PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SALES FORCE AUTOMATION PADA PT. LINTAS KARYA INTEGRASI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SALES FORCE AUTOMATION PADA PT. LINTAS KARYA INTEGRASI

Billy Setiawan

1501151893

Jl. Krendang Tengah no.42 RT/RW: 15/03, Jakarta, 083870404007, [email protected]

Haryono Sariputra

1501176353

Jl. H. Ung no.44 E Kemayoran, Jakarta Pusat 10650, 081297804331, [email protected]

Ruth Ditaria

1501202881

Jl. Duta Harapan 5 no.16, Bekasi Utara, 087781243122, [email protected]

Joni Suhartono, S.Kom., M.M BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat 11530, 08170797257, [email protected]

Abstract

The purpose of this research is to analyze the performance of business process that are ongoing in the company, and designing web-based e-crm system in the field Sales Force Automation. The method used in this research are data collection method which includes survey, interview , literature and design method that uses Object Oriented Analysis and Design with UML Diagram. From the analysis of the running system can be identified problems in PT. Lintas Karya Integrasi is the lack of integration features that facilitate internal enterprise applications as well as with clients in the execution of the project and The company does not have of leason learned or report that contains the project sales and employee performance. Based on the research results it can be concluded that PT. Lintas Karya Integrasi requires Sales Force Automation application that helps clients get information about the project that is being worked on, facilitating communication between internally with the client and have a performance report about company performance to achieve and enhance the company's strategy that provide the best service for clients and increase profits the company. Keywords : web, e-crm, Sales Force Automation

Abstrak

Tujuan penelitian ini ialah untuk menganalisis kinerja proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan, serta merancang sistem e-crm yang berbasis web di bidang Sales Force Automation. Metode yang digunakan adalah metode pengumpulan data yang meliputi metode survey, wawancara dengan pihak terkait dan studi kepustakaan serta metode perancangan yang menggunakan UML Diagram dengan Object Oriented Analisis and Design. Dari hasil analisis sistem yang berjalan dapat diidentifikasi masalah pada PT. Lintas Karya Integrasi yaitu kurangnya fitur aplikasi yang memfasilitasi internal perusahaan maupun dengan klien dalam pengerjaan project dan tidak adanya leason learned atau laporan yang berisi tentang penjualan project maupun kinerja karyawan. Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa PT. Lintas Karya Integrasi memerlukan aplikasi Sales Force Automation yang membantu klien mendapatkan informasi tentang projek yang sedang dikerjakan, memfasilitasi komunikasi antar internal maupun dengan klien dan memiliki report kinerja perusahaan maupun karyawan guna mencapai serta meningkatkan strategi perusahaan agar dapat memberikan layanan yang terbaik bagi klien dan meningkatkan profit perusahaan. Kata Kunci : web, e-crm, Sales Force Automation

PENDAHULUAN Pada era modern saat ini, kondisi dunia bisnis telah dituntut untuk dapat memberikan keadaan yang lebih baik bagi pelaksananya, terutama dalam hal informasi dan pelayanan. Loyalitas pelanggan merupakan bagian terpenting pada pengulangan pembelian pada pelanggan (Caruana, 2002). Dengan adanya loyalitas pelanggan tidak hanya meningkatkan nilai bisnis tetapi juga dapat menarik pelanggan baru (Beerli, Martin, & Quintana, 2004). Keputusan perusahaan melakukan tindakan perbaikan pelayanan yang sistematis merupakan payung yang menentukan dalam menindaklanjuti komplain konsumen dari suatu kegagalan sehingga pada akhirnya mampu mengikat loyalitas konsumen (Elu, 2005). Dengan pemikiran seperti itulah maka perusahaan-perusahaan mendorong kemunculan Customer Relationship Management (CRM) yang secara konsep bukan hal yang baru tetapi akan terus berkembang dan sangat berkontribusi dalam pembentukan brand equity maupun brand value. Menurut Kotler & Amstrong, (2010 : 16), CRM merupakan proses membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang yang menguntungkan dengan pelanggan melalui penyediaan pelayanan yang bernilai dan yang memuaskan mereka. Sehingga dapat dikatakan bahwa CRM merupakan suatu strategi bisnis dari perusahaan guna mempertahankan hubungan jangka panjang dengan pelanggan, sehingga akan memberikan nilai tambah bagi kedua belah pihak. Mewakili strategi untuk mempertahankan pelanggan, Customer Relationship Management (CRM) dimulai dengan mengembangkan pengetahuan tentang pelanggan (El-Gohary, Edwards, & Huang, 2013). Bagian penjualan dan pemasaran memegang peranan penting dalam menerapkan CRM. Bagian penjualan dan pemasaran dapat dilakukan secara konstruktif menggunakan Sales Force Automation (SFA). Aplikasi SFA ini dirancang untuk membantu bagian marketing dalam menarik dan mempertahankan pelanggan, menggunakan manajemen account dan yang paling penting untuk memberikan keuntungan untuk aktivitas penjualan. PT. Lintas Karya Integrasi merupakan perusahaan software house yang berfokus pada pengembangan website dan aplikasi mobile yang telah menjalani bidang tersebut selama 2 tahun. Pada kali ini PT. Lintas Karya Integrasi ingin mengembangkan sistem E-CRM nya untuk meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap klien. Alasan kami selaku penulis memilih topik ini adalah karena kami ingin melakukan analisa mengenai Sales Force Automation dan memberikan solusi perancangan berupa Tracking Project dan managemen back-end perusahaan yang dapat membantu perusahaan menjalin hubungan yang baik terhadap klien sehingga klien dapat mengetahui perkembangan proyek yang masih dalam proses ataupun sudah selesai serta perusahaan dapat melihat kinerja dari perusahaan maupun laporan produk per periodenya. Maka dari itu kami selaku penulis memutuskan untuk mengambil topik Perancangan Sistem Informasi Sales Force Automation pada PT. Lintas Karya Integrasi.

METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penulisan ini adalah :

1. Mencari informasi yang berkaitan dengan topik e-crm dimana berfokus pada Sales Force Automation 2. 3. 4. 5.

(SFA) Melakukan pengamatan langsung ke PT.Lintas Karya Integrasi, yang berlokasi di Jl. Aipda K.S. Tubun No. 105, Petamburan, Jakarta Pusat 10260. Melakukan pengamatan terhadap aplikasi yang sedang digunakan yaitu Mantis dan Asana. pengamatan terhadap 3 proses bisnis yaitu Propose Project, Project Progress dan Change Request. Melakukan tanya jawab guna mendapatkan informasi mengenai topik penelitian dengan bagian-bagian, seperti CEO, CTO, CFO, Business Analyst, System Designer, Project Management.

Metodologi yang digunakan untuk melakukan perancangan adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Membuat Use Case Diagram Membuat Use Case Description Membuat Class Diagram Membuat Sequence Diagram Membuat User Interface

HASIL DAN BAHASAN Usulan proses SFA Proses SFA yang diusulkan bertujuan untuk mendukung kegiatan operasional dari PT Lintas Karya Integrasi. Berikut disajikan tabel yang berisi keseluruhan kegiatan SFA yang akan diusulkan kepada perusahaan untuk diterapkan. Dimana seluruh kegiatan SFA yang diusulkan adalah kegiatan yang akan dilakukan oleh staff PT Lintas Karya Integrasi dan secara sistem yang disesuaikan dengan proses bisnis berjalan.

Bagian AE (Account Executive) memasukan data Client Bagian AE membuat Require Document yang berisikan request dari klien mengenai projek melalui aplikasi SFA Bagian AE menyiapkan promo-promo yang akan dimunculkan di tampilan Client Mengupdate Status Require Document

Bagian SA(System Analyst) membuat Prediction Timeline yang diambil dari data require Document melalui aplikasi SFA Membuat Project In yang mengambil data dari Prediction Timeline

Mengupdate status Project dengan aplikasi SFA sehingga klien dapat men-tracking project Membuat Project Progress berisi laporan selama pengerjaan project Mengupdate status Project Progress Membuat Change Request yang berisi tentang perubahan yang diinginkan oleh Client Bagian Finance membuat Cost Change Request berdasarkan banyaknya perubahan yang

diminta oleh Client Mengupdate status Change Request Invoice Membuat Project Invoice berdasarkan data dari Project In MengUpdate Status Project Invoice Administrator membuat messages kepada Client maupun Internal perusahaan View Message View Performance Employee Report View Product Report View Rejected Project Report

Fitur-fitur yang disediakan pada aplikasi SFA ini dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan klien:

Fitur Client

Keterangan Berisi semua informasi data Client yang dibutuhkan oleh perusahaan

Require Document

Berisi tentang semua permintaan Client tentang Project (Platform, Category,Module) beserta deskripsinya. Dan terdapat status

Promo

Promo dibuat oleh staff dan dapat dilihat oleh Client. Promo diberikan sesuai dengan Category Project dari Client. Dapat berupa Up-Selling ataupun Cross-Selling

Performance Employee Report

Laporan ini memberikan informasi bagaimana kinerja para Employee selama periode tertentu

Product Report

Laporan ini memberikan informasi tentang Product apa saja yang paling banyak diminati oleh pelanggan selama periode tertentu

Rejected Project Report

Laporan ini memberikan informasi tentang

Project apa saja yang berstatus Rejected oleh Client beserta alasannya Prediction Timeline

Berisi Timeline (Start&Finish Date) Project , PIC yang memiliki Jobdesk , Status dan deskripsi Project

Project In

Menampilkan nama , status , jenis project, PIC yang bertanggung jawab dan terdapat attachment file yang mendukung project

Project Progress

Laporan yang berisi tentang proses selama pengerjaan project dan terdapat status yang dapat dilihat oleh Client

Change Request

Form yang tersedia pada tampilan Client, yang dapat Client input jika ingin melakukan perubahan pada project baik itu sudah selesai maupun dalam pengerjaan. Berisi Perubahan maupun Bug

Project Invoice

Berupa total tagihan project yang diinput oleh bagian Finance dan terdapat pada tampilan Client.

