Tingkat pemanfaatan koleksi pada layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh : Mulyono D.1805047
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2008
PERSETUJUAN
Tugas Akhir ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
2005
Disetujui Dosen Pembimbing
Daryono S.Sos NIP. 131 696 960
i
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Ahli Madya (A.Md) Hari
: ……………………..
Tanggal : ………………... 2008
Tim Penguji Tugas Akhir Penguji I
Penguji II
Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131 283 612
Daryono S.Sos NIP. 131 696 960
Disahkan Oleh: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Dekan,
Drs. H. Supriyadi SN, SU NIP. 130 936 616
ii
HALAMAN MOTTO
Lebih baik kalah dengan membanggakan daripada menang dengan memalukan…
Mulyono
“Putau membentang Pisau kan haus” akankah hidup kita sia-sia karena narkoba?? Jauhi Narkoba Bro...!!!!!
Mulyono
Nggak ada kata damai sebelum kita mengetahui dimana letak jalan damai itu sebenarnya berada,,,
SLANK
iii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya ini saya persembahkan untuk : 1. Tuhan YME, yang menguasai jagat raya seisinya yaitu ALLAH SWT 2. Ayah dan Ibu yang tiada hentinya mendo’akan anaknya 3. Seluruh keluarga yang senantiasa mendukungku 4. Semua pustakawan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta 5. Almamaterku, UNS tercinta
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas nikmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini. Dengan judul : TINJAUAN TENTANG PEMANFAATAN KOLEKSI PADA LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA. Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan kuliah dan memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa adanya bantuan, dukungan serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak dan Ibu tercinta yang tiada hentinya mendoakan aku. 2. Drs. H. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret. 3. Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku ketua Program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret. 4. Daryono, S.Sos selaku dosen pembimbing penulisan Tugas Akhir dan Dra. Sri Urip Haryati, M.Si selaku Dosen penguji Tugas Akhir. 5. Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen Pembimbing Akademis 6. Ratna Sufiatin, SH.M.Si selaku Kepala UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 7. Seluruh karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 8. Keluarga besarku yang di Tawangmangu yang selalu mendoakan. v
9. Teman-teman kuliah yang selalu memberi semangat sampai terselesaikanya Tugas Akhir ini. Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, untuk itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga bermanfaat bagi kita semua. Amin dan terima kasih.
Surakarta, Mulyono
vi
2008
DAFTAR ISI Hal HALAMAN PERSETUJUAN ………………………………………………….. i HALAMAN PENGESAHAN …………………………………………………... ii HALAMAN MOTTO …………………………………………………………… iii HALAMAN PERSEMBAHAN ………………………………………………… iv KATA PENGANTAR …………………………………………………………... v DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. vii BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang …………………………………………………… 1 B. Tujuan ……………………………………………………………..4 C. Pelaksanaan ………………………………………………………. 5 D. Metode Pengumpulan Data ………………………………………. 5 E. Rumusan Masalah ………………………………………………... 6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan dan Ilmu Perpustakaan …………………7 B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ………………………………….. 9 C. Pengertian Layanan Sirkulasi …………………………………….. 10 D. Fungsi dan Tujuan Layanan Sirkulasi …………………………….13 E. Sistem Sirkulasi …………………………………………………... 16 F. Pemilihan Sistem …………………………………………………. 18 G. Jenis-jenis Bahan Pustaka yang di sirkulasikan………………… 19 H. Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan ………………………
BAB III
20
GAMBARAN UMUM A. Sejarah Singkat …………………………………………………... 22 vii
B. Gedung dan Ruang Perpustakaan …………………………………23 C. Koleksi …………………………………………………………… 24 D. Visi, Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta………………………………………….……………. 27 E. Struktur Organisasi….. …………………………………………… 28 F. Sumber Daya Manusia...…………………………………………...29 G. Sumber Dana.……………………………………………………... 32 H. Sarana dan Prasarana ……………………………………………. 33 I. Layanan …………………………………………………………… 34 BAB IV
PEMBAHASAN ISI A. Analisis Masalah …………………………………………………. 40 B. Hambatan Masalah ..……………………………………………… 43 C. Pemecahan Masalah ……………………………………………. 48
BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan ……………………………………………………… 51 B. Saran………………………………………………………………. 52
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN viii
A. LATAR BELAKANG Perpustakaan
sebagaimana
yang ada dan
berkembang sekarang
dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian budaya bangsa serta berbagai layanan jasa lainya. Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu: 1. Mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaganya serta masyarakat yang dilayani. 2. Melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak cepat rusak baik karena pemakaian maupun karena usianya. 3. Menyediakan untuk siap dipergunakan dan diberdayakan (to make available) atas seluruh sumber informasi dan koleksi yang memiliki perpustakaan bagi para pemakainya. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11) Perpustakaan sebagai rangkaian sejarah masa lalu merupakan hasil budaya umat manusia yang sangat tinggi. Dengan perpustakaan harta dari masa lalu dalam wujud karya sastra, buah pikiran, filsafat, teknologi, peristiwaperistiwa besar sejarah umat manusia, dan ilmu pengetahuan lainya dapat dipelajari, dihayati serta di ungkapkan kembali pada masa sekarang. Melalui sumber bacaan dan ilmu pengetahuan di perpustakaan kita tinggal meneruskan dan mengembangkanya. Perpustakaan juga merupakan akar berpijak sekarang untuk kemudian melangkah ke masa depan. Dalam kehidupan yang serba modern dan serba cepat ini semua orang membutuhkan informasi sebagai hal yang hakiki. Tanpa informasi dapat menyebabkan masyarakat menjadi tersisih dan terbelakang. Disinilah peranan perpustakaan yang sangat besar.
ix
Perpustakaan menjadi pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan yang tidak habis-habisya untuk digali, ditimba dan dikembangkan. Melalui perpustakaan kita dapat saling tukar-menukar informasi, dan menambah pengetahuan untuk memajukan jaman. Apa yang terjadi di bagian dunia yang lain dapat diikuti dan kita ketahui melalui buku, majalah, surat kabar, film, video, jaringan internet dan komputer. Dengan perpustakaan kendala jarak dan waktu sudah dapat teratasi, karena perpustakaan memiliki suatu teknologi informasi dan telekomunikasi. Perpustakaan dapat memberikan bimbingan bagi kita untuk melangkah ke masa depan. Berdasarkan semua paparan diatas, kita berusaha untuk tidak mengulangi kegagalan dan kesalahan. Selanjutnya mampu mempersiapkan dan menatap masa depan yang lebih baik dan makin baik. Dengan modal ilmu pengetahuan, pengalaman masa lampau dan perencanaan, maka kini kita mencoba mengukir sejarah kehidupan untuk masa depan dan generasi penerus yang sejahtera. Layanan sirkulasi merupakan unsur paling penting dalam kegiatan perpustakaan. Betapapun besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan, kalau sirkulasi dan pemakaianya tidak lancar atau sedikit saja yang memanfaatkanya, maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya jika kegiatan dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik. Layanan sirkulasi menjadi salah satu jasa perpustakaan yang pertama dan paling vital peranya bagi perkembangan perpustakaan. Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi sangat mempengaruhi masalah citra
x
perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Maka dari itu kegiatan ini harus dilakukan dengan baik, salah satunya dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pemakai perpustakaan sehingga tercipta kepuasan pemakai. Staf perpustakaan memainkan peranan penting dalam usaha perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi pemakainya serta jasa lainya, untuk itu dibutuhkan pustakawan-pustakawan professional yang mampu bekerja dengan baik dan menguasai teknologi informasi. Pustakawan professional yaitu pustakawan yang menguasai ilmu tentang perpustakaan. Baik itu dari segi teori, praktek, maupun pengalaman. Tanpa tenaga yang professional sulit bagi perpustakaan untuk berkembang menuju kemajuan. Oleh karena masih banyak dibutuhkan dan kurangnya tenaga professional di bidang perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret (FISIP UNS) Surakarta membuka program Diploma III (DIII) Ilmu Perpustakaan. Dengan berdirinya program ini diharapkan nantinya akan menghasilkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan professional di bidang perpustakaan. Sehingga kebutuhan-kebutuhan informasi yang telah dijelaskan di atas dapat tersampaikan kepada yang membutuhkan dengan baik dan berhasil guna. Selain itu program Diploma III Ilmu Perpustakaan FISIP UNS juga menerapkan kurikulum wajib Praktek Kerja Lapangan (PKL) bagi setiap mahasiswa yang telah memenuhi syarat administrasi dan teori dalam perkuliahan. Dengan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan diharapkan mahasiswa dapat membandingkan sejauh mana teori yang didapatkan selama kuliah untuk diterapkan didunia kerja selama satu bulan di instansi perpustakaan yang sudah
xi
ditentukan oleh mahasiswa itu sendiri. Selain itu mahasiswa juga memperoleh suatu pengalaman yang sangat berharga. Disamping pengalaman ketrampilan dan kemampuan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perpustakaan mahasiswa juga bisa lebih tahu bagaimana kehidupan sehari-hari dunia kerja yang sesungguhnya. Duka dan bahagia mereka kemas menjadi satu kesatuan pengalaman dan kenangan yang tak terlupakan selama menjalani perkuliahan. Dan yang terakhir, dengan Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa dapat mengumpulkan data-data dari instansi perpustakaan yang mereka tempati, sebagai bahan untuk menyusun/ menulis Tugas Akhir (TA) perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan dan untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.).
