PETUNJUK TEKNIS LAYANAN SIRKULASI DALAM MENDUKUNG SISTEM LAYANAN KOMPUTERISASI Untuk Tingkat Operator Sirkulasi Oleh : Agustiawan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) pada saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, dan perpustakaan digital atau cyber library. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik, dan kebutuhan manusia
akan
informasi.
Perpustakaan
membagi
rata
informasi
dengan
cara
mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakan untuk penggunanya. Perpustakaan ISI Yogyakarta sebagai unit penunjang Tri Darma Perguruan Tinggi dalam memberikan pelayanan dituntut untuk memberikan layanan prima dengan mengutamakan pada kecepatan dan
ketepatan. Untuk dapat melakukannya maka
dibutuhkan sistem layanan komputerisasi dalam peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan pustaka, dan pembuatan laporan kegiatannya. Ada beberapa kelebihan yang diperoleh apabila menggunakan sistem komputerisasi diantaranya : pelayanan peminjaman dan pengembalian akan lebih cepat dan efisien akan menghemat penggunaan kertas dan tinta dapat dengan mudah mengetahui status buku apakah dipinjam atau ada ditempat dapat diketahui siapa yang meminjam buku, alamat si peminjam, dan kapan buku itu akan dikembalikan laporan statistik peminjaman akan lebih mudah dan cepat disajikan laporan keuangan dari denda dapat disajikan lebih akurat dan transparan bagi peminjam yang terlambat dapat langsung dibuatkan surat tagihan keterlambatan Dalam penerapan sistem pelayanan dengan komputerisasi di perpustakaan ISI Yogyakarta menggunakan program aplikasi DUTAVIPOP (Duta Wacana Visual Program Otomasi Perpustakaan). Ada 3 tahapan utama dalam pelayanan sirkulasi ini yaitu tahap memasukkan identitas anggota perpustakaan ke dalam data base, tahap pelayanan peminjaman, pengembalian dan pelacakan, dan tahap selanjutnya adalah tahap pelaporan. Di bawah ini akan kami jelaskan langkah-langkah penggunaan program aplikasi DUTAVIPOP dalam pelayanan sirkulasi yaitu :
1
A. TAHAP MEMASUKKAN IDENTITAS ANGGOTA KE DALAM DATA BASE 1. Double klik pada shortcut buku_isi.exe dan isikan inisial petugas dan passwordnya sehingga muncul tampilan seperti ini.
2. Untuk memasukkan identitas anggota perpustakaan maka klik pada bagian SetUp Anggota selanjutnya klik tambah dan isikan informasi tentang identitas anggota perpustakaan
(nomor
anggota,
nama,
kondisi
aktif/not
used,
kategori
dosen/mahasiswa/karyawan/ mahasiswa tugas akhir, mahasiswa S2) kemudian klik simpan. Selanjutnya klik Data Pribadi untuk memasukkan informasi alamat dan catatan/keterangan lain yang dibutuhkan mengenai anggota tersebut. Apabila sudah selesai selanjutnya klik Tutup dan untuk mengakhiri klik Keluar. Klik SetUp Anggota Klik Data Pribadi
Klik Tambah
B. TAHAP PELAYANAN PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN DAN PELACAKAN 1. Double klik pada shortcut buku_isi.exe dan isikan inisial petugas dan passwordnya sehingga muncul tampilan seperti ini.
2
2. Klik pada bagian Sirkulasi Umum sehingga muncul pilihan peminjaman, pengembalian dan pelacakan. Klik Sirkulasi Umum
3. Untuk pelayanan peminjaman maka klik Peminjaman sehingga akan muncul tampilan untuk memasukkan nomor anggota perpustakaan. Setelah memasukkan nomor anggota kemudian klik proses.
Klik Peminjaman
Masukkan nomor anggota perpustakaan
4. Langkah selanjutnya adalah memasukkan informasi buku yang akan dipinjam dengan klik Pinjam dan masukkan barcode dari buku tersebut. Apabila buku telah terlanjur dimasukkan tetapi oleh peminjam dibatalkan maka klik pada informasi buku tersebut kemudian klik Batal. Jika telah selesai memasukkan data maka klik Keluar. Apabila ingin memproses lagi untuk peminjam yang lain maka lakukan langkah dengan memasukkan nomor mahasiswa dan lakukan langkah seperti tadi. Apabila tidak akan memproses peminjaman lagi maka klik Batal.
Masukkan barcode buku
5. Untuk pelayanan pengembalian buku maka klik Pengembalian sehingga akan muncul tampilan untuk memasukkan nomor anggota perpustakaan. Setelah memasukkan nomor anggota kemudian klik Proses.
