PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN ALAT LABORATORIUM DI JURUSAN TEKNIK GEOLOGI STTNAS YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Aditya Bimo Prayogo 13.12.7485
kepada FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2017
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN ALAT LABORATORIUM DI JURUSAN TEKNIK GEOLOGI STTNAS YOGYAKARTA Aditya Bimo Prayogo1), Barka Satya2), 1)
Sistem Informasi Universitas AMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika Universitas AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected]),
[email protected])
Alat Laboratorium merupakan merupakan barang – barang yang harus ada dan digunakan untuk mendukung pembelajaran dalam laboratorium . Banyak mahasiswa dan dosen meminjam alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas atau proyek yang sedang dikerjakan . Sistem peminjaman alat laboratorium yang digunakan selama ini masih menggunakan tulis tangan di dalam pembukuan. Selain itu pembuatan laporan data alat di akhir semester juga terkesan lama karena harus menyalin lagi data dari buku . Hal ini dinilai kurang begitu efektif dan efisien dalam menunjang produktivitas kerja para staf laboratorium di dalamnya. Dari permasalahan diatas maka penulis terdorong untuk menyusun skripsi dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Alat Laboratorium di Jurusan Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta”. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas , maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana mengubah sistem manual menjadi sistem informasi peminjaman alat laboratorium berbasis komputer agar proses peminjaman alat kepada peminjam berjalan lebih efektif ? 2. Apakah penelitian yang dilakukan dapat memberikan solusi dalam proses peminjaman alat dan menghasilkan laporan yang tepat dan akurat ? 1.3 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi peminjaman alat laboratorium yang berguna untuk pengelolaan data, peminjaman alat laboratorium dengan aman dan proses pendataan yang cepat pada Laboratorium di jurusan Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta. 1.4 Tinjauan Pustaka Membangun ”Sistem Informasi Inventori dan Peminjaman Alat dan Bahan di Laboratorium Sragen”. Sistem ini terdapat fitur berupa peminjaman dan data barang, Dimana pengguna sistem informasi ini dapat melihat barang apa saja yang sedang dipinjam ataupun sudah dalam kondisi rusak, serta siapa saja yang sedang meminjam barang .[1] Membangun ”Sistem Informasi Penyewaan Lapangan Futsal”.Sistem ini mengelola pendaftaran pelanggan, mengelola pemesanan lapangan, dan penggunaan lapangan futsal, mengelola transaksi dan laporan penyewaan.[2]
Abstract - Laboratory tool is a goods that must exist and be used to support learning in the laboratory. Laboratory tool today is important in view of the function capable of supporting the activities and the implementation of learning in it. Many students borrow laboratory equipment to complete tasks that are received. Especially for Geological Engineering Department STTNAS Yogyakarta, Laboratory tool Loan System is used for this still use handwriting in the books and often the loss of laboratory tools. It rated less effective and efficient in supporting the work productivity of laboratory staff in it.. Of these problems led to the idea to create a desktop-based application, in which can perform data collection and borrowing laboratory tools and lab tools checks. Making information systems using vb.net and database using mysql. With the Information Systems Laboratory tool Loan is expected to ease in data collection and borrowing tools So that the results of laboratory data reporting can be seen safely, quickly and accurately. Keywords : Information, Loaning, Information System, Laboratory, Tool.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sistem Informasi berbasis Komputer menjadi salah satu hal yang penting untuk mendapatkan kebutuhan informasi secara cepat dan akurat. Mulai dari instansi – instansi swasta atau negeri hingga perusahaan besar sangat membutuhkan informasi yang cepat sehingga dapat menyingkat waktu dalam pekerjaan. STTNAS Yogyakarta adalah Perguruan Tinggi Swasta yang memiliki 8 program studi, terdiri dari 6 Program Studi S1 yaitu Teknik Geologi ,Teknik Elektro, Teknik Pertambangan, Teknik Mesin, Teknik Planologi dan Teknik Sipil, dan 2 Program Studi D-III yaitu Teknik Mesin dan Teknik Elektro. Dalam menunjang perkuliahan yang baik, maka sering diadakan praktikum di lapangan maupun di laboratorium. Khususnya jurusan Teknik Geologi yang memiliki beberapa laboratorium untuk praktikum.
