PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY (Studi Kasus : Pada KBIH Pelita Kabupaten Grobogan) Ahmad Jauharul Fuad1, Arief Hidayat 2 1,2
Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang 1
[email protected],
[email protected]
Abstract SMS gateway is a system of communications or two direction information which is use a cellular phone with short message service. SMS gateway used to distribute the information with the cheap expense and quicker process than manual one or use paper as a media. KBIH Pelita has the problem in budget and time in distributing activity information which have done with manual process. Management system of activity information is designed to decrease the expense and quicker the distribution process of activity information to all jamaah (community). Distribution of activity information with the cheap expense and quickly process will help to improve the KBIH pelita and its jamaah (community) in executing activity programs based on schedule. System of development method which is used is System Development Life Cycle (SDLC), but support step/system treatment do not involve in it. The results of this research are to save the expense in distributing activity information, to make quicker and easier for jamaah (community) in accessing information of KBIH activity. This system SMS Gateway is expected can help the KBIH in process of information distribution with the cheaper expense, quicker process and amenity in accessing activity information. Keyword : SMS gateway, information, distribution, expense praktek manasik haji, dilaksanakan minimal satu kali sebelum pemberangkatan haji, c). konsultasi seputar ibadah haji, d). cek kesehatan rutin yang bekerja sama dengan Dinas Kesehatan. Kegiatan pembinaan pada saat pelaksanaan ibadah haji yaitu a). Tausiah/kajian rutin, b). silaturrahmi dengan jamaah haji lain, c). sholat berjamaah, d). ziarah, serta e). berkunjung ke tempat-tempat bersejarah islam. Pembinaan yang dilakukan setelah kegiatan ibadah haji diwujudkan dalam kegiatan rutin pengajian dan silaturrahmi. Kegiatan ini dilaksanakan secara bergantian dari rumah peserta satu ke peserta lainnya setiap minggunya.
1.
Pendahuluan Ibadah haji merupakan salah satu rukun Islam ke lima, yang wajib dilakukan oleh umat Islam bagi yang mampu secara fisik, materi, maupun keilmuan. Berdasarkan data dari SISKOHAT (Sistem Komputerisasi Haji Terpadu) dari tahun 2003-2012, kesadaran masyarakat Kabupaten Grobogan untuk melaksanakan ibadah haji meningkat. Data jumlah porsi dan jumlah pendaftar dapat dilihat di tabel 1. Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH) adalah lembaga sosial keagamaan yang telah mendapat ijin pemerintah untuk melaksanakan bimbingan ibadah haji terhadap calon jamaah/jamaah haji di tanah air dan di Arab Saudi. Peran aktif dan partisipasi dari Yayasan Pelita Al Haromain dalam bidang keagamaan khususnya ibadah haji diwujudkan dalam pendirian KBIH Pelita di wilayah Kabupaten Grobogan sejak tahun 2009. Pembinaan dilakukan kepada calon jamaah/jamaah haji baik selama di tanah air maupun di Arab Saudi. Kegiatan pembinaan yang dilakukan selama di tanah air atau sebelum pelaksanaan ibadah haji yaitu a). teori manasik haji, dilaksanakan rutin satu minggu sekali di masjid pondok pelita, b).
