PELAYANAN PENELUSURAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang perpustakaan
Oleh NOVITA AYU MAWARSARI D.1806025
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
MOTTO
Cukup sudah untuk bersikap menyenagkan kalau hidup mengalir seperti lagu, tapi orang yang hebat ialah yang bisa tersenyum, saat semua berantakan sebab ujian bagi hati adalah kesulitan dan kesulitan selalu datang setiap waktu , dan senyum yang bersinar menembusi air mata
(Ella Wheeler Wilocx)
Rencanakanlah masa depanmu terlebih dahulu disanalah Anda akan menghabiskan sisa hidup Anda.
(Mark Twain)
PERSEMBAHAN
Alhamdulillahirobbin’alamin. Segala puji bagi Allah yang tak pernah putus memberikan pertolongan dan kekuatan pada hambanya. Setiap kebaikan yang ada dan terjadi didiriku adalah semata-mata karena Rahmatmu. Tugas akhir ini kupersembahkan untuk: 1.
Bapak dan ibu yang selalu memberikan untaian Do’a dan kasih sayang untuk ku;
2.
Kakak-kakaku, atas dukungannya;
3.
Yang terkasih, makasih dach nemenin dan bantuannya.
4.
Teman-teman DIII Perpustakaan 2006 UNS
5.
Teman-teman di ANDRI HOUSE terutama INGGIL n NCEN terima kasih atas kebersamaannya.
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim Asalamualaikum W.R.W.B Alahamdululilahi robbil alamin, segala puji syukur penulis panjatkan ke Hadirat Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “LAYANAN PENELUSURAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dibidang perpustakaan. Terselesaikan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Lapangan. 2. Bapak Drs.H.Supriyadi SN.SU, selaku Dekan FISIP UNS yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 3. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal M.Si, selaku ketua program D-3 Ilmu Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan sepenuhnya dalam pelaksanan Praktek Kerja Lapangan. 4. Bapak Sunarno, selaku penasehat akademis yang telah memberikan dukungan sehingga terrealisasinya Praktek kerja Lapangan.
5. Ibu Ratana Sufiatin SH.,M.Si, selaku kepala perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 6. Seluruh staf dan karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih bantuanya. 7. Ibu Dra. Sri Urip Haryati M.Si, selaku dosen penguji 1 (satu) yang telah banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini
masih
banyak
kekurangan,
baik
dalam
penyajian
maupun
penyusunannya. Oleh karena itu segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan hati. Akhirnya, penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang membutuhkannya.
Surakarta, 2009 Penulis
DARTAR ISI
HALAMN COVER……………………………………………………….............. i HALAM PERSETUJUAN………………………………………………………... ii HALAMN PENGESAHAN……………………………………………………… iii MOTO……………………………………………………………………………... iv PERSEMBAHAN…………………………………………………………………. v KATA PENGANTAR……………………………………………………... ……... vi DAFTAR ISI………………………………………………………………..…...... viii DAFTAR TABEL…………………………………………………………..…….. xi DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………… xii BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang……………………………………………………............... 1 B.
Tujuan ……………………………………………………………………… 3
C.
Pelaksa naan………………………………………………………………… 3
D.
Rumusa n Masalah………………………………………………….............. 4
E.
Metod e
Pengumpulan
Data………………………………………………… 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan…………………………………………………... 6 B. Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………………………. 8 C. Pengertian Layanan Penelesuran Informasi……………………….............. 8 D. Fungsi Perpustakaan……………………………………………………….. 10 E. Bimbingan Penggunaan Pelayanan Penelusuran Informasi………... ……... 11
a. Macam Bimbingan……………………………………………............... 11 b. Sistem Bimbingan……………………………………………………… 12 c. Isi Bimbingan ………………………………………………………….. 12 F. Promosi Pelayanan Penelusuran Informasi………………………………… 12 G. Sasara, Manfaat dan Tujuan………………………………………... ……... 14 BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN”YOGYAKATA A. Sejarah……………………………………………………………………... 16 B. Visi, Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan UPN“Veteran” Yogyakarta…… 18 C. Gedung dan Ruang Perpustakaan………………………………………….. 19 D. Koleksi……………………………………………………………............... 20 E. Struktur Organisasi………………………………………………………… 23
F. Sumber Daya Manusia (SDM)……………………………………...……... 24 G. Sarana dan Prasaranan Perpustakaan………………………………………. 31 H. Kegiatan Perpustakaan……………………………………………............... 32 I. Tata Tertib Perpustakaan…………………………………………............... 37 J. Sumber Dana……………………………………………………….. ……... 39 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A. Analisa Pelayanan………………………………………………………….. 40 1. Latar Belakang Pelayanan……………………………………................ 40 2.
Jenis Layanan Penelusuran Informasi…………………………………. 41 a. Layanan Jurnal CD-ROM (Proquest)……………………………… 41 b. Layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ)………………………………… 44 c. Layanan Database PDII-LIPI……………………………….……... 46
d. Layanan Outlet Peta………………………………………... ……... 48 e. Layanan Internet…………………………………………………… 51 B. Mekanisme Layanan Penelusuran Informasi………………………………. 52 C.
Tingka t Kunjungan ………………………………………………....
…….. 57
D. Hambatan-hambatan………………………………………………………. 57 E. Pemecahan Masalah……………………………………………….............. 58 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan………………………………………………………………… 61 B. Saran……………………………………………………………………….. 62 DAFTAR PUSTAKA............................................................................................... 63 LAMPIRAN………………………………………………………………...……... 64
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Jumlah koleksi…………………………………………………………..
21 Table 2
Kualifikasi SDM………………………………………………………..
25 Table 3
Rekapitulasi jumlah anggota……………………………………………
30 Table 4
Rekapitulasi jumlah pengunjung per hari……………………….............
30 Table 5 38
Waktu layanan…………………………………………………………..
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Praktek Kerja Lapangan………………….............. 64 Lampiran 2 Surat Tugas Praktek Kerja Lapanan…………………………................65 Lampiran 3 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapanan……………………………… 66 Lampiran 4 Catatan Kerja Harian Mahasiswa……………………………………....67 Lampiran 5 Surat Keterangan Penganbilan Data ………………………….. ……....73 Lampiran 6 Contoh Kartu Anggota………………………………………………....74 Lampiran 7 Contoh Surat Keterangan Bebas Pustaka……………………………....75 Lampiran 8 Contoh Stempel Inventaris ………………………………………….....76 Lampiran 9 Contoh Label Nomer Inventaris Buku..………………………………..77
Lampiran 10 Contoh Slip Pengembalian Buku……………………………………..78 Lampiran 11 Contoh Form Mengakses Data Saham BEJ…………………………. 79 Lampiran 12 Contoh Form Mengakses JSX Financial Statement………………….81 Lampiran13 Denah lokasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta……… 83 Lampiran 14 Denah Ruang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta……...84
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini, mengharuskan sebuah perpustakaan mampu melakukan penelusuran informasi, serta bisa mengaksesnya ke mana dan kapan saja, dengan sarana apa saja, termasuk teknologi komputer yang merupakan bagian dari teknologi informasi (TI). Dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, tempat tidaklah menjadi kendala yang berarti. Informasi kini sudah menjadi salah satu kebutuhan primer manusia, mulai dari yang sifatnya sederhana sampai yang kompleks, dari yang sifatnya hiburan sampai ilmiah. Informasi diperlukan untuk berbagai tujuan, antara lain untuk mengambil keputusan, memperlancar kegiatan bisnis atau hanya sekedar memenuhi rasa ingin tahu, oleh karena itu, bermacam cara dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, berbagai perilaku pencarian informasipun muncul. Kegiatan penelusuran informasi makin berkembang, seiring dengan kemajuan teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi, antara lain munculnya berbagai perangkat lunak penelusuran informasi dan media penyimpan informasi. ‘’Teknologi informasi dapat diartikan sebagai usaha pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan pemanfaatan informasi’’ (Sulistyo Basuki, 1995: 95). Sedangkan teknologi informasi perpustakaan
diartikan
sebagai
teknologi
yang
digunakan
untuk
menyimpan,
menghasilkan, mengolah dan menyebarkan informasi oleh perpustakaan. Teknologi informasi bagi perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi akan berpengaruh kuat terhadap kelancaran kegiatan perpustakaan, sebagai kekuatan dan penentu masa depan fugsi perpustakaan. Penelusuran informasi yang kita kenal identik dengan komputer, sedangkan penelusuran informasi di perpustakaan dapat juga dilakukan tanpa menggunkan komputer atau manual, seperti menggunakan indeks, katalog, bibliografi. Penelusuran informasi menggunakan komputer adalah kegiatan menemukan informasi bibliografi, data dan teks lengkap, melalui pangkalan data yang dibangun sendiri, atau pangkalan data lain melalui jaringan kerjasama. Pelayanan penelusuran informasi kadang masih perlu adanya
bimbingan dari pustakawan seperti
yang ada di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Pelayanan penelusuran informasi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, dilatar belakangi oleh kebutuhan pemustaka, permintaan dari pemustaka untuk menambah layanan di perpustakaan, serta mendekatkan pemenuhan kebutuhan, dengan adanya layanan penelusuran informasi, pemustaka dapat memperoleh informasi baik cetak maupun non cetak secara online dan off line. B. Tujuan Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui jenis layanan apa saja yang ada pada bagian layanan penelusuran informasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 2. Mengetahui
mekanisme pelayanan penelusuran informasi yang
diberikan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 3. Untuk
mengetahui
hambatan-hambatan
yang
dihadapi
dalam
melaksanakan layanan penelusuran informasi. 4. Apa saja yang di lakukan untuk mengatasi hambatan yang ada dalam melaksanakan layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. C. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang di laksanakan pada tanggal 16 Februari - 28 Maret 2009, bertempat di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta yang beralamat di Jl. SWK 104 (Lingkar Utara) Condong Catur Yogyakarta 55283. D. Rumusan Masalah Dari latar belakang dan hasil pengamatan di tempat PKL, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Jenis layanan apa saja yang ada pada pelayanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ? 2. Bagaimana
prosedur
layanan
penelusuran
Perputakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ?