1
Membangun “Sistem Informasi Administrasi Persewaan Alat Pesta Wedding Organizer Menggunakan Visual Basic 6.0”. Sistem ini dapat mengelola laporan penjadwalan ,peminjaman alat pesta, pendataan alat pesta, serta laporan pemasukan dan stok barang di persewaan alat pesta dengan menggunakan Software Visual Basic .[3] 1.5 Sistem “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”[4]. Atau “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan” .[5] Dari pernyataan para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan elemen –elemen yang saling terhubung satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. 1.6 Informasi “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”[6]. Atau pendapat lain yang mengatakan Informasi adalah “data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.[7] Dari Pernyataan para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data yang akan digunakan untuk diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi pihak yang membutuhkan informasi tersebut. 1.7 Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.[8] Sistem informasi mencakup sejumlah komponen(manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses(data menjadi informasi),dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan .[9] Dari pernyataan ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi dalam suatu organisasi, dimana sistem tersebut terdiri dari gabungan antara perangkat keras, perangkat lunak , manusia, sumber data yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diinginkan. 1.8 Karakteristik Sistem Informasi Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat – sifat tertentu , yang mencirikan hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebuah sistem. Adapun karakteristik sistem informasi yaitu : 1. Komponen Sistem. Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut juga bisa dari suatu subsistem. 2. Batasan Sistem. adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem. Suatu hal yang ada diluar batasan sistem dan dapat mempengaruhi
4.
5.
6.
7.
8.
operasi sistem tersebut baik yang positif maupun negatif. Penghubung Sistem. Penghubung sistem adalah tempat atau alat yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain. Masukan Sistem. Suatu energi yang dimasukan ke sistem disebut masukan sistem. Masukan sistem dapat berupa data, peralatan, bahan baku. Keluaran Sistem. Sebuah keluaran yang bermanfaat yang didapat dari proses pengolahan energy yang dimasukan ke dalam sistem Pengolah Sistem. Setiap sistem pasti memliki sebuah proses yang mengolah masukan sistem menjadi sebuah keluaran sistem. Sasaran Sistem. Sistem dikatakan berhasil jika mencapai tujuan yang telah direncanakan atau ditetapkan.[10]
2. Pembahasan 2.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis yang digunakan adalah PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini akan mendapatkan masalah utama yang dihadapi oleh sistem lama secara spesifik.Sistem pada Laboratorium Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta masih menggunakan manual yaitu pencatatan dengan buku. Dari kelemahan sistem yang manual antara lain : 1. Mudah hilangnya data peminjaman alat yang sudah ada dikarenakan proses pencatatan kurang rapi dan masih manual. 2. Proses penyajian informasi yang lama sehingga mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. 3. Terjadi Kesalahan dalam pengelolaan data yang disebabkan oleh para staf laboratorium karena masih menggunakan manual. Dari hasil analisis kelemahan diatas maka penulis akan membantu perancangan terhadap sistem yang baru. 2.2 Analisis Kebutuhan 2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Fungsional sistem informasi peminjaman alat laboratorium di jurusan Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta bertujuan untuk mendapatkan jenis proses – proses apa yang digunakann oleh sistem nantinya. 1. Sistem hanya dapat dikelola oleh Laboran atau Kepala Lab a. Sistem memberikan hak akses tak terbatas pada pengguna yang masuk sebagai admin.Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data admin. 2. Sistem dapat melakukan input,update,delete data a. Sistem dapat memasukkan data – data seperti alat laboratorium ,data peminjam . b. Sistem dapat mengubah data – data yang sudah tersimpan dalam basis data . 3. Sistem dapat menghapus data – data yang sudah ada dalam sistem. Sistem dapat menampilkan informasi peminjaman alat dan alat laboratorium 2
Info_Alat
a. Sistem dapat menampilkan informasi peminjaman alat yang dipinjam. b. Sistem dapat menampilkan informasi alat yang sudah terdaftar di basis data 4. Sistem memiliki keamanan yang baik a. Sistem informasi ini dilengkapi dengan password sehingga cukup aman. 5. Sistem dapat memberikan laporan peminjaman alat laboratorium , laporan alat dan laporan kerusakan alat a. Sistem dapat memberikan laporan data alat laboratorium kepada kepala laboratorium atau ketua jurusan. b. Sistem dapat membuat laporan peminjaman alat laboratorium c. Sistem dapat membuat laporan data kerusakan alat
Info_Lab
Info_Kerusakan_Alat Info_Peminjaman_Alat Lap_Data_Kerusakan_Alat
Lap_Data_Peminjaman
Data Peminjam Data Alat
Data Lab Data Peminjaman Data Kerusakan Alat
Gambar 2. Diagram Konteks 2.5 Implementasi Database CREATE DATABASE si_peminjaman 2.6 Implementasi User Interface 2.6.1 Halaman Login Halaman login merupakan halaman dimana pengguna pertama kali membuka aplikasi . dimana pengguna harus memasukkan NIK dan kata sandi untuk dapat mengakses fitur aplikasi selanjutnya.