Tabel 1 Rekapitulasi Jumlah Jamaah Haji Kabupaten Grobogan 2003 s.d 2012 Tahun 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Jumlah porsi 156 orang 526 orang 398 orang 626 orang 780 orang 678 orang 753 orang 879 orang 1052 orang
Jumlah Pendaftar 165 orang 530 orang 402 orang 632 orang 791 orang 688 orang 846 orang 2247 orang 4225 orang
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014 Tahun 2012*
Jumlah porsi 758 orang
Jumlah Pendaftar 1833 orang
KBIH Pelita menggunakan media kertas untuk jadwal kegiatan karena dianggap sebagai media yang tepat untuk memberikan informasi yang lengkap. Media kertas memiliki kelebihan dalam memuat informasi yang lengkap, namun juga memiliki kekurangan dalam hal biaya. Permasalahan yang timbul dengan menggunakan media kertas yang selama ini terjadi antara lain, a). biaya penggandaan dokumen, dalam satu tahun (musim haji) mengirimkan informasi minimal 5 kali dan yang membutuhkan biaya besar adalah informasi perkenalan karena dikirimkan ke seluruh calon haji yang berangkat tahun tersebut, seperti yang ditunjukkan pada tabel 2 nomor 1, b). biaya transportasi untuk pendistribusian informasi, kondisi luas wilayah kabupaten grobogan dan tidak terpusatnya peserta bimbingan mengakibatkan adanya kebutuhan biaya transportasi, seperti yang ditunjukkan pada tabel 2 nomor 2, c). waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian informasi terbaru, Informasi yang bersifat perubahan direncanakan maksimal 3 hari sebelum pelaksanaan, seperti yang ditunjukkan pada tabel 2 nomor 3 serta, d). kelalaian dari peserta bimbingan dalam menyimpan dokumen jadwal kegiatan mengakibatkan ketidakhadiran atau terlambat dalam mengikuti kegiatan, seperti yang ditunjukkan pada tabel 3. Tabel 2 Perencanaan Distribusi Informasi Selama 1 tahun No 1
2
3
Anggaran Biaya Dokumen Undangan Umum (promosi) Rp. 150/lbr X 700 Org Undangan Peserta Rp. 150/lbr x 100 Org x 5 Keg Biaya Transportasi Dalam Kota : Rp. 10.000/keg x 6 Luar Kota : Rp. 20.000/keg x 6 Jasa Kurir : Rp. 25.000/keg x 6 Waktu distribusi Dalam Kota : 1 hari Luar Kota : 2 hari
Biaya
105.000 75.000 60.000 120.000 150.000
Jumlah undangan yang dikirim ke calon jamaah haji tahun 2012 dan jumlah kehadirannya ditunjukkan pada tabel 3
Tabel 3 Rekap Kehadiran Pertemuan Manasik Haji No
Kegiatan
Undangan
Hadir
Ijin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Pertemuan 1 Pertemuan 2 Pertemuan 3 Pertemuan 4 Pertemuan 5 Pertemuan 6 Pertemuan 7 Pertemuan 8 Pertemuan 9 Pertemuan 10 Pertemuan 11 Pertemuan 12 Pertemuan 13 Pertemuan 14
700 105 105 105 105 105 105 98 98 98 98 98 98 98
127 90 96 93 94 97 89 86 87 83 87 83 89 94
23 4 4 4 4 0 5 3 6 7 4 9 3 2
Tidak Ijin 550 11 5 8 7 8 11 9 5 8 7 6 6 2
Berdasarkan permasalahan yang timbul KBIH Pelita saat ini membutuhkan media informasi yang lebih tepat, cepat, tidak membutuhkan waktu dan biaya yang besar, serta informasi yang mudah diakses dan disimpan. Media informasi berbasis Short Massage Service (SMS) diharapkan dapat menjadi solusi dari permasalahan yang ada. Media SMS yang digunakan didistribusikan melalui sebuah sistem informasi yang berbasis sms gateway. Sistem ini dibuat untuk dapat digunakan secara dua arah (SMS Broadcast dan SMS Autoreply). 2. 2.1.