informasi
di
UPT
3. Apa
saja
yang
menjadi
hambatan-hambatan
dalam
layanan
penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ? 4. Bagaimana cara mengatasi hambatan dalam layanan penelusuran informasi ? E. Metode pengumpulan Data 1. Observasi (pengamatan) “Metode observasi adalah metode pengumpulan data dimana penelitian mencatat informasi sebagaiman yang mereka saksikan selama penelitian” (W.gulon: 2002:116). Metode ini penulis mengumpulkan data serta melakukan pengamatan secara langsung sesuai dengan kondisi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. 2. Interview (wawancara) “Wawancara adalah bentuk komunikasi secara langsung antara peneliti dan responden” (W Gulo: 2002: 119). Wawancara dilakukan secara langsung kepada responden, yaitu Kepala UPT Perpustakaan, staf perpustakaan dan para pemakai jasa perpustakaan, seperti mahasiswa dan dosen baik dari dalam maupun luar UPN “Veteran” Yogyakarta. 3. Dokumen “Metode ini adalah metode pengumpulan data dengan menggunakan catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu
yang lalu” (W. Gulon: 2002: 123). Penulis menggunakan dokumendokumen
yang
dimiliki
oleh
UPT
Perpustakaan
UPN
“Veteran”Yogyakarta, yang berkaitan dengan tema yang diambil. 4. Studi Pustaka. Penulis mempelajari atau mencari informasi dari bahan pustaka yang sesuai dengan tema yang diambil. 5. Partisipasi Penulis ikut berpartisipasi/melibatkan diri secara langsung dalam kegiatan yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan Perpustakaan tidak dapat dipahami hanya sebatas sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Tetapi perpustakaan dapat diartikan, suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manuasia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya. Ada yang berpendapat memberi batasan bahwa koleksi minimal sebuah perpustakaan adalah seribu judul. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3) Menurut Sulistyo Basuki perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya di simpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. (Sulistyo Basuki, 1994: 1) Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan ada beberapa istilah yang perlu dipahami terlebih dahulu, yaitu sebagi berikut : 1.
“Pustaka atau buku atau kitab yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau cetakan, dijilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya empat puluh delapan halaman”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3)
2.
“Perpustakaan, secara konvensional, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
3.
“Pustakawan, yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia kriteria pendidikan minimal D-2 dalam bidang ilmu
perpustakaan, dokumen dan informasi)”.
(Syihabuddin Qalyubi,
2003: 4) 4.
“Kepustakaan yaitu bahan bacaan yanag digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah, dan sejenisnya”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
5.
Ilmu perpustakaan, yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan, yang cakupannya meliputi hal-hal sebagai berikut. a. Perpustakaan sebagai suatu institusi, mencakup organisasi perpustakaan, perkembanganya, peranannya dalam masyarakat, dan sumbangan perpustakaan pada umat manusia. b. Organisasi koleksi perpustakaan, cara pengolahan, menyimpan, dan sistem temu kembalinya (informasi) c. Pengawetan/pelestarian koleksi perpustakaan. d. Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan masyarakat. e. Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4)
6.
“Kepustakawanan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai”. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 4) Layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta, merupakan salah satu bagian dari perpustakaan elektronik, karena dalam pelayanan dan kegiatan menggunakan teknologi informasi. Dengan pemanfaat teknologi informasi akan merubah sistem kerja perpustakaan, sejak pemesanan pustaka sampai pada sistem peminjaman serta pelayanan informasi kepada pemakai.
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan
sumber informasi
kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Misi perpustakaan PT lazimya sesuai dengan misi PT yang dicantumkan dalam status PT masing-masing. Tujuan perpustakaan PT adalah: 1. Memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis 3. Menyediakan ruang untuk pemakai 4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai. (Syuihabuddin Qalyubi, 2003: 1)
C. Pengertian Layanan Penelusuran Informasi “Penelusuran adalah kegiatan menelaah ,menjajaki, mengusut, mencari sesuatu termasuk didalamya yaitu menyortir dengan memilih mana yang diperlukan serta dapat memilih yang mana yang dicari saja” (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1989: 1029) Penelusuran informasi merupakan usaha untuk menemukan suatu subyek, buku, artikel, dan informasi lain dengan sistem tertentu pada suatu sumber dengan mendapatkan hasil yang berupa naskah, teks, rekaman, maupun bentuk reproduksinya sesuai dengan minat dan keinginan pemakai (Sulistyo Basuki, 1989: 132).
Jadi layanan penelusuran informasi adalah suatu bagian yang melakukan layanan atau membantu pemustaka mendapatkan informasi secara tepat, cepat dan akurat, sehingga relevan untuk temu kembali informasi. Salah satu media penyimpana (sumber) informasi yang berupa elektronik yaitu database atau pangkalan data. Menurut Sulistyo-Basuki (1999), “kegagalan dalam sistem simpan dan temu kembali informasi berkaitan dengan kriteria untuk kerja yaitu perolehan dan ketepatan. Kekeliruan dapat terjadi dalam bahasa dokumen, deskripsi isi, prosedur penelusuran, interaksi sistem dengan pemakai, pemanfaatan alat telusur, serta kesalahan manusia. Kegagalan karena kurang memanfaatkan alat telusur biasanya tidak terlalu serius. Kegagalan ini dapat bersumber dari peralatan atau cara menggunakannya”. Dalam
perkembangan
ilmu
pengetahuan
yang
luar
biasa
mengharuskan “informasi seeker” mampu melakukan penelusuran informasi serta dapat mengaksesnya dimana, kapan dan dengan sarana apa saja, termasuk teknologi komputer yang merupakan bagian dari Teknologi Informasi (TI). Teknologi komputer saat ini telah merambah dunia perpustakaan, perkembangan teknologi ini berimbas pada cakupan kerja perpustakaan, layanan perpustakaan tidak lagi dibatasi oleh jarak dan memungkinkan untuk banyak orang. Perkembangan
era
globalisasi
merupakan
era
yang
memperkenalkan dunia tanpa batas antar bangsa dan antar negara. Produk informasi yang semakin meningkat kualitas dan kuantitasnya, sejalan
dengan kemajuan intelektualitas manusia dan mengemasnya dengan berbagai cara. Kebutuhan informasi yang “up to date” adalah hal yang sangat penting. Temu kembali atau penelusuran informasi semakin berkembang dengan makin beragam dan meningkatnya kebutuhan informasi pemustaka disertai dukungan kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Untuk memperoleh informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka, perlu pengetahuan cara berinteraksi dengan sistem dan latar belakang subjek suatu bidang ilmu. Strategi untuk mendapatkan informasi yang tepat adalah dengan melakukan komunikasi yang efektif dengan pemustaka, memilih basis data yang tepat, menggunakan istilah standar (thesaurus), serta memahami sistem yang digunakan dan subjektivitas kebutuhan pemustaka. D. Fungsi Perpustakaan a.
Penyimpanan “Perpustakaan bertugas menyimpan buku yang diterimanya. Tujuan ini nyata sekali pada perpustakaan nasional yaitu perpustakaan yang ditunjuk oleh undang-undang untuk menyimpan semua terbitan dari satu negara”. (Sulistyo Basuki, 1999: 7)
b.
Pendidikan
“Perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup, lebih-lebih bagi mereka yang sudah bekerja atau telah meninggalkan bangku sekolah ataupun putus sekolah”. (Sulistyo Basuki, 1999: 8) c.