Gambar 3. Interface Halaman Login 2.6.2 Halaman Menu Halaman Menu berisi semua fitur – fitur yang ada di sistem informasi peminjaman alat laboratorium Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta. Halaman Menu dapat tampil setelah pengguna berhasil login kedalam sistem
2.3 Flowchart Sistem Data Lab
Data Alat
Data Peminjam
Data Peminjaman
Data Kerusakan
Input Data Admin
Input Data Lab
Input Data Alat
Input Data Peminjam
Input Data Peminjaman
Input Data Kerusakan
Olah Data Admin
Olah Data Lab
Olah Data Alat
Olah Data Peminjam
Olah Data Peminjaman
Olah Data Kerusakan
Data Admin
Data Lab
Data Alat
Data Peminjam
Data Peminjaman
Data Kerusakan
Pengolahan Laporan Data Alat
Pengolahan Laporan Data Peminjaman
Pengolahan Laporan Data Keruskan
Laporan Data Alat
Laporan Data Peminjaman
Laporan Data Kerusakan
Laboran
Lap_Data_Alat
2.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional adalah hal – hal yang mendukung sistem agar berjalan secara optimal. Berikut kebutuhan non fungsional yang digunakan untuk membangun sistem informasi peminjaman alat laboratorium . 1. Kebutuhan Perangkat Keras a) Spesifikasi Komputer Intel dual core b) RAM l 2 GB c) Harddisk 80 GB. d) Printer 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat Lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi meliputi sistem operasi , bahasa pemrograman , dan database . Berikut perangkat lunak yang digunakan adalah : 1) Sistem Operasi Windows 10 2) Visual Studio 2013 Express 3) Database MySQL
Data Admin
Sistem Informasi Peminjaman Alat Laboratorium
Kepala Lab
Gambar 4. Inteface Halaman Menu 2.6.3 Halaman Peminjaman Halaman peminjaman merupakan salah satu halaman yang utama di sistem ini yaitu untuk memasukkan data peminjaman alat laboratorium. Untuk melakukan masukan data peminjaman alat, pengguna
Gambar 1. Flowchart Sistem 2.4 Data Flow Diagram
3
harus memasukkan data lab, alat dan peminjam terlebih dahulu kedalam sistem peminjaman alat laboratorium.
dikarenakan jika peminjam salah alat atau yang lainnya harusnya sebelum peminjaman harus dicek terlebih dahulu mana alat yang dipinjam ,selain itu untuk menghindari manipulasi data yang tidak diperlukan.
Gambar 5. Interface Halaman Peminjaman 2.6.4 Halaman Kerusakan Alat Halaman ini memiliki fungsi untuk memasukkan data alat yang rusak atau tidak dapat digunakan serta menampilkan data alat apa saja yang rusak dan berapa jumlah kerusakannya. Halaman ini juga dapat mengubah atau menghapus data alat yang tersedia.