Landasan Teori
Ibadah Haji Ibadah haji ialah berkunjung ke Baitullah (Ka’bah) untuk melakukan beberapa amalan antara lain wukuf, tawaf dan amalan lainnya pada masa tertentu, demi memenuhi panggilan Allah SWT dan mengharapkan rida-Nya.(Departemen Agama RI:2010). Setiap muslim yang akan melaksanakan ibadah haji harus memenuhi syarat wajib ibadah haji, jika belum memenuhi syarat tersebut belum wajib untuk melaksanakan ibadah haji. Syarat wajib haji yaitu Islam, dewasa, berakal sehat, merdeka (bukan budak), dan mampu. Jamaah haji yang sedang melaksanakan ibadah haji harus melaksanakan rukun haji. Apabila tidak melaksanakan salah satu rukun haji tersebut maka hajinya tidak sah. Rukun haji yaitu Ihram, Wukuf di Arafah, Tawaf ifadah, Sa’i, Bercukur, dan Tertib sesuai dengan tuntunan manasik haji. Ibadah haji memiliki kegiatan yang wajib dilaksanakan selama menunaikan ibadah haji. Kegiatan wajib tersebut disebut wajib haji, yang termasuk wajib haji yaitu Ihram haji dari Miqat,
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY 2.3. Metode System Development Life Cycle (SDLC) Metodologi adalah suatu cara atau metode yang disarankan untuk melakukan sesuatu hal. Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan adalah dengan metode siklus hidup pengembangan sistem (SDLCSystem Development Life Cycle) (Supriyanto, 2007: 271). Metode SDLC menggunakan pendekatan yang disebut pendekatan air terjun (Waterfall Approach), yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem. Tahap tersebut dinamakan waterfall karena pada setiap tahapan sistem akan dikerjakan secara berurut menururn dari satu ke tahap yang lain (Supriyanto, 2007:271) seperti dibawah ini ; 1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning). Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih umum (belum detail/rinci) 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis). Tahap analisis sistem adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. 3. Tahap Perancangan/Desain Sistem (System Design). Tahap desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Desain sistem dibedakan menjadi dua macam, yaitu desain sistem umum dan desain sistem terinci. 4. Tahap Penerapan/Implementasi Sistem (System Implementation). Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap dimana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. 5. Tahap Pemeliharaan/Perawatan Sistem. Tahap pemeliharaan/perawatan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi yang meliputi penggunaan sistem, audit sistem, penjagaan sistem, perbaikan sistem dan peningkatan sistem.
Mabit di Muzdalifah, Melontar Jumroh, Menghindari perbuatan yang terlarang dalam keadaan berihram, dan Tawaf wada’ bagi yang akan meninggalkan Makkah. Apabila meninggalkan salah satu wajib haji, maka wajib membayar dam. Dam menurut bahasa artinya darah, sedangkan menurut istilah adalah mengalirkan darah (menyembelih ternak yaitu kambing, unta atau sapi) dalam rangka memenuhi ketentuan manasik haji. Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH) adalah lembaga sosial keagamaan yang telah mendapat izin pemerintah untuk melaksanakan bimbingan ibadah haji terhadap calon jamaah/jamaah haji di tanah air dan di Arab Saudi. (KepDirjen nomor 348 Tahun 2003). Syarat-syarat pendirian KBIH yang tertuang dalam keputusan Direktorat Jendral Nomor 348 Tahun 2003 yaitu ; 1. Berbadan hukum yayasan 2. Memiliki susunan pengurus 3. Mendapat rekomendasi dari Kantor Departemen Agama 4. Memiliki kantor sekretariat yang tetap 5. Memiliki pembimbing haji. Jenis-jenis informasi yang diberikan KBIH kepada peserta antara lain data diri, data kelompok dan regu, jadwal kegiatan, materi ibadah haji, dan perlengkapan yang harus dibawa (koper besar, tas tentengan, tas paspor). 2.2.
SMS Gateway Saputra (2011:130) secara singkat menjelaskan bahwa SMS Gateway merupakan jenis komunikasi dua arah. Maksud dua arah ini adalah sistem akan membalas secara otomatis setiap pesan yang masuk. Contoh penerapan teknologi SMS Gateway yang sekarang ini jamak ditemukan misalnya ketik INFO(spasi)BUKU untuk mengetahui info buku terbaru, atau semisal ketik REG(spasi) MOTOGP untuk mengikuti kuis seputar balap Moto GP, atau bisa juga SMS Polling untuk mengetahui rate presentase dari suatu pilihan yang ada. Aplikasi berbasis SMS gateway membutuhkan handphone atau mobile modem yang terhubung ke perangkat Personal Computer (PC) melalui kabel data atau teknologi wireless seperti bluetooth atau infra merah. PC yang telah terinstal aplikasi SMS selanjutnya akan merespon setiap permintaan yang masuk untuk selanjutnya diproses dan diberikan balasan sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan oleh aplikasi SMS (Saputra, 2011:13).