B. TUJUAN 1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan layanan sirkulasi yang telah diterapkan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 2. Untuk mengetahui tingkat pemanfaatan koleksi layanan sirkulasi dengan melihat jumlah transaksi peminjaman koleksi. 3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan layanan sirkulasi.
C. PELAKSANAAN Tempat Praktek Kerja Lapangan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, yaitu di kampus terpadu UPN “Veteran” Yogyakarta jalan SWK 104
xii
(lingkar utara) Condong catur Yogyakarta. Waktu pelaksanaan di mulai tanggal 11 februari s/d 20 Maret 2008.
D. METODE PENGUMPULAN DATA a) Pengamatan (Observasi) Metode Obsevasi adalah metode pengumpulan data dimana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo: 2002: 116). Metode ini bertujuan untuk mendapatkan data-data yang konkrit dengan melihat lansung kondisi yang ada, yaitu dengan mengumpulkan datadata yang didapatkan langsung dari pihak UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. b) Wawancara (Interview) Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (W Gulo: 2002: 119). Metode ini dilakukan dengan cara dialog langsung dengan orang-orang yang berkepentingan seperti kepala unit pelaksana teknis perpustakaan, staf perpustakaan dan para pemakai jasa perpustakaan. c) Dokumentasi Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data dengan menggunakan catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu (W. Gulo: 2002: 123). Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. d) Studi Pustaka
xiii
Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan sumber perpustakaan untuk memperoleh data penelitianya. (Mestika Zed, 2004 : 1)
E. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang dan uraian di atas, maka dapat dirumuskan permasalahanya, sebagai berikut: 1. Sejauh mana layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta? 2. Sejauh mana tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta? 3. Apa saja hal-hal yang menjadi hambatan dalam pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta?
xiv
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN DAN ILMU PERPUSTAKAAN Didalam kamus istilah perpustakaan, Perpustakaan diartikan sebagai bentuk pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku/ book material dan bahan non buku/ non book materials disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan kepada pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya atau
pengertianya
(dipelajari),
tidak
untuk
dimiliki
sebagian
maupun
keseluruhan. Tokoh ilmu perpustakaan Sulistyo Basuki berpendapat, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan dijual. Menurut Sulistyo Basuki definisi Ilmu Perpustakaan adalah pengetahuan yang tersusun rapi yang menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, tehnik dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan. Dalam ilmu perpustakaan ada beberapa hal yang harus dikaji, yaitu: ·
Perpustakaan sebagai suatu Instisusi
·
Organisasi koleksi perpustakaan
·
Pengawetan bahan pustaka
·
Penyebaran informasi
(Sulistyo Basuki 1991 : 6)
xv
Jadi sangatlah jelas dipaparkan bahwa baik batasan maupun definisi dan pengkajian ilmu perpustakaan tidak hanya terlibat pada sifat teori tetapi juga pada ilmu yang mengarah pada pemberian jasa langsung kepada penguna. Hal ini tentunya menjadi dasar yang kuat untuk membentuk sebuah konsep mendalam tentang arti ilmu perpustakaan itu sendiri. Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan, ada beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut: a. Pustaka atau Kitab, yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau cetakan, di jilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya 48 halaman. Dari kata pustaka terbentuk kata turunan, yaitu Perpustakaan, Pustakawan, Kepustakaan, Ilmu perpustakaan dan Kepustakawanan. b. Perpustakaan, secara konvesional yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut system tertentu untuk kepentingan pemakai. c.
Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia criteria pendidikan minimal D-2 dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi).
d.
Kepustakaan, yaitu bahan bacaan yang digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah dan sejenisnya.
e.
Ilmu Perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan, yang cakupanya meliputi hal-hal sebagai berikut: ·
Perpustakaan
sebagai
suatu
institusi,
mencakup
organisasi
perpustakaan, perkembanganya, perananya dalam masyarakat, dan sumbangan perpustakaan pada umat manusia.
xvi
·
Organisasi koleksi perpustakaan, cara mengolah, menyimpan dan system temu kembalinya (informasi).
·
Pengawetan/ pelestarian koleksi perpustakaan
·
Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan masyarakat.
·
Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan
f. Kepustakawanan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11) B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perguruan Tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi (PT) adalah: ·
Memenuhi keperluan informasi mahasiswa dan dosen
·
Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
·
Menyediakan ruangan untuk pengguna perpustakaan
·
Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 19)
xvii
C. PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran. Dalam ilmu perpustakaan Sirkulasi sering disebut bagian peminjaman, yakni suatu pekerjaan, tugas, seksi maupun bagian di perpustakaan yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi.namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan
yang
berkaitan
dengan
pemanfaatan,
penggunaan
koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan utama perpustakaan yang memiliki beberapa tujuan untuk memuaskan pengguna perpustakaan. Tujuan sirkulasi adalah agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin, diketahui siapa peminjam koleksi tertentu, terjaminya pengembalian koleksi dan untuk memperoleh data kegiatan perpustakaan. (Lasa H.S., 1995 :1) Bagian
layanan
sirkulasi
harus
bekerja
sama
dengan
bagian
pengembangan koleksi sehingga koleksi selalu baru dan tersedia dalam jumlah yang memadai, karena bagian sirkulasi lebih mengetahui koleksi yang dibutuhkan pengguna. Selain itu bagian sirkulasi juga harus bekerja sama dengan bagian pemeliharaan dan perbaikan koleksi perpustakaan, agar koleksi lebih efektif digunakan oleh pengguna. Kegiatan layanan sirkulasi a. Pendaftaran anggota perpustakaan Salah satu tugas dibagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Untuk beberapa perpustakaan tugas menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi
xviii
tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan. Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi keanggotaan intern dan akstern. Anggota intern adalah anggota yang terdiri dari orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya. Anggota ekstern adalah anggota yang terdiri dari orang yang tidak berkaitan langsung dengan lembaganya. b. Peminjaman Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. c. Pengembalian dan perpanjangan Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu kali periode peminjaman. d. Penagihan Kegiatan penagihan adalah kegiatan pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah
xix
keterlambatan, penagihan yang kedua dilakukan dua minggu setelah keterlambatan, dan penagihan yang ketiga dilakukan sebulan setelah keterlambatan. Sarana penagihan koleksi meliputi: ·
Kartu penunjuk tanggal kembali, sebagai sarana pengecekan koleksi yang sudah waktunya kembali.
·
Kartu buku, yang menunjukkan identitas nomor anggota dan koleksi yang dipinjam.
·
Kartu peminjam, untuk menunjukkan identitas peminjam.
