PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET (STUDI KASUS PADA PT.CIPTAKRIDATAMA)
Suhairi Program Magister Sistem Informasi Universitas Gunadarma
[email protected]
ABSTRAK Di era globalisasi ini, setiap perusahaan membutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu informasi yang dibutuhkan ialah informasi aset yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Jumlah aset yang besar dan tersebar di berbagai cabang membutuhkan manajemen yang baik. Untuk mengatasi hal ini PT. Ciptakridatama merancang suatu sistem informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi permintaan aset, persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset. Secara umum pendekatan yang dipakai penulis ialah pengumpulan data, analisa serta merancang sistem berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan.. Rancangan ini diharapkan dapat mempercepat proses dan mempermudah penelusuran suatu aset.
Kata kunci: Aset, sistem informasi, manajemen, uml
1
2
PENDAHULUAN Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan maka jumlah aset juga akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Aset adalah barang tidak habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu perusahaan. Saat ini perusahaan PT.Ciptakridatama (CK) belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam pembuatan permintaan aset. Permintaan aset masih menggunakan dokumen yang harus ditandatangani oleh manejemen dann data aset masih disimpan dalam bentuk file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan karena penelusuran permintaan aset lebih sulit dan proses dokumen lebih lama Untuk mengatasi hal ini PT.CK berusaha untuk membuat suatu sistem untuk manajemen aset terintegrasi yang meliputi permintaan aset, persetujuan permintaan, pembelian, register aset, pengiriman aset, dan penerimaan aset. Rancangan sistem ini diharapkan dapat melengkapi berbagai kekurangan pada sistem yang lama diantaranya yaitu sistem yang terintegrasi mulai dari permintaan, persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset sehingga memudahkan dalam penelusuran suatu aset.
3
Dengan mengacu kepada pembicaraan diatas, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT.CK dengan menggunakan sistem informasi yang ada sekarang. Pada umumnya masalah-masalah tersebut terdapat dari permasalahan di bawah ini : 1. Sistem manajemen aset yang saat ini berjalan prosesnya belum sepenuhnya terhubung karena masih sebagian masih dilakukan secara manual sehingga penelusuran aset lebih sulit. 2. Adanya peraturan dari grup perusahaan untuk menyimpan data aset di sistem ERP hanya untuk aset yang nilainya dua juta rupiah atau lebih agar lebih mudah dimonitor. Hal ini menyebabkan banyak aset yang nilainya kurang dari nilai tersebut tidak tercatat. 3. Persetujuan permintaan aset cukup lama dan lebih sulit ditelusuri. 4. Kurangnya efisiensi waktu dan biaya. Belum adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan pembuatan berbagai laporan aset menjadi lebih sulit. Selain itu dari sisi biaya penggunaan kertas dan tinta menyebabkan biaya lebih tinggi.
TINJAUAN PUSTAKA Aset adalah sumber daya yang mempunyai manfaat ekonomik masa datang yang cukup pasti atau diperoleh atau dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu.
4
Aset mempunyai sifat sebagai manfaat ekonomik dan bukan sebagai sumber ekonomik karena manfaat ekonomik tidak membatasi bentuk atau jenis sumber ekonomik yang dapat dimasukkan sebagai aset. Aset pada umumnya terbagi 2 yaitu aset tetap dan aset tidak berwujud. Aset tetap adalah aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan untuk digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan. Aset tetap diklasifikasikan berdasarkan kesamaan dalam sifat atau fungsinya dalam aktivitas operasi entitas tanah, peralatan, gedung bangunan, jalan dan sebagainya. Aset tidak berwujud adalah jenis aset yang tidak memiliki wujud fisik. Contoh dari aset ini adalah hak cipta, paten, merek dagang, rahasia dagang. Siklus manajemen aset mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen.
5
Gambar 1. Siklus manajemen aset Sumber: John Mitchell (2006)
Perencanaan aset meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengadaan aset merupakan peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan diluar tahun pembiayaan. Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian aset dan biaya yang berhunbungan dengannya yang merupakan
6
komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. Penghapusan aset adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk di rawat atau direhabilitasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil diskusi dengan user atau pihak yang berkepentingan, sistem yang ingin dikembangkan ialah sistem permintaan aset yang terintegrasi dari manajemen user, manajemen permintaan aset hingga barang diterima oleh pemohon. Pada dasarnya sistem ini terbagi dari tiga bagian utama yaitu manajemen user, permintaan aset dan administrasi aset. Beberapa hal yang di bisa di jabarkan dari proses manajemen aset adalah sebagai berkut: 1. Pembuatan user dan pengaturan approval oleh administrator. 2. Pembuatan dokumen permintaan atau pemindahan aset oleh user. 3. Penentuan strategi pengadaan barang oleh aset manager. 4. Persetujuan dari manajemen perusahaan. 5. Proses register aset oleh aset admin. 6. Pengiriman barang oleh aset admin. 7. Proses penerimaan barang oleh pemohon.
7
Perancangan use case sistem ini melibatkan lima aktor yang berperan dan delapan proses yang terdapat dalam sistem manajemen aset PT.CK.
Gambar 2. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset
Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah dibuat akan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu manajemen.