2.4.
Penelitian Terdahulu Penelitian tentang sistem informasi Kelompok Bimbingan Ibadah Haji (KBIH) sebelumnya pernah
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014 dilakukan oleh Eva Kurniawaty pada tahun 2010. Peneliti tersebut membuat sebuah sistem yang dapat menampilkan seluruh informasi tentang haji dan calon jamaah dapat melakukan proses pendaftaran. Sistem ini dibuat berbasiskan web dan dapat digunakan oleh seluruh KBIH. Penelitian tentang pelayanan seputar ibadah haji juga pernah dilakukan oleh Sendy Aprila pada tahun 2011, dalam penelitianya Sendy membuat sistem yang memudahkan objek penelitiannya untuk mengelola data administrasi calon jamaah haji atau umroh. Penelitian terhadap pemanfaatan SMS gateway dibidang keagamaan pernah dilakukan oleh Ika Arista Girindani pada tahun 2010. Penelitian tersebut membahas tentang pengaturan jadwal ceramah seorang ustdaz. Hasilnya berupa sistem yang digunakan oleh pengguna dapat mengundang ustadz melalui web yang dibuat, dan ustadz mendapatkan konfirmasi melalui sms. Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan penulis terletak pada proses pendistribusian informasi kegiatan KBIH. Proses pendistribusian informasi yang akan diberikan dengan cara Auto Reply dan Broadcast. Peserta bimbingan dalam mendapatkan informasi sesuai dengan format pesan yang dikirimkan ke server, serta peserta bimbingan bisa mendapatkan informasi terbaru yang di sebarkan pengurus KBIH melalui SMS Broadcast. 3.
Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC, Namun satu tahapan tidak dilaksanakan dalam pengembangan sistem ini. Tahap yang tidak dilakukan adalah tahap perawatan karena adanya keterbatasan waktu peneliti. Sehingga tahap perawatan diserahkan kepada pengurus KBIH Pelita. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi kegiatan kelompok bimbingan ibadah haji berbasis SMS-Gateway ini adalah : 1. Kegiatan tahap perencanaan sistem adalah mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada distribusi informasi KBIH Pelita, seperti biaya penggandaan dokumen, biaya transportasi untuk pendistribusian informasi, waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian informasi, dan kelalaian dari peserta bimbingan dalam menyimpan dokumen. 2. Tahap analisa diawali dengan kegiatan mendefinisikan kebutuhan data dan informasi
yang dibutuhkan untuk merancang sistem manajemen informasi berbasis sms gateway. Data yang yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data daftar jamaah, jadwal kegiatan, serta proses distribusi informasi 3. Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses, pemodelan data, dan membuat desain tampilan antar muka (interface). a. Pemodelan Proses, pemodelan proses sistem manajemen informasi kegiatan berbasis sms gateway secara garis besar dibagi menjadi tahap bisnis use case yang menerangkan secara garis besar aktor yang terlibat dalam sistem, sedangkan sistem use case merupakan gambaran lebih detil tentang apa yang dilakukan oleh aktor di dalam sistem manajemen informasi kegiatan berbasis sms gateway.