Penelitian
d.
Perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian yang dilakukan oleh pemakai perpustakaan. Kegiatan penelitian ini dilakukan oleh para pemakai perpustakaan, mulai dari murid sekolah dasar hingga ke peneliti pemenang hadiah Nobel. (Sulistyo Basuki, 1999: 9) Informasi Perpustakaan menyediakan informasi bagi pemakai. harap diketahui bahwa informasi ini sedikit lain dengan data bahan perpustakaan. Informasi sudah merupakan pengolahan data bahan perpustakaan yang disesuai dengan permintaan pemakai. (Sulistyo Basuki, 1999: 10)
e.
Kultural “Perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyedia bahan bacaan”. (Sulistyo Basuki, 1999: 11)
E. Bimbingan Penggunaan Pelayanan Penelusuran Informasi 1. Macam bimbingan a.
Bimbingan langsung Bimbingan yang diberikan melalui hubungan langsung antara petugas dan pemustaka, bersifat individu ataupun klasik.
Contoh: ketika pengunjung datang dan bertanya bagaimana cara menelusur BEJ. b.
Bimbingan tak langsung Bimbingan yang diberikan melalui media tertentu, antara lain penerbitan buku/lef leat empat puluh delapan halaman informasi
tentang
UPT
Perpustakaan
UPN
“Veteran”
Yogyakarta, buku pegangan . 2. Sistem Bimbingan a.
Instidental Waktu bimbingan tidak direncanakan/ditentukan, seperti menggunakan pamflet, brosur.
b.
Terencana Bimbingan yang akan dilaksanakan sudah di rencanakan terlebih dahulu, yang biasanya dilakukan secara periodik dan teratur. Contoh, perpustakaan melakukan bimbingan pada saat penerimaan mahasiswa baru.
3. Isi bimbingan a.
Memberikan bimbingan pengertian mengenai pemanfaatan koleksi/sumber informasi yang ada pada bagian layanan penelusuran informasi di perpustakaan.
b.
Menjelaskan jenis-jenis layanan penelusuran informasi baik di manapun informasi itu.
c.
Bagaimana cara-cara menelusur/penggunaan koleksi layanan penelusuran informasi..
d.
Contoh-contoh koleksi penelusuran informasi.
e.
Latihan mencari dan menggunakan koleksi penelusuran informasi.
F. Promosi Pelayanan Penelusuran Informasi Salah satu cara untuk menginformasikan koleksi penelusuran informasi kepada pemustaka agar koleksi tersebut dapat dikenal, sehingga tingkat keterpakaiaan dapat maksimal yaitu dengan promosi. Promosi perpustakaan adalah langkah praktis yang dapat dilakukan perpustakaan untuk meningkatkan pemanfaatan perpustakaan. (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 260) 1. Cara-cara Promosi a.
Memberikan ceramah khusus mengenai koleksi yang ada di bagian layanan penelusuran informasi.
b.
Membuat daftar tambahan koleksi penelusuran informasi yang baru.
c.
Memberikan
bimbingan
kepada pemustaka
(user), secara
langsung. d.
Berusaha menjaga sikap dan tingkah laku saat melayani pemustaka.
e. Membuat pamflet/selebaran. 2. Waktu
Pelaksanaan promosi pelayanan penelusuran informasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: a.
Insidental, yaitu promosi diselenggarakan pada waktu yang tidak direncanakan, contoh: dengan menyebarkan pamflet dan brosur.
b.
Periodik, yaitu promosi dapat diselengarakan pada waktu tertentu secara berkala, contoh: membuat daftar koleksi penelusuran informasi yang baru.
3. Sarana Sarana yang dapat dipergunakan dalam kegiatan promosi koleksi layanan penelusuran informasi yaitu : a. b. c. d. e. f.
Koleksi yang ada di bagian layanan penelusuran informasi Selebaran, brosur. Pamflet Map khusus perpustakaan Pembatas buku News letter (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 261)
G. Sasaran, Manfaat dan Tujuan Layanan Penelusuran Informasi bisa dimanfaatkan oleh siapa saja. Namun, karena ditempatkan di lingkungan kampus, kususnya di perpustakaan, maka sasaran dari layanan ini adalah kelompok akademis, khususnya dosen dan mahasiswa yang terdaftar menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Layanan penelusuran informasi ini tidak hanya dimanfaatkan oleh lingkungan akademik UPN “Veteran: Yogyakarta saja, namun juga dapat dimanfaatkan oleh pengguna dari luar UPN “Veteran” Yogyakarta.
Manfaat dari layanan ini tidak saja dirasakan oleh pengguna, namun juga dirasakan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, karena dengan adanya layanan penelusuran informasi ini, maka akan dapat meningkatkan citra perpustakaan sebagai pusat informasi. Tujuan dari layanan Penelusuran Informasi ini adalah: 1.
Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dengan menyedikan layanan di ruang penelusuran informasi dan memberikan bimbingan kepada pemustaka dalam mencari informasi.
2.
Mendorong mahasiswa untuk memanfaatkan layanan dan fasilitas perpustakaan seoptimal mungkin, dengan berbagai layanan diruang penelusuran informasi, pemustaka di harapkan dapat memanfaatkan layanan tanpa harus pergi ke tempat lain.
3.
Layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
mempunyai
nilai
lebih
di
bandingkan
dengan
perpustakaan lain, karena tidak semua perpustakaan memiliki layanan penelusuran informasi.
BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
A. Sejarah Sejarah singkat UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari berdirinya Akademi Pembangunan Nasional “Yogyakarta”, berdasarkan Surat Keputusan Mentri Urusan Veteran Republik Indonesia, nomor: 139/ KPTS/ 1958, tanggal 8 Oktober 1958. Setelah tiga tahun berdiri, kemudian didirikan suatu perpustakaan untuk mendukung kegiatan pendidikan di universitas dengan nama Perpustakaan APN “Veteran” Yogyakarta, terletak di Kampus Wetan No.22 Yogyakarta. Adapun pendirinya ada 5 (lima) orang, yaitu: 1. Drs. R. Bambang Soeroto. 2. Ir. Marsito. 3. Soejatmo Siswohardjodjo. 4. Seoerawan 5. Agus Soemarno. Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Berdasarkan surat keputusan bersama Menteri Urusan Veteran dan Demobilisasi dari Mentri Pendidikan Tinggi dan Ilmu pengetahuan, nomor, 140/KPTS/1965, APN “Veteran” Yogyakarta ditingkatkan menjadi PTPN “Veteran” Yogyakarta. Tahun 1976, perpustakaan pindah di
kampus II Tambakbayan, tepatnya di gedung Brigjen Katamso Babarsari no. 2 Yogyakarta . Pada tanggal 30 November 1977, berdasarkan Surat Keputusan Menhankam/Pangab
Nomor.
Skep/1555/XI/1977
karena
adanya
perubahan pada organisasi induknya maka nama Perguruan Tinggi Pembangunan Nasional (PTPN) “Veteran” Yogyakarta diganti menjadi Universitas
Pembangunan
Nasional
“Veteran”
Yogyakarta.
