MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL MUTU (AIM) UNIT KERJA PELAKSANA AKADEMIK (UKPA) LABORATORIUM PERANCANGAN KERJA DAN ERGONOMI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016
DAFTAR REVISI Revisi ke 00 : Rumusan MP Audit Internal Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi LPKE) Jurusan Teknik Industri UB
DAFTAR ISI I. Tujuan…………………………………………………………………………………….
1
II. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………..
1
III. Definisi…………………………………………………………………………………...
1
IV. Pihak Terkait …………………………………………………………………………….
3
V. Syarat dan Ketentuan ……………………………………………………………………
4
VI. Prosedur Audit Internal Mutu…………………………………………………................
4
VII. Diagram Alir…………………………………………………..........................................
6
Lampiran 1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA (00009 02005 01) .................. 9 2. Jadwal Sosialisasi (00009 02005 02) ....................................................... 10 3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (00009 02005 03) ............... 11 4. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA (00009 02005 04) .......................... 12 5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (00009 02005 05) ................ 13 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA (00009 02005 06) ............. 14 7. Surat Tugas Tim AIM UKPA (00009 02005 07) ......................................... 16 8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 08) ............... 18 9. Checklist AIM UKPA (00009 02005 09) .................................................... 19 10. Borang Laporan Audit Internal dan Tindakan Koreksi (00009 02005 10) .... 20 11. Borang Klarifikasi & Rencana Tindakan Koreksi Auditee (00009 02005 11). 21 12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditee (00009 02005 12) ... 23 13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditor (00009 02005 13)............. 22 14. Borang Umpan Balik Auditor (00009 02005 14) ........................................ 25 15. Borang Umpan Balik Auditee (00009 02005 15) ....................................... 26 16. Checklist Penyerahan Laporan AIM UKPA (00009 02005 16) ..................... 27 17. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA (00009 02005 17) .................. 29 18. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 18) ....................... 28 19. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (00009 02005 19) ............................. 30
I. Tujuan Memastikan bahwa Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya (UB) telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai dengan standar internasional SMM ISO 9001:2008 dan memenuhi Standar Mutu UB. II. Ruang Lingkup Manual Prosedur (MP) ini berlaku untuk pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) di UKPA di lingkungan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Kepala Laboratorium dan seluruh asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi. Audit Internal Mutu (AIM) meliputi audit sistem dan audit kinerja. Audit sistem adalah evaluasi kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu. Sedangkan audit
kinerja
adalah
evaluasi
terhadap
implementasi
ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar
SMM
yang
telah
mutu dan kepuasan
pengguna jasa layanan. III.Definisi 1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (Top Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality
performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup
komitmen
untuk
memenuhi
persyaratan-persyaratan
(requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu nya. 2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi. 3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk 5
menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi. 4. Audit Internal Mutu (AIM) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internal universitas yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM). 5. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang relevan
dengan
kriteria
audit
dan
dapat
diverifikasi
(dilakukan
kebenarannya). 6. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai rujukan. 7. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan kriteria audit. 8. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem, suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut. 9. Kesimpulan
Audit
adalah
hasil
audit
oleh
tim
audit
setelah
mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit. 10. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit. 11. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: a. Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM PJM UB c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan PJM UB d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 6
12. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk melakukan audit. 13. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk melaksanakan audit. 14. Rencana Audit adalah penjelasan aktivitas dan pengaturan audit di lapangan. 15. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit. 16. Pusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas. 17. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) meliputi fakultas, program, jurusan, program studi yang menyelenggarakan kegiatan tridharma PT. 18. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 19. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu PJM, Universitas, Fakultas, Senat Fakultas dan Dekan dibantu GJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Dekan,
dan
Pedoman
Pendidikan.