Gambar 2. Bisnis Use Case Sistem Baru Sistem yang akan dikembangkan memiliki dua aktor yaitu administrator dan operator. Pada usulan sistem baru ini aktor memerlukan login ketika akan berinteraksi dengan sistem seperti yang ditunjukkan pada gambar 2. Diagram use case pada gambar 3 menjelaskan bahwa Adminstrator adalah user yang memiliki tingkatan tertinggi atau memiliki hak penuh terhadap sistem. Administrator memiliki tugas untuk mengelola dan merawat sistem secara keseluruhan, seperti mengatur konfigurasi sistem, mengelola user, mengelola grup, mengelola phonebook, mengelola pesan masuk dan keluar, mengimpor data dan mengecek
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY
Gambar 5. Rancangan Antar muka halaman home Rancangan antar muka kirim SMS berfungsi untuk mengirimkan pesan baik secara manual maupun secara otomatis berdasarkan grup atau semua nomor yang tersimpan di database. Desain rancangan kirim SMS ditunjukkan pada gambar 6.
Gambar 3. Use Case Diagram Administrator b.
Pemodelan Data, pemodelan data pada sistem manajemen informasi kegiatan KBIH meliputi penggambaran entity relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel. Entity Relationship yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data. Gambar 4 merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi.
Gambar 6. Rancangan Antar muka kirim SMS d. Implementasi sistem, Perangkat keras yang diperlukan untuk mengembangkan sistem manajemen informasi kegiatan kbih berbasis sms gateway adalah sebuah komputer dengan spesifikasi Processor Intel Pentium DualCore 2.8Ghz, memory 1Gb, hardisk 80Gb. Perangkat lunak yang digunakan adalah, Windows XP, XAMPP, Gammu dan firefox. Metode Pengujian yang digunakan adalah pengujian kotak hitam (black box testing) yaitu dengan cara memberi input dari pengguna kepada sistem yang sudah berjalan dan mengamati hasil output dari sistem.
Gambar 4. Relasi Antar Tabel c.
Rancangan antarmuka, rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai sistem manejemn informasi kegiatan KBIH yang dirancang. Rancangan antar muka Halaman Home berfungsi untuk user melakukan aktifitas seperti konfigurasi sistem, manajemen user, import file, kelola grup, kirim sms, kotak masuk, kotak keluar, cek pulsa dan melihat profil atau bantuan.. Rancangan antar muka halaman home ditunjukkan pada gambar 5.
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1.
Hasil Implementasi Rancangan User yang akan menggunakan sistem harus memasukkan username dan password yang valid. Sistem akan memberikan pesan kesalahan jika terjadi ketidak cocokan antara username dan password seperti ditunjukkan gambar 7.
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014
Gambar 7. Pesan kesalahan
banyak orang dalam waktu yang relatif lebih cepat jika dibandingkan dengan pengiriman pesan secara manual. Pesan akan dikirim sesuai dengan data yang ada di file excel (.xls), isi pesan yang diterima oleh jamaah akan berbeda satu dengan yang lainnya. Gambar 10 menunjukkan pengiriman pesan dari file excel.
User yang berhasil melakukan login akan langsung diarahkan ke halaman utama seperti ditunjukkan pada gambar 8. Halaman utama memuat informasi status service, waktu berjalan, user yang sedang login serta statistic pesan masuk, pesan keluar, jumlah buku telepon dan jumlah grup. Gambar
Gambar 10 Menu kirim pesan via impor file
8. Halaman Utama Menu “kirim pesan” terdiri dari dua sub-menu yaitu sub-menu “reguler” dan sub-menu “impor file”. Sub-menu “reguler” berguna untuk mengirim pesan melalui tiga pilihan yang ada, yaitu mengirim pesan ke grup, mengirim pesan ke daftar phonebook yang ada di sistem, atau mengirim pesan ke nomor tertentu yang belum tersimpan dalam sistem. Gambar 9 menunjukkan menu pengiriman pesan reguler.
Menu “kotak masuk” berisi pesan yang masuk ke dalam sistem lengkap dengan informasi waktu pesan masuk, nomor pengirim, dan aksi seperti ditunjukkan oleh gambar 11. Pengguna dapat melihat jumlah pesan yang masuk ke dalam sistem, membalas pesan melalui link “balas” yang terdapat di kolom aksi, dan juga menghapus pesan melalui link “hapus” yang juga terdapat di kolom aksi.