·
Formulir penagihan, berisi nama dan alamat tertagih, identitas koleksi yang dipinjam serta batas akhir waktu peminjaman.
e. Pemberian Sanksi Sanksi adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan pelanggaran. Sanksi ini penting diberikan bagi pengguna yang melakukan pelanggaran, sebagai sarana untuk mendidik pengguna agar mentaati peraturan yang berlaku. Berat ringanya sanksi kepada pengguna tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 24) Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain: ·
Keterlambatan pengembalian koleksi
·
Membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar
·
Mengembalikan koleksi dalam keadaan rusak
·
Menghilangkan koleksi yang dipinjam
·
Melanggar peraturan perpustakaan Jenis sanksi yang diberikan antara lain:
1) Sanksi denda, besarnya denda dditentukan oleh kebijakan perpustakaan
xx
2) Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam koleksi dalam kurun waktu tertentu, atau dikeluarkan dari keanggotaan perpustakaan. f. Beres Administrasi Perpustakaan (Bebas Pustaka) Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman atau denda, serta pemberian tanda bukti bahwa pengguna bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada perpustakaan.
Adapun
fungsinya
untuk
mencegah
atau
menekan
kemungkinan hilangnya koleksi. g. Statistik Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keamggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan. Fungsi statistik adalah: 1) Menyusun laporan tahunan perpustakaan 2) Menyusun rencana kegiatan perpustakaan 3) Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna. 4) Memperkuat alas an dalam penambahan anggaran dan tenaga.
D. FUNGSI DAN TUJUAN PELAYANAN SIRKULASI 1. Fungsi Pelayanan Sirkulasi Menurut Syuihabuddin Qalyubi dkk terdapat beberapa fungsi pelayanan sirkulasi yaitu sebagai berikut: a) Pengawasan pintu masukdan keluar perpustakaan
xxi
b) Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri anggota perpustakaan. c) Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan d) Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda. e) Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka. f) Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. g) Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman. h) Pembuatan
statistik
peminjaman
berupa
statistik
anggota
yang
memperbarui keanggotaanya. Anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistic peminjam, statistic jumlah buku yang dipinjam, statistic peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tendon. i) Peminjaman antar perpustakaan j) Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau barang lainya milik pengunjung perpustakaan. k) Penugasan lainya terutama yang berkaitan dengan peminjaman. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 221) 2. Tujuan Pelayanan sirkulasi Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung perpustakaan ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan: a) Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin
xxii
b) Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. c) Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga. d) Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi e) Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. (Lasa H.S, 1995 : 1) 3. Syarat Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi para pengguna. Terlebih perpustakaan Perguruan Tinggi yang belum memasuki era digital informasi juga perlu memperhatikan sarana dan prasarana yang lebih memudahkan pengguna untuk memanfaatkan jasa layananya. Layanan perpustakaan yang ramah dan profesional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan bagi pemakai, agar pemakai betah berkunjung ke perpustakaan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam sirkulasi. Antara lain: a) Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab keteraturan ini sangat membantu kelancaran tugas-tugas kepustakwanan. b) Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah. c) Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Sebab peminjam akan lebih senang apabila dapat segera dilayani dalam waktu yang singkat.
xxiii
d) Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan bahan pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia yang harus dijaga kelestarian dan keamananya. (Lasa H.S, 1995 : 2)
E. SISTEM SIRKULASI Untuk menghasilkan suatu hasil kerja yang maksimal dan memuaskan pengguna, sebuah perpustakaan harus mempunyai satu kesatuan sistem yang baik. Dengan sistem yang baik dan jelas diharapkan pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik pula. Dengan adanya sistem yang berlaku pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku. Selain itu sistem yang baik juga akan mempermudah petugas perpustakaan (Pustakawan) dalam memberikan pelayanan yang terbaik untuk pengguna perpustakaan. Ada dua macam jenis sistem yang kita temui di dalam layanan sirkulasi, yakni sistem tertutup (Close Access) dan sistem terbuka (Open Access). Dari kedua sistem tersebut mempunyai pengertian dan dampak masing-masing, seperti terjelaskan dibawah ini. 1) Sistem tertutup (Close Access) Suatu sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pengguna mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Pengguna bisa memilih koleksi melalui katalog dan selanjutnya selanjutnya petugas perpustakaan yang akan mengambilkan. Di dalam sistem tertutup (Close Access) pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui
xxiv
petugas yang akan mengambilkan pustaka untuk para pengunjung (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 25). Keuntungan ü Memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainya, sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi. ü Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas. ü Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil ü Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi Kerugian ü Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman ü Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran dilayani bila antrian panjang). ü Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam ü Peminjam sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki. ü Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah dipinjam ü Terjadi antrian sehingga menyita banyak waktu. Kelebihan sistem tertutup a) Koleksi akan terjaga kerapianya b) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan Kelemahan sistem tertutup a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan b) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka.
xxv
c) Pemakai tidak dapat browsing. 2) Sistem terbuka (Open Acces) Suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki. Peminjam atau pengguna disini di tuntut harus mengenal sistem pengelompokan buku yang digunakan oleh perpustakaan itu sehingga koleksi yang dikehendaki dapat ditemukan dengan mudah. (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26). Kelebihan ü Pamakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam. ü Tenaga yang dibutuhkan petugas tidak banyak. Kelemahan ü Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercapur aduk ü Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak ü Kehilangan koleksi relative besar. (Syihabudin Qalyubi, 2003 : 26).
F. PEMILIHAN SISTEM Untuk menentukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak ada ketentuan yang mutlak untuk memilih salah satu sistem. Sebab suatu sistem dianggap baik dan cocok untuk suatu perpustakaan, tetapi belum tentu cocok untuk perpustakaan lain. Oleh karena itu sebaiknya dipilih sistem yang cocok
xxvi
dengan kondisi setempat dan lebih efisien serta sedikit menimbulkan kerugian atau resikonya ringan. Faktor-faktor dalam menentukan sistem layanan adalah sebagai berikut: 1. Keuntungan dan kerugian masing-masing sistem 2. Tingkat keselamatan koleksi, jenis dan sifat rentan. 3. Perbandingan jumlah petugas dan jumlah pengguna koleksi. 4. Luas gedung perpustakaan. 5. Rasio jam buka dan jumlah petugas. 6. Pengguna aktif/ anggota
G. JENIS-JENIS BAHAN PUSTAKA YANG DISIRKULASIKAN 1. Segi Jenisnya ·
Buku Teks (buku penyerta dalam perkuliahan)
·
Buku untuk pengembangan ilmu (buku pelengkap untuk memperkaya pengetahuan)
·
Penerbitan berkala (Majalah, journal dan surat kabar)
·
Penerbitan Perguruan Tinggi (BPK, Skripsi, Tesis, Desertasi)
·
Penerbitan Pemerintah (Peraturan Perundang-undangan)
·
Penerbitan bukan buku (Audio Visual, tape, kaset, CD)
2. Segi Penempatanya ·
Bahan pustaka umum (buku teks dan buku pengembangan ilmu)
·
Bahan pustaka cadangan (Reserved collection/ buku teks dan buku pengembangan ilmu yang jumlah kopy judulnya terbatas)
·
Bahan pustaka referensi (kamus, ensiklopedi, direktori, buku laporan, peta dll) xxvii
·
Bahan pustaka khusus (penerbitan berkala, penerbitan pemerintah, penerbitan perguruan tinggi dan koleksi non buku)
·
Bahan pustaka pesanan (book on reserve) bahan pustaka yang sudah dipesan pemakai)
H. TEORI KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN Untuk mengetahui kebutuhan pengguna secara tepat bukanlah suatu pekerjaan mudah. Sebab informasiyang kita terima pada umumnya merupakan sebagian kecil dari apa yang sebenarnya ada di dalam pikiran pemakai perpustakaan. Dalam memberikan strategi kepuasan pengguna perpustakaan, terdapat tiga kunci utama. Yaitu: 1. Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta memahami tipe-tipe pemakai perpustakaan. 2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data kebutuhan dan keinginan setiap segmen pengguna dan perubahan kondisi. 3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam suatu kerangka strategis. (Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003: 204) Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara lain sebagai berikut: a) Strategi pemasaran yang berupa Relationship Marketing, yaitu strategi dimana transaksi pertukaran petugas dengan pemakai perpustakaan berkelanjutan, dalam arti tidak berakhir setelah transaksi jasa selesai. Relationship
Marketing
dapat
diimplementasikan
dengan
cara
membentuk customer database, yaitu daftar nama pemakai perpustakaan
xxviii
dalam jangka panjang yang dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan melakukan Frecuency Marketing, yaitu usaha untuk mengidentifikasi, memelihara dan meningkatkan hasil pemakai terbaik melalui hubungan jangka panjang yang interaktif dan bernilai tambah. b) Strategi superior Customer Service, yaitu menawarkan pelayanan yang lebih
baik
daripada
pesaing.
