggal (jatuh tempo) waktu pengembalian yang baru.
5. Penutup Dengan adanya program otomasi perpustakaan yang dilakukan oleh perpustakaan maka sangat bagus sekali terhadap segala aspek kemajuan di perpustakan, terutama pada bagian layanan sirkulasi karena bisa menghemat waktu, cepat, tepat dan akurat. Program komputerisasi ini adalah salah satu program diantara program-program otomasi perpustakaan yang lain, yang mungkin bisa dijadikan solusi untuk bisa mengembangkan perpustakaan ke digital library.
Daftar Pustaka
Koswara, E. 1998. Dinamika Informasi dalam era global. Bandung: Remaja Rosdakarya. McLead, Jr Raymond.2001. sistem Informasi Management (Management Information Systems). Jakarta : Prenhallindo Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. 2002. Pedoman LASer 20: Petunjuk dan penggunaan. Malang. Perpustakaan Unmuh Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta. UIN Kalijaga Utomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. E.education:konsep, Teknologi dan Aplikasi Internet Pendidikan. Yogyakarta: Andi offset