Gambar 11 Menu Kotak Masuk
Gambar 9 Submenu kirim pesan reguler Sub-menu yang kedua dari menu Kirim Pesan yaitu sub-menu “impor file”, digunakan untuk mempermudah pengiriman pesan kepada
Menu “Kotak Keluar” merupakan kebalikan dari menu “Kotak Masuk” yang berisi pesan keluar dari sistem SMS gateway. Informasi yang tercantum dalam menu “Kotak Keluar” antara lain jumlah pesan yang keluar dari sistem, waktu pengiriman pesan, nomor tujuan, isi pesan, status pengiriman (terkirim atau gagal), serta kolom aksi yang terdapat link “hapus” seperti ditunjukkan oleh gambar 12.
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY ID kasu s uji
Deskrip si
Gambar 12 Menu Kotak keluar Pengelo laan grup
4.2.
Pengujian Sistem Pengujian untuk masing-masing use case menggunakan data yang sudah dipersiapkan sebelumnya dan membandingkan hasilnya dengan kriteria hasil pengujian. Beberapa hasil pengujian berdasarkan fungsi yang terdapat pada masingmasing use case dapat dilihat pada tabel 4. Tabel 4. Hasil Pengujian ID kasu s uji UC-1
UC-2
UC-3
UC-4
Deskrip si Login
Pengelo laan service gammu
Pengelo laan layanan SMS autoreply
Pengelo laan data phoneb ook
Input Penguji an Login
Menghi dupkan service gammu Memati kan service gammu Mengim por file excel ke dalam databas e Member ikan balasan SMS sesuai perminta an jamaah Pengelol aan data phonebo ok Menamb ah data nama dan nomor dari file excel (impor) Mengiri
Output Yang diharapkan User dapat login ke sistem dan masuk ke menu utama Service gammu hidup
Hasil yang diperoleh User dapat login ke sistem dan masuk ke menu utama Output sesuai
Kesim pulan Berhasil UC-5
Berhasil
Service gammu mati
Output sesuai
Berhasil
Field database terisi sesuai denga field file excel yang diimpor Jamaah mendapat balasan sesuai request
Output sesuai
Berhasil
Data nama dan nomor jamaah bertambah Data nama dan nomor bertambah
Nomor yang
Output sesuai
Output sesuai
Output sesuai
Output
Pengelo laan Pengiri man SMS
Input Penguji an m pesan ke nomor tertentu Memper baharui nomor dan nama Mengha pus nomor Menamb ah grup Memasu kkan buku telepon ke dalam grup Memper baharui grup Mengiri m pesan ke grup Mengha pus grup Mengiri m pesan ke semua nomor yang ada dalam databas e Mengiri m pesan ke grup tertentu
Mengiri m pesan ke nomor tertentu
Berhasil
Berhasil
Berhasil UC-6
Pengelo laan SMS masuk dan SMS Keluar
Mengiri m pesan dengan mengam bil field yang ada dalam file excel Membal as pesan masuk
Mengha pus pesan masuk
Berhasil
Output Yang diharapkan dimaksud menerima pesan
Hasil yang diperoleh sesuai
Nomor dan nama diperbaharui
Output sesuai
Berhasil
Data nomor jamaah dihapus dari database Data grup bertambah Data buku telepon dikelompokk an ke dalam grup
Output sesuai
Berhasil
Output sesuai Output sesuai
Berhasil
Output sesuai
Berhasil
Output sesuai
Berhasil
Output sesuai Output sesuai
Berhasil
Informasi grup diperbaharui pesan terkirim ke dalam semua anggota grup Grup dihapus dari database Semua nomor dalam database menerima pesan
Kesim pulan
Berhasil
Berhasil
Semua nomor yang masuk dalam grup menerima pesan Nomor yang dikirim menerima pesan
Output sesuai
Berhasil
Output sesuai