Biasanya
pemakai
perpustakaan
mendapatkan manfaat besar dari pelayanan superior tersebut. c) Strategi yang berintikan komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme penyempurnaan mutu produk jasa dan kinerja perpustakaan. d) Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara menyelesaikan penanganan keluhan secara baik sehingga pemakai perpustakaan menjadi puas. e) Strategi peningkatan kinerja perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003: 206)
xxix
BAB III GAMBARAN UMUM
A. SEJARAH SINGKAT Sejarah UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari berdirinya APN “Veteran” Yogyakarta berdasarkan surat keputusan Menteri Urusan Veteran Republik Indonesia nomor: 139/KPTS/1958 pada 8 oktober 1958. Setelah tiga tahun resmi berdiri, maka didirikan suatu perpustakaan untuk mendukung kelancaran kegiatan pendidikan dengan nama Perpustakaan APN “Veteran” Yogyakarta yang berlokasi di kampus ketandan wetan no.22 Yogyakarta. Pada tahun 1965, berdasarkan keputusan bersama Menteri Urusan Veteran dam Mobilisasi dan Menteri Pendidikan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan nomor 140/KPTS/1965, APN “Veteran” ditingkatkan menjadi PTPN “Veteran” Yogyakarta. Sejalan dengan lembaga induknya, perpustakaan juga berubah namanya menjadi perpustakaan PTPN “Veteran” Yogyakarta. Pada tahun 1976, perpustakaan pindah ke jalan Babarsari no.02 tambakbayan Yogyakarta. Pada tanggal 30 Nopember 1977, berdasarkan surat keputusan Menhankam/Pangab nomor Skep/1555/XI/1977, PTPN “Veteran” Yogyakarta diubah
menjadi
perpustakaanya,
UPN berubah
“Veteran” menjadi
Yogyakarta. UPT
Yogyakarta.
xxx
Demikian
Perpustakaan
juga
UPN
dengan
“Veteran”
Sejak berdiri sampai sekarang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta telah mengalami dua belas kali masa pergantian kepemimpinan, yaitu: 1. Oemi S.
(1961 – 1964)
2. Adiani Mulyani
(1964 – 1969)
3. Sadjimin, B.A.
(1969 – 1974)
4. Dra. Rahayuningsih
(1974 – 1981)
5. Wahid Sudarsonohadi
(1981 – 1985)
6. R. Sri Widodo, B.Sc.
(1985 – 1991)
7. Drs. Soepono
(1991 – 1994)
8. Sadjimin, B.A.
(juli 1994 – September 1994)
9. Kol. CZI. Sudrajat
(September 1994 – September 1995)
10. Ir. Siti hamidah, MP
(September 1995 – Agustus 1997)
11. Dra. Yuharningsih, SH.M.Si
(Agustus 1997 – Januari 1997)
12. Ratna Sufiatin, SH.M.Si
(Februari 2000 – Sekarang)
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
B. GEDUNG DAN RUANG PERPUSTAKAAN UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta berlokasi di kampus terpadu UPN “Veteran” Yogyakarta, jalan SWK 104 (lingkar utara) Condong Catur Yogyakarta dengan menempati gedung sendiri yang terletak disamping gedung Rektorat. Gedung perpustakaan terdiri dari tiga lantai, tetapi perpustakaan hanya menempati lantai 1 dan lantai 2 saja dengan luas 1600 m2. Gedung perpustakaan ini letaknya sangat strategis, dapat dijangkau dengan mudah dari semua fakultas di UPN “Veteran” Yogyakarta maupun dari luar daerah.
xxxi
Adapun ruangan yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, adalah sebagai berikut: 1. Ruang UPT Perpustakaan 2. Ruang Sirkulasi 3. Ruang Penelusuran dan Internet 4. Ruang Administrasi 5. Ruang Pengolahan 6. Ruang Transit 7. Ruang peta rupabumi 8. Ruang Baca buku cadangan 9. Ruang Referensi 10. Ruang baca hasil penelitian, skripsi, tesis, dan Disertasi 11. Ruang fotokopy dan Administrasi 12. Ruang Bebas 13. Ruang Diskusi 14. Ruang Gudang 15. Kamar mandi Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
C. KOLEKSI Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta mencakup berbagai bidang, baik dalam dalam bahasa inggris maupun bahasa Indonesia. Koleksi berasal dari pembelian, hadiah dan sumbangan. Sampai dengan Maret 2008 koleksi yang dimiliki adalah:
xxxii
Table 1. jumlah koleksi sampai dengan bulan Maret 2008 No Jenis Koleksi
Judul/Keping/buah
Eks/keping/buah
1
Buku
19.812
48.157
2
Karya Ilmiah Dosen
1.360
1.360
3
Thesis
448
448
4
Desertasi
78
78
5
Laporan Kerja Praktek
15
15
6
Skripsi
599
559
7
Jurnal
22
22
8
Surat kabar
5
5
9
Majalah
117
2.892
10
SC Jurnal (CD-ROM)
927
927
11
CD Buku
342
342
12
CD Majalah
112
112
13
Disket Buku/Majalah
114
114
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Koleksi
yang bisa digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan sebagai berikut: 1) Koleksi Umum Yang dimaksud koleksi umum adalah koleksi yang berada di ruang sirkulasi dan ruang cadangan. Terdiri dari buku-buku teks seluruh cabang ilmu dari golongan 000 – 999 dan dapat di pinjam. 2) Koleksi Cadangan
xxxiii
Koleksi cadangan berada di ruang baca. Koleksinya sama dengan koleksi yang ada di ruang sirkulasi tetapi koleksi cadangan lebih lengkap dan setiap satu judul buku tersedia satu eksemplar (c.1). koleksi yang ada di ruang cadangan adalah buku teks, laporan penelitian dosen, skripsi, tesis dan desertasi. 3) Koleksi Referensi Koleksi referensi yang dimiliki antara lain: ·
Atlas
·
Abstrak
·
Kamus
·
Laporan Tahunan
·
Indeks
·
Direktori
·
Handbook
·
Ensiklopedi
·
Prosiding
·
Jurnal
·
Terbitan Pemerintah
4) Koleksi Terbitan Tahunan Ø Surat kabar yang di langgani antara lain The Jakarta Post, Warta Ekonomi, Bernas, Republika, Kedaulatan Rakyat dan Kontan. Ø Majalah yang dilanggani antara lain Forum, Gatra, Buletin Jendela Informasi, Elektro Indonesia, Trubus, Info Bisnis, Info Komputer, Jurnal Komunikasi Indonesia, Jurnal Bisnis dan Akuntansi, OZON, Gema Klipping Ekonomi, Gema Klipping Politik, Prisma, Manajemen Usaha xxxiv
Indonesia, Jurnal Keuangan, Jurnal Primatologi Indonesia, Media Teknik, Duta Rimba dan Majalah Ilmiah Pembangunan. Ø Terbitan berkala yang di terbitkan oleh Fakultas dan UPT yaitu Buletin Perpustakaan, Agrivet, Info Kampus, Paradikma, Media Klipping, Jurnal Fakultas Ekonomi, dan Buletin teknik Mineral. Ø Majalah yang berasal dari hadiah antara lain Warta Pertamina, Petroleum Engineering, OPEL, Bina Widya, Indonesia Mining Journal, Jurnal Teknologi Industri, Jurnal Geologi dan Sumber Daya Mineral. 5) Koleksi Khusus Koleksi khusus berupa arsip-arsip rektor. Pengelolaan arsip-arsip rektor dimulai pada tahu 1966, bersifar rahasia dan khusus. Untuk itu tidak setiap orang dapat menggunakan koleksi tersebut. Apabila menggunakan harus dengan ijin orang kepercayaanya atau petugas perpustakaan
yang
mengelolanya.
