MANUAL PROSEDUR Peminjaman Dan Pengembalian Alat Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014
DAFTAR REVISI Revisi ke 00 : Rumusan MP Peminjaman dan Pengembalian Alat Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi (LPKE) PSTI UB. Didokumentasikan 5 Juni 2011. Revisi ke 01 : Perubahan terkait nama dan nomor dokumen (yang awalnya 17/MP/LABPK&E/2011 menjadi 00100 01001. Disahkan 14 November 2014.
DAFTAR ISI
Daftar Isi ………………………………………………………………………………….................. i 1. Tujuan dan Pengertian ………………………………………………………………........ 1 2. Pihak-pihak yang terkait……………………………………………………………………… 1 3. Referensi ………………………………………………………………………………..………… 1 4. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………..…….. 1 5. Prosedur …………………………………………………………………………………….…….. 1 5.1 Syarat dan Ketentuan …………………………………………………………………… 1 5.2 Mekanisme dan Prosedur ……………………………………………………………… 3 6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………………… 4 6.1 Bagan Alir Peminjaman Alat ………………………………………………………….. 4 6.2 Bagan Alir Pengembalian Alat ......................................................... 4 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut ………………………………………………………………… 5
1. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Alat LPKE Jurusan Teknik Industri (JTI) ini adalah: 1) Menjelaskan prosedur peminjaman dan pengembalian alat di LPKE 2) Mempermudah pengendalian alat LPKE Adapun pengertian pengguna terkait dengan permasalahan dalam manual prosedur ini adalah pihak yang telah mendapatkan izin peminjaman alat-alat milik LPKE. 2. Pihak-pihak yang Terkait 1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB) 2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB 3) Kepala LPKE JTI UB 4) Asisten-asisten LPKE JTI UB 5) Pengguna/ Peminjam alat (Mahasiswa/ Dosen JTI UB/ Pihak Luar yang memiliki izin peminjaman) 3. Referensi Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas Teknik UB (00600 05000). 4. Ruang Lingkup Peminjaman alat ini hanya berlaku untuk mahasiswa, dosen JTI UB, dan pihak luar yang telah mendapat izin untuk melakukan peminjaman alat di LPKE. 5. Prosedur Dalam peminjaman alat di LPKE terdapat syarat dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. 5.1
Syarat dan Ketentuan Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat Laboratorium yaitu berupa identitas pengguna (KTM, KTP, atau SIM
pengguna). Identitas pengguna akan ditahan selama pengguna tersebut meminjam alat Labratorium dan akan dikembalikan setelah pengembalian
alat
Laboratorium.
Selain
itu
peminjaman
alat
Laboratorium harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Kepala LPKE yang sudah mendapatkan ACC dari Kepala LPKE. Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut: 1) Alat Laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2) Lama peminjaman alat Laboratorium sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3) Asisten laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian alat Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 09.00 – 15.00 WIB 4) Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa adanya konfirmasi ke asisten laboratorium, maka akan dikenakan denda. Denda berupa uang sebesar Rp 100.000,-/alat/hari. 5.2
Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Alat Mekanisme dan prosedur peminjaman alat di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna membuat surat resmi permohonan peminjaman alat dengan tanda tangan ketua pelaksana atau penanggung jawab kegiatan kepada Kepala LPKE JTI UB. 2) Surat yang sudah dibuat pengguna ditunjukkan pada Asisten LPKE JTI UB untuk dikoordinasikan apakah pada saat hari H peminjaman alat dipakai atau tidak. 3) Jika alat dipakai untuk kepentingan lab maka surat dikembalikan ke pengguna untuk diganti waktu peminjamannya atau peminjaman dibatalkan, jika alat lab tidak digunakan maka surat dikembalikan
ke pengguna dan pengguna melanjutkan surat peminjaman untuk diajukan ke Kepala LPKE JTI UB. 4) Jika pengguna sudah mengajukan permohonan kepada Kepala LPKE JTI UB, jika Kepala LPKE JTI UB tidak memberikan ACC peminjaman maka harus kembali ke langkah 1, jika Kepala LPKE JTI UB memberikan ACC maka lanjut ke langkah 5. 5) Menyerahkan surat permohonan peminjaman alat yang sudah di ACC Kepala LPKE JTI UB kepada Asisten LPKE JTI UB. 6) Pengguna meninggalkan kartu identitas (KTM/SIM/KTP yang masih berlaku),
Nomor
yang
bisa
dihubungi
dari
pengguna
dan
penanggung jawab kegiatan, serta biaya sewa sesuai ketentuan. 7) Asisten mengambil alat yang akan dipinjam oleh pengguna. 8) Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang akan dipinjam. 9) Pengguna mendapatkan alat sesuai dengan apa yang dipinjam dengan syarat pengembalian alat harus sesuai dengan kondisi awal alat saat dipinjamkan. Mekanisme dan Prosedur Pengembalian Alat Mekanisme dan prosedur pengembalian alat di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna mengembalikan alat ke asisten LPKE JTI UB 2) Asisten LPKE JTI UB dan pengguna mengecek kondisi alat yang telah dipinjam, bila kondisi alat tidak sesuai dengan kondisi awal maka pengguna wajib mengganti alat lab tersebut yang sama dengan spesifikasi alat sebelumnya dan kembali ke langkah 1. Bila kondisi alat sesuai dengan kondisi awal sebelum meminjam maka lanjut ke langkah 3. 3) Asisten menerima alat lab yang telah dipinjam. 4) Kartu identitas yang telah ditinggal di lab dikembalikan oleh asisten kepada pengguna. 5) Selesai.
6. Bagan Alir 6.1
Bagan Alir Peminjaman Alat Bagan Alir Peminjaman Alat Lab Pengguna
Asisten Lab
Kepala Lab
Mulai
Tidak
Tidak Surat pengantar dan surat peminjaman
Apakah alat tersedia?
Ya
Apakah mendapat persetujuan KaLab?
Ya Meninggalkan kartu identitas dan biaya sewa
Mengambil alat yang dipinjam
Menyetujui kondisi alat yang dipinjam
Memeriksa kondisi alat yang dipinjam
Selesai
6.2
Bagan Alir Pengembalian Alat Bagan Alir Pengembalian Alat Lab Pengguna
Asisten Lab
Mulai Tidak Mengembalikan alat ke asisten
Memeriksa kondisi alat
Apakah kondisi alat sesuai? Ya Menerima kartu identitas
Selesai
Menerima alat, dan mengembalikan kartu identitas
Kepala Lab
7. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Evaluasi
dilakukan
pada
kejadian
diluar
prosedur
peminjaman
dan
pengembalian alat yang berlaku, yaitu sebagai berikut : 1) Apabila pengguna terlambat mengembalikan alat yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar 100.000/alat/hari. 2) Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti alat tersebut sesuai dengan kondisi awal.