Adapun
Dokumen
induk
untuk
Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Pendidikan. 20. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk
universitas/fakultas/jurusan/PS
meliputi
Manual
Mutu,
manual
prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang. 21. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu. 22. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur
dan
menetapkan
mutu
dan
kelayakan
unit
kerja
untuk
menyelenggarakan program-programnya. 7
IV. Pihak Terkait Adapun pihak-pihak yang terkait dalam Audit Internal Mutu (AIM) – Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Indutri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut : 1. Kepala Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Indutri Universitas Brawijaya 2. Koordinator Asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi 3. Asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Indutri Universitas Brawijaya V. Syarat dan Ketentuan 5.1 Syarat Syarat yang diberlakukan adalah segala bentuk kegiatan yang akan dilakukan harus melalui persetujuan Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium dan telah diketahui oleh Koordinator Asisten Laboratorium. 5.2 Ketentuan Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut: 1. Audit Internal Mutu (AIM) – Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dilakukan untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi oleh Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi. 2. Penggunaan fasilitas laboratorium harus melalui persetujuan Asisten Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi. VI. Prosedur Audit Internal Mutu Prosedur pelaksanaan AIM untuk UKPA dilakukan langkah-langkah berikut: 1. PJM melalui Wakil Ketua Bidang (Wakabid) AIM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen AIM UKPA, kemudian menyampaikannya kepada Pembantu Rektor I. 8
2. Rektor melalui Pembantu Rektor I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM UKPA. 3. PJM melalui Wakabid AIM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM, serta menentukan Tim AIM. 4. PJM meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal. 5. Pembantu Rektor I didampingi oleh PJM melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditee. 6. PJM melalui Wakabid AIM menyelenggarakan refreshing AIM UKPA untuk para auditor internal. 7. Pembantu Rektor I meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee. 8. Wakabid AIM menyusun konsep Surat Tugas Tim AIM disertai distribusi auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AIM. 9. Rektor mengesahkan Surat Tugas Tim AIM. 10. Pembantu Rektor I menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk mempersiapkan diri menghadapi AIM sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan menginstruksikan untuk mempersiapkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM dan mengirimnya ke PJM. 11. Wakabid AIM menyampaikan checklist AIM kepada auditee dan auditor internal 12. Sebelum
pelaksanaan
AIM,
auditor
internal
dan
MR
setiap
UKPA
mengkoordinasikan pelaksanaan AIM di masing masing unit kerja. 13. Auditor internal melakukan AIM sesuai ruang lingkup SMM pada masingmasing
unit kerja. melalui
pemeriksaan lapangan, wawancara,
dan
pemeriksaan dokumen. 14. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AIM dengan auditee untuk mendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Wakabid AIM, paling lambat 30 hari kerja setelah visitasi. 15. Auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Wakabid AIM. 16. Wakabid AIM menyusun laporan hasil AIM kemudian menyampaikan kepada Rektor (melalui Ketua PJM) disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK). 9
17. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Pimpinan UKPA. 18. Pimpinan UKPA melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan melaporkannya kepada Rektor melalui PJM.
10
VII.
Diagram Alir
11
12
13
Lampiran 1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA (00009 02005 01) No. Lamp. Perihal
Kepada Yth.:
: .................................... : 1 (satu) berkas : AIM UKPA Siklus .....
Malang, ...................
Pimpinan UKPA di lingkungan Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka evaluasi implementasi ISO 9001:2008 pada Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA), maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus .....
tahun
........, yaitu:
1. ..................... 2. ............................ 3. ..................................... dst Untuk itu, diharapkan masing-masing UKPA memperhatikan checklist AIM terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Rektor,
..................................... NIP. .............................. Tembusan: 1. Yth. Pembantu Rektor II 2. Yth. Ketua PJM 3. Arsip
14
2. Jadwal Sosialisasi (00009 02005 02) Jadwal Sosialisasi AIM UKPA Siklus ...... Tahun ............. Hari/ Tanggal
Pukul / Tempat
Peserta
Penanggung Jawab
Kegiatan Sosialisasi
15
3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (00009 02005 03) Nomor Lampiran Perihal
: .................................... : 1 (satu) lembar : Kesediaan menjadi Auditor untuk AIM UKPA Siklus ...... Tahun ..............
Kepada Yth. ............................................ ............................................ (Auditor Internal) di Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Universitas Brawijaya melalui Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus .......