Berhasil
pesan yang dikirim ke setiap nomor berbeda sesuai dengan isian field
Output sesuai
Berhasil
Pesan balasan sampai ke nomor tujuan
Output sesuai
Berhasil
pesan masuk yang dipilih terhapus dari database
Output sesuai
Berhasil
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014 ID kasu s uji
UC-7
UC-8
Deskrip si
Input Penguji an Mengha pus pesan keluar
Pengel olaan pulsa
mengece k jumlah nominal pulsa
Melaku kan request ke sistem
jamaah mengiri m pesan dalam format tertentu yang sudah ditentuk an
Output Yang diharapkan Pesan masuk yang dipilih terhapus dari database Sisa nominal pulsa ditampilkan
Hasil yang diperoleh Output sesuai
Output sesuai
Berhasil
Jamaah mendapat balasan pesan sesuai dengan format yang dikirim
Output sesuai
Berhasil
Kesim pulan Berhasil
Berdasarkan pelaksanaan pengujian, output dari sistem yang dirancang telah sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem manajemen informasi kegiatan berbasis sms gateway ini berhasil. Pembahasan Pembahasan sistem manajemen informasi berbasis SMS Gateway dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan kebutuhan jamaah terhadap informasi yang ingin didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada simulasi sistem, pembahasan meliputi: 1. Mempermudah dan menghemat dalam proses distribusi informasi kegiatan. Berdasarkan menu administrasi untuk mengirim pesan kepada jamaah yang nomornya tersimpan pada database sistem membuat distribusi informasi kegiatan menjadi lebih mudah. Informasi kegiatan KBIH yang sifatnya mendadak dan penting dapat tersampaikan secara cepat tanpa perlu memberikan surat pemberitahuan seperti proses penyampaian informasi yang selama ini berjalan. Penyampaian informasi melalui sistem SMS Gateway juga meminimalkan terjadinya informasi yang tidak sampai ke tujuan dengan tepat. Sistem akan memberikan pesan kesalahan jika terdapat pesan yang berlum berhasil terkirim, sehingga operator dapat memproses ulang informasi yang gagal terkirim. Sistem dibangun dengan layanan dua arah, dimana jamaah dapat berkomunikasi dengan sistem. Jamaah dapat meminta informasi yang spesifik terkait dengan undangan atau jadwal seperti yang ditunjukkan gambar 4.46.
Jamaah harus menuliskan format pengiriman pesan dengan benar agar sistem dapat membalas dan memberikan informasi yang sesuai. Berdasarkan simulasi dan pembahasan di atas maka membuktikan adanya kemudahan dalam menyampaikan informasi dan mengakses informasi melalui perangkat selular yang sekarang sudah familiar dan dapat disimpulkan bahwa sistem dapat menggantikan model penyampaian informasi melalui media kertas. 2. Penggunaan media selular diharapkan dapat menghemat biaya distribusi informasi. Proses distribusi yang selama ini berjalan atau secara manual membutuhkan biaya yang besar, baik untuk penggandaan dokumen maupun biaya transportasi distribusi dokumen informasi. Tabel 2 menunjukkan anggaran biaya dan waktu yang digunakan untuk melakukan distribusi informasi secara manual. Perbandingan biaya dan waktu secara manual dengan sistem ditunjukkan pada tabel 5. Tabel 5. Perbandingan Distribusi manual dengan SMS gateway
4.3.