3
Klik Pengembalian Masukkan nomor anggota perpustakaan
6. Setelah itu klik pada informasi buku yang akan dikembalikan kemudian dipilih apakah akan dikembalikan atau diperpanjang jika akan dikembalikan maka klik Kembali dan jika diperpanjang maka klik Perpanjangan. Jika ingin membatalkan proses maka klik Batal. Apabila dalam pengembalian buku terlambat maka di dalam kolom denda akan muncul keterangan jumlah nominal denda dalam rupiah. Setelah selesai memasukkan data maka klik Keluar kemudian klik Batal. Apabila ingin memproses lagi untuk pengembalian peminjam lain maka lakukan langkah dengan memasukkan nomor mahasiswa dan lakukan langkah seperti tadi. Apabila tidak akan memproses pengembalian lagi maka klik Batal. Klik pada informasi buku
Keterangan besarnya jumlah denda
7. Selain untu proses peminjaman dan pengembalian terdapat juga pilihan untuk pelacakan koleksi. Hal ini untuk mengetahui status buku apakah sedang dipinjam ataukah buku siap untuk dipinjamkan. Caranya dengan klik Pelacakan dan masukkan nomor barcode buku.
Klik pelacakan
4
Masukkan barcode buku
Contoh : bila buku sedang dipinjam maka akan muncul keterangan nomor anggota yang meminjam
Contoh : bila buku tidak sedang dipinjam maka akan muncul keterangan seperti ini
C. TAHAP PELAPORAN Di dalam tahap ini ada beberapa pelaporan yang dapat disajikan yakni : 1. Daftar personil/ petugas Cara menampilkannya dengan klik Daftar personil/petugas (Report 103). Ada 2 pilihan tampilan dalam pelaporan yaitu tampilan dilayar dan di printer (cetak). Apabila hanya ingin ditampilkan dilayar saja maka tandai pada pilihan layar dan apabila akan dicetak maka pilih pada printer. Di dalam laporan daftar personil/petugas ini akan berisi mengenai kode password petugas, nama petugas, dan hak akses (operator sirkulasi, deskriptor pustaka, administrator, atau supervisor/manajer).
Klik Daftar personil/petugas (Report 103).
5
6
2. Laporan penerimaan denda Untuk menampilkannya dengan klik Penerimaan denda (Report 104) kemudian pilih laporan denda dari tanggal, bulan, dan tahun sesuai dengan yang diinginkan kemudian klik cetak.
klik Penerimaan denda (Report 104)
3. Laporan Pengembalian sirkulasi umum Laporan ini menyajikan buku-buku yang masih dipinjam dan informasi mengenai nomor dan nama peminjam, nomor referensi, judul buku, nomor barcode dan tanggal pinjam. Dalam penyajiannya dibedakan menjadi buku yang dipinjam dalam rentang waktu tertentu atau bias juga memilih semua buku yang masih dipinjam(belum dikembalikan). Untuk menampilkannya klik Daftar Kembali Sirk. Umum (Report 105).
klik Daftar Kembali Sirk. Umum (Report 105)
4. Laporan Peminjaman sirkulasi umum Laporan ini berisi tentang layanan sirkulasi pada tanggal tertentu atau bias juga menampilkan semua layanan yang pernah dilakukan selama ini. Dalam daftar laporan ini terdapat keterangan nomor anggota peminjam, nomor referensi buku, judul buku, nomor barcode, dan petugas yang melayani. Untuk menampilkannya klik Daftar Pinjam Sirk. Umum (Report 106).
klik Daftar Pinjam Sirk. Umum (Report 106)
7
5. Surat tagihan pustaka Laporan ini adalah tagihan untuk diberikan kepada peminjam yang terlambat mengembalikan atau sudah jatuh tempo waktu peminjamannya. Di dalam daftar ini berisi keterangan nomor referensi buku yang dipinjam, nomor barcode, judul pustaka, pengarang,
tanggal
pinjam,
dan
tanggal
seharusnya
buku
kembali.
Untuk
menampilkannya klik Surat Tagihan Pustaka (Report 109).
klik Surat Tagihan Pustaka (Report 109).
DAFTAR PUSTAKA
ARIF, Ikhwan. Konsep dan perencanaan dalam automasi perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Automasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan“ UMM 4 Oktober 2003 LASA, HS. Kamus istilah perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1990 Puspindika. Duta Vipop (Duta Wacana Visual Program Otomasi Perpustakaan), Yogyakarta : Puspindika, [s.a]
8
9
10
11