Tahun ............. , maka
diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan AIM UKPA dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AIM UKPA. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor Internal dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir. Waktu pelaksanaan AIM UKPA adalah tanggal
.................................
;
Borang Kesediaan harap dikirim kembali ke Sekretariat PJM-UB (Rektorat Lantai 3, e-mail:
[email protected], Fax. 0341-575797), paling lambat hari ............
, tanggal .......................................
Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.
Malang, ....................... Ketua PJM,
............................................. NIP. ....................................
Tembusan: 1. Arsip
16
Lampiran Surat No. ...................................
SURAT KESEDIAAN Kepada Yth. Ketua Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Malang
Sehubungan dengan surat Ketua PJM Nomor .............................. mengenai Permintaan Kesediaan Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ...... Tahun .......... di Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan: Nama Unit Kerja
: .................................................................... : ....................................................................
Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AIM UKPA Siklus ..... Tahun ............. sesuai alokasi waktu yang disediakan PJM, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT. Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan. Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.
Malang, ...................... Auditor,
(.....................................) Tanda tangan & nama terang
*) coret yang tidak perlu
17
4. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA (00009 02005 04) No. Lampiran Perihal
: ....................................Malang, ....................... : 1 (satu) berkas : Penjelasan AIM UKPA Tahap .. Siklus ......
Kepada Yth. Kepala UKPA di lingkungan Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka mempersiapkan Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ..... Tahun ..........., maka bersama ini dimohon kesediaan para Management Representative (MR) untuk hadir dalam sesi acara penjelasan AIM UKPA Siklus ...... Adapun tempat dan jadwal terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Malang, .................................... Rektor,
.................................................. NIP. ......................................... Tembusan: 1. Yth. Dekan terkait 2. Yth. Ketua Jurusan terkait 3. Yth. Tim PJM 4. Arsip
18
5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (00009 02005 05) Nomor Lampiran Perihal
: .................................... : : Refreshing Auditor Internal
Kepada Yth. _______________________________ _______________________________ Universitas Brawijaya Malang
Dalam rangka menyamakan persepsi di antara Auditor Internal untuk menghadapi Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap .... Siklus ..... Tahun ............, maka Saudara diharapkan hadir pada, Hari
: ......................................
Tanggal : ...................................... Jam
: ......................................
Tempat : ...................................... Acara
: ......................................
Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.
Malang, .................................... Ketua PJM,
.................................................. NIP. .......................................... Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Arsip
19
6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA (00009 02005 06) No. Lampiran Perihal
: .......................................Malang, ...................... : satu lembar : Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA
Kepada Yth. Pimpinan Unit Kerja Auditee Universitas Brawijaya Malang
Menindaklanjuti pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ..... Tahun ........., maka diharapkan Pimpinan UKPA menyediakan waktu untuk kegiatan tersebut. Alokasi waktu yang ditetapkan PJM untuk pelaksanaan AIM UKPA Tahap ... Siklus ...... Tahun ............ yaitu ...................... s/d ........................ Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AIM UKPA Tahap ... Siklus ...... sesuai borang terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Pembantu Rektor II,
................................................. NIP. .......................................... Tembusan: 1. Yth. Ketua PJM 2. Arsip
20
Lampiran Surat No. ......................................
Kepada Yth. Ketua PJM Universitas Brawijaya
Sehubungan dengan surat Pembantu Rektor I Nomor ........................ mengenai Kesediaan Waktu Audit, maka dengan ini disampaikan bahwa: Unit Kerja
: ..........................................
Bersedia mengalokasikan waktu audit sebagaimana telah ditetapkan oleh PJM, yaitu: Hari
: ..........................................
Tanggal
: ..........................................
Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terimakasih.
Malang, .......................... Pimpinan Unit Kerja,
........................................ NIP. .................................
21
7. Surat Tugas Tim AIM UKPA (00009 02005 07)
SURAT TUGAS No. .................................... Rektor Universitas Brawijaya (UB) menugaskan kepada nama-nama berikut: Pengarah
: Rektor
Penanggungjawab
: Pembantu Rektor II
Ketua Pelaksana
:
.............................................