D. VISI, MISI DAN TUJUAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA 1. Visi Visi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah menjadi pusat informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang berbasis elektronik dan mampu bersaing di era globalisasi dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 2. Misi Misi UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta adalah sebagai berikut: a. Mengembangkan koleksi secara terus – menerus dan berkelanjutan
xxxv
b. Mengembangkan jenis layanan di perpustakaan sesuai dengan perkembangan yang terjadi di era globalisasi. c. Mengembangkan kemampuan SDM dalam rangka meningkatkan mutu layanan kepada pemakai. d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan. e. Mengembangkan layanan informasi secara on-line dan terintegerasi. Sehingga dapat diakses melalui fakultas atau program studi yang lokasinya jauh dari UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. f. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan Perguruan Tinggi lain. 3. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada pemakai, melalui penyediaan berbagai sumber informasi ilmu pengetahuan dan teknologi dan layanan elektronik dengan pemanfaatan jaringan LAN (Local Area Network) maupun jaringan internet sehingga dapat diakses dari berbagai tempat.
E. STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi perpustakaan yang disusun oleh seorang atau beberapa staf pimpinan, tidak asal tersusun namun penyusunanya harus berdasarkan persyaratan atau asas prinsip organisasi. Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan. UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta mempunyai dua macam struktur organisasi, yaitu:
xxxvi
1) Struktur Makro Organisasi makro adalah penegasan dan
penggambaran kedudukan
perpustakaan sebagai unit kerja dalam organisasi yang bersangkutan (Daryanto: 1986: 14). Susunan kepengurusan dalam struktur makro ini berada dibawah Rektor UPN “Veteran” Yogyakarta. Rektor dibantu oleh pembantu rektor, ketua lembaga dan dekan. UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta kepengurusanya berada dibawah pembantu rektor. 2) Struktur Mikro Organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, scope, system dan kewenangan secara hirarki dari sub-unit kerja yang ada dalam lingkungan perpustakaan yang kemudian tertuang dalam bentuk struktur organisasi (Daryanto: 1986: 15). Susunan kepengurusan dalam struktur mikro ini berada dibawah Kepala UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, yang dibantu oleh Kepala Sub bagian tata usaha dan Kepala Sub bagian teknik serta Kepala Sub bagian pelayanan dibantu oleh pustakawan maupun bukan pustakawan.
F. SUMBER DAYA MANUSIA Proses pemasukan data ke computer secara rutin dilakukan oleh tiga orang bagian pengolahan, tapi secara khusus entri data dikerjakan oleh seluruh pegawai perpustakaan dengan system lembur. Untuk sumber daya menusianya diberikan pelatihan mengenai system yang digunakan pada saat ini selama dua hari. Pelatihan diberikan oleh tim dari Universitas Negeri Yogyakarta dengan pantauan dari tim Automasi IPB Bogor. Sumber daya yang diberikan pelatihan tidak hanya tiga orang tersebut tetapi seluruh staff UPT Perpustakaan UPN
xxxvii
“Veteran” Yogyakarta sehingga staff UPT dapat melakukan proses pemasukan buku. Pegawai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda, yaitu 7 orang lulusan SLTA, 2 orang lulusan D III Perpustakaan, 2 orang lulusan S1 dan 2 orang lulusan S2.
Tabel Kualifikasi Sumber Daya Manusia Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Yogyakarta No
Nama
Pendidikan Terakhir
Gol
Jabatan
1
Ratna Sufiatin, SH.M.Si
S2 Perpustakaan UI
III/c KA UPT Perpustakaan
2
Suninto Prabowo,SH.
S2 Perpustakaan UGM
III/c Kasubag Pelayanan
3
Muji Isambina, S.sos
S2. Perpustakaan UNPAD
III/b Kasubag Teknis
4
V. Juminten
SLTA
III/b Kasubag TU
5
Sri Lestari Kristiani, ST
TI UPN dan kursus Perp.
III/a Staf
6
Sarimin
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Fungsional Pustakawan
7
Basir Umaryadi
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Fungsional Pustakawan
xxxviii
8
Bambang Eko Sunaryo
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Fungsional Pustakawan
9
Eko Yuli Wahyuningsih
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Fungsional Pustakawan
10
Bugel Suryanto
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Fungsional Pustakawan
11
Darsini, A.md
D3 Perp. UGM
II/d
Staf
12
Enni Suparni, A.Md
D3 Perp. UGM
II/d
Fungsional Pustakawan
13
Muhardono
SLTA + Kursus Perp.
II/d
Staf
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang memberikan pelayanan kepada: 1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari beberapa fakultas, yaitu: a. Fakultas Teknologi Mineral, dengan jurusan: ·
Teknik Geologi
·
Teknik Pertambangan
·
Teknik Peminyakan
·
Teknik Lingkungan
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan: ·
Teknik Kimia
·
Teknik Industri
xxxix
·
Teknik Informatika
c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan: ·
Sosial Ekonomi Pertanian
·
Ilmu Tanah Pertanian
·
Pertanian Agronomi
d. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan: ·
Ekonomi Manajemen
·
Ekonomi Pembangunan
·
Ekonomi Akuntansi
e. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dengan jurusan: ·
Hubungan Internasional
·
Administrasi Negara
·
Komunikasi Jurnalistik
f. Pasca Sarjana, dengan jurusan: ·
Magister Manajemen
·
Magister Teknik Pertambangan
2. Dosen UPN “Veteran” Yogyakarta 3. Staf administrasi UPN “Veteran” Yogyakarta
G. SUMBER DANA Dana yang tersedia untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berasal dari pusat, yaitu Yayasan Kejuangan Panglima Besar Jendral Sudirman. Dana tersebut selain digunakan untuk keperluan pengadaan koleksi juga
xl
digunakan untuk keperluan pemeliharaan dan perbaikan pustaka serta pengadaan dan perawatan sarana prasarana perpustakaan.