Change Request Invoice

Berupa total Change Request yang diinput oleh bagian Finance , disesuaikan dengan banyaknya perubahan yang diminta oleh Client danterdapat pada tampilan Client

Update Profile

Employee dan Client setelah Login dapat mengedit profile untuk tampilan Profile

Change Request

Employee dan Client setelah Login dapat mengubah password

Message

Merupakan fitur yang menjadi alat komunikasi antar internal perusahaan dengan Client selama project berlangsung maupun selama maintenance. Disediakan juga Upload File.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil perancangan Sales Force Automation pada PT. Lintas Karya Integrasi, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Adanya message yang memfasilitasi internal perusahaan dengan pelanggan dalam komunikasi, sehingga meningkatkan efisiensi pada perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan klien. 2. Dengan aplikasi ini klien dapat men-tracking projek berdasarkan status projeknya. 3. Adanya history project, history change request dan history invoice yang dapat dilihat oleh klien, sehingga antara klien dengan perusahaan tidak ada miss communication. 4. Dengan adanya fitur Performance employee report perusahaan dapat menilai bagaimana kinerja klien, product report untuk mengetahui produk apa saja yang diminati dan rejected project report mengetahui alasan klien membatalkan projek dengan perusahaan.

Saran Adapun untuk mendukung keberhasilan dan keefektifan dari aplikasi Sales Force Automation, ada beberapa saran yang dapat dipertimbangkan : 1.

Perusahaan dapat mengembangkan aplikasi ini menjadi mobile aplication sehingga, lebih fleksible dalam penggunaannya.

2.

Dapat menambahkan fitur seperti prospect client yang berisi status klien dengan tujuan untuk mem-follow up klien sehingga melengkapi untuk fitur dari SFA.

3.

Menambahkan Budget Tracking, yang tidak hanya menampilkan Budget Total tetapi berisi rincian biaya yang dibutuhkan pada pengerjaan project.

REFERENSI Beerli, A., Martin, J.D., & Quintana, A. 2004. A Model of Customer Loyalty in The Retail Banking Market. European Journal of Marketing, 38. Buttle, F. (2009). Customer Relationship Management 2nd Edition. Routledge; 2nd Edition. Caruana, A. 2002. Service Loyalty The Effects of Service Quality and The Mediating Role of Customer Satisfaction. European Journal of Marketing, 36 Dyche, Jill. (2002). The CRM Handbook: A Business Guide to Customer Relationship Management 1st Edition. Addison-Wesley Professional; 1st edition.

El-Gohary, H., D. Edwards, and J. Huang.Customer Relationship Management (CRM) Practices by Small Businesses in Developing Economies: A Case Study of Egypt, International Journal of Customer Relationship Marketing and Management (IJCRMM), vol. 4, issue 2, pp. 1-24, 2013 Elu, Balthasar. 2005. Manajemen Penanganan Komplain Konsumen di Industri Jasa. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, Bisnis&Birokrasi, Vol. 13, No. 3 (September). Greenberg, P.(2010). CRM at the speed of light : Social CRM Strategies, Tools, and Techniques for Engaging Your Customer. (4th Ed). New York:McGraw-Hill, Inc. Gwo, T., & Jih, H. (2011). Multiple Attribut Decision Making: Methods and Applications. Chapman and Hall/CRC; 1st edition. Kotler, P., & Armstrong, G.(2010). Principle of Marketing (13thEd). New Jersey:Prentice Hall. Journal of Customer Relationship Management. McLeod Jr, R., & Schell, G. (2007). Management Information System. Upper Saddle River, N.J. O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Management Information System 10th Edition. New York: McGraw-Hill. Rainer, R. Kelly Jr, Casey G. Cegielski. (2011). Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. (Third Edition). United State of America: John Wiley & Sons, Inc. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2010). Object-Oriented System Analysis and Design with The Unified Design. Boston: Course Technology. Turban, E., King, D., Lee, J., Liang, T.P., & Turban, D. (2010). Electronic Commerce 2010: A Managerial Perspective, Pearson: New Jersey. Turban, E., King, D., Lee, J., Liang, T.P., & Turban, D. (2012). Electronic Commerce 2012: Information Technology for Management, Pearson: New Jersey. Zikmund, W. (2003). Zikmund ‘Exploring Marketing Research’- 8th(Eighth) Edition, South-western (Thomson Learning); Eight Edition (2003).

RIWAYAT PENULIS Billy Setiawan lahir di Jakarta pada 14 Desember 1992.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi di tahun 2015. Haryono Sariputra lahir di Jakarta pada 30 November 1993.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi di tahun 2015. Ruth Ditaria lahir di Bekasi pada 7 February 1994.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi di tahun 2015.