No
Perencanaan
1
Biaya Dokumen 1 Dokumen
2
3
Biaya Penggandaan Dokumen rata-rata 100 Undangan
Biaya Transportasi Dalam Kota : Luar Kota :
Manual
SMS Gateway
1 lembar = Rp. 150,(Fotocopy)
1 SMS = Rp. 399,(Operator 3)
100 x Rp. 150,- = Rp. 15.000,-
100 x Rp. 399,- = Rp. 399.,-*
*Tarif Operator tri. http://tri.co.i d/ prepaid/sms. php
Rp. 10.000,Rp. 20.000,-
Rp. 0 Rp. 0
Rp. 25.000,-
Rp. 0
SMS gateway tidak ada biaya transportasi tidak ada biaya kurir
4
Jasa Kurir
5
Waktu distribusi Dalam Kota : Luar Kota :
+ 1 hari + 2 hari
+ 1 menit + 1 menit
Total Biaya
Rp. 75.150,-
Rp. 399,-
Keterangan
Waktu yang dibutuhkan sistem tergantung dari jumlah SMS yang dikirim, trafik dari BTS terdekat dan kondisi sinyal operator.
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY No
Perencanaan
Manual
SMS Gateway
Total Waktu
+ 2 hari
+ 2 menit
5.3 Saran Berdasarkan hasil / pembahasan maka saran yang disampaikan sebagai berikut : 1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur lain seperti long text SMS, dan format auto-reply yang lebih banyak. 2. Bekerjasama dengan pihak operator untuk menggunakan layanan SMS Masking, sehingga nomor yang diterima oleh jamaah tidak berupa nomor, namun berupa nama KBIH PELITA.
Keterangan
Berdasarkan dari tabel 5. dapat disimpulkan bahwa sistem mampu memberikan penghematan secara signifikan dalam proses distribusi baik biaya maupun waktu. 3. Proses distribusi informasi dan akses informasi menjadi lebih cepat SMS gateway memiliki kemampuan untuk menyampaikan informasi ke banyak nomor sekaligus dengan menerapkan sistem antrian di mana satu informasi dapat dikirim dalam waktu 3-5 detik. Sistem secara otomatis akan membalas dan memberikan informasi sesuai format yang diminta jamaah. Jamaah akan mendapatkan balasan dari sistem + 1 menit. Hasil simulasi membuktikan adanya percepatan waktu yang diberikan sistem dalam menyampaikan informasi kepada jamaah melalui perangkat komunikasi selular. Informasi yang diterima tersimpan dalam perangkat komunikasi selular mereka sehingga informasi dapat diketahui sewaktu-waktu dan mengurangi resiko kehilangan data informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa sistem mampu memberikan waktu yang lebih cepat dalam distribusi informasi serta akses informasi tersebut jika dibandingkan dengan cara manual yang selama ini berjalan. 5.
Daftar Pustaka : Aprila, Sendy. 2011. Sistem Informasi Pelayanan Haji Dan Umrah di Dago Tours Bandung. Bandung Arista G, Ika. 2010. Sistem Informasi Pengelolaan Dan Pengaturan Jadwal Ceramah Berbasis Web Dan Sms Gateway. Surabaya. Departemen Agama Republik Indonesia. 2010. Tanya Jawab Seputar Ibadah Haji Dan Umroh. Jakarta Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji Nomor D/348 Tahun 2003.Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umroh. Jakarta Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 396 Tahun 2003. Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umroh. Jakarta
KESIMPULAN DAN SARAN
Kurniawaty, Eva. 2010. Sistem Informasi KBIH Menggunakan JSP (Kelompok Bimbingan Ibadah Haji). Surabaya
5.1.
Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan perancangan sistem manajemen informasi berbasis SMS gateway pada KBIH Pelita Kabupaten Grobogan , maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Sistem manajemen informasi berbasis SMS gateway mempermudah proses distribusi informasi kepada jamaah. 2. Sistem manajemen informasi berbasis SMS gateway membantu mempercepat dan menghemat proses distribusi informasi ke jamaah. 3. Sistem manajemen informasi berbasis SMS gateway membantu meningkatkan kualitas pelayanan informasi kepada jamaah.
Saputra, Agus. 2011. Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo Supriyanto, Aji. 2007. Pengantar Informasi. Jakarta: Salemba Infotek.
Teknologi
Undang-Undang Nomor 13 Tahun Penyelenggaraan Ibadah Haji. Jakarta
2008.