8
Persetujuan harus dilakukan oleh masing-masing manajer dari pemohon, aset manajer dan direktur yang bergantung dari nilai aset tersebut. Setelah proses pembuatan dilakukan proses selanjutnya ialah proses penentuan strategi pengadaan dan persetujuan dari pihak manajemen. Penentuan strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus menyetujui di level manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai diatas sepuluh juta rupiah, persetujuan akan melalui direktur. Manajer aset akan menentukan proses strategi pengadaan barang berdasarkan data yang dimiliki oleh depatemennya. Pada dasarnya proses pengadaan aset terbagi 3 yaitu purchase, transfer, rental. Proses ini akan menentukan pihak yang terlibat dalam persetujuan dari permintaan aset. Barang yang sudah disetujui oleh semua manajemen akan dibuat surat jalan melalui sistem dan dikirimkan ke pemohon yang bersangkutan untuk di proses melalui sistem. Pada saat aset diterima pemohon maka siklus permintaan aset dianggap selesai. Selanjutnya aset yang dimiliki akan melalui tahap operasional hingga waktu pakai aset tersebut habis. Dalam perkembangannya pengembangan perangkat lunak sistem ini memiliki banyak class, sehingga pengelompokan class tersebut menjadi sangat membantu pencarian sebuah class baik dari level yang lebih tinggi maupun menuju level yang lebih detail.
9
Sub User
Sub Permintaan Aset
com_PembuatanPermintaan
com_user
sub Asset
com_StrategiPengadaan
com_ApprovalSetting com_PersetujuanManajemen
com_InstruksiPengiriman
com_Aset
Gambar 3. Diagram Package Sistem Informasi Manajemen Aset
Pada diagram ini terlihat hubungan tiga class utama yaitu sub class user terhadap sub class permintaan aset dan sub class aset. Masing-masing sub class memiliki komponen – komponen yang terhubung antara yang satu dengan yang lain.
Gambar 4. Rancangan Form Permintaan Aset
10
Form pembuatan permintaan aset merupakan form input untuk membuat permintaan aset baru atau permintaan pemindahan aset. Form ini akan harus melalui persetujuan manajemen agar bisa diproses lebih lanjut hingga diterima oleh pemohon.
Gambar 5. Rancangan Form Administrasi Aset
Pada halaman ini terdapat dua tab yaitu General yang berisi detail data aset dan Location yang berisi lokasi aset dan history perpindahan aset. Pada halaman ini data aset dan perpindahannya bisa dilihat lebih detail seperti id, model dan status dari aset bisa dilihat atau diubah. Penghapusan atau disposal suatu aset juga dilakukan dari halaman ini. Berdasarkan pengamatan penulis, sistem yang berjalan sebelumnya pada dasarnya sudah memenuhi kebutuhan yang mendasar dari pengelolaan aset. Meskipun
11
demikian, terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi itu yaitu, antara lain permintaan aset masih menggunakan cara manual sehingga lebih sulit ditelusuri prosesnya, banyak barang yang masuk kategori aset menurut PT.CK tidak tercatat, proses keterlambatan barang sampai tujuan lebih sulit ditelusuri karena belum adanya sistem instruksi pengiriman barang yang mencatat detail pengiriman serta kesulitan dalam pembuatan laporan permintaan aset dan laporan aset yang dimiliki. Pada sistem yang dikembangkan ini kendala pada sistem yang berjalan sebelumnya sudah bisa diatasi karena di sistem yang dirancang memiliki kelebihan diantarnya mulai permintaan aset, pemindahan aset hingga aset diterima dan digunakan sudah terintegrasi didalam sistem. Selain itu data aset yang dimiliki lebih lengkap mulai dari aset yang berharga murah hingga unit yang produksi yang berharga mahal Instruksi pengiriman merupakan salah satu proses yang dirancang dalam sistem yang baru ini sehingga bisa diketahui kapan aset dikirim dan diterima oleh user. Laporan permintaan aset dan aset yang dimiliki sudah terakomodasi dalam sistem ini sehingga memudahkan tugas dari departemen aset dalam melakukan tugasnya untuk manajemen aset.
KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis permasalahan sampai dengan proses perancangan sistem baru, dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya yaitu:
12
1. Sistem yang dibuat terintegrasi mulai dari permintaan aset, persetujuan permintaan aset, pembelian aset, register aset, pengiriman aset hingga diterimanya aset di lokasi tujuan. 2. Sistem ini bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah berjalan di perusahaan CK terutama dari pembuatan order pembelian. 3. Persetujuan permintaan aset lebih mudah dan cepat karena dapat dilakukan secara online selama terhubung dengan jaringan PT.CK. 4. Penelusuran dan pembuatan laporan aset lebih mudah, cepat dan lengkap. 5. Sistem ini mendukung penerapan teknologi ramah lingkungan karena proses bisa mengurangi proses pencetakan dokumen.
Berkaitan dengan keseluruhan perancangan aplikasi sistem informasi manajemen aset yang telah dilakukan analisa dan desainnya, maka penulis memberikan beberapa saran untuk mengembangkan aplikasi itu menuju level yang lebih baik, antara lain 1. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan dalam bentuk aplikasi mobile agar lebih mudah diakses. 2. Rancangan sistem informasi ini hendaknya bisa di kembangkan lagi menuju ke arah business intelligence untuk membantu manajemen menentukan pemilihan aset yang berkualitas.
13
3. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan lagi untuk mendukung aktifitas aset departemen dalam melakukan pengawasan terhadap aset misalnya informasi aset yang akan habis masa pakainya
DAFTAR PUSTAKA Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley, 2005. System Analysis and Design with UML Version 2.0, Addison-Wesley, Massachusetts. Downes, J.E. Goodman, 2003. Dictionary of Finance & Investment Terms, Baron's Financial Guides, Canada. Jogiyanto H.M., 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. Mitchell, John S., 2006. Technical, Boston.
Physical Asset Management Handbook, CLARION
Simanjuntak, Binsar, 2008. Buletin Teknis Standar Akuntansi Pemerintahan Nomor 07, http://www.ksap.org/buletin/bultek07.pdf Sudrajat, Irwan, 2007. Lifecycle Asset Management, http://assetmanagement. wordpress.com/2007/06/14/lifecycle-asset-management/ Whitten, Jeffrey L., 2004. System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill, New York.
14