Maka
Perpustakaan PTPN diubah menjadi UPT Perpustakaan Pusat UPN “Veteran” Yogyakarta. Tahun 2000 perpustakaan mulai merintis sistem otomasi, yang kemudian software perpustakaan dikembangkan menjadi berbasis web dengan nama baru SIPRUS, melakukan kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi di DIY sampai sekarang. Dan siap bekerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi & instansi lain, dalam silang layanan dan penyebaran informasi ilmiah. Awal tahun 2008, UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta bergabung bersama jogjalib yang merupakan Portal Pemprop DIY. Sejak berdiri, UPT Perpustakaan UPN ‘Veteran” Yogyakarta telah mengalami 12(dua belas) kali masa pergantian kepemimpinan, yaitu: 1. Oemi S (1961 – 1964) 2. Adiari Mulyani (1964 – 1969) 3. Sadjimin, B.A. (1969 – 1974) 4. Dra. Rahayuningsih (1974 – 1981) 5. Wahud Sudarsonohadi (1981 – 1985)
6. R. Sri Widodo, B.Sc. (1985 – 1991) 7. Drs. Soepono (1991 – 1994) 8. Sadjimin, B. A. (Juli 1994 – September !994) 9. Kol. CZI. Sudrajat (September 1994 – September 1995) 10. Ir. Siti Hamidah, MP. (September 1995 – 1 Agustus 1997) 11. Dra. Yuharningsih, MP. ( 1 Agustus 1997 – 31 januari 2000) 12. Ratna Sufiatin, SH., M.Si. ( 1 Februari 2000 sampai sekarang) Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
B. Visi,Misi dan Tujuan UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta 1. Visi Visi dari UPT Perpustakaan adalah menjadi pusat informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang berbasis elektronik, dan mampu besaing di era globalisasi dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 2. Misi Untuk mencapai visi tersebut, UPT Perpustakaan mempunyai misi sebagai berikut : a. Mengembangkan koleksi secara terus menerus dan berkelanjutan sesuai dengan civitas akademik b. Mengembangkan jenis layanan di perpustakaan sesuai dengan perkembangan yang terjadi di era globalaisasi
c. Mengembangkan SDM di perpustakaan secara formal maupun non-formal agar dapat meningkatkan mutu layanan kepada pemakai. d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan. e. Membuat
pangkalan
data
elektronik
dalam
bidang
ilmu
pengetahuan dan teknologi f. Mengembangkan layanan informasi secara on-line dan terintegrasi, sehingga bisa diakses melalui fakultas/program studi yang lokasinya jauh dari UPT perpustakaan. g. Menjalin kerjasama dengan Perpustakaan Perguruan Tinggi lain dan institusi yang terkait dalam rangka silang layan ( inter library loan ) dan penyebaran informasi IPTEK. 3. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada pemakai ( user oriented ) melalui penyediaan berbagi sumber informasi IPTEK dan layanan elektronik dengan pemanfaatan jaringan LAN ( Local Area Network ) maupun jaringan internet ( Online Searching ), sehingga dapat diakses dari berbagi tempat. C. Gedung dan Ruang Perpustakaan
UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berlokasi di samping gedung rektorat yang berada di Kampus Terpadu UPN “Veteran” Yogyakarta di jalan SWK 104 ( lingkar utara ) Condong Catur, Yogyakarta 55283. Gedung perpustakaan terdiri dari 3 lantai, tetapi yang digunakan sebagai perpustakaan hanya 2 lantai dengan luas 1600 m2. Berikut ini adalah ruangan yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Pembangunan “Veteran” Yogyakarta : 1. Ruang Kepala UPT Perpustakaan 2. Ruang Tamu 3. Ruang Tata Usaha 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Peta 6. Ruang Rapat 7. Ruang Gudang 8. Ruang Pembuatan Kartu dan Bebas Pustaka 9. Ruang Penelusuran 10. Ruang Sirkulasi 11. Ruang Lobby & Surat Kabar 12. Ruang Foto Copy 13. Ruang Majalah & Jurnal 14. Buku Cadangan 15. Ruang Referensi 16. Ruang Hasil Penelitian
17. Ruang Bebas 18. Ruang Kamar Mandi 19. Mushola D. Koleksi Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Dengan koleksi yang lengkap dan memadai, maka pengunjung akan puas mendapatkan
informasi
yang
dicari
untuk
dimanfaatkan.
UPT
perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki koleksi yang mencakup berbagai bidang baik dalam bahasa Inggris maupun bahasa Indonesia. Koleksi berasal dari pembelian, hadiah dan sumbangan. Jumlah koleksi yang dimiliki sampai dengan bulan Maret 2009 adalah:
Tabel 1. Jumlah Koleksi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Tahun 2008 JUDUL/ NO
EKS/
JENIS KOLEKSI KEPING/BUAH KEPING/BUAH
1
Buku
18,985
41.988
2
Tesis
455
476
3
Desirtasi
29
29
4
Skripsi
455
455
5
Karya Ilmiah Dosen
1.371
1371
6
Jurnal
87
205
7
Majalah
172
2.892
8
Surat Kabar
5
5
9
CD ROM (Jurnal &
2942
2942
114
114
Buku) 10
Disket buku/majalah
sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi : 1. Koleksi Umum Koleksi ini terdiri dari seluruh cabang ilmu yang ada dalam ruang sirkulasi dan ruang cadangan, dan digolongkan dari 000 – 999. 2. Koleksi Referensi Macam kolesi yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta antara lain: a. Atlas b. Abstrak c. Kamus
d. Laporan Tahunan e. Ensiklopedi f. Indeks g. Direktori h. Hand Book/ Buku Pegangan i. Prosiding j. Jurnal k. Terbitan Pemerintah 3. Koleksi Cadangan Terdiri dari buku-buku teks. Koleksi di sini lebih lengkap di bandingkan dengan ruang sirkulasi karena dari setiap satu judul buku tersedia satu eksemplar. 4. Koleksi terbitan Berkala a. Surat kabar Surat kabar yang dilanggan yaitu : Bernas, Republika, Kompas, Kedaulatan Rakyat, Warta Ekonomi. b. Koleksi Khusus Terdiri dari arsip-arsip rektorat yang khusus dan sifatnya rahasia sehingga hanya orang-orang yang berkepentingan dan mendapat ijin rektorat yang dapat menggunakan.
c. Majalah 1) Majalah Hadiah Majalah-majalah ini antara lain: Petrolium Engineering, OPEL, Bina Widya, Indonesia Minning jurnal, Jurnal Teknologi Industri, Warta Pertamina, jurnal Geologi dan Sumber Daya Mineral. 2) Majalah pembelian Majalah yang dilanggan yaitu : Gatra, Forum, bulletin jendela Informatika, Elektro Indonesia, Trubus, Info Bisnis, Info Komputer, dan lain-lain. d. Terbitan Berkala Koleksi ini di terbitkan sendiri oleh fakultas dan UPT Perpustakaan antara lain: Buletin Perpustakaan, Agrifet,
Info Kampus,
Paradigma, Media Kliping, Jurnal Fakultas Ekonomi dan Buletin Teknik Mineral. E. Struktur Organisasi “Definisi
struktur
organisasi
adalah
suatu
kerangka
yang
menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan" (Sutarno NS, 2004:43)
Struktur organisasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ada dua, yaitu: 1. Struktur Makro Dalam struktur organisasi ini UPN “Veteran” Yogyakarta menganut sistem di mana kekuasaasn dan tanggung jawab berlangsung dari atasan kebawahan melalui sistem garis lurus. Sedangkan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta kepengurusanya dibawah Pembantu Rektor dan bertanggung jawab langsung kepada Rektorat. 2. Struktur Mikro Struktur
organisasi
mikro
UPT
Perpustakaan
“Veteran”
Yogyakarta disusun kepengurusan di bawah Kepala UPT Perpustakaan yang dibantu oleh Kasubag Teknik, Kasubag TU, dan kasubang Pelayanan. Kasubag Teknik dan Kasubag Pelayanan dibantu oleh pustakawan maupun non pustakawan. Struktur Organisasi dan Pengawakan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta: Ka UPT Perpustakaan Ratna Sufiatin, SH, M.Si
Kasubang Teknis
Kasubag TU
Muji Isambina, S.Sos
V.Juminten
Kasubang Pelayanan Sunito P, Sh, M.Si
Pustakawa n
Non Pust.
Non Pust.
Pustakawan
Non Pust.
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
F. Sumber Daya Manusia (SDM) Seluruh pegawai perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berjumlah 13, yang semua di bawah pimpinan Kepala UPT Perpustakaan. Setiap pagawai memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda. Untuk lebih jelasnya, berikut ini tabel kualifikasi Sumber Daya Manusia di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Tabel 2 Kualifikasi Sumber Daya Manusia Di UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta No 1
Nama
Pendidikan terakhir
Gol
Jabatan
Ratna Sufiatin, SH.M.Si
S2 Perpustakaan UI
III/d
KA UPT Perpustakaan
2
Sunito Prabowo, Sh.