H. SARANA DAN PRASARANA Sarana dan Prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: 1) Furniture ü Meja pengolahan ü Meja belajar ü Meja Kerja dan Pelayanan ü Meja Komputer ü Almari Katalog ü Almari tas (Locker) ü Almari dan rak display kaca ü Rak buku ü Rak majalah dan Koran ü Rak buku dorong ü Filing Kabinet ü Papan Koran ü Papan pengumuman ü White board ü Hiasan dinding 2) Peralatan elektronik ü Mesin Fotokopi ü Komputer dan Printer
xli
ü Mesin Ketik ü AC ü Kipas Angin ü Vacuum Cleaner ü Alat Laminating dan Scanner 3) Audio Visual ü Tape Recorder ü Sound system ü Televisi ü Speaker Komputer 4) Peralatan lain ü Pesawat telepon ü Pesawat Airphone ü Jam dinding ü Lampu penerang ü Mobil dinas
H. LAYANAN Layanan di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi tiga jenis, yaitu: 1. Pelayanan Teknis Pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain: a. Pengadaan
xlii
Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam pengadaan bahan pustaka adalah dengan cara pembelian, hadiah dan juga dengan pengadaan. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai. b. Pengolahan Proses yang dilakukan dalam kegiatan pengolahan ini adalah mengolah buku baru yang masuk ke perpustakaan, dan tahap-tahapnya meliputi: ü Cek fisik buku ü Klasifikasi ü Pengecapan ü Inventarisasi ü Pelabelan ü Pemberian barcode ü Input data c. Perawatan Kegiatan perawatan yaitu memelihara seluruh koleksi perpustakaan supaya tidak rusak dan memperbaiki koleksi perpustakaan yang sudah rusak, yaitu dengan cara: ü Pengaturan koleksi ü Mengatur suhu udara dengan memasang AC ü Meredam cahaya matahari yang masuk dengan cara memasang tirai ü Membersihkan ruangan 2. Pelayanan pemakai Dalam kegiatan pelayanan pemakai UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta membagi pelayanan ini menjadi empat layanan yaitu: pelayanan
xliii
sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan, penelusuran informasi dan pelayanan administrasi. a. Pelayanan sirkulasi Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dilakukan dengan system terbuka (Open Access) dan sudah dilakukan menggunakan computer (Automasi). Salah satu jenis layanan di ruang sirkulasi yaitu peminjaman dan pengembalian buku, syaratnya harus sudah terdaftar sebagai anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, lama pinjam adalah 10 hari dan dapat diperpanjang satu kali perpanjangan selama 10 hari, jumlah maksimal pinjam buku adalah 2 buah buku. Dan untuk lebih jelasnya, kegiatan ini akan dibahas pada bab III. b. Pelayanan Referensi Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai perpustakaan. Adapun koleksi yang terdapat dalam ruangan referensi antara lain Handbook, ensiklopedi, kamus dan buku-buku referensi lainya. Koleksi ini hanya boleh dibaca tempat. c. Pelayanan buku cadangan. Koleksi yang ada di ruang koleksi Cadangan lebih lengkap apabila dibandingkan dengan koleksi di ruang sirkulasi. Hal ini disebabkan koleksi di ruang cadangan hanya ada satu eksemplar dari setiap koleksi yang terdapat di dalam UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Koleksi di ruang cadangan ini hanya dipinjam pada hari jumat sore pada pukul 16.00 – 18.30 WIB, maksimal dua buah buku dan dikembalikan
xliv
pada hari senin paling lambat pukul 10.00 WIB. Dan apabila terlambat mengembalikan maka dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- per buku/jam. d. Pelayanan Koleksi di Ruang Penelitian Koleksi yang ada di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen, tesis dan desertasi. Koleksi ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dibaca di tempat atau bisa juga di fotokopi pada bab satu saja, karena untuk menghindari kerusakan dan proses penjiplakan pada bahan pustaka tersebut. e. Pelayanan koleksi Jurnal dan Terbitan berkala Layanan ini meliputi layanan koleksi jurnal, majalah, bulletin dan terbitan berkala lainya. Dan hanya boleh baca ditempat. f. Pelayanan Penelusuran catalog melalui OPAC (On-line Public Access Cataloging) Data bibliografi perpustakaan dapat diakses melalui seluruh komputer yang telah tersedia dan telah terintregasi dengan jaringan LAN di perpustakaan. g. Pelayanan Penelusuran Informasi Dalam pelayanan ini ada beberapa jenis layanan yang dapat di telusuri melalui komputer (internet) antara lain: ü Penelusuran informasi melalui Internet ü Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat Guna (TTG). ü Penelusuran BEJ (Bursa Efek Jakarta) ü Penelusuran Lewat CD-ROM mengenai jurnal ilmiah, artikel dan lainlain.
xlv
ü Penelusuran berita Indonesia (Klipping Elektronik) ü Penjualan Produk Bakosurtanal berupa peta rupabumi, peta lepas pantai dan atlas. 3. Pelayanan Administrasi Pelayanan administrasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain: a. Melakukan layanan tata usaha perpustakaan yaitu dalam hal surat menyurat dan menyimpan dokumen. b. Mengurusi keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan c. Membuat laporan secara periodic tentang seluruh kegiatan perpustakaan kepada Rektor. d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyediaan barangbarang habis pakai untuk keperluan perpustakaan. 4. Tata tertib perpustakaan Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain: a) Jam layanan Waktu layanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yaitu: Hari
Waktu
Istirahat
Senin – Kamis
Pagi: 08.00 – 12.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
Sore: 13.00 – 17.00 WIB Jumat
Pagi: 09.00 – 12.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB
Sore: 13.00 – 17.00 WIB Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
xlvi
b) Keanggotaan Syarat-syarat untuk menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah sebagai berikut: ü Membawa atau menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) bagi mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta atau fotokopi skep/ mengajar/ pengangkatan bagi dosen dan karyawan, ü Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3000,- dan kartu berlaku sampai 1 tahun akedemik. ü Untuk anggota luar UPN “Veteran” Yogyakarta harus membawa surat pengantar dari fakultas dan membayar biaya administrasi sebesar Rp. 10.000,-. Kartu ini berlaku untuk 1 tahun akademik dan hanya digunakan sebagai kartu baca, tidak untuk meminjam bahan pustaka. c) Sanksi Sanksi yang diberikan kepada para pemakai UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain: ü Keterlambatan pengembalian buku koleksi yang dipinjam dikenakan denda sebesar Rp. 300,- per buku/hari ü Untuk keterlambatan pengembalian buku koleksi cadangan dikenakan dengan sebesar Rp. 1.000,- perp buku/hari.
BAB IV xlvii
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISIS MASALAH Layanan sirkulasi sering dianggap ujung tombak bagi perpustakaan dalam pelayananya kepada pengguna. Karena bagian layanan sirkulasi merupakan jasa layanan yang paling sering digunakan oleh pengguna perpustakaan. Dengan kata lain layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan, sehingga keberadaanya sangat menentukan citra baik suatu perpustakaan dimata pengguna. Dapat dikatakan bahwa layanan sirkulasi yang terdapat di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sudah cukup baik. Dilaksanakan dengan sistem terbuka (Open Access) dan telah berbasis elektronik (Automasi), menggunakan software perpustakaan berbasis web yang dikembangkan dari CDS/ISIS dan dikenal dengan nama SIPRUS, serta layanan penelusuran katalog terpasang melalui OPAC (Online Public Access Catalogue), diharapkan dapat memberikan kepuasan tersendiri bagi pengguna perpustakaan. Dengan Open Access pengguna dapat mencari sendiri koleksi yang mereka butuhkan, selain itu dengan adanya OPAC pengguna dapat melakukan penelusuran bahan pustaka secara cepat dan tepat. Tetapi ternyata dengan apa yang sudah dimiliki oleh bagian layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tersebut, masih muncul masalah tentang tingkat pemanfaatan koleksi yang masih rendah. Presentase pemanfaatan koleksi masih sangat rendah jika dibandingkan dengan jumlah anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, Sebagaimana terjelaskan dibawah ini.
xlviii
Jika dilihat dari Subjek/bidang ilmunya, keberadaan koleksi bahan pustaka di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sudah bisa dikatakan lengkap, karena didalamya bahan pustaka dengan nomor klasifikasi 001 – 999 hampir semua tersedia. Dibawah ini adalah tabel statistik buku di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Tabel Data statistik buku berdasarkan Subjek atau bidang ilmunya Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007 No
No. Klas
Subjek
Jml
Jml
judul
eks.