Gambar 8. Interface Halaman Pengembalian 3. Penutup 3.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian hingga dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi peminjaman alat laboratorium di Jurusan Teknik Geologi STTNAS Yogyakarta ini, penulis menarik beberapa kesimpulan yaitu: 1. Cara mengubah sistem manual menjadi sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut : a. Mengumpulkan data –data yang berguna untuk mengetahui sistem apa yang diinginkan pengguna dan kekurangan sistem yang lama. Selanjutnya data –data yang ada dianalisa untuk dijadikan informasi yang bermafaat untuk sistem. b. Membuat Perancangan sistem dan database untuk memudahkan penulis dalam membuat program. c. Membuat perancangan antar muka dan selanjutnya tahap pemrograman pada rancangan yang telah dibuat d. Melakukan pengujian program untuk menemukan kesalahan pada program yang bertujuan menemukan kesalahan yang ada pada program. e. Melakukan proses pembuatan setup . Agar dapat diinstal ke komputer pengguna dan dapat berjalan tanpa menggunakan aplikasi visual studio 2013. 2. Penelitian yang telah dilakukan memberikan solusi dalam pencatatan data peminjaman dan menghasilkan laporan yang tepat dan akurat.
Gambar 6. Interface Halaman Kerusakan Alat 2.6.5 Halaman Peminjam Halaman peminjam berisi untuk masukan data peminjam alat laboratorium dan juga menampilkan data – data peminjam yang sudah dimasukkan ke dalam sistem. Terdapat juga fitur untuk mengubah data peminjam sehingga bisa update data peminjamnya.
Gambar 7. Interface Halaman Peminjam 2.6.6 Halaman Pengembalian Pada halaman ini berisi data – data peminjam yang melakukan peminjaman yang masih berlangsung atau masih belum mengembalikkan alat. Pada halaman ini terdapat tombol proses yang akan memproses peminjaman yang masih berlangsung dan sebelumnya pengguna harus memilih data peminjaman yang ada di tabel.di halaman ini tidak terdapat tombol ubah
3.2 Saran Pada penulisan skripsi ini tentu masih banyak terdapat kekurangan sehingga perlu adanya penyempurnaan pada pengembangan sistem selanjutnya.Agar sistem informasi peminjaman ini menjadi lebih baik ada beberapa saran yang dapat digunakan, diantaranya :
4
1.
Perlu adanya tambahan alat pendukung seperti barcode sehingga memudahkan pendataan dan Perlu adanya tambahan fitur denda sehingga jika melebihi batas peminjaman dikenakan denda. Selain itu perlu peningkatan tambahan keamanan sehingga tidak mudah orang yang bukan berkepentingan memanipulasi data. 2. Diharapkan adanya backup file secara rutin untuk menghindari kehilangan data –data yang ada. Demikian beberapa saran yang dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk mengembangkan aplikasi pada penelitian selanjutnya.
Amikom Yogyakarta.. Saat ini menjadi Dosen di Universitas AMIKOM Yogyakarta.
Daftar Pustaka [1] Irawan,Rio.2011.Sistem Informasi Penyewaan lapangan Futsal.Naskah Publikasi.Jurusan Teknik Informatika AMIKOM Yogyakarta. [2] Listianto,Dwi.2016. Sistem Informasi Inventori dan Peminjaman Alat dan Bahan di Laboratorium Sragen.Naskah Publikasi.Jurusan Teknik Informatika AMIKOM Yogyakarta. [3] Hersanto,Taufik.2014. Sistem Informasi Administrasi Persewaan Alat Pesta Wedding Organizer Menggunakan Visual Basic 6.0 .Naskah Publikasi.Jurusan Sistem Informasi Universitas Dian Nuswantoro Semarang [4] Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi. [5] Jr.,McLeod.1998.Management Information Systems.New Jersey.Prentice Hall [6] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu. [7] Sutabri,Tata.2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. [8] Kadir,Abdul.2013.Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi [9] Fathansyah.2012.Basis Data.Bandung:Informatika [10] Al Fatta,Hanif.2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: Penerbit Andi
Biodata Penulis Aditya Bimo Prayogo, memperoleh gelar Sarjana (S.Kom) Program Studi Sistem Informasi Universitas AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2017. Barka Satya, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika Universitas AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika Universitas 5