S2 Perpustakaan UGM
III/d
Kasubag Pelayanan
3
Muji Isambina, S. Sos
S2 Perpustakaan UNPAD
III/c
Kasubag Teknis
4
V. Juminten
SLTA
III/b
Kasubag TU
5
Sri Lestari Kristiani, ST
TI UPN dan kursus Perp
III/b
Staf
6
Sarimin
SLTA+Kursus Perp
III/a
Fugsional Pustakawan
7
Basir Umaryadi
SLTA+Kursus Perp
III/a
Fugsional Pustakawan
8
Bambang Eko Sunaryo
SLTA+Kursus Perp
III/a
Fugsional
Pustakawan 9
Eko Yuli Wahyuningsih
SLTA+Kursus Perp
III/a
Fugsional Pustakawan
10
Bugel Suryanto
SLTA+Kursus Perp
III/a
Fugsional Pustakawan
11
Darsini, A.Md
D3 Perp. UGM
III/a
Staf
12
Enni Suparni, A.Md
D3 Perp. UGM
III/a
Fugsional Pustakawan
13
Muhardono
SLTA+Kursus Perp
II/d
Staf
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Memiliki bagian penting, yaitu Bagian Teknik, Bagian Pelayanan dan bagian TU yang masing-masing dikepalai oleh kepala bagian: berikut adalah tugas pokok tiap-tiap bagian: 1. Tugas Kepala UPT Perpustakaan: a. Merencanakan program kerja dan anggaran pertahun b. Melaksanakan kegiatan sesuai yang diprogram dalam rangka pengembangan dan peningkatan mutu layanan dan SDM di Perpustakaan. c. Mengatur/mengelola
setiap
aktivitas
yang
dilaksanakan
di
perpustakaan dan mendelegasikan sebagai tugas kepada publik dan staf. d. Melakukan pembinaan personil dan meningkatkan kualitas SDM antara lain: mengirim staf untuk mengikuti diklat, seminar, loka karya di bidang perpustakaan.
e. Memberikan motivasi kepada setiap pegawai agar maju dan berkembang. f. Melaksanakan tugas sesuai dengan perintah pimpinan, khususnya dalam mengembangkan perpustakaan agar dapat menjadi pusat informasi di UPN “Veteran” Yogyakarta dan memberikan laporan secara rutin pertahun kepada pimpinan. g. Meningkatkan kesejahteraan staf. h. Melakukan evaluasi terhadap kinerja staf. 2. Tugas Pokok Kasubag Pelayanan: a. Melakukan program kerja yang sudah direncanakan UPT Perpustakaan. b. Mengatur dan mengelola setiap bagian di bidang layanan. c. Meningkatkan mutu layanan dengan memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat serta bersifat ramah. d. Memberi motifasi kepada staf di bawahnya agar dapat memberikan layanan yang baik. e. Melakukan pembinaan personil yang berada di bawahnya. f. Memberikan laporan statistik dan data secara rutin kepada kepala UPT Perpustakaan. 3. Tugas Pokok Kasubag Teknik: a. Melaksanakan program kerja yang sudah direncanakan UPT perpustakaan. b. Mengatur dan mengelola staf di bawahnya.
c. Melaksanakan
tugas-tugas
bagian
pengadaan,
entri
data,
pemeliharaan bahan pustaka. d. Melakukan pembinaan personil yang berada di bawahnya. e. Memberikan
laporan
secara
rutin
kepada
kepala
UPT
Perpustakaan. 4. Tugas Pokok Kasubag TU: a. Melaksanakan program kerja yang sudah direncanankan UPT perpustakaan. b. Melaksanakan tugas-tugas administrasi dan ke-tata usaha-an. c. Melaksanakan tugas-tugas di bidang keuangan dan anggaran. d. Memberikan
laporan
secara
rutin
kepada
Kepala
UPT
Perpustakaan
UPN
Perpustakaan.
Perpustakaan
Perguruan
Tinggi,
UPT
“Veteran” Yogyakarta memberikan pelayanan kepada : 1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari berbagai fakultas antara lain: a. Fakultas Teknologi mineral, dengan jurusan: 1) Teknik Geologi. 2) Teknik Pertambangan. 3) Teknik Perminyakan. 4) Teknik Lingkungan
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan: 1) Teknik Kimia 2) Teknik Industri 3) Teknik Informatika c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan: 1) Sosial Ekonomi Pertanian 2) Ilmu Tanah Pertanian 3) Pertanian Agronomi d. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, dengan Jurusan : 1) Hubungan Internasional 2) Administrasi Niaga 3) Komunikasi Jurnalistik e. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan: 1) Ekonomi Menejemen 2) Ekonomi Pembangunan 3) Ekonomi Akuntansi f. Pasca sarjana, dengan jurusan: 1) Magister Manajemen (MM) 2) Magister Teknik Pertambangan (MTA) 3) Magister Ilmu Ekonomi (MIE) 4) Magister Teknik Geologi (MTG) 5) Magister Manajemen Agrobisnis (MMA) 6) Magister Teknik Industri (MTI)
2. Dosen Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta. 3. Sataf Administrasi UPN” Veteran” Yogyakarta. 4. Mahasiswa dari luar dengan syarat membuat kartu baca dengan biaya Rp. 10.000,00, berlaku selama satu semester (6 bulan) Rekapitulasi jumlah anggota UPT Perpustakaan tahun 2008, sebagai berikut. Tabel. 3 Rekapitulasi Jumlah Anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Tahun 2008 NO
STATUS
JUMLAH/ORANG
KEANGGOTAAN 1
Mahasisiwa
12.754
2
Dosen / Pegawai
231
3
Anggota Luar (Kartu Baca)
473
Jumlah
13.458
Sumber: Dokume
n UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Adapun rekapitulasi rata-rata jumlah pengunjung per hari UPT Perpustakaan tahun 2008 adalah: Tabel. 4 Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Per Hari UPT Perpustakaan UPN ”Veteran” Yogyakarta Tahun 2008 NO
PENGUNJUNG DI
JUMLAH/ORANG/HARI
1
Ruang Sirkulasi
540
2
Ruang Baca & Referensi
256
3
Ruanga Penelusuran
20
Jumlah
816
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
G. Sarana dan Prasarana Perpustakaan Sarana dan prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: 1. Furniture: a. Meja/kursi layanan b. Meja/kursi belajar c. Meja layanan d. Meja komputer e. Almari katalog f. Almari tas (locker) g. Almari dan rak display kaca h. Rak buku i. Rak majalah dan Koran j. Rak buku dorong k. Filling Kabinet l. Papan Koran m. Papan pengumuman
n. White board o. Hiasan dinding 2. Peralatan Elektronik: a. Mesin foto copy b. Komputer dan Printer c. Mesin ketik d. Ac e. Kipas angin f. Vacum cleaner g. Alat laminating dan scanner 3. Audio Visual: a. Tape recorder b. Sound system c. Televisi d. Speaker computer 4. Peralatan lain: a. Pesawat telepon b. Pesawat airphone c. Jam dinding dan lampu penerangan
H. Kegiatan Perpustakaan Kegiatan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
1. Pelayanan Teknis Kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, adalah: a. Pengadaan Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam proses pengadaan bahan koleksi adalah dengan cara pembelian, hadiah, dan juga dengan pengadaan. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai dengan cara menyediakan kotak saran. b. Pengolahan Pengolahan buku baru atau koleksi baru yang masuk ke UPT Perpustakaan, dimulai dari: 1) Cek fisik buku Pengecekan keadaan fisik buku meliputi: jumlah buku yang harus sesuai dengan pesanan, keadaan bagus. 2) Klasifikasi Kegiatan untk mengelompokkan atau pembentukan kelas terhadap bahan pustaka berdasarkan pada ciri-ciri yang sama. 3) Pengecapan Memberikan tanda atau ciri dengan stempel cap perpustakaan pada buku, baik berasal dari pembelian, hadiah, maupun tukar menukar . Untuk menyatakan bahwa buku itu milik perpustakaan. 4) Inventaris
Adalah kegiatan pencatatan setiap eksemplar buku dalam buku induk
nomor
inventaris
mencatat
pada
buku
yang
bersangkutan. a) Cap milik dan inventaris buku yaitu : cap atau stempel yang terdiri dari kolom-kolom nomor inventaris dan tanggal pada waktu buku didaftar pada buku inventaris. b) Pelabelan dan pemberian barcode, kegiatan pemberian kode barcode dan label buku sesuai dengan yang sudah di klasifikasikan di temple pada punggung buku. 5) Input data Yaitu kegiatan pemasukan data buku ke dalam komputer. c. Perawatan 1) Pengaturan koleksi supaya tidak rusak dan tetap rapi. 2) Mengatur suhu udara dengan cara memasang AC. 3) Merendam cahaya matahari
yang masuk dengan cara
memasang tirai. 4) Membersihkan ruangan untuk mencegah buku dari seranggaserangga pengerat. 2. Pelayanan Pemakai Kegiatan pelayanan pemakai yang terdapat di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: a. Pelayanan Sirkulasi.