Sekretaris
:
.............................................
Auditor Internal
: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Sekretariat
: 1. ............................................ 2. ............................................ 3. ............................................ 4. .............. dst .........................
............................................. ............................................. ............................................. ............................................. ............................................. ............................................. ............................................. ............................................. .............. dst .........................
Sebagai Tim Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap ... Siklus ..... Tahun .............. Demikian, surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab serta auditor diharap menyampaikan laporan selama proses kegiatan dan pada akhir pelaksanaan tugas.
Malang, Rektor
.......................................... NIP. ................................... Tembusan: 1. Yang bersangkutan 2. Arsip 22
Lampiran Surat Tugas No. ................................
Distribusi Auditor Internal AIM UKPA Tahap ... Siklus ...... Tahun .............. No.
Unit Kerja Teraudit
Rencana Jadwal AIM
Auditor Internal 1 (Ketua) 2 (Anggota)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Malang, Rektor
.......................................... NIP. ...................................
23
8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 08) No. Lampiran Perihal
: ...................................Malang, ...................... : : Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA
Kepada Yth. Pimpinan UKPA Universitas Brawijaya Malang
Menindaklanjuti Surat Tugas Rektor No.............................. serta surat kesediaan waktu Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ...... Tahun ............, maka diharapkan Pimpinan UKPA mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM. Dokumen dikirimkan ke PJM mulai dari tanggal surat ini diterbitkan s/d H-2 pelaksanaan audit, dalam bentuk soft copy atau upload via website. Alokasi waktu yang disepakati seperti tercantum dalam lampiran Surat Tugas tersebut di atas. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Pembantu Rektor I,
........................................ NIP. ................................ Tembusan: 1. Yth. Ketua PJM 2. Arsip
24
9. Checklist AIM UKPA (00009 02005 09)
25
10. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Tindakan Koreksi (00009 02005 10) Laporan Audit Internal Mutu, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR)
Audit:
Auditor :
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal :
Auditee :
Tanda tangan Auditee:
No. Temuan
Kategori Temuan
Status Temuan
(1)
(3)
(4)
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
(7)
Tindakan Perbaikan
(8)
(9)
Target Waktu Selesai (10)
Verifikasi (11)
Status Akhir (12)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
(1) Nomer temuan
(2) Tanggal temuan
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian
(5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(6) Personil /unit kerja yang diaudit
(7) Bidang yang diaudit
(10) Tanggal waktu penyelesaian
(11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
26
11. Borang Penilaian (00009 02005 11)
Penilaian AIM Siklus ..... Tahun ............ Nama Unit
:
Nama Auditor Ketua
:
Nama Auditor Anggota
:
Tanggal Penilaian
:
No
Kriteria & Bobot
Maksimum Nilai *)
Nilai
Nilai Terbobot
Keterangan
Nilai Keseluruhan *) Nilai maksimum untuk tiap kriteria adalah 100.
Auditor 1,
Auditor 2,
..........................................
........................................
27
12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditor (00009 02005 12) a. b. c.