1
001 – 099
Karya Umum
1105
2733
2
100 – 199
Filsafat
231
608
3
200 – 299
Agama
138
314
4
300 – 399
Ilmu-ilmu Sosial
4329
10583
5
400 – 499
Bahasa
177
432
6
500 – 599
Ilmu-ilmu Murni
3251
7399
7
600 – 699
Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
7160
18915
8
700 – 799
Kesenian dan Olahraga
109
193
9
800 – 899
Kesusastraan
134
192
10
900 – 999
Sejarah dan Geografi
452
809
17447
42182
Jumlah
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dengan melihat data statistik di atas, memang benar jika dikatakan koleksi sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup lengkap, walaupun sebagian dengan jumlah judul dan eksemplar yang masih sedikit.
xlix
Tetapi dari semua koleksi bahan pustaka tertera diatas, tingkat pemanfaatanya cenderung masih kurang. Apabila ditinjau dari jumlah anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, intensitas pengunjung ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta masih rendah, hal ini bisa dilihat dari data statistik peminjaman dibawah ini. Tabel Statistik transaksi peminjaman pada tahun 2007 di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta Bulan pinjam buku
Jumlah buku dipinjam
Presentase (%)
Januari
3393
9,21
Februari
3413
9,27
Maret
4233
11,49
April
3555
9,65
Mei
3647
9,90
Juni
2607
7,08
Juli
2908
7,90
Agustus
2238
6,08
September
3060
8,31
Oktober
2099
5,70
November
3500
9,50
Desember
2176
5,91
36829
100 %
Jumlah
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dari data statistik di atas, rata-rata koleksi dipinjam perharinya adalah 102 eksemplar. Selama melakukan penelitian, rata-rata pengunjung melakukan transaksi peminjaman bahan pustaka sebanyak jatah maksimal yaitu 2 eksemplar. Jadi bisa disimpulkan bahwa peminjam buku perharinya tidak lebih dari 75 anggota. Jumlah tersebut mungkin masih terlalu rendah jika dibandingkan dengan jumlah seluruh anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
l
yang mencapai kurang lebih 13000 anggota. Berikut data statistik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun 2007.
Statitik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Kategori Anggota
Jumlah Anggota
Presentase
Dosen UPN
218
1,67 %
Mahasiswa UPN
12.420
94,98%
Luar UPN
432
3,33%
Jumlah
13.070
100%
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Dari data riil diatas dan penelitian langsung dilapangan penulis menyimpulkan bahwa pemanfaatan koleksi di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta masih rendah.
B. HAMBATAN MASALAH 1. Minat baca yang masih rendah Peminjaman dan pengembalian merupakan layanan utama yang terdapat pada layanan sirkulasi, perputaran bahan pustaka terletak di bagian ini. Tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta relatif masih rendah, seperti halnya dijelaskan diatas intensitas peminjam dengan jumlah seluruh anggota UPT Perpustakaan perbandinganya masih sangat jauh. hal ini merupakan hambatan utama yang harus segera diselesaikan oleh seluruh semua SDM yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
li
2. Fasilitas kurang memadahi Didalam layanan sirkulasi, fasilitas yang memadahi sangatlah penting untuk kepentingan kelancaran pelayanan dan kepuasan pengguna perpustakaan. Tanpa disertai fasilitas yang memadahi sulit untuk petugas dibagian layanan sirkulasi untuk menghasilkan suatu hasil layanan yang maksimal. Selain itu pengunjung perpustakaan Perguruan Tinggi yang notabene mayoritas mahasiswa, sudah banyak mengetahui dan bisa membedakan mana fasilitas yang baik dan yang kurang baik. Jika fasilitas yang disediakan tidak sesuai dengan apa yang diharapakan, tentu saja hal ini akan mempengaruhi niat mahasiswa selaku pengguna perpustakaan di Perguruan Tinggi untuk memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan dengan baik. Keadaan fasilitas yang terdapat di ruang Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tergolong masih kurang. Mungkin ada beberapa fasilitas yang sudah memadahi. Tetapi selama melakukan penelitian, penulis juga menemukan beberapa fasilitas-fasilitas yang masih kurang. Antara lain: a. Unit komputer penelusuran OPAC bagi pengunjung OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan fasilitas penelusuran koleksi yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Dengan adanya OPAC pengunjung dapat secara cepat dan tepat dalam penelusuran koleksi bahan pustaka/buku yang mereka butuhkan. Di ruang sirkulasi terdapat 2 unit komputer untuk penelusuran. 2 unit komputer terasa masih kurang, hal ini menyebabkan sering mengakibatkan terjadinya antrian pengunjung dalam menggunakan OPAC. Dengan banyaknya antrian juga berakibat pengunjung kadangkala
lii
minta bantuan kepada petugas yang menyebabkan petugas menjadi kerepotan dalam melayani pengguna, ini disebabkan karena yang semula komputer untuk petugas hanya untuk layanan peminjaman dan pengembalian terpaksa digunakan untuk menelusur koleksi bahan pustaka/buku yang dibutuhkan pengunjung. b. Spesifikasi komputer untuk petugas. Peminjaman dan pengembalian merupakan kegiatan pokok yang terdapat didalam layanan sirkulasi. Ini harus didukung dengan fasilitas komputer yang “canggih”. Canggih di sini artinya bisa digunakan dengan cepat tanpa terjadi suatu masalah-masalah yang dapat mengganggu kelancaran dalam layanan sirkulasi. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta khusunya ruang layanan sirkulasi, terdapat 2 unit komputer untuk petugas yang berfungsi untuk pelayanan peminjaman dan pengembalian. 2 komputer sebenarnya sudah cukup untuk melayani peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka, tetapi dalam pelayananya kecepatan komputer dalam membaca data-data masuk masih lemah. Hal ini mengakibatkan petugas kerepotan ketika terjadi antrian dalam layanan peminjaman maupun pengembalian. Ditambah lagi dengan keadaan sinar laser pembaca barcode yang sudah rusak mengakibatkan petugas harus mengketik nomor barcodenya, dan ini juga salah satu penyebab ketidaklancaran dalam pelayanan sirkulasi.
c. Meja baca untuk pengunjung Di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta belum disediakan fasilitas meja untuk membaca. Meja hanya tersedia di ruang
liii
referensi, dan memang disana di khususkan untuk kegiatan membaca bukan pelayanan peminjaman dan pengembalian. Hal ini menyebabkan tidak betahnya pengunjung datang ke ruang sirkulasi, karena mereka harus beridiri di depan rak buku, dan tentunya juga menimbulkan kelelahan bagi pengunjung. 3. Keadaan SDM (Tenaga Kerja) Sumber Daya Manusia yang berkualitas merupakan faktor utama penunjang keberhasilan pelayanan dalam layanan sirkulasi. Berkualitas disini berarti mampu dan tahu bagaimana cara menciptakan suatu hasil layanan yang berhasil. Dengan SDM yang berkualitas diharapkan akan menciptakan suatu hasil kerja yang maksimal dan tentunya kepuasan bagi pengguna perpustakaan juga akan terjaga. Sumber Daya Manusia di bagian layanan sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ada tiga orang, terdiri dari satu orang lulusan D3 Perpustakaan dan dua orang lulusan SMA ditambah dengan kursus perpustakaan. Dilihat dari segi pendidikan mungkin bisa dikatakan cukup, dalam hal pekerjaan dibidang perpustakaan mereka juga sudah sangat mampu dan tahu bagaimana menciptakan suatu pelayanan yang maksimal. Tapi disini permasalahanya tiga orang karyawan masih sangat kurang. Dengan terlalu sedikitnya SDM di bagian sirkulasi mengakibatkan karyawan memperoleh pekerjaan berat dalam melayani pengguna perpustakaan.
4. Faktor keamanan Keamanan koleksi dan pengunjung perpustakaan sangatlah penting dalam kelangsungan kegiatan layanan sirkulasi. Tanpa disertai sistem keamanan
liv
yang kuat akan menyebabkan ketidaknyamanan petugas maupun pengunjung perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta sistem keamanan yang diterapakan masih sangat jauh dari kata aman. Hal ini terbukti masih seringnya tersiar berita kehilangan, baik kehilangan koleksi bahan pustaka/buku maupunpun barang milik pengunjung perpustakaan. Penyebabnya tidak lain adalah kurangnya fasilitas penunjang keamanan, antara lain: a) Pintu masuk dan keluar tanpa disertai alat detektor. Pintu masuk sangatlah vital peranya untuk keamanan koleksi. Di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terdapat 1 pintu masuk dan pintu keluar yang tidak diserta alat detektor. Ini mengakibatkan sering terjadi kehilangan koleksi bahan pustaka/buku, karena buku yang keluar tanpa melalui proses peminjaman tidak dapat terdeteksi oleh petugas. b) Keadaan locker barang untuk pengunjung. Menurut tata tertib, setiap pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas atau jaket ke dalam ruang sirkulasi untuk menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, disini bisa berarti hilangnya koleksi bahan pustaka. Maka dari itu UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta menyediakan beberapa fasilitas locker untuk menyimpan barang-barang milik pengunjung. Tapi sungguh disayangkan locker tersebut tanpa disertai kunci pengaman. Hal tersebut mengakibatkan sering terjadi berita kehilangan barang milik pengunjung perpustakaan.