UPT
Perpustakaan
“Veteran”
Yogyakarta
sudah
melakukan kegiatan sirkulasi secara terotomasi melalui komputer. Layanan sirkulasi ini dilakukan dengan sistem terbuka (open access). Yaitu cara peminjaman pustaka dengan memberi kesempatan pada pengunjung untuk mengambil pustaka sendiri. Jenis layanan yang terdapat di dalam layanan sirkulasi ini, antara lain: 1) Peminjaman dan Pengembalian Buku. Untuk peminjaman maksimal 2 buah buku, tidak boleh sama judulnya dan mempunyai batas waktu 10 hari, dapat diperpanjang satu kali. Apabila terlambat mengembalikan maka dikenai denda sebesar RP. 500,00 per hari/buku. 2) Penelusuran Buku. Agar
mempermudah
pengunjung
dalam
penelusuran
buku/koleksi disediakan fasilitas berupa komputer (OPAC) atau dapat bertanya langsung pada petugas perpustakaan. 3) Pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota) Dengan syarat sebagai berikut: a) Mengisi blangko pendaftaran. b) Meyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 satu lembar. c) Membayar biaya administrasi sebesar RP. 3000,00. 4) Pembuatan Surat Keterangan Bebas Pustaka. Syarat-syarat adalah:
a) Mahasiswa/anggota sudah tidak memiliki pinjaman. b) Mengisi blanko pendaftaran. c) Menunjukkan kartu anggota bila punya. d) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 satu lembar. e) Membayar biaya administrasi Rp. 5000,00. b. Pelayanan referensi Layanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai perpustakaan. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dilakukan secara terbuka (open access), dan penelusuran dapat dilakukan melalui komputer (OPAC). Koleksi di referensi tidak dipinjamkan hanya boleh di copy, untuk mempermudah pengenalan maka koleksi referensi di beri kode “R” dan lebel buku berwarna hijau. c. Pelayanan Koleksi Cadangan Dalam koleksi
cadangan, koleksinya lebih lengkap
dibanding dengan koleksi dalam ruang sirkulasi. Hal ini disebabkan koleksi di ruang cadangan hanya ada satu eksempalar dari setiap koleksi yang ada ruang sirkulasi. Koleksi di ruang cadangan hanya dipinjamkan pada hari jumat sore pukul 15.0017.00 WIB peminjaman maksimal 2 buah buku dan dikembalikan pada hari senin paling lambat pukul 10.00 WIB. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian maka dikenai denda sebesar Rp.
1000,00 per buku/jam. Syarat peminjaman harus meninggalkan KTA (Kartu Tanda Anggota). d. Pelayanan Koleksi di Ruang Penelitian. Koleksi yang terdapat di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen, sekripsi, tesis, dan disertasi. Koleksi ini tidak dapat dipinjamkan tetapi dapat di foto copy sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu bisa difoto copy pada bab 1 saja karena untuk menghindari kerusakan proses penjiplakan pada bahan pustaka tersebut. e. Pelayanan Penelusuran Informasi. Dalam layanan ini terdapat berbagi jenis layanan yang dapat ditelusuri melalui komputer (internet), antara lain: 1) Penelusuran informasi melalui internet. 2) Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat Guna (TTG), Paten. 3) Penelusuran BEJ ( Bursa Efek Jakarta) 4) Penelusuran lewat CD-ROM, mengenai jurnal ilmiah, artikel dan lain-lain. 5) Penelusuran Kumpulan Berita Indonesia (kliping elektronik) 6) Penjualan produk bakosurtanal berupa peta bumi, peta lepas pantai Indonesia dan atlas. 3. Pelayanan Administrasi
Kegiatan pelayanan administrasi
yang dilakukan di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: a. Melayani Tata Usaha Perpustakaan dalam hal surat menyurat dan penyimpanan dokumen. b. Melayani urusan keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan. c. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang keseluruhan kegiatan perpustakaan pada Rektor. d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyedia barangbarang habis pakai untuk keperluan perpustakaan. I. Tata Tertib Perpustakaan Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: 1. Jam Layanan Waktu pelayanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah: Tabel 5 Waktu Layanan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta Hari Senin S/D Kamis
Pukul Pagi
: 08.00 – 12.00
WIB Istirahat
: 12.00 – 13.00
WIB Sore/malam
: 13.00 – 17.00
WIB Jumat
Pagi
: 09.00 – 11.30
WIB Istirahat
: 12.00 – 13.00
WIB Sore/malam
: 13.00 – 17.00
WIB Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Keanggotaan Syarat menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah : a. Membawa/menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) bagi mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta. b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp.3000,00 dan kartu berlaku sampai 1 tahun akademik. c. Untuk anggota luar UPN “Veteran” Yogyakarta harus membawa surat pengantar dari fakultas dan membayar biaya administrasi sebesar Rp. 10.000,00. Kartu ini berlaku untuk 6 bulan (satu semester) dan hanya digunakan sebagai kartu baca tidak untuk meminjam bahan pustaka.
Kartu anggota setiap pergantian tahun akademik berganti warna, ini untuk mempermudah petugas mengetahui apakah kartu sudah di perpanjang apa belum. Warna kartu anggota berbeda-beda baik untuk mahasiswa, dosen/pegawai UPN “Veteran” Yogyakarta dan anggota luar UPN. 3. Sangsi Sangsi yang diberikan kepada para anggota UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain: a. Keterlambatan pengembalian buku koleksi untuk di ruang sirkulasi dikenalkan denda sebesar Rp. 500,00 per buku/hari. b. Untuk keterlambatan pengembalian koleksi buku di ruang cadangan di kenakan denda sebesar Rp. 1000,00 per buku/jam.
J.
Sumber Dana Dana yang tersedia untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, berasal dari pusat yaitu Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman.
Dana
yang
diterima
setiap
tahun
kurang
lebih
Rp.500.000.000,00 yang di alokasikan menjadi dua bagian: 1. Sebagai
dana
operasional
rutin,
kurang
lebih
sebesar
Rp.150.000.000,00 yang disalurkan untuk, pemeliharan dan perbaikan pustaka, perawatan sarana dan prasarana perpustakaan, belanja tamu. 2. Dana barang modal, kurang lebih sebesar Rp.350.000.000,00 digunakan untuk pengadaan koleksi dan alat-alat elekronik.
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisa Pelayanan UPT layanan
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, menyediakaan
Penelusuran
perpustakaan
Informasi.
Layanan
penelusuran
informasi
yang biasanya diketahui oleh pemustaka adalah sistem
otomasi perpustakaan yang mengacu pada OPAC, namun di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta berbeda dengan perpustakaan perguruan tinggi yang lain. Penelusuran informasi memiliki ruangan sendiri, dan memiliki berbagai layanan baik secara otomasi maupun secara manual. Layanan ini menjadi unggulan Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta karena tidak semua perpustakaan memiliki layanan ini.
1. Latar belakang Pelayanan Penelusuran Informasi Adanya layanan Penelusuran Informasi di UPT perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ini, antara lain dilatarbelakangi oleh: a. Mendekatkan pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka. b. Permintaan pemustaka untuk menambah layanan di perpustakaan. c. Kebutuhan di era informasi saat ini mengharuskan perpustakaan menyediakan informasi yang mudah ditelusur oleh pemustaka.
d. Meningkatkan pengetahuan bagi para mahasiswa dan petugas dengan memberi pembelajaran tentang penggunaan layananlayanan penelusuran informasi.
2. Jenis Layanan Penelusuran Informasi. a. Layanan jurnal CD-ROM (ProQuest) ProQuest adalah sebuah vendor database online di luar negeri. Layanan jurnal dalam bentuk CD-ROM ini menyediakan 4(empat) jenis database, antara lain: 1) Applied science and Technology Plus (ASTP) Jurnal ilmiah bidang Science and Teknology dalam bentuk abstrak dan full image. 2) Business Periodical Research On Disc Research (BPO) Jurnal ilmiah di bidang bisnis dan ekonomi, dalam bentu abstrak dan full image. 3) Agricultur Merupakan jurnal ilmiah dalam bidang pertanian dalam bentuk abstrak dan full image. 4) Agricola Jurnal ilmiah dalam bidang pertanian dalam bentuk abstrak. 5) Wilson Humanities Society Jurnal ilmiah bidang ilmu sosial dan humaniora dalam bentuk full text
Layanan jurnal ProQuest di bagi menjadi 2(dua) jenis: 1) Layanan On-Line Adalah sebuah data base yang disediakan oleh pangkalan data proQuest untuk diakses melalui internet. Di bedakan menjadi 3(tiga) macam bidang, yaitu:
a) ABI/INFORM (R) Research Layanan ini mencakup bidang bisnis, keuangan, dan ekonomi. Jenis ini dalam bentuk journals, company profiles, dan wall street jounal. b) Agricultural Journals Layanan ini mancakup bidang pertanian dalam bentuk jurnal dan majalah. c) Applied Science and Technology Plus (ASTP) Layanan ini mencakup bidang teknologi dalam bentuk jurnal dan majalah. 2) Layanan 0ff-line Adalah sebuah database yang disediakan oleh pangkalan data ProQuest yang hanya bisa diaksses dari internal UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta. Layanan jurnal off-line ini di dalamya hanya terdapat informasi tentang subyek tertentu yang telah disediakan, dan penelusuran lebih lanjut dengan menggunakan CD-ROM.