Mengikuti refreshing AIM UKPA; Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor; Memastikan unit Auditee dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit dan periode audit sesuai dengan Surat Tugas dan Distribusi Auditor; d. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit; e. Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja unit kerja Auditee untuk persiapan pelaksanaan audit; f. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit yang dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list); g. Melakukan visitasi ke unit kerja Auditee sesuai waktu yang telah ditentukan h. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditee dengan kegiatan adalah: (1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Auditee; (2)Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan, Management Representative/MR dan anggota); (3) Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual mutu (Ruang lingkup SMM, Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif , MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan dan audit Internal (1) Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar); (2) Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau Observasi); (3) Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit; (4) Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar; (5) Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee; (6) Meminta persetujuan temuan kepada Auditee; (7) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat); (8) Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Auditee; (9) Memberi waktu Auditee mengisi borang klarifikasi (yang dibuat rangkap 4); (10) Menyetujui rencana tindakan koreksi dan waktu penyelesaian yang ditetapkan Auditee; (11) Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangani oleh Auditee dan diberi stempel; (12) Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borang feedback PJM; i. Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan. j. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) k. Memberi penilaian l. Menyerahkan hasil audit sistem ke PJM dalam bentuk softcopy secara langsung atau melalui e-mail:
[email protected]; m. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan kepada kepada Rektor melalui PJM (e-mail:
[email protected]) selambat-lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai, mengisi berita acara laporan audit. Dibuat oleh : Wakabid. Audit Internal Dikendalikan oleh : Sekretaris PJM Disetujui oleh : Ketua Pusat Jaminan Mutu Ttd ...................................... 28
13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditee (00009 02005 13) a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AIM UKPA, termasuk penjelasan ruang lingkup audit, distribusi auditor dan jadwal audit; b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua staf akan adanya audit maupun visitasi di unit kerja masing-masing; c. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan jadwal audit; d. Menyiapkan dokumen Manual mutu (visi misi, Ruang lingkup SMM, Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif , MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan. e. Menyerahkan informasi ke Sekretariat AIM tentang kesediaan waktu audit dengan mengunduh borang di www.pjm.ub.ac.id f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya; g. Menerima tim auditor pada waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan sebelumnya; h. Selama auditor melakukan audit dan visitasi: (1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untuk memulai audit; (2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu audit 4-6 jam; (3) Menyamakan persepsi tentang “tujuan dan lingkup audit”; (4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor; (5) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan auditor; (6) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan audit yang telah ditandatangani auditor; (7) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan pada auditor; kemudian menandatanganinya dan membubuhkan stempel; (8) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dan diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip auditee dan tiga diserahkan auditor, satu diantaranya untuk diserahkan rektor melalui auditor dan PJM. (9) Mengisi borang feedback yang dikirimkan PJM; (10) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor; (11) Berterimasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit; (12) Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke PJM selambat-lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai. Dibuat oleh
: Wakabid. Audit Internal
Dikendalikan oleh : Sekretaris PJM Disetujui oleh
: Ketua Pusat Jaminan Mutu Ttd ........................................... NIP. ................................... 29
14. Borang Klarifikasi (00009 02005 14)
Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan:
Tanggal Temuan: No. Temuan:
Auditor: 1. 2.
Uraian temuan:
Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan :
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi :
Penanggung jawab tindakan koreksi :
Dipersiapkan oleh:
_________________ Tanggal: ________________
Catatan :
Tanda Tangan Auditee :
(Lembar ini dapat diperbanyak
30
15. Borang Umpan Balik Auditor (00009 02005 15)
Lembar Umpan Balik Auditor Kepada Yth. Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya Malang Setelah pelaksanaan AIM UKPA Tahap .... Siklus tanggal ...... ......................, maka selaku ..... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .
....... Tahun ......... pada hari ................. Auditor Internal untuk unit kerja Saya menyampaikan hasil evaluasi
kepuasan sebagai berikut: Pusat Jaminan Mutu No 1 2 3
Kriteria Kepuasan
Nilai 1 2 3 Sangat kurang cukup kurang
4 baik
5 Sangat baik
Nilai 1 2 3 Sangat kurang cukup kurang
4 baik
5 Sangat baik
Ketepatan Proses AIM Manajemen waktu Pelayanan PJM
Nama Unit Kerja Auditee : ......................................................
No
Kriteria Kepuasan
1 2 3 4 5 6
Keterlibatan Top Manajemen Keterlibatan dalam Audit Manajemen waktu Kemampuan komunikasi Sopan santun Kemampuan menanggapi temuan untuk unit kerja
Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya. Malang, ...... ...................... .......... Auditor,
(.....................................)* Tanda tangan, nama terang dan NIP dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borang dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan tidak perlu.
31
16. Borang Umpan Balik Auditee (00009 02005 16)
Lembar Umpan Balik Auditee Kepada Yth.
Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya Malang
Setelah pelaksanaan AIM UKPA TahapSiklus.......... , maka selaku pimpinan unit kerja menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut: .... .... .... .... ....
Tahun ..........
tanggal Saya
pada hari ......................
........ ..... ..... ...... ..... ..... ...... ..... . ........ ..... ...