C. PEMECAHAN MASALAH
lv
Setiap masalah pasti ada jalan keluar untuk menyelesaikanya, dan dari berbagai masalah-masalah diatas mungkin banyak cara untuk mengatasinya. Disini akan diterangkan satu persatu pemecahan masalah tersebut diatas. 1. Pemanfaatan koleksi. UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan salah satu Universitas swasta favorit yang terdapat di propinsi DIY. Sangat di sayangkan jika dosen dan mahasiswa-mahasiswa didalamnya tidak mampu memanfaatkan koleksi yang terdapat di perpustakaan dengan baik. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan cara sebagai berikut: a. Bimbingan Pemakai Bimbingan pemakai dimaksudkan untuk memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan. Bimbingan pemakai ini bukan hanya ditujukan kepada mahasiswa, tetapi juga para dosen UPN “Veteran” Yogyakarta. Adapun bimbingan pemakai ini dimaksudkan agar pengguna mengenal perpustakaan dan mengetahui bahwa perpustakaan merupakan sarana untuk mendapatkan informasi-informasi yang tidak mereka dapatkan dalam perkuliahan. Dengan bimbingan yang baik diharapkan mahasiswa dapat mengetahui sumber informasi yang mereka butuhkan dan tentunya mahasiswa dapat memanfaatkan koleksi yang terdapat diperpustakaan dengan baik.
b. Promosi Promosi layanan perpustakaan dilakukan supaya seluruh aktivitas yang berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui dan dipahami oleh masyarakat sekitar yaitu mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta. Untuk
lvi
itu perpustakaan harus sering melakukan promosi guna merangsang mahasiswa agar tertarik dan berminat dalam memanfaatkan semua jasa layanan dan koleksi yang ada sebagai sumber belajar. Tujuan daripada Promosi adalah, sebagai berikut: ·
Memperkenalkan semua yang dimiliki Perpustakaan kepada seluruh mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta.
·
Mendorong
minat
baca
dan
mendorong
mahasiswa
agar
menggunakan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin. ·
Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada seluruh keluarga besar UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Fasilitas Fasilitas dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta seperti dijelaskan masih kurang. Mungkin masalah tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut: a. Penyediaan paling tidak dua unit komputer tambahan untuk penelusuran katalog OPAC, untuk mengurangi antrian ketika pengunjung melakukan browsing. b. Hendaknya spesifikasi komputer petugas untuk pelayanan peminjaman dan pengembalian lebih diperbesar dan lebih baik. Hal ini untuk menghindari masalah-masalah demi kelancaran pelayanan. Sekalian untuk alat pembaca barcode supaya diperbarui. c. Walaupun tidak terlalu penting mungkin keberadaan meja juga diperlukan oleh pengguna, mungkin bisa difungsikan untuk menyeleksi dengan yakin buku mana yang akan mereka pinjam 3. Keadaan SDM (Sumber Daya Manusia)
lvii
Untuk masalah Sumber Daya Manusia hendaknya pihak UPT Perpustakaan UPN
“Veteran”
Yogyakarta
menambah
beberapa
karyawan,
untuk
meringankan pekerjaan di ruang sirkulasi. Karena ruang sirkulasi merupakan bagian yang kerjanya berhubungan langsung dengan banyak pengguna perpustakaan. Dengan penambahan karyawan diharapkan akan meringankan para karyawan yang sebelumnya. 4. Keamanan koleksi dan pengunjung Faktor keamanan sangatlah penting untuk kelancaran layanan sirkulasi. Karena pentingnya keamanan koleksi maupun pengguna perpustakaan keamanan tersebut harus diutamakan. Beberapa cara meningkatkan keamanan di ruang layanan sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: a. Melengkapi pintu masuk dengan sebuah alat detektor koleksi yang keluar dari ruang sirkulasi. Dengan begini diharapkan dapat mengurangi presentasi kehilangan koleksi bahan pustaka. b. Menyediakan kunci untuk locker penyimpanan barang-barang milik pengguna perpustakaan. Dengan adanya kunci diharapkan barang milik pengguna dapat tersimpan dengan aman dan tentu saja akan menghapuskan semua berita kehilangan dari pengguna perpustakaan.
BAB V PENUTUP
lviii
A. KESIMPULAN Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan penulis menyadari dan melihat bahwa UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup berhasil dalam melayani kalangan civitas akademika. UPT Perpustakaan merupakan bagian penting dari UPN “Veteran” Yogyakarta yang bertugas memenuhi kebutuhan informasi yang bersifat ilmiah maupun umum, melalui penyediaan dan pengaturan koleksi, pelayanan, gedung, ruang dan peralatan untuk kelancaran program Tri Dharma Perguruan Tinggi UPN “Veteran” Yogyakarta, meliputi: 1. Pendidikan dan Pengajaran 2. Penelitian 3. Pengabdian kepada masyarakat Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, penulis mengkhususkan pengamatan terhadap tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi. Penulis dapat menarik beberapa kesimpulan yaitu: a) Layanan sirkulasi merupakan ujung tombak bagi perpustakaan dalam pelayananya kepada pengguna. Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pengguna, sehingga keberadaanya sangat mempengaruhi citra baik UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimata pengguna. b) Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta menggunakan sistem terbuka dan telah berbasis Automasi, dikenal dengan nama SIPRUS serta layanan penelusuran catalog terpasang melalui OPAC.
lix
c) Pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran Yogyakarta masih rendah. Dari kurang lebih 13000 anggota, per harinya tidak lebih dari 75 anggota yang meminjam koleksi bahan pustaka. d) Hambatan-hambatan yang banyak mempengaruhi minimnya pemanfaatan koleksi sirkulasi di kalangan civitas mahasiswa, antara lain: minat baca yang masih rendah dari civitas akademika UPN “Veteran” Yogyakarta, Fasilitas yang disediakan pada layanan sirkulasi kurang memadahi, keadaan SDM yang masih kurang dan faktor keamanan. e) Dari hambatan-hambatan tersebut dapat dipecahkan dengan beberapa cara, antara lain: bimbingan pemakai, promosi, meninjau kembali dan melengkapi semua fasilitas yang dirasa masih kurang, menambah beberapa karyawan di bagian sirkulasi serta peninjauan kembali terhadap keamanan koleksi ataupun barang milik pengunjung perpustakaan.
B. SARAN Berdasarkan pembahasan masalah dan berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan penulis pada 11 Februari s/d 20 Maret 2008 di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, maka ada beberapa saran yang dapat penulis sampaikan antara lain sebagai berikut: a) Guna meningkatkan tingkat pemanfaatan koleksi sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta hendaknya seluruh karyawan Perpustakaan khususnya KA UPT segera melakukan tindakan-tindakan yang sekiranya dapat mendorong semua civitas akademika UPN “veteran” Yogyakarta untuk lebih mengenal perpustakaan dan tentu saja
lx
memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan, khususnya bagian sirkulasi. b) Hambatan-hambatan yang muncul sebaiknya segera ditangani dengan lebih sigap dan cepat. Pemecahan-pemecahan masalah yang penulis sampaikan diharapkan dapat memberikan gambaran mudah dan masukan untuk digunakan dengan sebaik-baiknya. c) Untuk semua karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta khusunya bagian layanan sirkulasi, tetap semangat dalam bekerja dan jaga kekompakan serta selalu bekerja sama dengan baik.
lxi
DAFTAR PUSTAKA Basuki Sulistyo, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1991
Lasa, H.S, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan Sirkulasi Referensi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 1995
Lasa, H.S., Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1990
Qalyubi Syihabuddin dkk., Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Yogyakarta, 2003
Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian kepustakaan, Jakarta : Yayasan Obor Indonesia
Gulo, W. 2002. Metodologi Penelitian. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
lxii
lxiii