Dalam layanan jurnal on-line dan off-line ini, yang paling sering digunakan oleh pengguna adalah jurnal off-line karena data lebih
lengkap
dan
cara
penelusuran
untuk
informasinya lebih mudah. Alamat ProQuest 1) UPN WWW.Proquest.com / pqdweb ID : 3GSXPJGGJ6 Pasword : uptupnyk 2) Kopertis WWW.Proquest.com / pqdweb ID : ………….. Password : ID dan Pasword kopertis tiap bulan up date. Jenis-jenis koleksi: 1) UPN a) ABI / INFORM (R) Research b) ProQuest Science Jurnalis 2) Kopertis a) ProQuest Science Journal b) ProQuest Biology c) ProQuest Computing d) ProQuest Telecommunication
mendapatkan
e) Academic Research Library
b. Layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ) Bursa Efek Jakarta (BEJ atau JSX) adalah sebuah bursa saham di Jakarta, Indonesia. Bursa Efek Jakarta merupakan salah satu bursa tempat di mana orang memperjual belikan efek di Indonesia. Database Bursa Efek Jakarta menyediakan 4 (empat) macam informasi laporan keuangan suatu perusahaan yang sudah terdaftar di Bursa Efek Jakarta yang di update setiap bulan.
1) Financial Highlight (Ringkasan Keadaan Keuangan) “Adalah suatu laporan yang mencakup keadaan keuangan fianansial perusahaan, pada tanggal tertentu/untuk setiap peiode.” (Winardi,1989: 210) 2) Interim Report ( Laporan Interim) “Adalah laporan sementara mengenai kondisi atau posisi keuangan perusahaan” (Winarno, 2003: 275) 3) Audited Annual Financial ( Laporan Keuangan Tahunan) Adalah laporan yang diterbitkan atau dipublikasikan para direktur perusahaan perseroan yang ditunjukan untuk para pemegang saham. Laporan ini dapat berupa neraca, laporan labarugi, laporan akuntan dan laporan direktur. (Winarno, 2003: 27).
4) Prospectus (Prospektus)
“Adalah selebaran yang dikeluarkan suatu perusahaan atau badan pemerintah yang ditujukan untuk kepentingan informasi kepada calon investor tentang rencana pengeluaran sekuritas” (Winarno, 2003: 362)
Database BEJ menyediakan data yang berupa laporan keungan dari berbagai sektor perusahaan, antara lain: 1) Minning sector/sector pertambangan. 2) Basic industry and chemical sector/sector industry kimia 3) Various industry 4) Consumers good industry/sector industri makanan 5) Property and real estate sector/sector property dan real estate 6) Infrestrukture,
utility,
and
transportation
sector/sector
infrastruktur, utility dan transportasi 7) Financial sector, bank/sector keuangan bank. 8) Financial sector, non bank/sector keuangan bukan bank 9) Trade, servis and investment sector/sector perdagangan, servis, dan investasi. c. Layanan Database PDII-LIPI Hasil kerjasama perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dengan
PDII-LIPI
Jakarta
nomor
148/J.I.3/KS/2004,
04/UPN/PKS/III/2004. Merupakan database yang dikemas dalam bentuk digital menggunakan media CD-ROM yang berisi seluruh koleksi.
PDII adalah salah satu unit kerja di bawah LIPI. Pada awalnya PDII - LIPI mempunyai nama Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN). Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) - LIPI mempunyai tugas untuk melaksanakan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi dan informasi ilmiah, sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh ketua LIPI. Jenis-jenis koleksi PDII-LIPI. 1) Buku 2) Tesis 3) Seminar 4) Laporan Penelitian 5) Karya Ilmiah 6) Paten Indonesia 7) Paten Asing 8) Jurnal Indonesia dan Asing 9) Teknologi tepat guna 10) Koleksi Mikrofis / Mikrofilm 11) Koleksi Ilmu Sosial 12) Artikel dan Makalah 13) Artikel Jurnal Asing 14) Fulltext Artikel Asing 15) Kliping Koran 16) Sari Laporan Penelitian
17) Full Text Artikel Majalah Asing 18) Riset Unggulan Terpadu d. Layanan Outlet Peta Peta adalah gambaran permukaan bumi pada bidang datar dengan skala tertentu melalui suatu sistem proyeksi. Outlet peta ini terbagi menjadi 2 : 1) Outlet Peta Pusat Survei Geologi Merupakan hasil kerjasama UPN “Veteran” Yogyakarta dengan pusat survey geologi (PSG) Bandung. Outlet ini menyediakan : a) Peta Geologi terdiri : (1) Peta Geologi Skala : 1:100.000 1:250.000 (2) Peta Geologi Regional Skala : 1: 500.000 1: 1.000.000 1: 5.000.000 (3) Peta Geologi Rinci Skala : 1: 50.000 1: 100.000 b) Peta Anomali Bouguer Skala : 1:
100.000
1:
250.000
1: 2.000.000 1: 5.000.000 c) Peta Tematik (1) Peta geologi kuarter (2) Peta geomorfologi (3) Peta seismotektonik d) Peta skala 1: 5.000.000 (1) Peta bahaya goncangan gempa bumi Indonesia (2) Peta wilayah rawan bencana gempa bumi Indonesia (3) Peta arah kemangnetan purba di Indonesia (4) Peta sebaran umur radiometri Indonesia (5) Peta seismotektonik Indonesia 2) Outlet peta Bakosurtanal Merupakan hasil kerjasama UPN “Veteran” Yogyakarta dengan badan Koordinasi Survey dan Pemetaan Nasional (Bakosurtanal). Outlet ini merupakan yang ke 3 di DIY. Jenis-jenis peta: a) Peta RBI (Rupa Bumi) Skala : 1: 250.000 1: 50.000 1: 25.000 1: 500.000
b) Peta LLN (Lingkungan Laut Nasional) c) Peta LPI (Lingkungan Pantai Indonesia) Skala : 1: 250.000 1: 50.000 d) Peta Foto Skala : 1: 50.000 e) Atlas Dinding f) Atlas sumber daya nasional pengguna tanah g) Atlas sumber daya kelautan 2006 h) Atlas Indonesia form space i) Atlas pulau-pulau kecil terluar e. Layanan Internet Definisi INTERNET : Internet merupakan hubungan antar berbagai jenis komputer dan jaringan di dunia yang berbeda sistem operasi
maupun
aplikasinya
di
mana
hubungan
tersebut
memanfaatkan kemajuan media komunikasi (telepon dan satelit) yang menggunakan protokol standar dalam berkomunikasi yaitu protokol TCP/IP. Fungsi : Internet merupakan media komunikasi dan informasi modren.
Beberapa keunggulannya antara lain yaitu:
1) Bersifat global tanpa batas 2) Tersedia berbagai macam informasi 3) Sarana komunikasi yang efektif dan efisien untuk berbagai keperluan, 4) Biaya lebih ringan Internet ibarat lautan ilmu pengetahuan dan informasi yang tak bertepi yang siap dijelajahi dan dieksplorasi. Internet merupakan sarana informasi terkini yang begitu luas cakupannya dan siap memenuhi kebutuhan user-nya Dalam perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi berhubungan erat dengan internet. Internet juga membantu kelancaran pelayanan diperpustakaan, mempermudah pemustaka dalam penelusuran informasi. B. Mekanisme Layanan Penelusuran Informasi 1. Pemustaka datang ke perpustakaan menuju ruang penelusuran informasi 2. Pustakawan bertanya kepada pemustaka, informasi apa yang akan ditelusur/dibutuhkan 3. Pustakawan memberikan bimbingan seperti : a. Langkah-langkah menelusur jurnal Pro-Quest 1) Klik Pro-Quest 2) Pilih salah satu data base :
a) ABI / INFORM (R) Rsearch b) Applied science teknologi plus 3) Klik ok 4) Tulis pada kolom lalu klik search for 5) Klik kolom text display ( untuk melihat ke abstrak ) 6) Klik page image display ( masukkan CD yang sesuai yang muncul di fll text : th/bln/th) b. Cara menelusur BEJ (Bursa Efek Jakarta) Langkah menelusur Laporan Keuangan Bursa Efek Jakarta 1) Klik icon BEJ 2) Klik file (JSXPCXS INDEX FILES \ JSXPCFS) 3) Pilih salah satu : a) Stock code b) Listend company name c) Report type (1) Audiced annual report (2) Financial high light (3) Interim report (4) Prospectus d) Industri or sector e) Year 4) Klik browse choices 5) Klik 2x / klik code / klik paste
6) Klik execute query (go) 7) Klik 2x pada full report display (laporan keuangan penuh) 8) Klik query screen (mengganti pencarian) (lebih jelas dilihat pada lampiran 12,hal 75,76) Langkah-langkah Pencarian Data Saham 1) Klik data saham 2) Pilih file data saham a) Announcement date b) Emiten List c) Jll Quotation d) LQ - 45 e) Stock Split f) Listed g) Market Index h) Stock Summary i) Dividen j) IPO k) Right Issue 3) Membuka data saham a) Klik 2x b) Klik open c) Pilih tahun yang diinginkan 4) Untuk mencari perusahaan qursor ditaruh kode perusahaan
a) Klik edit pilih find (tulis kode perusahaan) b) Klik find next c) Blok perusahaan yang diinginkan klik kanan copy buka program Microsoft excel klik kanan paste special d) Klik text e) Klik
ok
(lebih jelas dilihat pada lampiran 11,hal
73,74) c. Langkah-langkah Menelusur Data PDII-LIPI 1) Masukkan CD data 2) Pilih dokumen yang dicari : a) Buku b) Tesis c) Seminar d) Laporan Penelitian e) Karya Ilmiah f) Paten Indonesia, dll. 3) Klik 2x sesuai pilihan 4) Klik cari (muncul beberapa pilihan) 5) Seleksi sesuai pilihan 6) Print untuk pesan d. Langkah-Langkah Pencarian Peta 1) Pencarian Peta Rupa Bumi
Peta tersedia indeks perpropinsi/indek cakupan data kabupaten atau kota diantaranya: a) Sumatera b) Kalimantan dan Sulawesi c) Jawa, Bali dan Nusa Tenggara Pilih salah satu kabupaten untuk menentukan nomor lembaran peta dan nama lembar yang akan dicari. 2) Pencarian Peta Geologi a) Sumatera (1) Sumatera bagian utara (2) Sumatera bagain selatan b) Jawa (1) Jawa Tengah (2) Jawa Barat (3) Jawa Timur c) Nusa Tenggara Timur d) Kalimantan (1) Kalimantan bagain utara dan natura (2) Kalimantan bagian selatan e) Sulawesi / Button f) Maluku g) Papua (1) Papua bagai utara
(2) Papua bagain selatan Dan masing-masing mengacu pada index yang telah tersedia.