Nama Auditor 1: ...................................................... No 1 2 3 4 5
Kriteria Kepuasan
1 Sangat kurang
2 kurang
Nilai 3 cukup
1 Sangat kurang
2 kurang
Nilai 3 cukup
4 baik
5 Sangat baik
4 baik
5 Sangat baik
Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kemampuan komunikasi Sopan santun Manfaat temuan bagi unit kerja
Nama Auditor 2 : ...................................................... No 1 2 3 4 5
Kriteria Kepuasan Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kemampuan komunikasi Sopan santun Manfaat temuan bagi unit kerja
Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.
Malang, .................................. Pimpinan Unit Kerja: ..................................
(.....................................)* *
Tanda tangan, nama terang, NIP dan stempel dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borang dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan dan stempel tidak perlu.
32
17. Checklist Penyerahan Laporan AIM UKPA (00009 02005 17) Auditor Internal No.
1 (Ketua)
2
Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)
Laporan AIM Daftar Checklist Temuan
Auditor 1
Umpan Balik Auditor 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
33
Auditee
Lembar Klarifikasi Auditee
18. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA (00009 02005 18)
JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 2. PELAKSANAAN 2.1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan 2.2. Auditor dan Distribusinya 2.3. Auditee 2.4. Prosedur Pelaksanaan 2.5. Evaluasi Pelaksanaan 2.6. Feed back 2.7. Analisis Data 3. HASIL 4. PENUTUP LAMPIRAN 1. Schedule Audit 2. Kesediaan Auditor 3. Distribusi Auditor 4. Nomor Telepon Auditor 5. Alokasi Waktu Auditor 6. Jadwal visitasi 7. Checklist Berkas 8. Temuan Audit 9. Borang Audit
34
19. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA (00009 02005 19)
Nomor Lampiran Perihal
: ......... /J.10/LL/.......... :: Klarifikasi Hasil AIM UKPA Tahap ..... Siklus ....
Kepada Yth. - Auditee - Auditor Internal Universitas Brawijaya Malang
Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal Mutu Tahap .... Siklus .........
Tahun
........., maka bersama ini dimohon kepada
Auditor Internal dan Auditee untuk hadir pada, Hari
: ......................................
Tanggal : ...................................... Jam
: ......................................
Tempat
: ......................................
Acara
: Klarifikasi Hasil AIM Tahap ....
Siklus .....
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Malang, ................ Ketua PJM,
.................................................. NIP. ...........................................
Tembusan: 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Arsip 35
20. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (00009 02005 20) No. Lampiran Hal
: /UN10/LL/............ : ...... ) lembar : Permintaan Tindakan Koreksi
Malang, .......................
.... .... ...
( ..... ....
Kepada Yth. Kepala di Universitas Brawijaya Malang
Berikut disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap .... Siklus .... Tahun ..... Diharapkan Saudara memberikan tanggapan terhadap temuan. Sekaligus meminta tanggapan terhadap temuan yang ada di unit kerja yang Saudara pimpin. Laporan Tindakan Perbaikan harap dikirim paling lambat hari ..........., tanggal .........................................., ke: Pusat Jaminan Mutu Gedung Kantor Pusat UB Lantai 3 Fax. 0341-575797 email: [email protected] Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Rektor,
........................................ NIP. ................................ Tembusan: 1. Pembantu Rektor I UB 2. Ketua Pusat Jaminan Mutu UB 3. Ketua Pelaksana AIM
36
21. Borang Laporan Perbaikan atas PTK (00009 02005 21) Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi Audit ke :
Auditor :
Tanggal :
Auditee :
No (1)
Kategori (2)
(1) Nomor Urut (4) Uraian Temuan
Status
1. 2.
Tanda tangan Auditee:
Uraian Temuan
(3)
(2) Ketidaksesuaian (KTS), Observasi (5) Uraian tindakan perbaikan
Tanda tangan Ketua Auditor:
(4)
Tindakan Perbaikan (5)
Tanggal Perbaikan (6)
Dokumen (7)
New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah (3) diselesaikan) (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk
37
38