C. Tingkat Kunjungan Pengunjung ruang penelusuran informasi diperkirakan sekitar 25 orang per hari. Jumlah pengunjung tidak dapat dianalisis secara tepat karena para pengunjung di ruang penelusuran ini kadang-kadang tidak mengisi daftar persensi pengunjung yang sudah disediakan oleh pustakawan, hal ini disebabkan kurangnya jumlah pustakawan dan sosialisasi tentang peraturan di ruang layanan penelusuran informasi.
D. Hambatan-hambatan Dalam layanan tidak selalu sesuai dengan yang diharapkan, akan ditemui beberapa hambatan: 1. Tidak adanya Genset Tidak adanya pembangkit listrik cadangan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta akan merugikan pemustaka yang sedang melakukan penelusuran, karena para pengguna harus menunggu sampai aliran listrik hidup kembali. 2. Tidak semua pemustaka mengenal layanan Penelusuran Informasi
Banyak pemustaka yang masih bingung dalam melakukan penelusuran, mereka masih membutuhkan bimbingan dari pustakawa, oleh sebab itu maka perlu melakukan promosi pada tiap-tiap koleksi. 3. Tidak adanya tenaga Teknisi (TI) UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tidak memiliki teknisi yang dapat dihandalkan, sehingga jika terjadi kerusakan tidak dapat langsung di tangani dengan cepat. 4.
Ketidak puasan pemustaka menggunakan jurnal CD-ROM bentuk abstrak dan full image. Dari sekian banyak pemustaka yang menggunakan jurnal CDROM, sebagian besar pemustaka yang masih bertanya kepada pustakawan karena kurang jelas menggunakan CD-ROM dalam bentuk abstrak dan full image.
E. Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mengupayakan Genset Dalam layanan penelusuran informasi banyak menggunakan media elektronik seperti komputer, jika komputer yang digunakan tiba-tiba mati karena jaringan listrik padam, pemustaka akan merasa dirugikan
karena hasil penelusuran yang sudah ditemukan tidak dapat mucul pada saat komputer hidup kembali. Upaya agar pemustaka tidak merasa dirugikan yang diakibatka oleh aliran listrik yang padam, maka UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu menyediakan sebuah genset agar layanan penelusuran tetap berjalan terus walaupun aliran listrik padam. 2. Melakukan promosi dan pendidikan pemustaka Layanan ini akan berhasil bila komunikasi antara pemustaka dan pustakawan dapat tercipta dengan baik, pustakawan memberikan bimbingan dan arahan tentang apa yang ingin dicari di ruang penelusuran. Peran pustakawan disini sangat besar guna kelancaran penelusuran dan ditunjang oleh beberapa aspek peralatan seperti komputer, indeks, CD-ROM, dan juga pustakawan yang mengerti penelusuran dengan media digital, juga para pemustaka yang memahami proses penelusuran. UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu melakukan promosi untuk memperkenalkan layanan informasi kepada pemustaka apa saja, yang terdapat di ruang layanan penelusuran informasi dan bagai mana cara penelusuranya. Agar efektifitas penggunaan layanan dapat tercapai. 3. Pustakawan di berikan kursus tentang TI. UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memberikan kursus secara bergilir pada pustakawan, dengan kursus yang berbeda-beda.
Upaya ini dilakuakan untuk mengurangi ketergantungan perpustakan pada pihak luar, sehingga jika terdapat hambat-hambatan seperti komputer terkena virus, dapat dengan cepat ditangani. 4. Menyediakan jurnal dalam bentuk full text UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta hendaknya menyediakan juga jurnal dalam bentuk full text. Untuk mengntisipasi pemustaka yang kesulitan menggunakan jurnal CD-ROM dalam bentuk abstrak dan full image.
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Dari beberapa pembahasan yang penulis sampaikan di depan, dapat ditarik kesimpulan sebagai brikut: 5. Jenis layanan yang ada pada bagian pelayanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah, layanan jurnal CD-ROM (ProQuest), layanan Bursa Efek Jakarta (BEJ), layanan Database PDII-LIPI, layanan Outlet Peta, Layanan Internet. 6. Prosedur layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran”
Yogyakarta
yaitu,
Pemustaka
datang
ke
perpustakaan menuju ruang penelusuran informasi, pustakawan bertanya
kepada
pemustaka,
informasi
apa
yang
akan
ditelusur/dibutuhkan, pustakawan memberikan bimbingan seperti : Langkah-langkah menelusur jurnal Pro-Quest, Cara menelusur BEJ (Bursa Efek Jakarta), Langkah-langkah Menelusur Data PDII-LIPI, Langkah-Langkah Pencarian Peta. 7. Hambatan-hambatan yang ada pada bagian layanan penelusuran informasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah, tidak adanya genset, tidak semua pemustaka mengenal
sudah
layanan penelusuran informasi, tidak adanya tenaga
teknisi, ketidak puasan pemustaka menggunakan jurnal CE-ROM bentuk abstrak dan full image. 8. Untuk mengatasi beberapa hambatan tersebut UPT Perpustakaan UPN
“Veteran”
Yogyakarta
mengtasinya
dengan
cara,
mengupayakan genset, melakukan promosi dan pendidikan pemustaka, pustakawan di berikan kursus tentang TI, dan menyediakan jurnal dalam bentuk full text. 9. Layanan penelusuran informasi ini menjadi layanan unggulan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Karena tidak semua perpustakaan memiliki layanan ini. B. SARAN Saran yang dapat di sampaikan untuk UPT Perpustakan UPN “Veteran” Yogyakarta, sebagai berikut: 1. Mengupayakan Genset agar layanan perpustakaan tidak terganggu, jika aliran listrik mati, terutama di ruang layanan penelusuran informasi 2. Untuk
meningkatkan
pelayanan
kepada
pemustaka,
UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta perlu menambah pustakawan yang mempunyai keahlian dibidang TI, karena Sumber Daya Manusia yang ada sekarang di rasa masih kurang. 3. Pengiriman pustakawan untuk memperdalam ilmu dibidang Teknologi Informasi melalui kursus dan diklat, sebaiknya
dilanjutkan secara terus menerus dan berkelanjutan, untuk menenggulangi dengan cepat jika terjadi trouble. 4. Untuk mengurangi ketidak puasan pemustaka yang menggunakan jurnal CD-ROM bentuk abstrak dan full image, perlu di perbanyak jurnal CD-ROM dalam bentuk full text.
DAFTAR PUSTAKA Basuki, Sulistiyo. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, Rosda Grup. Basuki, Sulistiyo. 1999. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1989. Jakarta: Balai Pustaka. NS. Sutarno. 2004. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Samitra Media Utama Qulyubi, Syihabudin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jogjakarta: IAIN Sunan Kalijga. W. Gulon. 2004. Metode Penelitian. Jakarta: Grafindo. Winardi. 1989. Kamus Ekonomi. Bandung: Pusat Grafika. Winarno, Sigit. 2003. Kamus Besar Ekonomi. Bandung: Pusat Grafika.
